결정 번호 3149/QĐ-BNN-VP 농림수산부 문서 및 정보 수신, 처리 및 관리 규정

결정

농림수산부 문서 및 정보 접수, 처리 및 관리 규정

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농림수산부 장관

정부령 제86호 2003년 7월 18일 대통령령 제2003-86호에 의거 농림수산부의 기능, 임무, 권한 및 조직기구에 관한 규정

정부령 제110호 2004년 4월 8일 대통령령 제2004-110호에 의거 문서업무에 관한 규정

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

결정함에 있어서:

조 1. 본 결정에 부속된 농림수산부 문서 및 정보 접수, 처리 및 관리 규정을 제정함

제2조. 본 결정은 농림수산부 장관이 2006년 10월 24일 제정한 제95/2006/QĐ-BNN 결정에 의거 2003년 5월 5일 농림수산부 장관이 제정한 제58/2003/QĐ-BNN 결정을 폐지하는 결정이 효력 발생한 날부터 효력을 발생하며, 이 결정 이전의 규정 중 본 결정과 충돌하는 부분은 모두 폐지됨

조 3. 본 결정의 시행은 농림수산부 비서실장과 각 부처, 국장, 감사원, 농업기업 혁신 및 관리 위원회가 책임을 지고 수행함

제 정 규 정

농림수산부 문서 및 정보 접수, 처리 및 관리

(농림수산부 장관이 2006년 10월 25일 제정한 제3149/QĐ-BNN-VP 결정에 부속)

___________________

장 1

총칙

조 1. 적용범위

본 규정은 단위 및 개인이 문서 및 정보 접수, 처리, 작성, 의견제출, 승인, 발행, 관리 및 보관 과정에서의 절차와 책임을 규정함

조 2. 적용대상

본 규정은 농림수산부 각 부처, 국장, 감사원, 농업기업 혁신 및 관리 위원회 및 해당 단위 직원들이 부여받은 임무를 수행하는 경우 적용됨

조 3. 용어 해석

본 규정에서 사용되는 몇 가지 용어는 다음과 같이 해석됨

1. 도착 문서란 받은 문서, 자료, 신청서, 편지 등을 의미함

2. 발송 문서란 보내는 문서, 자료, 편지를 의미함

3. 정보는 팩스, 이메일, 네트워크 전송, 전화, 구두 전달, 물리적 전달 등으로 전달된 소식을 의미함

4. 업무 파일은 업무 과정에서 발생한 특정 사건이나 문제를 반영하는 관련 문서들의 집합으로, 직원들이 업무를 시작하여 완료할 때까지 작성되고 시간 순서대로 정리된 것을 의미함

장 II

도착 문서 및 정보의 접수 및 처리

조 제4항. 도착 문서 및 정보의 접수 및 등록

1. 모든 도착 문서는 문서실에서 접수 절차를 진행해야 함

가) 농림수산부 문서실(이하 "본부 문서실"이라 함)은 농림수산부 및 본부 문서실의 모든 도착 문서, 본부 및 본부 문서실 소속 개인에게 보내진 편지, 자료의 접수 절차를 담당하며, 2번 강가로 보내진 단위들에 대한 문서는 본부 문서실에서 별도의 접수록에 기록하고 해당 단위로 전달함

본부 문서실은 2번 강가에 있는 단위들에게 보내진 문서들을 별도의 접수록에 기록하고 해당 단위로 전달함

나) 각 단위 문서실은 해당 단위의 모든 도착 문서의 접수 절차를 담당함

다) 농림수산부 또는 해당 단위로 보내진 문서를 직접 받은 직원들은 문서실에 전달하여 접수 절차를 진행하도록 함

2. 본부 문서실은 잘못된 주소, 흐릿한 글씨, 찢어진 문서, 검은 인장을 찍은 복사본(팩스나 첨부 문서를 제외함)을 반환함

각 단위 문서실은 잘못된 주소, 흐릿한 글씨, 찢어진 문서, 검은 인장을 찍은 복사본(팩스나 첨부 문서, 본부로부터 전달된 문서를 제외함)을 반환함

