제372/결정-BNN-VP 호 农业与农村发展部发布接收、处理和管理文件及信息的规定

결정

문서 및 정보의 수령, 처리 및 관리 규정을 제정함
농업 및 농촌 발전부

_________________

 

농림수산부 장관

정부가 2008년 1월 3일에 제정한 2008년 제1호 정부령(농업 및 농촌개발부의 기능, 임무, 권한 및 조직기구에 관한 규정)에 의거함

정부가 2004년 4월 8일에 제정한 2004년 제110호 정부령(문서업무에 관한 규정)에 의거함

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

결정함에 있어서:

조 1. 본 결정에 첨부된 규정은 농업 및 농촌개발부의 문서 및 정보의 수령, 처리 및 관리 규정을 제정함

조 2. 본 결정은 발효일로부터 효력을 발생하며, 2006년 10월 25일에 제정된 2006년 제3149호 결정(농업 및 농촌개발부의 문서 및 정보의 수령, 처리 및 관리 규정)과 2006년 12월 11일에 제정된 2006년 제3754호 결정(농업 및 농촌개발부의 문서 및 정보의 수령, 처리 및 관리 규정의 조 2 개정)을 폐지함

조 3. 농업 및 농촌개발부의 사무총장, 각 부처, 국, 감사원, 농업기업 혁신 및 관리위원회, 각 센터, 중앙 프로젝트 관리위원회는 본 결정의 시행에 대해 책임을 지며

 

제 정 규 정

문서 및 정보의 수령, 처리 및 관리에 관한

농림축산식품부

(2008년 1월 28일 제372/QĐ-BNN-VP 결정에 첨부)

종자명

________________________

 

장 1.

총칙

조 1. 적용범위

본 규정은 단위와 개인의 문서 및 정보 수령, 처리 과정에서의 절차와 책임, 문서 작성, 의견 제출, 승인, 발행, 관리 및 보관에 대한 규정을 정함

조 2. 적용대상

본 규정은 농업 및 농촌개발부의 각 부처, 국, 감사원, 사무총장실, 농업기업 혁신 및 관리위원회, 각 센터, 중앙 프로젝트 관리위원회와 해당 단위의 공무원에게 적용됨

조 3. 용어 해석

본 규정에서 사용되는 몇 가지 용어는 다음과 같이 해석됨

1. 수령 문서 수령한 문서, 자료, 신청서, 편지를 의미함

2. 발송 문서 발송한 문서, 자료, 편지를 의미함

3. 정보 팩스, 이메일, 네트워크를 통해 전달된, 전화, 구두, 물체를 통한 정보를 의미함

4. 업무 파일 업무 진행 과정에서 발생한 문제나 이슈를 반영하는 관련 문서들의 집합으로, 공무원의 업무 시작부터 종료까지의 시간 순서대로 정리된 것을 의미함

장 II.

문서 및 정보의 수령 및 처리

조 4. 문서 및 정보의 수령 및 등록

1. 모든 수령 문서는 문서실에서 수령 절차를 거쳐야 함

a) 농업 및 농촌개발부 문서실(사무총장실 내 문서실)은 농업 및 농촌개발부, 사무총장실의 모든 수령 문서, 농업 및 농촌개발부 장관 및 사무총장실 소속 개인에게 보내진 편지, 자료의 수령 절차를 담당함

농업 및 농촌개발부 문서실은 2옥하에 있는 단위로 보내진 문서를 별도의 일지에 기록하고 해당 단위로 전달함

b) 각 단위 문서실은 해당 단위의 모든 수령 문서의 수령 절차를 담당함

c) 농업 및 농촌개발부 또는 단위로 보내진 문서를 직접 수령하거나 개인에게 보내진 문서를 수령하였으나 해당 문서가 농업 및 농촌개발부 또는 단위의 업무와 관련되어 있을 경우, 해당 문서를 농업 및 농촌개발부 문서실 또는 해당 단위 문서실에 전달하여 수령 절차를 진행하도록 함

