시행령 제 03/2023/TT-BNG에 따른 외사 업무 처리 조직에 관한 사항

시행규칙

공관 직원 업무 처리에 관한 사항

___

 

사회주의 베트남 공화국 외국 공관에 관한 법률(2009년 제33/2009/QH12 호, 2009년 6월 18일)을 근거로 함

사회주의 베트남 공화국 외국 공관에 관한 법률 일부 조항 개정 및 보완 법률(2017년 제19/2017/QH14 호, 2017년 11월 21일)을 근거로 함

법규범 행정규정 발부에 관한 법률(2015년 제80/2015/QH13 호, 2015년 6월 22일) 및 법규범 행정규정 발부에 관한 법률 일부 조항 개정 법률(2020년 제63/2020/QH14 호, 2020년 6월 18일)을 근거로 함

정부가 2022년 10월 14일 제정한 2022년 제81/2022/NĐ-CP 호 ‘외교부 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 규정’에 근거함

외사국장의 건의에 따라

외교부 장관은 이 통지를 통해 공관 직원 업무 처리 방법 지침을 발부함

 

장 1

일반 규정

조 1. 적용 범위와 적용 대상

1. 본 통지는 외교부 이민국, 호치민 시 외사국, 외교부 사무실 및 외국에 위치한 외교공관, 영사공관, 기타 영사 업무를 위임받은 베트남 기관(이하 "공관"이라 함)에서 공관 직원 업무 처리 방법을 규정함

2. 본 통지는 외교부와 공관에서 공관 직원 업무를 수행하는 단체 및 개인에게 적용됨

조 2. 영사 흰색 인쇄물과 영사 문서

1. 영사 흰색 인쇄물(이하 "영사 흰색 인쇄물"이라 함)은 법에 따라 영사 문서 발급 과정 중 일부 또는 전체 과정에서 사용되는 공문서, 물품, 자료로서, 외교부, 공무부, 일반부 여권, 다른 출입국 관련 법에 따른 문서(보호 필름 포함), 비자(붙임, 분리형), 비자 면제증명서(붙임, 분리형), AB 스탬프, 원본 출생 증명서, 복사본 출생 증명서, 원본 결혼 증명서 등 법에 따른 다른 인쇄물로 구성됨

2. 영사 문서는 이민국, 호치민 시 외사국 및 공관의 직무, 임무, 권한에 따라 법에 따라 발급된 문서를 포함함

조 3. 명부, 서류, 회의록, 보고서 모델

1. 본 통지에 따라 다음의 공관 업무를 위한 명부, 서류, 회의록 모델을 발부함

a) 모델 01/2023/NG-LS "외교, 공무 여권 발급 명부"는 이민국, 호치민 시 외사국 및 공관에서 사용됨

b) 모델 02/2023/NG-LS "외교, 공무 여권 연장 명부"는 이민국, 호치민 시 외사국 및 공관에서 사용됨

c) 모델 03/2023/NG-LS "비자 발급 요청 공문 발급 명부"는 이민국, 호치민 시 외사국 및 공관에서 사용됨

d) 모델 04/2023/NG-LS "해외 거주 베트남 국민 일반부 여권 발급 명부"는 공관에서 사용됨

đ) 모델 05/2023/NG-LS "간소화 절차 일반부 여권 발급 명부"는 공관에서 사용됨

e) 모델 06/2023/NG-LS "비자 발급 명부"는 이민국, 호치민 시 외사국 및 공관에서 사용됨

g) 모델 07/2023/NG-LS "비자 면제증명서 발급 명부"는 공관에서 사용됨

h) 모델 08a/2023/NG-LS "사법 위임 추적 명부"는 공관에서 사용됨

i) 모델 08b/2023/NG-LS "사법 위임 추적 명부"는 이민국에서 사용됨

k) 모델 09a/2023/NG-LS "외사 통계 수치 보고서"는 호치민 시 외사국에서 사용됨

l) 모델 09b/2023/NG-LS "외사 통계 수치 보고서"는 공관에서 사용됨

m) 모델 10/2023/NG-LS "영사 흰색 인쇄물 손상 검사 회의록"는 이민국, 호치민 시 외사국 및 공관에서 사용됨

n) 모델 11/2023/NG-LS "영사 흰색 인쇄물 사용 보고서"는 이민국 및 호치민 시 외사국에서 사용됨

o) 모델 12/2023/NG-LS "AB 스탬프 발급 명부"는 공관에서 사용됨

p) 모델 13/2023/NG-LS "영사 흰색 인쇄물 입출고 관리 서"

