통합문서 제 18/VBHN-NHNN는 금융기관 및 외국 은행 지점의 예치금 의무 이행에 관한 사항을 규정함

결정

관리 회계 증빙서류 제도에 관한 사항

2005년 12월 12일 은행감독원장이 발부한 2005년 제1789호 결정에 의거 은행 관리 회계 증빙서류 제도를 발부하며, 이는 2006년 1월 7일부터 효력이 발생하고, 다음과 같이 수정 및 보완되었다.

2025년 12월 31일 은행감독원장이 발부한 2025년 제70호 시행규칙은 은행감독원장이 발부한 관리 회계 관련 규범법률 일부 조항을 수정 및 보완하며, 이는 2026년 1월 1일부터 효력이 발생한다.

은행법 제1호 1997년 제10차 국회법 제1997년 12월 12일 법률과 은행법 일부 조항을 수정 보완하는 법률 제10호 2003년 제11차 국회법 제2003년 6월 17일을 근거로 함

금융기관법 제2호 1997년 제10차 국회법 제1997년 12월 12일 법률과 금융기관법 일부 조항을 수정 보완하는 법률 제20호 2004년 제11차 국회법 제2004년 6월 15일을 근거로 함

회계법 제3호 2003년 제11차 국회법 제2003년 6월 17일을 근거로 함

2003년 제52호 국무회의령 제2003년 5월 19일은 정부가 은행감독원의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조를 규정함을 근거로 함

2004년 제128호 국무회의령 제2004년 5월 31일은 정부가 회계법 일부 조항을 세부적으로 규정하고 지침을 제공하며 국가 회계 분야에 적용함을 근거로 함

2004년 제129호 국무회의령 제2004년 5월 31일은 정부가 회계법 일부 조항을 세부적으로 규정하고 지침을 제공하며 경제 활동 분야에 적용함을 근거로 함

재무부의 승인을 받았으며, 2005년 12월 4일 재무부에서 발부한 2005년 제14015호 공문을 통해 승인됨

- 회계 재정 부서장의 제안에 따라 ^[1] ,

결정함에 있어서:

조 1. 본 결정에 부속하여 "은행 관리 회계 증빙서류 제도"를 발부함

제2조. 본 결정은 공보에 게재된 날로부터 15일 후 효력이 발생하며, 은행 감독원장이 1996년 12월 4일 발부한 1996년 제321호 결정과 1997년 9월 16일 발부한 1997년 제308호 결정을 대체함

조 3. ^{[2] , [3]} 은행감독원 소속 단위의 책임자, 금융기관, 외국 은행 지점은 본 결정의 집행을 책임지고 수행해야 함

은행 관리 회계 증빙서류 제도

(2005년 12월 12일 은행감독원장이 발부한 2005년 제1789호 결정에 부속하여 발부됨) 

I. 일반 규정

조 제1항. 적용 범위

본 제도는 은행 관리 회계 증빙서류의 내용, 작성 방법, 서명, 순환, 관리 및 사용에 대한 규정을 정함

은행 관리 회계 증빙서류는 경제, 재정 거래가 발생하고 완료되었음을 반영하는 문서 또는 물건으로서 은행 회계 장부에 기록하는 근거가 됨

제2조. 적용 대상

1. 은행감독원, 금융기관, 은행업을 하는 비금융기관(이하 은행이라 함)

2. 은행과 거래 관계를 가진 조직 및 개인(이하 고객이라 함) 중 은행 관리 회계 증빙서류를 사용하는 자

조 3. 증빙서류의 형태와 모델

1. 은행 관리 회계 증빙서류는 종이 증빙서류 또는 전자 증빙서류 형태로 표현됨

2. 은행 관리 회계 증빙서류 모델은 다음과 같이 구성됨

a) 재무부가 모든 회계 단위에 적용하도록 규정한 모델 증빙서류로서 구체적으로

- 은행감독원 소속 단위: 행정사립기관용 모델 증빙서류를 따름

- 금융기관 및 은행업을 하는 비금융기관: 기업용 모델 증빙서류를 따름

b) 은행업 특성에 맞는 모델 증빙서류(결제, 대출 및 은행업 활동에 속하는 재무 수입 및 지출 업무와 관련된 증빙서류)는 은행감독원이 규정함. 은행업 특성에 맞는 증빙서류 목록 및 표식은 다른 법령에서 규정됨

조 4. 합법적이고 유효한 증빙서류

은행 관리 회계 증빙서류가 합법적이고 유효하다는 것은 회계법과 본 제도의 제4조, 제6조, 제7조 규정에 따라 작성된 증빙서류이며, 합법적이고 유효한 증빙서류의 정보 및 데이터는 은행 회계 장부에 기록하는 근거가 됨

