제2005년 제17호 교통운수부 명령 「교통운수부 문건 수령, 처리 및 발부 규정 시행에 관한 규정」을 발표함

부총리 겸 교통부 장관 결정

교통운수부 문건 수령, 처리 및 발행 규정을 제정함

교통부 장관
 

정부가 2003년 4월 4일 제정한 제34/2003/NĐ-CP 호에 의거하여 교통운수부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구성을 규정함;

정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110/2004/NĐ-CP 호에 의거하여 문서업무를 규정함;

사무총장의 제안에 따라,

결정함에 있어서:

조 1. 본 결정에 부속된 교통운수부 문건 수령, 처리 및 발행 규정을 제정함.

조 2. 본 결정은 공보에 게재된 날로부터 15일 후 효력이 발생한다. 본 결정과 상충되는 이전 규정들은 모두 폐지된다.

조 3. 사무총장, 감사총장, 각 부국장, 각 국장, 교통운수부 소속 기관, 단체 및 관련 개인은 본 결정의 집행에 대한 책임을 지음.

제 정 규 정

 

문건의 수령, 처리 및 발행

교통운수부

(17/2005/QĐ-BGTVT 호에 부속하여 2005년 3월 21일에 제정)

교통통신부 장관

장 1

총칙

조 1. 적용 범위와 적용 대상

본 규정은 교통운수부 문건의 수령, 처리 및 발행에 관한 원칙, 절차 및 절차를 규정함.

비밀 문건의 수령, 처리 및 발행은 교통운수부 장관이 제정한 국가비밀 보호 규정을 준수해야 하며, 본 규정에서 특별히 규정되지 않은 경우에 한함.

교통운수부 규범법률문건의 작성 및 발행은 교통운수부 장관이 2004년 10월 1일에 제정한 제18/2004/QĐ-BGTVT 호에 부속된 교통운수부 규범법률문건 작성, 검토, 발행, 검증 및 처리 규정에 따라 이루어짐.

본 규정은 교통운수부 소속 기관, 단체 및 개인(이하 "기관"이라 함)과 교통운수부 문건의 수령, 처리 및 발행과 관련된 기타 기관, 단체 및 개인에게 적용됨.

조 2. 용어 해석

본 제도에서 다음 용어들은 다음과 같이 해석된다:

1. "수령문건"은 국내외 모든 기관, 단체 및 개인으로부터 교통운수부로 보내진 공문 또는 직접 보내진 모든 문서, 자료를 말함.

2. "발행문건"은 교통운수부 또는 교통운수부의 참모 기관이 발행하여 국내외 모든 기관, 단체 및 개인에게 보내진 모든 문서를 말함.

3. "부문서실"은 교통운수부 사무처 문서실-보존실 내에 있는 문서실을 말함.

4. "기관문서실"은 교통운수부 참모 기관의 전문가들이 문서업무를 겸임하도록 지정된 사람들을 말함.

5. "기관문서실"은 해당 기관이 문서업무를 수행하거나 겸임하도록 지정된 사람을 말함.

6. "문서 초고"는 문서 작성 과정에서 작성되거나 타이핑된 초안을 말함.

7. "본문 초안"은 교통운수부가 발행하는 내용과 형식이 완전한 문서를 말하며, 본문 초안은 동일한 가치를 가질 수 있는 여러 개의 복사본으로 만들어질 수 있음.

8. "원본"은 내용과 형식이 완전하고, 관련 당사자의 직접 서명이 포함된 교통운수부가 발행한 문서를 말함.

9. "본문 정확 복사본"은 규정된 형식에 따라 문서의 모든 내용을 정확하게 복사한 것을 말하며, 본문 정확 복사본은 본문 초안에서만 복제될 수 있음.

10. "내용 추출 복사본"은 규정된 형식에 따라 문서의 일부 내용을 복사한 것을 말하며, 내용 추출 복사본은 본문 초안에서만 복제될 수 있음.

11. "록록 복사본"은 규정된 형식에 따라 본문 정확 복사본에서 복제된 문서의 모든 내용을 정확하게 복사한 것을 말함.