3. 문서실은 "절대 비밀"(A)이라는 도장이 찍힌 편지봉투, 특정 개인에게 보내진 편지봉투 또는 "봉투에 적힌 이름이 아닌 사람은 열 수 없다"라는 문구가 적힌 편지봉투는 열지 않음

4. 문서실은 민원, 고발, 익명 편지 또는 확인이 필요한 문서에 대해 편지봉투를 함께 보관해야 함

5. 업무 시간 외에 도착한 문서는 해당 기관의 상임위원회가 접수 절차를 담당하며, 긴급, 매우 긴급, 긴급 문서는 직원이 봉투에 문서 번호, 발송 기관 명칭을 기록하고 즉시 해당 단위의 지도자에게 보고하여 처리하도록 함. 그 외의 문서는 다음 업무 일정의 오전에 문서실에 넘겨야 함

6. 도착 문서 등록

가) 농림수산부 비서실장은 농림수산부의 도착 문서 등록부를 작성하도록 규정함

나) 각 단위의 지도자는 해당 단위의 도착 문서 등록부를 작성하도록 규정함

7. 팩스, 이메일 또는 네트워크를 통해 받은 정보는 별도의 등록부에 기록하고 해당 단위의 지도자에게 보고하여 처리하도록 함

8. 전화 또는 구두로 받은 정보는 해당 정보가 농림수산부 또는 해당 단위의 지휘, 운영과 관련 있을 경우, 접수자는 내용, 접수 시간, 전달자의 이름을 기록하고 즉시 해당 단위의 지도자에게 보고하여 처리하도록 함

조 5. 도착 문서 처리

1. 도착 문서는 다음과 같이 분류된다:

a) 답장을 해야 하는 문서:

- 종류 A: 답장 기한이 기재된 문서;

- 종류 B: 답장 기한이 기재되지 않은 문서;

b) 답장을 해야 하지 않는 문서: 종류 C.

2. 부처 사무실의 책임:

a) 법부 사무실의 책임:

- 법부 사무실장에게 도착 문서를 보고한다. "즉시", "상당히 급함", "급함"이라는 표시가 있는 문서는 등록 후 즉시 보고해야 한다;

- 법부 사무실장의 처리 의견을 도착 문서 관리 프로그램 또는 등록 서에 기록한다;

- 처리할 단위나 개인에게 도착 문서를 이관한다;

- 비밀 문서는 규정에 따라 보관하며, 법부 사무실장이나 법부 장관의 요청에 따라 복사본을 보관한다;

b) 법부 사무실장의 책임:

- 문서 종류를 결정하고, "문서 처리 신청서"에 처리 의견을 기재한다(본 규칙 부속으로 발부됨); 단위로 직접 전달된 문서의 경우, 필요한 경우 답변 문서를 제출하는 기한을 명확히 기재한다;

- "절대 비밀"이라는 도장이 찍힌 우편물을 개봉하여 처리한다;

c) 총괄과의 책임:

- 법부의 리더의 처리 의견을 법부의 일반 문서 관리 프로그램에 업데이트한다;

- 법부 리더가 직접 받은 관련 지휘·관리 업무와 관련된 문서를 법부 사무실에 전달하며, 리더가 처리하도록 단위에 전달한 문서도 전달한다;

- 종류 A, B 문서에 대한 답변을 추적하고, 월간 간부 회의에서 보고한다;

3. 법부 리더의 책임: "문서 처리 신청서"에 처리 의견을 기재하고, 필요한 경우 답변 문서를 제출하는 기한을 요구한다.

