시행규칙 제 05/2025/TT-BNV는 전자 문서 보관 업무에 관한 사항을 규정함

시행규칙

전자기록 보관 업무에 관한 규정을 제정함

기록법 2024년 6월 21일;

정부가 제정한 법률 제25/2025/NĐ-CP 호 2025년 2월 21일에 대한 지침에 의거하여 내무부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구성을 규정함에 있어;

국가기록원장의 요청에 따라;

내무부장관은 전자기록 보관 업무에 관한 시행규칙을 제정한다.

장 1

총칙

조 1. 적용범위

본 통지는 기록법 제29조 제2항, 제34조 제3항, 제36조 제7항을 구체화하며 다음 사항을 포함한다.

1. 전자기록의 형식, 기술적 표시 방법 및 디지털화 과정

2. 전자기록에서 종이기록으로 변환 시의 형식, 기술적 표시 방법

3. 전자기록의 수납, 보관, 사용 및 가치가 소멸한 전자기록의 폐기

조 2. 적용대상

1. 국가기관, 공공기관, 국유기업(이하 "기관, 단체"라 한다)

2. 기록전자화된 자료를 이용하는 방법에 따라 기록법 제36조 제3항 각목 a와 제53조 제1항의 기록서비스업을 수행하는 단체 또는 개인

3. 가족, 종친회, 지역사회는 각각의 조건에 맞게 이 통지의 규정을 개인기록에 적용하기로 결정한다.

조 3. 용어 해석

본 통지에서 사용되는 용어는 다음과 같이 해석된다.

1. 제출 정보 패키지(SIP)는 현행 보관 시스템에서 역사 보관소 또는 다른 보관 시스템으로 제출하기 위해 준비된 기록과 데이터를 포함하는 정보 패키지이다.

2. 보관 정보 패키지(AIP)는 현행 보관 시스템 또는 역사 보관소에서 보존 중인 기록과 데이터를 포함하는 정보 패키지이다.

3. 배포 정보 패키지(DIP)는 사용자에게 제공되는 현행 보관 시스템 또는 역사 보관소에서 보존 중인 기록과 데이터를 포함하는 정보 패키지이다.

4. 정보 객체는 기록 보관소, 기록 건물, 기록 수집, 기록 파일, 문서, 기록, 사진, 음성 기록, 영상 기록 또는 음성 및 영상 기록을 의미한다.

5. 원본 기록은 디지털화 또는 변환 대상이 되는 기록이다.

6. 가치가 소멸한 전자기록은 보존 기간이 만료되었거나 시스템 내에서 중복된 전자기록이다.

제4조. 전자기록의 데이터 구조

1. 전자기록의 데이터는 기록 보관소 데이터, 기록 파일 데이터, 기록 문서 데이터를 포함한다.

a) 기록 보관소 데이터에는 다음이 포함된다: 보관소 코드, 기록 건물, 기록 수집; 보관소 이름, 기록 건물, 기록 수집; 상태(폐쇄, 개방); 보관소 생성 단위의 역사; 기록 시간; 전체 기록 수; 분류 방안 또는 주요 기록 그룹; 언어; 예비 복제 방안; 주석.

b) 기록 파일 데이터에는 다음이 포함된다: 파일 코드; 파일 제목; 보존 기간; 접근 수준; 언어; 시작 시간; 종료 시간; 키워드; 파일 내 전체 기록 수; 페이지 수(디지털화된 파일의 경우); 물리적 상태(디지털화된 파일의 경우); 정보 코드; 신뢰도 수준; 원본 종이 파일의 파일 코드(디지털화된 파일의 경우); 예비 복제 기록 생성 방안; 예비 복제 기록 생성 상태; 파일 파일(전체 파일을 하나의 파일로 디지털화한 경우); 주석.

c) 기록 문서 데이터에는 다음이 포함된다: 문서 식별 코드; 문서 보관 코드; 보존 기간; 문서 유형 이름; 문서 번호; 문서 코드; 문서 발행 날짜; 문서 발행 기관, 단체, 개인 이름; 내용 요약; 언어; 페이지 수; 페이지 수(디지털화된 문서의 경우); 정보 코드; 키워드; 접근 수준; 신뢰도 수준; 서명(디지털화된 문서의 경우); 물리적 상태(디지털화된 문서의 경우); 원본 전자 문서 처리 과정; 예비 복제 기록 생성 방안; 예비 복제 기록 생성 상태; 문서 파일; 주석.

d) 사진, 필름 기록 데이터(본 조 제1항 제c호의 데이터를 제외한 경우)에는 다음이 포함된다: 문서 보관 코드; 보존 기간; 분류(원본 음반, 양면 음반); 저장 번호; 정보 코드; 사건 이름; 사진, 필름 제목; 작가; 촬영 장소; 촬영 시간; 색상; 사진, 필름 크기; 부속 문서; 접근 수준; 물리적 상태; 예비 복제 기록 생성 방안; 예비 복제 기록 생성 상태; 문서 파일; 주석.

e) 오디오, 비디오 기록 데이터(본 조 제1항 제c호의 데이터를 제외한 경우)에는 다음이 포함된다: 문서 보관 코드; 보존 기간; 분류(오디오, 비디오); 저장 번호; 정보 코드; 사건 이름; 오디오, 비디오 제목; 작가; 장소; 시간; 언어; 길이; 부속 문서; 접근 수준; 오디오, 비디오 품질; 물리적 상태; 예비 복제 기록 생성 방안; 예비 복제 기록 생성 상태; 문서 파일; 주석.

2. 전자기록의 데이터는 각 업무에 적합한 구조에 따라 다양한 패키지로 구성된다.

장 II

전자기록의 디지털화 과정 및 전자기록의 형식, 기술적 표시 방법

디지털화된 기록의 표시 방법

조 5. 디지털화 계획 수립

1. 목적 설정

보관 문서의 디지털화는 사용 요구와 보관 문서 가치 발현을 충족시키며, 장기 보존을 하고 원본 보관 문서와의 직접 접촉을 최소화하며, 원본 보관 문서에 대한 예비 문서를 만들고 보관 문서 데이터베이스를 구축한다.

2. 디지털화 대상 보관 문서 선정

가) 제40조 제1항 법령 ‘보관’에 따라 가치가 발현되는 보관 문서 및 행정 활동 지원과 행정 개혁 촉진을 위한 보관 문서

나) 제1항 가목에서 규정한 경우 외의 다른 보관 문서는 해당 보관 문서 관리 권한을 가진 기관의 책임자가 디지털화 여부를 결정한다.

다) 각 기관 및 단체의 보관 문서 디지털화 대상 선정은 해당 기관 및 단체의 책임자의 권한과 책임을 준수하고 역사적 보관 문서의 보존을 보장해야 한다.

3. 표기 형식 및 기술 방법

가) 종이, 양각판 사진, 녹음, 영상(음반 필름), 비디오 등 기록물에서 디지털화된 기록물의 표기 형식 및 기술 방법은 본 통칙에 따른다.

나) 제1항 가목에서 제외된 다른 기록물의 디지털화 표기 형식 및 기술 방법은 현행 보관 중인 기록물은 해당 기관 및 단체의 책임자가, 역사적 기록물은 국가 기록 관리 기관의 책임자가 결정한다.

4. 기록물 디지털화 준비 조건

가) 디지털화 수행 장소

나) 보관 창고에서 디지털화 장소로 이동하는 기록물 운송 수단

다) 디지털화 과정에서의 기록물 안전 보장 방안

라) 디지털화를 위한 장비 및 소프트웨어

마) 디지털화된 기록물 관리를 위한 장비 및 소프트웨어

바) 디지털화 수행 인력

조 6. 디지털화 과정에서의 기록물 안전 보장

1. 디지털화된 원본 기록물의 형태, 표기 형식, 기술 방법 및 정보 내용에 영향을 미치지 않아야 한다.

2. 디지털화 과정에서 보관 창고 내의 기록물 및 문서의 순서를 혼란시키지 않아야 한다.

3. 디지털화된 기록물의 순서는 시스템 관리 디지털 기록물 시스템(이하 "시스템"이라 함)에서 원본 기록물의 보관 창고 내 순서와 일치해야 한다.

4. 페거나 붙어있거나 찢어져 있거나 글자가 희미하거나 물리적 상태가 정보 내용의 완전성과 정확성을 저해하는 기록물은 디지털화 전 업무 처리가 필요하다.

5. 디지털화된 기록물은 시스템 내에서 안전하게 보관되어 사용 요구에 대비해야 한다.

조 7. 디지털화 과정에서의 정보 보안 보장

1. 디지털화를 위해 보관 창고에서 기록물을 꺼내고 디지털화 후 다시 보관 창고로 반환하는 과정은 폐쇄적인 절차이며, 해당 기록물 관리 기관, 단체 또는 개인은 디지털화 전에 이 절차를 승인 받아야 한다.