12. "업무 파일"은 특정 사건, 문제, 개인 또는 그룹에 대해 단위의 기능과 임무 범위 내에서 업무를 관리하고 해결하는 과정에서 형성된 관련 문서와 자료의 집합을 말하며, 사건이 시작되는 시점부터 종료되는 시점까지 포함됨.

장 II

문건의 수령 및 처리

조 3. 문건 수령 원칙

1. 수령문건, 교통운수부 지도부, 참모 기관 지도부 및 전문가가 직접 수령한 문서 모두 교통운수부 문서실에 집중되어 수령 절차 및 등록을 해야 함. 문서실에서 수령 절차 및 등록을 하지 않은 수령문건은 각 기관이 처리할 책임이 없음.

2. 문서를 수령할 때, 교통운수부 문서실은 보내는 곳, 받는 곳, 봉인(있을 경우), 봉투에 적힌 번호 및 기호가 문건 수령 등록부와 일치하는지 확인해야 함.

3. 수령문건은 수령 당일 즉시 수령 절차 및 등록을 해야 하며, 오후에 도착한 문서는 다음 근무일 아침에 수령 절차를 할 수 있으나, 긴급 표시가 있는 문서는 예외로 함.

조 4. 수령 및 등록 절차

문서를 수령하고 등록할 때, 교통운수부 문서실은 다음과 같은 절차를 수행해야 함:

1. 수령문건 봉투를 열어야 함. 제6조 제1항, 제2항, 제3항에 규정된 문서는 제외함.

2. 봉투 안의 문서를 확인하고 봉투에 적힌 번호 및 기호와 봉투 안의 자료를 대조하고, 다음 사항이 발생할 경우 사무총장이 서명한 통지서 또는 반환 통지서를 작성해야 함:

a) 자료가 부족한 경우(본 규정 부록 1에 따른 통지서 사용);

b) 수령문건이 행정 절차를 충족하지 못한 경우(권한이 없는 사람의 서명 및 인장, 형식 미준수, 복사본(팩스 제외), 찢어진 것 또는 읽기 어려운 글씨 등)(본 규정 부록 2에 따른 반환 통지서 사용).

3. "공문 수령"이라는 도장을 문건 요약 아래 또는 문건 상단의 빈 공간에 찍어야 하며, 문건 번호, 기호, 발행일, 수령일, 보내는 기관, 단체, 개인, 서명자 이름, 요약 등을 문건 수령 등록부에 입력하고, 문건을 가장 빠른 처리를 위해 분류해야 함.

4. 교통운수부 문서 관리 프로그램에 데이터를 입력해야 함.

조 5. 수령문건의 이송 원칙

1. 문건의 이송은 내용의 정확성과 비밀 유지가 보장되어야 함.

2. 잘못된 처리 주소로 온 문건은 즉시 총괄팀으로 돌려 보내야 하며, 다른 기관 사이에 직접 이송해서는 안 됨.

조 6. 수령문건의 이송 절차

1. 문서 봉투에 "비밀", "엄비밀", "극비" 도장을 낸 경우: 법무부 사무관은 문서 번호와 봉투 외부에 기재된 표시를 관리일지에 등록한 후, 해당 문서를 비서실장에게 처리하게 전달하며, 비서실장이 출장 중인 경우에는 법무부 장관에게 직접 보고한다. 문서 봉투에 "봉투에 기재된 이름의 사람만 봉투를 개봉할 수 있다"라는 도장이 있는 비밀 문서의 경우, 법무부 사무관은 문서 번호와 봉투 외부에 기재된 표시를 관리일지에 등록한 후, 즉시 봉투에 기재된 사람에게 전달하며, 긴급 문서의 경우 봉투에 기재된 사람이 출장 중이라면 비서실장에게 전달하여 처리하게 한다.

2. 비밀 전보: 법무부 사무관은 전보 번호와 봉투 외부에 기재된 표시를 관리일지에 등록한 후, 기밀 전보 담당자가 부재 중인 경우에는 비서실장에게 전달하여 즉시 전보를 개봉하고 관리일지에 등록하며, 법무부 장관에게 보고한다. 법무부 장관의 의견을 받은 후, 총괄과는 해당 업무를 맡은 부서로 전보를 전달한다. 업무가 완료되면 해당 부서는 즉시 기밀 전보를 기밀과에 반환해야 한다.

