시행령 제 01/2019/TT-BNV는 전자 문서의 교환, 보관, 처리 절차와 업무 처리 과정에서의 전자 문서 관리 시스템의 기본 기능을 규정함.

장 1

총칙

조 1. 적용범위

1. 본 통지서는 다음 사항을 규정한다.

가) 전자 문서의 교환, 보관, 처리 절차를 포함한 문서 업무에서 전자 문서 관리(수신 전자 문서 관리, 발신 전자 문서 관리, 전자 파일 제출 및 보관 등)에 관한 사항

나) 전자 문서 관리 시스템의 기본 기능

2. 본 통지서는 국가기밀 내용을 포함하는 문서 관리를 규정하지 아니한다.

조 2. 적용대상

1. 본 통지는 2014년 기업법에 따른 공공 기관, 공기업(이하 "기관, 단체"라 함)에 적용된다.

2. 제1항에 해당하지 않는 기관, 단체와 개인에게 본 통지의 규정을 적용하도록 권장한다.

조 3. 용어 해석

본 통지에서 사용되는 용어는 다음과 같이 해석됨.

전자 문서 관리 시스템은 각 기관 및 단체(이하 "시스템"이라 한다)가 업무 처리 과정에서 전자 파일을 관리하는 문서 및 업무 관리 시스템으로서 기본 기능을 수행한다.

기관 및 단체의 전자 서명은 해당 기관 및 단체에게 발급된 전자 증명서에 따른 비밀 키로 생성된 법령에 따른 전자 거래에 관한 법률에 따라 발급된 기관 및 단체의 전자 서명이다.

권한자의 전자 서명은 법령에 따른 전자 거래에 관한 법률에 따라 권한자에게 발급된 전자 증명서에 따른 비밀 키로 생성된 전자 서명이다.

전자 문서 및 파일 관리는 전자 문서와 파일의 수명 주기 동안 모든 영향을 감독하고 관리하는 것을 의미하며, 이는 생성, 전송, 처리, 보존, 보관, 사용, 폐기 등을 포함한다.

문서 및 파일의 메타데이터는 문서 및 파일의 내용, 형식, 맥락, 구조, 구성 요소, 다른 문서 및 파일과의 관계, 문서에 대한 전자 서명 정보, 생성, 사용 역사 및 기타 특성 등 문서 및 파일 관리, 검색 및 보관을 위한 정보를 포함한다.

전자 파일 및 문서 이동은 시스템 간에 전자 파일 및 문서, 메타데이터를 이동시키는 것을 의미하며, 이는 파일 및 문서의 진위성, 완전성, 신뢰성 및 사용 가능성을 보장한다.

시스템 관리는 시스템의 운영을 모니터링하고 유지하며 안전성 및 보안을 보장하고 시스템의 운영 과정을 관리하는 것을 의미한다.

데이터 업데이트는 시스템 요구 사항에 따라 새로운 입력, 보완, 수정, 완료 등의 작업을 의미한다.

종이 문서에서 생성된 디지털 문서는 종이 문서의 내용과 형식을 정확하게 디지털화하여 생성되며, 이를 디지털화한 기관 또는 단체의 전자 서명이 포함되어야 한다.

장 II

도착 문서 관리

조 4. 수신 문서 관리의 원칙 및 요구사항

1. 모든 기관 및 단체로 수신되는 문서는 시스템에 등록되어야 한다.

2. 수신 문서의 수신 번호는 해당 기관 및 단체의 수신 문서 관리 시스템 내에서 고유하다.

3. 수신 문서의 수신 주소 확인

4. 수신 문서를 처리할 기관 및 단체의 기능, 임무 및 권한 확인

5. 수신 문서를 지정된 기간 내에 적시에 처리해야 한다.

조 5. 수신 전자 문서의 접수

1. 국가기관에서 전자 문서에 대한 전자 서명 사용에 관한 통지서 제41/2017/TT-BTTTT 2017년 12월 19일 통신부 장관 명의로 발행된 통지서에 따른 전자 서명 검증

2. 수신 확인 통보

수신 기관 및 단체는 수신 당일 전자 방식으로 발송 기관 및 단체에 문서 수신 사실을 즉시 통보해야 한다.