2. 농업 및 농촌개발부 문서실은 잘못된 주소, 흐릿한 글씨, 찢어진 문서, 검은색 인쇄로 복사된 문서(팩스 문서, 첨부 문서를 제외)를 발송처로 반환함

각 단위 문서실은 잘못된 주소, 흐릿한 글씨, 찢어진 문서, 검은색 인쇄로 복사된 문서(팩스 문서, 첨부 문서, 농업 및 농촌개발부에서 전달받은 문서를 제외)를 발송처로 반환함

3. 문서실은 "绝密" (A) 마크가 붙은 편지봉투, 개인에게 보내진 편지봉투 또는 "봉투에 적힌 이름 외에는 열람할 수 없다"라는 문구가 적힌 편지봉투는 열지 않음

4. 문서실은 민원, 고발, 익명 편지 또는 확인이 필요한 문서의 경우, 편지봉투와 함께 문서를 보관함

5. 업무 시간 외에 수령된 문서는 기관 직원이 수령 절차를 진행하며, 긴급 문서는 직원이 문서 번호, 발송 기관 명칭을 기록하고 즉시 단위 장관에게 보고하여 처리하도록 함. 나머지 문서는 다음 업무일 오전에 문서실에 넘김

6. 수령 문서 등록

a) 농업 및 농촌개발부 사무총장은 농업 및 농촌개발부의 수령 문서 등록 일지를 정함

b) 각 단위 장관은 해당 단위의 수령 문서 등록 일지를 정함

7. 팩스, 이메일 또는 네트워크를 통해 수령한 정보는 별도의 일지에 등록하고 단위 장관에게 보고하여 처리하도록 함

8. 전화 또는 구두로 수령한 정보가 농업 및 농촌개발부 또는 단위의 지휘, 관리를 위한 정보일 경우, 수령자는 내용, 수령 시간, 전달자의 이름을 기록하고 즉시 단위 장관에게 보고하여 처리하도록 함

조 5. 도착 문서 처리

1. 도착 문서는 다음과 같이 분류된다:

a) 답장을 해야 하는 문서:

- 종류 A: 답장 기한이 기재된 문서;

- 종류 B: 답장 기한이 기재되지 않은 문서;

b) 답장을 해야 하지 않는 문서: 종류 C.

2. 부처 사무실의 책임:

a) 법부 사무국의 책임:

- 법부 사무총장에게 도착 문서를 보고한다. " hỏa tốc ", " 상강 ", " 강 "이라는 표시가 있는 문서는 등록 후 즉시 보고해야 한다;

- 법부 사무총장의 처리 의견을 도착 문서 관리 프로그램 또는 등록 서에 기록한다;

- 처리할 부서나 개인에게 도착 문서를 이관한다;

- 비밀 문서는 규정에 따라 보관하며, 법부 사무총장이나 법부 장관의 요청에 따라 복사본을 보관한다;

b) 법부 사무총장의 책임:

- 문서 종류를 결정하고, "문서 처리 신청서"에 처리 의견을 기재한다(본 규칙에 따라 발행됨); 다른 부서로 직접 전달된 문서의 경우 필요한 경우 답변 문서 제출 기한을 명시한다;

- "절대 비밀"이라는 도장이 찍힌 우편물을 열고 규정에 따라 처리한다;

c) 총괄과의 책임:

- 법부 지도자의 처리 의견을 법부 공동 문서 관리 프로그램으로 업데이트하여 매일 법부 지도자에게 보고한다;

- 법부 지도자가 직접 받은 관련 지휘·관리 업무와 관련된 문서를 법부 사무국에 전달하고, 법부 지도자가 처리하도록 부서에 전달한 문서를 전달한다;

- 종류 A, B 문서에 대한 답변을 추적하고 매월 회의에서 보고한다;

3. 법부 지도자의 책임: "문서 처리 신청서"에 처리 의견을 기재하고 필요한 경우 답변 문서 제출 기한을 요구한다.

