시행령 제 07/2012/TT-BNV는 공문서 관리, 문서 작성 및 기관 보관소에 문서 제출에 관한 지침을 제공한다. 이 지침은 정부기관, 정치적 사회적 경제적 단체, 공공기관 및 민간 군사 단체를 적용한다. 도착 문서의 접수, 등록, 제출, 이관; 문서 작성 및 관리; 문서 목록 작성; 기관 보관소에 문서 제출에 대한 세부 사항을 규정한다.
Đối tượng áp dụng
정부기관, 정치적 사회적 경제적 단체, 공공기관 및 민간 군사 단체(기관, 단체).
Các điểm cốt lõi
- 기관, 단체는 도착 문서와 발송 문서를 집중적으로 관리해야 하며, 도착 문서는 신속하게 등록하고 제출해야 한다.
- 문서 목록을 작성하여 기관, 단체 및 개인의 활동을 문서 시스템을 통해 관리한다.
- 각 개인은 부여된 업무에 대한 문서를 작성하고 통합문서에 따라 기관 보관소에 문서 및 자료를 제출해야 한다.
- 발송 문서는 복사본을 생성하고 기관 인장을 찍고 긴급도와 비밀등급을 표시해야 하며, 서명 당일 발행 및 배포 절차를 완료해야 한다.
- 작성된 문서는 내용과 업무 처리 절차 요구사항을 충족하도록 완전하고 정확해야 한다.
- 기관 보관소에 문서 및 자료를 제출하는 것은 규정된 기한 내에서 이루어져야 하며, 5년 이상 가치가 있는 문서만 제출해야 한다.
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- 긍정적인 영향: 문서 및 문서 목록 관리를 강화하여 법적 유효성과 정보 보안을 보장하며, 기관의 문서 작업 효율성을 향상시킨다.
- 부정적인 영향: 이러한 규정을 준수하는 과정에서 단위들이 시간과 인력을 더 많이 소모할 수 있다.
❓ Câu hỏi thường gặp
기관, 단체는 도착 문서에 대해 무엇을 해야 하는가?
기관, 단체는 도착 문서를 신속하게 접수, 등록, 제출, 이관해야 한다. 긴급 문서는 받은 즉시 처리해야 한다.
발송 문서는 발행 전에 어떤 조치를 취해야 하는가?
발송 문서는 정확한 양만큼 복사하고 기관 인장을 찍고 긴급도와 비밀등급을 표시해야 하며, 서명 당일 발행 및 배포 절차를 완료해야 한다.
도착 문서 관리 데이터베이스는 내부 네트워크에서 사용될 수 있는가?
내부 네트워크 또는 광범위한 네트워크를 연결한 컴퓨터는 비밀 도착 문서 등록을 사용할 수 없다. 도착 문서 관리 데이터베이스 구축에 대한 일반적인 요구사항은 현재 규정을 준수해야 한다.
기관, 단체는 문서 목록을 어떻게 작성해야 하는가?
문서 목록은 기관의 기능, 임무, 조직 구조; 근무 규칙 및 문서 작업에 기반하여 작성해야 한다. 문서 목록의 형식은 기관, 단체가 정해야 한다.
문서는 언제 기관 보관소에 제출되어야 하는가?
문서는 업무가 완료되고 보존 기간이 5년 이상으로 결정된 후에 기관 보관소에 제출되며, 원칙적인 문서는 제외된다.
Toàn văn
시행규칙
문서 관리, 기록 작성 및 제출에 관한 지침
기관 보관소에 기록, 자료를 제출하고 보관하는 것에 관한
정부2012年8月10日第61/2012/NĐ-CP号法令关于内务部职能、任务、权限和组织结构的规定；
2011년 11월 11일 제13차 국회의원 대표 발의 법률 제01/2011/QH13호 「보관법」을 근거로 함.
국가문서보관국 국장의 건의를 검토함에 있어
내무부 장관은 이 지침을 통해 문서 관리, 기록 작성 및 기관 보관소에 기록, 자료를 제출하는 것에 관한 지침을 발부함을 알림.
장 1
일반 지침
조 1. 적용 범위와 적용 대상
1. 본 지침은 기관, 단체, 개인의 직무와 임무를 수행하면서 발생하는 문서 수신, 문서 발송, 기록 작성 및 기관 보관소에 기록, 자료를 제출하는 방법에 대한 지침을 제공한다.
2. 본 지침은 정부 기관, 정치 단체, 정치-사회 단체, 정치-사회-직업 단체, 사회 단체, 사회-직업 단체, 경제 단체, 공공 단체 및 인민 무장 단체(이하 “기관, 단체”라고 함)에 적용된다.
조 2. 용어 해석
본 통지에서 사용되는 용어는 다음과 같이 해석됨.
1. 발송 문서는 모든 종류의 문서를 포함하며, 법규문서, 행정문서 및 전문문서(복사본 문서, 내부 문서 및 비밀문서 포함)를 기관, 단체가 발행한 것으로 간주한다.
2. 수신 문서는 모든 종류의 문서를 포함하며, 법규문서, 행정문서 및 전문문서(팩스 문서, 네트워크를 통한 전송 문서, 비밀문서 포함) 및 기관, 단체로 보내진 청원서, 편지를 포함한다.
3. 문서 등록은 문서의 필요한 정보를 기록하거나 업데이트하는 것을 의미하며, 이 정보에는 문서 번호, 표기, 발행 날짜, 문서 유형 이름 및 내용 요약이 포함된다.
