결정 번호 126/2000/QĐ-BNN-VP에 의한 「농업 및 농촌 발전부 지원 행정 개혁 프로그램을 위한 사업 관리 위원회 활동 규칙 시행에 관한 규정」

장관 결정

농업 및 농촌 발전부

프로젝트 지원 사업 관리위원회의 운영 규칙을 제정함에 관한 사항

농림수산부 장관

정부가 1995년 11월 1일 제73-CP 호에 의거하여 농업 및 농촌 발전부의 기능, 임무, 권한 및 조직 체계를 규정한 법률 시행령;
농업 및 농촌 발전부 장관이 2000년 12월 7일 제5714/2000/QĐ-TCCB 호에 의거하여 농업 및 농촌 발전부 내에서 행정 개혁 프로젝트 지원 사업 관리위원회를 설립한 결정;
농업 및 농촌 발전부와 유엔개발계획 간에 체결된 "농업 및 농촌 발전부 행정 개혁 프로젝트 지원" 프로젝트 문서(VIE 98/O04/B/01/99)에 근거함;
부처 비서실장과 인사총괄국 국장의 건의를 검토함에 있어;

결정함에 있어서:

조 1- 본 결정에 따라 프로젝트 지원 사업 관리위원회의 "농업 및 농촌 발전부 행정 개혁 프로젝트" 운영 규칙을 첨부한다.

조 2- 본 규칙은 본 결정이 발효되는 날부터 효력을 갖는다.

조 3 부처 비서실장, 프로젝트 국장, 관련 기관의 책임자, 프로젝트 지원 사업 관리위원회의 구성원들은 본 결정에 따라 집행한다.

제 정 규 정 프로젝트 지원 사업 관리위원회의 활동

농업 및 농촌 발전부 행정 개혁 프로젝트
(2000년 12월 8일 농업 및 농촌 발전부 장관의 제126/2000-QĐ/BNN-VP 호에 의거하여 제정됨)

장 1
|||일반적인 규정:

조 1- 농업 및 농촌 발전부 행정 개혁 프로젝트 지원 사업 관리위원회(이하 "사업 관리위원회"라 함)는 국제 전문가, 국내 전문가, 고위관리자 작업반 등에게 프로젝트 활동을 수행하도록 지원하기 위해 설립되었으며, 프로젝트 문서에 명시된 목표와 결과를 달성하기 위한 활동을 수행한다.

조 2- 사업 관리위원회는 농업 및 농촌 발전부 비서실에 위치하며, 부처 지도자의 지휘 아래에 있으며, 비서실장 겸 국가 프로젝트 국장의 직접적인 관리를 받는다. 사업 관리위원회의 구성원은 비서실, 인사총괄국, 국제협력국, 농업정책 및 농촌발전국의 공무원으로 농업 및 농촌 발전부 장관이 임명하고 해임하며, 프로젝트 국장이 UNDP 규정에 따라 선발된 다른 직원들을 포함한다.

조 3 사업 관리위원회의 구성원들은 전담 또는 겸임으로 근무하며, 프로젝트 활동에 참여할 때의 의무와 권리들은 정부 또는 UNDP의 현행 규정에 따라 적용된다.

조 제4항- 사업 관리위원회는 공동체적 민주주의 원칙에 따라 모든 활동을 수행하며, 구체적인 업무는 책임제를 따르며, 각 구성원은 명확하고 구체적으로 분배된 임무를 수행하며 프로젝트 수행을 위해 서로 긴밀히 협력한다.

장 2

프로젝트 지원 사업 관리위원회 구성원의 책임

조 5- 국가 프로젝트 국장:

a- 프로젝트의 운영, 실행, 감독에 대한 총괄 책임을 가지며, 프로젝트의 진행 상황을 철저히 감독하고, 프로젝트 자원의 목적에 맞는 사용과 효과적인 활용에 대해 농업 및 농촌 발전부 장관, 정부, UNDP에 책임을 진다.

b- 정부가 프로젝트에 대한 약속대로 재정 지원을 확보한다.

c- 프로젝트 전문가, 프로젝트 직원의 채용을 책임지고, 사업 관리위원회의 조직 체계를 관리하며, 프로젝트 국장(조정자)의 일상 업무 관리를 감독한다.

d- 프로젝트의 재정 활동을 관리하고, 프로젝트의 지출을 결정하고 책임을 지며, 예산에 맞는 목적에 맞는 지출을 보장하고 프로젝트의 활동과 결과를 최대한 지원한다.

