시행령 제 02/2020/TT-BNG은 외교공관 업무 처리 조직 및 절차에 관한 사항을 규정함

시행규칙

공관 직원 업무 처리에 관한 사항

사회주의 베트남 공화국 외국 공관에 관한 법률(2009년 제33/2009/QH12 호, 2009년 6월 18일)을 근거로 함

사회주의 베트남 공화국 외국 공관에 관한 법률 일부 조항 개정 및 보완 법률(2017년 제19/2017/QH14 호, 2017년 11월 21일)을 근거로 함

법률 제80호 2015년 제2015-6-22일 회의록에 근거하여;

정부가 2017년 3월 14일에 발행한 제2017-26호 명령에 근거하여 외교부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조를 규정함

외사국장의 건의에 따라

외교부 장관은 공사 업무 처리 지침을 시행하기 위한 통지안을 발포한다.

장 1

||| 일반 규정

조 1. 적용 범위와 적용 대상

1. 본 통지는 외교부 외사국 공사과, 호치민 시 외사국 사무소 및 베트남이 해외에서 수행하는 외교대표부, 공사대표부, 기타 공사 기능을 위임받은 기관(이하 "외교대표부"라 한다)에서 공사 업무 처리 조직화에 관한 사항을 규정한다.

2. 본 통지는 외교부와 외교대표부에서 공사 업무를 수행하는 단위 및 개인에게 적용된다.

조 2. 영사 흰색 인쇄물과 영사 문서

1. 공사 백색 인쇄물은 공사 문서 발급 과정 중 일부 또는 전체 과정에서 사용되는 법령에 따라 발행되거나 인쇄된 문서, 물품, 자료로서, 외교 여권, 공무 여권, 일반 여권, 사진 보호 필름 및 출입국 허가증 등 법령에 따른 다른 종류의 여권, 스티커 비자, 분리형 비자, 스티커 무비자, 분리형 무비자, AB 테이프, 원본 출생 증명서, 원본 결혼 증명서 및 법령에 따른 다른 종류의 백색 인쇄물을 포함한다.

2. 공사 문서는 관련 법령에 따라 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부의 기능, 임무, 권한에 근거하여 발급되는 문서를 포함한다.

조 3. 명부, 서류, 회의록, 보고서 모델

1. 본 통지에 따라 다음의 공관 업무를 위한 명부, 서류, 회의록 모델을 발부함

a) 2020년 NG-LS 제01호 "외교 여권 및 공무 여권 발급 명단"은 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부에서 사용된다.

b) 2020년 NG-LS 제02호 "외교 여권 및 공무 여권 연장, 수정, 보완 명단"은 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부에서 사용된다.

c) 2020년 NG-LS 제03호 "비자 발급 요청 공문 발급 명단"은 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부에서 사용된다.

d) 2020년 NG-LS 제04호 "해외 거주 베트남 국민 일반 여권 발급 명단"은 외교대표부에서 사용된다.

đ) 2020년 NG-LS 제05호 "해외 거주 베트남 국민 일반 여권 수정, 보완 명단"은 외교대표부에서 사용된다.

e) 2020년 NG-LS 제06호 "통행증 발급 명단"은 외교대표부에서 사용된다.

g) 2020년 NG-LS 제07호 "비자 발급 명단"은 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부에서 사용된다.

h) 2020년 NG-LS 제08호 "무비자 발급 명단"은 외교대표부에서 사용된다.

i) 2020년 NG-LS 제09호 "사법 위임 추적 명단"은 외사국 및 외교대표부에서 사용된다.

k) 2020년 NG-LS 제10a호 "공사 통계 보고서"는 호치민 시 외사국 사무소에서 사용된다.

l) 2020년 NG-LS 제10b호 "공사 통계 보고서"는 외교대표부에서 사용된다.

m) 2020년 NG-LS 제11호 "공사 백색 인쇄물 손상 검사 기록"은 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부에서 사용된다.

n) 2020년 NG-LS 제12호 "공사 백색 인쇄물 사용 보고서"는 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부에서 사용된다.

o) 2020년 NG-LS 제13호 "AB 테이프 발급 명단"은 외교대표부에서 사용된다.

