시행규칙 제 01/2025/TT-BNG는 외교부 관리 권한 내에 있는 일부 사항에 대한 기록 법률 세부 규정을 정한다.

시행규칙

세부 규정 외교부 관리 권한 범위 내에 있는 법률 제정에 관한 몇 가지 조항에 대한 세부 규정외교부 관리 범위

근거 2024년 6월 21일 제15차 국회의 법률 제33/2024/QH15

국가 비밀 보호 법률 제29/2018/QH14 2018년 11월 15일

국무총리가 2025년 9월 21일 승인한 정부총리 결정 제2109/QĐ-TTg 2025년 외교부 관할 활동 생산 및 경영 관련 행정 절차 간소화 방안 2015년 8월 6일 정부가 발령한 외국인 출입국, 체류 관리 업무에서 부처 간 협력 체계에 관한 규정

민족 및 종교부 사무총장의 건의에 따라;

외교부 장관은 외교부 관리 범위 내에 있는 법률 제정 세부 규정을 통지함

장 1

총칙

조 1. 적용범위

이 통지는 법률 제15조 제5항, 제24조 제4항, 제36조 제5항, 제59조 제3항에 대한 세부 규정을 포함하며 다음과 같은 내용을 규정함

1. 외교부 관리 범위 내에 있는 기록 보존에 관한 규정

2. 외교 부문 기록 보존 기간

3. 국내외에서 사용하기 위해 외교부 기록 보존소 외로 기록물을 가져가는 것

4. 외교부 기록물 수령, 보관, 사용, 폐기 원칙

조 2. 적용대상

1. 외교부 관리 권한 범위 내에 있는 개인 및 단체: 정부령으로 외교부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조를 규정하는 정부령에 따라 외교부 조직 체계 내에 있는 단체; 정부 총리 결정에 따라 설립된 외교부 소유 공공 단체; 당 중앙위원회 사무국 및 단체; 그리고 해외에 위치한 사회주의 공화국 베트남 대표 기관(이하 "대표 기관"이라 함)

2. 관련 기관, 단체, 개인.

조 3. 용어 해석

본 통지에서 사용되는 용어는 다음과 같이 해석됨.

외교부 기록 보존소(이하 "외교부 기록 보존소"라 함)는 외교부 장관이 외교부 관리 범위 내에 있는 기록 보존 관련 국가 관리를 수행하고 이 법률과 관련 법령에 따른 외교부 기록물에 대한 업무 활동을 조직하도록 지원하는 역할을 함

외교부 기록 보존소 외로 기록물을 가져가는 것은 외교부 기록 보존소에 보관 중인 기록물을 외교부 기록 보존소 외로 가져와 국내외에서 사용하는 것을 의미함

외교부 기록 보존소는 이 통지와 관련 법령에 따른 국가 비밀 보호 및 기록 보존 관련 규정에 따라 외교부 기록물의 보관, 보호, 사용, 가치 발굴 및 업무 활동을 조직하고 수행하는 장소임

조 3. 납부 금액, 책임, 납부 방식

외교부 관리 범위 내에 있는 기록 보존에 관한 규정 외교부의

조 4. 외교부 기록 보존소로 기록물 제출

1. 외교부 기록 보존소로 제출되는 기록물은 법률 제정 및 관련 법령에 따른 요구사항을 충족해야 하며, 완전성, 안전성, 보안성, 연속성 및 체계성을 보장해야 함

2. 외교부 기록 보존소로 제출되는 기록물의 출처는 다음과 같음

가) 외교부 관리 권한 범위 내에 있는 국내 단체

나) 대표 기관

3. 외교부 기록 보존소로 제출되는 기록물 구성

가) 국내 단체에 대해

각 단체의 활동 과정에서 형성된 모든 기록물은 생성 시간, 보관 장소, 정보 기록 기술 및 정보 기록 매체에 상관없이 포함됨

나) 대표 기관에 대해

(i) 재정, 건설 투자, 기관 본부, 회계 관련 기록물은 관련 법률에 따라 재정 관리, 건설 투자, 회계에 대한 재정관리국으로 제출되며, 재정관리국은 관련 법률에 따라 이러한 기록물 제출에 대한 구체적인 지침을 제공함

