법률 제2013제1호 명세령은 문서보관에 관한 법률의 일부 조항을 세부적으로 시행하기 위해 규정함.

처분령

법률 구체적 시행에 관한 세부 규정 설정

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||| 2001년 12월 25일 「정부조직법」에 의거

2011년 11월 11일 기록법에 근거함;

내무부 장관의 건에 따라;

정부는 법률 구체적 시행에 관한 세부 규정을 설정하기 위하여 시행령을 제정한다.

장

총칙

조 1. 적용범위

본 시행령은 전자 기록물 관리; 경찰, 국방, 외교 및 다른 부처의 기록물 보관 기간; 개인과 관련된 특정 상황에서의 기록물 사용 및 기록사 자격증 발급, 취소 절차에 대한 세부 규정을 설정한다.

조 2. 용어 해석

1. 베트남 유엔 평화유지군 활동 참여를 위한 연부처 협의회(이하 "협의회"라 함)는 총리의 지시에 따라 설립되며, 총리의 지시, 협력, 중요한 연부처 업무 처리를 지원하는 연부처 협의회 메커니즘이다.

1. 전자 문서는 특정 문제, 사건, 대상 또는 공통 특징을 가진 관련 문서들의 집합으로, 기관, 단체, 개인이 업무를 수행하고 해결하는 과정에서 형성된다.

2. 전자 문서 작성은 정보기술을 활용하여 기관, 단체, 개인이 업무를 수행하고 해결하는 과정에서 생성된 전자 문서들을 연계하여 전자 문서로 만드는 것을 의미한다.

3. 입력 정보 데이터는 문서의 내용, 저자, 시간, 형식, 품질, 조건 등 문서의 특성을 설명하는 정보로서 수집, 보존, 검색, 접근, 관리 및 보관 과정을 용이하게 한다.

4. 전문 업무 문서는 업무를 처리하는 과정에서 발생한 기술적, 업무적 문서로서 기관, 단체의 일상적인 전문 업무 활동을 지원한다.

5. 기록사 자격증은 국가 기관이 법에 따라 전문 지식, 경험이 충분한 사람에게 기록 서비스를 제공할 수 있는 능력을 확인하는 증명서이다.

장

전자 기록물 관리

조 3. 전자 기록물 가치 결정

1. 전자 기록물은 다른 정보 매체의 기록물과 동일한 원칙, 방법, 표준에 따라 가치가 결정되며 다음 요구 사항을 충족해야 한다.

a) 전자 문서 내의 정보는 처음 생성된 데이터 메시지 형태부터 신뢰성, 통합성, 인증성을 보장해야 한다.

b) 전자 기록물 내의 정보는 완전한 형태로 접근 및 사용 가능해야 한다.

2. 본 조 제1항에서 정한 조건을 충족하는 전자 기록물은 원본과 동등한 가치를 갖는다.

조 4. 기관, 단체 활동 중 생성된 전자 기록물

1. 기관, 단체 활동 중 생성된 전자 기록물은 기록업무와 정보기술을 이용하여 전자 문서 관리 시스템 내에서 문서화, 선별, 보존되어야 한다.

2. 전자 문서 관리 시스템은 전자 기록물의 인증성, 통합성, 일관성, 정보 보안, 즉시 접근 가능성을 보장하는 기술 요구 사항을 충족해야 한다.

3. 행정부, 정보통신부는 기본 기능; 전자 문서 교환, 보관, 처리 절차; 관리 시스템 내에서 업무 처리 과정에서 기관, 단체, 개인의 책임을 규정한다.

조 5. 전자 기록물의 디지털화로 형성된 전자 기록물

1. 다른 정보 매체에서 디지털화된 전자 기록물은 정보 입력 데이터 표준을 충족해야 한다. 기관, 단체, 개인은 해당 기록물이 디지털화된 후 영구 보존 가치가 있는 기록물을 파기할 수 없다.

2. 기관, 단체는 디지털화된 기록물에 대한 디지털 서명을 사용해야 한다.

3. 기관, 단체의 디지털 서명은 전자 거래 법률의 요구 사항을 충족해야 한다.

조 6. 정보 입력 데이터 표준

1. 정보 입력 데이터는 정보기술 및 기록 관리 기술 표준과 일치하고 적합해야 한다.

2. 내무부는 전자 기록물의 정보 입력 데이터 표준을 지시한다.