2. 본 조항 제1항에서 정한 명단, 일지, 기록, 보고서는 기술적 조건이 허용하는 경우 외사국, 호치민 시 외사국 사무소 및 외교대표부의 공사 소프트웨어 편의를 이용하여 작성하거나 데이터를 추출하여 필요할 때 검색 및 보관할 수 있다.

조 4. 국내에서 영사 문서를 작성하고 위임하여 작성할 권한

1. 외사국 국장은 다음 문서와 공문을 작성할 권한이 있다:

a) 외교 여권 및 공무 여권의 발급, 연장, 수정, 보완;

b) 외국 대표기관에 보내는 공문의 작성;

c) 외교부 관리 하에 있는 외국인에게 체류 허가증 발급 및 체류 연장;

d) 외교부에서 제출된 문서의 영사 인증, 영사 증명, 증명서 발급;

đ) 외사국 국장이 지시하는 영사 행정 절차 통보 또는 안내문 작성;

e) 당, 정부 초청 외국 특별기의 착륙 및 이륙 허가 발급 및 해당 특별기의 호위 또는 사전 탐색 비행을 위한 민간 항공 활동을 수행하기 위한 비행 허가 발급;

g) 외국 대표기관 등록된 가족사항 등록사항에 대한 가족사항 추적록 사본 발급 및 법률 규정에 따른 다른 문서 발급;

2. 외사국 국장의 문서 작성 및 위임 작성 권한은 다음과 같이 이루어진다:

a) 외사국 국장의 분담에 따라 외사국 부국장은 본 조 제1항에서 명시된 문서를 외사국 국장 대신 작성할 수 있다.

b) 외사국 국장은 외사국 기능 부서의 부서장에게 본 조 제1항에서 명시된 문서 작성 권한을 위임할 수 있으나, 외교 여권의 발급, 연장, 수정, 보완, 대표기관 책임자에게 보내는 공문 또는 모든 대표기관에게 보내는 공문 작성 권한은 제외한다.

c) 외사국 국장의 위임과 외사국 기능 부서의 부서장의 분담에 따라 외사국 기능 부서의 부부서장은 부서장의 문서 작성 권한을 대신할 수 있다.

3. 호치민 시 외사국 국장은 본 조 제1항 제a호와 제c호에서 명시된 문서를 다나נג 시부터 남쪽으로 위치한 대상에게 발급하며, 본 조 제1항 제b호와 제d호에서 명시된 문서를 발급한다.

4. 호치민 시 외사국 국장의 문서 작성 및 위임 작성 권한은 다음과 같이 이루어진다:

a) 호치민 시 외사국 국장의 분담에 따라 호치민 시 외사국 부국장은 본 조 제3항에서 명시된 문서를 호치민 시 외사국 국장 대신 작성할 수 있다.

b) 호치민 시 외사국 국장은 호치민 시 외사국 영사 부서의 부서장에게 자신의 문서 작성 권한을 위임할 수 있으나, 외교 여권의 발급, 연장, 수정, 보완 권한은 제외한다.

c) 호치민 시 외사국 국장의 위임과 호치민 시 외사국 영사 부서의 부서장의 분담에 따라 호치민 시 외사국 영사 부서의 부부서장은 부서장의 문서 작성 권한을 대신할 수 있다.

5. 본 조 제1항, 제2항, 제3항 및 제4항에서 명시된 문서 작성 및 위임 작성 권한을 가진 자의 서명 샘플은 외사국 및 호치민 시 외사국이 각 대외 대표기관, 국내 관련 기관 및 대외 대표기관에 소개한다.

조 5. 해외에서 영사 문서를 작성하고 위임 작성할 권한

1. 대표기관의 책임자가 여권, 여행증명서 등의 발급, 연장, 수정, 보완; 외국 기관에 보내는 공문서 작성; 비자 종류의 발급; 비자 면제 증명서 발급; 문서 및 자료의 공증, 인증, 영사 확인, 영사 합법화; 가족 등록, 국적 관련 문서 및 영사 업무와 관련된 다른 문서 작성에 대한 권한을 가지고 있다.

2. 대표기관의 책임자가 제1항에서 언급한 영사 문서 작성 권한을 위임하는 것은 다음과 같이 규정된다.

