시행규칙 제 01/1999/TT-NG는 문서 및 자료의 합법화 절차를 규정함

시행규칙

I. 일반 규정

1. 본 고시에서 말하는 공증 절차는 다음을 증명하는 것을 의미한다.

가. 외국의 서류, 자료에 있는 서명 또는 인장을 확인하여 국내에서 사용하도록 하는 것(이하 "영사 공증"이라 한다);

나. 국내의 서류, 자료에 있는 서명 또는 인장을 확인하여 국외에서 사용하도록 하는 것(이하 "영사 인증"이라 통칭한다).

2. 본 고시에서 말하는 영사 공증 및 영사 인증은 해당 서류, 자료의 내용과 형식을 증명하지 않는 것이 원칙이나, 다음의 경우를 제외한다.

가. 베트남 당국의 요청이 있을 때;

나. 외국의 서류, 자료인 경우에는 제III장 제3항 본고시에서 증명된 내용과 형식이며, 베트남의 서류, 자료인 경우에는 제III장 제5항 본고시에서 인증된 내용과 형식이다.

3. 외국의 서류, 자료는 베트남에서 사용하기 전에 영사 공증을 받아야 하나, 베트남 법률 또는 베트남이 체결하거나 가입한 국제협정에서 다른 규정이 있을 경우는 예외로 한다.

4. 베트남의 서류, 자료는 국외에서 사용하기 위해 영사 인증을 받을 수 있으며, 필요하다면 본 고시의 규정에 따라 할 수 있다.

5. 영사 공증 및 영사 인증은 베트남 당국의 사무소에서 이루어지며, 신청인이 사유가 있거나 법령에서 정한 다른 경우에 사무소를 방문할 수 없는 경우에는 예외로 한다.

6. 신청인은 직접 절차를 진행하거나 다른 사람에게 위임하여 대신 진행할 수 있다.

7. 신청인 또는 위임받은 사람(이하 "당사자"라 한다)은 베트남 법률에서 정한 능력이 있어야 한다.

8. 베트남 당국의 영사 공증 및 영사 인증을 담당하는 직원(이하 "베트남 당국의 직원"이라 한다)은 본 고시와 관련 법률, 그리고 베트남이 체결하거나 가입한 국제협정의 규정을 준수해야 하며, 자신의 영사 공증 및 영사 인증 행위에 대해 개인적으로 법적 책임을 진다.

9. 영사 공증의 언어는 베트남어이다. 영사 인증의 언어는 베트남의 서류, 자료가 사용되는 외국의 공식 언어 또는 유엔의 공식 언어 중 하나이다.

10. 베트남 당국은 외국의 공식 통보된 서명 및 인장 모델과 비교하여 영사 공증을 수행한다.

II. 영사 공증 및 영사 인증의 권한

1. 베트남 당국은 다음과 같다.

- 외교부 영사국(이하 "영사국"이라 한다);

- 호치민 시 외사국(이하 "외사국"이라 한다);

- 베트남의 외교 대표부, 영사관 또는 베트남이 위임하여 국외에서 영사 기능을 수행하는 다른 기관(이하 "CQĐDVN"이라 통칭한다).

2. 영사국장, 외사국장, CQĐDVN의 책임자는 영사 공증 및 영사 인증을 할 수 있다.

영사국장, 외사국장은 영사국 합법화-영사 인증 부서장, 외사국 영사 부서장에게 영사 공증 및 영사 인증을 위임할 수 있다.

CQĐDVN의 책임자는 외교관 또는 영사로서 영사 기능을 수행하는 직원에게 영사 공증 및 영사 인증을 위임할 수 있다.

III. 영사 공증 및 영사 인증을 위한 서류, 자료의 요구사항

1. 서류, 자료는 명확하게 작성되어야 하며, 수정 또는 삭제되지 않아야 한다. 수정 또는 삭제된 부분은 해당 법률에 따라 정정되어야 한다.

2. 외국의 서류, 자료는 영사국 또는 외사국에서 영사 공증을 신청하기 전에 해당 외국의 외교 대표부, 영사관 또는 위임받은 기관이 베트남에서 발급한 증명을 받아야 한다.

3. 외국의 서류, 자료는 CQDVN에서 영사 공증을 신청하기 전에 다음 기관으로부터 증명을 받아야 한다.

- 해당 국가의 외교부 또는 다른 권한 기관(해당 국가의 서류, 자료에 대한 경우). 연방제 국가의 경우, 실정과 지방 법률에 따라 영사국은 각각의 CQDVN에 대해 해당 외국의 증명 기관을 구체적으로 안내한다.

- 해당 국가의 외교 대표부, 영사관 또는 위임받은 기관(제3국의 서류, 자료에 대한 경우).

4. 영사 인증을 직접 신청할 수 있는 서류, 자료는 다음과 같은 기관에서 발급되거나 인증된 것이다.

6. 베트남의 서류, 자료는 외교 대표부에서 영사 인증을 받기 위해서는 먼저 영사국 또는 외사국에서 증명을 받아야 한다.

7. 두 장 이상의 서류, 자료는 각 장 사이에 접합 인장을 찍어야 한다.

IV. 영사 공증 및 영사 인증 절차

1. 영사 공증 및 영사 인증의 서류는 다음과 같이 구성된다.

- 영사 공증 및 영사 인증 신청서(본 고시 부록 01/HPH);

- 원본 또는 공증된 복사본 서류, 자료 및 번역본(있을 경우);

- 상기 서류, 자료의 사진 한 장;

- 하나 (01) 부본 주민등록증 또는 여권 또는 그에 상응하는 다른 증명서(이하 "주민증"이라 한다)를 제출하며(원본을 제시하여 확인하도록 함).

