시행령 제 14/2011/TT-BNV 지방자치단체 의회 및 시·읍·면 인민위원회 활동에서 발생한 문서 및 자료 관리에 관한 규정

시행규칙

조치인민회의 및 시·읍·면 인민위원회 활동에서 형성된 문서와 기록물 관리에 관한 규정을 정함

시·읍·면 인민위원회 및 조치인민회의

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정부가 2008년 4월 17일 제정한 제48/2008/NĐ-CP 호 정부가 부내부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구성을 규정한 결정에 근거함

국가기록물법 2001년 4월 4일 호에 근거함

정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110/2004/NĐ-CP 호 공문서업무에 관한 결정에 근거함

정부가 2010년 2월 8일 제정한 제9/2010/NĐ-CP 호 정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110/2004/NĐ-CP 호 공문서업무에 관한 결정 일부 조항을 개정하고 보완한 결정에 근거함

정부가 2004년 4월 8일 제정한 제111/2004/NĐ-CP 호 국가기록물법 일부 조항을 세부적으로 시행하기 위한 결정에 근거함

내무부가 2010년 4월 28일 제정한 제2/2010/TT-BNV 호 내무부가 부, 정부 직속기관, 중앙정부 소속 기관 및 각급 인민위원회의 기록물, 기록보존 조직의 기능, 임무, 권한 및 조직을 지도하는 통지에 근거함

내무부는 시·읍·면 인민위원회 및 조치인민회의 활동에서 형성된 문서와 기록물 관리에 관한 규정을 제정함

장 1

총칙

조 1. 적용 범위와 대상

본 통지는 시·읍·면 인민위원회(이하 '시·읍·면'이라 함) 및 조치인민회의 활동에서 형성된 문서와 기록물 관리의 원칙, 내용, 책임 제도를 규정함

조 2. 용어 해석

1. 시·읍·면 조치인민회의 및 인민위원회 활동에서 형성된 문서와 기록물 법규 제정, 행정 문서 작성 등과 같은 문서와 기록물, 그리고 시·읍·면 단위의 조직, 단체 활동에서 형성된 문서와 기록물을 포함함

2. 시·읍·면 인민위원회 기록보존소에서 보존되는 기록물 정치, 경제, 문화-사회, 교육, 국방, 안보, 과학기술 등 가치 있는 기록물은 시·읍·면 조치인민회의 및 인민위원회 활동에서 형성된 모든 기록물 중에서 선택됨

시·읍·면 인민위원회 기록보존소에서 보존되는 기록물은 원본, 정본 또는 정본과 동등한 가치를 가진 사본임

3. 시·읍·면 인민위원회 기록보존소에서의 문서와 기록물 관리 문서 수신, 발송 관리; 기록보존소로의 문서와 기록물 제출, 수집, 정리, 가치 평가; 기록물 보존 및 활용 등 관련 업무를 포함함

조 제3항. 문서와 기록물 관리의 원칙

시·읍·면 조치인민회의 및 인민위원회 활동에서 형성된 문서와 기록물은 시·읍·면 인민위원회 기록보존소에서 집중적으로 관리되어야 함. 기록물 업무의 수집, 정리, 가치 평가, 통계, 보존, 활용 등은 본 통지 및 현행 법률의 규정에 따라 일관되게 수행되어야 함

조 제4항. 문서와 기록물 관리의 책임

1. 시·읍·면 인민위원회 주석의 책임

시·읍·면 인민위원회 주석은 해당 지역의 공문서업무 및 기록물 관리에 대한 국가 규정을 이행하며, 시·읍·면 인민위원회 활동에서 형성된 문서와 기록물 관리를 책임짐

2. 시·읍·면 조치인민회의 주석의 책임

시·읍·면 조치인민회의 주석은 조치인민회의 활동에서 형성된 문서와 기록물 관리를 지휘하며, 조치인민회의 및 인민위원회의 공문서업무 및 기록물 관리 규정에 따라 이행해야 함

