28/2005/QĐ-BYT號決定關於頒布「衛生部文書工作規章」的事項

보건복지부 장관의 결정

「보건부 사무규정」을 제정함에 관한 사항

 

보건부 장관

 

정부가 2003년 5월 15일 제정한 제49/2003/NĐ-CP 호 "보건부의 기능, 임무, 권한 및 조직구성에 관한 규정"에 근거를 두고,

1996년 11월 12일 제정된 법률 "규범법률 문서 발부에 관한 법률"과 2002년 12월 16일 제정된 법률 "규범법률 문서 발부에 관한 법률 일부 조항 개정 및 보완에 관한 법률"에 근거를 두고,

정부가 2004년 4월 8일 제정한 제110/2004/NĐ-CP 호 "사무업무에 관한 규정"에 근거를 두고,

정부가 2001년 8월 24일 제정한 제58/2001/NĐ-CP 호 "도장 관리 및 사용에 관한 규정"에 근거를 두고,

내무부와 정부총리실이 2005년 5월 6일 공동으로 제정한 제55/2005/TTLT-BNV-VPCP 호 "문서 작성 형식 및 기술에 관한 지침"에 근거를 두고,

정무차관과 법제국장의 건의를 검토함에 있어,

 

결정함에 있어서:

 

조 1. 이 결정은 "보건부 사무규정"을 첨부하여 제정한다.

조 2. 본 결정은 공보에 게재된 날로부터 15일 후 효력을 발생하며, 1999년 8월 19일 보건부 장관이 제2508/1999/QĐ-BYT 호 "보건부 기관에서의 사무업무 규정"을 제정한 결정을 대체한다.

조 3. 부 차관(여성 포함), 국장, 정무차관, 감사차관은 본 결정의 시행에 대한 책임을 진다.

 

제 정 규 정

 

보건부 사무업무

(첨부된 결정 번호: 28/2005/QĐ-BYT, 2005년 9월 23일)

(보건복지부 장관)

장 1

총칙

조 1. 적용 범위와 대상

본 규정은 보건부 소속 각 부처, 국장실, 감사실에서 활동 과정에서 생성되는 문서 및 기타 자료의 작성, 제정, 관리 절차와 방법, 그리고 사무업무와 관련된 도장의 관리 및 사용에 관한 사항을 규정한다.

제2조. 사무업무 관리 및 수행 책임

1. 보건부 장관은 보건부 및 보건부 소속 단위의 사무업무를 통괄적으로 관리하고, 보건부 기관의 사무업무에 과학기술을 연구 및 적용하는 것을 지시한다.

2. 정무차관은 보건부 장관에게 사무업무를 지휘하도록 지원하며, 직접 보건부 사무업무를 수행한다.

3. 각 부처, 국장실, 감사실의 지도자는 해당 단위의 사무업무를 지휘하도록 책임을 진다.

4. 사무업무와 관련된 업무를 처리하는 모든 개인은 본 규정과 사무업무에 관한 법률의 다른 규정을 엄격히 준수해야 한다.

제3조. 보건부 사무국의 조직 및 임무

행정과는 문서 수신, 발송, 도장 관리 및 사용, 그리고 사무업무와 관련된 모든 업무를 수행하는 주요 단위이다.

제4조. 사무원

사무원은 다음의 업무 기준을 충족해야 한다:

1. 문서 및 기록 전문 분야의 대학 또는 중등 전문 교육을 받았다.

2. 사무업무를 겸임하는 직원은 본 규정의 내용을 숙지하고 엄격히 준수해야 한다.

제5조. 사무업무 활동 비용

사무업무 활동을 위한 전문 장비 구입 비용 및 업무 비용은 정무차관이 제안한다.

제6조. 국가기밀 보호

보건부 사무업무에서의 모든 활동은 국가기밀 보호 법률 및 의료업무 기밀 보호 법률의 현재 규정을 준수해야 한다.

장 II

사무업무

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

문서 작성 및 발부

조 7. 문건의 형태

문건은 규범적 법적 문건과 행정 문건으로 구분되며, 다음과 같이 두 가지 형태를 가집니다:

1. 보건부 장관의 권한 하에 발행되는 보건 관련 규범적 법적 문건 형태는 결정, 지시, 시행규칙, 연합 시행규칙, 연합 결의를 포함합니다.