II. 구체적인 규정

조 5. 증빙서류의 내용

1. 은행 관리 회계 증빙서류는 다음 주요 내용을 포함해야 함

a) 증빙서류의 이름 및 번호

b) 증빙서류 작성 일자

c) 돈을 보내거나 이체하는 사람의 이름, 주소, 신분증 또는 여권 번호, 계좌번호, 그리고 해당 은행의 이름 및 주소

d) 돈을 받는 사람의 이름, 주소, 신분증 또는 여권 번호, 계좌번호, 그리고 해당 은행의 이름 및 주소

đ) 발생한 경제, 재정 거래의 내용

e) 경제, 재정 거래의 수량, 단가 및 금액을 숫자로 기록하며, 증빙서류의 총 금액은 숫자와 한글로 기록되어야 함

g) 증빙서류 작성자, 승인자 및 관련자의 서명. 출고, 입고, 은행 간 송금과 관련된 증빙서류는 회계책임자 또는 회계 담당자와 승인자 또는 위임받은 자의 서명이 있어야 함

2. 제1항의 주요 내용 외에 은행들은 증빙서류의 종류에 따라 추가 요소를 포함할 수 있음 은행이 소매 은행 서비스, 일원화 거래...를 수행하며, 현금 입출금 증빙서류가 지정된 거래원의 권한 범위 내에서 처리되는 경우, 영업일 종료 시 거래원은 당일 발생한 모든 거래에 대한 거래 목록을 작성하고, 거래 건수, 각 증빙서류의 수와 금액, 실제 입출금 금액을 명확히 기재해야 한다. 감리자(회계과 과장 또는 위임받은 자)는 해당 거래 목록과 실제 입출금 금액 및 증빙서류 간 일치 여부를 확인해야 한다. 당일 발생 거래 목록이 정확한 절차와 절차에 따라 작성되고 필요한 서명이 포함되어 있으면 합법적이고 유효한 증빙서류로 간주되며, 회계 장부 기재의 근거로 사용될 수 있다.

3. 은행 회계 증빙서류에 사용되는 글씨와 숫자는 회계 법률과 본 제도의 규정에 따라 작성되어야 한다:

a) 은행 회계 증빙서류에 사용되는 글씨는 한국어이며, 전자 증빙서류의 문자는 국가가 정한 문자 코드 표준을 준수해야 한다. 외국어를 사용해야 하는 경우에는 한국어와 외국어를 함께 사용해야 한다.

베트남 국외에서 발생하는 은행 회계 증빙서류는 외국어로 작성되며, 베트남에서 회계 장부에 기재할 때는 베트남어로 번역되어야 한다. 적게 발생하는 증빙서류는 전체를 번역하고, 자주 발생하는 증빙서류는 주요 내용만 법인 재무부의 규정에 따라 번역해야 한다. 베트남어로 번역된 증빙서류는 원본 외국어 문서와 함께 첨부되어야 한다.

b) 은행 회계 증빙서류에 사용되는 숫자는 아라비아 숫자(0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)이며, 천 단위, 백만 단위, 억 단위, 십억 단위, 천억 단위, 억억 단위 뒤에는 마침표(.)를 찍어야 하며, 단위 자리 이후에 숫자가 있는 경우에는 단위 자리 뒤에 콤마(,)를 찍어야 한다.

조 6. 전자 증빙서류, 전자 증빙서류 사용 조건 및 전자 증빙서류 가치

1. 은행 회계에서 사용되는 전자 증빙서류는 본 제도 조 5에 따른 내용을 모두 포함하고 있어야 하며, 사용, 처리, 정보 전송 및 보관 과정에서 전자 데이터 보안을 위해 암호화되어야 한다. 전자 증빙서류는 테이프, 디스크, 결제 카드 등 정보 저장 매체에 포함되어야 한다.

2. 전자 증빙서류 사용 조건:

a) 은행이 전자 증빙서류를 사용하려면 다음 조건을 충족해야 한다:

- 정보 전송 경로, 네트워크, 정보 전송 장비 및 기타 적절한 장비를 갖추고 있어야 하며, 이는 전자 증빙서류의 개발, 처리, 사용, 보관 및 보관 요구 사항을 충족해야 한다.

- 전자 증빙서류의 개발, 처리, 사용, 보관 및 보관을 위한 적절한 기술 수준과 능력을 가진 직원 집단을 보유하고 있어야 한다.

- 본 조항 2항 b 및 c 절의 조건을 충족해야 한다.

b) 은행을 통해 거래 및 결제를 수행하기 위해 전자 증빙서류를 사용하는 조직 및 개인은 은행(계좌 개설 은행)과 협상하여 다음 조건에 대한 서면 동의를 받아야 한다:

- 조직 또는 개인이 사용하는 전자 증빙서류 및 전자 결제 거래에 대한 법정 대리인 또는 법정 대리인에게 위임된 대리인의 전자 서명.

- 전자 증빙서류의 교환 방법 및 정보 저장 매체의 기술.