3. 시·읍·면 인민위원회에서 공문서업무 및 기록물 관리를 담당하는 공무원의 책임

시·읍·면 인민위원회에서 공문서업무 및 기록물 관리를 담당하는 공무원은 본 통지 조 제5항에서 규정된 임무를 이행하여 시·읍·면 인민위원회 주석에게 책임을 지음

4. 시·읍·면 단위의 공무원 및 비전문직 활동가의 책임

시·읍·면 단위의 공무원 및 비전문직 활동가는 공문서업무 및 기록물 관리에 관한 본 통지 및 기타 법률 규정을 준수해야 함

문서와 기록물의 불법 점유, 파괴, 손상 또는 국가 이익에 반하거나 조직, 개인의 합법적 권리와 이익에 해를 끼치는 목적으로 사용하는 것은 엄격히 금지됨

조 5. 공직원이 지방자치단체의 문서 및 기록관리 업무를 수행하는 임무

지방자치단체의 문서 및 기록관리 업무를 수행하는 공직원은 다음과 같은 임무를 수행한다:

1. 지방자치단체의 의장에게 국가 관리 기능에 대한 문서 및 기록관리 업무를 수행하도록 조언하고, 전문 분야에서 일관된 관리를 보장한다.

2. 지방자치단체의 의회와 지방자치단체의 문서 및 기록을 관리하는 데 있어 지방자치단체 의장에게 조언한다.

3. 문서 및 기록의 수신과 발송을 관리하며, 지방자치단체의 기록 보관소에 있는 문서 및 기록을 관리한다. 지방자치단체 공직원들에게 업무 문서 작성 방법을 지도하고, 지방자치단체 의회와 지방자치단체의 업무를 위해 장기적으로 사용할 수 있도록 문서 및 기록을 체계적으로 정리하고 안전하게 보관한다.

4. 조직 및 개인들이 기록 보관소의 문서 및 기록을 활용할 수 있도록 지원한다.

장 II

지방자치단체 의회와 지방자치단체의 활동에서 형성된 문서 및 기록 관리

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

수신 문서 및 발송 문서 관리

조 6. 수신 문서 관리

1. 수신 문서 관리

모든 수신 문서는 지방자치단체 의회와 지방자치단체의 문서실에서 집중적이고 통일적으로 관리되어야 한다. 문서실은 수신 문서를 접수하고 등록하며, 의장에게 문서 배부에 대한 의견을 구하고, 처리 책임자에게 원본을 전달하여 내용의 정확성과 비밀 유지가 확보되도록 한다. 긴급 또는 급한 문서는 수신 즉시 등록하고 의장에게 보고하며, 처리 책임자에게 전달해야 한다.

2. 수신 문서는 수신 문서 등록부에 등록하거나 컴퓨터 프로그램을 이용하여 관리한다.

3. 지방자치단체 의회와 지방자치단체의 문서실은 다음의 수신 문서 등록부를 작성한다:

- 기관 및 단체의 수신 문서 등록부;

- 항의 및 고발 신청 등록부;

- 비밀 수신 문서 등록부.

컴퓨터 프로그램을 이용하여 문서를 관리하는 경우, 등록은 해당 프로그램 사용 지침에 따라 이루어진다. 특히 비밀 문서는 등록부나 인터넷 연결이 없는 컴퓨터에 등록된다.

조 7. 발송 문서 관리

1. 지방자치단체 의회와 지방자치단체의 문서 및 기록관리 업무를 수행하는 공직원은 행정 문서를 발행하기 전에 형식, 형태, 기술 표기를 확인하고, 문서 번호, 기호, 날짜를 기재하며, 기관 도장을 찍고 긴급 또는 비밀 도장을 찍어야 한다(있을 경우). 발송 문서는 그 문서가 서명된 당일 또는 그 다음 근무일까지 완료되어 발송되어야 한다.

2. 발송 문서는 발송 문서 등록부에 등록하거나 컴퓨터 프로그램을 이용하여 관리한다.

지방자치단체 의회와 지방자치단체의 문서실은 다음의 발송 문서 등록부를 작성한다:

- 법규 및 개별 결정 발송 문서 등록부;

- 나머지 행정 문서 발송 문서 등록부;

- 비밀 문서 발송 문서 등록부.

