결정 번호 218/2000/QĐ-BTC에 의한 회계 문서 보관 제도 발부에 관한 사항

조 1: 본 제도에 따라 보존하고 보관해야 하는 회계 문서는 회계 법률 가치를 가지는 종이에 기록된 원본 회계 문서로서 다음을 포함함

1- 회계 증빙서류로서 원증과 장부 증빙서류

2- 회계 장부로서 세부 회계 장부, 세부 회계 카드, 종합 회계 장부

3- 재무 보고서로서 월간 재무 보고서, 분기 재무 보고서, 연간 재무 보고서

4- 회계와 관련된 다른 문서로서 본 제도에서 언급한 문서 외에 회계 증빙서류 작성 근거가 되는 문서, 경제 활동과 관련된 문서(경제 계약, 차입 계약, 차입 약정, 합작 계약 등), 자본 및 기금과 수익과 관련된 문서(수익으로부터 자본 보충 결정, 수익으로부터 기금 분배 결정 등), 예산 수입 및 지출과 자금 사용 및 경비와 관련된 문서(경비 사용 결산, 국가 예산 기금 결산, 투자 자금 결산 등), 국가에 대한 세금 의무와 관련된 문서(세금 면제, 감면, 환급, 추징, 연간 세금 결산 결정 등), 재산 검사 및 평가와 관련된 문서(검사 목록, 평가 서면 등), 감사 및 검사와 관련된 문서(감사 및 검사 결과, 감사 보고서 등), 컴퓨터 회계 프로그램 문서, 회계 문서 파기와 관련된 문서

조항 2: 제1조에서 규정된 회계 문서가 기계나 정보 저장 매체(마그네틱 테이프, 자기 디스크, 카드 등)에 기록되어 있는 경우, 보관 시에는 종이로 인쇄되어야 하며 국가의 회계 문서 규정(표식, 코드 번호, 서명, 도장 등)에 따른 법적 요소를 갖추어야 함

조항 3: 보관되는 회계 문서는 완전하고 체계적이어야 하며 증빙서류 회계, 회계 장부, 재무 보고서 등의 각각의 파일로 분류하고 정렬되어야 하며 각 파일 내에서는 발생 순서대로 정렬되어야 하며 필요할 때 참조 및 사용하기 쉽게 유지되어야 함

조 4: 다음 규정에 따라 회계 문서를 보관함

1. 회계 연도가 끝난 회계 문서는 그 다음 회계 연도에 더 이상 장부 작성에 사용되지 않는 경우, 회계 연도 종료 후 최대 12개월 이내에 보관해야 함

2. 투자 프로젝트 완료 후 투자 자금 결산 보고서는 해당 투자 프로젝트 완료 후 결산 보고서 승인 날짜로부터 최대 12개월 이내에 보관해야 함

3. 해산, 파산, 주식화, 소유 형태 변경과 관련된 회계 문서는 해당 작업 종료 후 최대 6개월 이내에 보관해야 함

조 5: 회계 문서 보관 장소는 다음과 같음

1. 어느 단위의 회계 문서는 해당 단위의 보관 창고에 보관해야 함

2. 합자회사 또는 외국인 100% 투자 회사는 투자 허가서에 명시된 활동 기간 동안 베트남 내에서 보관해야 함

3. 해산, 파산된 단위(합자회사 및 외국인 100% 투자 회사를 포함)의 회계 연도 문서와 해산, 파산 관련 문서는 설립 결정 기관(허가 기관) 또는 사업 등록 기관 또는 해산, 파산 결정 기관의 결정에 따라 보관해야 함

4. 주식화, 소유 형태 변경된 단위의 회계 연도 문서와 주식화, 소유 형태 변경 관련 문서는 새로운 소유자의 단위 또는 주식화, 소유 형태 변경 결정 기관의 결정에 따라 보관해야 함

5. 분할된 단위의 회계 연도 문서는 분할된 새로운 단위에 보관되거나 분할 결정 기관의 결정에 따라 보관되며 분할 관련 문서는 분할된 새로운 단위에 보관해야 함

6. 합병된 단위의 회계 연도 문서와 합병 관련 문서는 합병을 받은 단위에 보관해야 함

단위에서 부서 또는 창고를 조직하지 않는 경우에는 계약 회계 문서를 보관하기 위해 조직된 기관과 계약을 체결하여 보관할 수 있다. 계약은 각 당사자의 책임, 보관료 및 비용 지불 방법을 구체적으로 기재해야 한다.

조 6: 각 단위에서는 회계책임자 또는 회계 담당자가 단위의 경영책임자(또는 단위의 책임자)에게 재무 문서의 조직, 분류, 정리 및 보관 절차를 지원하는 책임이 있다.