조 6. 등록 및 도착 문서의 디지털화

1. 도착 전자문서 등록

a) 보내는 측 또는 받는 측이 국가 문서 연계망을 통해 전자문서를 송수신하는 연결 및 연동 요구사항을 충족하지 못한 경우, 해당 기관 문서 담당자는 부록 4 통지에 따른 정보 필드 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16에 대한 정보를 확인하고 업데이트한다.

b) 정보 필드의 구조와 형식은 국표 ZC 0001-2016 "문서 관리 및 운영을 위한 데이터 패키지의 식별 코드 및 데이터 형식"과 국토교통부령 제10호 2016.4.1일자 통지와 국무총리령 제28호 2018.7.12일자 통지에서 정한 전자문서 송수신 시스템 간 연동을 위한 데이터 패키지의 구조와 형식에 따라 한다.

c) 도착 번호와 도착 시간은 시스템에 저장된다.

2. 종이 문서의 도착 문서 디지털화

a) 기관 문서 담당자는 해당 기관 조직의 규정에 따라 종이 형식의 도착 문서를 디지털화하고 전자 서명을 한다; 종이 형식의 문서에 첨부된 자료의 디지털화는 해당 기관 조직이 정한 디지털화 대상 목록과 관리 요구사항, 실무 상황에 따르며, 이를 수행한다.

b) 디지털화 표준:

- 포터블 도큐먼트 포맷(.pdf), 버전 1.4 이상;

- 컬러 이미지;

- 최소 해상도: 200 dpi;

- 디지털화 비율: 100%.

c) 디지털화를 수행하는 기관 조직의 전자 서명 형태는 시스템 내에서 업무 처리를 위해 다음과 같이 한다:

- 위치: 문서 첫 페이지 우측 상단;

- 이미지: 디지털화된 문서를 발행한 기관 조직의 도장, 빨간색, 실제 도장 크기와 동일한 크기, 포터블 네트워크 그래픽(.png) 형식.

- 정보: 기관 또는 조직 이름, 서명 시간(년, 월, 일; 시, 분, 초; 베트남 시간대 ISO 8601 표준에 따른);

조 7. 시스템 내 도착 문서의 제출 및 이관

1. 기관 문서 담당자는 도착 문서를 해당 기관 조직의 책임자 또는 그 기관 조직으로부터 업무 분배 및 해결 지시를 받은 사람(이하 "권한자")에게 제출하거나 이관한다.

2. 권한자는 도착 문서의 분배 및 해결 지시를 하고, 부록 4 통지에 따른 정보 필드 17, 18, 19에 업데이트한다. 다수 단위나 개인과 관련된 도착 문서의 경우, 권한자는 주관 단위나 개인, 협력 단위나 개인, 문서 해결 기한, 해결 지시 내용 등을 명확히 한다.

조 8. 시스템 내 도착 문서의 처리

1. 시스템 내 도착 문서를 받은 주관 단위나 개인은 문서 처리를 조직적으로 수행해야 한다.

2. 문서 처리를 맡은 개인은 기관 조직의 문서 목록에 따라 도착 문서의 번호와 파일 번호를 지정하고, 부록 4 통지에 따른 정보 필드 2.3에 업데이트한다.

3. 도착 문서 관리 프로세스는 본 통지 부록 1에 세부적으로 규정되어 있다.

장 III

문서 발부 관리

조 9. 발송 문서 관리의 원칙 및 요구사항

1. 모든 기관 조직의 발송 문서는 시스템에 등록되어야 한다.

2. 한 기관 조직의 발송 문서 번호는 그 기관 조직의 발송 문서 관리 시스템 내에서 고유하다.

3. 발송 문서가 해당 기관, 조직, 개인의 직무와 권한을 가진 수신처에 정확하게 전송되었음을 확인한다.

4. 문서가 네트워크 환경에서 완전하고 안전하게 전송되도록 보장한다.