가) 대표기관의 책임자는 외교관 또는 영사가 제1항에서 언급한 영사 문서를 작성하도록 위임할 수 있으며, 외교관 여권의 발급, 연장, 수정, 보완은 본 항 제c호의 규정에 따라 이루어진다.

나) 위임받은 사람은 제17조 외국에 위치한 베트남 사회주의 공화국 대표기관 법률 제17조에서 정한 요건을 충족해야 하며, 영사 업무 교육 과정을 이수한 증명서를 소지해야 한다(이 경우에만 예외적으로 교육 과정 이수 증명서가 필요하지 않음). 실제 상황과 해당 지역의 영사 업무 요구 사항을 고려하여 대표기관의 책임자는 영사 문서 작성 권한을 위임받은 사람의 수를 결정하며, 최대 세 명(03명)으로 제한한다. 영사 업무량이 많은 대표기관의 경우, 대표기관은 외교부 영사국과 문서로 협의하여 외교부 지도부에 보고하여 영사 문서 작성 권한을 위임받은 사람의 수를 결정하되, 대표기관 내에서 영사 문서 작성 권한을 가진 사람의 총 수는 최대 다섯 명(05명)으로 제한되어야 한다.

다) 대표기관의 책임자는 제b호에서 언급한 위임받은 외교관 또는 영사 중 한 명에게 외교관 여권의 발급, 연장, 수정, 보완을 위임할 수 있다. 본 항의 규정에 따라 위임받은 외교관 또는 영사는 책임자가 직접 작성할 수 없는 경우에만 외교관 여권의 발급, 연장, 수정, 보완을 수행한다.

3. 위임 및 위임 철회 절차는 다음과 같이 규정된다.

가) 영사 문서 작성 권한의 위임 및 철회는 대표기관의 책임자(또는 위임받은 부책임자)가 영사국에 서면으로 통보한다. 위임 통보 내용에는 위임받은 사람의 이름, 직위, 신분, 위임 범위, 위임 기간, 위임 철회 시점(대체 인력 또는 다른 임무를 맡게 될 경우)이 포함되며, 영사 업무 교육 과정 이수 증명서와 위임받은 사람의 서명 샘플 9개가 첨부된다.

나) 영사국은 위임 통보를 받은 날로부터 5일 이내에 제2항의 규정에 따라 대표기관에 서면으로 답변하여 위임을 승인하거나 거부하며, 거부하는 경우에는 그 이유를 명시한다.

다) 영사국이 위임을 승인한 후, 위임받은 사람이 영사 문서를 작성하게 된다.

라) 영사국은 위임받은 사람의 서명 샘플, 위임 범위, 위임 시작 시점 및 위임 철회 사항을 호치민 시 외무국, 출입국 관리국(경찰청 소속), 국방부 경계군 지휘부, 법무부 가족 등록, 국적, 인증국 및 기타 관련 기관에 통보한다.

마) 대표기관은 영사국이 위임을 승인한 후, 외국의 관련 기관에 위임받은 사람의 서명 샘플과 위임 범위를 소개한다.

바) 위임받은 사람이 영사 문서 작성 과정에서 중대한 잘못을 저지른 경우, 대표기관의 책임자는 자신의 권한으로, 또는 영사국 국장의 요청 또는 외교부 지도부의 지시에 따라 위임을 회수하거나 철회한다.

사) 영사국과 대표기관은 제a호에서 언급한 위임 및 위임 철회 통보 문서를 무기한 보관하고 관리한다.

조 3. 납부 금액, 책임, 납부 방식

영사 문서 발급 절차 및 원칙

제6조. 공증 서류 발급 절차

1. 영사국, 호치민 시 외무국 및 대표기관에서 영사 문서 발급은 접수, 처리, 결과 반환 및 보관 단계로 구성되며, 구체적인 절차는 다음과 같다.

가) 접수 단계는 문서의 적법성 및 완전성 검토, 문서 접수 확인서 발급 및 결과 반환 예정일 통보, 미리 납부 또는 수수료 납부 확인서 발급, 부족한 경우 추가 문서 제출 안내, 해결 조건 미달 시 문서 접수 거부, 해결 조건 충족 시 처리 부서로 전송 등으로 이루어진다.