đ- 프로젝트 활동 계획을 작성하고, UNDP, 계획투자부, 기타 정부 기관들과 프로젝트 활동 계획을 통일한다.

e- 프로젝트 참여자들의 회의 내용을 준비하고 승인하며, 프로젝트 관리 기관을 대표한다.

g- 프로젝트 국장의 요청에 따라 주간에 적어도 2회 사업 관리위원회와 회의를 통해 프로젝트 관리 활동에서 발생하는 문제를 해결한다.

조 6- 프로젝트 국장(조정자):

a- 프로젝트 국장을 돕고, 프로젝트 문서와 국가 프로젝트 관리에 대한 규정에 따라 일상 업무를 관리한다.

b- 프로젝트 수행 기관들과의 합의를 준비하고 협상하며, 프로젝트 활동 계획을 준비하고 업데이트하며, 프로젝트 국장에게 보고하고 UNDP에 보고한다.

c- 기술 고문과 계속적으로 협력하여 작업 내용과 일정을 조율하며, 기술 고문이 각국, 부서, 정부 기관, 지방 정부와의 회의에서 도움을 받도록 지원한다.

d- 프로젝트 자원의 관리를 주도하며, 프로젝트 활동을 수행하기 위한 물질적 조건을 보장하며, 프로젝트의 재산, 장비, 사무실 시설을 관리한다.

đ- 국제 전문가, 국내 전문가, 프로젝트 참여 직원들에게 그들의 업무를 지원한다.

e- 프로젝트 직원들, 사업 관리위원회 비서실 직원들, 협력자들을 관리하고, 업무를 분배하며, 활동을 감독한다.

g- 연간 보고서, 프로젝트 종료 보고서, 프로젝트 국장과 농업 및 농촌 발전부 장관의 요구에 따른 기타 보고서를 준비하며, UNDP와 함께 세부 평가 회의, 프로젝트 검사단을 조직한다.

조 7- 전담 및 겸임 구성원

1- 부처 비서실의 전담 공무원:

a- 사업 관리위원회에서 전담으로 근무하며, 프로젝트와 관련된 비서실 업무와 프로젝트 국장이 지시한 특정 업무를 수행한다.

b- 국제 및 국내 전문가들과 목표 1(제도 강화) 및 목표 3(정보 교류 전략)과 관련된 직접 협력 파트너가 되며, 분기별 뉴스레터의 작성 및 배포를 담당한다.

c- 전문가와 프로젝트 관리팀이 목표 1 및 3과 관련된 보고서 초안 및 관련 문서를 최고관리팀에 제출하기 전에 검토하도록 지원한다.

d- 프로젝트 회의 참석 및 요청에 따라 국내 출장을 수행한다.

đ- 부처 사무실에서 프로젝트 활동을 조직하는 주요 연락처가 된다.

2- 인사총무과 전담 공무원.

a- 인사총무과의 전담 직원으로 프로젝트 관리 책임을 지고, 인사총무과와 관련된 프로젝트 업무와 프로젝트 책임자가 지시한 다른 구체적인 업무를 수행한다.

b- 인사총무과의 대표로서 인사총무과의 역할에 따라 프로젝트 관리팀의 활동에 참여한다.

c- 국내 및 국제 전문가들과 목표 2(조직 개발 및 인적자원 개발)과 관련된 직접 협력 파트너가 된다.

d- 전문가와 프로젝트 관리팀이 목표 2와 관련된 보고서 초안 및 관련 문서를 최고관리팀에 제출하기 전에 검토하도록 지원한다.

đ- 프로젝트 회의 참석 및 요청에 따라 국내 출장을 수행한다.

e- 프로젝트 관리팀이 인사총무과와의 회의를 조직하는 데 필요한 지원을 제공하는 주요 연락처가 된다.