조 7. 전자 기록물 수집

1. 전자 기록물과 종이 기록물이 동일한 내용을 포함하는 경우 두 가지 유형 모두를 수집해야 한다.

2. 전자 기록물의 교부 시, 기관 기록소와 역사 기록소는 문서의 진위, 완전성, 접근 가능성을 검사해야 한다. 문서는 내용, 구조, 생성 맥락을 유지하고 손상, 파괴, 수정 또는 데이터 손실으로부터 보호되어야 한다.

3. 기관 기록소에 전자 기록물을 수집하는 절차는 다음과 같다:

가) 기관 기록소는 기록물 제출 단체에게 제출 문서 목록을 통보한다.

나) 기관 기록소와 기록물 제출 단체는 제출 요구사항, 수단, 구조 및 형식에 대해 합의한다.

다) 기록물 제출 단체는 문서와 특징 데이터를 함께 제출한다.

라) 기관 기록소는 문서가 목록에 명시된 것과 일치하며 합의된 형태와 구조를 따르는지 확인하고, 특징 데이터와 문서 간의 정확한 연결을 확인하며, 바이러스 검사를 실시한다.

마) 기관 기록소는 문서를 기관의 전자 기록물 관리 시스템에 등록하고 예비 복제를 위한 조치를 취한다.

바) 기록물 제출에 대한 기록을 작성한다.

4. 역사 기록소에 전자 기록물을 수집하는 절차는 다음과 같다:

가) 역사 기록소와 기관 기록소는 제출 문서 목록, 요구사항, 수단, 구조 및 형식에 대해 합의한다.

나) 기관 기록소는 문서와 특징 데이터를 함께 제출한다.

다) 역사 기록소는 문서가 목록에 명시된 것과 일치하며 합의된 형태와 구조를 따르는지 확인하고, 특징 데이터와 문서 간의 정확한 연결을 확인하며, 바이러스 검사를 실시한다.

라) 역사 기록소는 문서를 역사 기록소의 전자 기록물 관리 시스템에 등록하고 예비 복제를 위한 조치를 취한다.

마) 역사 기록소에 전자 기록물 제출에 대한 기록을 작성한다.

5. 기관, 단체, 개인은 해당 기록물이 성공적으로 제출되고 기관 기록소 또는 역사 기록소가 확인, 인증한 후에만 기록물을 파기할 수 있다.

6. 기관 기록소와 역사 기록소 사이의 전자 기록물 제출 및 수집 과정에서의 기술 표준은 법령에서 규정한 데이터 교환 표준에 따라 적용되어야 한다.

조 8. 전자 기록 보존

1. 전자 기록은 안전하게 보존되고 적절한 기술로 변환되어야 한다.

2. 기관 기록소와 역사 기록소는 전자 기록의 안전성, 완전성 및 접근성을 보장하기 위해 정기적으로 점검하고 백업하며, 분류 및 보존을 용이하게 하기 위한 기술적 조치를 취해야 하지만 내용 변경 없음을 보장해야 한다.

3. 전자 기록을 저장하는 매체는 적절한 보관 환경에서 보존되어야 한다.

4. 내무부는 전자 기록의 보존 요구 사항에 대한 세부 규정을 제정한다.

조 9. 전자 기록 사용

1. 전자 기록에 대한 읽기, 복사, 증명 기록 허가 권한은 다른 정보 매체의 기록에 대한 것과 동일하게 행사된다.

2. 기관 및 조직은 기관 및 조직의 웹사이트에 전자 기록 사용 서비스의 절차, 절차, 비용 정보를 게시해야 한다.

3. 온라인 전자 기록 사용 서비스의 실시를 장려한다.

4. 사용 제한 목록에 포함된 전자 기록 저장 매체는 네트워크 전체에 연결하거나 사용할 수 없다.

조 10. 전자 기록의 안전성 및 보안 보장

1. 기관 및 조직은 전자 문서 관리 시스템의 안전성을 정기적으로 점검하고 보장해야 한다.

2. 기관 및 조직은 법령에 따라 전자 기록 관리를 위한 보안 및 안전 조치를 취해야 한다.

조 11. 가치 없는 전자 기록 폐기

1. 가치 없는 전자 기록은 다른 정보 매체의 가치 없는 기록과 동일한 권한 및 절차를 통해 폐기된다.

