시행령 제 103/2005/TT-BTC 회계 소프트웨어의 기준과 조건을 지도하기 위한 규정

시행규칙

회계용 소프트웨어의 기준 및 조건에 대한 지침

2003년 6월 17일 회계법을 근거로 함;

정부가 2004년 5월 31일 제정한 128/2004/NĐ-CP에 따른 회계법 일부 조항의 구체적이고 실행을 위한 세부사항을 규정하는 2004년 5월 31일 정부결정을 근거로 함;

회계법 시행에 대한 세부사항 및 지침에 대한 정부령 제129/2004/NĐ-CP 2004년 5월 31일 정부가 발행함에 따라;

회계용 소프트웨어를 선택할 때 회계 단위가 참고하고, 회계용 소프트웨어를 제작할 때 제작 단위가 참고하도록, 재무부는 회계 단위에서 사용되는 회계용 소프트웨어의 기준과 조건에 대한 지침을 제시함.

본 기술 규범은 담배 제조, 판매, 수입에 대한 기술 요구사항, 시험 방법, 샘플링 방법, 관리 요구사항 및 담배 제조, 판매, 수입 주체의 책임을 규정한다.

1. 본 고시는 컴퓨터를 이용하여 회계용 소프트웨어로 회계를 수행하는 회계 단위에게 적용됨. 컴퓨터를 이용하여 회계용 소프트웨어로 회계를 수행할 때, 회계 단위는 본 고시에서 제시된 회계용 소프트웨어의 기준과 조건을 적용하여 회계 단위의 회계용 소프트웨어 적용 조건에 적합한 회계용 소프트웨어를 선택해야 함.

2. 회계용 소프트웨어를 적용할 때, 회계 업무를 법령에서 정한 회계 규정을 준수하는 것 외에도, 회계 단위는 본 고시에서 제시된 회계용 소프트웨어의 기준과 조건을 적용해야 함.

3. 회계용 소프트웨어를 제공하는 단위는 현재 회계 규정을 근거로 하고, 본 고시에서 제시된 회계용 소프트웨어의 기준과 조건을 참고하여 회계 단위의 요구 사항에 맞는 회계용 소프트웨어를 설계하고 제작해야 함.

4. 본 고시에서 사용되는 용어는 다음과 같이 이해됨:

회계용 소프트웨어 컴퓨터를 통해 회계 정보를 자동으로 처리하기 위한 프로그램 집합으로, 원본 증빙서류 입력부터 증빙서류 분류, 증빙서류 정보 처리, 회계 제도의 절차에 따라 증빙서류 정보 처리, 회계 장부와 재무제표, 경영회계 보고서 출력까지 모든 과정을 포함함.

회계용 소프트웨어의 기준 회계용 소프트웨어의 품질과 기술적 특성에 대한 강제 또는 지침적인 기준으로, 회계 단위가 적합한 회계용 소프트웨어를 선택하고, 회계용 소프트웨어를 제작하는 단위가 제작 시 참고하도록 하는 기준임.

적용 조건 회계용 소프트웨어를 이용하여 회계 업무를 수행하기 위한 물리적 기반, 감독 규칙, 조직 체계, 인력 등 요구 사항을 의미함.

제2장 구체적인 규정

1. 회계 단위에서 사용되는 회계용 소프트웨어의 기준

1.1. 회계용 소프트웨어는 사용자가 국가의 회계 규정을 준수하도록 지원해야하며, 회계용 소프트웨어를 사용하면서 회계의 본질, 원칙, 방법이 현행 회계 법률 규정에 의해 정해진 내용을 변경하지 않아야 함.