조 7: 보관된 회계 문서는 국가의 현재 법률에 따라 보호되고 관리되어야 하며, 단위의 창고 내에서 보관되어야 한다. 창고는 문서 보관을 위한 장비와 시설을 갖추어야 하며, 화재 방지, 습기 방지, 곰팡이 방지, 홍수 방지, 벌레 및 쥐 피해 방지 등 문서 보관의 안전을 보장하는 조건을 충족해야 한다.

단위의 책임자는 보관 중인 단위의 모든 회계 문서의 안전성, 완전성 및 합법성을 법적 책임을 지게 된다.

조항 8:단위는 "보관된 회계 문서 이력부"를 작성하여 보관된 회계 문서의 기록, 추적 및 관리를 수행해야 한다. 이력부에는 보관된 회계 문서의 종류, 번호, 보관 시작일, 보관 상태, 보관 기간 등 주요 내용이 포함되어야 한다.

제9조:보관된 회계 문서의 관리 및 보존 책임을 부여받은 사람은 자신의 고의로 인해 보관 중인 회계 문서가 손상되거나 손실되는 경우, 단위의 책임자 또는 그 권한을 위임받은 사람에게 법적 책임을 진다.

회계 문서 보관 및 보존 책임자는 단위의 책임자 또는 그 권한을 위임받은 사람의 서면 동의 없이는 어떠한 조직이나 개인도 보관된 회계 문서를 열람하거나 사용할 수 없다. 보관된 회계 문서가 손상되거나 손실되는 위험이 있거나 발견되면, 문서 보관 및 보존 책임자는 즉시 단위의 책임자에게 보고하여 필요한 조치를 취하도록 해야 한다.

조 제10조: 보관 중인 회계 문서는 모든 합법적인 활용 및 사용 시 법적 효력을 가지며, 보관된 회계 문서의 활용 및 사용은 단위의 책임자 또는 그 권한을 위임받은 사람의 서면 동의를 받아야 하며, 보관 장소에서 이루어져야 한다.

법으로 규정된 권한을 가진 정부 기관이 보관된 회계 문서를 단위 외부로 가져가는 것을 요청하는 공식 문서를 제출하면, 단위와 해당 기관의 요청을 수행하는 사람은 "회계 문서 교부 확인서"를 작성해야 한다. 이 확인서는 일반적인 문서 확인서의 내용 외에도 문서 종류, 수량, 회계 연도, 현 상태, 사용 기간 및 반환 기한 등을 명시해야 한다.

단위는 수사기관, 세무기관 및 감사, 검사를 수행하는 정부 기관에게 회계 문서를 제공해야 하며, 이러한 기관들은 사용 중인 회계 문서를 관리하고 보호하며, 사용 후에는 원래대로 반환해야 한다.

법으로 규정된 경우, 소송 진행 기관이 회계 문서 본문을 증거로 확보하기 위해 결정서를 작성하면, 단위는 확보된 회계 문서에 대한 복사본을 보관해야 한다. 회계 문서 확보 시, 소송 진행 기관과 단위는 "회계 문서 확보 확인서"를 작성해야 한다.

조항 11: 현재 회계 제도에 따라 사용 중인 모든 회계 문서와 보관 준비 단계에 있는 회계 문서는 관리, 보호 및 사용이 이루어져야 한다.

회계 문서 보관 기간

조 제12조: 제1조에서 규정된 모든 회계 문서는 다음과 같은 기간 동안 분류 및 보관되어야 한다.

1- 최소 5년

2- 20년

3- 20년 이상

제13조: 매일 경영에 사용되는 회계 문서(예: 입고증, 출고증, 수금증, 지급증 등 회계 사무실의 회계 증빙 자료 집합에 보관되지 않은 것들; 일간, 월간, 분기별, 반년, 9개월 회계 보고서 등)는 회계 연도 종료 후 5년 이상 보관해야 한다.

조 14: 직접 회계 장부 기록 및 연간 재무 보고서 작성에 관련된 모든 회계 문서는 20년 동안 보관해야 하며, 다음과 같이 구체적으로 규정된다.

1. 회계 연도별 회계 문서: 회계 연도 종료 후 20년

2. 사업 주체 단위의 회계 문서, 즉 회계 연도별 회계 문서와 사업 완료 프로젝트의 투자 결산 보고서: 프로젝트 완료 후 투자 결산 보고서 승인 후 20년

3. 고정자산 관련 회계 문서, 포함 고정자산 처분 및 양도 관련 회계 문서: 고정자산 처분 및 양도 완료 후 20년

4. 해체, 파산, 주식화, 소유 형태 변경 관련 회계 문서: 각각의 작업이 끝난 후 20년

5. 보관된 회계 문서 소각 확인서 및 소각 관련 문서: 작성 후 20년

"조항 15. 행정절차 공표 결정 20년 이상 보관되는 회계 문서는 단위, 업종, 지역에 대한 역사적 가치와 경제, 정치, 사회적 의미를 가진 문서로서 다음과 같다.