2. 가치 없는 전자 기록의 폐기는 승인된 가치 없는 문서 목록의 모든 파일에 대해 이루어져야 하며, 삭제된 정보는 복구될 수 없도록 보장되어야 한다.

조 12. 엄격히 금지되는 행위

1. 불법으로 접근, 변경, 위조, 복제, 공개, 전송, 폐기 전자 기록.

2. 운영 체제를 방해, 변경 또는 파괴하거나 전자 기록 관리 시스템을 파괴하려는 다른 행위를 수행하거나 이러한 프로그램을 생성 또는 확산하는 행위.

조 13. 전자 기록 관리 책임

1. 내무부는 다음과 같은 책임을 진다.

a) 정보기술 적용 전략, 계획, 프로그램, 계획, 프로젝트를 작성하여 전자 기록 관리의 일관된 통제를 보장하는 권한 내에서 상급 기관에 제출하거나 자체적으로 발포하는 규정, 요구사항, 원칙, 표준, 전자 문서 보관 방법을 제정한다.

b) 정보기술 적용 전략, 계획, 프로그램, 계획, 프로젝트를 작성하여 상급 기관에 제출하거나 자체적으로 발포하는 규정, 요구사항, 원칙, 표준, 전자 문서 보관 방법을 제정한다.

2. 기관 및 조직의 책임자는 법령에 따른 전자 기록 관리의 이행을 지시해야 한다.

3. 기록 담당자는 기관 및 조직의 책임자가 법령에 따른 전자 기록 관리 규정을 준수하도록 조언하고 제안해야 한다.

4. 기관 및 조직의 정보기술 관련 부서는 기관 및 조직의 책임자에게 전자 기록 관리에 대한 정보기술 적용을 조언하고 제안하며, 기관 및 조직의 전자 문서 관리 시스템의 운영을 유지하기 위한 기술적 조치를 취해야 한다.

5. 직원은 업무를 처리하는 과정에서 전자 문서 생성, 관리, 작성 및 기관 기록소에 전자 문서 및 기록을 제출하는 데 필요한 규정을 준수해야 한다.

6. 역사 기록소는 법령에 따른 전자 기록의 기록 업무를 수행해야 한다.

장

경찰, 국방, 외교 및 기타 부문의 기록 보존 기간

역사 기록소로의 기록 보존 기간

조 14. 경찰, 국방, 외교 부문 기록물 보관 제출 기한

1. 경찰, 국방, 외교 부문 영구 보존 가치가 있는 기록물은 업무 종료 연도로부터 30년 이내에 역사적 기록 보관소에 제출해야 하며, 비밀 해제되지 않은 기록물 또는 일상 업무에 필요한 기록물은 제외한다.

2. 경찰부, 국방부, 외교부는 내무부와 협의 후 부문 기록물 보존 기간을 규정하고, 영구 보존 가치가 있는 기록물의 제출 기한이 도래한 것을 선별하여 역사적 기록 보관소에 제출하는 조직을 통일하며, 이는 기록법에 따른다.

조 15. 다른 부문 전문 기록물 보관 제출 기한

1. 다른 부문 및 분야에서 영구 보존 가치가 있는 전문 기록물은 업무 종료 연도로부터 30년 이내에 역사적 기록 보관소에 제출해야 하며, 기관 및 단체의 일상 업무에 필요한 기록물은 제외한다.

2. 각 부문 및 분야 관리 기관은 내무부와 협의 후 전문 기록물 보존 기간을 규정하고, 영구 보존 가치가 있는 기록물의 제출 기한이 도래한 것을 선별하여 역사적 기록 보관소에 제출하는 조직을 운영하며, 이는 기록법에 따른다.

장

특정 상황에서 개인과 관련된 기록물 사용

조 16. 개인과 관련된 기록물 사용 특별 사항

역사적 기록 보관소에 보관 중인 개인과 관련된 기록물은 개인 사망 후 40년 동안 일반적으로 사용할 수 없으며, 다음 사항 중 하나에 해당한다:

1. 개인과 관련된 기록물의 사용이 국가 및 민족의 이익에 영향을 미친다.

2. 개인이 기증하거나 역사적 기록 보관소에 위탁한 기록물을 사용하기 위해서는 개인 또는 그 법정 대리인이 허락하지 않는 한 사용할 수 없다.