회계 단위에서 사용되는 회계용 소프트웨어는 현행 회계 법률 규정에 따른 다음 내용을 충족해야 함:

a) 회계 증빙서류에 대해: 컴퓨터를 통해 작성되고 출력된 회계 증빙서류는 회계법 제17조와 현행 회계 제도에서 각 증빙서류 종류에 대한 구체적인 규정을 준수해야 함. 회계 단위는 회계 관리 요구에 따라 컴퓨터를 통해 작성된 증빙서류에 추가 정보를 포함할 수 있으나, 반드시 정해진 모양을 따르도록 의무화된 증빙서류는 예외로 함. 컴퓨터를 통해 작성된 전자 증빙서류는 회계용 소프트웨어를 통해 회계 장부를 작성할 때 회계 증빙서류 규정과 전자 증빙서류에 대한 별도 규정을 준수해야 함.

b) 회계 계좌와 회계 방법에 대해: 회계용 소프트웨어 내에서 사용되는 회계 계좌 시스템과 회계 방법은 현행 회계 제도에 따른 규정을 준수해야 하며, 단위의 활동 특성과 관리 요구에 맞아야 함. 계좌 시스템 내의 계좌와 회계 대상의 코드화는 일관성과 체계성을 유지하고, 정보의 합산과 분석을 용이하게 해야 함.

c) 회계 장부 시스템에 대해: 컴퓨터를 통해 작성된 회계 장부는 출력될 때 다음 요구 사항을 충족해야 함: 모든 회계 장부를 포함해야 함; 각 회계 장부 간의 관계를 유지해야 함; 각 장부의 데이터를 검증하고 대조할 수 있어야 함; 현행 회계 제도에서 정해진 주요 내용을 포함해야 함; 회계 장부에 표시된 데이터는 증빙서류에서 추출된 데이터여야 함; 다른 장부로 이동할 때 데이터의 정확성을 보장해야 함. 회계 단위는 회계 관리 요구에 따라 회계 장부에 추가 항목을 포함할 수 있음.

d) 재무제표에 대해: 컴퓨터를 통해 작성된 재무제표는 출력될 때 현행 회계 제도에서 정해진 모양, 내용, 계산 방법을 따라야 함. 재무제표 항목의 코드화는 각 단위 직속 및 관련 단위 간의 회계 데이터 합산을 용이하게 해야 함.

e) 회계에서 사용되는 숫자와 글씨에 대해: 회계용 소프트웨어의 인터페이스와 출력된 회계에서 사용되는 숫자와 글씨는 회계법 규정을 따라야 함. 회계 단위가 회계 장부에서 외국어를 사용하려면, 외국어 버전을 설계하고 표시할 수 있으나, 베트남어 버전과 일치해야 함. 각 화면의 인터페이스는 이해하기 쉽고 접근하기 쉬워야 함.

f) 회계 문서의 인쇄 및 보관에 대해: 회계용 소프트웨어에서 인쇄된 회계 문서는 법적 요소를 모두 포함해야 하며, 컴퓨터에 저장된 회계 데이터와 인쇄된 회계 장부, 재무제표의 데이터가 일치해야 함. 컴퓨터에 저장된 회계 문서의 보관 기간은 현행 회계 문서 보관 기간 규정에 따라야 함. 보관 중 회계 단위는 보관 문서를 읽을 수 있는 기술적 조건을 보장해야 함.

1.2. 회계용 소프트웨어는 수정 및 보완이 가능해야 하며, 회계 제도와 재정 정책의 변화에 따라 적응할 수 있어야 하며, 기존 데이터베이스에 영향을 미치지 않아야 함.

a) 데이터 입력 초기 단계의 데이터 보고 능력을 보장할 수 있으며, 새로운 회계 증빙 자료를 추가하거나 기존 회계 증빙 자료의 양식을 수정하거나 기록 방법을 변경할 수 있다. 사용하지 않는 회계 증빙 자료를 제거하여 시스템에 영향을 미치지 않도록 할 수 있다.

b) 새로운 계좌를 추가하거나 기존 시스템에서 사용 중인 계좌의 내용이나 처리 방법을 변경할 수 있다. 사용하지 않는 계좌를 제거하여 시스템에 영향을 미치지 않도록 할 수 있다.