4. 원칙적으로 기록은 특정 업무 분야에 대한 법적 근거 및 참조용으로 사용되는 법규문서와 지침문서의 집합이며, 기관, 단체 또는 개인이 업무를 처리할 때 참조한다.
5. 보존 단위는 보관 업무에서 통계 목적으로 사용되며 동시에 자료를 관리하고 찾는 데 사용된다. 각 보존 단위의 두께는 최대 3cm를 넘지 않아야 한다. 하나의 기록에 적은 양의 문서나 자료가 있는 경우 하나의 보존 단위를 설정한다. 많은 양의 문서나 자료가 있는 하나의 기록은 여러 개의 집합으로 나뉘어 각 집합은 해당 기록의 하나의 보존 단위이다.
6. 기록 목록은 기관, 단체가 한 해 동안 활동하면서 형성될 예상 기록 시스템을 나타내는 목록이며, 각 기록에 대한 코드, 작성 단위(또는 작성자) 및 보존 기간을 포함한다.
7. 기관 문서실은 법령에 따라 기관, 단체의 문서 업무를 수행하는 조직 또는 부서를 의미한다.
8. 단위 문서실은 기관, 단체의 단위 내에서 주임이 문서 업무의 일부를 수행하도록 지정된 개인을 의미하며, 이는 문서 수신, 등록, 제출, 전달, 단위의 문서 및 자료 관리를 포함한다.
조 3. 문서 관리, 기록 작성 및 기관 보관소에 기록, 자료를 제출하는 원칙
1. 기관, 단체의 모든 발송 문서와 수신 문서는 기관 문서실(이하 "문서실"이라 함)에서 중앙 집중식으로 관리되어 접수 절차, 등록 절차를 진행해야 한다. 법률 규정에 따라 별도 등록이 필요한 문서는 제외된다. 문서실에서 등록되지 않은 수신 문서는 각 단위 또는 개인은 처리할 책임이 없다.
2. 발송 문서와 수신 문서는 해당 날짜에 등록, 발행 또는 전달되어야 하며, 최대한 당일 또는 다음 영업일까지 완료해야 한다. " hỏa tốc"(시간 지정 포함), " thượng khẩn" 및 " khẩn"(이하 "비상 문서"라고 함)이라는 비상 마크가 찍힌 수신 문서는 즉시 등록, 제출, 전달되어야 한다. 비상 문서 발송은 문서가 서명된 후 즉시 발행 및 전달 절차를 완료해야 한다.
3. 국가 비밀을 포함하는 문서(이하 "비밀 문서"라고 함)는 현행 법률과 본 지침에서 정한 바에 따라 비밀 보호 규정에 따라 등록 및 관리된다.
기관, 단체의 업무를 처리하고 모니터링하는 사람(이하 "개인"이라고 함)은 그들이 담당하는 업무에 대한 기록을 작성하고 기관 보관소에 기록, 자료를 제출해야 한다.
작성된 기록은 다음과 같은 요구 사항을 충족해야 한다.
가) 기관, 단위의 기능과 임무를 정확하게 반영하고, 개인이 주도적으로 처리하는 업무를 정확하게 반영해야 한다.
나) 각 기록 내의 문서와 자료는 완전하고 완성되어 있어야 하며, 법적 가치가 있으며 서로 밀접한 관련성이 있어야 하며 문제, 사건 또는 업무 처리 순서를 정확하게 반영해야 한다.
5. 기관 보관소에 제출되는 기록과 자료는 구성 요소가 완전하고 규정된 기간과 절차에 따라 제출되어야 한다.
6. 문서, 기록, 자료는 접수, 전달, 업무 처리 과정에서 안전하게 보관되고 보호되어야 하며 목적에 맞게 사용되어야 한다.
장 2
수신 문서 관리
조 4. 도착 문서 접수
1. 도착 문서 접수
a) 모든 출처로부터 도착하는 문서를 근무 시간 내외에서 접수할 때, 문서 담당자 또는 문서 접수 업무를 맡은 자는 문서 수량, 포장 상태, 봉인 여부(있을 경우)를 확인하고, 발송처와 대조한 후 수령하며, 수령 확인 서명을 해야 한다.
b) 문서 수량 부족, 봉투 파손, 봉투에 기재된 시간보다 늦게 도착한 문서(봉투에 "긴급" 마크가 있는 경우)를 발견하면, 문서 담당자 또는 문서 접수 업무를 맡은 자는 즉시 책임자에게 보고해야 하며, 필요하다면 전달자와 함께 현황을 기록해야 한다.
c) 팩스나 네트워크를 통해 전송된 도착 문서의 수량과 각 문서의 페이지 수를 문서 담당자가 확인해야 하며, 오류를 발견하면 즉시 발송처에 통보하거나 책임자에게 보고하여 처리하도록 해야 한다.
2. 초기 분류 및 봉투 개봉
a) 도착 봉투는 다음과 같이 분류하고 처리한다:
- 개봉해야 하는 종류: 기관이나 단체로 보내진 봉투
- 개봉하지 않는 종류: 비밀 등급 마크가 있는 봉투, 개인이나 기관 내 단체로 보내진 봉투는 문서 담당자가 전달한다. 개인으로 보내진 문서 중 기관 업무와 관련된 것은 수령자가 문서 담당자에게 반환하여 등록하도록 책임을 지도록 한다.
비밀 문서의 봉투 개봉은 경찰청이 2002년 9월 13일에 제정한 제12/2002/TT-BCA 지침에 따라, 정부가 2002년 3월 28일에 제정한 제33/2002/NĐ-CP nghị định의 세부 시행에 대한 지침과 국가 비밀 보호 법령의 구체적인 규정을 따르도록 한다.