컴퓨터 프로그램을 이용하여 문서를 관리하는 경우, 등록은 해당 프로그램 사용 지침에 따라 이루어진다. 특히 비밀 문서는 등록부나 인터넷 연결이 없는 컴퓨터에 등록된다.

조 8. 비밀 문서 관리

국가 비밀 내용을 포함하는 문서 및 자료(비밀 문서로 약칭)는 현행 법률에 따라 국가 비밀 보호를 위한 등록 및 관리 규정에 따라 관리된다.

국가 비밀 목록에 따라 지방자치단체 의장은 절대 비밀, 최고 비밀, 비밀 등 국가 비밀 내용을 포함하는 자료의 종류를 결정한다.

비밀 문서 봉투에는 비밀 등급을 나타내는 도장이 찍혀야 한다. 비밀 문서에는 "C" 도장, 최고 비밀 문서에는 "B" 도장, 절대 비밀 문서에는 "A" 도장이 찍혀야 한다. 특정 책임자가 처리하도록 지정된 비밀 문서는 "이름이 적힌 사람만 봉투를 열 수 있다"는 도장이 찍혀야 한다.

비밀 문서 봉투는 물에 잘 젖지 않는 두꺼운 종이로 만들어져야 하며, 필요하다면 봉인 규정에 따라 봉인되어야 하며, 모든 상황에서 안전하게 운반할 수 있는 수단을 제공해야 한다. 필요하다면 비밀 문서의 운반을 보호하기 위해 보안 요원을 배치해야 한다.

관련자들 간의 비밀 문서 교부는 모두 등록부에 기록되고, 교부자와 수령자는 각각 서명해야 한다.

국가 비밀 내용을 전화 또는 컴퓨터를 통해 전송하는 경우, 비밀 내용은 기요 법령에 따른 암호화 규정에 따라 암호화되어야 한다.

조 9. 문서 보관 제도

모든 문서는 원본과 정본 각각 두 부씩 보관하여야 하며, 원본은 지방인민회의 및 지방인민위원회 소속 문서실에 보관하고, 정본은 해당 업무를 처리하는 공무원의 업무 파일에 보관한다.

지방인민회의 및 지방인민위원회 소속 문서실에 보관되는 문서는 등록 순서대로 날인하여 정리되어야 한다.

절 2

작성 및 지방인민위원회에 제출 및 보관하기 위한 절차

조 10. 작성 절차 및 작성된 문서에 대한 요구사항

1. 문서 작성 내용

가) 문서 개설

지방인민위원회가 발행한 문서 목록, 공무원의 업무 내용 및 배정된 업무에 따라 지방인민위원회 소속 문서 관리 공무원은 각 공무원에게 문서 표지판을 준비하고 문서 제목을 기재하여 문서를 작성하도록 안내한다.

나) 문서 및 자료 수집

업무 처리 과정에서 공무원은 관련 문서, 서류 및 자료를 문서에 수집해야 한다.

문서는 시간 순서 또는 사건 진행 순서에 따라 정리되어야 하며 실제 발생한 업무 내용을 정확히 반영해야 한다.

다) 문서 종료

업무가 완료되면 문서도 종료되며, 문서 작성 책임 공무원은 문서 검토 및 보완, 불필요한 초안 및 자료 제거를 수행해야 한다.

2. 작성된 문서에 대한 요구사항

가) 작성된 문서는 지방인민회의 및 지방인민위원회의 역할과 업무, 공무원이 처리해야 하는 업무를 정확히 반영해야 한다.

나) 문서 및 자료는 서로 밀접하게 연관되어 있어야 하며 사건 진행 순서 또는 해결 순서를 정확히 반영해야 한다.

3. 문서 작성에 대한 책임

가) 지방인민위원회 의장은 국가 규정에 따라 문서 작성 관리를 지휘하는 책임이 있다.

나) 지방인민위원회 소속 문서 관리 공무원은 의장에게 문서 작성 관리에 대한 조언을 제공하고, 문서 작성 및 보관 절차를 모니터링하며, 국가 규정에 따라 문서를 보관소에 제출하도록 안내한다.