3- 국제협력과 겸임 공무원:

a- 국제협력과의 겸임 직원으로 프로젝트 관리 책임을 지고, 국제협력과와 관련된 프로젝트 업무와 프로젝트 책임자가 지시한 다른 구체적인 업무를 수행한다.

b- 국제협력과의 대표로서 국제협력과의 역할에 따라 프로젝트 관리팀의 활동에 참여한다.

c- 각 부서 및 프로젝트 관리팀의 공무원들의 외국어 교육 요구사항 평가에 참여한다.

d- 프로젝트 관리팀이 외국 전문가들과 관련된 문제를 해결하도록 지원한다.

đ- 프로젝트 관리팀이 국제협력과와의 회의를 조직하는 데 필요한 지원을 제공하는 주요 연락처가 된다.

e- 프로젝트 회의 참석 및 요청에 따라 국내 출장을 수행한다.

4- 농업정책과 겸임 공무원:

a- 농업정책과의 겸임 직원으로 프로젝트 관리 책임을 지고, 농업정책과와 관련된 프로젝트 업무와 프로젝트 책임자가 지시한 다른 구체적인 업무를 수행한다.

b- 각 부서 및 지역의 공무원들의 정책 수립 능력 향상을 위한 교육 요구사항 평가에 참여한다.

c- 국내 및 국제 전문가들과 농업 정책 및 농촌 발전과 관련된 주요 협력 파트너가 된다.

d- 프로젝트 관리팀이 농업정책과와 농촌개발과와의 회의를 조직하는 데 필요한 지원을 제공하는 주요 연락처가 된다.

đ- 프로젝트 관리팀이 정책 관련 문서 및 보고서를 최고관리팀에 제출하기 전에 검토하도록 지원한다.

e- 프로젝트 회의 참석 및 요청에 따라 국내 출장을 수행한다.

위에서 언급된 전담 및 겸임 공무원들은 프로젝트 관리팀에서 정부의 기여를 위해 별도 파견된 직원으로서 근무하며, 급여 및 기타 수당은 원래 소속 단위에서 지급된다. 프로젝트 관리팀에서의 업무 수당은 현재 규정에 따라 지급되며, 프로젝트 출장 시에는 다른 프로젝트 관리팀 구성원들과 동일하게 출장비 수당을 받는다.

5- 프로젝트 책임자의 비서:

a- 프로젝트 책임자가 각 부서, 부처, 다른 부처 및 지방 정부와의 업무 관계를 유지하도록 지원한다.

b- 프로젝트 책임자가 결재할 때 프로젝트 관리팀 사무실의 활동을 감독한다.

c- 프로젝트 책임자가 일정 계획을 세우고 이를 실행하며, 부속 계약, 구매 및 장비 관리를 위한 계약 초안을 작성하도록 지원한다.

d- 프로젝트 책임자와 프로젝트 책임자가 프로젝트 운영위원회, 작업 그룹, 삼자 회의, 프로젝트 평가단 등의 회의 내용 준비 및 조직을 지원한다.

đ- 문서 발행 승인 및 사무용품 관리를 담당한다.

e- 프로젝트 책임자가 프로젝트 관리팀 내 모든 부서의 활동 조정 및 국내외 전문가들의 프로그램 실행을 지원한다.

g- 프로젝트 책임자와 프로젝트 책임자의 요청에 따라 다른 업무를 수행한다.

6- 운전사:

a- 프로젝트 업무를 지원하기 위한 안전한 운전을 책임지고, 차량을 관리하고 프로젝트 활동에 필요한 모든 요구사항을 충족시키기 위해 항상 준비되어 있다.

b- 유엔 개발계획의 요구사항에 따라 차량 관리 규정을 철저히 준수하고, 모든 종류의 서류 및 기록을 정확하게 작성한다.

c- 프로젝트 책임자와 프로젝트 책임자의 요청에 따라 프로젝트 관리팀의 다른 업무를 지원한다.