나) 처리 단계는 해결 방안 제안, 제안 검토, 필요한 경우 확인 및 확인, 데이터 입력, 문서 작성 및 인쇄, 업무용 도장 찍기, 승인 및 서명, 국기 도장 찍기, 처리된 문서를 결과 반환 부서로 전송 등으로 이루어진다.

다) 결과 반환 단계는 처리된 문서의 마지막 검토(처리 정보, 수수료/미납액), 문서 반환 및 결과 수령자의 서명 확인 또는 접수 확인서 반환, 보관 부서로 문서 전송 등으로 이루어진다.

라) 보관 단계는 문서 분류, 업무 프로그램에서 목록 생성, 해결된 문서의 종류별, 절차별, 처리 순서별 보관 등으로 이루어진다.

마) 수수료 및 미납액은 접수 단계 또는 영사 문서 발급 결과 반환 단계에서 개인 또는 조직에게 부과될 수 있으며, 이는 접수 및 결과 반환 부서 또는 본 통지 제9조에 따라 공개적으로 알림 및 게시된다.

2. 조 장관은 주재국 사무소, 호치민 시 외사국장 및 해당 조직의 대표 기관이 이 조 제1항에 따른 영사 문서 발급 절차를 그 기관의 실정과 본 통칙 제7조 규정에 따라 수행하도록 한다.

제7조. 처리 원칙

1. 각 직원은 영사 문서 발급 절차의 한 단계 또는 여러 단계를 담당한다. 영사업무가 적거나 직원이 부족한 경우 한 사람이 여러 단계를 수행할 수 있으나, 하나의 절차를 완전히 처리하지는 않아야 하며, 세금계산서 작성자는 동시에 수금하지 못하며, 서명자는 국기 도장을 보관하고 날인하는 사람과 동일인이 아니어야 하며, 서명자 또는 국기 도장을 보관하고 날인하는 사람은 영사 공백증명서 관리자가 될 수 없다.

2. 본 통칙 제6조 제1항 점 b에 따른 절차 처리 단계에서 제안, 검토, 확인, 확인, 승인, 발급 단계는 주재국 사무소 공무원, 호치민 시 외사국 공무원 또는 대표 기관의 외교관 또는 영사관 직원이 수행해야 한다.

조 8. 영사 서류 접수 원칙

1. 영사 문서는 기관 본청에서 접수되며, 법률이 허용하는 경우를 제외한다.

2. 위임된 개인이나 기관을 통해 또는 우편으로 영사 문서를 제출할 수 있는 영사 절차에 대해서는 주재국 사무소, 호치민 시 외사국 및 대표 기관은 해당 절차 규정에 따라 문서를 접수한다.

3. 조 장관, 호치민 시 외사국 국장 및 대표 기관의 책임자는 해당 기관 및 지역의 구체적인 상황을 고려하여 위임 또는 우편으로 영사 문서를 접수하고 처리하는 방법을 법적 규정과 주재국 사무소 지침에 따라 문서로 정한다.

제9조. 절차 규정 공개

주재국 사무소, 호치민 시 외사국 및 대표 기관은 자체 웹사이트와 기관 본청에 현재 적용 중인 영사 문서 발급 절차, 비용 및 수수료, 접견 일정을 공개하도록 한다.

장 3

 영사 공백증명서 관리,

문서 보관 및 영사 보고 체제

제10조. 영사 공백증명서 관리 및 사용 체제

1. 영사 공백증명서는 비밀 문서처럼 관리되고 보호된다. 조 장관, 호치민 시 외사국 국장 및 대표 기관의 책임자는 영사 공백증명서의 보관 및 사용을 안전하고 보안 규정, 문서 발급 절차, 관리 및 배포 규정을 준수하도록 조직한다.

2. 발급 기준 미달 또는 발급 과정에서 기술적 오류로 손상된 영사 공백증명서(손상된 영사 공백증명서)는 "폐기"라는 날인을 하고 본 통칙 제13조 규정에 따라 처리한다.

3. 대표 기관이 여권에 부착한 기술적 오류로 인해 제거할 수 없는 손상된 영사 부착 공백증명서(비자 부착 공백증명서, 부착 면비증, AB 스탬프)에 대해, 해당 기관은 손상된 영사 공백증명서에 "폐기" 날인을 하고 무료로 대체 증명서를 발급하며, 손상된 영사 공백증명서, 대체 증명서 및 당사자의 여권 신분 페이지 복사본은 본 통칙 제13조 제2항 규정에 따라 주재국 사무소에 보내진다.