1- 통합 회계 장부

2- 연간 재무 보고서

3- 완료된 프로젝트 투자 결산 보고서 문서

4- 기타 증빙서류 및 회계 문서. 20년 이상 보관되는 회계 문서의 결정은 단위, 업종 또는 권한 기관이 문서의 역사적 가치와 장기적인 의미를 고려하여 각각의 특정 상황에 대해 결정하고, 회계 부서 또는 다른 부서에 원본 또는 다른 형태로 보관하도록 할 수 있다.

조 16: 회계 문서의 보존 기간이 5년 또는 20년이 되었으나 소송, 분쟁, 심리된 사건 또는 심리 중인 사건, 심리되지 않은 사건과 관련되어 있는 경우 제13조, 제14조, 제15조에서 정한 보존 기간을 적용하지 아니하고 관련 법령에 따른 보존 기간 또는 관할 당국의 결정에 따라 보존한다.

조 17: 천재지변, 화재 등 불가항력적인 사유로 인해 회계 문서가 손상되거나 없어진 경우에는 해당 단위는 단위의 장이 의장인 회복 및 처리 위원회를 구성하며, 회계책임자 또는 회계 업무 담당자와 관련 부서 대표가 참여한다. 위원회는 다음의 업무를 수행한다:

- 가능한 모든 방법으로 복구 및 보존할 수 있는 문서를 복구하고 보존한다;

- 문서의 현황을 조사하여 남아 있는 문서 수와 복구가 불가능한 손상된 문서 수를 확인한다;

- 남아 있는 문서 수와 손실된 문서 수를 각 회계 문서 종류별로 기록한 진술서를 작성한다. 이 진술서는 손상된 또는 없어진 문서의 보존 기간과 동일한 기간 동안 보관해야 한다.

보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기

조 18: 본 제도에서 정한 보존 기간이 만료된 회계 문서는 국가 기관의 권한을 가진 자가 다른 지시를 하지 않는 한 해당 단위의 장이 폐기 결정을 내릴 수 있다. 보존 기간이 만료된 회계 문서의 폐기는 본 제도에서 정한 절차를 준수하여 완전하게 이루어져야 한다.

조 19: 보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 절차:

1- 어느 단위에서 보관된 회계 문서는 그 단위에서 폐기한다;

2- 단위의 장은 "보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 위원회"를 구성하는 것을 결정한다. 위원회의 구성원은 단위의 리더, 회계책임자 또는 회계 업무 담당자, 그리고 보관 부서 대표가 포함된다;

3- 보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 위원회는 각 회계 문서 종류별로 검사, 평가, 분류를 진행하고 "폐기 대상 회계 문서 목록"과 "20년 이상 보관 대상 회계 문서 목록"을 작성한다;

4- "보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 진술서"를 작성하고 회계 문서 폐기를 진행한다. 이 진술서에는 일반 진술서에 명시된 내용 외에도 폐기된 회계 문서 종류, 각 종류의 보존 기간(년도), 폐기 방법, 결론 및 위원회 구성원의 서명이 명시되어야 한다.

"보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 진술서"는 폐기 대상 회계 문서 목록과 20년 이상 보관 대상 회계 문서 목록과 함께 "회계 문서 보관 추적부"에 기록되는 근거가 되며, 단위의 보관 창고에서 20년간 보관된다.

조 20: 보존 기간이 만료된 회계 문서의 폐기는 "보존 기간이 만료된 회계 문서 폐기 진술서" 작성 시 즉시 이루어져야 한다. 단위의 구체적인 상황에 따라 화염, 절단, 파쇄기 또는 수작업으로 회계 문서를 폐기하여 회계 문서에 기록된 정보가 재활용되지 않도록 보장해야 한다. 종이 잔여물이 재료로 재활용되는 경우, 회계 문서 폐기 위원회는 종이 잔여물을 단위 밖으로 내보내기 전에 위의 폐기 방법을 실시해야 한다.

시행규정

조 21: 회계 문서 보관 제도는 2001년 1월 1일부터 효력을 발생한다. 이 제도와 충돌하는 이전 규정들은 모두 폐지된다.

조 22: 회계 문서 보관 중 훼손, 손상 또는 분실 행위는 그 정도와 성질에 따라 행정처분 또는 법률에 따라 처벌받는다.

조 23: 은행, 증권시장 등 특수한 회계 문서를 보관해야 하는 산업 및 분야는 본 제도를 참조하여 재정부, 국가 보관청과 협력하여 해당 산업 및 분야의 회계 문서 보관 제도를 마련한다.