2. 본 조 제1항에 따른 명부, 서류, 회의록, 보고서는 공관 업무 관리를 위한 활동에 사용하고 지원하기 위해 신중하게 보관, 유지, 보존되어야 함. 기술 및 정보통신 환경이 허용하는 경우, 이민국, 호치민 시 외사국 및 공관은 이러한 명부, 서류, 회의록, 보고서를 디지털화하여 보관 및 검색할 수 있음

조 4. 국내 영사 문서 승인 및 서명 권한

1. 외교부 영사국 국장은 다음 문서 및 문건에 대한 승인 및 서명 권한을 가진다.

2. 외교부 영사국 국장의 문서 및 문건 승인 및 서명 권한 위임은 다음과 같이 이루어진다.

가) 외교부 영사국 국장의 분담에 따라 영사국 부국장은 조 1항에서 명시된 문서를 대신 서명할 수 있다.

나) 외교부 영사국 국장은 영사국 기능 부서의 실장에게 조 1항에서 명시된 문서 및 문건의 승인 및 서명 권한을 위임할 수 있으나, 외교관 여권 발급 및 연장, 대외기관 책임자에게 보내는 모든 문건의 서명 권한은 제외한다.

다) 외교부 영사국 국장의 위임과 실장의 분담에 따라 영사국 기능 부서의 부실장은 실장이 승인 및 서명해야 하는 문서 및 문건을 대신 서명할 수 있다.

4. 호치민 시 외사국 국장의 문서 및 문건 승인 및 서명 권한 위임은 다음과 같이 이루어진다.

가) 호치민 시 외사국 국장의 분담에 따라 호치민 시 외사국 부국장은 호치민 시 외사국 국장이 승인 및 서명해야 하는 문서 및 문건을 대신 승인 및 서명할 수 있다.

나) 호치민 시 외사국 국장은 호치민 시 외사국 영사실장에게 자신의 승인 및 서명 권한을 위임할 수 있으나, 외교관 여권 발급 및 연장은 제외한다.

다) 호치민 시 외사국 국장의 위임과 영사실장의 분담에 따라 호치민 시 외사국 영사부실장은 영사실장이 승인 및 서명해야 하는 문서 및 문건을 대신 승인 및 서명할 수 있다.

조 5. 해외 영사 문서 승인, 서명 및 위임 승인, 서명 권한

2. 외교 대표부 책임자의 문서 및 문건 승인 및 서명 위임은 다음과 같이 이루어진다.

3. 위임 및 위임 해지 절차는 다음과 같이 이루어진다.

장 II

공증 업무 수행 절차 및 원칙

제6조. 공증 서류 발급 절차

1. 외교국민과외국과, 호치민시 외사국, 대표 기관에서 공증 서류 발급은 접수, 처리, 결과 반환 및 보관 단계로 이루어지며, 구체적인 절차는 다음과 같다.

a) 접수 단계는 서류의 적법성 및 완전성 검토, 접수 확인서 발급 및 결과 반환 예정일 설정, 예정 납부 확인서 발급(접수 확인서와 결과 반환 예정일 설정과 병합 가능), 부족하거나 정확하지 않은 서류에 대한 보완 지침 제공, 처리 불가능한 경우의 접수 거부, 처리 가능한 서류의 처리 부서로 전달 등으로 구성된다.

b) 처리 단계는 해결 방안 제안, 제안 검토, 필요한 경우 확인 및 확인, 데이터 입력, 작성 및 인쇄, 업무용 도장 찍기(필요한 경우), 검토 및 서명, 국기 도장 찍기(필요한 경우), 처리된 서류의 결과 반환 부서로 전달 등으로 구성된다.