조 11. 국내에서 영사 백지 인쇄물 예산 편성 및 배부

1. 국내 기관에 배부되는 영사 백지 인쇄물은 외교 여권, 공무 여권, 스티커 비자(붙임형, 분리형), 사진 보호 필름 및 출입국 관련 가치 있는 서류로 법률에 규정된 바에 따름.

2. 국내에서 영사 백지 인쇄물을 사용하는 기관은 외사국과 호치민 시 외사국이 포함된다.

3. 매년 11월, 외사국과 호치민 시 외사국은 실제 수요, 이전 연도의 사용량을 고려하여 다음 연도에 사용될 영사 백지 인쇄물의 수량을 예상하고 이를 계획에 반영한다. 외사국은 예상 수량을 집계하고 인쇄 및 구매 계획을 세우며, 적기에 공급되도록 보장한다.

4. 영사 백지 인쇄물의 배부가 필요할 경우, 호치민 시 외사국은 외사국에 공문을 보내고 그 안에 요청하는 영사 백지 인쇄물의 수량과 해당 기관 또는 다른 기관의 직원에게 인쇄물 수령 절차를 위임하는 내용을 기재한다. 위임받은 직원은 외사국과 재정관리국에서 인쇄물 수령 절차를 처리해야 한다.

조 12. 대표기구에 대한 영사 백지 인쇄물 예산 편성 및 배부

1. 대표기구에 배부되는 영사 백지 인쇄물은 본 통지 제2조 제1항에서 정한 종류에 따른다.

2. 매년 11월, 대표기구는 실제 수요, 이전 연도의 사용량을 고려하여 다음 연도에 사용될 영사 백지 인쇄물의 수량을 예상하고 외사국에 공문으로 통보한다. 외사국은 각 대표기구의 예상 수량을 집계하고 인쇄 및 구매 계획을 세우며, 적기에 대표기구에 공급되도록 보장한다.

3. 영사 백지 인쇄물의 배부가 필요할 경우, 대표기구는 외사국에 공문을 보내고 그 안에 요청하는 각 종류의 영사 백지 인쇄물의 수량과 외교 여권을 소지한 직원에게 인쇄물 수령 절차를 위임하는 내용을 기재한다. 대표기구는 위임에 대한 책임을 진다. 공무 여권을 소지한 직원에게 인쇄물 수령 절차를 위임하고 이를 대표기구로 전달하려면, 대표기구는 외사국과 문서로 협의하여 외교부 장관에게 보고하여 결정을 받는다.

조 13. 영사 백지 인쇄물 결함 처리

1. 외사국과 호치민 시 외사국에서 배부된 영사 백지 인쇄물이 기준 미달, 배부 또는 사용 중 기술적 결함으로 손상된 경우, 다음과 같이 처리한다:

가) 본 통지 조 1에 명시된 기관은 단위 지도자, 관련 부서 담당자 및 영사 백지 인쇄물 관리 담당자로 구성된 검사위원회를 설치한다. 검사위원회는 모든 손상된 영사 백지 인쇄물을 검사하고, 모델 번호 11/2020/NG-LS에 따른 손상된 영사 백지 인쇄물 검사 기록을 작성한다.

나) 외사국은 자체 발생한 손상된 영사 백지 인쇄물 수량을 집계하고, 호치민 시 외사국으로부터 전송된 손상된 영사 백지 인쇄물을 수령하고 검사하며, 손상된 영사 백지 인쇄물 검사 기록과 같은 기간의 영사 백지 인쇄물 사용 보고서와 대조하여 확인 기록을 작성하고, 규정에 따라 손상된 영사 백지 인쇄물을 폐기한다.

2. 대표기구에서 배부된 영사 백지 인쇄물이 기준 미달, 배부 또는 사용 중 기술적 결함으로 손상된 경우, 다음과 같이 처리한다:

가) 대표기구는 대표기구 지도자 또는 지도자 직속 부서장, 외사국장 또는 외사 담당자, 영사 백지 인쇄물 관리 담당자로 구성된 검사위원회를 설치한다. 검사위원회는 모든 손상된 영사 백지 인쇄물을 검사하고, 모델 번호 11/2020/NG-LS에 따른 손상된 영사 백지 인쇄물 검사 기록을 작성하고, 이를 외사국에 전달한다.