7- 청소 및 보조 직원:

a- 프로젝트 관리팀 사무실이 항상 깨끗하고 정돈되도록 하며, 업무를 지원하기 위한 모든 도구 및 장비를 잘 관리한다.

b- 회의 및 세미나를 위한 음료 준비 및 후방 지원 업무를 수행하며, 회의 및 세미나를 위한 필요한 물품을 구매한다.

8- 경비원:

a- 농림부 경비 부서와 긴밀히 협력하여 사무실의 안전 및 보안을 확보하며, 프로젝트의 장비 및 재산을 안전하게 보호한다.

b- 재산 손실 발생 시 관련 부서 및 법 집행 기관과 필요한 절차를 진행한다.

조 제8조- 프로젝트가 채용한 직원의 책임:

1- 비서 겸 행정 관리자(행정 비서):

a- 프로젝트 책임자가 프로젝트 관리팀의 주간 일정을 작성하고, 프로젝트 책임자의 승인을 받은 후 해당 일정을 실행하도록 지원한다.

b- 인사 채용, 출입국, 부속 계약, 교육, 세미나, 프로젝트 운영위원회, 작업 그룹, 프로젝트 관리팀 등과 관련된 행정 절차를 처리한다.

c- 프로젝트의 일반 활동에 대한 공문 및 업무 보고서 초안을 작성한다.

d- 프로젝트 문서 및 파일의 보관 및 관리 업무를 수행하며, 전문가들에게 지원을 제공한다.

đ- 프로젝트 책임자가 사무용품 사용 관리 및 들어오는 공문 및 정보의 접수를 지원하며, 프로젝트 책임자에게 보고한다.

e- 필요 시 번역 및 통역을 수행하고, 감독관, 프로젝트 관리자 및 기술 고문의 요청에 따라 다른 업무를 수행한다.

g- 관리위원회의 재무 책임자의 업무를 수행한다.

2- 번역 및 통역:

a- 프로젝트 감독관 및 기술 고문과의 회의, 교육 과정, 일상 업무 관계에서 지원하며 번역 작업을 수행한다.

b- 영어와 베트남어 간의 통역을 수행한다.

c- 요청에 따라 번역 작업을 수행하고 시간을 보장한다.

d- 전문 직원들과 겸임 직원들에게 번역 및 통역 지원을 제공한다.

đ- 요청에 따라 보고서를 준비한다.

e- 지정된 업무에 따라 영어 교육 과정을 감독한다.

g- 감독관, 프로젝트 관리자 및 기술 고문의 요청에 따라 다른 업무를 수행한다.

3- 프로젝트의 회계:

a- 정부와 유엔 개발 프로그램의 자금 출처로부터 분기별 및 연간 예산 예측을 준비하고 보호하며, 임시 사용 절차를 진행하여 프로젝트 활동에 필요한 자금을 확보한다.

b- 프로젝트 예산 소스로부터 지출을 수행하며, 정부와 유엔 개발 프로그램의 규정에 따라 프로젝트 지출 증빙서류를 검토하고 결제한다. 분기별 재무 보고서(베트남의 대응 자금 포함)를 작성하여 유엔 개발 프로그램, 부서 사무실, 재정회계과, 재정부에 제출한다.

c- 프로젝트 예산 조정 절차를 수행한다.

d- 프로젝트 관리자가 장비 구매 절차를 진행하는 데 도움을 주며, 프로젝트 장비의 상태를 확인하고 추적한다.

đ- 회계 문서를 보관하고, 감사 또는 재정 검사 기관이 요구할 경우 작업을 수행할 수 있도록 모든 조건을 준비한다.

e- 관리위원회의 전화 콜 센터를 관리하며, 지역 및 국제 긴급 전화 연결 상황을 모니터링한다.

g- 감독관, 프로젝트 관리자의 요청에 따라 다른 업무를 수행한다.