c) 결과 반환 단계는 처리된 서류의 마지막 검토(처리 정보, 비용/수수료), 서류 반환 및 결과 수령자의 서명 확인 또는 반환 확인서 반환, 보관 부서로의 서류 전달 등으로 구성되며, 특히 가족 등록(출생, 결혼 등) 서류의 경우 관련 법률 규정에 따라 처리된다.

d) 보관 단계는 처리된 서류의 정렬, 업무 프로그램을 통해 목록 작성 및 보관, 업무 종류 및 처리 순서별로 분류된 서류 보관 등으로 구성된다.

e) 비용 및 수수료 징수는 법률 규정에 따라 이루어진다.

2. 외교국민과외국과장, 호치민시 외사국장, 대표 기관의 장은 본 조 제1항에 따른 공증 서류 발급 절차를 법률 규정, 기관 현황 및 본 통지 제7조에 따라 적절하게 실행하며, 이는 절차 간소화, 전자 환경에서의 공증 업무 처리, 서류 디지털화, 처리 결과 공유 등을 포함한다.

조 7. 공사 업무 수행 원칙

1. 각 직원은 공사 문서 발급 절차의 하나 이상의 단계를 담당한다. 공사 업무량이 적거나 각 단계를 담당할 직원이 부족한 경우 한 사람이 여러 단계를 수행할 수 있으나, 한 사람이 모든 업무를 완전히 처리하는 것은 금지된다. 접수하거나 처리를 제안한 사람은 승인 및 서명을 하지 않으며, 승인 및 서명한 사람은 국기 도장을 찍거나 공사 흰색 인쇄물을 관리하지 않는다.

2. 이 조 제6조 제1항 점 b에 따른 접수 처리 단계에서의 해결 방안 제안, 의견 승인, 검토, 확인, 보고, 서명, 발급 등 각 단계는 호치민 시 외사국, 외교관 또는 공사 직원이 수행해야 한다. 해결 방안 제안과 의견 승인은 문서화하거나 직접 접수에 기록되어야 한다.

3. 공사 문서에 서명하는 사람은 해당 문서가 본인이나 가족에게 직접 관련된 경우 해당 문서에 서명할 수 없다.

4. 공사 업무에서 대표자의 책임과 직원의 책임:

a) 대표자는 직접 공사 업무 수행 조직을 지도하고, 모니터링하며, 촉진하고, 감독하며, 공사 업무를 관리한다. 이는 다음과 같은 내용을 포함한다:

공사 업무 처리 절차를 제정하고, 참여하는 집단과 개인의 역할, 책임을 명확히 한다. 적격한 능력, 도덕성, 전문성을 갖춘 직원을 배치하여 공사 업무를 처리하게 하고, 각 개인의 업무 분배를 문서화한다 (접수자; 처리 방법 제안자; 접수 반환자; 국기 도장 찍는 사람; 공사 문서 서명자; 공사 흰색 인쇄물 관리자 등). 공사 업무 처리 및 접수 처리 제안을 담당하는 직원은 외교부로부터 유효한 공사 업무 교육 증명서를 받아야 하며, 이는 배치 시점 또는 외교부로부터 임기 중 공사 업무 수행 승인 시점에 유효하다는 조건하에, 공사국이 발급한 것이어야 한다. 다만, 면제되는 경우는 제외한다.

 공사 업무 처리 절차와 공사 업무 처리 직원 배치 목록은 문서로 공사국과 인사처에 통보해야 한다.

b) 대표자는 두 번째 사람 또는 외교관/공사 직원에게 공사 업무 관리 및 수행을 위임할 수 있다(이하 "공사 업무 담당자"라 한다).

c) 대표자는 외교부 장관 및 법 앞에서 공사 업무에 대한 책임을 진다. 공사 업무 담당자는 대표자 및 법 앞에서 위임받은 업무와 작업에 대한 책임을 진다. 공사 업무를 처리하는 개인은 대표자와 공사 업무 담당자 및 법 앞에서 그들이 처리하는 업무와 작업에 대한 책임을 진다.