2. 디지털화 장비

가) 디지털화 과정에서 사용되는 장비는 디지털화 전에 관련 기관의 보안 검사를 받아야 하며, 이동 전에는 모든 데이터를 삭제해야 한다.

나) 디지털화 소프트웨어는 정보 보안을 위한 여러 계층의 보안, 관리자 접근 권한, 각 역할, 기능, 모듈별 권한 분산이 있어야 하며, 디지털화 전에 검사 받아야 한다.

다) 다른 저장 장치로 백업하고 데이터 보안을 유지하여 데이터 손실 및 정보 보안 위험을 방지한다.

라) 네트워크 정보 보안, 디지털화된 데이터 보호 및 보안을 위한 다른 보안 방안을 시행한다.

3. 디지털화 장소

가) 책상, 의자, 조명, 공기 조절 시설을 제공하며, 홍수 위험이 없고 날씨 영향을 받지 않는 넓은 방을 우선적으로 배치한다.

나) 디지털화 장소 내 활동을 기록하고 저장하며, 24시간 감시 가능한 시스템을 설치한다.

다) 디지털화 장소의 화재 예방 및 진압 시스템은 작동 중이며, 화재 예방 규정을 준수한다.

4. 디지털화 장소 입·출입 인원은 다음 사항을 준수해야 한다.

가) 기록물 및 정보의 안전, 기록물 보안, 디지털화 과정 관련 데이터 보안을 보장한다. 서비스 보관 이용 시, 디지털화 수행 기관, 단체 또는 개인은 서면 약속을 해야 한다.

나) 기록물 보호를 위해 보호복과 장갑을 착용한다.

다) 디지털화 장소 입·출입 시 신분증을 제시한다.

라) 디지털화 장소에서는 담배 피우기, 불 사용 및 화재 위험 물질 사용을 금지한다.

마) 디지털화 장소에서는 음식, 음료, 자극제를 가져오지 않는다.

바) 디지털화 장소에서는 이동 전화기, 저장 장치, 사진 및 영상 촬영 장비, 방송 장비 및 기타 개인 물품을 가져오지 않는다.

사) 디지털화된 기록물, 정보기술 장비, 저장 장치를 디지털화 장소 밖으로 가져가는 것은 금지된다.

아) 마지막 사람이 디지털화 장소를 떠날 때 전기 장비를 끄고 출입문을 잠그고 봉인한다.

5. 본 통칙 및 관련 법률 규정에 따라 기록물 관리 기관, 단체는 디지털화 수행 규칙을 정해야 한다.

조 8. 디지털화된 기록물의 형식, 기술적 표시 방법 및 데이터 구조

1.1. 시스템은 확장 가능성을 보장해야 한다: 새로운 시스템 또는 기관을 통합할 때, 시스템은 효율성과 데이터 처리 능력을 유지하고, 현재 진행 중인 거래에 영향을 주지 않아야 하며, 응답 시간을 크게 증가시키지 않아야 한다.

a) 디지털화 비율: 100%; 확대 또는 축소가 필요한 경우 원본 기록물의 정보를 명확하고 정확하게 보장하며, 원본 기록물과 일치하는 비율을 유지해야 한다.

b) 품질: 원본과 일치하고, 문자와 내용을 식별할 수 있을 정도로 밝아야 한다.

c) 기관, 단체 또는 기록물 원본 관리 권한을 가진 개인의 디지털 서명이 디지털화된 기록물 파일에 포함되어야 하며, 표시되는 정보는 다음과 같아야 한다: 기관, 단체 또는 개인의 이름; 서명 시간(년, 월, 일; 시, 분, 초; 베트남 표준시 ISO 8601에 따름); 폰트는 Times New Roman, 소문자, 직립체, 크기 10, 검은색; 기관, 단체의 도장을 표시하지 않음.

d) 파일 이름은 최소한 다음과 같이 구성되어야 한다: 문서 코드와 해당 문서의 순번, 점으로 구분; 디지털화 시 각 문서를 분리하지 않는 경우, 파일 이름은 문서 코드만 사용한다.

2. 구체적인 요구 사항

a) 종이 기록물을 디지털화한 기록물: PDF/A 두 층 형식; 색상: 원본과 동일한 컬러 이미지; 색심도 최소 24비트; 해상도 최소 200dpi(행정 문서), 300dpi(지도, 도면); 디지털 서명 정보는 디지털화된 문서 파일의 첫 페이지 오른쪽 상단에 표시된다.

b) 양각 사진 또는 음각 필름 기록물을 디지털화한 기록물: .JPEG, .PDF, .TIFF, .PNG 형식; 색상: 원본과 동일한 컬러; 최소 해상도 200dpi; 디지털 서명 정보는 디지털화된 문서 파일의 오른쪽 상단에 표시된다.

c) 녹음 및 영상 기록물을 디지털화한 기록물: MPEG-4, .AVI, .WMA; .WAV 압축되지 않은 형식; 최소 비트레이트 1500kbps; 색상: 원본과 동일한 컬러; 디지털 서명 정보는 제36조 제6항에 따른 법령에 따라 표시된다.

d) 녹음 기록물을 디지털화한 기록물: .MP3, .wma 형식; 최소 비트레이트 128kbps; 디지털 서명 정보는 제36조 제6항에 따른 법령에 따라 표시된다.

3. 디지털화된 기록물의 데이터 구조는 이 시행규칙 부록 I에 따른 AIP_hoso 데이터 구조 또는 부록 II에 따른 AIP_tailieu 데이터 구조에 따라 이루어져야 한다.

조 9. 종이 기록물의 디지털화 절차

1. 기록물의 전반적인 조사, 평가 및 디지털화를 위한 기록물의 인수

a) 기록물의 조사 및 통계, 수집 데이터 주요 항목의 계획 작성 및 검토

기관, 단체는 디지털화를 수행하기 위해 현재 상태를 조사하고 디지털화할 필요가 있는 저장 폴드 및 기록물 블록의 위치를 확인해야 한다. 디지털화 계획 및 서비스 제공 방안을 세우고 디지털화된 기록물의 양을 보장하기 위해 각 폴드에서 디지털화될 기록물 블록의 상태를 평가해야 한다.

b) 기록물의 인수를 위해 선반에서 기록물을 가져와 인수 장소로 옮김

기록물을 선반에서 가져와 인수 장소로 옮길 때는 기록물의 배열을 유지하고 기록물을 손상시키지 않아야 한다. 인수 장소는 인수 전 검수를 위한 충분한 공간을 갖추어야 한다.

c) 디지털화 부서에 기록물 인수

기록물 인수는 각 상자, 문서, 페이지의 수량을 검수하고 물리적 상태를 확인하는 것으로 이루어진다. 필요하다면 문서, 기록물의 현 상태를 사진으로 찍어야 한다. 인수는 인수 기록을 작성하여 디지털화 후 반환을 위한 근거로 보관해야 한다. 디지털화 부서가 받은 상자, 문서, 페이지의 수량은 디지털화 후 반환 시 저장고에 인수할 때 대조해야 한다.

d) 저장고에서 디지털화 장소로 기록물 운송

저장고에서 디지털화 장소로 기록물을 운송할 때는 안전한 운송 수단을 사용하고 화재 예방 및 진압을 보장하며 기록물의 배열을 교란하지 않아야 한다.

2. 기록물 청소

a) 적절한 브러시를 사용하여 상자 표면의 먼지를 제거한 후 각 문서, 기록물을 세부적으로 청소한다.

b) 기록물을 청소할 때는 배열을 교란하거나 기록물을 손상시키지 않아야 한다.

3. 데이터 표준화 및 변환(필요한 경우)

a) 데이터 표준화 및 변환 지침 문서 작성

b) 표준화 및 변환 지침 문서에 따라 데이터 표준화 및 변환을 실시한다. 이는 파일 형식 표준화, 데이터 주요 항목 형식 표준화, 문서 및 데이터 주요 항목의 문자 코드 변환, 데이터 주요 항목 구조 변환, 디지털화된 문서 패키징 등을 포함한다.

c) 검사 결과 보고서에 따른 수정을 실시한다.

d) 원본 기록물의 데이터 주요 항목을 디지털화 부서에 인수한다.

4. 기록물 디지털화

a) 기록물을 분리하고 평평하게 만든다.

b) 기록물과 목록, 데이터 주요 항목(있을 경우)을 대조한다.

c) 디지털화 실시

기록물을 스캐너 또는 카메라 등 적합한 장비로 입력하고 디지털화된 파일의 출력 설정을 설정한다: 파일 형식, 해상도, 이미지 압축 모드, 표시 형식, 기술적 표시 방법, 스캔 이미지 파일 저장 위치 및 스캔 이미지 파일 이름 설정 방법; 스캔 후 스캔 이미지의 품질을 확인하고 원본 기록물과 비교한다. 디지털화된 기록물이 요구 사항을 충족하지 못하면 스캐너 또는 카메라 설정을 조정하거나 다시 디지털화해야 한다.

d) 디지털화된 기록물에 대한 데이터 주요 항목을 생성한다(데이터 주요 항목이 없는 경우).

f) 데이터 주요 항목과 디지털화된 기록물 간 연결을 설정하고 연결을 검사한다.

e) 디지털화 후 원본 기록물을 저장고로 반환: 반환 시 기록물의 수량과 상태를 확인하고 기록을 작성하고 보관한다.

g) 원본 기록물을 저장고로 반환하고 선반에 배치한다.