5. 전자문서의 형식과 작성 기술은 행정 문서의 형식과 작성 기술에 관한 지침 국무총리령 제34호 2016.5.14일자 통지와 내무부령 제1호 2011.1.19일자 통지에 따라 적용되지만, 본 통지 조 12, 조 13에서 정한 권한자의 전자 서명 요소와 기관 조직의 전자 서명 요소는 제외한다.

조 10. 문건 작성, 내용 및 형식, 제출 기술 검토

1. 문건 작성 임무를 부여받은 개인:

a) 문건 초안 작성; 초안을 시스템에 입력; 긴급도(있을 경우) 예상; 의견 요청; 의견 수렴 및 초안 완성 후 단위 지도부에 제출;

b) 이 통지 별표 V의 정보 항목 4, 9, 10, 12, 15, 17에 시스템에 업데이트

2. 문건 작성 주관 단위 지도부는 초안 내용 검토 및 의견 제시, 책임 부담 후, 형식 및 제출 기술 검토 임무를 부여받은 사람에게 초안 전달

3. 형식 및 제출 기술 검토 임무를 부여받은 사람은 검토 내용에 대한 책임을 부담하고, 의견 제시 후, 공문서 담당자에게 무효 계약을 제출하여 권한 있는 사람에게 서명 승인을 위한 문건 발행을 요청

4. 공문서 담당자는 초안을 수령하고, 문건의 형식 및 제출 기술을 다시 검토하며, 오류가 발견되면 관련 책임자를 보고하여 처리하도록 하고, PDF 형식(버전 1.4 이상)으로 변환하여 권한 있는 사람에게 서명 승인을 위한 문건 발행을 요청하기 전에 시스템의 기능을 사용하여 이 통지 별표 V의 정보 항목 5, 7, 8, 11, 14.1에 문건 번호, 문건 날짜, 문건 발행 기관 이름, 문건 페이지 수, 문건 수신 기관 코드를 입력합니다.

5. 문건 작성 및 형식, 제출 기술 검토 절차는 이 통지 별표 II에서 세부 규정되어 있습니다.

조 11. 문건 발행 및 배포

1. 전자문건 발행

a) 문건 발행 권한자가 이 통지 조 12에 따라 전자문건에 디지털 서명을 하고, 공문서 담당자에게 문건 배포 절차를 위임

b) 공문서 담당자: 시스템의 기능을 사용하여 문건 초안에 번호, 날짜를 입력; 시스템의 기능을 사용하여 기관 또는 조직의 도장을 인쇄하고, 공문서 담당자에게 01부와 배포해야 하는 종이 문건 수를 보관; 이 통지 조 13에 따라 기관 또는 조직의 디지털 서명을 하고, 전자문건을 배포

c) 공문서 담당자는 이 통지 별표 V의 정보 항목 6, 13, 14.2, 16에 시스템에 업데이트

2. 종이 문건에서 디지털화된 문건 배포

기관 또는 조직이 종이 문건을 발행하는 경우, 공문서 담당자는 이 통지 조 6항 2호 b)에 따라 종이 문건을 디지털화하고, 이 통지 조 6항 2호 c)에 따라 기관 또는 조직의 디지털 서명을 하고, 디지털화된 문건을 배포

3. 문건 수신 대상

a) 기술 인프라 조건을 충족하지 못해 전자문건을 수신할 수 없는 기관, 조직 또는 개인;

b) 법령에 따라 다른 거래를 위해 종이 문건을 사용해야 하는 기관, 조직 또는 개인

4. 시스템 내 전자문건 저장

5. 문건 서명 승인, 등록 및 배포 절차는 이 통지 별표 III에서 세부 규정되어 있습니다.

조 12. 문건 발행 권한자의 디지털 서명 형태

1. 위치: 종이 문건의 문건 발행 권한자 서명 위치

2. 이미지: 종이 문건의 문건 발행 권한자 서명, 파란색, PNG 형식

조 13. 기관 및 조직이 발행하는 문서의 전자서명 형태

1. 위치: 왼쪽 상단에 권한 있는 사람의 서명을 덮는 1/3 정도의 공간에 배치한다.