4. 부서의 책임:

a) 부서 사무국의 책임:

- 부서장에게 도착 문서를 보고한다;

- 부서장의 처리 의견을 법부 공동 문서 관리 프로그램 또는 도착 문서 관리 서에 기록한다;

- 처리할 조직이나 개인에게 도착 문서를 이관하거나 권한 범위를 벗어난 문서는 보내온 곳으로 반환한다;

- 처리 완료 후 법부 사무국에 비밀 전화를 반환한다;

- 종류 A, B 문서의 처리 결과를 법부 공동 문서 관리 프로그램으로 업데이트한다;

- 종류 A, B 문서의 처리 결과를 추적한다;

- 매주 부서의 도착 문서 처리 결과를 통계하여 부서장에게 보고한다;

b) 부서장의 책임:

- 부서의 기능과 임무에 맞게 당일 내에 문서를 처리한다. 법부에 보내진 문서의 경우 "수신처" 항목에 명시된 부서는 법부 지도자나 법부 사무총장이 전달한 정식 문서(처리 신청서가 첨부된 문서)를 받은 후에만 처리한다. 직접 부서에 보내진 문서는 부서의 기능과 임무, 권한에 따라 처리하고 그 결과에 대해 책임을 진다;

- 처리 권한이 없는 문서는 보내온 곳으로 반환하는 절차를 사무국에 전달한다;

- 여러 부서와 관련된 문서나 주관 부서의 요청에 따라 협력하여 처리한다;

- 문서 처리 상황을 점검하고 처리 결과를 업데이트한다;

- 부서가 직접 수령한 문서의 접수 및 처리 방법을 규정한다;

c) 부서, 공무원은 사무국에 등록되지 않은 문서에 대한 처리 책임이 없다.

조 6. 답변 문서의 기한

1. 본부 장관의 서명을 받기 위한 문서에 대해서는:

가) 종류 A 문서의 경우, 주관 부서는 문서 답변을 본부 장관에게 제출하기로 하여 문서 도착일로부터 최소한 1일 이상의 업무일을 미리 확보해야 한다.

나) 종류 B 문서의 경우, 주관 부서는 문서 답변을 본부 장관에게 제출하기로 하여:

- 일반 문서의 경우, 문서 도착일로부터 4일 이내의 업무일이 되어야 함;

- 중앙부처 및 지방자치단체의 계획, 프로젝트, 계획안, 계획에 대한 의견 요청 문서의 경우, 문서 도착일로부터 8일 이내의 업무일이 되어야 함;

- 투자 프로젝트의 심사 및 승인 기간, 완료된 프로젝트의 결산 기간에 따른 법률 규정에 따라 최소한 3일 이상의 업무일이 되어야 함.

2. 위임 또는 권한 대행으로 작성된 문서, 해당 부서의 권한 범위 내의 문서에 대해서는:

가) 종류 A 문서의 경우, 주관 부서는 문서 도착일에 명시된 기한 내에 답변해야 한다.

나) 종류 B 문서의 경우, 주관 부서는 답변을 다음과 같이 해야 한다:

- 일반 문서의 경우, 문서 도착일로부터 5일 이내의 업무일이 되어야 함;

- 투자 프로젝트의 심사 및 승인 기간, 완료된 프로젝트의 결산 기간에 따른 법률 규정에 따라 정확히 해야 함.

장 3.

문서 발부 관리

조 7. 문서의 형식, 체제 및 기술적 표현

1. 문서의 형식, 체제 및 기술적 표현은 법령에서 정하는 바에 따르며, 공문서 작업에 관한 시행령 제110/2004/NĐ-CP 2004년 4월 8일, 그리고 통일 시행 규칙 제55/2005/TTLT-BNV-VPCP 2005년 5월 6일에 따른 문서 체제와 기술적 표현에 관한 지침에 따라야 한다.

문서에서 사용되는 폰트는 Times New Roman(Unicode 코드)이다.

2. 부서의 약어와 표기는 본부 사무총장의 지침에 따라야 한다.