다) 지방인민회의 및 지방인민위원회 소속 공무원은 업무 처리 과정에서 업무 문서를 작성해야 한다.

조 11. 지방인민위원회 보관소에 문서 및 자료 제출

1. 제출 기한

가) 행정 문서는 업무 종료 후 1년 이내

나) 건설 기본 문서는 공사 결산 후 3개월 이내

다) 필름, 사진, 녹음, 녹화 문서는 업무 종료 후 3개월 이내

2. 제출 절차

지방인민위원회 보관소에 문서 및 자료를 제출하는 부서 또는 개인은 문서 목록 2부를 작성하여 제출한다.

지방인민위원회 소속 문서 관리 공무원은 문서 수령 확인서 2부를 작성한다.

문서를 제출하는 측과 수령하는 측은 각각 1부씩 보관한다.

3. 부서 및 공무원의 책임

각 부서 및 공무원은 이 조 제1항에 따른 기한 내에 지방 보관소에 문서 및 자료를 제출해야 한다. 제출 기한이 경과한 문서 및 자료를 보관하려면 보관소에 명세서를 제출해야 하며, 보관 기간은 2년을 초과할 수 없다.

지방인민회의 및 지방인민위원회 소속 공무원은 직위 변경, 퇴직, 은퇴 전에 후임자에게 문서 및 자료를 이양해야 하며, 개인적인 목적이나 다른 기관으로 가져가는 것은 금지된다. 문서 및 자료 이양은 문서로 작성되어야 한다.

목 3

수집, 보충 및 보존

조 12. 자료 수집 및 보충

매년, 문서사무 및 보관업무를 담당하는 공무원은 각 부서 및 개인이 제출할 서류와 자료를 준비하도록 지도하고, 제출기한이 도래한 서류와 자료를 지방자치단체 보관소에 제출하도록 조직적으로 실시한다.

지방자치단체장은 각 부서 및 개인이 제출기한이 도래한 서류와 자료를 지방자치단체 보관소에 제출하도록 지시한다.

조 13. 제출 및 보관의 원천과 수집 및 보충해야 하는 자료의 구성

1. 제출 및 보관의 원천

가) 상위 기관;

나) 지방의회 및 지방자치단체장: 지방자치단체장, 부지방자치단체장;

다) 전문 분야를 담당하는 각 부서 및 공무원;

라) 지방자치단체 단체조직.

2. 지방자치단체 보관소에 수집해야 하는 자료의 구성

가) 지방의회 자료 그룹

- 지방의회 선거 관련 서류 및 자료;

- 정기 및 비상 회의 관련 서류 및 자료;

- 지방의회 감사 활동 관련 서류 및 자료;

- 민원 접수 관련 자료;

- 기타 자료.

나) 지방자치단체 자료 그룹

- 지도 및 감독 관련 종합 자료;

- 사무실 및 통계 관련 자료;

- 경찰 관련 자료;

- 군사 관련 자료;

- 법원 및 가족 등록 관련 자료;

- 토지 및 건설 관련 자료;

- 재정 및 회계 관련 자료;

- 문화 및 사회 관련 자료;

- 기타 자료.

다) 지방자치단체 단체조직의 서류 및 자료.

조 14. 보관 자료의 관리

1. 지방자치단체 보관 자료는 보관 창고에서 안전하게 보호 및 관리되어야 한다.

2. 보관 자료를 보관하기 위한 창고는 자료 및 정보 보호와 안전을 위해 다음 조건을 충족해야 한다.

가) 보관 창고는 지방자치단체청 내 독립된 공간으로 최소 20제곱미터 이상의 면적을 갖추어야 한다.²;

나) 보관 창고 위치는 습기가 많은 곳이나 태양광 직접 노출을 피해야 한다.

다) 보관 창고는 침입을 방지하고 폭풍, 홍수 등의 영향을 받지 않아야 하며, 해충 피해를 입지 않도록 설비되어야 한다.

라) 보관 창고는 깨끗하고 환기 팬을 설치하여 청결을 유지해야 한다.

마) 보관 창고는 자료 보관을 위한 선반, 파일, 상자 등을 충분히 갖추어야 한다.