장 III

업무 운영 체제

조 9- 회의 및 세미나 제도:

a- 프로젝트 관리위원회는 매월 한 번 정기 회의를 개최하여 업무 진행 상황을 점검하고 다음 달의 주요 업무 내용을 승인하며, 이 회의는 프로젝트 감독관이 주재한다.

b- 매주 금요일 오후 프로젝트 관리위원회 사무실은 프로젝트 감독관이 주재하거나 프로젝트 관리자를 위임하여 주재하여 주간 업무 진행 상황을 점검하고 다음 주 업무 계획을 승인하며, 업무 일정을 논의한다. 비서 겸 행정 관리는 회의록을 작성하는 책임이 있다.

c- 작업 그룹 및 소그룹은 최소한 매월 한 번씩 회의를 개최하며, 프로젝트 감독관이 결정한다. 프로젝트 관리자와 다른 직원들은 행정적으로 회의를 조직하고, 회의 자료를 완성하도록 지원해야 한다. 회의록 작성은 회의 주재자가 지정한다.

d- 프로젝트 운영위원회는 6개월마다 정기 회의를 개최하며, 프로젝트 관리자는 프로젝트 감독관에게 회의 내용을 준비해야 하며, 다른 직원들은 프로젝트 관리자가 회의를 조직하도록 지원해야 한다. 프로젝트 관리자는 회의록을 작성하고 운영위원회 회의 결과를 통보하는 초안을 작성한다.

đ- 국내외 기술 고문 및 전문가들이 관련 부서와의 회의는 주간 업무 일정에 포함되며, 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리위원회의 각 구성원에게 지원 업무를 구체적으로 지정한다.

e- 회의, 세미나, 교육 과정의 조직은 프로젝트 관리 사무실과 기술 고문이 계획을 작성하고 프로젝트 감독관의 승인을 받은 후, 프로젝트 관리자가 각 구성원에게 구체적인 책임을 지정한다.

조 10- 공문 발행 절차 (발행 문서):

발행 문서는 팩스, 우편, 이메일 등 다양한 방법으로 외부에 보내지는 모든 보고서, 문서, 공문, 업무 편지 등을 포함한다.

a- 문서 작성: 프로젝트 감독관 또는 프로젝트 관리자의 지시에 따라 프로젝트 관리위원회의 구성원은 지정된 시간 내에 문서 초안을 작성해야 한다 (필요한 경우 베트남어, 영어, 또는 두 언어 모두). 작성자는 문서 마지막에 서명하거나 초안 문서의 왼쪽 하단에 이름을 기재한 후 프로젝트 관리자에게 검토 및 확인을 위해 넘겨야 한다. 작성자와 프로젝트 관리자는 현재 국가 법률에 따라 문서를 작성한 사람에게 법적으로 책임을 지며, 특히 영어 문서에 대해서는 공동으로 책임을 진다.

b- 문서 서명: 프로젝트 감독관만이 문서를 서명할 수 있다. 모든 문서는 프로젝트 감독관이 서명하기 전에 프로젝트 관리자의 검토 및 승인을 받아야 한다.

일반 거래 문서와 내부 업무 편지의 경우 프로젝트 감독관은 프로젝트 관리자에게 권한을 위임할 수 있지만, 프로젝트 감독관의 승인이 필요하다. 프로젝트 감독관이 없을 때 급한 업무가 발생하면 프로젝트 관리자가 서명하고 프로젝트 감독관에게 보고해야 한다. 이는 국가 프로젝트 관리 가이드북과 농업 및 농촌 발전부의 규정에 따른다.

c- 문서 발행: 프로젝트 관리자 보좌관은 문서를 지정된 수신자에게 발행하도록 책임을 지며, 모든 문서는 발행 전에 프로젝트 관리 사무실에 보관용으로 최소 한 부를 남겨야 한다. 프로젝트 관리 및 진행 상황과 관련된 공식 거래 문서는 일반 규정에 따라 국제 협력과에 한 부를 보내야 한다.