봉투 개봉은 다음 요구 사항을 준수해야 한다:
- 긴급 마크가 있는 봉투는 우선적으로 개봉하여 신속하게 처리해야 한다;
- 문서를 손상시키거나 빠뜨리지 않아야 하며, 문서 번호, 표기, 발송 기관 주소, 우편 마크를 잃어버리지 않아야 한다;
- 봉투 외부에 기재된 번호, 표기를 봉투 내부 문서와 대조하고, 문서와 함께 전송된 전송표가 있을 경우, 봉투 내부 문서와 전송표를 대조하고, 전송표에 서명하고 마크를 찍어 발송처에 반환하며, 오류를 발견하면 발송처에 알려 처리하도록 해야 한다;
- 민원, 고발 문서나 특정 사항을 검증해야 하는 문서, 또는 문서 날짜와 수령 날짜가 크게 차이나는 문서는 봉투를 보관하고, 도착 문서와 함께 증거로 첨부해야 한다.
3. "도착" 마크 찍기 및 도착 일자 기록
a) 문서 담당자 등록 대상인 모든 도착 문서에는 "도착" 마크를 찍어야 하며, 도착 번호와 도착 일자를 기록해야 한다(필요한 경우 도착 시간까지 기록). 팩스나 네트워크를 통해 도착한 문서는 필요하다면 인쇄하고 "도착" 마크를 찍어야 한다.
b) 문서 담당자 등록 대상이 아닌 문서(단체, 단위 또는 개인에게 직접 보내진 문서)는 "도착" 마크 없이 수령처로 전달해야 한다.
"도착" 마크는 문서 번호, 표기 아래(문서 종류가 명시된 경우), 내용 요약 부분 아래(공문의 경우), 문서 발행 날짜 아래의 공란에 명확히 찍어야 한다.
"도착" 마크의 모양과 마크에 기록되는 정보는 부록 I에 따른다.
조 5. 도착 문서 등록
도착 문서는 도착 문서 등록부 또는 컴퓨터 기반 도착 문서 관리 데이터베이스를 통해 등록한다.
1. 도착 문서 등록부 사용
가) 도착 문서 등록부 작성
연간 도착 문서 수에 따라 각 기관 및 단체는 적절한 종류의 등록부를 작성하도록 규정한다. 구체적으로 다음과 같다:
- 연간 도착 문서 수가 2천건 미만인 경우, 일반 문서 등록부와 비밀 문서 등록부 두 가지를 작성한다.
- 2천건 이상 5천건 미만인 경우, 세 가지 등록부를 작성한다. 예를 들어, 중앙 부처 및 기관의 도착 문서 등록부, 다른 기관 및 단체의 도착 문서 등록부, 비밀 문서 등록부 등이다.
- 연간 도착 문서 수가 5천건 이상인 경우, 특정 거래 기관 그룹별로 세부적인 등록부를 작성하고 비밀 문서 등록부를 작성한다.
- 연간 많은 민원 및 고발서를 접수하는 기관 및 단체는 별도의 민원 및 고발서 등록부를 작성한다.
- 행정 서비스 공공요청이나 기관 및 단체, 시민으로부터의 다른 요구사항을 처리하는 기관 및 단체는 법령에 따른 요구사항 등록부를 추가로 작성한다.
나) 도착 문서 등록
- 문서의 모든 필요한 정보를 명확하고 정확하게 등록해야 하며, 연필이나 붉은색 펜으로 작성하지 않으며, 일반적이지 않은 단어나 문구는 약어로 작성하지 않는다.
- 도착 문서 등록부의 양식과 등록 방법은 부록 II에 따른다.
- 민원 및 고발서 등록부의 양식과 등록 방법은 부록 III에 따른다.
2. 컴퓨터 기반 도착 문서 관리 데이터베이스 사용
가) 컴퓨터 기반 도착 문서 관리 데이터베이스 구축에 대한 일반적인 요구사항은 해당 분야의 현행 법률 규정에 따르게 된다.
나) 도착 문서를 데이터베이스에 등록(업데이트)하는 것은 해당 프로그램 소프트웨어 제공 기관 및 단체의 사용 지침에 따라 이루어진다.
다) 컴퓨터 기반 도착 문서 관리 데이터베이스에 등록된 도착 문서는 원본 서명 및 인감을 받은 후 출력하여 관리한다.
라) 내부 네트워크 또는 광범위한 네트워크를 사용하여 비밀 문서를 등록해서는 안 된다.
조 6. 도착 문서 전달 및 이관
1. 도착 문서 전달
가) 도착 문서 등록 후, 문서실은 즉시 해당 기관 및 단체의 최고 책임자 또는 최고 책임자가 지정한 사람에게 (이하 "권한 있는 사람"이라 함) 제출하여 검토하고 분배 및 지시해 주도록 요청한다. 긴급 표시가 있는 도착 문서는 수신 즉시 전달 및 이관해야 한다.
나) 도착 문서의 내용, 기관 및 단체의 업무 규칙, 부서 및 개인의 역할과 계획된 작업 일정에 따라 권한 있는 사람이 분배하고 지시해 주어야 하는 문서와 해결 기한을 결정한다.
여러 부서 또는 개인과 관련된 도착 문서의 경우, 주도 부서 또는 개인, 협력 부서 또는 개인, 그리고 각 부서 또는 개인의 해결 기한을 명시해야 한다.