바) 화재 예방 및 진압을 위한 장비를 충분히 갖추어야 한다.

3. 창고 청결 제도를 준수하고, 자료 파괴를 방지하기 위한 해충 방제 조치를 시행하고 유지해야 한다.

조 15. 행정 구역 변경 시 자료 관리

1. 지방자치단체가 새로운 지방자치단체로 분할될 경우, 분할된 지방자치단체 중 어느 지방자치단체가 기존 사무실을 사용하게 되면, 해당 지방자치단체는 분할된 지방자치단체의 현재 자료를 계속 관리한다.

2. 지방자치단체가 다른 지방자치단체로 관리권이 이전될 경우.

가) 지방자치단체가 다른 지방자치단체로 관리권이 이전되지만 지방자치단체 명칭을 유지하면, 자료 관리는 변경되지 않는다.

나) 일부 자연적 면적과 인구가 다른 지방자치단체로 이전될 경우, 이전된 면적과 인구에 대한 모든 자료는 여전히 기존 지방자치단체가 관리한다.

3. 여러 지방자치단체가 새로운 지방자치단체로 합병될 경우.

합병된 지방자치단체로 이전된 기존 지방자치단체의 자료는 새로운 지방자치단체에서 집중적으로 보관된다.

조 16. 통계 보고 및 검 kê 제도

1. 매년 읍면 단위 기록보관소는 기록물 보관 현황, 기록물 보존 시설 현황 및 기록물 활용 현황에 대한 정기 통계를 실시해야 한다.

2. 연간 정기 기록물 통계 자료는 1월 1일 0시부터 12월 31일 24시까지로 계산되며(내무부령 제13호 2005.1.6. 발령에 따른 표준 양식 참조).

3. 읍면 단위 지방자치단체의 통계 보고서는 법정 지방자치단체 규정에 따라 군청 내무과로 제출되어야 한다.

4. 정기 검 kê 제도

읍면 단위 기록보관소는 매년 12월 31일에 기록물을 정기적으로 검 kê해야 한다.

절 4

정리, 가치 평가 및 가치 없는 기록물 파기

조 17. 기록물 정리

1. 기록물이 보관 창고에 보관되기 전에는 정리되어야 한다. 읍면 단위 지방자치단체의 문서업무 및 기록보관 담당 공무원은 읍면 단위 지방자치단체의 공무원에게 기록물 정리 방법을 지시해야 한다.

2. 정리된 기록물은 다음 요구 사항을 충족해야 한다:

가) 분류하고 완전한 파일을 작성한다;

나) 파일 및 기록물의 보존 기간을 결정한다;

다) 파일 및 기록물을 체계화한다;

라) 파일 및 기록물 목록을 작성한다;

마) 파기 대상 가치 없는 기록물 목록을 작성한다.

조 18. 기록물 가치 평가

1. 기록물 가치 평가 위원회

가) 기록물 가치 평가 위원회의 구성은 다음과 같다:

- 읍면 단위 지방자치단체 부시장(문서업무 및 통계 업무 담당), 위원회 의장;

- 읍면 단위 지방자치단체의 문서업무 및 기록보관 담당 공무원, 위원(위원회 비서);

- 기록물 소유 공무원 또는 해당 부서 공무원, 위원.

나) 기록물 가치 평가 위원회의 임무

기록물 가치 평가 위원회는 읍면 단위 지방자치단체의 장에게 기록물 보존 및 파기 대상 결정을 위한 자문을 제공한다.

2. 기록물 가치 평가는 다음 요구 사항을 충족해야 한다:

가) 영구 보존 기록물과 일정 기간 보존 기록물(년 수로 표현)을 결정한다;

나) 파기 대상 가치 없는 기록물을 결정한다.

조 19. 가치 없는 기록물 파기

1. 파기 전 가치 확인

군청 내무과는 읍면 단위 가치 없는 기록물을 확인한다.

2. 가치 없는 기록물 파기 결정 권한

읍면 단위 지방자치단체의 장은 군청 내무과의 서면 의견을 받은 후 가치 없는 기록물 파기 결정을 내린다.