5. 제품 검사

a) 제품 검사 지침 문서 작성

검사 제품에 대한 검사 지침 자료는 스캔 오류와 목록 오류를 명확히 포함해야 하며, 일반적으로 발생하거나 발생할 위험이 높은 오류 사례에 대해 구체적인 주의사항을 제공해야 함; 지침 자료는 검사를 수행하기 전에 각 실시 인력에게 배포되어야 함.

b) 지침에 따라 제품을 검사하고; 검사 보고서를 작성하며; 검사 결과 보고서에 따른 수정 작업을 수행함.

6\. 디지털화된 기록물 문서화 서명은 본 통지 제8조 제1항 점 c 및 제2항 점 a 규정에 따라 이루어져야 함.

7\. 디지털화된 기록물과 디지털화된 기록물의 메인 데이터를 포장하고 시스템으로 전송함.

8\. 제품의 검수 및 이관

a) 제품을 저장 장치로 복제함

안전, 보안, 정보 보호 규정을 준수하도록 복제 지침을 작성하고; 저장 장치로 제품을 복제하는 요구 사항을 명확히 표시하며; 저장 장치는 사용 전에 정보 보안 및 안전성을 확인해야 함; 디지털화 과정이 완료된 후 관리 권한을 가진 기관 또는 단체에 제품 데이터를 여러 번 또는 한 번에 이관하고; 각 이관은 관련 당사자 간에 확인서를 작성하여 기록함.

b) 디지털화된 기록물의 수량과 품질, 그리고 디지털화된 기록물의 데이터 구조를 검사하고; 메인 데이터와 디지털화된 기록물 파일 사이의 정확한 연결을 보장함.

c) 디지털화된 기록물과 디지털화된 기록물 데이터베이스를 다른 저장 장치로 백업하고; 데이터 손실 위험을 방지하기 위해 데이터 보안 조치를 취함.

d) 제품의 검수 및 이관; 데이터베이스 기록을 작성하고 보관함.

이관 확인서, 업무 및 기술 표준, 제품의 요구 사항을 바탕으로 제품의 검수 및 이관을 수행함.

제10조. 사진 기록물 디지털화 프로세스

1\. 디지털화를 위한 사진 준비

a) 사진을 순서나 주제별로 선택하고 배열함.

b) 사진의 품질을 디지털화 과정에서 영향을 받지 않도록 전문 장비, 용액, 화학 물질을 사용하여 먼지를 제거함.

2\. 사진 스캔 또는 촬영

a) 출력 제품 요구 사항에 맞게 고해상도 전문 스캐너 또는 카메라를 선택하여 최상의 이미지 품질을 보장함.

b) 스캐너와 카메라를 제품 출력 요구 사항에 맞게 설정함.

3\. 후처리

a) 전문 장비 또는 소프트웨어를 사용하여 사진을 처리함.

b) 디지털화된 사진의 품질을 검사함.

c) 디지털화된 기록물이 원본 기록물과 정확하고 진실하게 반영되도록 하는 기타 기술적 처리를 수행함.

4\. 디지털화된 파일 서명은 본 통지 제8조 제1항 점 c 및 제2항 점 b 규정에 따라 이루어져야 함.

5\. 본 통지 제9조 제3항, 제5항, 제7항, 제8항 및 제4항 점 d, đ, e, g 규정에 따른 작업 단계를 수행함.

제11조. 필름 음본 기록물 디지털화 프로세스

1\. 디지털화를 위한 음본 필름 준비

a) 음본 필름을 검토하여 손상 징후, 먼지, 곰팡이 또는 균열 또는 다른 물리적 상태를 발견함.

b) 경미한 손상을 수리하거나 먼지를 처리하거나 전문적으로 처리하여 원본 기록물의 품질을 보장함.

2\. 음본 필름 스캔 또는 촬영

a) 고해상도 및 정확한 색상과 함께 음본 필름의 품질을 보장하기 위해 전문 음본 필름 스캐너 또는 카메라를 사용하여 음본 필름을 스캔하거나 촬영함.

b) 스캐너 또는 카메라를 제품 출력 요구 사항에 맞게 설정함.

3\. 후처리

a) 전문 장비를 사용하여 음본 필름을 디지털 형식의 이미지로 처리함.

b) 디지털 형식의 이미지 품질을 검사함.

c) 디지털화된 기록물이 원본 기록물과 정확하고 진실하게 반영되도록 하는 기술적 처리를 수행함.

4\. 디지털화된 파일 서명은 본 통지 제8조 제1항 점 c 및 제2항 점 b 규정에 따라 이루어져야 함.

5\. 본 통지 제9조 제3항, 제5항, 제7항, 제8항 및 제4항 점 d, đ, e, g 규정에 따른 작업 단계를 수행함.

조 12. 기록물 녹음 또는 비디오 디지털화 절차

1. 녹음 또는 비디오를 디지털화하기 위한 준비

가) 녹음 또는 비디오 기기의 상태를 확인하고 평가한다.

나) 먼지와 오염물을 제거하기 위해 전용 장비, 용제, 화학물질을 사용한다.

2. 녹음 또는 비디오를 디지털 형식으로 변환

가) 고해상도 음성 및 영상 전환 장비를 사용하여 물리적 형식(아날로그)에서 디지털 형식으로 음성 신호를 전환한다.

나) 고해상도 음성 및 영상 지원 장치를 사용하여 원래의 음성 및 영상 품질을 유지하거나 더 선명하게 만든다.

3\. 후처리

가) 전문 편집 도구를 사용하여 잡음을 제거하고 소리를 균형 맞추며 밝기와 해상도를 조정한다.

나) 처리된 녹음 또는 비디오 파일을 고해상도 형식으로 저장한다.

4. 디지털화된 파일에 대한 디지털 서명은 이 통지의 제8조 제1항 점 c 및 제2항 점 c 또는 점 d에 따른 규정에 따라 이루어진다.

5\. 본 통지 제9조 제3항, 제5항, 제7항, 제8항 및 제4항 점 d, đ, e, g 규정에 따른 작업 단계를 수행함.

장 III

디지털 기록물에서 종이 기록물로 전환 시 형식, 기술 표기 방법

디지털 기록물에서 종이 기록물로 전환

조 13. 디지털 기록물에서 종이 기록물로 전환 시 요구 사항

1. 전환된 기록물의 형태, 형식, 기술 표기 방법 및 정보 내용이 원본 기록물에 영향을 미치지 않도록 한다.

2. 전환된 기록물의 정보는 원본 기록물의 정보와 동일하게 완전하고 정확해야 한다.

3. 기록물 관리 기관 또는 조직의 책임자는 전환된 기록물의 목적과 사용 요구에 적합한 종이 종류, 인쇄 방식, 잉크를 지정한다.

4. 텍스트, 이미지, 녹음, 필름 등 디지털 기록물에서 종이 기록물로 전환 시 형식 및 기술 표기는 이 통지의 제14조, 제15조, 제16조에 따른 규정에 따라 이루어진다.

5. 제4항 이외의 다른 디지털 기록물에서 종이 기록물로 전환 시 형식 및 기술 표기는 해당 기록물 관리 기관 또는 조직의 책임자가 제1항 및 제2항에 따른 규정에 따라 수행한다.

조 14. 텍스트 형태의 디지털 기록물에서 전환된 기록물의 형식 및 기술 표기

1. 종이 크기: 시스템에서 조정된 디지털 기록물의 실제 크기에 따라 결정된다.

2. 인쇄 비율: 100%, 확대 또는 축소할 경우 원본 기록물과 일치하는 비율을 유지하며 전환된 기록물의 정보가 명확하고 정확하도록 한다.

3. 전환된 기록물의 형식 구성 요소

가) 기록물 전환 날짜 및 장소

나) 전환 작업을 수행한 기관 또는 조직의 이름

다) 전환된 기록물 식별 표기: "기록물 전환"이라는 문구를 전환된 기록물에 명시한다.

라) 원본 기록물의 보관 위치를 나타내는 정보: 전환된 기록물에 원본 기록물의 보관 코드를 표시한다.

마) 전환 작업을 수행한 사람의 이름, 직위, 서명 및 기관 또는 조직의 도장을 포함한다.

4. 형식 표기 요소의 위치: 전환된 기록물의 마지막 페이지 내부 내용 다음에 배치한다.

5. 텍스트 형태의 디지털 기록물에서 전환된 기록물의 표기 모양은 이 통지의 부록 6 제1절에 규정되어 있다.