2. 행정 문건 형태는 결정(개별), 지시(개별), 공고, 계획, 프로그램, 계획, 연구안, 보고서, 회의록, 제출안, 계약, 공문, 공전, 휴가증, 위임장, 초청장, 소개장, 여행증명서, 서류 수령증, 전송표, 배송표를 포함합니다.

조 8. 문건의 형식

문건의 형식은 내무부-중앙행정사무처 통합지시 제55/2005/TTLT-BNV-VPCP 2005년 5월 6일에 따른 문건의 형식 및 기술 작성 방법 지침과 본 규정 부속서 3, 4, 5, 6에 따라 이루어집니다.

조 9. 문건 작성

1. 규범적 법적 문건 작성은 보건부 장관이 2004년 12월 1일에 발표한 보건 관련 규범적 법적 문건 작성, 발행 및 실행에 관한 규정 제4278/2004/QĐ-BYT에 따라 이루어집니다.

2. 다른 종류의 문건 작성은 다음과 같이 규정됩니다:

a) 작성해야 하는 문건의 성격과 내용에 따라 각 단위의 책임자가 개인 또는 그룹에게 작성하거나 주도적으로 작성하도록 할 수 있습니다.

b) 해당 단위 또는 개인은 다음 작업을 수행해야 합니다:

- 작성해야 하는 문건의 형태, 내용 및 비밀 등급, 긴급 등급을 결정합니다;

- 관련 정보 수집 및 처리;

- 문건 작성;

- 필요하다면 관련 단위나 개인의 의견을 참조하고 이를 연구하여 초안을 완성하기 위해 의견을 수렴할 것을 단위 책임자에게 제안합니다;

- 관련 문서와 함께 초안을 검토하고 승인합니다;

- 초안은 규정된 모델에 따라 작성되어 깨끗하고 명확하며 읽기 쉬워야 하며, 문건 형식에 맞아야 합니다.

조 10. 초안 검토, 수정 및 보완

1. 문건 초안은 해당 권한을 가진 사람이 검토해야 합니다.

2. 검토된 초안을 수정하거나 보완하려면 검토 승인자에게 재검토 및 결정을 요청해야 합니다.

조 11. 타이핑 및 복제

타이핑 및 복제는 다음 요구 사항을 준수해야 합니다:

1. 초안 원문을 정확하게 타이핑하고 문건 형식 및 기술 작성 방법에 맞게 작성해야 합니다. 초안에서 오류나 불명확한 부분을 발견하면 타이핑자는 작성자 또는 초안 검토자를 통해 확인해야 합니다.

2. 규정된 양만큼 복제해야 합니다.

3. 문건 내용을 비밀로 유지하고 규정된 시간 내에 타이핑 및 복제를 진행해야 합니다.

조 12. 발행 전 문건 검사

1. 문건 작성 주체 또는 주도적으로 작성한 개인은 문건 내용의 정확성을 검사하고 책임을 져야 합니다.

2. 부처장이 서명하는 문건은 초안 작성자에게 마지막 문장에 서명을 요청해야 합니다.

3. 보건부 장관이 서명하는 문건은 보건부 부처장이 준비한 문건을 서명하기 전에 보건부 장관 직위 오른쪽에 서명해야 합니다.

4. 규범적 법적 문건은 보건 관련 규범적 법적 문건 작성, 발행 및 실행에 관한 규정 제21조 1항에 따라 발행 승인을 진행해야 합니다 (보건부 장관이 2004년 12월 1일에 발표한 결정 제4278/2004/QĐ-BYT에 부속).

5. 부, 국, 사무실, 감사실만이 보건부 장관에게 문건을 제출하고 보건부 인장을 찍을 수 있습니다.

6. 보건부 장관에게 문건을 제출할 때는 관련 서류와 자료를 첨부해야 합니다.

7. 보건부 장관에게 제출되는 모든 문건은 규정된 절차에 따라 행정실에 이송되어 관리되어야 합니다.

8. 보건부 장관의 비서는 문건을 보건부 장관에게 제출하기 전에 내용을 검사하고 본 규정에 따른 문건 형식을 확인해야 합니다.

9. 상위 기관에 보내는 문건은 직접 보건부 장관이 서명해야 합니다 (복사본 서명은 허용되지 않습니다).

10. 보건부 장관에게 제출하는 비밀 문건은 제출 단위 번호가 적힌 봉투에 넣어 봉해져야 하며, 봉투에는 보건부 장관 이름이 적혀 있어 직접 봉인을 해제해야 합니다. 반환 시에도 봉해져서 행정실(문서 발송)에 반환해야 합니다.