- 자신의 전자 증빙서류가 규정에 맞게 일치하고, 전자 서명을 무심코 또는 고의적으로 노출하여 악의적인 자들이 이를 이용해 손해를 입히는 것을 방지하기 위한 책임을 부담한다는 약속.

c) 은행과 전자 증빙서류를 사용하는 고객은 사용 및 보관 중 데이터 및 정보 보안과 보존을 위해 필요한 조치를 취해야 하며, 불법적인 접근, 침입, 복제, 도난 또는 규정에 위반된 사용을 방지하기 위한 관리 및 검사 조치를 취해야 한다. 전자 증빙서류는 원본 형태로 생성, 보내거나 받은 회계 문서와 같이 관리되어야 하며, 필요할 때 사용할 수 있도록 적절한 장비가 있어야 한다.

3. 전자 증빙서류를 종이 증빙서류(또는 그 반대)로 변환하여 거래 및 결제를 수행하는 것은 증빙서류 작성, 순환, 감독, 서명에 관한 규정을 준수해야 하며, 변환 기준 증빙서류와 변환된 증빙서류 간의 일치를 보장하고 증빙서류의 법적 효력을 보장해야 한다. 변환 기준으로 사용된 증빙서류에는 "DC" (변환됨)라는 기호가 기재되어야 한다. (변환됨). 변환된 후의 증빙서류는 추적 및 검토를 위한 보관 가치만 남아 있으며, 거래 및 결제를 위한 효력은 없어진다.

제 7조. 은행 회계 증빙서류 작성

1. 모든 경제 및 재정 거래가 발생하면, 통화 및 은행 서비스 활동, 자금 수령 및 사용, 은행의 수입 및 지출, 기금 설정 및 사용 등에 대해 은행 회계 증빙서류를 작성해야 한다. 은행 회계 증빙서류는 각 경제 및 재정 거래에 대해 한 번만 작성되어야 한다.

2. 모든 은행 회계 증빙서류(은행이 작성한 증빙서류와 고객이 작성한 증빙서류를 포함)는 모델에 명시된 내용을 명확하게, 완전히, 적시에, 정확하게 작성되어야 한다.

3. 수표의 경우, 고객은 계좌를 개설한 은행에서 제공받은 미리 인쇄된 수표 모형을 사용하여 작성해야 한다. 세금 납부 또는 예산 납부를 위해 국고에 송금하는 증빙서류는 납세자 또는 예산 납부자의 세금 번호 및 예산 목록을 모두 기재해야 한다. 은행 내부 거래만 관련된 증빙서류는 은행이 작성한 내부 증빙서류 모형(송금증, 수금증, 지급증 등)을 사용해야 하며, 고객이 작성한 증빙서류는 사용할 수 없다.

4. 회계용 종이 증빙은 규정된 연수를 모두 작성해야 한다. 하나의 경제적, 재무적 업무에 대해 여러 개의 회계 증빙을 작성해야 하는 경우 각 연의 내용은 동일하고 실제 발생한 시점, 장소, 내용 및 금액과 일치하도록 한 번만 작성해야 한다. 인쇄가 잘못되었거나 연수가 누락되거나 잘못 작성된 증빙은 대각선으로 긁어 없애거나 "폐기"라는 글자를 모든 잘못된 연에 기록해야 한다. 세크, 입금 통지서 등 사전에 번호가 인쇄된 증빙에서 잘못 작성된 연은 폐기 절차를 진행하기 전까지 원본 또는 증빙책에 보관되어야 한다. 중요한 증빙에서 오류가 발생한 경우 폐기 절차를 기록하고 법령에 따라 폐기해야 한다.

은행이 작성하거나 전자 증빙을 종이 증빙으로 변환하여 외부 조직이나 개인과 거래하거나 결제하는 경우 외부에 보내는 연에는 해당 은행(지점, 거래소 등)의 도장을 찍어야 한다. 은행 내부에서 회계 처리 및 결제를 위해 사용되는 증빙에 도장을 찍는 것은 해당 은행의 총경리(대표이사)가 정하되 증빙의 법적 효력을 보장하고 도장 관리 및 사용에 관한 법률과 일치해야 한다.

5. 은행의 회계 증빙에 기재된 경제적, 재무적 업무 내용은 문장 전체를 명확하게 작성해야 한다. 종이 증빙을 작성할 때는 펜 잉크(보라색, 파란색, 검은색)를 사용하고 숫자와 글자는 끊임없이 이어져야 하며 빈 공간은 대각선으로 긁어 없애야 한다. 약어나 자음만 사용하거나 희미하게 작성하거나 흐릿하게 작성하거나 지우거나 수정할 수 없다. 붉은 잉크는 오류 수정용 계정표를 제외하고는 사용할 수 없다. 지워진 부분이나 수정된 부분이 있는 증빙은 결제나 은행 회계 장부에 기록할 가치가 없다.