조 8. 문서 작성

1. 한 부서가 작성한 문서에 대해서는:

가) 작성 부서의 책임자의 책임:

- 작성 부서의 책임자가 특정 공무원이나 그룹 공무원(주요 책임자가 포함됨)에게 작성 업무를 구체적으로 지시하고, 계획, 내용, 시간에 따라 작성하도록 하고, 초안을 완성하여 본부 장관에게 보고한다. 복잡하거나 중요한 문제에 대해서는 작성 공무원이 책임자의 의견을 청취하거나, 책임자가 본부 장관의 의견을 청취한 후 초안을 작성해야 한다.

- 정책, 전략, 장기 계획, 국가 및 본부 수준의 프로그램, 프로젝트와 관련된 문서에 대해 부서 리더 집단의 토론을 조직한다.

- 관련 부서의 의견을 수집하고 설명한다.

- 문서의 비밀 등급, 급함 등급, 유통 범위를 제안한다.

- 문서의 내용에 대해 본부장과 법률 앞에서 책임을 진다.

나) 작성자의 책임:

- 문서를 작성할 때 내용, 체제, 기술적 표현에 대한 요구사항을 준수해야 한다.

- 문서의 비밀 등급, 급함 등급을 제안해야 한다.

- 부서 책임자에게 부여된 전문 내용, 법적 체제, 기술적 표현에 대한 책임을 진다.

2. 여러 부서가 협력하여 작성한 문서에 대해서는:

가) 주관 부서의 책임자의 책임:

- 협력 부서에 작성 책임을 분담한다.

- 본 조항 1항의 규정을 준수한다.

나) 협력 부서의 책임자의 책임:

- 해당 부서가 참여할 수 있는 능력을 갖춘 사람을 파견한다.

- 해당 부서가 참여한 전문 내용에 대해 책임을 진다.

3. 법령 문서 작성은 법령 문서 발행에 관한 법률, 법률 시행에 관한 문서 및 농업 및 농촌 개발부 장관이 2007년 11월 9일에 발행한 "90" 결정에 따른 규정에 따라 이루어진다.

3. 법률 규범 행정 문서의 작성은 법률 「행정 문서 발부에 관한 법률」, 그 시행을 위한 법률 지침 및 농림수산부 장관이 2007년 11월 9일 제90/2007/QĐ-BNN 호로 발부한 「농림수산부의 법률 규범 행정 문서의 작성, 발부, 검토, 처리 및 정비, 체계화에 관한 규정」(이하 "결정 90"이라 한다)에 따라 이루어진다.

조 9. 의견 청취

1. 의견을 청취해야 하는 문건 종류:

a) 법규 문건;

b) 계획안, 프로젝트, 프로그램;

c) 장관 지시 문건;

d) 작성 부서가 필요하다고 판단한 문건.

2. 의견 청취 방법:

a) 문서로

b) 회의를 개최한다.

3. 작성 부서 책임자의 의무:

a) 문건 초안과 답변 기한을 명시하여 전달하거나(문건으로 의견 청취 시) 회의를 개최하기 위해 최소 1일 전에 전달한다;

b) 모든 의견을 충분히 수집하고 반영하며, 반영하지 않은 의견에 대해 설명서를 작성한다.

4. 의견 청취 대상 부서 책임자의 의무:

a) 작성 부서의 요청에 따라 의견을 제출한다. 긴급한 문건의 경우, 책임자는 문건에 명시된 요구 사항에 따라 답변해야 한다;

b) 해당 부서가 담당하는 전문 분야에 대한 의견은 장관 및 법률에 대해 책임을 진다.

c. 해당 부서의 직무와 전문 분야와 관련이 없는 문건에 대해서는 답변을 거부할 수 있다.

5. 정부 총리 또는 각 부처 장관에게 의견을 청취하는 경우, 법제과는 관련 부서의 의견을 청취하고 이를 정리하여 장관에게 보고하며, 의견 청취 대상 부서는 이 조 제4항의 규정에 따라 참여해야 한다.