조 17. 개인과 관련된 기록물 사용 허가 권한

본 명령 조 16에 따라 정의된 기록물은 다음 권한이 있는 기관의 허가를 받아 제한적으로 사용될 수 있다:

1. 중앙 역사적 기록 보관소에 보관 중인 기록물은 내무부 장관이 결정한다.

2. 지방 역사적 기록 보관소에 보관 중인 기록물은 해당 지방 인민위원회 의장이 결정한다.

3. 개인이 위탁한 기록물은 개인 또는 그 법정 대리인이 허가해야 한다.

장

기록사업 자격증 발급, 재발급, 회수 권한 및 절차

조 18. 기록사업 자격증 발급, 재발급, 회수 권한

1. 기록사업 자격증은 발급일로부터 5년간 유효하며 전국적으로 유효하다.

2. 내무청장은 기록사업 자격증을 발급, 재발급, 회수한다.

3. 내무부는 기록사업 자격증 원형을 통일적으로 관리하고 발행한다.

조 19. 기록업무 검사

1. 기록사업 자격증을 발급받기 위해 신청하는 개인은 내무부가 정한 기록업무 검사에서 요구 사항을 충족해야 한다.

2. 내무부는 기록업무 검사의 권한, 내용, 그리고 검사 결과 증명서를 구체적으로 규정한다.

조 20. 업무 수행 자격 증명 발급을 위한 서류

1. 업무 수행 자격 증명 발급 신청서.

2. 업무 지식 검사 결과 증명서.

3. 업무 수행 분야에서 5년 이상 근무한 기관 또는 단체가 발급한 근무 기간 확인서. 확인자는 확인 내용의 정확성에 대해 책임을 진다.

4. 해당 업무 분야별 전공 학위 사본(증명된 사본), 구체적으로는 다음과 같다:

가) 보존, 복원, 소독, 산성 제거, 곰팡이 제거 서비스를 제공하려는 경우, 문서 보존 전공 또는 화학, 생물학 전공 학위가 있어야 한다.

나) 문서 정리 서비스를 제공하려는 경우, 문서 관리 및 보존 전공 대학 학위가 있어야 하며, 다른 전공을 졸업한 경우에는 관련 기관의 승인을 받은 문서 관리 및 보존 교육 수료증이 있어야 한다.

다) 문서 디지털화 서비스를 제공하려는 경우, 문서 보존 또는 정보기술(IT) 전공 학위가 있어야 한다. 문서 보존 전공을 졸업한 경우에는 관련 기관의 승인을 받은 정보기술 교육 수료증이 있어야 하며, 정보기술 전공을 졸업한 경우에는 관련 기관의 승인을 받은 문서 관리 및 보존 교육 수료증이 있어야 한다.

라) 연구, 컨설팅, 과학적 응용 및 보존 기술 이전 서비스를 제공하려는 경우, 문서 보존 전공 대학 학위가 있어야 하며, 다른 전공을 졸업한 경우에는 관련 기관의 승인을 받은 문서 관리 및 보존 교육 수료증이 있어야 한다.

5. 주민등록지의 시, 구, 읍, 면 행정기관이 확인한 경력 요약서.

6. 2x3cm 크기의 사진 2매(최근 6개월 이내 촬영).

조 21. 업무 수행 자격 증명 발급 절차

1. 업무 수행 자격 증명 발급을 원하는 개인은 주민등록지 내부사무처에 1부 서류를 제출한다.

2. 내부사무처는 규정에 따라 서류를 검토하고 접수증을 발급한다.

3. 업무 수행 자격 증명 발급을 요청한 날로부터 15일 이내에 내부사무처장은 규정에 따른 조건을 충족한 개인에게 업무 수행 자격 증명을 발급한다.

4. 업무 수행 자격 증명 발급에 대한 수수료 징수 및 사용은 재정부 규정에 따른다.