다) 문서 분배 의견은 "받음" 도장을 찍은 곳에 기재하며, 지시 의견과 해결 기한은 별도의 표에 기재한다. 도착 문서 해결 표는 각 기관 및 단체가 구체적으로 규정한다. (부록 IV 참조)
라) 권한 있는 사람의 분배 의견 및 지시 의견(있을 경우)이 결정되면, 도착 문서는 다시 문서실로 반환되어 등록부 또는 데이터베이스에 보완 등록된다.
2. 도착 문서 이관
가) 권한 있는 사람의 분배 의견에 따라, 문서실은 각 부서 또는 개인에게 문서를 이관한다. 이관은 신속하고 정확하며, 적절한 대상에게 이루어져야 하며, 문서 내용은 비밀을 유지해야 한다.
나) 도착 문서를 수신한 후, 문서실은 등록부에 기록하고 최고 책임자에게 제출하여 분배 및 지시 의견을 받는다. 최고 책임자의 의견에 따라, 문서실은 직접 담당자에게 문서를 이관한다.
다) 팩스 원본 또는 네트워크를 통한 문서 원본을 수신하면, 문서실은 "받음" 도장을 찍고, 팩스 또는 네트워크를 통한 문서 등록일과 번호를 기록한 후, 해당 부서 또는 개인에게 이관한다.
라) 연간 도착 문서 수에 따라 각 기관 및 단체는 적절한 이관 등록부를 작성한다. 2천건 미만인 경우, 도착 문서 등록부를 사용하며, 2천건 이상인 경우, 이관 등록부를 작성한다.
도착 문서 이관 등록부의 양식과 기록 방법은 부록 V에 따른다.
조 7. 도착 문서의 처리 및 처리 상황의 추적과 촉진
1. 도착 문서의 처리
a) 도착 문서를 받은 단위 또는 개인은 법령이 정한 기간 내에 또는 기관이나 조직의 의견에 따라 신속히 처리해야 하며, 긴급 표시가 있는 문서는 우선 처리해야 한다.
b) 처리 방안을 결정하기 위해 기관장이나 조직의 책임자에게 제출할 때, 단위나 개인은 해당 단위 또는 개인의 의견을 첨부한 도착 문서 처리표를 함께 제출해야 한다.
다른 단위나 개인과 관련된 도착 문서의 경우, 주관적으로 처리하는 단위나 개인은 해당 문서 또는 그 사본(처리표와 지시사항을 첨부함)을 관련 단위나 개인의 의견을 얻기 위해 권한 있는 사람에게 보내야 한다. 기관장이나 조직의 책임자가 결정을 내릴 때, 주관적으로 처리하는 단위나 개인은 관련 단위나 개인의 의견을 반영한 문서를 함께 제출해야 한다.
2. 도착 문서 처리 상황의 추적과 촉진
a) 처리 기한이 정해진 모든 도착 문서는 처리 기한을 추적하고 촉진해야 한다.
b) 기관장이나 조직의 책임자는 문서실장, 행정과장 또는 담당자를 지정하여 도착 문서 처리 상황을 추적하고 촉진하도록 할 수 있다.
c) 문서 담당자는 처리 상황을 추적하는 데 필요한 자료를 수집하여 촉진 담당자에게 보고해야 한다. 기관이나 조직이 컴퓨터를 사용하지 않는 경우에는 문서 담당자는 도착 문서 처리 상황을 추적하는 일일 기록장을 작성해야 한다.
도착 문서 처리 상황을 추적하는 일일 기록장의 형식과 기록 방법은 부록 6에 따른다.
d) "수거 문서" 표시가 있는 도착 문서의 경우, 문서 담당자는 해당 문서를 수거하거나 반환해야 한다.
장 III
문서 발부 관리
조 8. 문서의 형식 및 기술적 표현 검토; 문서의 번호 및 날짜 기재
1. 문서의 형식 및 기술적 표현 검토
문서 발행 전, 문서 담당자는 문서의 형식 및 기술적 표현을 다시 검토하고 발견된 오류를 책임 있는 사람에게 보고하여 수정해야 한다.
2. 문서의 번호 및 날짜 기재
a) 문서 번호 기재
기관이나 조직에서 발행하는 모든 문서는 문서 담당자가 통합 관리하는 번호 체계에 따라 번호를 부여하며, 법률이 다르게 규정하는 경우를 제외한다.
- 규범 문서의 번호는 현행 법률의 규정에 따라 부여되며 별도로 등록된다.
- 행정 문서의 번호는 내무부가 발행한 2011년 1월 19일 제01/2011/TT-BNV 시행규칙 제8조 제1항 a호에 따라 다음과 같이 등록된다:
- 지시, 개별 결정, 규정, 규칙, 지침 등은 하나의 번호 체계에 등록된다.
- 다른 행정 문서는 각각 별도의 번호 체계에 등록된다.
- 비밀 문서는 별도의 번호 체계에 등록된다.
b) 문서의 날짜 기재
- 규범 문서의 날짜는 현행 법률의 규정에 따라 기재된다.
- 행정 문서의 날짜는 내무부가 발행한 2011년 1월 19일 제01/2011/TT-BNV 시행규칙 제9조 제1항 b호에 따라 기재된다.
조 9. 발송 문서 등록
발송 문서는 발송 문서 등록부 또는 전산 관리 발송 문서 데이터베이스에 등록한다.
1. 발송 문서 등록부를 사용한 등록
가. 발송 문서 등록부 작성
제8조 제2항 제아호에서 정한 발송 문서 등록 방법 및 등록 방식을 근거로 각 기관, 단체는 적절한 발송 문서 등록부를 작성한다.
나. 발송 문서 등록부 양식과 등록 방법은 별표 7에 따른다. 이는 비밀 문서와 사본 포함한다.