조 8. 영사 서류 접수 원칙

1. 영사 서류는 해당 기관의 사무소에서 접수해야 하며, 법률이 다른 방법으로 서류를 접수할 수 있도록 허용하는 경우를 제외한다.

2. 신청인이 위임된 사람이나 조직을 통해, 우편 또는 온라인을 통해 서류를 제출할 수 있는 영사 절차에 대해서는 해당 절차의 규정에 따라 서류를 접수한다.

3. 외교부 정무차장, 영사국 국장, 호치민 시 외사국 국장 및 대표기관장은 해당 기관 및 지역의 상황을 고려하여, 현행 법률 규정과 영사국의 지침을 바탕으로 위임 또는 우편, 온라인을 통해 영사 서류를 접수하고 처리하는 방법을 문서로 정한다.

4. 서류 접수 공무원은 서류의 정확성과 완전성을 검토하고, 접수 및 처리 조건 미달 시 그 이유를 명시하며, 서류 제출자에게 규정에 따른 보완 및 완료를 안내한다.

5. 대표기관은 국민의 영사 절차 처리 요구를 충족시키기 위해 운영되며, 대표기관 인력 상황을 고려하되, 최소한 주당 3일 이상 본 사무소에서 운영하도록 한다.

조 9. 대표기관장 내부 이양 업무

1. 업무 이동 또는 임기 종료 시, 영사 업무 처리 과정에 참여한 공무원은 지정된 이양받는 공무원에게 (영사 백지, 서류, 자료 및 진행 중인 영사 업무 등) 완전히 이양해야 한다.

2. 이양은 이양자와 이양받는 자 사이에 이양 확인서(이양자 1부, 이양받는 자 1부, 대표기구 1부)를 작성하며, 대표기관장 또는 영사 업무 담당자가 확인한다. 이양자와 이양받는 자는 이양 서류, 자료 및 업무의 완전성과 정확성을 책임진다.

조 10. 영사 절차 정보 공개

1. 외교부 소속 기관 및 대표기구는 본 사무소(서류 접수 및 행정 절차 결과 반환 구역)와 전자 정보 게시판에 영사 절차 정보(제출 방식, 처리 기간, 서류 구성, 요구 조건, 절차), 접객 규칙, 비용 및 수수료, 서류 접수 및 처리 방식 및 일정, 접수 및 반환 부서 연락처를 공개한다.

2. 외교부 소속 기관 및 대표기구는 행정 절차 결과 반환 구역에 의견함을 설치하고, 행정 절차 만족도 조사를 실시한다. 서류 접수 및 반환 공무원은 업무 수행 시 이름 배지를 착용해야 한다.

조 11. 행정 절차 처리 시 금지되는 행동

1. 횡포, 권위주의, 불편을 초래하거나 어려움을 주는 행동; 행정 절차 처리를 요청하는 단체나 개인에게 공개된 비용 및 수수료 외에 돈이나 선물을 받거나 제공하는 행동.

2. 비즈니스 비밀, 개인 비밀을 포함한 행정 절차 수행 중 얻은 정보를 공개하는 행동; 법령이 허용하지 않거나 당사자의 동의가 없는 경우; 이를 이용해 타인의 합법적 권리와 이익을 침해하는 행동.

3. 규정 외의 절차, 요구, 조건, 서류를 추가하는 행동.

4. 법률 규정을 위반하여 행정 절차 처리 시간을 의도적으로 연장하는 행동.

5. 공무소 문화 규칙, 외교부 행동 지침에 맞지 않는 의사소통, 행동, 복장 행동.

6. 조건 미달 또는 불합리한 서류를 반환하면서 이유를 명시하지 않는 행동.

장 III

영사 백지 관리, 서류 보관 및 보고 체계

조 12. 영사 백지 관리 및 사용 제도

1. 외교부 영사국 국장, 호치민 시 외사국 국장 및 대표기관장은 영사 백지의 보관 및 사용을 조직하여 관리, 발급 절차, 안보 및 안전 규정을 준수하도록 한다.