3. 특정 수신자 명으로 보내진 문서, 당부서, 당위, 공무원 노동조합: 법무부 사무관은 문서 교부일지에 등록한 후, 봉투에 기재된 주소로 문서를 전달한다.

4. "즉시", "상긴", "긴급" 도장이 난 문서들: 법무부는 우선적으로 접수, 등록 절차를 진행하고 즉시 비서실장에게 전달하여 처리하게 하며, 비서실장이 부재 중인 경우에는 법무부 장관에게 직접 보고한다.

5. "즉시" 도장이 난 문서 중 행정 시간 외에 정해진 시간에 법무부에 도착해야 하는 문서들: 보안과 직원은 봉투에 기재된 문서 번호, 발송 기관 명을 기록하고 즉시 비서실장에게 보고하여 처리하게 하며, 비서실장이 부재 중인 경우에는 법무부 장관에게 즉시 보고한다.

6. 위 조항 1항부터 5항까지 제외한 모든 도착 문서는 접수, 등록 절차를 마친 후, 법무부 사무관은 비서실장에게 처리하도록 보고한다.

7. 비서실장은 도착 문서 보고서(본 규정 부록 3, 4에 따른 양식)에 서명하고 총괄과를 통해 즉시 법무부 지도부에게 보고하여 법무부 지도부의 권한으로 처리해야 하는 문서에 대한 지시를 받으며, 법무부 장관(부 장관)이 공식 출장 중인 경우에는 부 장관(법무부 장관)이 대신 처리한다.

8. 총괄과는 법무부 지도부의 처리 지시를 문서에 반영하고 다음의 절차를 수행한다:

a) 각 기관의 참모 부서 및 기타 등록된 문서함을 가진 부서의 문서함에 문서를 분류하여 배치한다.

b) 법무부 사무관과 협력하여 법무부에 등록된 문서함이 없는 부서에 문서를 전달한다;

c) 문서 내용과 법무부 지도부의 지시 사항을 포함한 전체 내용을 네트워크를 통해 즉시 전송하며, 해당 부서에 전화로 문서 수신 확인을 요청한다. 네트워크를 통해 전송할 수 없는 경우에는 긴급 전달, 팩스, 전화 등의 방법을 사용한다.

d) 여러 부서가 공동으로 처리해야 하는 문서의 경우, 총괄과는 해당 부서들에게 복사본을 전달하며, 그 중 원본은 법무부 지도부의 지시 사항이 기재된 것을 주 책임 부서에게 전달한다;

đ) 법무부 장관이 부 장관에게 지시한 문서의 경우, 총괄과는 즉시 또는 최대한 다음 근무일까지 부 장관의 지시를 받은 후, 본 조항 8항 a, b, c, d 점의 규정을 준수하여 처리한다.

9. 기업, 교통부, 교통공정부로부터 법무부 교통운수부에 도착한 문서 중 해당 부서의 전문 업무 범위 내에서 처리해야 하는 문서의 경우, 법무부 지도부의 승인 없이도 비서실장은 문서 보고서(본 규정 부록 5에 따른 양식)를 작성하여 해당 부서에 처리하도록 전달한다.

조 7. 문서 처리 원칙

1. 도착 문서의 내용과 법무부 지도부의 지시 사항(있을 경우)을 근거로, 각 부서는 부여된 역할과 임무에 따라 적절한 절차와 시간 내에 처리한다.

2. 정해진 시간 내 처리가 불가능한 경우, 주 처리 부서는 법무부 장관 또는 해당 분야를 담당하는 부 장관에게 보고하여 지시를 받는다. 보고서는 지시를 받은 후 복사하여 법무부 비서실에 보관한다.

조 8. 문서 처리 기간

1. "즉시", "긴급", "상긴" 문서와 긴급한 내용을 포함한 문서는 즉시 처리해야 한다.

2. 처리 기간이 정해진 문서는 법무부 지도부가 정한 기간 내에 처리하며, 법무부 지도부가 지시하지 않은 경우에는 문서에 기재된 기간 내에 처리한다.