조 13. 서명한 문서

1. 문서를 서명하는 사람은 자신이 서명한 문서에 대한 책임을 진다.

2. 장관은 법규범 문서, 상위 기관에 보내는 문서 및 부처의 중요한 문제에 관한 문서를 서명한다. 특정 상황에서는 장관은 부하에게 위임하여 해당 문서를 대신 서명하도록 할 수 있다.

3. 차관은 장관이 지정한 업무 범위 내에서 장관을 대신하여 문서를 서명한다.

4. 일부 경우에서 장관은 부서 차원의 공무원에게 일정 범위 내에서 문서를 위임하여 서명하도록 할 수 있다. 위임 서명은 문서로 규정되어야 하며 일정 기간 내에서만 적용된다. 위임받은 사람들은 다른 사람에게 다시 위임할 수 없다.

5. 장관은 지정된 업무와 임무를 수행하는 부서, 국, 사무실, 감사 등에 대해 일부 종류의 문서를 위임하여 서명하도록 할 수 있다.

6. 부처의 지도자는 부서, 국, 사무실, 감사, 지정된 임무를 수행하는 공무원에게 중요한 문제를 처리하기 위한 소개장을 발급한다.

7. 부서, 국, 사무실, 감사의 지도자는 지정된 업무와 분야 내에서 자신의 부서의 공무원(임시직, 계약직 포함)에게 소개장을 발급한다. 소개장에는 업무 내용이 명확히 기재되어야 하며 행정실에 등록해야 한다.

8. 문서를 서명할 때 연필이나 쉽게 희미해지는 붉은색 잉크는 사용하지 않는다.

9. 서명자의 학위나 명예칭호는 기재하지 않는다.

조 14. 문서 복사

1. 문서 복사 형태는 "본문 정확 복사", "내용 추출 복사", "복사록"으로 구분된다:

a) "본문 정확 복사"는 원문의 모든 내용을 정확하게 복사하고 규정된 형식으로 작성된 문서이다. 본문 정확 복사는 원문에서 이루어져야 한다.

b) "복사록"은 본문 정확 복사를 바탕으로 작성되며 규정된 형식으로 작성된 문서이다.

c) "내용 추출 복사"는 원문의 일부 내용을 추출하여 규정된 형식으로 작성된 문서이다. 내용 추출 복사는 원문에서 이루어져야 한다.

2. 본문 정확 복사, 내용 추출 복사, 복사록은 원문과 동일한 법적 효력을 가진다.

3. 원문의 복사본은 원문에 도장과 서명이 찍혀 있어 정보 제공과 참고 용도로만 사용될 수 있다.

4. 각 부서, 국, 감사, 사무실은 지정된 업무와 분야 내에서 문서 복사와 인쇄를 관리한다.

절 2

문서 관리

조 15. 문서 수신 관리 절차

모든 수신 문서, 개인으로부터 받은 신청서와 편지(이하 "수신 문서"라고 함)는 다음과 같은 절차로 관리해야 한다.

1. 수신 문서를 접수하고 등록한다.

2. 수신 문서를 보고하고 전달한다.

3. 수신 문서를 처리하고 처리 상황을 추적하며 처리를 촉구한다.

조 16. 수신 문서 접수 및 등록

1. 수신 문서는 행정실을 통해 접수 및 등록 절차를 거쳐야 한다. 수신 문서는 수신 당일 등록 및 전달되어야 하며, 최대한 다음 근무일까지는 완료되어야 한다. 긴급 문서("즉시", "상급 긴급", "긴급")(이하 "긴급 문서"라고 함)는 수신 즉시 등록, 보고 및 전달되어야 한다.

2. 비밀 문서는 보건부 장관이 2005년 4월 12일에 발표한 제2005-14-QĐ-BYT 결정 제9조에 따라 비밀 보호 규정을 준수하여 관리 등록해야 한다.

3. 수신 문서는 비서실에서 다음과 같이 분류 및 등록한다:

a) 각 부처, 기관에서 발송한 문서;

b) 직속 부서, 각 지방 보건청 및 기타 기관에서 발송한 문서;

c) 신청서 및 편지;

d) 우편으로 빠르게 전송된 문서;

e) 비밀 문서.

조 17. 문서의 접수 및 이관

1. 행정과는 수신 문서를 받은 즉시 접수 절차를 진행하고 해당 부서, 국, 감사원, 사무실, 본부 지도부에 문서를 전달해야 한다. 긴급 문서는 수신 즉시 접수 및 이관해야 한다.