3. 가치 없는 기록물 파기 절차

가) 기록물 가치 평가 위원회는 가치 없는 기록물 목록과 그 설명서(읍면 단위 지방자치단체 기록보관소 또는 기록물 정리 부서가 제출)를 검토하며, 필요하다면 보존 기록물 목록과 비교해야 한다;

나) 가치 없는 기록물 목록과 보고서를 완성하여 읍면 단위 지방자치단체의 장에게 제출한다;

다) 가치 없는 기록물 확인 요청 절차를 진행한다;

라) 군청 내무과의 의견을 참고하여 가치 없는 기록물 파기 보고서를 완성하고 읍면 단위 지방자치단체의 장에게 제출하여 파기 결정을 내린다;

마) 가치 없는 기록물 파기 작업을 조직한다;

바) 가치 없는 기록물 파기 관련 보고서를 작성하고 보관한다.

4. 가치 없는 기록물 파기 조직

가) 가치 없는 기록물을 포장한다;

나) 읍면 단위 지방자치단체의 문서업무 및 기록보관 담당 공무원과 가치 없는 기록물 파기 담당자 사이에 가치 없는 기록물 이양 기록을 작성한다;

다) 가치 없는 기록물 파기: 읍면 단위 지방자치단체 본청에서 수행하거나 종이 재활용 공장으로 이송할 수 있다;

라) 가치 없는 기록물 파기 기록을 작성한다.

5. 가치 없는 기록물 파기 관련 보고서

가) 가치 없는 기록물 파기 요청 보고서;

나) 가치 없는 기록물 목록 및 그 설명서;

다) 기록물 가치 평가 위원회 회의 기록;

라) 군청 내무과의 가치 없는 기록물 확인 의견서;

마) 읍면 단위 지방자치단체의 장의 가치 없는 기록물 파기 허가 결정;

바) 가치 없는 기록물 이양 기록;

사) 가치 없는 기록물 파기 기록;

아) 기록물 가치 평가 위원회 설립 결정(기록물 가치 평가 위원회가 아직 설립되지 않은 경우);

자) 기타 관련 문서.

가치 없는 기록물 파기 관련 보고서는 기록물 파기 날짜로부터 최소 20년간 읍 단위 기록보관소에서 보관되어야 한다.

절 5

기록물 활용 및 사용 조직

조 20. 자료 개발 및 이용 조직

1. 자료 개발 및 이용 대상

읍면동 인민위원회의 보관 자료는 읍면동 인민위원회 공무원과 직원의 업무 수행을 위한 용도와 기관, 단체 및 개인의 정당한 요구를 충족시키기 위해 사용된다. 읍면동 인민위원회에서 문서 및 보관 업무를 담당하는 공무원은 읍면동 보관소에 보관된 자료의 개발 및 이용을 직접 지원해야 한다.

2. 읍면동 보관소에 보관된 자료의 개발 및 이용 절차

읍면동 인민위원회 주석이 규정한다.

3. 자료 보관을 이용할 단위나 개인은 정보 보안 규정을 엄격히 준수하고 자료의 안전을 유지해야 한다.

조 21. 자료 이용 허가 권한 및 복사, 촬영 권한

1. 읍면동 인민위원회 주석은 읍면동 보관소에 보관된 자료의 이용 및 복사, 촬영을 허가한다.

2. 자료의 복사, 촬영은 읍면동 인민위원회에서 문서 및 보관 업무를 담당하는 공무원이 직접 수행해야 한다.

조 22. 자료 복사 및 증명 발급

자료 복사 및 증명 발급을 원하는 독자는 읍면동 인민위원회 규정에 따라 절차를 이행해야 하며, 읍면동 인민위원회 주석은 자료 복사 및 증명 발급을 심사 승인한다.

조 23. 자료 개발 및 이용 비용 징수

자료 개발 및 이용 비용 징수는 재정부 규정에 따라 이루어진다.

장 III

효력 발생 및 시행 책임

조 24. 효력 발생

본 고시는 발효일로부터 45일 후 효력을 발생한다.

제25조 시행 책임

중앙에 직속되는 성, 시 인민대표회의와 인민위원회는 본 고시의 시행을 조직하고 책임진다./.