조 제11조- 문서 처리 절차 및 정보 수신 (수신 문서)

a- 수신 문서는 프로젝트 관리 사무실이 문서, 전화, 이메일, 팩스, 구두 전달 등을 통해 받은 모든 정보를 포함한다.

b- 모든 문서 형태의 정보는 행정 비서가 기록하고 프로젝트 관리자에게 통보하여 분류하고 초기 처리하며, 프로젝트 감독관에게 보고하여 해결 방안을 제시한다.

c- 감독관 또는 프로젝트 관리자가 처리 의견을 낸 후, 행정 비서는 해당 업무를 처리할 책임자에게 문서를 전달한다. 업무가 처리된 후, 행정 비서는 문서를 관련 파일 쌍에 보관해야 한다.

d- 전화나 구두로 받은 프로젝트 관련 모든 정보가 정보 수신자의 처리 책임이 아니면, 정보 수신자는 즉시 프로젝트 관리자와 프로젝트 감독관에게 보고하여 처리 및 답변하도록 요청해야 한다. 프로젝트 외부 기관과의 공식 정보, 발언, 거래는 프로젝트 감독관이 책임을 지며, 일부 경우에는 프로젝트 감독관이 프로젝트 관리자 또는 다른 구성원에게 위임할 수 있다.

조 12- 문서 보관, 복사 및 보안 제도

a- 행정 비서는 프로젝트의 일반 활동에 대한 문서 보관에 대해 전반적인 책임을 진다.

b- 회계 담당자는 프로젝트의 회계 및 재정 관련 모든 문서와 증빙을 보관하는 책임을 진다.

c- 프로젝트 관리위원회 구성원들은 업무 수행을 위해 보관된 문서에서 복사를 할 수 있으나, 행정 비서에게 통보하고 복사가 끝난 후 원래 문서를 파일에 반환해야 한다.

d- 프로젝트 관리위원회 구성원들은 국가와 부처의 규정에 따라 프로젝트의 문서와 정보에 대한 보안을 철저히 준수해야 한다. 전문가에게 정보 또는 문서를 제공하거나 해외로 문서를 보내려면, 프로젝트 관리자는 프로젝트 감독관에게 보고하여 프로젝트 감독관의 승인을 받아야 한다. 국제 전문가들과의 회의는 현재 적용되는 규정에 따라 이루어져야 한다.

장 IV

프로젝트의 재무 및 자산 관리

조 제13조- 일반 원칙:

프로젝트의 재정 소스 관리와 사용은 정부의 대응 자금 관리, 지원금 관리 규정에 따라 이루어져야 하며, 프로젝트 운영 가이드라인의 예산 사용 관리 원칙을 따르어야 한다. 프로젝트 감독관은 프로젝트의 재정 소스를 목적에 맞게 사용하는 결정과 책임을 진다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 감독관에게 직접적인 재정 소스 관리를 책임진다.

조 제14조- 대응 자금 관리 제도:

a- 정부의 작업 계획과 대응 자금에 대한 정부의 약속을 근거로, 프로젝트 관리위원회는 연간 대응 자금 계획을 작성하고, 관련 부서와 협의하여 최종 결정을 내릴 수 있도록 부처 지도부에 제출한다.

b- 재무부와 농업 및 농촌 개발부로부터 대응 자금 계획을 배분받은 후, 모든 지출은 목적이 명확하고 예산 목록에 따른 것이 보장되어야 한다. 회계 담당자와 프로젝트 관리자는 매월 지출 계획을 작성하여 프로젝트 감독관의 승인을 받아야 한다. 부 장관실의 재무회계과는 프로젝트의 대응 자금 사용을 감독하고 관리한다.

조항 15- 프로젝트의 지원금 소스 관리 제도:

a- 비소모성 장비 구매(3년 이상 사용 예정, 500달러 이상 가치):

- 프로젝트 문서와 재정 계획에 따른 필요성을 근거로, 프로젝트 관리자는 프로젝트 감독관에게 필요한 장비 목록을 제출한다. 프로젝트 감독관의 승인이 이루어진 후, 프로젝트 보조 관리자는 제작 사양과 견적 요청을 공급업체에게 보낸다.

- 프로젝트 보조 관리자는 장비 구매와 관련된 모든 업무를 처리한다.

- 1,000달러 이상의 구매 시, 구매 자문위원회를 소집하여 견적을 평가하고 가장 적합한 공급업체를 선택한다. 구매 자문위원회는 프로젝트 관리자, 프로젝트 보조 관리자, 회계 담당자 및 기술 자문가(필요한 경우)로 구성된다.