(ii) 영사 관련 기록물은 관련 법률에 따라 영사국으로 제출되며, 영사국은 관련 법률에 따라 이러한 기록물 제출에 대한 구체적인 지침을 제공함

(iii) 외교관계, 안보, 국방, 국경, 국가 주권, 민족, 종교, 인권 등에 중요한 내용을 포함하는 왕래 공문, 각국 및 국제기구의 지도자가 베트남 당 및 정부 고위 지도자에게 전략적으로 중요한 내용을 포함하는 원본 서신(원본 또는 정본, 합법적 복사본)은 직접 외교부 기록 보존소로 제출됨

(iv) 당 관련 업무 기록물은 당 관련 기관의 규정에 따라 외교부 당 중앙위원회 사무국으로 제출됨

(v) 비밀 전보 관리는 전문 비밀 전보 기관 규정에 따라 이루어짐

(vi) 연간 업무 보고서, 중요 사건 보고서, 중요 접촉 기록은 해당 지역 담당 기관/대표 기관으로 제출됨

4. 외교부 기록 보존소로 기록물 제출 기간은 법률 제17조 제2항 및 제3항에 따른 규정에 따라 이루어짐

5. 외교부 기록 보존소로 기록물 제출은 해당 제출 출처가 활동 종료, 해체 또는 재조직 결정을 받은 경우 다음과 같이 이루어짐

가) 모든 기록물은 단체 기록 보존 포레스트에 따라 수집, 분류, 가치 판단, 통계를 수행하여 기록 보존 포레스트 분산 원칙을 준수해야 함

나) 해결된 업무의 기록물은 외교부 기록 보존소로 제출되고, 해결되지 않은 업무의 기록물은 활동 종료, 해체 또는 재조직된 단체의 업무를 이어받는 단체에 이관됨

조 5. 통계 및 보관 기록물

1. 외교부 소속 관리 권한을 가진 단위는 매년 정기적으로 기록물 목록을 작성하여 외교부 보관소에 보고한다.

a) 보고 통계 기간은 해당 연도의 1월 1일부터 12월 31일까지이다.

b) 보고 기한은 보고 연도 다음 해 2월 15일 이전이다.

c) 통계 보고는 통계, 기록물 보관 및 국가 비밀 보호 관련 법률 규정을 준수해야 한다.

2. 외교부 보관소는 매년 정기적으로 외교부의 기록물 관리 업무를 보고하여 조직 인사 부서에 2월 28일 이전에 제출하고, 내무부에 3월 15일 이전에 종합 보고서를 제출한다.

3. 외교부 보관소는 매년 1항에서 정한 기록물 목록을 종합하여 외교부의 영구 보존 기록물 목록(국가 비밀을 포함하지 않는 것)을 작성하여 내무부에 보고한다.

4. 외교부의 기록물은 제20조 제1항과 제3항에 따라 안전하게 보관되어야 한다.

5. 외교부의 특별 가치가 있는 기록물 또는 손상 위험이 있는 영구 보존 기록물은 제22조에 따라 예비 보관이 이루어져야 한다.

6. 외교부의 기록물 데이터베이스는 정보통신망, 데이터, 기록물, 국가 비밀 보호 등 관련 법률 규정 및 외교부 규정에 따라 안전하고 보안이 유지되어야 한다.

조 6. 기록물의 활용 및 가치 발현

1. 기록물 사용 방법은 독자에게 기록물을 제공하거나 기록물 사본을 발급하는 것이다.

2. 외교부 기록물을 접근하고 사용할 때의 책임:

a) 제26조 제2항에 따른 법률 규정을 준수해야 한다.

b) 기록물 정보를 적법한 목적에 맞게 사용해야 한다.

c) 외교부 기록물을 이용하여 국가 이익, 민족 이익, 당과 정부의 이익, 대외 관계, 공동체 이익, 외교부와 기관, 단체, 개인의 합법적 이익을 해치는 활동을 하지 않아야 한다.

d) 기록물을 보호하고 손상시키거나 잃어버리지 않도록 해야 한다.

3. 국가 비밀을 포함하는 기록물의 사용은 국가 비밀 보호 관련 법률 규정과 외교부의 보안 업무 규정에 따라 이루어져야 한다.