조 15. 디지털 형태의 사진 또는 음질 필름에서 변환된 기록물의 형식과 기술

1. 종이 크기: 원본 사진 기록물의 실제 크기와 동일하게 함.

2. 인쇄 비율: 100%, 확대 또는 축소할 경우 원본 기록물과 일치하는 비율을 유지하며 전환된 기록물의 정보가 명확하고 정확하도록 한다.

3. 변환된 기록물의 형식 구성 요소는 본 통지 제14조 제3항에 따라 규정되며, 변환된 기록물 뒷면에 표시됨.

4. 디지털 형태의 사진 또는 음질 필름에서 변환된 기록물의 표시 모양은 본 통지 부록 6 제1절에 규정됨.

조 16. 디지털 형태의 오디오에서 변환된 기록물의 형식과 기술

1. 종이 크기: A4, 글자 크기 13-14, 폰트 Times New Roman, 일반 글씨체, 검은색.

2. 변환 방법: 오디오 정보를 텍스트로 변환하거나 오디오 내용을 타이핑하여 정확한 내용을 보장하고 종이에 인쇄함.

3. 기록물 관리 기관 또는 조직의 책임자는 전환된 기록물의 목적과 사용 요구에 적합한 종이 종류, 인쇄 방식, 잉크를 지정한다.

4. 변환된 기록물의 형식 구성 요소와 표시 위치는 본 통지 제14조 제3항 및 제4항에 따라 규정됨.

5. 디지털 형태의 오디오에서 변환된 기록물의 표시 모양은 본 통지 부록 6 제2절에 규정됨.

장 IV

기록물 수납

조 17. 제출 문서 구조

1. 제출 문서 구조

기관이나 단체가 업무 처리 과정에서 디지털 기록물 문서를 작성하고 관리하였다면, 디지털 기록물 문서를 제출해야 함.

가) 같은 시스템 내에서 제출하는 경우, 제출 문서 데이터 구조는 본 통지 부록 1에 규정된 AIP_hoso 구조를 따름.

나) 다른 시스템에서 제출하는 경우, 제출 문서 데이터 구조는 본 통지 부록 3에 규정된 SIP_hoso 구조를 따름.

2. 제출 문서 구조

기관이나 단체가 업무 처리 과정에서 디지털 기록물 문서를 작성하지 않았고, 시스템이 지능형 검색 기능을 통해 단독 기록물을 연결하고 주제별로 표시할 수 있는 경우, 기록물을 제출해야 함.

가) 같은 시스템에서 제출하는 경우, 제출 문서 데이터 구조는 본 통지 부록 2에 규정된 AIP_tailieu 구조를 따름.

나) 다른 시스템에서 제출하는 경우, 제출 문서 데이터 구조는 본 통지 부록 4에 규정된 SIP_tailieu 구조를 따름.

조 18. 디지털 기록물 문서의 제출 방식

1. 직접 제출

제출 기관이나 단체가 수신 기관이나 단체의 시스템과 다른 경우, 또는 두 시스템이 연결되어 있지만 안전 정보 보장을 위한 해결책이 없는 경우, 직접 제출을 실시함.

2. 온라인 제출

제출 기관이나 단체와 수신 기관이나 단체가 같은 시스템을 사용하거나 서로 다른 시스템을 사용하더라도 데이터 전송 과정에서 정보 보안을 보장하기 위해 연결해결책과 기술 표준을 통일한 경우, 온라인 제출을 실시함.

조 19. 현재 기록물에 디지털 기록물 문서를 수납

1. 제출 기간

가) 기관이나 개인은 업무 종료 후 60일 이내에 시스템을 통해 현재 기록물에 디지털 문서를 제출해야 함.

나) 기관이나 개인이 제출 기간이 지난 문서를 업무 수행을 위해 사용해야 하는 경우에도, 제출 규정을 준수하고 제출 후 360일 동안 권한 없이 사용할 수 있음.

2. 현재 기록물은 제출 문서를 수납하고 다음 작업을 수행함.

가) 문서 제목, 보존 기간, 문서 구성, 문서 설명 정보 항목을 검토함.

나) 제출 문서의 설명 정보 항목을 법령과 기관의 규정에 맞게 수정함.

다) 제출 문서가 요구 사항을 충족하면 "동의"를 확인하고, 그렇지 않으면 "반려"를 확인하며, 이유와 보완 요청을 명시함.

3. 현재 기록물의 확인 기간은 제출 기관이나 개인이 시스템을 통해 문서를 제출한 날로부터 60일 이내임.

4. 기관이나 단체의 책임자는 시스템의 기능과 처리 능력에 따라 디지털 기록물 문서를 현재 기록물에 제출하는 방법을 구체적으로 정함.

조 20. 디지털 기록물 문서 역사 기록물 시스템에 제출 등록 1. 기관이나 단체는 역사 기록물 시스템에 접속할 계정을 받은 후 제출 등록을 해야 함.

2. 기관이나 단체는 제출 기간이 도래하기 12개월 전까지 역사 기록물 시스템에 제출 등록을 해야 함.

3. 시스템에 입력되는 정보

가) 요청 번호, 포함 정보: 연도 순위, 제출 코드(있을 경우); 제출 기관 또는 단체의 약어; 제출 횟수; 제출 연도.

나) 제출 기관 또는 단체, 개인 이름.

다) 제출 기관 또는 단체, 개인 코드.

라) 종이 문서를 역사 기록물에 제출했는지 여부(시스템은 "제출함" 또는 "제출하지 않음" 또는 관련 정보를 표시).

마) 디지털 기록물 문서를 역사 기록물에 제출한 횟수(시스템이 자동으로 업데이트하고 표시).

바) 제출 문서의 내용 요약 및 시간.

갑) 제출 문서의 총 건수.

을) 총 페이지 수(있을 경우).

병) 총 용량.

차) 제출 문서 목차.

köln) 제출 문서 및 자료 목록

목록 제출 문서에는 다음 정보가 포함됩니다: 순번, 문서 코드, 제목, 시작 시간, 종료 시간, 페이지 수, 접근 수준, 주석.

제출 문서 목록에는 다음 정보가 포함됩니다: 순번, 문서 패키지 코드, 문서 패키지 제목(내용 요약 및 문서 시간), 출처, 패키지 내 문서 수, 주석.

l) 제출 예상 시간.

m) 제출 방법: 제출 기관 또는 단체는 "직접" 또는 "온라인"을 선택합니다.

n) 연락처 정보: 제출 기관 또는 단체는 대표자의 성명, 직위 또는 직업, 전화번호, 이메일 주소를 제공합니다.

o) 특별 주석 (있을 경우).

보관 폰트: 제출 기관 또는 단체에 따라 자동으로 폰트 이름을 가져오거나 폰트 이름을 입력합니다.

분류 방안: 제출 기관 또는 단체는 시스템 지침에 따라 제출 문서 패키지에 적용된 분류 방안을 선택합니다.

4. 역사적 보관 요청 문서 제출

a) 제출 요청 문서.

b) 문서 목록, 그 중 조건부 접근 가능한 문서를 명확히 합니다 (있을 경우).

조 21. 시스템을 통한 역사적 보관 요청 확인

1. 역사적 보관은 제출 기관 또는 단체의 등록 신청 및 제출 문서를 받고 다음과 같이 처리합니다.

a) 시스템에서 제출 문서 목록을 검토합니다.

b) 시스템에서 제출 문서 목록에 대한 의견을 작성합니다 (있을 경우).

c) 시스템을 통해 문서 제출 승인 여부를 확인합니다.

2. 문서 제출 승인

역사적 보관은 제출 기관 또는 단체와 제출 문서 목록, 제출 요구사항, 제출 방법, 제출 시간, 제출 데이터 구조에 대해 합의합니다.

3. 문서 제출 거부

역사적 보관은 다음 사유로 문서 제출을 거부합니다.

a) 제출 문서 구성이 잘못되었습니다.

b) 제출 정보가 명확하지 않거나 부족합니다.

c) 예상 제출 문서 총 용량이 시스템 처리 능력을 초과합니다. 이 경우, 역사적 보관은 처리 방안을 마련하고 제출 계획을 제출 기관 또는 단체에 통보합니다.

d) 기타 사유로 문서 제출을 거부하는 경우, 역사적 보관은 거부 이유를 명시합니다.

4. 역사적 보관은 제출 기관 또는 단체의 등록 신청 접수 후 7일 이내에 답변합니다.

조 22. 시스템을 통한 역사적 보관 문서 제출

1. 문서 준비

a) 제출 기관 또는 단체는 제출 문서 목록 (등록 신청 단계 결과에 따른), 문서 패키징 규정에 따라 문서를 포장하고, 문서 제출 단체의 형성 역사 (제출 문서 단계에 따라 업데이트), 문서 패키지 및 문서 블록의 역사, 문서 분류 방안 (제출 문서 단계에 따라 업데이트), 문서 가치 결정 지침을 준비합니다.

b) 문서가 동시에 디지털 및 종이 문서 모두 포함하는 경우, 종이 문서 제출 절차는 내무부 장관이 규정한 법률에 따라 수행됩니다.