4. 단위의 책임:

a) 단위 사무실의 책임:

- 단위 수장에게 도착 문서를 보고한다;

- 수장의 처리 의견을 법부의 일반 문서 관리 프로그램 또는 도착 문서 관리 서에 기록한다;

- 처리할 조직이나 개인에게 도착 문서를 이관하거나 권한이 없는 문서는 보내준 곳으로 반환한다;

- 처리 완료 후 비밀 전화를 법부 사무실에 반환한다;

- 종류 A, B 문서의 처리 결과를 법부의 일반 문서 관리 프로그램에 업데이트한다;

- 종류 A, B 문서의 처리 결과를 추적한다;

- 주간에 단위의 도착 문서 처리 결과를 통계하여 수장에게 보고한다;

b) 단위 수장의 책임:

- 수신일 내에 문서를 처리하며, 내용과 기한이 적절하게 부여된 직무와 임무에 맞게 처리한다. 본부에 보내진 문서의 경우, "수신처" 항목에 나열된 단위는 본부 리더나 법부 사무실장으로부터 공식 문서를 받은 후에만 처리한다(문서 처리 신청서가 첨부된 문서). 직접 단위에 보내진 문서는 단위의 직무와 권한에 따라 처리하며, 처리 결과에 대해 책임을 진다;

- 권한이 없는 문서를 보내준 곳으로 반환하기 위해 사무실에 절차를 진행한다;

- 여러 단위와 관련된 문서나 주관 단위의 요청에 따라 협력하여 처리한다;

- 처리 상황을 검토하고 추적하며, 처리 결과를 업데이트한다;

- 단위가 직접 받은 문서의 접수 및 처리 방법을 규정한다;

c) 단위, 직원은 사무실에 등록되지 않은 문서에 대한 처리 책임이 없다.

조 6. 답변 문서의 기한

1. 주관 부서가 국장에게 서명하도록 제출된 문서에 대해:

a) 종류 A 문서의 경우, 주관 부서는 문서 답변을 제출하여 국장에게 최소한 문서 도착일로부터 일정 기간보다 하루 일수를 더 앞당겨야 함;

b) 종류 B 문서의 경우, 주관 부서는 문서 답변을 제출해야 함:

- 일반 문서의 경우, 문서 도착 후 4일 이내;

- 중앙부처 및 지방 정부의 계획, 프로젝트, 계획안, 계획에 대한 의견 요청 문서의 경우, 문서 도착 후 8일 이내;

- 투자 프로젝트 심사 및 승인 기간에 따라 법령에서 정한 기간보다 최소 3일 이전;

2. 국장 명령 또는 위임을 받은 부서가 서명하거나 해당 부서의 권한으로 작성된 문서에 대해:

a) 종류 A 문서의 경우, 주관 부서는 문서 도착일에 명시된 기한 내에 답변해야 함;

b) 종류 B 문서의 경우, 주관 부서는 답변해야 함:

- 일반 문서의 경우, 문서 도착 후 5일 이내;

- 투자 프로젝트 심사 및 승인 기간에 따라 법령에서 정한 기한에 맞춰야 함.

장 III

문서 발부 관리

조 7. 문서의 형식, 체제 및 기술

1. 문서의 형식, 체제 및 기술은 법률이 규정하는 규범 문서 발행 규정, 2004년 4월 8일 제110/2004/NĐ-CP 호에 따른 공문서 업무 규정, 그리고 2005년 5월 6일 제55/2005/TTLT-BNV-VPCP 호에 따른 공문서 체제 및 기술 규정에 따라 이루어져야 함.

문서에서 사용되는 폰트는 Times New Roman(Unicode 코드)입니다.

2. 부서의 약어와 표기는 부 장의 지침에 따라 이루어져야 함.

조 8. 문서 작성

1. 단일 부서가 작성한 문서:

a) 작성 부서의 책임자:

- 작성 계획, 내용 및 시간에 따라 특정 공무원 또는 그룹 공무원(주요 책임자가 포함됨)에게 구체적인 작업을 지시하고, 초안을 완성하여 국장에게 보고;

- 정책, 전략, 장기 계획, 국가 및 부서 수준의 프로그램, 프로젝트와 관련된 문서에 대해 부서 리더 집단에서 논의를 조직;

- 제9조 제1항에 따른 문서 유형에 대한 관련 부서의 의견을 수집하고 설명;

- 문서의 비밀 등급, 급함 등급, 유통 범위를 제안;

- 문서 내용에 대해 국장과 법에 대한 책임을 지음.

b) 작성자:

- 문서를 작성할 때 형식, 체제 및 기술을 준수;

- 각 문서의 비밀 등급, 급함 등급을 제안;

- 부서 책임자에게 부여된 전문 내용, 법적 성질 및 기술적 표현에 대한 책임을 지음.