2. 발급 기준 미달 또는 발급 과정에서 기술적 결함으로 인해 손상된 영사 백지(이하 "손상된 영사 백지"라 함)는 "폐기" 도장을 찍고 이 법규의 조 16에 따른 처리를 해야 한다.

3. 대표기관이 발급한 기술적 결함으로 인해 여권에서 분리할 수 없는 스티커형 영사 백지(비자 스티커, 스티커형 비자면제증명서, AB 스티커 등)가 손상된 경우, 해당 손상된 영사 백지에 "폐기" 도장을 찍고 무료로 새로운 영사 백지를 발급한다. 손상된 영사 백지, 교체된 영사 백지와 당사자의 여권 신원 페이지 사진은 이 법규 조 16 항 2에 따라 외교부 영사국에 제출해야 한다.

조 13. 국내에서 영사 백지 예상 및 발급

1. 국내 기관에 발급되는 영사 백지는 외교부법 등 법률에 따라 외교여권, 공무여권, 스티커형 및 분리형 비자, 사진 보호 필름 등이다.

2. 국내에서 영사 백지를 사용하는 기관은 외교부 영사국과 호치민 시 외사국이다.

3. 매년 6월, 외교부 영사국과 호치민 시 외사국은 실제 필요성, 이전 연도의 사용량 등을 고려하여 다음 연도에 사용될 영사 백지 종류별 예상 수량을 계획하고, 호치민 시 외사국은 이를 문서로 외교부 영사국에 통보한다. 외교부 영사국은 이러한 예상 수량을 집계하고, 인쇄 및 구매 계획을 세워 적기에 공급되도록 한다.

4. 영사 백지 발급이 필요한 경우, 호치민 시 외사국은 최소 5일 전에 외교부 영사국에 문서를 보내어 발급을 요청하며, 그 문서에는 발급을 요청하는 각 종류의 영사 백지 수량과 해당 기관 직원 또는 다른 기관 직원에게 위임하여 영사 백지를 수령하게 하는 내용을 명시한다. 위임받은 직원은 외교부 영사국 및 재정관리국에서 영사 백지를 수령하는 절차를 수행하며, 이를 책임진다.

조 14. 대표기관에 대한 영사 백지 예상 및 발급

1. 대표기관에 발급되는 영사 백지는 이 법규 조 2 항 1에 따른 종류이다.

2. 매년 6월, 대표기관은 실제 필요성, 이전 연도의 사용량 등을 고려하여 다음 연도에 사용될 영사 백지 종류별 예상 수량을 계획하고, 이를 문서로 외교부 영사국에 통보한다. 외교부 영사국은 이러한 예상 수량을 집계하고, 인쇄 및 구매 계획을 세워 적기에 공급되도록 한다.

3. 영사 백지 발급이 필요한 경우, 대표기관은 최소 5일 전에 외교부 영사국에 문서를 보내어 발급을 요청하며, 그 문서에는 발급을 요청하는 각 종류의 영사 백지 수량과 외교여권을 소지한 직원에게 위임하여 영사 백지를 수령하게 하는 내용을 명시한다. 대표기관은 한 명의 직원만이 외교부 영사국에서 영사 백지를 수령하도록 위임하며, 이 위임에 대해 책임을 진다. 위임받은 직원은 영사 백지를 수령하는 일을 다른 사람에게 위임하거나 이양하지 않는다. 외교여권을 소지한 대표기관 직원에게 위임하여 영사 백지를 수령하게 하는 경우, 대표기관은 최소 7일 전에 외교부 영사국과 문서로 협의하여 국장이 검토 및 결정하도록 한다.

조 15. 공관백색증명서의 입고, 출고 및 정산

1. 공관백색증명서의 입고와 출고는 모델 번호 13/2023/NG-LS에 따른 기록부에 즉시, 정확하고 완전히 기재되어야 한다.