조 22. 업무 수행 자격 증명 재발급

1. 업무 수행 자격 증명은 다음의 경우에 재발급된다:

가) 업무 수행 자격 증명 유효기간 만료 시

나) 업무 범위 확대 시

다) 업무 수행 자격 증명이 손상되거나 분실되었을 때

2. 업무 수행 자격 증명 재발급을 위한 서류:

가) 업무 수행 자격 증명 재발급 신청서(기존 업무 수행 자격 증명 발급 기관에 제출)

나) 손상되지 않은 기존 업무 수행 자격 증명(분실된 경우 제외)

다) 업무 범위 확대를 신청한 경우, 관련 업무 분야에서의 근무 기간을 확인한 증명서와 전공 학위 사본(증명된 사본)

3. 업무 수행 자격 증명 재발급 심사는 신규 발급과 동일한 기간 내 이루어진다. 내부사무처는 규정에 따른 조건을 충족한 개인에게 업무 수행 자격 증명을 재발급하며, 기존 업무 수행 자격 증명을 회수한다(분실된 경우 제외).

4. 업무 수행 자격 증명 재발급 및 범위 확대의 내용과 유효기간은 다음과 같이 기재된다:

가) 손상되거나 분실된 경우, 기존 업무 수행 자격 증명의 내용과 유효기간을 그대로 기재한다.

나) 업무 범위 확대를 신청한 경우, 추가된 업무 범위를 기재한다.

다) 업무 수행 자격 증명 유효기간 만료 시, 신규 발급과 동일하게 처리한다.

조 23. 기록업무 실무 자격증 회수

1. 제37조 제3항 법령에서 규정한 경우를 제외하고, 기록업무 실무 자격증을 받은 자가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록업무 실무 자격증이 회수된다.

가) 자격증에 기재된 내용과 다르게 업무를 수행함

나) 자격증을 임의로 지우거나 수정함

다) 자격증을 대여하거나 다른 사람에게 사용하게 함

라) 자격증 발급 신청 시 진실하지 않은 정보를 보고함

마) 관련 법령에서 정한 기록업무와 관련된 규정을 위반함

2. 기록업무 실무 자격증을 발급한 내무부는 해당 자격증의 회수 권한을 가지고 있다. 제37조 제3항 법령 또는 본 조 제1항에서 정한 규정을 위반한 경우 발견되면, 위반을 발견한 내무부는 해당 자격증을 발급한 내무부에 통보하여 처리하도록 한다.

조 24. 기록업무 실무 자격증을 받은 자의 권리와 의무

1. 법령에서 정한 범위 내에서 전국적으로 기록업무를 수행할 수 있는 권리를 가진다.

2. 발급받은 기록업무 실무 자격증의 범위 내에서 업무를 수행한다.

3. 자격증을 임의로 지우거나 수정하거나 다른 사람에게 대여하거나 빌려주지 않는다.

4. 관할 기관의 요구에 따라 자격증을 제시하고 감사 및 검사를 수행하도록 협조한다.

조 25. 기록업무 실무 자격증 관리 책임

1. 내무부는 기록업무 실무 자격증의 발급 및 관리에 대한 지침을 제공하고 이를 감독하며, 전국적인 범위에서 자격증 발급 상황을 관리하고 통계 및 종합한다.

2. 내무부 소속 내무처는 다음과 같은 책임을 가진다:

가) 관할 지역에서 기록업무 수행 상황을 감사 및 점검한다.

나) 법령에서 정한 바에 따라 기록업무를 위반한 자에 대해 자격증을 회수하고, 자체 권한으로 처리하거나 관련 기관에 위반 사항을 보고하여 처리하도록 한다.

다) 월간으로 각 지방의 공식 웹사이트에 기록업무 실무 자격증의 발급, 재발급, 회수 상황을 공개한다.

라) 기록업무 실무 자격증의 발급, 사용 및 관리에 대한 불만 및 고발을 처리한다.

마) 원본 서류를 보관하고, 자격증 발급, 재발급, 회수 상황을 등록부 또는 지역 데이터베이스에 등록한다.

나) 연간 정기적으로 또는 긴급하게 관련 기관에 자격증 발급, 재발급, 회수 상황을 보고한다.

조 26. 위반 처리

기록업무를 수행하면서 법령을 위반한 개인은 법령에 따라 처벌받는다.

장

시행규정

조 27. 효력 발생

본 시행령은 2013년 3월 1일부터 효력을 발생한다.

조 28. 시행

내무부 장관은 본 시행령의 이행을 지도하고 조직적으로 실행해야 한다.

조 29. 집행 책임

각 부 장관, 부처에 준하는 기관의 장, 중앙정부 소속 기관의 장, 각 지방자치단체의 주석 및 관련 기관, 단체, 개인은 본 시행령의 이행에 대해 책임을 진다./.