2. 주관 부서가 다른 부서와 협력하여 작성한 문서:

a) 주관 부서의 책임자:

- 협력 부서들에게 작성 작업을 분담;

- 본 조 제1항에 따른 규정을 준수;

b) 협력 부서의 책임자:

- 적절한 능력을 가진 사람을 작성에 참여시키도록 지정;

- 부서가 참여한 전문 내용에 대한 책임을 지음.

3. 규범 법률 문서 작성은 법률 발행 규범 법률에 관한 법률, 그 시행에 관한 법률 및 2004년 12월 13일 제73/2004/QĐ-BNN 호에 따른 농 nghiệp부 규범 법률 작성, 검토 및 발행 규정(이하 "결정 73"이라 함)에 따라 이루어져야 함.

3. 법률 제정 규범 법적 문서의 작성은 법률 제정 규범 법적 문서 발부에 관한 법률, 그 법률 시행을 위한 지침 문서 및 2004년 12월 13일 농림수산부 장관이 발부한 규제 제정, 심사 및 발부에 관한 농림수산부 규칙(이하 "결정 73"이라 한다)의 규정에 따라 이루어진다.

조 9. 의견 청취

1. 의견을 청취해야 하는 문건 종류:

a) 법규 문건;

b) 계획안, 사업안, 프로그램;

c) 부 장관이 지시한 문건;

d) 작성 단위가 필요하다고 판단한 문건.

2. 의견 청취 방법:

a) 문서로

b) 회의를 개최한다.

3. 작성 단위 책임자의 의무:

a) 문건 초안과 답변 기한을 명시하여 전달하거나(문건으로 의견을 청취할 경우) 회의를 개최하기로 한 날짜보다 하루 앞서 전달한다;

b) 제출된 의견을 충분히 수집하고 반영하며, 반영하지 않은 의견에 대해 서면으로 설명한다.

4. 의견 청취 대상 단위 책임자의 의무:

a) 작성 단위의 요청에 따라 의견을 제출한다. 긴급한 문건에 대해서는 책임자가 문건에 명시된 요구 사항에 따라 답변해야 한다;

b) 부 장관 및 법률에 대한 의견 제출 내용에 대해 전문적인 책임을 진다.

5. 정부 총리 구성원에게 의견을 청취하는 경우, 법제과는 관련 단위의 의견 청취를 조직하고, 이를 정리하여 부 장관에게 보고한다. 의견 청취 대상 단위는 이 조 제4항의 규정에 따라 참여해야 한다.

조 10. 부 장관의 문건 서명 절차

1. 서명 절차에 필요한 서류:

a) 다음 문건은 서명 절차에 필요한 서류가 필요하다:

- 법규 문건;

- 사업안, 계획안, 프로그램 승인 및 검토 문건;

- 인사, 재정 관련 문건;

- 업무 문제 해결을 위해 상위 기관에 제출하는 문건;

- 다른 부처, 지방 정부, 직속 기관 및 동등 기관과 협력 및 문제 해결을 위한 문건;

- 포상 및 징계 결정;

- 감사 후 처리 결정.

b) 서명 절차에 필요한 서류는 다음과 같다:

- 본 규칙에 부록으로 발행된 문건 제출 신청서(문건을 작성하는 주체 단위와 협력하여 작성한 문건에 사용);

- 문건 초안 2부 중 하나는 작성 주체 단위의 책임자와 공동 제출 단위의 책임자의 서명이 있는 것으로, 그 왼쪽 여백에 작성자 이름과 서명이 있으며, "수신처" 부분 아래에 작성자와 해당 부서 책임자의 이름과 서명이 있는 것으로, 다른 하나는 복사용으로 사용;

- 작성 단위 책임자가 필요하다고 판단하거나 부 장관의 요청에 따라 작성한 보고서;

- 검토, 검증, 의견 제출 문건(있을 경우);

- 관련 문건(있을 경우).

c) 법규 문건의 서명 절차는 결정 73에 따른다.

d) 다른 문건의 서명 절차는 본 조 제1항 제b호에서 정한 바에 따라 2부의 서명이 포함되며, 문건 제출 신청서(있을 경우)와 관련 문건(있을 경우)이 포함된다.