2. 제13조 제4항과 제14조 제3항에서 규정된 위임인으로부터 공관백색증명서를 수령할 때 호치민 시 외사국은 공관대표기관은 해당 인원과 교부증을 작성해야 한다. 교부증은 최소한 02부로 작성되며 각 당사자가 01부씩 보관하며 다음 최소한의 정보를 포함해야 한다: 교부증 작성일자; 증명서 종류와 수량; 증명서 시리얼번호(있을 경우); 증명서를 교부하고 받는 사람의 성명 및 서명.

3. 외교부 공관국, 호치민 시 외사국, 공관대표기관은 매 분기별로 공관백색증명서의 실제 수량을 백색증명서 창고와 공관 부서에서 정산해야 하며, 인원 변경(공관대표기관의 책임자, 공관업무 담당자, 증명서 관리자 등)이 있을 때와 보고서 검토가 필요할 때도 정산해야 한다. 정산은 교부증을 작성하여 정산을 수행하는 기관에 보관해야 한다.

조 16. 손상된 공관백색증명서의 처리

1. 외교부 공관국과 호치민 시 외사국에서 공관백색증명서를 발급하거나 사용하면서 발생한 손상된 증명서의 처리:

a) 외교부 공관국과 호치민 시 외사국은 공관백색증명서 사용보고서와 대조하여 매 분기별로 모델 번호 10/2023/NG-LS에 따른 공관백색증명서 손상 정산 교부증을 작성해야 한다. 외사국은 6개월마다 해당 기간에 발생한 손상된 증명서와 함께 작성된 교부증을 외교부 공관국에 제출해야 한다.

b) 외교부 공관국은 자체에서 발생한 손상된 공관백색증명서의 수를 집계하고, 호치민 시 외사국으로부터 손상된 공관백색증명서를 수령하여 교부증과 같은 기간의 공관백색증명서 사용보고서와 대조하여 확인 교부증을 작성하고 규정에 따라 손상된 공관백색증명서를 폐기한다.

2. 공관대표기관에서 공관백색증명서를 발급하거나 사용하면서 발생한 손상된 증명서의 처리:

a) 공관대표기관은 공관백색증명서 재고 통합보고서와 대조하여 매 분기별로 모델 번호 10/2023/NG-LS에 따른 공관백색증명서 손상 정산 교부증을 작성하고 손상된 증명서를 봉인하며 6개월마다 해당 기간에 발생한 손상된 증명서와 함께 작성된 교부증을 외교부 공관국에 제출해야 한다.

b) 외교부 공관국은 공관대표기관으로부터 손상된 공관백색증명서를 수령하여 교부증과 같은 기간의 공관백색증명서 재고 통합보고서와 대조하여 확인 교부증을 작성하고 규정에 따라 손상된 공관백색증명서를 폐기한다.

3. 손상된 증명서의 처리는 매 분기별로 이루어져야 하며, 해당 기간의 공관백색증명서 사용보고서 또는 공관백색증명서 재고 통합보고서에 기재된 손상된 증명서만 처리된다.

4. 본 조 제1항과 제2항에서 규정된 교부증은 다음 분기 시작 월 10일 이전까지 외교부 공관국에 제출되어야 한다. 해당 통계 보고 기한이 주말이나 법령에 따른 공휴일과 겹칠 경우, 통계 보고 기한은 그 날 이후의 첫 근무일로 연장된다.

조항 17. 공백 영사증 구형 처리

1. 사용 불가능한 구형 공백 영사증에 대해서는, 제16조에서 정한 공백 영사증 파손 처리 방법에 따라 외교부 영사국, 호치민 시 외사국, 대표기관장이 처리한다.

2. 사용 보고서 또는 재고 보고서의 주석 항목에는 해당 구형 공백 영사증 폐기 내용을 기록해야 하며, 이는 영사공백증명서 파손 검사 기록서(2023년 NG-LS 모델 10)에 기재된 내용을 참조하여 작성되며, 해당 보고서와 함께 제출된다.

조항 18. 영사 문서 관리 및 보관

1. 외교부 영사국, 호치민 시 외사국, 대표기관장은 다음 두 종류의 문서를 작성하고 보관한다.

가) 원칙 문서: 법규, 국제 조약, 영사기관 설립 관련 문서, 외교부와 영사국의 영사 업무 지시, 지침 등 문서를 포함하며, 해당 문서들은 직접 영사 업무를 수행하는 직원들이 연구하고 적용할 수 있다.