2. 행정과장은 수신 문서 중 해당 부서의 기능과 업무 영역에 관련된 문서를 사무총장과 각 부서, 국, 감사원에 보고한다.

3. 사무총장은 비밀, 최고비밀, 절대비밀 문서를 개봉하고 처리한다.

4. 수신 문서에 "이름이 적힌 사람만 개봉 가능"이라고 명시된 경우, 행정과는 그대로 봉투를 전달해야 한다.

5. 근무 시간 외, 공휴일, 설날 등에 수신된 긴급 문서는 보안 담당자가 수신 확인 후 즉시 본부 지도부에 보고하여 처리하도록 한다.

6. 문서 이관 시 정확성을 유지하고 문서 내용을 철저히 비밀로 관리하며 이관 문서 목록에 서명 확인해야 한다.

조 18. 수신 문서의 처리, 추적 및 촉진

1. 각 부서 지도자는 분담된 업무 영역의 수신 문서를 즉시 처리하도록 지시하고 다른 부서와 협력하여 관련 문서를 처리해야 한다.

2. 수신 문서를 받은 부서는 해당 부서 지도부에 보고하여 검토, 처리, 의견 제시 후 책임자에게 전달해야 하며, 최대 한 작업일 내에 처리해야 한다. 만약 해당 부서의 업무 범위가 아닌 문서는 행정과로 반환하여 다른 부서로 이관해야 한다.

3. 수신 문서를 받은 후, 각 부서 지도자는 업무 특성과 완료 기한을 고려하여 처리해야 한다. 기한 내 처리가 불가능한 경우, 책임자는 지도부에 이유를 보고하고 기한 연장을 요청하며 관련 부서나 개인에게 통보하여 처리 기간을 연장해야 한다. 본부 지도자가 정한 기한이 있는 업무는 반드시 그 기한 내에 처리해야 한다. 민원, 고발 관련 문서는 공민 민원, 고발 법령에 따라 처리해야 한다.

4. 사무총장은 다음과 같은 책임을 가진다.

a) 중요하고 긴급한 수신 문서를 검토하고 보고한다.

b) 수신 문서를 각 부서, 개인에게 분류하여 배분한다.

c) 수신 문서의 처리 상황을 추적하고 촉진한다.

5. 중앙당, 국회, 정부에서 발행된 문서는 접수 및 처리 후 본부 지도부의 비서팀에 보관된다.

조 19. 발행 문서의 관리 절차

보건복지부에서 발행하는 모든 문서(이하 발행 문서라고 함)는 다음 절차로 관리된다.

1. 도장 관리 및 사용을 맡은 사람은 문서의 형식을 검토한 후 도장을 찍어야 한다. 형식상 오류가 있는 문서는 도장을 찍지 않고 수정할 때까지 보류해야 한다.

2. 부서 내부 정보 전달, 의견 수렴을 위한 문서는 도장을 찍지 않는다.

3. 발행 문서를 등록하고 문서에 번호, 날짜를 기재한다. 발행 문서는 비서실에서 다음과 같이 분류하고 등록한다.

a) 법규 문서(결정, 시행규칙, 지시, 연합 시행규칙, 연합 결의)

b) 개별 결정, 개별 지시

c) 공문, 공전

d) 통지, 계획, 프로그램, 연구안, 보고서, 회의록, 건의서, 계약서, 증명서, 위임장, 송부표, 이송표, 수령증

e) 초청장

f) 소개장

h) 비밀 문서

4. 기관 도장과 긴급, 비밀 수준 도장을 찍는다(있을 경우).

5. 발행 문서의 발송 절차를 진행하고 발송 상황을 추적한다.

6. 발행 문서를 보관한다.

조 20. 문서 발송

1. 문서 발송 절차를 완료한 후에는 당일 또는 다음 근무일에 발송해야 하며, 긴급 문서는 서명 즉시 발송해야 한다.

2. 문서 발송은 수신처에 팩스나 인터넷을 통해 빠르게 전달할 수 있으나 원본은 여전히 공문서 경로를 통해 발송되어야 한다.

3. 법규 문서 발행 시 발행 번호를 얻기 위해 작성 주체 단위는 문서 파일을 함께 제출해야 한다. 행정실은 해당 문서 파일을 정부총리실 웹사이트에 업로드하는 책임이 있다.

4. 비밀 문서는 보건복지부 장관이 2005년 4월 12일에 발표한 제14/2005/QĐ-BYT 호 건강 보호 비밀 규정에서 제3장 조 8에 명시된 규정에 따라 발송된다.