2. 서명 절차 수행 책임:

a) 각 단위 책임자는 전문 직원을 지정하여 문건 제출, 수령 및 배포를 담당한다.

b) 비서실장:

- 각 단위가 제출한 문건을 수령하고, 전자 파일도 포함하여 통합 부서에서 결과를 반환하도록 조직한다;

- 권한이 없는 문건을 반환한다;

- 문건의 형식, 기술적 표기, 서명 절차를 검토한다. 조건이 충족되면 부 장관 또는 차장에게 의견을 기재하고, 전자 파일 제출을 지시하며, "문건 제출 신청서"(있을 경우) 또는 "본 1"의 왼쪽 여백에 서명한다. 조건이 충족되지 않으면 이유를 기재하고, 작성 단위에 반환하여 보완하고 다시 제출하도록 한다.

c) 비서실장과 작성 단위 책임자의 의견이 다를 경우, 작성 단위 책임자는 부 장관에게 보고하여 결정을 내려야 한다.

3. 발행 서명:

a) 조건이 충족된 문건은 부 장관이 두 부 모두에 서명한다.

b) 조건이 충족되지 않은 문건은 부 장관이 "문건 제출 신청서" 또는 "본 1"의 왼쪽 여백에 의견을 기재하여 작성 단위에 반환하여 보완하고 다시 제출하도록 한다. 작성 단위 책임자, 참여 단위 또는 비서실장이 부 장관의 의견과 다를 경우, 의견을 보존할 수 있으나(문건 제출 신청서 또는 별첨 문건에 기재), 부 장관의 의견을 준수해야 한다.

c) 장관 또는 차장이 출장 중일 경우:

- 긴급한 서명이 요구되지 않는 문건은 장관 또는 차장이 돌아올 때까지 기다린다;

- 긴급한 서명이 요구되는 문건은 장관 비서 또는 차장의 비서가 의견을 청취하고 제안하여 비서실장에게 보고하고, 장관 또는 차장에게 결과를 보고한다.

조항 11. 위임 서명 및 위임 권한 대리 서명

1. 서명 권한:

가) 단위의 주체는 부총리의 위임 서명(TL)에 따라 부총리가 위임 서명을 지시하거나 직접 지시받은 결정에 따라 위임 서명을 할 수 있다.

나) 단위의 주체는 부총리의 위임 권한(TUQ)에 따라 부총리가 위임 권한을 지시한 결정에 따라 위임 권한을 행사할 수 있다.

2. 서류:

가) 문서 제출 양식: 문서 제출 양식이 필요한 경우, 조항 10 제1항 제2호의 규정에 따른다.

나) 초안 문서: 02부본;

다) 법률과 단위의 주체가 요구하는 다른 자료들.

3. 발행 문서는 02부본으로 구성되며, 01부본은 첫 페이지 왼쪽 여백에 실무과 과장의 서명이 있고, 작성 공무원의 이름과 서명이 "수신처" 부분 아래에 기재되거나(국, 감사원, 사무실 등) 작성 주관 공무원의 서명이 첫 페이지 왼쪽 여백에 기재되며(부, 혁신 및 기업 관리 위원회 등), 주체의 서명이 정해진 위치에 기재되어야 한다(부본1); 01부본은 주체의 서명만 포함하여 복제용으로 사용한다(부본2).

위임 서명 및 위임 권한 대리 서명 문서는 해당 분야를 담당하는 중앙부처 지도부에게 원본 한 부씩 제출해야 한다.