2. 직접 제출

a) 역사적 보관과 제출 기관 또는 단체는 안전한 문서 및 데이터 저장 장치를 사용하여 문서 제출 위치를 합의합니다.

b) 제출 기관 또는 단체는 저장 장치를 제출 위치로 직접 전송하고, 역사적 보관과 함께 저장 장치 검사를 수행합니다.

c) 역사적 보관은 시스템에 패키지 및 관련 문서를 업로드합니다.

d) 역사적 보관과 제출 기관 또는 단체는 패키지 검사, 패키지 전체 검사, 패키지 내 문서 수와 합의된 문서 목록 비교, 문서 수 및 부족 문서 수 업데이트를 수행합니다.

e) 문서 제출 검증 서류를 작성하며, 다음 정보를 포함합니다: 요청 코드 (있을 경우); 제출 기관 또는 단체 코드; 제출 기관 또는 단체 이름; 제출 횟수; 등록 문서 수; 교환 문서 수; 총 용량; 장비 수 및 상태, 장비 세부 사항; 교환 시간; 교환자; 기타 주석 (있을 경우).

3. 시스템 외 온라인 제출

a) 제출 기관 또는 단체는 역사적 보관 시스템에 로그인하여 문서를 시스템에 업로드합니다.

b) 시스템 연결을 위한 기술 조치를 취합니다.

c) SIP 패키지를 시스템에 업로드하고 각 패키지에 대한 정보를 입력합니다: 요청 코드; SIP 패키지 식별자; 폰트 코드 (있을 경우); SIP 패키지 내 문서 수; 문서 목록에 따른 문서 번호; 제출 시간 (시스템이 자동으로 업데이트).

d) 시스템은 패키지 검사, 패키지 전체 검사, 패키지 내 문서 수와 합의된 문서 목록 비교, 문서 수 및 부족 문서 수 업데이트를 수행하고, 모든 유효한 패키지를 "기다리는 상태"로 설정합니다.

4. 시스템 내 온라인 제출

a) 제출 기관 또는 단체는 시스템에 로그인하고 새로운 또는 업데이트된 정보를 입력합니다: 문서 형성 단체의 역사 (두 번째 이상 제출하는 단체는 제출 단계에 따라 업데이트); 문서 패키지 및 블록의 역사; 문서 분류 방안 (제출 단계에 따라 업데이트); 문서 가치 결정 지침; 시스템에서 "역사적 보관에 제출" 작업을 수행합니다.

b) 시스템은 문서 목록과 합의된 문서 목록을 비교하고 "충분", "부족, 부족한 문서 수"를 확인하고, 모든 문서를 "기다리는 상태"로 설정합니다.

조 23. 시스템에 역사적 기록으로 제출된 문서 및 자료 접수

1. 역사적 기록은 시스템에서 문서 및 자료를 접수하고 검사하며 정보를 확인한다:

a) 요청 수령 코드

b) 수령 기관 또는 단체 코드

c) 수령 기관 또는 단체 명칭

d) 전체 통신 패키지 수

đ) 등록된 문서 및 자료 총 수

e) 승인된 문서 및 자료 총 수(누적)

g) 시스템에 입력된 문서 및 자료 총 수

h) 총 용량

i) 수령 횟수(순서 번호)

k) 수령 시간

2. 시스템은 자동으로 기관 또는 단체가 제출한 문서 및 자료의 수령 상태를 해당 기관 또는 단체의 계정과 관련 계정(있을 경우)에 업데이트한다.

조 24. 시스템에 제출된 문서 및 자료 처리업무 수행

1. 문서 및 자료 중복 확인

a) 시스템은 문서 및 자료 정보를 스캔하여 같은 제출 회차 내에서 중복되는 문서 및 자료는 수령하지 않도록 한다.

b) 시스템은 이미 시스템에 있는 문서 및 자료와 중복되는 경우 상세 목록을 표시하고 업무 담당 직원은 각각의 특정 사례에 대해 문서 및 자료를 수령하거나 수령하지 않도록 결정한다.

2. 통신 패키지 데이터 및 문서 및 자료 특징 데이터 세부사항, 문서 및 자료 첨부 파일 내용 세부사항 검사; 각 문서 및 자료 결과: 통과, 미통과(이유 명시)

3. 내용 및 보존 기간 확인

업무 담당 직원은 각 문서 및 자료를 검토하고 제출된 문서 및 자료 목록과 대조하며 문서 내 각 문서 및 자료를 검토한다.

4. 업무 담당 직원은 결과를 종합하고 업무 처리 보고서를 완성하며, 다음 정보를 포함한다: 제출 요청 문서 및 자료 총 수; 통과한 문서 및 자료 총 수; 미통과 문서 및 자료 총 수(이유 명시); 제출 기관에 대한 제안(있을 경우); 승인자에 대한 제안; 승인 권한을 가진 사람에게 보고서를 제출한다.

조 25. 제출된 문서 및 자료 승인 및 역사적 기록으로의 수령 완료

1. 제출된 문서 및 자료 승인

a) 역사적 기록은 업무 처리 결과 보고서와 함께 문서 및 자료 제출 승인 결정을 발행하며, 승인된 문서 및 자료 목록과 미승인 문서 및 자료 목록을 첨부한다.

b) 결과를 제출 기관 또는 단체에 전달한다.

2. 문서 및 자료 수령 기록 작성에는 다음과 같은 정보가 포함된다: 요청 코드(있을 경우); 기관 또는 단체 코드; 제출 기관 또는 단체 명칭; 제출 횟수; 등록된 문서 및 자료 총 수; 등록된 문서 및 자료 수령 총 수; 승인된 문서 및 자료 총 수; 반환된 문서 및 자료 총 수; 수령 시간; 수령자; 기타 주석(있을 경우).

3. 문서 및 자료를 보관 창고로 이동

a) 시스템 외 수령: 역사적 기록은 SIP 패키지를 AIP 패키지로 변환한다.

b) 시스템 내 수령: 역사적 기록은 AIP 패키지를 보관 창고로 이동하여 다음 업무 처리 단계를 수행한다.

4. 승인되지 않은 문서 및 자료 반환

a) 직접 수령 방식: 역사적 기록은 반환 목록에 따라 문서 및 자료를 저장 장치에 이동하여 제출 기관 또는 단체에 반환한다.

b) 온라인 수령 방식: 시스템은 제출 기관 또는 단체의 계정에서 반환 목록에 따른 모든 문서 및 자료를 다운로드할 수 있도록 허용한다.

c) 시스템 내 수령 방식: 시스템은 문서 및 자료를 제출 기관 또는 단체의 계정으로 반환한다.

5. 수령 완료

a) 역사적 기록과 제출 기관 또는 단체는 다음 기록을 공동으로 작성한다:

역사적 기록으로의 문서 및 자료 수령 및 반환 기록; 승인되지 않은 문서 및 자료 반환 목록에 따른 반환 기록.

b) 모든 기록에 서명한다.

c) 관리 당국에 보고한다.

d) 문서 및 자료 수령 과정 기록을 작성한다.

6. 역사적 기록은 제출된 문서 및 자료의 업무 처리와 승인 결정을 발행하는 데 제출된 문서 및 자료 목록이 승인된 날로부터 60일 이내로 제한한다.

장 V

디지털 보관 자료 보존

조 26. 전자기록 보관 원칙

1. 전자기록은 안전하게 보관되며, 기록된 데이터베이스와 함께 저장매체에서 보안되고 적절한 기술로 변환되어야 한다.

2. 전자기록과 기록 데이터베이스는 안전성, 완전성, 접근성을 보장하기 위해 검사 및 백업가능하도록 하며, 분류 및 보관을 용이하게 하기 위한 기술적 방법을 사용해야 하지만, 기록 내용을 변경하지 않아야 한다.

3. 전자기록 및 기록 데이터베이스를 저장하는 장치와 매체는 디지털 보관고 규정에 따라 관리하고 안전하게 보관되어야 한다.

4. 전자기록 및 기록 데이터베이스의 접근, 관리, 검색, 업데이트, 공유 가능성을 보장한다.

조 27. 전자기록 보관 요구사항

1. 전자기록과 기록 데이터베이스는 독립적인 저장매체 각각에 최소 두 개의 백업본을 생성하며, 이는 완전하고 정확하며, 적시적이며 안전해야 한다.

2. 전자기록의 검사, 백업, 복구 과정은 기록 데이터베이스의 검사, 백업, 복구 과정과 일치해야 한다.

3. 전자기록은 기록 데이터베이스와 동시에 검사, 백업, 복구된다.

4. 전자기록의 검사, 백업, 복구 과정, 절차, 방법은 기록 데이터베이스의 검사, 백업, 복구 과정, 절차, 방법과 동일하게 수행되어야 한다.