2. 이미지: 기관 또는 조직의 도장으로 빨간색이며 실제 도장 크기와 동일하며 .png 형식으로 저장된다.

3. 정보: 기관 또는 조직의 명칭, 서명 날짜(년, 월, 일; 시, 분, 초; 베트남 표준시 ISO 8601에 따른 시간대)

조 14. 기관 및 조직의 비밀키 보관 장비와 전자인증서 관리 및 사용

1. 기관 및 조직의 비밀키 보관 장비와 전자인증서를 관리하고 사용하는 것은 통신부령 제41호 2017년 12월 19일 통신부령 제41/2017/TT-BTTTT "전자문서에 대한 전자서명 사용에 관한 규정"에 따라 이루어진다.

2. 기관 및 조직의 비밀키 보관 장비와 전자인증서는 문서관리 담당자가 문서관리 기관에 문서로 인계받아 직접 사용해야 한다.

3. 문서관리 담당자는

a) 비밀키 보관 장비와 전자인증서를 다른 사람에게 인계하지 않으며, 이는 권한 있는 사람의 문서 인계 허가 없이는 이루어져서는 안 된다.

b) 기관 및 조직의 전자서명을 직접 문서에 체결해야 한다.

c) 기관 및 조직의 전자서명을 체결하기 위해서는 권한 있는 사람의 전자서명과 기관 및 조직이 직접 디지털화한 문서가 있어야 한다.

장 IV

전자 문서 파일 생성 및 기관 저장소에 제출

조 15. 전자 문서 파일 생성 요구사항

1. 문서 작성 및 관리 일반 요구사항 충족

2. 문서 및 자료의 진위성 보장

3. 시스템 내에서 안전 보장

조 16. 전자 문서 파일 생성

1. 업무 처리를 위한 문서 목록에 근거하여, 업무 처리를 맡은 개인은 문서 발송, 수신 및 관련 자료에 대한 문서 번호와 문서 코드를 지정하고, 이 정보를 시스템의 부록 IV 2.3 정보 항목과 부록 V 2.3 정보 항목에 업데이트한다. 문서 목록에 없는 새로운 문서가 발생하면, 업무 처리를 맡은 개인은 해당 문서를 문서 목록에 추가하고 승인을 받는다.

2. 문서 생성을 맡은 개인은 부록 VI 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 정보 항목을 시스템에 업데이트해야 한다.

3. 문서 코드는 다음과 같이 구성된다.

a) 문서 목록을 작성한 기관 또는 조직의 식별코드

통신부령 제10호 2016년 4월 1일 통신부령 제10/2016/TT-BTTTT "시스템 관리 및 운영을 위한 데이터 패키지 연결을 위한 국가 기술 규범"에 따른 기관 또는 조직의 식별코드는 시스템에서 기본적으로 설정되어 있다.

b) 문서 생성 연도

c) 문서 번호 및 코드

문서 생성 연도와 문서 번호 및 코드는 문서 목록에 따라 결정되며, 문서 코드의 각 부분은 점(.)으로 구분된다.

예제 1: 000.06.16.G09.2010.01.TH는 2010년 베트남 내무부 문서보관국 정보센터의 총괄 그룹 1번 문서이다.

여기서 000.06.16.G09는 베트남 내무부 문서보관국 정보센터의 식별코드, 2010은 문서 생성 연도, 01.TH는 문서 번호 및 코드이다.

4. 업무가 완료되면, 업무 처리를 맡은 개인은 문서 파일 내 모든 문서와 자료를 검토하고, 문서 파일을 완성하고 종료하며, 부록 VI 8, 11 정보 항목을 시스템에 업데이트해야 한다.

5. 기관 또는 조직의 식별코드, 문서 생성 연도, 문서 파일 내 문서 수, 문서 파일 내 페이지 수는 시스템의 기능을 통해 부록 VI 1.1, 1.2, 9, 10 정보 항목에 업데이트된다.