나) 영사증 발급 문서: 각 업무별로 시간 순서대로 분류하여 보관하며, 해당 문서는 신청인에게 제출된 원본 또는 대조 후 반환된 사본, 각 업무별로 발급되는 증명서, 업무 처리와 관련된 다른 문서들로 구성된다. 여권 교체 업무의 경우, 과거 여권의 사본을 첨부해야 한다.

2. 각 문서의 보관 기간은 해당 절차에 대한 법률에서 구체적으로 규정되어 있으며, 보관 기간에 대한 지침이 없는 절차의 경우 다음과 같이 처리한다.

가) 일반 여권 발급 문서는 10년간 보관한다.

나) 간소화된 일반 여권 발급 문서는 3년간 보관한다.

다) AB 스탬프 발급 문서는 2년간 보관한다.

라) 외국인 비자 발급 문서는 1년간 보관하며, 비자 발급 전문은 5년간 보관한다.

마) 면비자 발급 문서와 면비자 발급 전문은 5년간 보관한다.

나) 베트남 국적 회복 결정, 베트남 국적 포기 결정 및 포기자 명단은 영구 보관한다. 국적 회복 거부, 국적 포기 거부 사례의 경우, 대표기관장은 법무부 또는 영사국의 통보문서와 대표기관장이 신청인에게 알린 통보문서, 그리고 대표기관장이 신청인에게 반환한 문서들을 영구 보관한다. 국적 회복 미승인, 국적 포기 미승인 사례의 경우, 대표기관장은 해당 문서들을 계속 보관하며, 국적 회복 승인, 국적 포기 승인까지 보관한다.

3. 외교부 영사국, 호치민 시 외사국, 대표기관장은 영사 문서 보관 및 관리를 담당하는 직원을 임명하며, 각 영사 업무 종류별로 작성된 문서를 보관한다. 또한 영사증 발급 프로그램에 속하는 전자 데이터는 영구 보관한다.

조 19. 공사 문서 폐기

보관 기간이 만료된 경우, 외교부 공사국, 호치민 시 외사국, 대표기관은 폐기 문서를 파기하고, 파기 문서 수량을 재조사하여 파기 문서 명세서를 작성하며, 파기 문서 종류를 명확히 기재한다. 문서 파기는 문서 보관 및 국가 비밀 보호에 관한 법률 규정(문서 내 비밀 문서에 대해서는 해당 법률 규정에 따름)에 따라 이루어진다.

조 20. 보관 서류 종류

법규 제정된 모델 보관 서류(출생 등록부, 결혼 등록부 등)를 제외하고, 각 공사 업무 종류별 보관 서류는 통일된 모델로 작성된다. 이러한 보관 서류는 영구 보관되지만, 공증 문서 및 합법화 공증 문서는 공증 및 합법화 공증에 관한 법률 규정에 따라 보관된다.

조 21. 정기 보고 제도

1. 공사 통계 보고 업무는 다음과 같이 규정된다:

a) 매년 두 번, 호치민 시 외사국은 통계 데이터 보고서(2023년 NG-LS 09a 모델)를 외교부 공사국에 제출하여 종합한다. 매 분기마다, 호치민 시 외사국은 외사국 및 재정관리국에 수수료 및 부과금 보고서(재정부가 발행한 모델에 따름)와 공사 흰색 인쇄물 사용 보고서(2023년 NG-LS 11 모델)를 제출한다.

b) 대표기관은 다음 업무를 수행해야 한다: - 매월, 재정부가 규정한 모델에 따라 수수료 및 부과금 보고서를 외교부 공사국 및 재정관리국에 제출하여 해외 공사 업무 상황을 종합하고, 발급된 문서 수량 및 수수료, 부과금을 통계한다. - 매년 두 번, 통계 데이터 보고서(2023년 NG-LS 09b 모델)를 외교부 공사국에 제출하여 대표기관의 공사 업무 상황을 종합하고, 발급된 문서 수량, 수행된 공사 업무, 문제점 및 건의사항(있을 경우)을 통계한다. - 매월 및 연말, 재정부가 규정한 모델에 따라 공사 흰색 인쇄물 종합 보고서를 외교부 공사국 및 재정관리국에 제출한다.