6. 은행의 회계 증빙 날짜는 숫자로 기록해야 한다. 증빙 작성 날짜는 은행에 실제로 제출된 날짜를 기록해야 한다(증빙 작성 날짜와 장부 기록 날짜가 다른 경우를 제외함).

은행의 회계 증빙에는 반드시 증빙 번호를 기록해야 한다. 사전에 번호가 인쇄된 증빙의 경우 증빙 번호는 이미 인쇄된 번호이며 고객이 작성한 증빙의 경우 고객이 번호를 부여해야 한다. 세크의 경우 고객이 발행한 시리즈 번호와 세크 번호는 은행(고객이 계좌를 개설한 곳)이 판매한 시리즈 번호와 세크 번호와 일치해야 한다. 회계 책임자 또는 은행 회계를 담당하는 사람(이하 "회계 책임자"라고 함)은 해당 은행이 작성한 증빙의 번호 부여 방법을 구체적으로 정해야 한다.

7. 은행의 회계 증빙 금액은 반드시 숫자와 글자로 모두 기록해야 한다. 금액을 글자로 기록할 때는 의미가 명확해야 하며 첫 글자는 대문자로 시작하고 첫 줄의 맨 앞에 바로 기록해야 하며 줄 바꿈이나 간격을 두어서는 안 된다. 두 글자가 연결된 상태에서 중간에 추가 글자를 넣을 수도 없다.

8. 증빙을 작성하고 승인하며 증빙에 서명하는 다른 사람들은 그 증빙의 내용에 대해 책임을 진다.

9. 은행의 전자 증빙은 회계법 제18조 항 1 및 제19조 항 2의 규정과 본 제도의 규정을 준수해야 한다:

- 전자 증빙은 규정된 형식, 구조, 포맷, 내용을 충족하고 회계 증빙의 법적 효력을 보장해야 한다.

- 물리 매체에 기록된 전자 증빙은 사용, 확인, 감독을 위한 시간과 기술적 요소에 대한 구체적인 안내를 포함해야 한다.

- 증빙에 기록된 데이터와 정보는 명확하고 사실대로 정확하게 기록되어야 하며 규정에 따라 암호화되어야 한다. 증빙에는 데이터의 정확성과 안전성을 책임지는 관련자의 전자 서명이 있어야 하며 증빙에 기록된 전자 서명은 해당 은행(계좌를 개설한 곳) 또는 중앙 결제 센터가 발급하고 관리하는 전자 서명과 일치해야 한다.

- 전자 증빙 작성 날짜는 숫자로 기록되며 DD/MM/YYYY 형식으로 기록되어야 한다(DD는 날짜, MM은 월, YYYY는 년도).

- 잘못 작성된 전자 증빙의 폐기 및 수정은 전자 거래 및 결제에서 오류 처리에 관한 법률과 중앙은행의 규정에 따라 이루어져야 한다.

조 제8조. 은행 회계 증빙 서명

1. 은행 회계 증빙의 서명은 법률과 본 제도의 규정에 따라 이루어져야 한다:

a) 은행 회계 증빙은 모든 서명을 포함해야 한다. 종이 증빙의 서명은 잉크로 필기해야 하며 붉은 잉크로 서명하거나 미리 새겨진 서명 도장을 사용해서는 안 된다. 한 사람이 작성한 증빙의 서명은 일관성이 있어야 한다.

b) 은행 회계 증빙의 서명은 권한 있는 사람 또는 위임받은 사람이 해야 한다. 증빙의 내용이 서명자의 책임 사항을 모두 기록하지 않은 상태에서 서명하는 것은 엄격히 금지된다.

c) 현금 지급 증빙은 지급 승인권한이 있는 사람과 감독자(회계 책임자 또는 위임받은 사람)가 지급 전에 서명해야 한다. 현금 지급을 위한 은행 회계 증빙의 서명은 각 연별로 이루어져야 한다. 은행이 일원화된 거래를 수행하고 위임된 거래원이 지급한 한도 내에서 현금을 지급하는 경우 거래원이 증빙에 서명하고 고객에게 현금을 지급할 수 있다. 감독자와 승인자의 서명은 당일 발생한 거래 목록에 마지막으로 이루어져야 하며 당일 발생한 거래 목록과 수행된 회계 증빙 사이의 일치를 보장해야 한다.

다) ^[4] 전자 증빙은 법률에 따라 전자 서명 또는 다른 전자 인증 방식을 사용해야 한다.