5. 각 단위 및 개인이 행정실에서 문서를 받으면 문서 관리 기록부에 서명해야 한다. 기관 외의 사람은 보건복지부가 발행한 문서에 도장을 찍으러 행정실에 오는 것을 허용하지 않는다.

조 21. 문서 발송 보관

1. 각 문서 발송은 2부 원본을 보관해야 하며, 1부는 보건복지부 문서실에, 다른 1부는 해당 문서 처리 부서의 문서 파일에 보관해야 한다. 보건복지부 문서실에 보관되는 원본은 작성자 또는 작성 단위의 서명이 있는 문서여야 한다.

2. 문서 발송 보관은 등록 순서대로 이루어진다.

목 3

공문서 업무에서 도장 관리와 사용

조 22. 도장 관리와 사용

1. 공문서 업무에서 도장 관리와 사용은 2001년 8월 24일에 발표된 제58/2001/NĐ-CP 호 도장 관리 및 사용 지침과 2002년 5월 6일에 발표된 제07/2002/TT-LT 호 안전보장부와 중앙인사관리청이 공동으로 발표한 제58/2001/NĐ-CP 호 도장 관리 및 사용 지침에 대한 시행 지침에서 제III 절 2호에 명시된 규정, 그리고 본 규정에 따른다.

2. 기관 도장은 문서 담당 직원이 보관하고 기관 내에서 도장을 찍는다. 문서 담당 직원은 다음 사항을 준수해야 한다:

a) 도장을 다른 사람에게 위임하지 않으며, 권한 있는 사람의 서면 허가 없이는 도장을 넘겨주지 않는다.

b) 기관 문서와 서류에 도장을 직접 찍어야 한다.

c) 권한 있는 사람의 서명이 있은 후에만 도장을 찍는다.

d) 무단 도장을 찍지 않는다.

3. 보건복지부와 정부총리실 도장의 사용은 다음과 같이 규정된다:

a) 보건복지부 도장이 찍힌 문서는 보건복지부 장관이 서명한 문서이며, 부부장이 대신 서명한 문서(KT. 보건복지부 장관), 각 부처 및 정부총리실, 감사원이 보건복지부 장관 명령으로 서명한 문서(TL. 보건복지부 장관), 보건복지부 장관이 위임한 사람(TUQ.)이 서명한 문서이다. 특정 상황에서는 보건복지부 장관이 지시한 경우 각 국장이 보건복지부 장관 명령으로 서명한 문서(TL. 보건복지부 장관)도 포함된다.

b) 정부총리실 도장이 찍힌 문서는 정부총리실의 직무와 권한에 따른 문서로서, 정부총리실장이 서명한 문서이며, 부총리실장이 대신 서명한 문서이다. 행정실장은 정부총리실장 명령으로 서명하고 정부총리실 도장을 찍을 수 있는 문서는 다음과 같다:

- 출장증(증명서만 서명)

- 각 부처 및 국장, 감사원, 정부총리실이 서명한 문서의 원본 확인서; 보건복지부 소속 공무원 및 직원의 자격증 및 증명서

- 보건복지부 소속 공무원 및 직원의 우편물 및 우편화물 수령 확인서, 급여 수령 확인서

4. 보건복지부 장관 서명 도장은 "국민 건강을 위한 기념장", 보건복지부 장관 표창, 그리고 보건복지부 장관이 지정한 기초 및 산업 단위의 보건의료 분야 모범 근로자 인증서에만 사용될 수 있으며, 이는 2003년 1월 15일에 발표된 보건복지부 장관 제199/2003/QĐ-BYT 호에 명시되어 있다.

조 23. 도장을 찍는 것

1. 도장은 명확하고 정돈되어 있어야 하며, 올바른 방향으로 찍고, 규정에 따라 붉은 잉크를 사용해야 한다.

2. 서명 위에 도장을 찍을 때는 왼쪽 쪽 1/3 정도의 서명을 덮도록 해야 한다.

3. 본문과 함께 첨부되는 부록에 도장을 찍는 것은 문서를 작성한 사람이 결정하며, 도장은 부록의 제목 또는 기관 조직의 이름을 덮도록 첫 페이지에 찍는다.

4. 문서나 자료에 접두 도장을 찍는 것은 문서를 작성한 사람이 결정하며, 접두 도장은 문서나 자료의 모든 페이지를 덮도록 찍는다./.