결정 번호 05/2002/QĐ-BNG 2002년 7월 30일 외교부 장관이 발부한 외교부령 외사 업무 처리에 관한 규정(인용)

결정

외교부 장관이 발부한 공관 업무 처리에 관한 규정(일부)

_____________________

조 1. 본 결정은 다음과 같이 첨부됩니다:

1. 외교부 이민국, 호치민 시외무국 및 해외 대표부, 공관, 기타 외교 또는 공관 기능을 위임받은 기관에서 공관 업무 처리에 관한 조직 규정.

2. 다음 표준 양식:

• NG-LS 01호 "시민 등록부"

• NG-LS 02호 "시민 등록 신청서"

• NG-LS 03호 "공관 비자 발급 등록부"

• NG-LS 04호 "해외 거주 시민 일반 비자 발급 등록부"

• NG-LS 05호 "해외 거주 시민 비자 연장, 변경, 보완 등록부"(외교, 공무, 일반 비자 모두 사용)

• NG-LS 06호 "통행증 발급 등록부"

• NG-LS 07호 "외국인 및 외국 여권 소지자 비자 발급 등록부"

• NG-LS 08호 "외국인 및 외국 여권 소지자 비자 변경, 보완 등록부"

• NG-LS 09호 "베트남 국적 취득 및 복귀 추적 등록부"

• NG-LS 10호 "베트남 국적 상실 추적 등록부"

• NG-LS 11호 "위임 사법 추적 등록부"

• NG-LS 12호 "공관 통계 수치 보고서"

• NG-LS 13호 "공관 백지 인쇄물 폐기 서면"

• NG-LS 14호 "유골 및 유물 입국 허가증"

• NG-LS 15호 "유골 및 유물 입국 허가 등록부"

• NG-LS 16호 "공관 백지 인쇄물 관리 및 사용 보고서"

조 2. 본 결정은 발효일로부터 30일 후 적용되며, 외교부가 1996년 9월 26일에 발부한 297/QĐ-NG 호에 따른 공관 업무 처리에 관한 일부 규정을 대체한다.

공관 업무 처리에 관한 규정

(2002년 7월 30일 외교부 장관이 발부한 05/2002/QĐ-BNG 호에 부속)

외교부 장관)

I. 공관 관련 서류의 서명:

1. 국내에서 서명 및 위임 서명

1.1. 이민국장과 호치민 시외무국장은 외교비자, 공무비자 발급, 연장, 변경, 보완, 외교 또는 공관 면제를 받는 외국인의 비자 발급, 변경, 보완, 공관 업무 관련 공문 및 전보 발송, 공증 및 공관 확인 등 다른 법령에 따라 정해진 문서 서명 권한이 있다.

1.2. 이민국장은 이민국 내 각 부서장에게 1.1 항목에서 언급된 문서 서명 권한을 위임할 수 있으나, 외교비자의 발급, 연장, 변경, 보완, 대표부 장에게 보내는 공문 및 전보 발송은 제외된다.

호치민 시외무국장은 이민국 부서장에게 1.1 항목에서 언급된 문서 서명 권한을 위임할 수 있으나, 외교비자의 발급, 변경, 보완은 제외된다.

2. 해외 대표부에서의 서명 및 위임 서명

2.1. 대표부 장은 모든 종류의 비자, 통행증 발급, 연장, 변경, 보완, 공증 및 공관 확인, 가족관계 증명서, 국적 관련 문서 및 다른 공관 업무 관련 문서 서명 권한이 있다.

2.2. 대표부 장은 외교관 또는 공관 직원에게 2.1 항목에서 언급된 문서 서명 권한을 위임할 수 있으나, 외교비자의 발급, 연장, 변경, 보완은 제외된다. 공관 부서가 있는 대표부에서는 대표부 장이 공관 부서장에게 2.1 항목에서 언급된 문서 서명 권한을 위임할 수 있다.

2.3. 위임 받은 자는 1992년 6월 4일 협의회의 법령 시행 세부 규정에 따른 189/HĐBT 호 법령 제2조 제2항, 제3항, 제4항에서 정한 요건을 충족해야 한다. 현지 상황과 공관 업무 요구에 따라 대표부 장은 공관 업무 관련 문서 서명 권한을 위임받은 사람 수(1~3명)를 결정한다.

2.4. 위임 및 위임 철회 절차:

2.4.1. 공관 업무 관련 문서 위임 및 위임 철회는 대표부에 보관하고 이민국에 통보해야 한다. 위임 통보 서류는 대표부 장(또는 부 장)이 서명하며, 위임 받은 자의 이름, 직위, 위임 필요성, 위임 범위를 명시하고, 위임 받은 자의 서명 샘플 9개를 첨부해야 한다.