2. 은행 거래 증빙에 기재된 고객의 서명:

a) 개인 또는 법률이 규정한 회계 책임자를 두지 않아야 하는 조직이 작성한 은행 거래 증빙에는 계좌 소유자 또는 계좌 소유자가 위임한 사람의 서명이 있어야 한다.

b) 은행 계좌에서 공동계좌주로부터 금액을 인출하기 위해 작성된 증빙서류에는 모든 공동계좌주의 서명 또는 공동계좌주에게 위임받은 대리인의 서명이 모두 기재되어야 한다. 공동계좌주가 은행과 협약하여 거래 증빙서류에 공동계좌주의 서명 중 하나만 사용하는 경우 해당 협약은 공동계좌주의 서명이 포함된 문서로 작성되어야 하며, 공동계좌주는 자신들의 서명이 없는 거래 증빙서류로 인한 위험 및 손해에 대해 완전히 책임을 져야 한다.

c) 법령에 따라 회계책임자(회계감사장)를 배치해야 하는 고객이 작성한 은행 거래 증빙서류에는 반드시 계좌주, 회계책임자 또는 위임받은 대리인의 서명과 단위의 도장을 포함해야 한다(증빙서류가 종이 형태일 경우).

은행 거래와 관련된 고객의 서명 및 도장(있을 경우)은 은행(계좌 개설 지점)에 등록된 서명 모델과 일치해야 한다. 전자 증빙서류의 전자 서명은 은행(계좌 개설 지점) 또는 관할 기관으로부터 발급받은 서명과 일치해야 한다.

은행 회계 증빙서류에 대한 위임 서명은 법령에서 정한 규정을 준수해야 한다.

3. 은행과 관련된 증빙서류의 서명:

은행 총경리(총지배인)는 각 업무별로 증빙서류에 대한 거래 한도, 위임 범위 및 권한, 위임자의 책임을 분류하고, 법령과 일치하도록 하고, 은행 내 증빙서류 서명에 대한 위임에 대한 책임을 지어야 한다.

은행 직원들이 증빙서류에 서명할 때는 그들이 정해진 권한 내에서만 서명하고, 등록된 서명 모델(전자 서명의 경우 발급된 서명)에 맞게 서명해야 한다. 권한을 초과하거나 등록된 서명 모델과 다르게 서명하거나, 등록된 서명 모델에 맞게 서명했지만 서명 전 검토 과정에서 부주의하게 서명한 직원들은 법령에 따라 처벌받는다.

은행 직원들이 증빙서류 서명과 관련된 업무(예: 회계, 정보기술, 보안, 신용)를 수행할 때는 회계장에게 등록하기 위한 서명 모델을 작성하고, 이 서명 모델은 은행 단위의 지도자가 승인해야 한다. 인력 교체 시 새로운 직원들은 관련 업무를 수행하던 직원의 서명 모델을 자신의 서명 모델로 대체한다. 더 이상 유효하지 않은 서명 모델은 취소선을 긋고 폐기 날짜를 기록한 후 별도의 파일에 보관하고 법령에서 정한 기간 동안 보관해야 한다. 은행 단위의 총경리(총지배인)는 법령에 따라 본 은행의 서명 모델 등록, 사용 및 폐기에 대한 관리 감독 책임을 진다.

은행 내 전자 서명의 발급, 관리, 사용 및 폐기는 현행 법률과 중앙은행의 규정에 따라 이루어진다.

조 9. 은행 회계 증빙서류의 관리

1. 모든 은행 회계 증빙서류는 업무 수행(기록, 결제, 수입, 지출 등) 전 철저한 검사를 받아야 한다. 은행 회계 증빙서류의 검사 내용은 다음과 같다:

a) 종이 증빙서류:

- 증빙서류에 기재된 내용의 명확성, 완전성, 진실성을 검사하며, 발생한 경제, 재정 거래의 합법성, 적법성을 검사하고, 증빙서류에 기재된 데이터 및 정보의 정확성을 검사한다.

- 각 업무별로 작성자, 검사자, 승인자의 내부 관리 규정 준수 여부를 검사하고, 증빙서류에 있는 도장(있을 경우)과 고객 및 은행 관련 직원의 서명을 확인하여 증빙서류에 있는 도장과 서명이 은행에 등록된 도장 모델과 서명 모델과 일치하는지 확인한다.

- 증빙서류에 기재된 비밀 코드(KHM)에 대한 검사.

b) 전자 증빙서류: 전자 증빙서류의 검사는 정보 기술 검사와 업무 내용 검사로 나뉘며, 먼저 정보 기술 검사를 실시한 후 업무 내용 검사를 실시한다:

- 정보 기술 검사, 포함:

+ 증빙서류에 기재된 식별 코드는 규정된 코드와 일치해야 하며, 증빙서류에 기재된 암호는 규정된 암호와 일치해야 한다.

+ 파일 이름은 규정된 이름과 형식에 맞춰 작성되어야 하며, 증빙서류에 기재된 정보의 중복을 검사한다.

+ 증빙서류의 내용이 적법한지 검사한다.

- 업무 내용 검사:

+ 눈으로 확인하거나 전용 장비를 사용하여 데이터의 정확성을 확인한다.