2. 공사 통계 데이터 보고서 및 공사 흰색 인쇄물 사용 보고서/종합 보고서의 통계 기준은 재정부 지침에 따른 수수료 및 부과금 보고서의 통계 기준(날짜별)과 일치하며, 구체적으로 다음과 같다: 한 달 보고서의 경우는 해당 달의 첫 날부터 마지막 날까지, 분기 보고서의 경우는 해당 분기의 첫 날부터 마지막 날까지, 6개월 보고서의 경우는 해당 연도의 1월 1일부터 6월 30일까지, 연간 보고서의 경우는 해당 연도의 1월 1일부터 12월 31일까지.

3. 본 조항 제1항에서 규정된 보고서는 각각 다음 달 또는 다음 분기 시작 달의 10일 이전(월간 또는 분기 보고서의 경우), 6개월 보고서의 경우 7월 10일, 연간 보고서의 경우 다음 연도 1월 10일까지 외교부 공사국으로 제출되어야 한다. 만약 위 통계 보고 기한이 법정 휴일과 겹친다면, 해당 휴일 다음의 첫 근무일로 보고 기한이 연장된다.

4. 행정 절차에서 별도로 보고 기한, 보고 시점 및 보고 양식이 규정된 경우, 대표기관은 본 통지의 규정 외에도 해당 절차의 규정에 따라 보고를 수행해야 한다.

5. 매 분기마다, 외교부 공사국은 재정관리국에 공사 통계 데이터(외교 및 공무 여권 발급 및 연장 수량, 비자 발급 수량, 공증 및 합법화 문서 발급 수량, 비자 발급 요청 공문 수량, 가족 관계 증명서 등)를 제공하며, 재정관리국은 수수료 및 부과금 세부 내역표를 외교부 공사국에 제공한다.

장 IV

조직 및 실행

조 제22조. 시행 조직

1. 외교부 공사국 국장, 호치민 시 외사국 국장, 대표기관 책임자 및 외교부 소속 단위 책임자는 본 통지를 조직적으로 시행하는 책임이 있다.

2. 시행 과정에서 문제가 발생하면, 대표기관 및 호치민 시 외사국은 즉시 외교부 공사국에 보고하여 권한에 따라 해결하거나, 외교부 지도부에 보고하여 검토해달라고 요청한다.

조 23. 관련 기관의 책임

1. 영사국은 장관이 영사 업무를 국내외에서 지휘, 지도, 감독, 점검하도록 지원하며, 이 시행규칙의 이행을 모니터링하고 보고한다.

2. 호치민 시 외사국과 대표기구는 이 시행규칙에 따라 영사 업무를 수행하며, 영사국의 업무 지침을 받는다.

3. 부 검찰총괄은 국내외 영사 문서 발급 과정에서 발생한 민원, 고발에 대해 권한 내에서 처리하며, 검찰 규정에 따른다.

4. 인사부처는 부 장관에게 대표기구에서 영사 업무를 수행하는 직원 배치를 위한 자문을 제공하며, 이 시행규칙에서 정한 기준과 조건을 충족하도록 한다. 또한, 영사 업무 수행 중 잘못된 행동을 한 직원에 대한 검토와 징계를 주도한다.

5. 부 비서실은 장관이 국내에서 영사 행정 절차를 관리하고 이행하도록 지휘, 지도하는 데 지원한다.

6. 재정관리국은 국내외 영사 수수료와 세금 관련 업무를 주도하며, 국내 수수료와 세금 징수를 위해 영사국과 협력한다. 또한, 재무부의 재고 보고서 양식에 대한 지침을 영사국과 함께 제공한다.

조 24. 효력 발생

본 통합문서는 2023년 9월 15일부터 효력을 가지며, 외교부 장관이 2020년 2월 14일에 발표한 제2020-02-02호 통합문서를 대체한다./.