4. 외교부의 제한적 접근 기록물:

a) 외교부의 내용이 사용 시 국가 이익, 민족 이익, 당과 정부, 국방, 안보, 국제 관계 및 외교부와 기관, 단체, 개인의 이익에 악영향을 미칠 수 있는 기록물이다.

b) 외교부 장은 외교부의 제한적 접근 기록물 목록을 작성하고, 외교부 장에게 외교부의 제한적 접근 기록물 목록 승인을 건의한다.

5. 외교부 장은 외교부의 기록물, 제한적 접근 기록물 사용 허가 심사 권한을 국내외 개인, 단체, 기관에 대해 외교부 장에게 제안한다.

6. 외교부의 기록물은 효과적으로 사용되고 가치를 발휘해야 한다. 외교부의 기록물 가치 발현 방법과 내용은 제41조, 제42조, 제43조, 제44조, 제45조 및 제46조에 따라 이루어진다.

조 7. 가치가 소멸한 기록물 폐기

1. 외교부의 종이 기록물 폐기는 「기록물관리법」 제16조 제1항, 제2항 및 제3항 단서 b항에 따라 내무부의 지침에 의거하여 이루어진다.

2. 외교부의 전자 기록물 폐기는 「기록물관리법」 제36조 제4항에 따라 내무부의 지침과 본 통칙 제17조에 의거하여 이루어진다.

3. 외교부의 국가기밀을 포함하는 기록물 폐기는 국가기밀 보호 관련 법률 규정과 외교부의 보안 업무 규정에 따라 이루어진다.

4. 외교부 정무차관은 외교부 장관에게 건의하여 외교부의 가치가 소멸한 기록물 폐기 권한을 결정한다.

조 8. 기록물 관리 및 업무 수행 책임

1. 외교부 정무차관은 외교부의 관할 범위 내에서 기록물 관리 업무를 수행하기 위한 국가 관리 기능을 외교부 장관에게 건의하며, 이는 다음과 같은 내용을 포함한다.

a) 외교부의 기록물 관리 업무와 관련된 규정 문서의 작성, 발행, 지침 제공 및 실행 조직화.

b) 기록물 보호, 보존 및 가치 발굴에 대한 인식 향상을 위한 홍보 활동 조직화.

c) 외교부 기록물에 대한 서비스 제공 조직 및 개인 선정.

d) 기록물 관리 규정 및 기록물 제출 규정 준수를 촉구하고 검사하며, 외교부 기록물 보고 및 통계를 종합하고 보고.

đ) 외교부 전용 보관소 및 예비 보관소 구축 및 기록물 관리와 기록물 데이터베이스 관리 책임 부담.

e) 기록물 업무 수행에 따른 포상 및 징계.

g) 국내외 기관, 조직 및 개인과의 기록물 관련 협력.

2. 외교부 인사국 국장은 외교부의 관할 범위 내에서 기록물 업무를 수행하는 공무원, 직원 및 근로자의 채용, 배치, 이동, 교육 및 훈련을 외교부 장관에게 건의한다.

3. 외교부 기밀통신기술국 국장은 외교부와 협력하여 기록물 업무를 위한 기술 인프라 구축 및 기술 적용, 기록물 디지털화, 기록물 데이터베이스 구축 및 업데이트, 데이터 공유 방안 수립, 외교부 전자 기록물 시스템 구축, 관리 및 운영을 외교부 장관에게 건의하며, 이는 기록물 관리 법률, 국가기밀 보호 법률 및 관련 법률 규정에 따라 이루어진다.

4. 외교부 재무관리국 국장은 외교부의 기록물 업무를 위한 예산 요구 사항을 종합하고 적절한 국가 예산을 배정하여 외교부의 기록물 업무를 지원하며, 이는 국가 및 외교부 규정에 따른 제도, 정액 및 규정에 따라 이루어진다.

5. 외교부 관할 범위 내의 각 부서장은 해당 부서에서 기록물 업무 수행 및 현행 기록물 관리를 조직하며, 공무원, 직원 및 근로자가 기록물 업무를 법령 및 외교부 기록물 규정에 따라 수행하도록 촉구하고 검사하며, 외교부 장관에게 해당 부서의 기록물 업무에 대한 책임을 진다.