+ 증빙서류에 기재된 전자 서명, 비밀 코드 및 보안 암호를 검사한다.

+ 증빙서류에 기재된 계좌번호, 잔액을 확인하여 증빙서류에 기재된 금액을 지급할 수 있는지 확인한다.

+ 증빙서류의 일부 필수 영역의 존재 및 형식을 검사한다.

2. 은행 회계 증빙서류를 검사하다가 법령을 위반하거나 국가 및 은행 산업의 메커니즘을 위반하는 행위를 발견하면 거래(결제, 출금, 출고 등)를 거부하고, 즉시 은행 지도자에게 보고하여 법령에 따른 적절한 조치를 취하도록 한다.

절차, 내용, 숫자가 명확하고 정확하지 않은 은행 회계 증빙서류는 고객에게 반환하거나 작성자에게 알려 재작성하거나 수정하도록 하고, 그 후에만 회계 기록의 근거로 사용한다.

고객이 전송한 전자 증빙서류에 오류나 불법 사항이 있을 경우 은행은 처리하지 않고, 보내는 사람에게 다시 작성하도록 반환하며, 이러한 증빙서류에 대한 추적 기록을 열어 보관한다. 고객이 전자 증빙서류를 보내는 경우, 은행의 대조 및 확인 요구에 대비하여 최소 10일간 보관해야 한다.

3. 은행 내부에서 회계 및 결제를 위한 증빙서류의 관리와 처리는 은행 총경리(은행장)가 정한다.

조 10. 증빙서류의 순환

1. 은행들은 거래 시간과 고객에게 증빙서류를 수령하는 시간을 고객들에게 공지해야 하며, 은행 업무시간 동안 수령한 모든 회계 증빙서류는 당일에 처리하고 회계 처리를 완료해야 한다(기술적 사고나 객관적인 이유로 인해 불가능한 경우 제외). 업무시간 이후에 수령한 특별한 증빙서류는 다음 업무일에 처리한다.

2. 은행 내부에서 증빙서류의 수령, 처리 절차 및 시간은 은행 총경리(은행장)가 정하되, 다음 단계를 반드시 포함해야 한다: 고객으로부터 증빙서류를 수령하거나 은행 업무 발생 시 증빙서류를 작성; 증빙서류 검토; 현금 수령 및 지급, 재산 출고 및 입고, 각 업무별로 구체적으로 정해진 규정에 따라 회계 및 결제 처리; 당일 발생한 모든 증빙서류의 종합; 증빙서류의 정리, 폐쇄, 보관 및 보존.

3. 증빙서류 순환 조직 시 다음 원칙을 준수해야 한다.

a) 현금 입금 및 출금 관련 증빙서류에 대해서는 입금 증빙서류의 경우 은행이 현금을 모두 수령한 후에만 회계 장부에 기록하며, 출금 증빙서류의 경우 은행이 먼저 회계 장부에 기록한 후 현금을 지급한다.

b) 무현금 결제(송금 등)를 위한 증빙서류의 경우 송금자 계좌가 결제 가능하다면 수취인 계좌에만 기록한다(법률이 다른 규정을 정한 경우 제외).

c) 은행 내부 부서간의 증빙서류 순환은 은행 자체적으로 조직하며 고객을 통하지 않고 이루어져야 한다. 은행 간 송금, 대금 정산 등 외부 결제 증빙서류는 은행 내부망, 은행 간 네트워크, 우편 또는 직접 은행 간 증빙서류 교환이 이루어진다.

조 11. 은행 회계 증빙서류 모델의 인쇄 및 발행 관리

1. 금융재무과 과장은 은행중앙기관 소속 단위에서 사용되는 회계 증빙서류 모델의 인쇄 및 발행에 대한 지침을 제공한다.

2. 은행 총경리(은행장)는 본 은행에서 사용되는 회계 증빙서류 모델의 인쇄 및 발행을 조직하며, 법률 규정 및 은행중앙기관의 규정에 맞추어야 한다.

- 재무부가 정한 회계 증빙서류의 경우 현재 재무부 규정에 따라 인쇄 및 발행된다.

- 은행업 특성에 맞춘 특정 회계 증빙서류 모델은 은행중앙기관이 정한 표준 및 형식, 내용을 바탕으로 은행이 설계하여 인쇄 및 발행을 등록해야 한다. 신용기관 지점 및 지점은 해당 증빙서류 모델을 은행중앙기관(금융재무과 또는 은행중앙기관 지점)에 미리 통보해야 한다. 은행중앙기관에 등록되지 않은 증빙서류는 유효하지 않으며 은행중앙기관을 통해 결제될 수 없다.

- 은행업 특성에 맞춘 지시사항 증빙서류 모델(예: 고객과 은행 간 거래 증빙서류, 은행 내부 회계 및 결제를 위한 증빙서류 등)은 은행이 법규에 따른 적절한 증빙서류 모델을 설계하여 인쇄 및 발행할 수 있다.