4. 단위의 주체가 위임 서명 또는 위임 권한 대리 서명을 하는 경우, 부총리와 법 앞에서 문서의 내용과 형식에 대한 책임을 진다.

조항 12. 단위의 문서 작성 및 발행

단위의 주체는 이 규정에 따라 부여된 직무와 임무에 따라 단위의 문서 작성 및 발행을 규정한다.

조항 13. 문서 오류 처리

1. 중앙부처 지도부가 서명하거나 발행한 문서에서 형식 또는 내용의 오류를 발견한 단위 또는 개인은 즉시 중앙부처 사무실 장 또는 작성 주체의 주체에게 보고하여 부총리, 차관에게 보고하고 결정을 받도록 한다.

2. 단위의 주체가 위임 서명 또는 위임 권한 대리 서명을 하거나 발행한 문서에서 형식 또는 내용의 오류를 발견한 단위 또는 개인은 즉시 문서 서명 주체에게 보고하여 결정을 받도록 한다.

3. 정기적으로(6개월마다), 중앙부처 사무실은 법제부, 인사부와 함께 각 단위의 위임 서명 및 위임 권한 대리 서명 문서를 검토하고 결과를 중앙부처에 보고한다.

4. 문서 수정:

가) 법률 문서의 수정이 필요한 경우, 주체 작성 부서는 법제부와 협력하여 수정한다.

나) 중앙부처 행정 문서의 수정이 필요한 경우, 주체 작성 부서는 중앙부처 사무실과 협력하여 수정한다.

장 IV

발행, 관리 및 언론에 대한 정보 제공

조항 14. 문서 발행

1. 중앙부처 지도부가 서명한 후, 중앙부처 사무실(통합과)은 작성 부서에 문서 발행 절차를 위해 문서 파일을 반환한다. 작성 부서는 중앙부처 사무실 장이 지정한 문서에 대해 전자 파일을 제공하는 책임이 있다.

2. 문서 발행 파일:

가) 문서 제출 양식(있을 경우)은 규정에 따라 모든 서명이 완료되어야 한다.

나) 조항 10 및 조항 11의 규정에 따라 02부본은 모든 서명이 완료되어야 한다.

다) 첨부 자료(있을 경우).

3. 문서 발행 인감 찍기:

가) 인감 찍는 사람은 서명을 확인하고, 올바르고 완료되었으면 날짜와 번호를 기록하고 복제 및 인감을 찍는다. 서명이 올바르지 않거나 완료되지 않았다면 반환한다.

나) 인감 찍기 방법:

- 권한 있는 사람의 서명 위에 인감을 찍어야 하며, 왼쪽 1/3을 덮어 정확하게 찍어야 한다.

- 첨부 문서(있을 경우)의 첫 페이지 위에 인감을 찍어야 하며, 기관 이름 또는 첨부 문서 이름의 일부를 덮어야 한다.

- 부총리의 결정에 따라 발행되는 각종 문서, 부총리의 투자 프로젝트 승인 결정, 연구 과제 승인 결정, 재정 결산 결정 등에 대한 인감 찍기는 문서 오른쪽 가장자리에 찍어야 한다.

- 중앙부처 회의를 위한 보고서, 부총리 또는 차관의 공문, 외교 문서 등에 대한 인감 찍기는 기관 이름 아래에 찍어야 한다.

- 카드나 문서 등의 발행에 대한 규정에 따라 인감을 찍어야 한다.

- 급함, 비밀, 기타 문서 인감에 대한 규정에 따라 인감을 찍어야 한다.

다) 서명 확인이 필요할 경우, 중앙부처 사무실 장은 확인하고 중앙부처 사무실 인감을 찍는다.

3. 문서 발행

가) 부, 감사원, 중앙부처 사무실, 혁신 및 기업 관리 위원회가 작성한 문서의 경우, 작성 부서는 중앙부처 사무실(행정 조직과)과 협력하여 "수신처"에 기재된 대로 복제 및 발행한다.