조 10. 장관의 서명을 위한 문건 제출

1. 제출 문서

a) 다음의 문건은 제출 문서가 필요하다:

- 법규 문건;

- 프로젝트, 계획안, 프로그램의 검토 및 승인 문건;

- 조직 및 인사, 재정과 관련된 문건;

- 업계의 특정 문제 해결을 위탁하는 문건;

- 다른 부처, 지방 정부, 동등한 단위와 협력하여 문제 해결 및 답변을 위한 문건;

- 포상 및 징계 결정;

- 감사 후 처리 결정.

b) 제출 문서는 다음과 같이 구성된다:

- 본 규칙에 따라 발행되는 문건 제출 신청서(문건을 작성하는 주체 부서가 다른 부서와 협력하여 작성한 경우 사용);

- 문건 초안 2부 중 하나는 작성 주체 부서의 책임자와 공동 제출 부서의 책임자가 작성한 날짜와 서명을 포함하며, 작성 공무원의 이름과 서명도 포함되며, 해당 부서가 직접 작성한 경우 제출 부분 아래에 서명한다. 다른 하나는 복사용이다.

모든 부처의 문건은 국제기구나 국가에 보내는 경우 국제협력과의 공동 제출 의견이 있어야 한다.

- 문건 본문에 첨부된 부록(있을 경우). 작성 주체 부서의 책임자는 모든 부록 페이지 끝에 서명해야 한다.

- 작성 주체 부서의 책임자가 필요하다고 판단하거나 장관의 요청에 따라 제출하는 보고서;

- 검토, 검증, 의견 제출 문건(있을 경우);

- 관련 기타 문건.

c) 법규 문건의 제출 문서는 별도로 정해진 규정에 따르며,

d) 다른 문건의 제출 문서는 본 조 제1항 제b호에 따른 2부와 작성 신청서(있을 경우) 및 관련 기타 문건으로 구성된다.

2. 제출 의무

a) 각 부서는 전문 공무원을 지정하여 문건 제출, 수령 및 배포를 담당한다. 각 부서는 문건을 장관에게 제출할 때는 반드시 비서실을 통해 제출해야 하며, 비서실을 통하지 않고 직접 제출하는 것은 긴급한 경우 장관의 요청에 따라만 가능하다.

b) 비서실장:

- 각 부서에서 제출한 문건을 전문 공무원이 접수하고, 결과를 비서실 문서실에서 반환한다. 접수 공무원은 문건의 형식, 작성 기술, 제출 절차를 즉시 확인하고, 부족하거나 잘못된 경우 작성 주체 부서에 반환하여 완성하도록 한다. 올바르고 충분하면 비서실장에게 제출하여 장관에게 제출한다.

- 권한 범위를 벗어난 문건을 반환한다.

- 문건의 형식, 작성 기술, 문법, 수신자, 제출 절차를 검토한다. 충분한 경우, 장관 또는 부총리에게 제출 의견을 기재하고, 전자 파일 제출을 지시하며, "문건 제출 신청서" (있을 경우) 또는 "본 1"의 왼쪽 여백에 날짜와 서명을 기재한다. 부족한 경우, 이유를 기재하고 작성 주체 부서에 반환하여 완성하고 다시 제출하도록 한다.

c) 비서실장과 작성 주체 부서 책임자의 의견이 상이한 경우, 작성 주체 부서 책임자는 장관에게 보고하여 결정을 내려야 한다.

3. 발행 서명

a) 충분한 조건을 갖춘 문건은 장관이 두 부 모두에 서명한다.

b) 충분한 조건을 갖추지 못한 문건은 장관이 "문건 제출 신청서" 또는 "본 1"의 여백에 의견을 기재하여 작성 주체 부서에 반환하여 완성하고 다시 제출하도록 한다. 작성 주체 부서 책임자, 참여 부서 또는 비서실장이 장관의 의견과 상이한 경우 의견을 제출할 수 있으나, 장관의 의견을 준수해야 한다.

c) 장관 또는 부총리가 출장 중인 경우:

- 긴급한 서명이 요구되지 않는 문건은 장관 또는 부총리가 돌아올 때까지 기다린다;

- 긴급한 서명이 요구되는 문건은 장관 비서 또는 부총리 비서가 의견을 청취하고 제안하여 비서실장에게 보고하고, 장관 또는 부총리에게 결과를 보고한다.