조 12. 회계 원본 증빙 서류의 복사본

1. 회계 원본 증빙 서류의 복사본은 원본에서 복사되어야 하며, 원본을 보관하는 회계 단위의 법정 대표자 또는 원본을 임시 보관하거나 압수한 국가 기관의 법정 대표자의 서명과 인장을 받아야 한다.

2. 회계 원본 증빙 서류의 복사본은 다음 사항에서만 이루어질 수 있다.

가) 은행이 외국 정부와의 차입 또는 원조 계약에 따라 외국 자금 지원 기관에 원본 증빙 서류를 제출해야 하는 경우, 이 경우 복사본은 외국 자금 지원 기관의 법정 대표자 또는 은행의 법정 대표자의 서명과 인장을 받아야 한다.

나) 국가 기관이 원본 증빙 서류를 임시 보관하거나 압수한 경우, 이 경우 복사본은 해당 국가 기관의 법정 대표자의 서명과 인장을 받아야 한다.

다) 자연재해나 화재 등 객관적인 이유로 증빙 서류가 없어진 경우, 은행은 구매 또는 판매 상품 및 서비스를 제공하는 단체와 관련된 단체에 증빙 서류의 복사본을 요청해야 하며, 복사본에는 구매 또는 판매 단체의 법정 대표자 또는 관련 회계 단체의 법정 대표자의 서명과 인장이 있어야 한다.

라) 법률이 규정한 다른 경우

조 13. 은행 회계 증빙 서류의 보관 및 보존

1. 은행 회계 증빙 서류의 보관

가) 은행은 사용 중인 증빙 서류를 충분히, 안전하게 관리하고 보관해야 하며, 회계 직원은 사용 중인 증빙 서류를 관리하고 보관할 책임이 있다.

나) 은행 내 증빙 서류의 분류, 정렬, 포장, 보관은 은행 총 경영책임자(대표이사)가 규정하며, 철저한 관리와 검색, 보관의 편의성을 보장해야 한다.

- 종이 증빙 서류의 경우: 매일 사용 후 회계 장부에 기록되고 일치 확인된 증빙 서류는 즉시 수집하여 분류, 정렬, 연속 번호(01, 02, ..., n)를 부여하고 증빙 서류 일지로 묶어야 한다. 증빙 서류 일지는 날짜별로 별도로 묶여야 하며, 많은 증빙 서류가 발생하거나 적은 경우에도 증빙 서류의 양에 따라 필요한 일지의 수를 결정한다. 일지 표지에는 일지 이름, 증빙 서류 날짜, 일지 내 증빙 서류 수, 일지 작성자 및 번호가 기록되어야 한다. 보존을 위하여. 회계 증빙 서류 일지는 날짜별로 별도로 묶여야 하며 (일일 발생 증빙이 많거나 적은 경우 증빙 수에 따라 적절한 증빙 묶음 수를 결정함). 각 묶음의 표지에는 다음과 같이 기록되어야 한다: 증빙 묶음 명칭; 증빙의 날짜, 월, 연도; 묶음 내 증빙 수; 묶음 및 증빙 일지 번호를 지정한 사람의 성명.

- 전자 증빙 서류는 법률에 따라 보관되어야 한다.

다) 사용 후 회계 장부에 기록된 증빙 서류는 회계 부서에서 1년 이상 보관되지 않으며, 회계 연도 종료 후 12개월 이내에 보관 창고로 이동하여 보관되어야 한다.

라) 사용하지 않은 증빙 서류 모델은 신중하게 보관되어야 하며, 중요한 인증 도구는 현금처럼 관리되어야 한다.

2. 은행 회계 증빙 서류의 보존

가) 은행 총 경영책임자(대표이사)는 본 은행의 증빙 서류 보관 및 보존 방법을 법률 규정에 맞게 지시하고, 보관 증빙 서류의 안전성, 완전성, 합법성을 책임져야 한다.

나) 보존된 증빙 서류는 원본이어야 한다. 증빙 서류가 임시 보관, 압수, 손상 또는 파괴된 경우, 은행은 임시 보관, 압수, 손상 또는 파괴된 증빙 서류의 복사본과 함께 보관해야 한다. 하나의 원본만 있는 증빙 서류는 두 곳 모두에 보관해야 하는 경우, 한 곳은 복사본을 보관해야 한다.

다) 증빙 서류의 보존 장소, 보존 기간, 폐기 기간 등은 회계 법률, 회계 법률 시행령, 중앙은행의 회계 문서 보관 및 보존 규정에 따라 이루어져야 한다.