6. 공무원, 직원 및 근로자는 업무 문서를 작성하고, 문서 및 기록물에 구체적인 보존 기간을 지정하며, 본 통칙 및 관련 규정에 따라 외교부 기록물 보관소에 문서 및 기록물을 제출해야 한다.

장 3

기록물 보존 기간(외교부)

조 9. 외교부 기록 및 문서의 보존 기간

외교부 기록 및 문서의 보존 기간은 본 고시 부속서 1에 따른 규정에 따라 시행된다.

조 10. 외교부 기록 및 문서의 보존 기간 적용

1. 기록 및 문서의 보존 기간은 외교부와 외교업무와 관련된 기록 및 문서를 보유하고 있는 기관 및 단체의 기록 및 문서의 보존 기간을 결정하는데 사용된다.

2. 기록 및 문서의 보존 기간은 본 고시 부속서 1에 따른 기록 및 문서의 보존 기간보다 낮아질 수 없다.

3. 외교부 관할 하에 있는 단위, 다른 기관 또는 단체가 본 고시에서 규정되지 않은 기록 및 문서의 경우, 해당 단위, 기관 또는 단체는 본 고시에 명시된 그룹과 관련 법령의 규정을 참조하여 보존 기간을 결정한다.

장 IV

외교부 보존소 외로 이동하여 국내외에서 사용하기 위한 기록 및 문서

조 11. 외교부 보존소 외로 이동하여 국내외에서 사용하기 위한 기록 및 문서의 이동 결정 권한

1. 국가 비밀을 포함하는 기록 및 문서에 대해서는:

a) 외교부 장관 또는 위임받은 차관이 외국에서 사용하기 위해 외교부 보존소 외로 이동하는 것을 결정한다.

b) 외교부 장관 또는 위임받은 차관, 외교부 사무총장 또는 위임받은 부사무총장이 국내에서 사용하기 위해 외교부 보존소 외로 이동하는 것을 결정한다.

2. 국가 비밀을 포함하지 않는 기록 및 문서에 대해서는:

조 11 제1항 제2호에서 정한 자가 국내외에서 사용하기 위해 외교부 보존소 외로 이동하는 것을 결정한다.

3. 외교부 보존소에 제출되지 않은 기간 동안 국내 단위 또는 대표기구가 관리하는 기록 및 문서에 대해서는:

a) 국가 비밀을 포함하거나 외교부 접근 제한 목록에 있는 기록 및 문서는 단위 또는 대표기구가 외교부 사무총장과 서면으로 협의하고, 외교부 지도부에게 보고하여 결정한다.

b) 국가 비밀을 포함하지 않는 기록 및 문서는 단위 또는 대표기구의 책임자가 해당 권한 내에서 이동 허가를 결정한다.

조 12. 외교부 보존소 외로 이동하여 국내외에서 사용하기 위한 기록 및 문서를 이동할 때 기관, 단체, 개인의 책임

1. 국가 비밀 정보를 포함하는 기록 및 물품을 외국에서 사용하기 위해 외교부 보존소 외로 이동하는 것은 조 11 제1항 제1호에서 정한 자의 허가를 받아야 하며, 공식 방문단장에게 보고해야 한다.

2. 외교부 보존소 외로 이동하기 위해서는 관련 권한자의 서면 승인이 필요하다. 이동 허가를 받은 개인만이 국내외에서 사용하기 위해 외교부 보존소 외로 이동할 수 있다.

3. 외교부 보존소 외로 이동 중 기록 및 문서를 이용하는 동안, 비밀 정보를 포함하는 기록 및 문서가 누설되거나 분실되는 경우 즉시 공식 방문단장, 단위 책임자 및 외교부 보존소에 보고하여 조치를 취하고 손해를 복구해야 한다.

4. 사용 중 기록 및 문서를 보호하여 분실, 손상, 불법 복제, 정보 유출을 방지하고, 허가된 목적에 맞게 사용하며, 제3자에게 기록 또는 정보를 무단으로 전달해서는 안 된다.