3. 복잡하거나 중요한 내용을 포함하여 많은 시간이 필요한 문제의 경우, 법무부 지도부는 전문가의 의견을 청취하거나 관련 부서에게 상세히 설명하도록 요구한 후 결정하며, 최종 해결 기간은 10일이다. 집단 토론을 거쳐 법무부 지도부가 결정하는 문제의 경우, 최종 해결 기간은 15일이다.

4. 다른 부처, 지방 정부의 의견을 청취해야 하는 문서의 경우, 주 처리 부서는 정부 규칙에 따라 관련 부처의 답변을 받기 위해 노력해야 한다.

5. 프로젝트, 계획, 프로그램의 처리 기간은 이미 정해진 일정 또는 법무부 지도부의 지침에 따라 처리된다.

6. 상위 기관이 발행한 법률 규범 문서에 의해 처리 기간이 정해진 문제의 경우, 처리 기간은 효력이 높은 법률 규범 문서에 따라 처리된다.

7. 처리 기간이 정해지지 않은 문서의 경우:

a) 총괄과에서 문서를 수령한 날로부터 5일 이내에 주 처리 부서는 처리를 완료하고 업무 처리를 위한 보고서를 작성하여 법무부 지도부에 보고해야 한다.

b) 법률 내용이 교통부 소속 다른 단위와 관련된 경우 주관 처리 단위는 관련 단위의 의견을 청취하도록 조직해야 한다. 의견 요청을 받은 단위는 문서를 통해 3일 이내에 답변해야 하며, 주관 처리 단위는 7일 이내에 초안을 완성하고 업무 처리 보고를 위해 보고서를 작성하여 교통부 지도부에 보고해야 한다.

8. 교통부의 권한 범위를 벗어난 내용을 포함하는 문서의 경우, 주관 처리 단위는 해당 문서를 반환하기 위한 양식(본 규정 부록 2 참조)을 작성하여 종합과를 통해 정부서기실장의 서명을 받아 발송기관으로 반환해야 한다.

장 III

법률 제정

조 9. 법률 초안 작성

1. 법률 초안의 내용은 다음 사항을 준수해야 한다.

a) 당 중앙위원회와 정부의 방침, 정책 및 법률 규정에 부합함;

b) 업무 해결 요구 사항에 부합함;

c) 교통부 지도부의 지시사항을 반영함;

d) 권한 범위 내에서 작성됨.

2. 법률의 형식과 기술적 표현:

a) 행정 문서: 내무부 장관과 정부서기실장이 공동으로 제정한 규정에 따라 작성됨;

b) 전문 문서: 교통부 장관이 내무부 장관과 협의 후 제정한 규정에 따라 작성됨.

조항 10. 타이핑 및 복제

1. 교통부 비서실은 교통부 지도부 또는 교통부 참모 기관 지도부의 요청에 따라 문서를 타이핑하고 복제해야 함.

2. 타이핑 및 복제 작업은 다음 사항을 준수해야 함:

a) 원 초안의 내용을 정확하게 타이핑하며, 형식과 기술적 표현을 준수해야 한다. 타이핑 과정에서 오류나 불명확한 부분을 발견하면 타이핑자는 초안 작성 주관 단위 또는 초안 검토자를 문의해야 함;

b) 규정된 수량만큼 복제해야 함;

c) 타이핑 및 복제 작업은 요청 일정에 맞추되 최대 2일 이내에 완료해야 함;

d) 문서 내용을 비밀로 유지해야 함.

조 11. 업무 처리 보고서

1. 법률 초안 작성 주관 단위는 업무 처리 보고서를 작성해야 함.

2. 업무 처리 보고서는 다음과 같이 구성되어야 함:

a) 업무 처리 보고서 양식(본 규정 부록 6, 7 참조). 보고서 양식은 명확하고 깨끗하게 작성되어야 함;

b) 법률 초안 2개와 그에 따른 부록(있을 경우)이며, 하나의 초안에는 작성 단위 책임자의 서명 줄이 마지막 문장 뒤에 있어야 함;

c) 수신 문서(있을 경우);

d) 관련 기관 및 단체의 의견서(있을 경우);

đ) 관련 자료가 있는 경우 그 자료

3) 업무 처리 보고서가 외국어로 작성된 경우, 제출 시 반드시 한국어로 번역되어야 하며, 부록도 포함된다. 문서가 길거나 많은 부록이 있거나 부록이 긴 경우에는 중요한 내용 요약 번역본이 필요하다. 국제협력과는 교통부 지도부의 요청에 따라 번역해야 한다.