2. 전산 관리 발송 문서 데이터베이스를 사용한 등록
가. 발송 문서 관리 데이터베이스 구축에 대한 일반적인 요구사항은 관련 법령의 현행 규정에 따라 이루어진다.
나. 발송 문서를 데이터베이스에 등록(업데이트)하는 것은 해당 프로그램 제공 기관, 단체가 제공하는 프로그램 사용 지침에 따라 이루어진다.
다. 전산 관리 발송 문서 데이터베이스에 등록된 발송 문서는 서면으로 원본 확인 후 소집게를 만들어 관리해야 한다.
조 10. 발송 문서의 복제, 기관 도장 및 긴급성, 비밀성 표시
1. 복제
발송 문서는 수신처 부분에 명시된 수량과 정해진 시간 내에 복제되어야 한다.
비밀 발송 문서의 복제는 대통령령 제33호 2002년 제33호 명령 제8조 제1항에 따라 이루어진다.
2. 기관 도장 부착
가. 문서 본문 및 첨부 문서에 도장을 찍을 때는 명확하고 정돈되며, 올바른 방향과 적당한 빨간색으로 찍어야 한다. 도장을 본문 서명 위에 찍을 때는 왼쪽 1/3 정도를 덮도록 한다.
나. 겹도장, 부각도장 등 전문 문서 및 첨부 문서에 대한 도장 부착은 해당 부처 장관 또는 기관 책임자의 규정에 따라 이루어진다.
다. 겹도장은 문서 오른쪽 중앙에 찍어 최대 5매까지 덮도록 한다.
3. 긴급성, 비밀성 표시
가. " hỏa tốc", " hỏa tốc hẹn giờ", " thượng khẩn" 및 " khẩn" 등의 긴급성 표시는 통일부령 제1호 2011년 제1호 고시 제15조 제2항 제비호에 따라 이루어진다.
나. " tuyệt mật", " tối mật" 및 " mật" 등의 비밀성 표시와 " 재수거 문서" 표시는 경찰청령 제12호 2002년 제12호 고시 (A11) 제2조에 따라 이루어진다.
조 11. 발송 문서의 발행 절차, 배달 및 추적
1. 발송 문서 발행 절차
가. 봉투 선택
문서 봉투는 문서보다 크고, 물에 잘 젖지 않는 두꺼운 종이로 만든다. 최소 80g/m² 이상의 무게를 가지며, 비밀 문서 봉투는 경찰청령 제12호 2002년 제12호 고시 (A11) 제2조에 따라 제작된다.
나. 봉투 배치 및 작성
문서 봉투 배치 및 작성 방법은 별표 8에 따른다.
다. 봉투에 넣기 및 봉인
문서의 양과 두께에 따라 봉투에 넣는 방법을 선택한다. 문서를 접을 때는 글씨가 있는 면이 안쪽으로 들어가도록 주의하며, 문서가 찌그러지지 않도록 한다.
봉인糨糊의 접착력은 강하고 쉽게 벗겨지지 않으며, 봉투 가장자리는 평평하게 봉인되어야 하며,糨糊는 문서에 닿지 않아야 한다.
라. 봉투에 긴급성, 비밀성 표시 및 기타 도장 찍기
긴급 문서 봉투에는 봉투 내 문서에 찍힌 긴급성 표시와 동일한 도장을 찍어야 한다. 비밀 문서 봉투에는 경찰청령 제12호 2002년 제12호 고시 (A11) 제2조 및 제3조에 따라 "이름이 적힌 사람만 봉투를 열 수 있다"는 표시와 비밀성 표시를 찍어야 한다.
2. 발송 문서 배달
발송 문서는 그 문서가 서명된 당일 또는 다음 영업일까지 발행 및 배달 절차를 완료해야 한다. 법률 규범 문서는 서명 날짜로부터 3일 후에 발행될 수 있다.
가. 기관 내부 단위 또는 개인에게 직접 배달
- 기관 내부에서 많은 문서를 배달할 경우, 문서 배달이 문서실에서 집중적으로 이루어질 때는 별도의 배달 등록부를 작성해야 한다.
발송 문서 배달 등록부 양식 및 등록 방법은 별표 9에 따른다.
- 기관 내부에서 적은 양의 문서를 배달할 경우, 문서실 직원이 직접 배달하면 등록부를 사용하여 문서를 배달하고, "보관용 문서 수령 단위, 사람" 칸에 서명을 받아야 한다. 문서 수령자는 반드시 등록부에 서명해야 한다.
나. 다른 기관 또는 단체에게 직접 배달
- 모든 발송 문서는 문서실이나 기관 간 연락 담당자가 다른 기관 또는 단체에게 직접 배달할 때 등록부에 등록해야 한다.
- 문서를 배달할 때, 수령자는 등록부에 서명해야 한다.
다. 우편을 통해 배달
- 모든 우편 배달 문서는 등록부에 등록해야 한다.
우편을 통한 발송 문서 등록부 양식 및 등록 방법은 별표 10에 따른다.
- 문서 봉투를 인계할 때, 우편원에게 검사 및 서명을 받아 등록부에 도장을 찍어야 한다.
라. 팩스 또는 네트워크를 통한 배달
긴급한 경우, 문서를 수령처에 팩스 또는 네트워크를 통해 전송한 후, 원본을 보내야 한다.
마. 비밀 문서 배달
비밀 문서 배달은 대통령령 제33호 2002년 제33호 명령 제10조 및 제16조와 경찰청령 제12호 2002년 제12호 고시 (A11) 제3조에 따라 이루어진다.
3. 발송 문서 배달 추적
문서실은 발송 문서 배달 상황을 추적해야 한다.