5. 외교부 보존소 외로 이동하기 위한 기록 및 문서의 이동에 대한 법률 및 본 고시의 규정을 준수하고, 비밀 보호에 관한 법률 및 관련 규정을 준수해야 한다.

6. 기록 및 문서 사용 중 이상 사항이나 위반 사항을 발견하면 즉시 외교부 보존소에 통보해야 한다.

조 13. 기록물을 외부로 제출하여 국내외에서 사용하는 절차 및 절차

1. 기록물을 외부로 제출하여 사용하기 위한 요구:

a) 기록물을 외부로 제출하여 사용하고자 하는 개인 또는 단체는 다음 사항을 포함한 서면 요청을 기록부에 제출한다: 성명, 직위, 근무기관; 기록물 종류, 내용 요약, 기밀도, 국가기밀을 포함하는 매체; 사용 목적; 작업 시간과 장소 및 보안 조치; 사용 기간.

b) 권한 있는 자의 결정이 있을 경우, 기록부는 서면으로 개인 또는 단체에게 통보한다.

c) 기록물을 외부로 제출하여 사용할 개인 또는 단체는 보안 규정을 준수하고, 약속서를 작성하고 제출해야 한다. (부록 II 참조).

2. 기록물을 외부로 제출하여 사용하기 위한 검토:

a) 기록부는 다음 사항을 검토한다: 기밀도 수준; 접근 조건 수준; 기록물 사용 목적을 설명하여 이 조 제11항 통지에 따라 권한 있는 자가 결정하도록 한다.

b) 권한 있는 자는 검토하고 승인한다.

3. 기록물 대출 및 반환:

a) 기록물을 외부로 대출하기 위해 개인 또는 단체는 신분증과 해당 기관 또는 단체의 소개서를 가져가야 하며, 기록물 대출 및 반환 확인서를 작성하고 제출해야 한다. (부록 III 참조) 그리고 국가기밀을 포함하는 기록물 대출 및 반환 등록부에 서명해야 한다. (부록 V 참조) 또는 국가기밀을 포함하지 않는 기록물 대출 및 반환 등록부에 서명해야 한다. (부록 VI 참조).

b) 개인 또는 단체는 사용 후 정해진 기간 내에 완전하고 원래 상태 그대로 반환해야 한다. 사용 기간 연장을 위해서는 권한 있는 기관의 동의를 얻어야 한다.

c) 기록부는 기록물 상태를 확인하고 반환 절차를 진행하며, 기록물 반환 확인서를 작성한다. (부록 IV 참조) 그리고 국가기밀을 포함하는 기록물 대출 및 반환 등록부에 서명해야 한다. (부록 V 참조) 또는 국가기밀을 포함하지 않는 기록물 대출 및 반환 등록부에 서명해야 한다. (부록 VI 참조).

d) 기록물이 국가기밀을 포함하고 데이터베이스에 저장되어 있으며, 정부기밀보호본부의 보안 조치를 통해 관리되는 경우에는 사용하거나 운반할 때 인쇄된 문서와 같이 처리되며, 절차 및 절차는 종이 기록물과 동일하다.

4. 기록물의 운송, 수령 및 보관:

국가기밀을 포함하는 기록물을 외부로 운송할 때는 안전을 보장하기 위해 법령에서 정한 국가기밀 보호 규정에 따라 운송 수단 및 장비를 사용해야 한다.

장 V

 외교부 기록물 디지털화 수거, 보관, 사용 및 폐기

조 14. 외교부 디지털 기록물 수거

1. 외교부 디지털 기록물 수거는 내무부의 디지털 기록물 보관 업무 지침에 따라 이루어진다.

2. 온라인 수거:

외교부와 외교부 소속 기관이 같은 시스템을 사용하거나 다른 시스템을 사용하더라도 데이터 전송 시 정보 보안을 보장하는 연결 방안을 갖춘 경우, 기록부에 디지털 기록물을 온라인으로 수거할 수 있다.

3. 직접 수거:

외교부와 외교부 소속 기관이 다른 시스템을 사용하고 있으며, 데이터 전송 시 정보 보안을 보장하는 연결 방안이 없는 경우, 기록부에 디지털 기록물을 직접 수거할 수 있다.