조 17. 기관 보관소에서 전자 문서 제출 및 관리

1. 기관 보관소에서 전자 문서 제출, 관리 및 가치가 소멸한 전자 문서 폐기와 관련된 사항은 2013년 1월 3일에 정부가 발령한 2013년 제1호 정부령(전자문서 관리에 관한 법률 시행령) 제2장에 따른 규정에 따라 이루어진다.

2. 기관의 업무를 처리하는 임무를 부여받은 개인은 해당 기관의 문서 목록을 근거로 전자 문서 및 다른 형식의 문서를 기관 보관소에 제출할 책임이 있다.

3. 기관 보관소는 문서 검토, 수신, 시스템 내 "전자 문서 보관" 관리 체제로 이동하는 책임이 있다.

장 V

시스템의 기본 기능

조 18. 시스템 구축 원칙

1. 기관, 단체의 전자 문서 및 문서 관리를 법규에 따라 적절히 관리한다.

2. 정보 통신망의 안전과 보안을 현행 법률에 따라 보장한다.

3. 시스템에 대한 개인의 접근 권한을 분산한다.

4. 시스템 내에서 문서와 데이터의 진위성과 신뢰성을 보장한다.

조 19. 시스템 설계 시 요구사항

1. 문서, 문서 집합, 특수 데이터 관리에 필요한 모든 절차와 기술을 충족시킨다.

2. 다른 시스템과 정보, 데이터 공유를 위한 통합, 연계 능력을 갖춘다.

3. 문서, 문서 집합의 체계화, 문서, 문서 집합, 시스템의 접근 횟수 통계를 제공한다.

4. 접근과 사용이 용이하도록 한다.

5. 문서와 자료의 진위성, 신뢰성, 완전성 및 접근, 사용 가능성을 보장한다.

6. 보존 기간 동안 문서를 보관한다.

7. 베트남 정부 전자 행정 구조와 일치하도록 한다.

8. 전자 서명 생성 및 검증을 현행 2017년 제41호 통칙(정보통신부, 2017년 12월 19일)에 따라 수행한다.

9. 현재 사용 중인 문서 관리 및 운영 시스템이 전자 문서 관리 업무 요구사항을 충족하지 못하는 경우, 각 기관, 단체는 본 통칙에 따른 기능을 추가하거나 업그레이드해야 한다.

조 20. 시스템 기능 요구사항

1. 문서 작성 및 추적에 대한 기능

a) 파일 첨부를 허용한다.

b) 문서 발송 코드 생성을 허용한다.

c) 문서 집합 코드와 문서 번호 생성을 허용한다.

d) 문서의 급함 정도를 표시한다.

e) 문서가 권한 있는 사람에 의해 전자 서명되고 난 후, 문서 발송 번호, 날짜, 월, 년을 자동으로 할당하고, 문서 수신 번호, 날짜, 월, 년을 순서대로 시간 순서에 따라 할당한다.

f) 수신자가 문서를 수신했음을 보내는 자동 알림을 허용한다.

g) 정보 표 4의 항목 1, 2.1, 2.2, 3, 11, 13, 14, 정보 표 5의 항목 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1, 정보 표 6의 항목 1.1, 1.2, 9, 10을 자동으로 업데이트한다.

h) 문서 발송 코드 중복 시 기관 문서 담당자에게 알린다.

i) 문서 수신 처리 추적, 촉구를 허용한다.

j) 권한 있는 사람이 문서 수신 처리를 분배하고, 단위 또는 개인이 문서를 적기에 처리하도록 촉구한다.

k) 권한 있는 사람이 초안 문서, 자료에 접근, 수정, 반환을 허용한다.

l) 새로운 문서가 있을 때 알림을 허용한다.

m) 기관, 단체가 문서 수신 상태를 확인하도록 허용한다.

2. 연결 및 연계에 대한 기능

a) 기관, 단체가 전자 문서 관리 시스템과 기관 역사 보관소의 전자 문서 보관 시스템 사이의 연결 및 연계를 보장한다.

b) 정보 보안을 보장하면서 스마트 모바일 장치에서 작동할 수 있는 능력을 갖춘다.

c) 기관, 단체에서 사용 중인 다른 전문 시스템과 연결, 연계 및 통합할 수 있는 능력을 갖춘다.