나) 국이 작성한 문서 또는 예산을 가지고 문헌을 인쇄하고 문서를 발행하는 프로그램, 프로젝트의 경우, 복제 및 발행은 해당 단위가 수행한다.

4. 발행 문서 등록, 배포 절차 및 배포 추적은 국가 문서 및 기록청의 지침에 따라 이루어진다.

조 15. 발행 문서 관리

1. 법부 사무는 다음과 같은 책임을 지니며:

a) 발행 문서의 기록을 보관함에는 다음을 포함한다:

- 발행 문서 신청서(있을 경우);

- 원본 1부;

- 원본 2부.

b) 법부 장관, 부 장관, 법부 비서실장에게 법부가 매일 발행하는 문서 목록을 보고한다.

2. 주 작성 부서는 다음을 보관한다:

a) 정본;

b) 법률적 근거, 검토 의견, 검토 의견, 제안 의견 등 관련 자료.

조 16. 국내외 언론에 정보 제공

1. 법부 비서실장은 법률 및 법부 규정에 따라 법부 농업 및 농촌 발전 문서, 자료, 정보를 국내 기관 및 언론에 제공하며, 이에 대한 제공에 대해 법부 장관과 법률 앞에서 책임을 진다.

2. 국제 협력 부처장은 법률 및 법부 규정에 따라 법부 농업 및 농촌 발전 문서, 자료, 정보를 외국 기관 및 언론에 제공하며, 이에 대한 제공에 대해 법부 장관과 법률 앞에서 책임을 진다.

3. 법부 소속 단위의 책임자는 해당 단위 관리 범위 내의 문서, 자료, 정보를 국내 기관 및 언론에 제공하며, 이에 대한 제공에 대해 법부 장관과 법률 앞에서 책임을 진다.

4. 공무원들은 언론에 정보를 제공할 때는 법부 또는 해당 단위의 지도자의 서면 요청 또는 직접 요청에 따라야 하며, 제공된 정보의 범위와 내용에 대해 책임을 진다.

장 V

기록 보존 업무

조 17. 기록 생성

1. 각 단위의 공무원, 공무직원, 직원은 연간 기록 생성을 법령 기록 및 시행령 110/2004/NĐ-CP에 따른 규정에 따라 수행해야 한다.

2. 각 단위의 책임자는 해당 단위의 기록 보존 법률 규정을 지시하고, 기록 생성 및 기록 보관 제출을 지속적으로 촉진하고 감독해야 한다.

조 18. 기록 보관

1. 각 부서, 비서실, 감사부, 농업 기업 혁신 위원회의 기록 보관은 다음과 같은 책임을 지닌다:

a) 각 단위의 연간 기록 목록을 작성하여 책임자에게 승인을 받은 후, 승인된 기록 목록에 따라 개인 및 단위의 기록을 수집한다;

b) 단위에서 1년간 보관한 기록을 정리하여 법부에 보관하기 위해 전달한다.

2. 각 국의 기록 보관은 다음과 같은 책임을 지닌다:

a) 각 단위의 연간 기록 목록을 작성하여 책임자에게 승인을 받은 후, 승인된 기록 목록에 따라 개인 및 단위의 기록을 수집한다;

b) 10년 후 국가 기록 보관소에 이관 절차를 진행하기 위해 단위에서 수집, 정리 및 보관한다.

3. 법부의 기록 보관은 다음과 같은 책임을 지닌다:

a) 각 부서, 감사부, 비서실, 농업 기업 혁신 위원회의 연간 기록 보관을 1월에 수령한다;

b) 법부의 연간 기록 목록을 작성하고 정리하며, 보관을 조직하며, 10년 후 국가 기록 보관소에 이관 절차를 진행한다.

4. 각 단위의 책임자는 연간 가치 평가 회의를 구성하여 가치가 없는 문서를 파기하고, 보관 기록으로 제출할 문서를 결정한다.

5. 법부 비서실장은 연간 국가 기록 보관소에 이관하거나 파기하기 위한 법부 기록 가치 평가 회의를 구성한다.