4. 각 기관은 제출 전 계정을 받고, 제공된 계정을 사용하여 제출 등록을 최대 한 달 전에 완료해야 한다.

5. 기록부는 제출 기관과 함께 제출 목록, 제출 기간 및 데이터 구조를 검토한다.

6. 외교부의 디지털 기록물이 국가기밀을 포함하는 경우, 국가기밀 보호 관련 법률 및 관련 법률에 따라 보관, 수거 및 제출을 수행해야 한다.

조 15. 외교부 디지털 기록물 보관

1. 외교부의 디지털 기록물은 내무부가 제시한 디지털 기록물 업무 지침에 따라 보관된다.

2. 외교부의 디지털 기록물은 안전하게 보관되어야 하며, 장기적인 진실성, 내용의 완전성, 접근성, 관리 및 검색 능력이 보장되어야 하며, 기술 변화에 따른 적절한 전환을 통해 정보 보안 법률과 네트워크 보안 요구 사항을 충족해야 한다.

3. 디지털 기록물은 안전성, 완전성, 접근성을 보장하고 데이터베이스를 업데이트하기 위해 정기적으로 점검 및 백업되어야 하며, 분류 및 보관이 용이하도록 되어야 하나 기록물의 내용 변경 없이 이루어져야 한다.

4. 디지털 기록물 보관 매체는 법령에서 정한 디지털 기록물 보관 환경에서 보관되어야 한다.

조 16. 외교부 디지털 기록물 사용

1. 외교부의 디지털 기록물 사용은 내무부가 제시한 디지털 기록물 업무 지침에 따라 이루어진다.

2. 디지털 기록물은 읽기, 복사본 제공, 디지털 기록물 및 외교부 디지털 기록물 데이터베이스에서 정보 제공 등 다양한 방법으로 사용될 수 있다.

3. 디지털 기록물은 디지털 또는 종이 형식으로 사용자에게 복사본을 제공할 수 있다.

4. 사용자는 계정 로그인을 받은 후에만 디지털 기록물 사용을 할 수 있으며, 계정 정보에는 성명, 공무원/공무직원/직원 코드 또는 시민 식별 코드, 연락처 이메일 또는 전화번호, 우선권 설정(있을 경우), 기타 주석(있을 경우)이 포함된다.

조 17. 외교부 디지털 기록물 폐기

1. 디지털 기록물 폐기는 내무부가 제시한 디지털 기록물 업무 지침에 따라 이루어진다.

2. 디지털 기록물은 보존 기간이 만료되었거나 중복된 경우 폐기된다.

3. 각 부서는 기록물 검토를 통해 가치가 없는 디지털 기록물을 제안하고, 폐기 대상 디지털 기록물 목록을 작성한다.

4. 기록부는 폐기 대상 디지털 기록물 목록을 검토하고, 외교부 장관의 승인을 요청한다.

5. 가치가 없는 디지털 기록물 폐기 결정에 따라 기록부는 시스템에서 가치가 없는 디지털 기록물 문서를 삭제한다.

6. 보존 기간이 만료된 디지털 기록물을 폐기할 때는 같은 시스템 내에서 보존 기간이 더 긴 다른 디지털 기록물과 연결되지 않도록 해야 한다.

장 VI

 구현

조 제18항. 시행 책임

1. 외교부 소속 단위, 외교부 소관 기관, 외교부 관리 권한 아래에 있는 개인 및 단체, 외교 기록 업무와 관련된 조직 및 개인은 본 고시를 준수하는 책임이 있다.

2. 외교부 비서실장은 본 고시의 이행을 지도하고 감독하며, 외교부 장관에게 관련 규칙 및 규정을 제안하여 본 고시의 이행을 보장한다.

3. 이행 과정에서 발생하는 문제는 즉시 외교부 비서실에 보고되어 권한에 따라 지시 또는 상급 기관에 보고하여 해결되도록 한다.

조 19. 효력 발생

본 통칙은 2025년 7월 1일부터 효력이 발생합니다.

본 고시에서 인용된 법규가 수정되거나 다른 법규로 대체되는 경우에는 해당 수정 또는 대체 법규에 따른 조치를 취한다./.