조항 11. 본부 장관의 위임 또는 위탁 권한으로 서명한다.

1. 서명 권한:

가) 단위의 장관은 본부 장관의 위임 서명(TL)에 대한 결정을 받거나 본부 지도부로부터 직접 위임받아 위임 서명을 할 수 있다.

나) 단위의 장관은 본부 장관의 위임 권한(TUQ)에 따라 위임 결정을 받고 위임 서명을 할 수 있다.

2. 서류:

가) 문건 보고서: 문건 보고서가 필요한 경우는 조문 10항 제1호 제2호에 따른 규정을 적용한다.

나) 문건 초안: 2부;

다) 법률 및 단위 장관의 요구에 따라 다른 자료들.

3. 발행 서명 문서는 2부로 구성되며, 1부(부 1)는 페이지 상단 왼쪽에 날짜와 담당 부서장의 서명이 있고, 작성 공무원의 이름과 서명이 "수신처" 부분 아래에 기재되며(국, 감사, 사무실 및 부서가 있는 부서의 경우) 또는 작성 주도 공무원의 서명이 페이지 상단 왼쪽에 기재되며(부서가 없는 부서의 경우, 기업 혁신 및 관리 부서) 있으며, 단위 장관의 서명은 정해진 위치에 기재되고, 1부는 단위 장관의 서명만 포함하여 복제용으로 사용된다(부 2).

위임 서명 또는 위임 권한 서명은 본부 지도부에 한 부를 보내야 한다.

4. 단위 장관의 위임 또는 위임 권한 서명은 본부 장관과 법 앞에서 문서의 내용, 형식 및 표기 기술에 대한 책임을 진다.

조항 12. 단위의 문건 작성 및 발행

단위의 장관은 이 규정에 근거하여 단위의 문건 작성 및 발행을 그 직무와 임무에 따라 규정한다.

조항 13. 오류 있는 문건 처리

1. 본부 지도부가 서명하거나 발행한 문건 중 형식 또는 내용에 오류가 발견된 경우, 단위 또는 개인은 즉시 본부 사무실장 또는 작성 단위의 장관에게 통보하고, 본부 장관 또는 차장에게 보고하여 검토 및 결정하도록 한다.

2. 단위의 장관이 위임 또는 위임 권한으로 서명하거나 발행한 문건 중 형식 또는 내용에 오류가 발견된 경우, 단위 또는 개인은 즉시 해당 문건을 서명한 단위의 장관에게 통보하여 검토 및 결정하도록 한다.

3. 정기적으로(6개월마다), 법제부는 사무실과 인사부와 협력하여 각 단위의 위임 또는 위임 권한 서명 문서를 점검하고 결과를 본부에 보고한다.

4. 문건 수정:

가) 법규 문건 수정이 필요한 경우, 주 작성 단위는 법제부와 함께 "90" 결정에 따라 수정한다.

나) 행정 문건 수정이 필요한 경우, 주 작성 단위는 사무실과 함께 수정한다.

장 IV.

문건 발행 및 관리

조항 14. 문건 발행

1. 본부 지도부가 서명한 후, 사무실은 작성 단위에 문건 서류를 반환하여 발행 절차를 진행하게 한다. 작성 단위는 작성 단위가 사무실장이 지정한 경우 전자 파일을 사무실에 제공해야 한다.

2. 문건 발행 서류:

가) 문건 보고서(있을 경우)는 규정에 따라 모든 서명이 완료되어야 한다.

나) 조항 10 및 조항 11의 규정에 따라 2부 모두 규정된 서명이 완료되어야 한다.

다) 첨부 자료(있을 경우).

3. 문건 발행 인증

가) 인증하는 사람은 서명을 확인하고, 올바르고 완료되었다면 번호, 날짜, 월을 입력하여 복제하고 인증을 찍는다. 서명이 올바르지 않거나 미완료된 경우 반환한다.