3. 정보 보안에 대한 기능

a) 각 문서, 문서 집합에 대한 접근 권한을 분산한다.

b) 권한 있는 사람의 확인 없이는 시스템 내 각 문서, 문서 집합에 대한 접근 권한 변경을 경고한다.

4. 문서, 문서 집합 보관 및 저장에 대한 기능

a) 문서와 업무 처리 과정에 대한 정보를 저장한다. 이는 지시, 문서 수신 분배, 초안 문서 작성, 의견 제출, 지시, 내용 승인, 형식 및 기술 승인, 접속 및 조회 이력, 기타 영향 등이다.

b) 같은 문서 집합 코드를 가진 문서, 자료를 시스템 내에서 연결하여 문서 집합을 만든다.

c) 기관 보관소에 제출해야 하는 문서 집합의 제출 기한 30일 전에 자동 알림을 제공한다.

d) 기관 보관소에 문서 집합 제출을 보장한다.

e) 기관 역사 보관소의 전자 문서 관리 시스템으로 문서 집합을 이전한다.

f) 하나의 문서, 자료를 여러 문서 집합에 할당할 수 있도록 한다.

g) 문서, 문서 집합의 완전성, 신뢰성, 변경 불가능성을 보장한다.

h) 보존 기간 동안 문서, 문서 집합의 접근 및 사용을 보장한다.

i) 기술 변화에 따른 문서, 자료, 특수 데이터 이동 및 형식 변경을 보장한다.

j) 정기적이고 비상적인 백업 및 데이터 복구 능력을 갖춘다.

5. 가치가 소멸한 자료에 대한 기능

a) 보존 기한이 만료되는 문서 집합에 대해 30일 전에 자동 알림을 제공한다.

b) 보존 기한이 만료된 문서 집합의 가치 재평가, 보존 기한 재설정 또는 가치 소멸 자료 폐기를 허용한다.

c) 가치 소멸 자료 폐기 명령을 실행할 때: 시스템은 폐기 이유 입력을 요구하고, 아직 보존 기한이 남아 있는 다른 문서 집합에 할당된 자료를 알리며, 아직 보존 기한이 남아 있는 관련 문서 집합에 할당된 문서를 유지할 수 있도록 하고, 폐기 명령을 다시 확인하며, 확인 후 폐기한다.

d) 자료 폐기 과정의 특수 데이터를 저장한다.

đ) 정보가 다른 형식의 문서에 대한 정보를 통보한다.

6. 통계, 검색 및 문서, 파일의 사용에 관한 사항

a) 문서, 파일, 자료의 수량을 통계화하고 각각의 문서, 파일, 자료에 대한 접근 횟수를 통계화한다;

b) 관리자 또는 관리자의 요청에 따라 시스템에 대한 접근 횟수를 통계화한다;

c) 전자 저장 파일 및 파일 특성 데이터에 대한 접근 권한 부여 및 제어를 수행한다;

d) 모든 입력 정보 필드와 문서 내용, 자료 내용에 대한 문서, 파일 검색을 허용한다;

đ) 검색 결과에서 문서, 파일 정보 필드를 선택하여 표시할 수 있도록 한다;

e) 검색 요청을 저장하고 재사용할 수 있도록 한다;

g) 검색 결과의 표시 순서를 허용한다;

h) 검색 결과를 일반적인 텍스트 파일 형식 (.doc), (.docx), (.pdf)로 추출할 수 있도록 한다;

i) 문서, 자료, 자료 특성 데이터를 다운로드하거나 인쇄할 수 있도록 한다;

k) 시스템에서 인쇄된 문서, 자료, 자료 특성 데이터에 표시할 수 있도록 한다;

l) 문서, 자료의 접근 및 사용 이력 기록을 수행한다.