조 12. 서명 및 검토 절차

1. 법률 초안 작성 주관 단위는 종합과에 업무 처리 보고서를 제출해야 함.

2. 종합과장은 본 규정 조 11에 따라 업무 처리 보고서를 검토하고 다음 절차를 수행해야 함:

a) 업무 처리 보고서가 유효하다면, 문서 수령 관리부에 등록한 후 보고서를 국장 비서 또는 차관 보좌관에게 넘겨야 함;

b) 업무 처리 보고서가 유효하지 않다면, 작성 주관 단위에 보완하도록 돌려보내야 함.

3. 국장 비서 또는 차관 보좌관은 다음과 같은 책임을 가짐:

a) 법률 초안의 내용, 형식, 기술적 표현을 모델 규정에 따라 검토해야 한다. 요구 사항을 충족하지 못하면 종합과장에게 즉시 통보하고, 작성 주관 단위에 보완을 요구하여 보고서를 완성하도록 해야 함;

b) 보고서가 완전한 절차를 갖추면 당일에 지도부에 보고해야 함.

4. 특별히 중요하고 급한 경우, 작성 주관 단위는 직접 지도부에 보고서를 제출하여 서명할 수 있으나, 보고서를 제출한 당일 또는 다음 영업일까지 종합과에 보고서를 제출하여 문서 수령 관리부에 등록하고 필요한 절차를 진행해야 함.

조 13. 서명 전 법률 검토

1. 법률 초안 작성 주관 단위 책임자는 법률 내용의 정확성을 검토하고 책임을 지어야 함.

2. 정부서기실장은 법률의 형식, 기술적 표현, 발행 절차를 검토하고 책임을 지어야 함.

조 14. 법률 서명

1. 교통부 장관 또는 차관이 서명한 법률 초안에 동의하는 경우:

a) 교통부 장관이 2개 초안에 서명하거나 차관, 정부서기실장, 참모 기관 책임자가 대행 서명하여 발행;

b) 차관이 2개 초안에 서명.

2. 교통부 장관 또는 차관이 서명한 법률 초안에 동의하지 않는 경우, 작성 주관 단위는 보완한 후 다시 제출해야 함.

3. 법률 서명 시 연필이나 쉽게 희미해지는 잉크는 사용하지 않음.

조 15. 법률 서명 권한

1. 교통부 장관은 교통부의 모든 권한 범위 내의 문제를 해결하기 위해 법률을 발행함.

2. 차관은 교통부 장관이 지정한 분야의 문제를 대행 서명하여 해결함.

3. 교통부 장관은 정부서기실장 또는 참모 기관 책임자에게 특정 종류의 법률을 대행 서명하도록 할 수 있으며, 이는 별도의 문서로 구체화됨.

4. 특별한 경우, 교통부 장관은 특정 종류의 법률을 대행 서명하도록 각 전문 관리 기관장에게 위임할 수 있으며, 이는 문서로 이루어져 한정된 기간 내에서만 적용되며, 위임받은 자는 이를 다른 사람에게 재위임할 수 없음.

5. 모든 대행 서명, 대행 위임 서명, 대행 명령 서명 교통부 장관의 법률은 교통부 장관에게 보고되며, 이는 법률 수신처에 표시됨.

6. 차관은 법률 서명을 위임하지 않음.

조 제16조. 법률 발행 및 배포

1. 조합실은 서명된 문서와 처리를 위한 모든 서류를 교부하여 처리한 후 교부처에 제출하여 발행 절차를 진행하고, 해당 문서를 수령인에게 전달한다.

2. 각 기관이 상호 업무를 협의하기 위해 작성한 문서는 국보 도장을 찍지 않으며, 해당 기관의 교부처는 자체 교부일지에 기록하고 직접 수령처로 전달하며, 동시에 교부처에 01부를 제출하여 교통부의 문서 관리 프로그램에 반영한다.