나) 인증 방법:

- 권한 있는 사람의 서명 위에 인증을 찍어야 하며, 왼쪽 1/3에 걸쳐 정확하게 찍어야 한다.

- 첨부 문서(있을 경우)는 첫 페이지에 찍어야 하며, 기관 이름 또는 첨부 문서 이름 일부를 덮도록 찍어야 한다.

- 본부 장관의 결정에 따른 발행 문서에는 결정 문서, 투자 프로젝트 승인, 연구 과제 승인, 재정 결산 등 본부 사무실장의 요청에 따라 다른 문서들은 오른쪽 문서 가장자리에 인증을 찍는다.

- 본부 보고서, 장관 및 차장의 공문, 외교 문서 등 본부 지도부의 요청에 따라 기관 이름 아래에 인증을 찍는다.

- 카드 및 문서 발행 규정에 따라 카드 및 문서에 인증을 찍는다.

- 비상, 비밀 및 기타 문서 인증은 법률 규정에 따라 찍는다.

다) 서명 확인이 필요할 경우, 본부 사무실장은 본부 사무실 인증을 찍는다.

3. 문건 발행

가) 부, 감사, 본부 사무실, 농업 기업 혁신 및 관리 부서가 작성한 문건의 경우, 작성 부서는 본부 사무실(행정과)과 협력하여 "수신처"에 명시된 대로 복제 및 발행한다.

나) 국, 중앙 프로젝트 관리 부서, 센터가 작성한 문건, 예산이 책자 인쇄에 할당된 프로그램 및 프로젝트의 경우, 복제 및 발행은 해당 부서가 수행한다.

4. 발행 문건 등록, 배포 절차 및 배포 추적은 국가 문서 및 기록청의 지침에 따라 이루어진다.

조 15. 발행 문서 관리

1. 법무부는 다음 책임을 지니며:

a) 발행 문서의 기록을 보관함에는 다음과 같은 서류를 포함한다:

- 발행 문서 제출서(있을 경우);

- 원본 1부;

- 원본 2부.

b) 법무부 장관, 차관, 비서실장에게 법무부가 발행한 일일 문서 목록을 보고한다.

2. 주 작성 부서는 다음을 보관한다:

a) 정본;

b) 법률 근거 자료, 검토 의견, 검토 의견, 의견 수렴 자료.

3. 국제협력과는 법무부 명의로 각국 및 국제기구에 발송된 모든 문서를 보관한다.

조 16. 인터넷을 통한 문서 발행

1. 법무부의 모든 종류의 문서는 www.mard.gov.vn 웹사이트에서만 발행되며, 종이 문서는 발행되지 않으며, 각 부처, 당국, 정부 기관, 국회, 정부를 제외하고는 발행되지 않음으로써 다음을 포함한다:

a) 법무부의 월간, 분기, 연간 업무 보고서; 행정 개혁 정기 보고서; 반부패 법률 및 절약, 낭비 방지를 위한 법률의 정기 보고서;

b) 법무부의 월간, 분기, 연간 업무 계획;

c) 법무부 장관의 주간, 월간 회의 지시사항 공지;

2. 법률 규범 문서와 다른 행정 문서를 대량 복제하여 단위에 전달하는 것은 특별한 경우를 제외하고 금지된다. 법무부 비서실은 관련 단위와 협력하여 이러한 문서들을 www.mard.gov.vn 웹사이트에 게시하여 단위들이 활용할 수 있도록 한다.

장 V.

기록 보존 업무

조 17. 기록 보존 파일 작성

1. 각 단위의 공무원, 직원, 공무직원은 매년 법령 기록 보존 및 110/2004/NĐ-CP 시행령에 따라 업무 기록 파일을 작성해야 한다.

2. 단위의 책임자는 해당 단위에서의 법령 기록 보존 규정을 지시하며, 기록 파일 작성 및 제출을 지속적으로 촉진하고 감독한다.