5. 전자기록 보관을 위한 기술 인프라와 소프트웨어는 디지털 보관고 규정에 따라 구현된다. 디지털 보관고.

3. 시행 조항28. 전자기록 보관을 위한 파일 및 기록 구조

전자기록 보관을 위한 데이터 파일 및 기록 구조는 부록 I 및 부록 II에 따른 AIP_hoso 또는 AIP_tailieu 구조에 따라 구현된다.

조 29. 전자기록 검사

1. 연간 기관 및 조직은 관리 범위 내의 전자기록 및 기록 데이터베이스 검사를 위한 계획을 세워야 한다.

2. 기관 및 조직은 3년마다 관리 범위 내의 모든 전자기록을 검사하도록 보장해야 한다.

3. 검사 내용

a) 전자기록 주 데이터에 대한 정보 접근 및 사용, 업데이트 가능성 검사.

b) 전자기록 및 기록 데이터베이스의 보관 과정 및 정보 보안 검사.

c) 전자기록 주 데이터 정보의 정확성 검사(연결된 기록 파일이 있는 경우 해당 파일과 비교).

4. 전자기록 검사는 다음과 같이 이루어진다.

a) 검사 대상 전자기록 소스를 확인하고 분류(보관 폰트 선택 및 폰트 내 데이터베이스 확률 선택).

b) 검사용 장비 및 소프트웨어 시스템을 시작한다.

c) 검사용 시스템을 저장매체와 연결한다.

d) 전자기록 및 기록 데이터베이스를 검사한다.

득) 검사 대상 파일 목록을 통계화(검사 파일 이름, 오류 파일 저장 위치 포함).

e) 부록 VII의 목 1에 따른 기록을 작성한다.

g) 오류 수정 방안을 실행(오류 필드 보완, 예비 소스로부터 데이터 보완, 오류 기록 재디지털화 및 시스템 보완).

h) 검사 과정에 대한 문서를 작성한다.

조 30. 디지털 보관 문서의 백업

1. 백업 시간 및 방법

a) 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스는 매일 증분 백업 방식으로, 매월 정기적으로는 완전 백업 방식으로 백업해야 한다.

b) 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스는 3년마다 한 번 완전 백업 방식으로 백업해야 하며, 보관 문서의 주 데이터는 백업되어야 한다.

2. 백업 시스템은 각 분기마다 정기적으로 점검되어야 하며, 관리 기관에 보고하여 상황 예측을 하고, 사고를 즉시 처리하고 복구 방안을 마련해야 한다.

3. 정기적으로 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스를 백업하는 방법은 다음과 같다.

a) 백업 대상 데이터 소스를 확인한다.

b) 백업 미디어 준비 및 검사한다.

c) 소프트웨어 소스 코드와 보관 문서 데이터베이스를 백업 미디어에 백업한다.

d) 백업이 완료된 후 결과를 검사한다. 백업 결과가 요구 사항을 충족하지 못하면 오류 수정 방안을 제안하고 책임자에게 보고한다. 백업 결과가 요구 사항을 충족하면 백업된 데이터베이스를 보관 장소로 이동시킨다.

e) 보관 문서 데이터베이스 백업 미디어는 해당 기관 또는 조직의 규정에 따라 보관한다.

f) 백업 로그를 작성하고 백업 보고서를 작성한다. 본 통지 부록 7의 목 2 및 목 3에 따른다.

g) 백업 과정을 문서화한다.

4. 저장 미디어 전환

디지털 보관 문서는 저장 미디어의 수명보다 적어도 1년 이상 빠르게 저장 미디어를 전환해야 하며, 저장 미디어 제조사의 권장 사항에 따르면 그렇게 해야 한다.

조 31. 사고 처리 및 디지털 보관 문서 복구

1. 정보기술 사고가 발생할 경우, 기관 또는 조직은 하드웨어 오류 또는 소프트웨어 오류 원인을 파악하여 해결 방안을 찾는다.

2. 디지털 보관 문서를 데이터 손실 원인과 격리하고 하드웨어 문제를 해결하며 네트워크 공격을 차단하고 시스템이 정상 작동하도록 소프트웨어 프로세스를 중지한다.

3. 운영 체제에 대한 소프트웨어 오류를 확인하고 디지털 보관 문서 관리 시스템 데이터베이스를 확인하여 복구 방안을 결정한다.

4. 복구가 필요한 보관 문서의 원본을 확인한 후, 임무를 맡은 사람은 사고 발생 직전 가장 가까운 백업 파일을 사용하여 복구 작업을 진행한다.

a) 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스가 사고를 당했을 때, 임무를 맡은 사람은 사고 발생 직전 가장 가까운 백업 파일을 사용하여 데이터를 복구한다. 이는 데이터베이스 관리 시스템의 백업/복원 기능 또는 응용 프로그램 소프트웨어의 데이터 복구 기능을 사용한다.

b) 데이터베이스 관리 소프트웨어가 사고를 당했을 때, 데이터를 저장한 후 데이터베이스 관리 시스템을 다시 설치하고, 데이터베이스 관리 시스템의 데이터 연결 기능을 사용하여 저장된 데이터를 복구하거나, 사고 발생 직전 가장 가까운 백업 파일을 사용하여 데이터를 복구한다.

c) 응용 프로그램 소프트웨어가 사고를 당했을 때, 사고 발생 직전 가장 가까운 백업된 응용 프로그램을 사용하여 복구한다.

5. 시스템이 재개동될 때, 사고 처리를 맡은 사람은 복구된 데이터가 사고 발생 전 완전하고 정확하게 유지되었는지 확인한다.

6. 사고 처리 및 데이터베이스 복구에 대한 보고서를 작성한다. 본 통지 부록 7의 목 4에 따른다.

7. 사고 처리 및 데이터베이스 복구에 대한 문서를 작성한다.

장 6

디지털 보관 문서의 사용

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

디지털 보관 문서 사용에 관한 일반 규정

조 32. 전자 기록물 사용 요구

1. 전자 기록물 사용 방법은 전자 정보 공개 포털 또는 전자 기록물 관리 시스템에서 현행 기록소와 역사 기록소에서 이루어진다.

2. 전자 기록물은 사용자에게 디지털 형식 또는 종이 형식으로 복사본을 제공한다.

3. 전자 기록물 사용자의 복사본은 원본 전자 기록물에서 생성되며, 사용 목적에 따라 디지털 정보 패키지 사용 형식(DIP)으로 제공된다.

4. 사용자는 시스템에 로그인하기 위해 계정을 발급받은 후, 해당 시스템을 통해 전자 기록물을 사용한다.

5. 종이 기록물이나 다른 매체의 기록물은 이미 시스템에 주 데이터가 등록되어 있으나 디지털화되지 않은 경우, 등록, 수신, 검토 및 복사 요청 절차는 시스템을 통해 이루어진다.

조 33. 현행 기록소에서의 전자 기록물 사용

1. 현행 기록소의 전자 기록물은 기관 및 조직의 활동 요구와 법률에 따른 시민의 정보 요구를 충족시키기 위해 사용된다.

2. 기관 및 조직의 책임자는 내부 활동을 위한 현행 기록소의 전자 기록물 사용을 규정한다.

3. 현행 기록소에서의 전자 기록물 사용 방법은 이 통지 제VI장 제2절, 제3절 및 제4절에 따라 시민의 요구를 충족시키도록 한다.

조 34. 역사 기록소에서의 전자 기록물 사용

1. 역사 기록소에서의 전자 기록물 사용 방법은 내무부 장관이 규정한 법률 제정 세부사항에 따라 시행된다.

2. 역사 기록소에서의 전자 기록물 사용 방법은 이 통지 제VI장 제2절, 제3절 및 제4절에 따라 시행된다.

절 2

전자 기록물 읽기

조 35. 정보 검색 및 전자 기록물 읽기 요청 등록

1. 시스템 내에서 전자 기록물 검색 방법.

가) 키워드로.

나) 파일로.

다) 문서로.

라) 기록물로.

마) 주제별(있을 경우).

2. 계정 등록

가) 사용자는 계정 등록을 위해 이름, 개인 식별 번호(법률에 따른 신분증 번호), 연락처 이메일 또는 전화번호, 근무 기관(있을 경우), 우선권(있을 경우), 기타 메모(있을 경우) 등을 신고해야 한다.

나) 사용자 계정 발급 시간은 1일 이내이다.

3. 사용자는 읽어야 할 문서와 기록물을 선택하고 읽기 요청을 제출한다.

4. 시스템은 사용자의 읽기 요청에 대한 일반 정보를 표시하며, 사용자가 기록물 사용 목적을 입력하도록 요구한다.

5. 사용자는 특별한 경우나 우선권을 받기 위해 증거를 제공하고, 읽기 요청 정보를 검토한 후 시스템을 통해 읽기 요청을 제출한다.

조 36. 읽기 요청 수신 및 검토

1. 현행 기록소, 역사 기록소

가) 각각의 접근 조건이 없는 문서와 기록물에 대해 요청을 수신하고 검토하며, 승인 또는 거절 여부를 결정한다.