가. 발송 문서 배달 추적을 위한 발송 신청서를 작성한다. 발송 문서 작성자 또는 단체가 발송 신청서 작성 여부를 결정한다.
나. "재수거 문서" 표시가 있는 문서는 정해진 기간 내에 회수하고, 회수 시 문서가 누락되지 않았는지 확인해야 한다.
c) 발송된 문서가 어떤 이유로든 우편으로 되돌아오면 해당 문서를 작성한 단위 또는 개인에게 전달해야 하며, 동시에 우편을 통한 문서 발송 기록부에 기록하여 필요할 때 확인 및 조사할 수 있도록 한다.
d) 문서가 분실되는 경우 즉시 관련 책임자에게 보고하여 검토 및 처리하도록 한다.
조 12. 문서 발송 기록
1. 문서 발송 기록은 다음과 같이 이루어진다.
a) 각 문서 발송 시 원본과 정본 두 부를 기록하며, 원본은 문서실에 보관하고 정본은 업무 처리 및 해결 과정에서 사용되는 파일에 보관한다.
b) 문서실에 보관되는 원본은 인감을 찍어 등록 순서대로 정리한다.
2. 외국어나 소수민족 언어로 번역된 문서의 경우, 베트남어 원문 외에도 정확한 내용을 담은 외국어 또는 소수민족 언어 번역본을 함께 기록한다.
3. 기밀 등급이 표시된 문서 발송 기록의 보관, 관리 및 사용은 국가 비밀 보호 규정에 따라 이루어진다.
4. 문서실은 법령 및 기관, 단체의 규정에 따라 사용 요청에 대한 기록부를 작성하고 문서실에 보관된 기록을 신속히 제공해야 한다.
사용 기록부 모델 및 기록 방법은 부록 XI에 따른다.
장 IV
기록물 작성 및 기관 저장소에 제출하기 위한 기록물 및 자료 제출
조 13. 기록물 목록 작성
1. 기록물 목록의 효과
a) 기관, 단체 및 개인의 활동을 관리하기 위해 기록물 시스템을 활용한다.
b) 기관, 단체가 기록물 작성 및 관리를 체계적이고 합리적으로 수행하도록 돕는다.
c) 기록물 작성 및 제출 준비에 대한 각 기관, 단체 내 개인의 의식과 책임을 높이는 근거가 된다.
d) 저장할 가치 있는 자료를 선택하고 이를 이용하는 근거가 된다.
2. 기록물 목록 작성 근거
주요 작성 근거는 다음과 같다: 기관, 단체 및 그 내부 단위의 기능, 임무, 권한, 조직 구조에 관한 법률 규정; 기관, 단체의 업무 규칙; 기관, 단체의 문서 및 기록업무 규칙; 기관, 단체 및 각 단위, 개인의 연간 업무 계획 및 임무; 이전 연도의 기록물 목록; 기관, 단체의 자료 보존 기간표 및 목록(있을 경우).
3. 기록물 목록 작성 내용
a) 기록물 목록의 항목 구조 작성
- 기록물 목록의 항목 구조는 기관, 단체의 조직 구조 또는 활동 영역에 따라 작성된다. 각 기관, 단체의 실정에 따라 적절한 항목 구조를 선택하여 기록물 작성의 완전성, 정확성, 편리성을 보장한다. 조직 구조가 안정되고 단위의 기능, 임무가 명확하게 구분된 기관, 단체는 조직 구조에 따른 항목 구조를 적용한다. 복잡하고 불안정하며 명확하지 않은 조직 구조를 가진 기관, 단체는 활동 영역에 따른 항목 구조를 작성한다.
- 조직 구조에 따른 경우, 기관, 단체 내 단위 이름을 기록물 목록의 항목(부분)으로 삼는다.
- 활동 영역에 따른 경우, 기관, 단체의 주요 활동 영역 이름을 기록물 목록의 항목(부분)으로 삼는다.
- 각 큰 항목 내에는 해당 단위의 기능, 임무와 관련된 문제들이 작은 항목으로 포함되며, 조직 구조에 따른 항목 구조에서는 단위의 문제들, 활동 영역에 따른 항목 구조에서는 해당 영역의 문제들이 포함된다.
- 각 작은 항목 내에서는 문서가 일반적에서 구체적까지 순서대로 배치되며, 문서의 위치와 중요도를 고려한다.
기록물 목록 모델 - 부록 XII.
b) 작성해야 하는 기록물 결정 및 제목 예상 및 작성 단위 또는 작성자 지정
- 기록물 목록 작성 근거 조 2항에 따라 작성해야 할 연간 기록물, 작성 단위 또는 작성자를 결정하며, 특히 기관, 단체 및 각 단위의 연간 업무 계획 및 각 단위의 구체적인 업무와 임무를 고려한다.
- 기록물 제목은 간결하고 명확하면서도 문서, 자료의 내용을 요약할 수 있어야 한다.
주요 기록물 제목 모델 - 부록 XIII.
c) 기록물 보존 기간 예상
기록물의 보존 기간은 기관, 단체의 활동에서 일반적으로 발생하는 자료의 보존 기간표, 전문 분야의 보존 기간표, 기관, 단체의 보존 기간표(있을 경우)에 따라 기록된다.
d) 항목 및 기록물에 대한 번호 및 코드 부여
- 큰 항목은 연속된 로마 숫자로 번호를 부여한다.
- 큰 항목 내 작은 항목(있을 경우)은 각각 개별적으로 아라비아 숫자로 번호를 부여한다.