- 구매 자문위원회 회의 후, 프로젝트 관리자는 프로젝트 감독관에게 결과 승인을 요청하고, 프로젝트 보조 관리자는 프로젝트 감독관의 확인과 프로젝트 감독관의 승인을 받은 후, 선택된 공급업체에게 주문서를 보내고 구매 절차를 진행한다.

- 회계 담당자는 결제 절차, 추적, 검사 등을 포함하여 프로젝트 운영 가이드라인에 따라 적절하게 처리해야 한다.

b- 소모성 장비, 사무용품 구매 및 장비 수리 등:

- 프로젝트 관리위원회 구성원들은 프로젝트 보조 관리자에게 필요한 장비 구매 및 수리, 사무용품 등의 요구사항을 등록하여 월별 및 분기별 요구사항을 집계한다. 프로젝트 보조 관리자와 회계 담당자는 예산 계획에 반영하기 위해 예산 추정을 작성한다.

- 각 구매 및 수리 항목에 대해, 프로젝트 보조 관리자와 회계 담당자는 최소 세 개의 공급업체를 찾아 견적을 요청하고 비교하며 선택한 후, 프로젝트 관리자에게 보고하고 프로젝트 감독관의 승인을 받아 구매 및 수리를 진행한다.

- 프로젝트의 다른 활동에 대한 예산 사용 관리는 프로젝트 운영 가이드라인에 따라 공개적으로 계획에 따라 이루어져야 한다. 회계 담당자는 예산 추정을 작성하고 프로젝트 관리자의 확인을 받아 프로젝트 감독관의 승인을 받아야 한다.

c- 지출 추적: 회계 담당자는 규정에 따라 회계장을 열어야 한다. 임시 계좌에서 지출하거나 UNDP가 직접 지불한 모든 영수증 및 증빙은 UNDP 사무소에 보내기 전에 1부 복사본을 보관해야 한다.

d- 재무 보고: 회계 담당자는 매 분기말과 연말에 재무 보고서를 작성하여 프로젝트 관리자의 확인을 받아 프로젝트 감독관의 서명을 받아 부처, UNDP, 재무부 및 관련 기관에 제출해야 한다.

조항 16- 재산 관리 및 사용 제도:

a- 기본 원칙:

- 재산은 프로젝트의 목적에 맞게 잘 보존되고 사용되어야 한다. 재산을 사용하는 구성원은 자신의 재산을 보호해야 하며, 개인의 책임감 부족으로 인해 손상이나 손실이 발생하면 손해를 배상해야 한다.

- 프로젝트 관리자는 프로젝트 자산을 효율적으로 관리하고 사용하며, 손실이나 파손이 발생한 경우 이를 보고서로 작성하고 원인을 조사하고 개선 방안을 제안해야 한다. 회계사는 프로젝트의 비소모성 자산을 관리하는 책임이 있다. 프로젝트에 참여하는 기관에게 프로젝트 자산을 배분한 경우 해당 기관은 그 자산을 보호할 책임이 있으며, 프로젝트 관리자는 이에 대한 이양 보고서를 작성하고 프로젝트 참여 기관의 사용 상황을 지속적으로 점검해야 한다.

- 매년 프로젝트 관리자와 회계사는 프로젝트의 비소모성 자산을 12월 31일에 검사하고 평가하여 "자산 검사 보고서"를 작성하는 책임이 있다.

b- 전화, 팩스 및 네트워크 시스템 사용:

- 절약 정신을 바탕으로 프로젝트의 전화, 팩스, 네트워크 연결 시스템을 개인적인 용도로 사용하지 않아야 한다.

- 회계사는 중앙 전화국 및 직접 연결된 전화기의 관리와 통화 내역, 연간 및 국제 팩스 통신 내역을 기록하는 책임이 있다.

- 프로젝트 관리위원회의 구성원들은 국제 및 연간 통화, 팩스 통신 내역을 기록하는 책임이 있으며, 국제 통화 및 팩스는 프로젝트 관리자의 동의를 받아야 한다.