2.4.2. 2.3항에 따라 이민국은 5일 이내에 위임 등록을 승인하거나 불승인하며, 불승인 시 이유를 명시해야 한다.

2.4.3. 위임 등록이 승인된 후에만 위임 받은 자가 공관 업무 관련 문서를 서명할 수 있다.

2.4.4. 위임 등록을 승인하지 않거나 위임 받은 자가 중대한 위반 행위를 한 경우, 이민국장은 대표부 장에게 위임 또는 위임 철회를 철회하도록 요청한다. 이 문제에 대한 합의가 이루어지지 않을 경우, 이민국은 부 장관에게 보고하여 결정을 내려야 한다.

2.4.5. 이민국은 호치민 시외무국, 출입국관리청(경찰부), 국방부 육군경계부대 지휘부 및 기타 관련 기관에 위임 받은 자의 서명 샘플, 위임 범위 및 위임 철회 사실을 통보해야 한다.

대표부는 이민국이 위임 등록을 승인한 후, 외국 관련 기관에 위임 받은 자의 서명 샘플, 위임 범위를 소개해야 한다.

2.4.6. 이민국과 해외 대표부는 위임 및 위임 철회 통보 서류를 관리하고 보관해야 한다.

II. 공관 업무 관련 문서 발급 절차:

1. 이민국, 호치민 시외무국 및 해외 대표부에서 공관 업무 관련 문서 발급 절차는 다음과 같이 진행된다:

a) 접수:

- 서류를 검토하고, 서류가 완전하고 적법하다면 접수증을 작성하고 결과를 받을 날짜를 약속함;

- 예상 수입 증명서 또는 수수료 영수증을 작성함;

- 처리 부서로 서류를 전달함.

b) 수수료 징수;

c) 서류 처리:

- 해결 방안을 제안함;

- 제안 의견을 승인함; 특별한 경우 처리 시 승인자는 명확한 이유를 기재하여 서류에 서명해야 함.

- 관련 기관에 전보를 발송함(필요한 경우); 국내 기관으로부터 받은 전보 답변을 시스템에 저장함(대표 기관에 한함);

- 데이터 입력 및 인쇄; 여권 발급 시 얇은 필름을 붙임;

- 업무용 도장을 찍음;

- 발급 인준;

- 국기 도장을 찍음,

- 보관록에 기록하고 결과 제공 부서로 전달함.

d) 결과 제공 :

- 처리된 서류를 마지막으로 확인함;

- 서류를 반환하며 수령인에게 서명받음;

- 모든 서류를 시스템에 보관함.

đ) 처리 순서와 시간 순으로 서류를 보관함.

2. 처리 원칙 :

a) 각 직원은 위 과정에서 하나 이상의 작업을 처리하고 책임을 지며, 공사 업무가 많지 않거나 직원이 충분하지 않은 경우에는 한 사람이 여러 작업을 수행할 수 있으나, 한 사람이 모든 작업을 완전히 처리하는 것은 금지되며, 영수증 작성자가 동시에 수수료를 징수하지 못하며, 서명자가 동시에 국기 도장을 찍거나 보관하지 못하며, 서명자와 도장 보관자가 동시에 공백 문서(여권, 비자, 가족관계 증명서 등)를 관리하지 못하도록 함.

b) 서류 처리 과정(제2장 1항 c 점)은 외교관 또는 공사 직원이 수행하며, 데이터 입력, 인쇄, 필름 붙이기, 도장 찍기, 보관록 기록은 다른 직원이 수행할 수 있음.

3. 공사 관련 서류는 신청인이 직접 제출하고 공사 직원이 기관 본부에서 접수해야 하며, 본부 외에서 공사 관련 서류를 접수하는 것은 금지됨. 특별한 경우 신청인이 직접 제출할 수 없는 경우 위임을 통해 처리할 수 있으며, 해외에서는 대표 기관의 책임자가 현지 상황에 따라 위임을 통한 서류 접수 및 처리 방법을 문서화할 수 있음.

4. 공사국, 호치민시 외무국 및 해외 대표 기관은 공사 관련 서류 발급 절차, 수수료, 접견 일정을 공개적으로 알림의 의무가 있음.