- 기록물의 번호 및 코드는 아라비아 숫자로 된 순번과 큰 항목의 약자로 구성된다. 기록물 목록의 큰 항목 약자는 기관, 단체가 짧고 이해하기 쉬운 것으로 정한다.
기록물 번호 부여는 다음 중 하나를 선택하여 적용한다.
- 기록물 번호는 전체 목록 내에서 연속적으로 부여하며, 01부터 시작한다.
- 기록물 번호는 각 큰 항목 내에서 연속적으로 부여하며, 01부터 시작한다.
4. 기록물 목록 작성 조직
a) 기록물 목록은 다음 두 가지 방법으로 작성된다.
- 첫 번째 방법: 문서실이 기관, 단체의 기록물 목록 초안을 작성하고 관련 단위 및 개인의 의견을 수렴한 후, 초안을 완성하여 사무실 또는 행정부의 리더에게 제출하여 기관, 단체의 최고 책임자가 승인하고 공포하도록 한다.
- 두 번째 방법: 각 단위가 문서실의 업무 지침에 따라 본 단위의 기록물 목록을 작성하고, 문서실이 이를 종합하여 기관, 단체의 기록물 목록을 작성한 후, 필요하다면 수정하고 초안을 완성하여 사무실 또는 행정부의 리더에게 제출하여 기관, 단체의 최고 책임자가 승인하고 공포하도록 한다.
b) 기록물 목록은 연초에 기관, 단체의 최고 책임자가 승인하고 공포한다.
c) 사본 명부를 관련 단위 및 개인에게 발송하여 해당 명부에 따라 문서를 작성하도록 한다. 작성 과정에서 예상 명부와 실제 상황이 맞지 않거나 해당 단위 또는 개인의 책임으로 처리되는 업무가 발생한 경우 해당 단위 또는 개인의 문서 명부를 즉시 수정 보완하고, 사무실은 이를 기관 또는 조직의 문서 명부에 통합 보완한다.
제14조 문서 개설
1. 문서 개설은 문서 표지 한 장을 취득하고, 문서의 기본 정보를 기록하는 것을 말하며, 이는 문서 표지, 문서 코드, 문서 제목, 문서 개설 연도 등이다. 문서 표지는 국가 표준 TCVN 9251:2012 문서 표지 보관 규정에 따라 설계 및 인쇄된다.
2. 각 개인은 배정받은 업무를 처리할 때 해당 업무에 대한 문서를 개설해야 하며 (문서 명부에 따른 것 또는 기관 또는 조직이 문서 명부를 가지고 있지 않은 경우에도 마찬가지다).
제15조 문서에 문건 및 자료 수집 및 갱신
1. 각 개인은 업무 추적 및 처리 과정에서 생성된 모든 문건 및 자료를 해당 문서에 수집 및 갱신해야 하며, 이는 필름, 사진, 녹음 자료 등을 포함한다.
2. 지도자들의 연설, 대표들의 토론 내용 등 회의나 세미나에서 생성된 문건 및 자료는 문서의 완성도를 유지하기 위해 즉시 수집되어야 하며, 분실을 방지해야 한다.
제16조 문서 종결
1. 업무 처리가 완료되면 문서는 종결되며, 문서 작성자는 다음과 같은 책임을 진다.
a) 문서 내의 문건 및 자료의 충분성을 확인하고, 부족한 경우 보충한다.
b) 정본이 있는 경우 초안, 원고 등을 문서에서 제거하되, 중요 문제에 대한 원고 중 지도자의 지시 의견이나 관련 기관의 의견이 기재된 경우 또는 작성자가 보존해야 한다고 판단되는 경우에는 제외한다; 참고용 문건 및 자료의 사본은 보관하지 않아도 된다고 판단되는 경우 제거한다.
c) 문서 내의 문건 및 자료를 업무 처리 순서 또는 시간, 문서 종류, 작성자 등의 순서로 정리한다. 문서 내에 필름, 사진이 있는 경우 봉투에 넣고, 테이프, 디스크, 녹음, 녹화 자료는 박스에 넣어 문서 마지막에 배치한다. 문서 두께가 3cm를 초과하면 관리 및 사용의 편의를 위해 다른 보존 단위로 분리한다 (1cm 미만으로 분리는 피해야 함). 각 문서 내의 보존 단위는 독립 문서와 유사한 구성 요소를 가지며, 공통 특징이 있다 (예를 들어, 법규범 문서 작성 문서는 초안, 검토, 수정 등 여러 보존 단위로 나뉠 수 있다).
d) 문서 보존 기간을 재검토하고, 문서 명부와 실제 문서 내용을 대조한다.
đ) 문서 제목을 문서 내용에 맞게 완성 및 수정한다 (필요한 경우).
2. 업무 처리가 연말까지 완료되지 않은 경우, 문서 종결 절차를 진행하지 않고, 다음 연도의 문서 명부에 추가한다.
제17조 문서 및 자료 보관 기간, 구성 요소 및 보관 절차
1. 각 단위 및 개인이 기관 보관소에 보관할 문서 및 자료를 제출하는 기간은 업무 종료일로부터 1년 이내이며, 건설 문서 및 자료의 경우 공사 결산일로부터 3개월 이내이다.
2. 기관 보관소에 제출되는 문서 및 자료의 구성 요소는 보존 기간이 5년 이상인 모든 문서 및 자료를 포함하며, 다음의 문서 및 자료는 제외된다.
a) 각 개인의 업무 추적 및 처리를 위한 근거 문서로서 개인이 보유하고 있으며, 법규가 효력이 없어진 경우 폐기할 수 있는 원칙 문서.
b) 처리되지 않은 업무에 관한 문서.
c) 업무 처리 협력 문서 (주관 단위의 문서와 중복되는 경우).
d) 참고용으로 전달된 문서 및 자료.