조 19. 기록 및 보관 자료 관리 및 활용

법부 및 단위는 해당 단위가 담당하는 범위 내의 기록 및 보관 자료의 관리 및 활용을 법률 및 국가 규정에 따라 수행해야 한다.

조 20. 검사 조직

1. 각 단위의 수장은 해당 단위의 기록업무를 검사하는 조직을 책임지고 한다.

2. 중앙부 문방장은 매년 또는 급작스럽게 각 단위의 기록업무를 검사하고 그 결과를 중앙부에 보고한다.

장 6

정보기술의 문서 관리 및 기록 보존에의 적용

조 21. 정보기술의 문서 도착 관리에의 적용

1. 모든 중앙부 도착 문서는 "문서 도착 관리 프로그램"을 통해 통일적으로 관리된다(개별 일기부에 기록되는 문서는 제외한다).

2. 중앙부 문방장의 책임:

a) "문서 도착 관리 프로그램"의 연구, 제안, 구매 또는 개발과 각 단위에서의 적용을 조직한다.

b) 프로그램의 사용 과정에서 원활한 작동, 안전성, 보안성을 확보한다.

3. 각 단위 수장의 책임:

a) 각 단위에서 "문서 도착 관리 프로그램"을 적용한다. 프로그램 요구사항에 따라 전문직원에게 업데이트 작업을 분담한다.

b) 정보기술 장비의 지속적인 투자와 업그레이드로 프로그램의 원활한 작동을 유지한다.

조 22. 정보기술의 문서 발행 관리에의 적용

1. 중앙부 공식 도장을 찍은 모든 종류의 발행 문서는 "문서 발행 관리 프로그램"을 통해 통일적으로 관리된다(개별 일기부에 기록되는 문서는 제외한다).

2. 중앙부 문방장의 책임:

a) "문서 발행 관리 프로그램"의 연구, 제안, 구매 또는 개발과 각 단위에서의 적용을 조직한다.

b) 중앙부 발행 문서 목록을 업데이트하고 매일 부총리, 차관에게 보고한다.

c) 규정에 따라 웹사이트 www.mard.gov.vn에 문서를 게시한다.

d) 중앙부 문서 데이터베이스를 규정에 따라 업데이트한다.

2. 각 단위의 책임:

a) 법제부에 공문서 전자 파일을 보내 공보에 등재하고 정부 웹사이트에 게시한다(법규 문서에 한함).

b) 각 종류의 전자 파일을 첨부해야 하는 문서에 대해 중앙부 문방에 전자 파일을 보내야 한다.

조 23. 정보기술의 기록업무에의 적용

1. 중앙부 문방장은 중앙부와 각 부속 단위가 정보기술 응용 프로그램을 사용하여 기록업무를 수행하도록 연구, 제안하고 이를 전달한다.

2. 각 단위 수장은 정보기술을 사용하여 단위의 기록업무를 지원한다.

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조직 및 실행

조 24. 각 단위

각 단위 수장은 이 규칙을 해당 단위의 모든 공무원에게 공표하고 실행하며, 지속적으로 점검하고 경험을 쌓아 이 규칙을 준수하지 않은 사항을 즉시 수정하도록 한다. 이 규칙을 근거로 단위 내에서 실행할 규칙을 작성한다.

조 25. 중앙부

중앙부 문방장은 이 규칙의 공표, 지도, 모니터링, 점검을 책임지고, 수정, 보완 제안을 수렴하고 정리하여 부총리에게 제안하여 이 규칙을 완성한다.

조 26. 포상과 징계

이 규칙의 준수 여부는 부처 포상 규칙에 따른 경쟁점수 산정과 포상 심사의 근거가 된다. 이 규칙을 준수하지 않는 단위나 개인은 책임을 명확히 하고, 위반 정도에 따라 법률 규정에 따라 처리된다.

조 27. 규정의 보충 및 개정

시행 과정에서 문제가 발생한 경우, 단위는 시급히 발견하고 부(부처를 통해)에 제출하여 부적합한 점을 보충 및 개정하기 위한 제안과 보고를 즉시 수행하여야 한다.