III. 공사 관련 공백 문서 관리 및 보관

공사 업무 보관록

1. 공사 관련 공백 문서 관리 :

a) 공사 관련 공백 문서에는 여권, 비자(붙임, 분리형), 여행 허가증, 보호 필름, 가족관계 증명서 등이 포함됨.

b) 매년 대표 기관은 실제 필요량과 이전 연도 사용량을 고려하여 다음 연도 사용을 위한 공사 관련 공백 문서 수량을 예측하고 이를 공사국에 보고하며, 공사국은 이를 바탕으로 공백 문서 인쇄 및 구매 계획을 세우고 대표 기관에 적시에 공급함.

c) 대표 기관의 책임자는 공사국에 공백 문서 요청 수량과 직원 또는 다른 기관의 외교 여권 소지자에게 공백 문서 수령 권한을 위임하는 내용을 문서화하고, 이를 공사국에 보고하며, 책임자는 이러한 위임에 대한 책임을 지음.

d) 공사 관련 공백 문서는 비밀 문서처럼 관리되고 대표 기관의 창고에서 보관되며, 책임자는 직원을 지정하여 공백 문서를 관리하게 하고, 대표 기관은 입고, 출고 규정, 도난, 화재, 습기 등에 대한 안전 조치를 철저히 준수해야 함.

e) 매 분기말 및 연말, 대표 기관은 공사 관련 공백 문서 관리 및 사용 상황을 보고서로 작성하여(모델 번호 16/NG-LS) 해당 분기 말일까지 집계하고, 다음 분기 초 10일 이내에 공사국으로 전보로 보고하며, 보고서를 제출하지 않는 기관은 일시적으로 공백 문서 공급이 중단될 수 있음.

f) 표준 미달, 발급, 사용 중 결함 발생한 공사 관련 공백 문서는 매년 대표 기관의 책임자가 검사반을 구성하고 검사보고서(모델 번호 13/NG-LS)를 작성하여 파기하고 공사국에 통보함.

2. 공사 업무 보관록 관리 및 보관 :

각 기관은 다음과 같은 두 가지 종류의 보관록을 작성하고 보관해야 함:

a. 원칙 보관록: 법규, 국제 조약, 공사 기관 설립 관련 서류, 공문, 전보, 외무부 및 공사국의 공사 업무 지침 등이 포함됨.

공사 업무는 이러한 자료를 참조하여 연구하고 적용함.

b. 서류 발급 보관록: 업무 종류와 처리 순서별로 보관됨:

- 여권 교체 사례는 여권 번호, 서명자 이름 및 날짜, 이전 여권 발급 날짜를 기록해야 함.

- 여권 발급 보관록은 8년간 보관되며, 여권 연장 보관록은 3년간 보관됨.

- 여행 허가증 발급 보관록은 3년간 보관됨.

- 외국인 비자 발급 보관록은 1년간 보관되며, 비자 발급 전보는 별도로 3년간 보관됨.

- 서류 합법화 및 증명 보관록은 5년간 보관됨.

- 가족관계 증명서 및 국적 관련 서류 발급 보관록은 법률에 따른 기간 동안 보관됨.

2. 각 종류의 공사 업무 보관록은 통일된 모델에 따라 작성되며 무기한 보관됨.

3. 공사국 국장, 호치민시 외무국장, 대표 기관의 책임자는 보관록 관리 및 보존을 담당하는 직원을 지정함.

IV. 이행 조직

1. 국외공관, 호치민 시 외사국 및 각 대표기관은 본 규정을 엄격히 준수해야 한다. 매년 각 대표기관과 호치민 시 외사국은 본 규정의 시행 상황을 종합하고, 국외공관에 본 규정의 시행 상황 보고서와 제안사항(있을 경우)을 제출한다.

2. 호치민 시 외사국 및 각 대표기관은 정기적으로 외교부(국외공관)에 외사업무 현황 보고서를 제출하여 국외공관이 외교부에 해외 외사업무 현황을 종합하고, 여권, 비자, 가족관계증명서 등 공증 및 인증 관련 문서 수량을 통계하는 데 도움을 주어야 한다. 각 분기, 연도 중반, 연말마다 호치민 시 외사국 및 각 대표기관은 해당 분기, 연도 중반, 연말까지의 외사보고서를 국외공관에 제출해야 하며, 이 보고서는 각 분기의 경우 해당 분기 첫 달 10일까지, 연도 중반의 경우 7월 10일까지, 연말의 경우 다음 연도 1월 10일까지 제출되어야 한다(보고서 양식은 12/NG-LS 참조).

3. 본 규정을 위반한 기관 또는 개인은 그 정도에 따라 처분된다.

4. 국외공관은 본 규정의 시행을 지도하고 감독할 책임이 있다.