3. 보관 절차
문서를 제출할 때 "보관 문서 및 자료 목록" (부록 XIV)과 "문서 및 자료 교부 확인서" (부록 XV)를 각각 두 개씩 작성해야 한다. 문서를 제출하는 단위 또는 개인과 기관 보관소는 각각 한 부씩 보관한다.
장 V
문서 작성 및 기관 보관소에 문서 및 자료의 교부와 수령에 대한 책임
기관에 입관된 문서 및 저장물
조 18. 기관 및 조직의 책임자 의무
기관 및 조직의 책임자는 기관 및 조직에서 문서를 작성하고 기관에 보관하는 업무를 지시하고 점검하며 안내하는 책임이 있다.
조 19. 사무총장(행정과장) 또는 그 임무를 위임받은 자의 책임
1. 기관 및 조직 내에서 문서 작성 및 보관 업무를 조직하고 실행한다. 구체적으로는 다음과 같다:
가) 기관 및 조직의 문서 목록을 작성하고 책임자에게 제출하여 승인 받는다.
나) 문서 작성 및 보관 업무를 지시하고 점검하며 안내한다.
2. 기관 및 조직의 책임자에게 하부 기관 및 조직의 문서 작성 및 보관 업무를 지시하고 점검하며 안내하는 데 필요한 조언을 제공한다.
조 20. 기관 및 조직의 단위 책임자의 책임
기관 및 조직의 단위 책임자는 해당 단위의 문서 작성, 보관 및 기관에 보관하는 업무를 조직하고 실행하는 책임이 있다. 구체적으로는 다음과 같다:
1. 단위가 주관하여 처리해야 하는 업무에 대한 문서 작성 업무를 단위 내 개인들에게 분담한다.
2. 업무 처리가 완료된 후 개인으로부터 문서를 수령하고 기관에 보관하기 전까지 단위의 문서를 관리한다.
3. 규정된 기한에 따라 가치 있는 문서를 기관에 보관하도록 선택하고 제출한다.
조 21. 기관 및 조직 내 개인의 책임
1. 업무를 수행하면서 각 개인은 해당 업무에 대한 문서를 작성하고 이 법령에서 정한 바에 따라 기관에 보관한다. 업무 처리를 위한 기본 문서 또한 작성해야 한다.
2. 단위나 개인이 기한이 지난 문서를 보관하려면 기관 및 조직의 책임자의 동의를 받아야 하며, 보관할 문서 목록을 작성하여 기관에 제출해야 한다. 단위나 개인이 문서를 보관할 수 있는 기간은 최대 2년이다.
3. 퇴직, 퇴사 또는 다른 직위로 이동할 때는 문서를 다음 단위나 후임자에게 이양해야 한다. 이양된 문서는 통계를 작성하고 이양 확인서를 작성해야 한다.
조 22. 단위 사무 담당자의 책임
1. 매년 말 단위 내 개인들의 문서 작성 상황을 점검하고 완성된 문서를 기관에 보관하도록 안내한다.
2. 기관에 보관된 문서와 자료를 목록화하여 문서 및 자료 보관 목록에 기재한다.
3. 기관에 문서와 자료를 이양한다.
조 23. 기관 사무 담당자의 책임
1. 기관 및 조직의 문서 목록을 작성한다.
2. 연초에 문서 목록을 단위, 공무원, 공무직원에게 복사하여 문서 작성의 근거로 제공한다. 문서 목록을 바탕으로 사무 담당자는 문서 표지를 단위 또는 문서 작성 책임자에게 제공한다.
3. 기관의 문서 보관과 협력하여 기관 내 문서 작성 업무를 안내하고 촉진하며 점검한다.
조 24. 기관 문서 보관 담당자의 책임
1. 기관 및 조직의 책임자에게 문서 작성 및 보관 업무를 안내한다.
2. 문서 및 자료를 수령하고 완성하며 정리한다.
가) 기한이 지난 문서를 단위나 개인으로부터 수령하고 문서 및 자료 이양 확인서를 작성한다. 문서가 누락된 경우 단위나 개인에게 보완하거나 관련 권한을 가진 사람에게 보고한다.
나) 문서를 완성하고 문서 보관 목록을 작성한다. 문서 완성에는 표지 작성, 문서 내 페이지 번호 부여 등이 포함되며, 영구 보관 기간이 정해진 문서에는 종결 증명서와 문서 목록을 작성한다. 영구 보관 문서와 일정 기간 보관 문서를 별도로 목록화한다.
다) 문서 및 자료를 상자에 정리하고 상자에 라벨을 부착하고 상자를 선반에 배치한다.
3. 가치 있는 영구 보관 문서를 역사 문서 보관소에 이양하고, 기관 및 조직의 책임자의 결정에 따라 가치가 없는 문서를 폐기한다.
장 6
시행규정
조 25. 현재 적용 중인 규정을 폐지한다.
이 고시는 1977년 10월 12일 중앙기록원에서 발부한 공문 제261-NV 호에 첨부된 현행 기관 사무 처리 절차 지침을 폐지한다.
조항 26. 효력 발생
이 고시는 2013년 1월 7일부터 효력이 발생한다.
조건 27. 조직 실행
부, 정부와 동등한 기관, 정부 소속 기관, 중앙 정부에 직속된 성 및 직할 시 인민위원회, 중앙 정부에 직속된 단체 및 국가 경제 조직은 이 고시의 공포, 지도, 감독을 책임진다./.
부총리
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