새로운 회계 장부 양식을 추가하거나 기존 시스템에서 사용 중인 회계 장부의 양식, 내용, 기록 방법을 수정할 수 있으나 다른 회계 장부와의 체계적인 연관성을 유지해야 한다. 사용하지 않는 회계 장부를 제거하여 시스템에 영향을 미치지 않도록 할 수 있다.

다) 기존 시스템에서 사용 중인 재무 보고 양식, 내용, 작성 및 표시 방법을 추가하거나 수정할 수 있다. 사용하지 않는 재무 보고를 제거하여 시스템에 영향을 미치지 않도록 할 수 있다.

1.3. 회계 소프트웨어는 자동으로 처리하고 회계 수치의 정확성을 보장해야 한다.

a) 회계 절차 및 현재 규정에 따른 재무 보고 지표 계산 방식을 준수하는 원칙에 따라 수치를 자동으로 처리하고 보관해야 한다.

b) 회계 수치 간의 일치성과 중복을 보장해야 한다.

c) 데이터 입력 과정 및 회계 정보 처리 과정에서 오류를 예측, 감지, 방지할 수 있는 능력이 있어야 한다.

1.4. 회계 소프트웨어는 정보 보안과 데이터 안전성을 보장해야 한다.

a) 각 사용자에게 역할에 따라 권한을 부여할 수 있어야 하며, 이는 회계 담당자(또는 회계 책임자)와 회계 직원에게 적용된다. 각 위치는 명확하게 정의된 임무와 권한을 가지며, 책임이 없는 사람이 다른 사람의 작업에 접근할 수 없도록 보장해야 한다.

b) 사용자의 접근 시간, 시스템 내의 작업, 해당 작업이 영향을 미친 대상 등에 대한 추적을 조직화할 수 있어야 한다.

c) 공식적으로 시스템에 접속한 후 수정된 회계 수치에 대한 수정 기록을 회계 장부에 남길 수 있어야 하며, 이는 규정에 따른 수정 방법에 따라 다르다. 오직 책임이 있는 사람만이 공식적으로 시스템에 접속한 업무의 오류를 수정할 수 있는 권한을 가질 수 있도록 보장해야 한다.

d) 사용 중 발생한 단순 기술적 사고로 인한 회계 데이터 및 정보 복구가 가능해야 한다.

2. 회계 소프트웨어의 조건

a) 사용 전 회계 소프트웨어는 출처, 기술적 특징, 이 지침 및 현행 회계 규정에서 요구하는 기준을 충족한 정도를 명확히 설명해야 한다.

b) 사용 시 회계 소프트웨어는 사용자에게 안전한 운용을 돕기 위한 구체적인 사용 지침을 제공해야 하며, 단순한 문제 해결 능력을 포함해야 한다.

c) 회계 부서 외의 조직 또는 개인이 제공한 회계 소프트웨어는 양 당사자가 합의한 기간 동안 보증을 받아야 하며, 적어도 한 회계연도의 회계 업무를 완료할 수 있어야 한다.

3. 회계 소프트웨어 적용 조건

3.1. 기술 조건 충족

a) 회계 부서는 활동 조직, 생산 및 경영 활동, 일반적인 관리 요구사항 및 특정 부분별 요구사항을 고려하여 적합한 회계 소프트웨어를 선택해야 한다. 선택된 회계 소프트웨어는 해당 조직의 활동 및 관리 요구사항에 적합한 기준을 충족해야 한다.

b) 회계 부서는 회계 업무 요구사항에 맞는 IT 설비를 갖추어야 한다.

c) 회계 부서는 회계 소프트웨어를 공식적으로 적용하기 전에 시험 운용을 진행해야 한다. 시험은 손으로 작성한 회계 장부와 동시에 수행되거나 이미 적용 중인 회계 소프트웨어와 동시에 수행될 수 있다. 시험 후, 회계 소프트웨어가 회계 소프트웨어의 기준과 회계 부서의 요구사항을 충족하면 공식적으로 적용할 수 있다.

d) 회계 부서는 컴퓨터를 사용한 회계 소프트웨어 사용에 대한 규칙을 세워야 한다. 이 규칙에는 서버 관리(있을 경우), 데이터 관리, 시스템 외부에서 정보를 입력하는 것에 대한 검토 및 통제, 정기적인 데이터 백업, 데이터 입력 및 처리 기계에 대한 권한 분배, 회계 부서 내 각 직원의 역할 정의 등이 포함되어야 한다.