2. 필요하다면 외국어로 된 서류는 공증 또는 외교인증을 받기 위해 베트남 당국이 이해할 수 있는 베트남어 또는 다른 외국어로 번역되어야 하며, 그 번역은 공증되어야 한다(여기서 공증은 해당 지역 공증기관 또는 외교대표부, 영사관 또는 외국에서 위임받은 기관이 번역자의 서명을 인증하는 것을 의미함).

3. 베트남 당국은 당사자의 신분증명서와 외교인증 또는 영사인증을 받고자 하는 서류의 내용을 검토해야 하며, 필요하다면 당사자에게 명확히 설명하거나 다른 증빙서류를 제출하도록 요구할 수 있다.

4. 외교인증 또는 영사인증을 받고자 하는 서류의 진실성에 의심이 있을 경우, 베트남 당국은 관련 기관과 협력하여 확인해야 한다.

5. 베트남 당국은 외교인증 또는 영사인증을 완료하기 위해 합법적인 서류를 제출한 날로부터 1일에서 2일 이내에 완료해야 하며, 많은 양의 서류나 복잡한 내용의 서류가 제출된 경우에는 최대 10일까지 연장될 수 있다.

6. 베트남 당국은 외교인증 또는 영사인증을 완료하기 위해 통지 이하에 첨부된 모델에 따라 사전에 새겨진 또는 타이핑된 도장을 찍어야 한다.

- 모델번호 02/HPH: 외교인증은 서류의 내용과 형식에 대한 증명을 포함하지 않음.

- 모델번호 03/HPH: 영사인증은 서류의 내용과 형식에 대한 증명을 포함하지 않음.

- 모델번호 04/HPH: 외교인증은 서류의 내용과 형식에 대한 증명을 모두 포함함.

- 모델번호 05/HPH: 영사인증은 서류의 내용과 형식에 대한 증명을 모두 포함함.

외교인증 또는 영사인증을 받고자 하는 서류에 증명 공간이 없을 경우, 베트남 당국은 해당 서류에 붙이는 별도의 증명서를 작성하고 이를 도장으로 인증해야 한다.

외교인증 또는 영사인증의 내용은 분명해야 하며, 지우거나 수정되지 않아야 한다. 만약 지우거나 수정되었다면, 베트남 당국의 직원은 이를 정정하고 정정 부분 아래에 서명 및 도장을 찍어야 한다.

7. 베트남 당국은 외교인증 및 영사인증을 수행하는 데 필요한 비용을 법인 재정부의 규정에 따라 징수한다.

 V. 외교인증 및 영사인증을 받지 못하는 경우

1. 베트남 당국의 직원은 국제 조약에 따라 외교인증을 받지 않아도 되는 국가에서 발급되거나 사용되는 서류에 대해 외교인증 또는 영사인증을 수행하지 않는다.

2. 베트남 당국의 직원은 다음의 경우 외교인증 또는 영사인증을 수행하지 않는다:

a- 서류의 내용이 베트남 법률의 기본 원칙에 위반되거나 베트남 국가의 이익을 해칠 수 있는 경우.

b- 베트남에서 발급되거나 확인된 서류가 베트남 법률의 규정에 위반된 경우.

c- 서류의 사용 목적을 명확하게 특정하지 않은 경우.

        d- 본인이나 가족 구성원(배우자, 부모, 배우자의 부모, 입양 부모, 친형제, 배우자의 형제, 입양 형제, 외조부모, 외조부모, 자녀, 입양 자녀, 며느리, 사위, 손자녀)에 관한 서류.

         đ- 확인을 요청한 서명 또는 도장이 원본이 아닌 경우.

         e- 외교인증 또는 영사인증을 위한 서류가 통지의 규정을 충족하지 못한 경우.

3. 외교인증 또는 영사인증을 거부할 때, 베트남 당국은 당사자에게 거부 이유를 설명해야 한다.

VI. 외교인증 및 영사인증의 등록 및 보관

1. 베트남 당국은 통지 이하에 첨부된 모델번호 06/HPH에 따라 외교인증 및 영사인증 등록부를 작성하고 사용하며, 이 등록부는 무기한 보관된다.

2. 외교인증 및 영사인증의 보관 서류는 다음과 같다:

- 외교인증 또는 영사인증을 요청한 신청서;

- 외교인증 또는 영사인증을 받고자 하는 서류의 복사본;

- 번역된 서류(있을 경우);

- 당사자의 신분증명서의 복사본; 그리고

- 외교인증 또는 영사인증을 요청한 기관 또는 단체의 공문서 또는 요청서(있을 경우).

보관 서류는 종류별로 시간 순서대로 번호를 매겨 정리되어야 한다.

3. 베트남 당국은 외교인증 및 영사인증의 보관을 수행하며, 보관 기간은 법률의 규정에 따른다.

VII. 불만 처리 및 고발

1. 개인, 단체 또는 기관은 외교인증 또는 영사인증을 거부당하거나 외교인증 또는 영사인증의 내용에 동의하지 않을 때 또는 베트남 당국의 직원 또는 기관의 외교인증 또는 영사인증 과정에서 잘못을 발견했을 때 불만을 제기하거나 고발할 수 있다.

2. 제1항 절에서 언급한 불만 및 고발은 베트남 법률의 현재 규정에 따라 처리된다.

VIII. 기타 규정

1. 본 통지는 발효일로부터 15일 후에 효력을 발생하며, 외교부 장관이 1993년 7월 31일에 발표한 제1413호 통지 「공증 절차에 관한 규정」을 대체한다.

2. 영사국 국장, 외사국 국장 및 대외경제협력청장은 본 통지를 조직적으로 시행하는 책임을 진다./.

                                               nguyễn manh cầm

                                              (署名)