나) 읽기 요청 검토.

다) 사용자에게 검토 결과를 통보하며, 문서와 기록물 승인 여부, 읽기 시간(검토 날짜로부터 15일 이내), 승인되지 않은 문서와 기록물 및 이유, 기록물 읽기 비용(기록물 문서 AIP_hoso, 독립 기록물 AIP_tailieu 또는 녹음, 녹화, 동영상 분당 비용)을 포함한 정보를 제공한다.

라) 조건이 있는 접근에 대한 각각의 문서와 기록물에 대한 직접 의견을 제시하고, 현행 기록소는 기관 및 조직의 책임자 또는 시스템 내에서 검토 권한을 부여받은 사람에게, 역사 기록소는 기록물 관리 국가 기관에게 시스템을 통해 또는 행정 공문을 통해 검토를 요청한다.

마) 검토 결과 수신.

바) 검토 단계별로 사용자에게 결과를 반환한다.

2. 검토 권한을 가진 기관, 조직, 개인

가) 요청 수신.

나) 조건이 있는 접근에 대한 각각의 문서와 기록물에 대한 직접 의견을 제시하거나, 전체 요청에 대한 검토 의견을 제시한다.

3. 사용자

가) 검토 결과 수신.

나) 비용 지불.

4. 시스템은 사용자의 비용 지불 확인을 인증한다.

조 37. 사용자용 시스템 문서

1. 원본 보관 문서에서 복제된다.

2. 원본 보관 문서에 대한 디지털 요소 확인이 불가능하다.

3. 기관 또는 조직 이름 또는 역사적 보관소는 문서 페이지 하단 중앙에 표시되며, 기록물 이미지는 문서 내부에 삽입되고, 오디오 기록물은 문서 앞이나 뒤에 주석으로 추가된다.

4. 사용자가 문서를 다운로드할 수 없다.

5. 시스템은 사용자의 문서 이용 기간 만료 후 5일 이내에 자동으로 삭제한다.

목 3

디지털 보관 문서 사본 발급

조 38. 요청 등록

1. 사용자는 사본을 받고자 하는 문서를 선택하고, 보관 문서 사본 발급 요청을 제출한다.

2. 시스템은 사본 발급 요청의 일반 정보, 문서 사용 목적, 사본 수령 방식(디지털 형식 또는 종이 형식), 사본 유형(인증 없음 또는 인증 있음)을 표시한다.

3. 사용자는 시스템 계정을 통해 디지털 사본을 수령하거나, 조직 또는 역사적 보관소 또는 특정 주소에서 종이 사본을 수령할 수 있다.

조 39. 요청 수신 및 검토

1. 현행 기록소, 역사 기록소

a) 조건부 접근이 아닌 각 문서에 대해 요청을 수신하고 검토하며, 승인 또는 거부 의견을 제시한다.

b) 요청을 검토한다.

c) 사용자에게 검토 결과를 통보하며, 승인된 문서, 승인되지 않은 문서와 그 이유, 사본 비용(시스템이 자동으로 계산)을 포함한 정보를 제공한다. 사본 비용은 문서 페이지 수, 오디오 또는 비디오 기록물 분 단위로 계산된다.

d) 조건부 접근 문서에 대한 직접 의견을 제시하고, 해당 기관 또는 개인의 권한에 따라 검토하도록 관련 규정에 따른 절차를 진행한다.

마) 검토 결과 수신.

바) 검토 단계별로 사용자에게 결과를 반환한다.

2. 검토 권한을 가진 기관, 조직, 개인

가) 요청 수신.

b) 조건부 접근 문서에 대한 직접 의견을 제시하거나, 전체 요청에 대한 검토 의견을 제시한다.

3. 사용자

가) 검토 결과 수신.

나) 비용 지불.

4. 시스템은 사용자의 비용 지불 확인을 인증한다.

조 40. 인증 없는 디지털 보관 문서 사본

1. 원본 보관 문서에서 복제되며, 원본 보관 문서의 형식과 일치하도록 보장된다.

2. 원본 보관 문서에 대한 디지털 요소 확인이 불가능하다.

3. 기관 또는 조직 이름 또는 역사적 보관소는 문서 페이지 하단 중앙에 표시되며, 기록물 이미지는 문서 내부에 삽입되고, 오디오 기록물은 문서 앞이나 뒤에 주석으로 추가된다.

4. 문서 첫 페이지 우측 상단에 "사본"이라는 글씨가 표시되며, Times New Roman 폰트, 소문자, 정자체, 크기 10, 검은색으로 작성된다. 이 규정은 오디오 또는 비디오 기록물 사본에는 적용되지 않는다.

5. 사용자는 시스템에서 발급받은 계정을 통해 또는 이메일 주소를 통해 15일 이내에 문서를 다운로드할 수 있다.

6. 시스템은 다운로드 기간 만료 후 5일 이내에 자동으로 삭제한다.

조 41. 인증 있는 디지털 보관 문서 사본

1. 인증 있는 디지털 보관 문서 사본의 형식과 기술은 조 40 항 3 및 항 4에 따라 인증 없는 사본과 동일하며, 기관 또는 조직 또는 역사적 보관소의 전자 서명이 포함된다.

2. 기관 또는 조직 또는 역사적 보관소의 전자 서명은 문서 사본 또는 이미지 사본에서 "사본"이라는 글씨로 표시된다.

3. 기관 또는 조직 또는 역사적 보관소의 전자 서명은 오디오 또는 비디오 사본에서 제36조 제6항에 따른 규정을 준수한다.

조 42. 디지털 보관 문서의 DIP 형태 인증 사본

1. 원본 디지털 보관 문서에서 복제되며, 원본 보관 문서에 대한 인증 요소를 보장한다.

2. 인증된 텍스트 파일 형식의 역사적 보관 데이터 포맷 .pdf/a 파일 내에 포함되며, 다음 정보를 포함한다:

가) 보관 인증 코드.

나) 역사적 보관물 이름.

다) 수신자 정보: 성명, 법령에 따른 시민 식별번호 또는 신분증 번호.

라) 원본 문서의 보관 코드.

마) 원본 문서의 번호 및 기호(있을 경우).

바) 문서 종류 이름.

사) 문서 요약 또는 제목.

아) 사용 목적.

자) 발급 일자.

차) 사용 기간.

카) 사본 수량.

3. DIP 패키지 구조에 따라 포장되며, 본 통지의 부록 V에 규정된 대로 한다.

조 43. 디지털 보관 문서의 종이 형식 사본

1. 디지털 보관 문서에서 인쇄된다.

2. 제출 양식과 기술은 내무부 장관이 보관 법률 일부 세부사항을 규정한 내용에 따라 보관 종이 문서 사본 제출 방법을 따르며, 이를 구체화한다.

절 4

 디지털 보관 문서로부터의 정보 제공 및 보관 문서 데이터베이스

제공

조 44. 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스로부터의 정보 제공 방식

1. 보관 문서 데이터베이스로부터의 보관 문서 목록 제공

가) 보관 문서 데이터베이스로부터의 보관 문서 목록(보관 문서 목록으로 약칭)은 사용자의 요청에 따라 주제별로 시스템에서 추출되고 논리적인 순서대로 정렬된다.

나) 보관 문서 목록 내의 문서 및 서류 정보는 최대 네 개의 필드 정보만 사용자에게 제공될 수 있다.

다) 시스템이 다국어 기능을 갖추고 있는 경우, 보관 문서 목록은 사용자의 요구에 따라 다양한 언어로 표시된다.

2. 디지털 보관 문서에서 추출된 정보 제공

가) 디지털 보관 문서에서 추출된 정보는 사용자의 요청에 따라 특정 주제에 대한 내용을 통계적으로 요약한 문서로 표현되며, 각 내용은 원문 그대로 디지털 보관 문서에서 추출되며, 보관 위치 지시가 있으며 원본 보관 문서와 연결되어 유지된다.

나) 디지털 보관 문서에서 추출된 정보는 사용자에게 제공될 때 시스템 관리 기관에 의해 인증된다.

다) 시스템이 다국어 기능을 갖추고 있는 경우, 디지털 보관 문서에서 추출된 정보는 사용자의 요구에 따라 다양한 언어로 표시된다.

3. 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스로부터의 통합 정보 제공

가) 디지털 보관 문서에서 추출된 통합 정보는 사용자의 요청에 따라 특정 주제에 대한 통합 보고서로 표현되며, 시스템에서 추출되며, 시스템에 의해 자동으로 통합 및 편집되며, 보고서 내 각 내용은 보관 위치 지시가 있으며 원본 보관 문서와 연결되어 유지되며, 시스템 관리 기관의 인증을 받는다.

나) 보관 문서 데이터베이스에서 추출된 통합 정보는 사용자의 요청에 따라 보관 문서, 보관 문서 관리 상황, 보관 문서 사용 대상에 대한 지향적인 통계 정보로 표현되는 보고서로 표현된다.