회계 부서는 시스템의 데이터 저장 장치를 안전하게 설치하고 사용하며, 이를 기술 요구사항에 따라 배치하고 운영해야 한다.

3.2. 인적 및 조직 조건 충족

a) 회계 부서는 회계 소프트웨어 사용에 필요한 전문 지식과 기술, 컴퓨터 사용 능력을 갖춘 회계 직원을 선발하거나 교육해야 한다.

b) 회계 부서는 다음과 같은 작업을 계획하고 수행해야 한다. : 컴퓨터에 증빙 자료 입력, 컴퓨터에 입력된 수치 확인, 소프트웨어 요구사항에 따라 컴퓨터 작업 수행, 회계 장부와 재무 보고서의 수치 분석, 네트워크 관리 및 회계 정보 관리.

c) 회계 부서는 컴퓨터 데이터 보안에 대한 책임과 요구사항을 명확히 정의해야 하며, 시스템 내 각 사용자의 역할과 임무를 정의하고, 각 직원의 권한을 규정하며, 허용되지 않는 정보 유형을 명시해야 한다.

3.3. 회계 업무의 일관성 보장

계열 회계 부서가 있는 회계 부서는 통합 재무 보고서를 작성하도록 지시해야 하며, 이를 위해 계열 회계 부서는 연결 정보 및 보고 수치를 쉽게 처리할 수 있는 회계 소프트웨어를 사용해야 한다.

4. 회계 소프트웨어의 기준 및 조건 활용

a) 회계 단위는 이 통지 제1절 제1부 제II편 1호에서 정한 회계 소프트웨어 기준을 충족하는 회계 소프트웨어를 선택해야 한다.

b) 회계 단위가 이 통지 제3절 제II편에서 정한 회계 소프트웨어 적용 조건을 충족하지 못하는 경우, 제1절 제II편 1.2, 1.3 및 1.4호에서 정한 기준을 충족하지 못하는 회계 소프트웨어를 선택할 수 있다.

c) 회계 단위가 이 통지 제3절 제II편에서 정한 조건을 충족하고 네트워크 연결, 광범위한 정보 통합, 빠른 처리, 일일 업데이트 등 요구사항이 있는 경우에는 이 통지에서 지침한 기준을 충족하고 더 높은 기준을 갖춘 회계 소프트웨어를 선택해야 한다.

III. 실행

1. 이 고시는 공보에 게재된 날로부터 15일 후 효력 발생

2. 국가에서는 회계 단위가 이 통지에서 지침한 기준과 조건을 충족하는 회계 소프트웨어를 적용하도록 장려하되, 이를 통해 회계 업무의 효율성을 향상시키기 위함이다.

3. 현재 회계 소프트웨어를 적용 중인 회계 단위가 해당 소프트웨어가 이 통지에서 지침한 기준과 조건을 충족하지 못한다고 판단되는 경우, 해당 소프트웨어를 개선하여 이 통지에서 지침한 기준과 조건을 충족하도록 계획을 세워야 한다.

4. 회계 소프트웨어를 회계 업무에 적용하는 회계 단위의 장관 또는 회계 책임자(또는 회계 담당자)는 이 통지에서 지침한 기준과 조건에 따라 회계 소프트웨어 선택을 조직하고 실행하는 책임이 있다.

시행 과정에서 문제가 발생하면 각 단위는 재정부에 신속히 보고하여 연구 및 해결을 요청해야 한다./.