- 인터넷 접속과 정보 네트워크 시스템은 프로젝트 부속 관리자, 행정 서기 및 회계사가 업무 요구에 따라 수행한다. 행정 서기는 매일 오전과 오후에 도착한 이메일을 확인하는 책임이 있다.

c- 차량 사용:

- 프로젝트 활동을 위해 차량은 국가 프로젝트 운영 가이드라인에 따라 사용된다.

- 프로젝트 관리위원회의 구성원, 국내외 전문가는 차량 사용을 요청하려면 행정 서기에 하루 전에 등록해야 한다(비상 사태를 제외함). 등록 내용은 목적지, 목적, 사용 시간이다. 행정 서기는 차량 사용 요청을 종합하고 프로젝트 관리자에게 보고하며, 여러 사람이 같은 시간에 차량을 사용하려 할 때 우선 순위를 결정한다.

- 행정 서기는 차량 운행 내역, 연료 수요, 유지 보수 등을 기록하고 차량 사용 관리를 위해 사무실 차량 팀과 협력한다.

- 운전자는 차량 사용 신청자의 경로를 따르며, 신청된 경로 외 운전을 거부할 수 있는 권한이 있다. 운전자는 차량 사용 내역을 차량 사용 일지에 정확히 기록해야 한다.

d- 프로젝트 정보 자료 센터 사용 규정:

- 정보 자료 센터의 책과 참고 자료는 정보-도서관 직원이 관리하며, 프로젝트 관리위원회의 구성원은 이를 보호하고 관리해야 한다.

- 직원과 전문가가 현장에서 읽거나 복사, 대출하려면 담당 직원의 승인이 필요하며, 손실이 발생하면 보상해야 한다.

đ- 사무용품 사용 규정:

- 프로젝트 부속 관리자는 회계사와 협력하여 프로젝트 활동을 지원하기 위한 사무용품의 수요를 조사하고 구매를 조직하는 책임이 있다.

- 프로젝트 부속 관리자의 사무용품 사용 내역을 기록하고 프로젝트 관리위원회의 구성원과 전문가, 직원의 사무용품 사용 내역을 기록한다.

조항 17- 기타 규정:

휴가 규정:

- 질병으로 인해 퇴근하는 구성원은 프로젝트 관리자에게 즉시 알리고 진행 중인 작업을 완료할 수 있도록 프로젝트 관리자에게 보고해야 한다. 3일 이상 휴가를 취하는 경우 의사의 확인서가 필요하다.

- 개인적인 이유로 1-2일 휴가를 취하는 구성원은 휴가 신청서를 작성하고 프로젝트 관리자에게 하루 전에 보고하고 작업 완료를 보장해야 한다. 3일 이상 휴가를 취하는 경우 프로젝트 관리자는 프로젝트 총괄 책임자에게 보고하고 해결 방법을 제안해야 한다.

b- 사무실 배치: 모든 구성원은 사무실을 항상 깨끗하고 정돈되게 유지하고 안전 및 화재 예방 규정을 준수해야 한다. 근무일이 끝나면 전기 장비를 꺼고 문을 잠그는 등의 점검을 해야 한다. 규정을 위반하여 손실 또는 파손이 발생한 구성원은 개인적 책임을 진다.

장 V
효력 및 실행 조직

조 18- 본 규정에 명시되지 않은 다른 규정은 현재 적용되고 있는 베트남 법률, 프로젝트 운영 가이드라인, 업무 위임 조항, 업무 설명서 및 각 구성원의 인사 계약에 따른다.

조항 19- 모든 프로젝트 관리위원회의 구성원은 본 규정을 엄격하게 준수해야 한다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 총괄 책임자를 돕고 본 규정의 실행을 감독하며, 정기적으로 실행 상황을 평가하고 포상 또는 징계 방식을 제안한다.

조항 20- 본 규정은 일반적인 문제만을 다루며, 실행 중 발생한 문제에 대해 보완하거나 수정이 필요한 경우 프로젝트 관리자는 프로젝트 총괄 책임자에게 보고하고, 프로젝트 운영 위원회장에게 의견을 청취한다./.