다) 시스템이 다국어 기능을 갖추고 있는 경우, 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스로부터의 통합 정보는 사용자의 요구에 따라 다양한 언어로 표시된다.

4. 시스템 처리 능력에 따라, 시스템 관리 기관의 책임자가 본 조항 1항, 2항, 3항에서 규정된 각각의 제공 방식에 대해 한 번의 요청에 대한 문서 및 서류 수를 결정한다.

5. 디지털 보관 문서와 보관 문서 데이터베이스로부터의 정보 제공 권한은 보관 문서 사용 허가 권한에 따라 이루어진다.

조 45. 요청 등록

1. 사용자가 시스템에 접속하여 계정을 생성하고 이 통고 제44조에서 정한 방식을 선택한다.

2. 사용자가 시스템을 통해 요청을 생성하고 전송한다.

3. 시스템은 사용자에게 이용목적을 신고하도록 요구한다.

4. 사용자는 계정을 통해 시스템 내 이메일 또는 종이 문서를 통해 결과를 수령하는 방법을 신고하고 확인한다.

조 46. 요청 수리 및 검토

1. 현행 기록소, 역사 기록소

가) 요청 수신.

b) 요청을 검토한다.

c) 검토 결과와 정보 제공 비용을 통보한다(검토가 승인된 경우 또는 검토되지 않은 이유).

d) 사용자의 요청이 조건부 접근 가능한 기록물, 현재 보관 중인 기록물, 역사적 보관물과 관련 있을 경우 이 통고 제36조 제1항 제d호에서 정한 절차에 따라 해당 기관, 단체, 개인의 검토를 받는다.

đ) 사용자에게 결과를 반환한다.

2. 검토기관, 단체, 개인

가) 요청 수신.

b) 요청을 검토한다.

c) 검토 결과를 반환한다.

3. 사용자

가) 검토 결과 수신.

나) 비용 지불.

4. 시스템은 사용자의 비용 지불 확인을 인증한다.

5. 요청 수리 및 검토 기간은 시스템이 요청을 수신한 날로부터 6일 이내로 한다.

조 47. 업무 처리 및 사용자에게 결과 반환

1. 결과는 이 통고 제44조에서 정한 방식으로 시스템에서 추출된다.

2. 결과를 검토하고 편집한다.

3. 결과를 승인한다.

4. 사용자에게 결과를 반환한다.

장 7

저장된 디지털 기록물의 가치 소멸

조 48. 가치 소멸된 디지털 기록물 목록

1. 가치 소멸된 디지털 기록물 목록은 시스템 내에서 가치 소멸된 기록물의 기본 정보를 모아놓은 집합이다.

2. 시스템이 중복된 기록물을 발견하면 자동으로 해당 기록물을 가치 소멸된 디지털 기록물 목록에 추가하고 상태를 "폐기 검토"로 변경하며 관리책임자에게 알림을 표시한다.

3. 연간 정기적으로 시스템은 보존 기간이 만료된 기록물을 자동으로 가치 소멸된 디지털 기록물 목록에 추가하고 상태를 "폐기 검토"로 변경하며 관리책임자에게 알림을 표시한다.

4. 가치 소멸된 디지털 기록물 목록

a) 가치 소멸된 디지털 기록물 목록은 연간 정기적으로 시스템에서 추출되어 폐기 절차를 진행한다.

b) 가치 소멸된 디지털 기록물 목록의 정보는 기록물에 대해 다음과 같이 포함된다: 순번, 기록물 코드, 기록물 제목, 보존 기간, 기록물 총 수, 총 페이지 수, 폐기 사유, 주석.

c) 가치 소멸된 디지털 기록물 목록의 정보는 기록물에 대해 다음과 같이 포함된다: 순번, 기록물 코드, 기록물 종류명 및 요약 내용, 보존 기간, 총 페이지 수, 폐기 사유, 주석.

5. 시스템에서 추출된 가치 소멸된 디지털 기록물 목록에 종이 기록물이나 다른 매체 기록물이 포함된 경우 해당 기관, 단체는 이를 목록에 기재해야 한다.

조 49. 현재 보관 중인 시스템 내 가치 소멸된 디지털 기록물 폐기

1. 현재 보관 중인 기관은 시스템 내 가치 소멸된 디지털 기록물 목록을 검토하고 폐기 검토 위원회를 구성하는 절차를 수행한다.

2. 폐기 검토 위원회는 시스템에서 활동한다.

a) 폐기 검토 위원회 구성 결정에 따라 임무를 부여받은 사람이 위원회 회원들에게 시스템 내 계정을 생성하고 검토 권한을 할당한다.

b) 위원회 회원들은 목록을 검토하고 시스템 내 가치 소멸된 디지털 기록물을 검토한다.

c) 위원회의 작업 결과는 기관, 단체의 책임자에게 보고되어 폐기 결정의 근거가 된다.

3. 폐기 검토 위원회와 가치 소멸된 디지털 기록물 검토 기간은 내무부 장관이 규정한 법률 보관에 관한 세부사항을 따르며, 이는 법 보관 법률의 일부 조항을 구체화한다.

4. 역사적 보관에 기록물을 제출하는 기관, 단체는 국가 보관 관리 기관에 시스템을 통해 또는 행정 문서를 통해 가치 소멸된 디지털 기록물 검토를 요청한다.

5. 역사적 보관에 기록물을 제출하는 기관, 단체는 검토 기관의 대표에게 시스템에 접근할 계정을 생성하고 검토 의견을 입력하고 시스템에서 검토 결과를 추출할 권한을 부여한다.

6. 역사적 보관에 기록물을 제출하는 기관, 단체의 책임자는 국가 보관 관리 기관의 검토 의견을 받은 후 시스템 내 가치 소멸된 디지털 기록물을 폐기하기로 결정한다.

7. 시스템 내 가치 소멸된 디지털 기록물 폐기

a) 가치 소멸된 디지털 기록물 폐기 결정에 따라 현재 보관 중인 기관은 시스템 내 가치 소멸된 디지털 기록물 폐기를 실행한다.

b) 시스템은 가치 소멸된 디지털 기록물 폐기 과정을 완전히 기록한다.

8. 역사적 보관에 기록물을 제출하지 않는 기관, 단체의 책임자는 해당 기관, 단체의 시스템 내 가치 소멸된 디지털 기록물을 폐기한다.

조 50. 역사적 보관 시스템 내에서 가치가 소진된 전자 보관 문서 폐기

1. 역사적 보관은 시스템 내에서 가치가 소진된 전자 보관 문서 목록을 검토하고, 국가 보관 관리 기관에 시스템 내 또는 행정 문서를 통해 심사하도록 제출한다.

2. 심사 임무를 부여받은 공무원은 시스템에 접속하여 시스템 내에서 심사 의견을 입력하고 심사 결과를 추출하며, 가치가 소진된 전자 보관 문서 폐기를 결정하는 권한을 가진 사람에게 보고 절차를 수행한다.

3. 시스템 내에서 가치가 소진된 문서 폐기

a) 가치가 소진된 전자 보관 문서 폐기 결정을 받은 권한 있는 사람의 결정에 따라, 역사적 보관은 시스템 내에서 가치가 소진된 전자 보관 문서 폐기 작업을 수행한다.

b) 시스템은 가치가 소진된 문서 폐기 과정 전체를 기록한다.

장 VIII

조직 및 실행

조 51. 시행규정

1. 본 통지는 2025년 7월 1일부터 효력이 발생한다.

2. 2019년 1월 24일 발부된 내무부 장관이 발부한 2019년 제2호 내무부 통지(전자 보관 문서 정보 입력 표준 및 보관 요구 사항에 관한 규정)는 폐지된다.

3. 시스템 내에서 이미 형성된 구조 데이터가 2019년 제2호 내무부 통지 규정에 따른 경우, 해당 전자 보관 문서는 구조 데이터가 본 통지 규정에 따라 변경될 때까지 계속 보관된다.

4. 시스템이 이미 2019년 제2호 내무부 통지 규정에 따른 보관 문서 관리 요구 사항을 충족하도록 설계된 경우, 관련 기관과 조직은 본 통지 규정에 따른 요구 사항을 충족하도록 업그레이드하고, 전자 보관 문서 온라인 사용을 보장하기 위한 모든 조치를 취해야 한다.

5. 본 통지 규정에 명시되지 않은 전자 보관 문서 보관 업무에 대해서는, 관련 기관, 조직 및 개인은 보관 법률, 관련 법령 및 권한 있는 기관의 업무 지침에 따라 일반적인 보관 업무 규정을 준수해야 한다.

조 52. 이행 책임

1. 각 부 장관, 정부 직속 기관의 장, 중앙 직할 시·도의 인민위원회 주석 및 관련 기관, 조직, 개인은 본 통지의 이행에 대한 책임을 진다.

2. 이행 과정에서 문제가 발생하면, 내무부에 신고하여 지시와 해결을 받도록 한다./.