3. 교부처는 문서의 형식, 양식, 기술적 표기 등을 최종 확인하고, 규정에 따라 번호, 날짜, 연도를 기록하고 복사하며, 문서에 도장을 찍고, 문서 작성자가 승인한 비밀 등급 및 긴급 등급을 표시한다.

4. 교부처는 교통부 장관이 서명한 문서와 처리를 위한 서류를 포함하여, 본 규칙 제15조 제3항과 제4항에 명시된 문서만 발행하며, 이러한 문서는 종합실 또는 직원이 작성한 경우, 종합실장 또는 종합실 과장의 승인을 받아야 한다.

5. 교부처는 문서가 서명된 당일 또는 그 다음 영업일까지 수령인에게 문서를 발송하며, 긴급 등급이 표시되거나 작성자의 요청으로 즉시 발송해야 하는 문서는 즉시 발송하고, 비밀 등급이 표시된 문서는 보안 체제를 통해 전송해야 한다. 특별한 경우, 수령기관이 교부처에서 직접 문서를 수령하려면 소개서나 공문을 제출하고, 문서 작성자 또는 종합실장의 승인을 받아야 하며, 교부처 교부일지에 서명해야 한다.

6. 발송 문서는 팩스 또는 네트워크를 통해 빠르게 전송될 수 있다.

7. 일부 경우에는 수령기관, 단체, 개인이 원본 문서를 필요로 할 때, 주관 작성 단체와 원본 문서의 적절한 수량을 등록해야 하며, 이를 처리를 위한 서류에 포함시켜야 한다.

8. 회의, 세미나, 워크숍 개최를 위한 초청서 발송 시, 발송 후 회의, 세미나, 워크숍 개최까지 7일 이내인 경우, 교부처는 팩스를 보내고 동시에 수령처에 급보를 보내야 한다.

조 17. 문서 보관

1. 교부처는 주관 작성 단체의 단체장이 서명한 원본과 처리를 위한 정본 신청서를 보관한다.

2. 주관 작성 단체는 교부처에서 다음과 같은 문서를 받는다:

a) 처리를 위한 서류;

b) 정본 02부 중 하나는 처리를 위한 서류에 포함되어 교통부 장관이 발행한 규정에 따라 보관소에 제출되고, 다른 하나는 작성 직원에게 제공되어 진행 상황을 추적한다;

c) 처리를 위한 신청서의 복사본 01부.

장 IV

문서 도장 사용 및 복사,

업무 서류 관리

조 18. 도장 관리 및 사용

1. 교통부 사무실은 법령 및 본 규칙에 따른 도장의 관리, 사용, 보관에 대한 책임을 지닌다.

2. 교통부의 도장은 교통부 사무소에 보관되며, 교부직원 한 명이 보관하고 도장을 찍는다. 교부직원은 다음 사항을 준수해야 한다:

a) 도장을 엄격하게 보관하고, 종합실장 또는 상위 권한자로부터 서면 허가 없이는 다른 사람에게 도장을 넘겨주지 않아야 한다;

b) 교통부의 모든 문서와 자료에 도장을 직접 찍어야 한다;

c) 본 규칙 제15조에 따라 문서를 서명한 자의 서명이 있는 후에만 도장을 찍어야 한다;

d) 내용이 없는 문서나 서명 전에 도장을 찍지 않아야 한다;

e) 도장을 잃어버렸을 경우 즉시 교부실장에게 보고해야 한다.

3. 도장은 명확하고 정확하게 찍어야 하며, 규정된 용도로만 사용해야 한다.

4. 서명 위에 도장을 찍을 때는 왼쪽 1/3 정도를 덮도록 해야 한다.

5. 본문에 첨부된 부록에 도장을 찍는 것은 문서 작성자가 결정하며, 각 부록의 첫 페이지에 도장을 찍고 기관 이름을 덮도록 해야 한다.

6. 여러 페이지로 구성된 문서에 도장을 찍는 것은 문서 작성자가 결정하며, 이는 겹치는 방식으로 이루어져야 한다.

7. 회의, 세미나, 워크숍을 위한 초안 문서의 첫 페이지에 도장을 찍는 것은 작성 단체의 단체장이 제안하고(본 규칙 부록 8 참조), 종합실장의 승인을 받아야 한다.