나) 외사국은 대표기구로부터 전송된 손상된 영사 백지 인쇄물을 수령하고 검사하며, 손상된 영사 백지 인쇄물 검사 기록과 같은 기간의 영사 백지 인쇄물 사용 보고서와 대조하여 확인 기록을 작성하고, 규정에 따라 손상된 영사 백지 인쇄물을 폐기한다.

3. 손상된 영사 백지 인쇄물은 반기 또는 분기별로 정기적으로 처리되며, 해당 기간의 영사 백지 인쇄물 사용 보고서에 기재된 손상된 인쇄물만 처리한다.

조 14. 영사 문서의 관리 및 보관

1. 외교부 영사국, 호치민 시 외사국 및 대표기관은 다음 두 종류의 문서를 작성하고 보관해야 한다.

가) 원칙 문서: 법률 규정, 국제 조약, 베트남과 외국의 영사 기관 설립 관련 문서 및 관련 문서, 공문, 전보, 영사 업무 지침, 외교부와 영사국의 영사 업무 지시 및 운영 자료를 포함한다. 직접 영사 업무를 수행하는 직원들은 이러한 자료를 참조하고 적용하여 영사 업무를 수행한다.

나) 영사증명서 발급 문서는 업무 종류, 절차 및 처리 순서별로 보관한다.

보관 문서의 구성은 당사자가 제출하거나 영사 직원이 확인 후 원본을 반환한 사본, 각 절차에 따라 발급되는 증빙 서류 및 문서 처리와 관련된 다른 문서를 포함한다.

여권 교체 시에는 새로운 여권에 이전 여권 번호를 기록하거나 이전 여권 사본을 첨부해야 한다.

2. 각 문서 종류의 보관 기간은 다음과 같다.

가) 외교 여권, 공무 여권 발급 및 재발급, 수정, 보완, 비자 발급 요청 공문은 순번을 부여하여 8년간 보관한다.

나) 일반 여권 발급 및 재발급, 수정, 보완 문서는 10년간 보관한다.

다) 통행증 발급 문서는 3년간 보관한다.

라) AB 템프 스탬프 발급 문서는 2년간 보관한다.

마) 외국인 비자 발급 문서는 1년간, 비자 발급 전보는 5년간 보관한다.

바) 면비자 발급 문서 및 면비자 발급 전보는 5년간 보관한다.

사) 베트남 국적 회복 결정, 베트남 국적 포기 결정 및 포기한 사람 명단은 영구 보관한다. 국적 회복 거부, 국적 포기 거부 사례의 경우, 대표기관은 법무부 또는 영사국의 통보문서와 대표기관이 당사자에게 통보한 문서, 대표기관이 당사자에게 반환한 서류를 영구 보관한다. 국적 회복 거부, 국적 포기 거부 사례의 경우, 대표기관은 해당 사례의 문서를 베트남 국적 회복 또는 포기까지 계속 보관한다.

아) 국적, 가족관계 등록 업무 처리 문서는 영구 보관한다. 이러한 문서가 디지털화되어 전자 형태로 보관된 경우, 5년 후 파기될 수 있다. 디지털화된 문서의 파기는 본 통지규칙 조 15항에 따른다. 국적, 가족관계 등록 업무 처리 전자 데이터는 본 조항 제3항에 따라 영구 보관한다.

자) 가족관계 등록부는 영구 보관한다.

차) 영사 인증, 공증 문서는 영사 인증부, 합법화부, 컴퓨터 관리 프로그램, 위조 또는 규정에 따른 발급되지 않은 문서, 확인 관련 문서는 10년간, 그 외 영사 인증, 합법화 문서는 3년간 보관한다.

카) 공증 문서는 최소 20년간 보관한다.

타) 증명 문서는 서명 및 번역 서명 증명은 2년간, 증명부는 영구 보관한다.

3. 외교부 영사국, 호치민 시 외사국 및 대표기관은 영사 문서, 각 영사 업무 종류의 문서를 보관하고 관리하며, 영사증명서 발급 프로그램의 전자 데이터는 영구적으로 관리하고 보관한다.