7. 자료 특성 데이터 관리에 관한 사항

a) 특정 문서, 파일과 관련된 자료 특성 요소를 보존 기간 동안 보관한다;

b) 사용자가 권한을 부여받은 경우 해당 문서, 파일의 전체 자료 특성을 표시한다;

c) 문서, 파일에 대한 추가 자료 특성 데이터 입력을 허용한다;

d) 문서, 파일, 시스템의 보안 제어 과정에 대한 자료 특성 데이터를 보관한다;

đ) 특정 문서, 파일과 관련된 모든 자료 특성 요소와의 연결을 보관하고 고정한다.

조 21. 시스템 관리 요구사항

1. 시스템은 시스템 관리를 맡은 사람에게 다음 작업을 수행할 수 있도록 한다:

a) 정보 수준에 따른 문서, 파일 그룹 생성;

b) 기관, 단체 규정에 따라 사용자에게 권한을 할당한다;

c) 기관, 단체 규정에 따라 파일 및 파일 자료 특성 데이터에 접근한다;

d) 기관, 단체 규정 변경 시 파일, 문서에 대한 접근 권한을 변경한다;

đ) 개인의 직위 변경 시 개인 계정의 접근 권한을 변경한다;

e) 시스템 오류 발생 시 정보, 자료 특성 데이터 복구 및 복구 결과 통보한다;

g) 권한 있는 사람의 요청에 따라 (문서, 파일, 문서 그룹)을 잠그거나 동결하여 이동, 삭제 또는 수정을 방지한다.

2. 시스템 내 충돌 경고를 설정한다.

3. 연계 연결을 설정한다.

조 22. 시스템 출력 정보

본 통지의 부록 VII에 명시된 시스템 출력 정보 표준은 다음과 같다:

1. 도착 문서 등록부

2. 처리 상황 보고서

3. 발송 문서 등록부

4. 발송 문서 상황 보고서

5. 파일 내 문서 목차

6. 파일 목차

장 6

시행규정

1. 본 통지는 2025년 7월 1일부터 효력을 갖는다.

본 통지는 2019년 3월 10일부터 효력이 발생한다.

조항 24. 조직 실행

1. 장관, 부처급 기관의 장관, 정부 소속 기관의 장관, 중앙 직할 성, 시의 주민위원회 주석 및 관련 기관, 단체는 본 통지를 시행하는 책임을 진다.

2. 시행 과정에서 문제가 발생하면 관련 기관, 단체, 개인은 본 통지를 연구하고 수정, 보완하기 위해 내무부에 반영하도록 제안한다./.

부록 I

도착 문서 관리 흐름도
(본 통지 제01/2019/TT-BNV호 2019년 1월 24일 내무부 장관이 발표한 것에 첨부됨)

 

부록 II

문서 작성 및 형식, 기술 검토 흐름도
(본 통지 제01/2019/TT-BNV호 2019년 1월 24일 내무부 장관이 발표한 것에 첨부됨)

 

부록 III

문서 발행, 등록, 배포 흐름도
(본 통지 제01/2019/TT-BNV호 2019년 1월 24일 내무부 장관이 발표한 것에 첨부됨)

 

…년도 예정 출장 계획

도착 문서 관리 데이터 입력 정보*
(본 통지 제01/2019/TT-BNV호 2019년 1월 24일 내무부 장관이 발표한 것에 첨부됨)

 

부록 V

수신 문서 기관, 단체 식별 코드
(본 통지 제01/2019/TT-BNV호 2019년 1월 24일 내무부 장관이 발표한 것에 첨부됨)

 

부록 6

데이터 유형
(본 통지 제01/2019/TT-BNV호 2019년 1월 24일 내무부 장관이 발표한 것에 첨부됨)

 

부록 7

1. 도착 문서 등록부
(본 통지 제01/2019/TT-BNV호 2019년 1월 24일 내무부 장관이 발표한 것에 첨부됨)

도착 날짜

~년 ~월 ~일부터 ~년 ~월 ~일까지

문서 총 수:

처리된 문서 수:

처리되지 않은 문서 수:

문서 유형, 번호, 식별 코드, 날짜 및 저자

문서 유형 및 내용 요약

문서 유형 및 내용 요약

발행 수량

처리된 문서 수:

파일 번호 및 식별 코드

6. 문서 목차