조 19. 문서 복사본

1. 복사본의 양식은 내무부 장관과 중앙정부 사무실 장관의 규정에 따라 이루어진다.

2. 복사의 원칙과 절차.

a) 교통부 장관이 서명한 문서: 복사를 위해서는 복사할 문서를 교부처에 제출하여 검토하고, 종합실장의 서명을 받아야 한다.

b) 단체장이 서명한 문서: 해당 단체장이 복사 서명을 담당한다.

c) 교통부 외 기관에서 보낸 문서: 종합실장이 복사 서명을 담당한다.

조 20. 업무 서류 작성

1. 업무 서류는 다음과 같은 문서로 구성된다:

a) 서류 표지에는 규칙 부록 8에 따른 표지 모델에 따라 제목이 기재되어야 한다;

b) 서류 내의 문서 목록;

c) 시간 순서와 관련 문서 간의 관계를 명확히 보여주는 문서;

d) 교통부 또는 단체장의 지시가 포함된 수신 문서;

e) 관련 기관, 단체, 개인의 의견 제출 문서;

f) 요청하거나 답변하는 내용이 포함된 발송 문서(원본);

g) 관련 문서(있을 경우).

2. 단체장은 교통부 장관에게 업무 서류 작성 조직, 검토, 감독에 대한 책임을 진다.

3. 업무가 종료되면 직원들은 업무 서류를 작성하고, 본 조항에 따라 문서를 정리하여 주관 작성 단체에서 1년간 보관한 후, 교부처에 제출해야 한다.

4. 교통부 사무실은 업무 서류를 접수하고 처리하며, 업무 서류 작성 업무를 주도하고 각 단체에 지침을 제공한다.

조 21. 문서 관리

1. 교통부 공무원, 공무직원, 직원은 교통부 문서, 서류, 자료를 관리하고 보존할 책임이 있다.

2. 교통부 장관의 지휘 하에 처리 중인 정보, 서류, 자료 및 그 지휘자의 서명이 있는 모든 문서는 해당 책임을 부여받지 않은 기관, 단체, 개인에게 제공하지 않는다.

장 V

조직 및 실행

제22조. 교통부 사무실의 책임

1. 이 규정의 시행과 감독을 수행하며, 6개월 또는 연간 교통부 장관에게 보고한다.

2. 교통부 지휘자의 지시에 따라 각 부서가 처리해야 하는 문서와 업무를 촉진하며, 정해진 기한 내에 처리되지 않은 경우 지휘자에게 보고한다. 또한 주요 결과를 주간, 월간 보고서로 작성하여 각 부서의 처리 결과를 보고한다.

조 23. 교통부 참모 기관의 책임

1. 이 규정을 해당 기관에서 시행한다.

2. 해당 기관의 문서 처리 과정 결과를 교통부 문서 관리 프로그램에 즉시 정확하게 반영해야 한다. 기관장은 내용의 정확성에 대한 책임을 진다.

조 24. 교통부 소속 다른 기관의 책임

1. 국가 일반 규정, 이 규정, 그리고 현장 상황을 고려하여 교통부 소속 기관장은 해당 기관 내부에서 문서 수신, 처리, 발행에 관한 규정을 제정하고 시행한다.

2. 교통부 지휘자가 문서 처리를 위임한 경우, 제23조 제2항의 규정을 준수한다.

3. 교통부 본청, 지점 또는 대표 사무소가 하노이 시내에 위치한 기관은 직접 교통부 사무실에서 문서를 받기 원하는 경우, 교통부 사무실에 등록 신청서를 제출해야 한다.

조 25. 문서 수신부 개설

1. 모든 기관은 문서 수신부를 개설해야 한다. 이 규정에서 언급된 모든 문서, 자료, 업무 처리를 위한 서류, 업무 관련 서류의 수신 및 발송은 모두 문서 수신부에 확인 서명을 해야 한다.

2. 교통부 문서 담당자와 통합팀은 각 부서의 문서 담당자 또는 부서에서 지정한 문서 작성자나 기관장으로부터 위임받은 사람과만 문서, 자료, 업무 처리를 위한 서류, 업무 관련 서류를 수신 및 발송한다./.