조 15. 공사 서류 폐기

보관 기간이 만료된 경우, 외교부 공사국, 호치민 시 외사국, 대표기관은 폐기 문서를 평가하고 폐기 문서 목록을 작성하며, 그 중 폐기 문서의 종류와 수량을 명확히 기재한다. 공사 서류 폐기는 관련 법령에 따른 보관 규정에 따라 이루어진다.

조 16. 보관 일지 종류

각 공사업무 일지는 통일된 양식에 따라 영구 보관되며, 공증 일지와 합법화 일지는 관련 법령에 따른 공증 및 합법화 규정에 따라 보관된다.

조 17. 정기 보고 제도

1. 공사 통계 보고 업무는 다음과 같이 규정된다:

a) 매년 두 번, 호치민 시 외사국은 공사 통계 보고서(양식 10a/2020/NG-LS)와 공사 흰색 인쇄물 사용 보고서(양식 12/2020/NG-LS)를 외교부 공사국에 제출하여 공사 업무 상황을 종합하고 발급된 문서 수량을 통계한다. 또한, 재무부에서 발행한 양식에 따라 수입 보고서와 수수료 보고서를 외교부 재정관리국에 제출하며, 외교부 공사국에도 별도로 제출하여 공사 흰색 인쇄물 사용 상황을 추적한다.

b) 매월, 대표기관은 재무부에서 정한 양식에 따라 수입 보고서와 수수료 보고서를 외교부 공사국과 재정관리국에 제출하여 해외 공사 업무 상황을 종합하고 발급된 문서 수량과 수수료를 통계한다.

c) 매년 두 번, 대표기관은 공사 통계 보고서(양식 10b/2020/NG-LS)를 외교부 공사국에 제출하여 대표기관의 공사 업무 상황을 종합하고 발급된 문서 수량, 수행된 공사 업무, 문제점 및 건의사항(있을 경우)을 통계한다.

d) 분기별 및 연말, 대표기관은 외교부 공사국에 공사 흰색 인쇄물 사용 보고서(양식 12/2020/NG-LS)를 제출한다.

2. 공사 통계 보고서와 공사 흰색 인쇄물 사용 보고서의 통계 기간은 재무부 지침에 따라 수입 보고서와 수수료 보고서의 통계 기간과 일치하며, 구체적으로는 분기 보고서의 경우 전 분기 말 월 26일부터 다음 분기 말 월 25일까지, 6개월 보고서의 경우 전년 12월 21일부터 다음해 6월 25일까지, 연간 보고서의 경우 전년 12월 21일부터 다음해 12월 20일까지이다.

3. 본 조 제1항 점 a, c, d에 따른 보고서는 분기 보고서의 경우 다음 분기 시작 월 10일 이전, 6개월 보고서의 경우 7월 10일 이전, 연간 보고서의 경우 다음해 1월 10일 이전에 외교부 공사국에 제출되어야 한다. 통계 보고서 제출 기한이 주말 또는 법령에 따른 공휴일과 겹치는 경우에는 해당 보고서 제출 기한은 그 다음 근무일로 연장된다.

4. 행정 절차에서 보고 기한, 보고 시점 및 보고 양식이 따로 규정된 경우, 대표기관은 본 고시에 따른 보고 외에 해당 절차에 따른 보고를 수행해야 한다.

장 IV

조직 및 실행

조항 18. 조직적 실행

1. 외교부 공사국 국장, 호치민 시 외사국 국장, 대표기관 책임자 및 외교부 소속 단위 책임자는 본 고시의 시행을 담당한다.

2. 시행 과정에서 문제가 발생하면 대표기관, 호치민 시 외사국은 즉시 외교부 공사국에 신고하여 권한 내에서 해결하거나 외교부 지도부에 보고하여 처리하도록 요청한다.

조 19. 효력 발생

본 고시는 2020년 4월 1일부터 효력을 가지며, 외교부 장관이 2002년 7월 30일에 발표한 공사 업무 처리 규정(2002년 제5호 고시)과 2003년 3월 19일에 발표한 공사 업무 처리 규정 일부 개정 및 보완 규정(2003년 제7호 고시)을 대체한다./.