조 14. 은행 회계 증빙 서류 제공

1. 은행에서 증빙 서류를 제공하는 것은 법령과 중앙은행의 지침에 따라 이루어져야 하며, 증빙 서류의 검토, 일치 확인, 검토, 검색, 감정은 보관 창고 담당자(보관 창고에 보관 중인 경우), 은행 회계 담당자 또는 위임받은 사람의 참관 아래 이루어져야 한다. 증빙 서류의 검토, 일치 확인, 검토, 검색, 감정은 은행 본사에서 이루어져야 하며, 증빙 서류의 검토, 일치 확인, 검토, 검색, 감정 과정에서 증빙 서류 원본을 손상시키거나 없애거나 수정하는 사람은 서면으로 기록하고 법령에 따라 책임을 물어야 한다.

2. 법적 권한을 가진 기관만 증빙 서류를 임시 보관, 압수 또는 폐쇄할 수 있다. 임시 보관 또는 압수 시, 해당 기관은 임시 보관 또는 압수된 증빙 서류의 복사본을 작성하고 복사본에 서명과 인장을 받아야 하며, 동시에 임시 보관 또는 압수된 증빙 서류의 종류와 수량을 명시한 서면을 작성하고 서명과 인장을 받아야 한다. 폐쇄 시, 해당 기관은 증빙 서류의 종류와 수량을 명시한 서면을 작성하고 서명과 인장을 받아야 한다.

조 15. 증빙 서류의 손실 또는 파괴

증빙 서류가 손실 또는 파괴되었을 때, 회계 직원은 다음과 같은 작업을 수행해야 한다.

1. 증빙 서류의 수량, 상태, 원인을 확인하고 서면으로 기록하며, 관련 조직, 개인 및 법적 권한을 가진 기관에 통보해야 한다. 무기명 수표가 없어진 경우, 지역 경찰청에 수표 시리얼 번호, 수량, 상황을 통보하여 법률에 따라 확인하고 처리해야 하며, 동시에 공중 매체와 다른 은행에 통보하여 무효화해야 한다.

2. 주체는 회계 원장이 분실되거나 파손된 경우 이를 복구한다.

3. 재화 또는 용역을 구매하거나 판매한 개인 또는 법인, 또는 관련 단위와 연락하여 법령에 따라 분실되거나 파손된 회계 자료를 복사하거나 확인받는다.

4. 재산이 분실되거나 파손되어 제1항부터 제3항까지의 방법으로 회복할 수 없는 회계 원장에 대해서는 재산을 검사하여 분실되거나 파손된 회계 원장을 다시 작성해야 한다.

III. 시행 조항

조항 16. 회계-재정과 과장은 이 제도의 시행 및 준수 여부를 중앙은행 시스템에 대해 점검하고 실행한다.

이 제도를 은행 내에서 조직적으로 실행하는 책임은 이사회 의장 및 은행 총경리(총감독)가 부담한다.

조항 17. 이 제도에서 규정된 위반 행위는 그 성질과 정도에 따라 법령에 따라 처벌된다./.

[1] 통지 제70/2025/TT-NHNN은 은행 관리 당국 총재가 발행한 회계 영역의 규범 법률 문서 일부 조항을 개정 및 보완하기 위한 근거를 다음과 같이 명시한다:

"2005년 11월 28일 제28/2005/PL-UBTVQH11 호 외환법과 2013년 3월 18일 제06/2013/UBTVQH13 호 외환법 일부 개정법을 근거로 함;"

금융기관법 제32/2024/QH15호(2025년 법률 제96/2025/QH15호로 개정 보완된 것)에 의거,

회계법 제88/2015/QH13이 제15차 국회의 제56/2024/QH15 법률로 개정 및 보완됨에 따른 것임.

전자거래법 제 20/2023/QH15에 의거

3. 2005년 제49호 법률(금융수단법) 제11회 국회 법제49호;

재무-회계과 과장의 제안에 따라

은행 관리 당국 총재는 은행 관리 당국 총재가 발행한 회계 영역의 규범 법률 문서 일부 조항을 개정 및 보완하기 위해 통지를 발행한다.”

[2] 통지 제70/2025/TT-NHNN은 은행 관리 당국 총재가 발행한 회계 영역의 규범 법률 문서 일부 조항을 개정 및 보완하며, 2026년 1월 1일부터 효력을 갖는 제8조와 제9조는 다음과 같이 규정한다:

“조 8. 시행 조항

본 통지는 2026년 1월 1일부터 효력을 갖는다.

조 9. 시행 조직의 책임

은행 관리 당국 소속 단위의 책임자, 금융기관, 외국 은행 지점은 본 통지를 조직적으로 실행하는 책임을 진다./”

[3] 본 조항은 통지 제70/2025/TT-NHNN이 제6조에서 규정한 바에 따라 수정되었으며, 2026년 1월 1일부터 효력을 갖는다.

[4] 본 점은 통지 제70/2025/TT-NHNN이 제7조에서 규정한 바에 따라 수정되었으며, 2026년 1월 1일부터 효력을 갖는다.