조 18. 기록 보존 파일 보관

1. 각 부서, 비서실, 감사부, 농업기업 혁신위원회의 기록 보존 담당자는 다음 책임을 지닌다:

a) 단위의 연간 기록 파일 목록을 작성하여 단위 책임자에게 승인을 받고, 승인된 목록에 따라 개인 및 하위 단위의 기록 파일을 수집한다;

b) 단위에서 1년간 보관 후 중앙 기록 보관소에 이관하기 위해 기록 파일을 정리한다.

2. 각 국, 중앙 프로젝트 관리 위원회, 센터의 기록 보존 담당자는 다음 책임을 지닌다:

a) 단위의 연간 기록 파일 목록을 작성하여 단위 책임자에게 승인을 받고, 승인된 목록에 따라 개인 및 하위 단위의 기록 파일을 수집한다;

b) 단위에서 10년간 보관 후 국가 기록 보관소에 이관하기 위해 기록 파일을 수집, 정리하고 보관한다.

3. 중앙 기록 보존 담당자는 다음 책임을 지닌다:

a) 각 부서, 감사부, 비서실, 농업기업 혁신위원회로부터 매년 1월에 기록 보존 파일을 수령한다;

b) 연간 중앙 기록 파일 목록을 작성하고 정리하며, 보관하고, 10년 후 국가 기록 보관소에 이관하기 위한 절차를 진행한다.

4. 각 단위의 책임자는 매년 가치 평가 위원회를 구성하여 가치가 없는 문서를 파기하고, 기록 보존 파일을 제출하기 위한 기준을 설정한다.

5. 법무부 비서실장은 매년 법무부의 기록 보존 문서 가치 평가 위원회를 구성하여 파기 또는 국가 기록 보관소에 제출하기 위한 절차를 진행한다.

조 19. 기록 파일 및 보존 자료 관리 및 활용

중앙 기록 보존 담당자 및 단위는 해당 단위가 관리하는 범위 내의 기록 파일 및 보존 자료에 대한 관리 및 활용을 지원한다.

조 20. 검사 조직

1. 각 단위의 수장은 해당 단위의 문서 관리 업무를 검사하는 조직을 책임지고 한다.

2. 중앙부 문방장은 매년 또는 급작스럽게 각 단위의 문서 관리 업무를 검사하고 그 결과를 중앙부에 보고한다.

장 VI.

정보기술의 공문서 관리 및 문서 보관에의 적용

조 21. 정보기술의 공문서 관리에의 적용

1. 중앙부의 모든 수신 문서와 발송 문서는 중앙부의 통합 문서 관리 프로그램을 통해 일원적으로 관리되며, 별도의 기록부에 등재되는 문서는 제외된다.

2. 중앙부 문방장의 책임:

a) 중앙부의 통합 문서 관리 프로그램을 작성하고 각 단위에서 이를 시행하도록 조직하며, 프로그램이 사용 중 안정적이고 보안적으로 작동하도록 보장한다.

b) 중앙부가 발행한 문서 목록을 업데이트하여 부총리, 차관에게 보고하고 www.mard.gov.vn 웹사이트에 매일 게시한다.

c) 규정에 따라 웹사이트 www.mard.gov.vn에 문서 내용을 게시한다.

d) 중앙부의 문서 데이터베이스를 규정에 따라 업데이트한다.

3. 각 단위 수장의 책임:

a) 중앙부의 통합 문서 관리 프로그램을 단위 내에서 적용하고 전담 직원을 지정하여 프로그램 요구사항에 맞게 문서를 완전히 업데이트하며, 프로그램이 원활하게 작동할 수 있도록 정보기술 장비를 지속적으로 투자하고 개선한다.

b) 법제과에 공문서 공보, 정부 웹사이트, www.mard.gov.vn 웹사이트에 게시하기 위해 법규 문서의 전자 파일을 보내야 한다.

c) 중앙부에 전자 파일을 첨부해야 하는 문서의 전자 파일을 중앙부에 보내야 한다.

조 22. 정보기술의 문서 보관 업무에의 적용

1. 중앙부 문방장은 문서 보관 업무를 지원하기 위한 정보기술 응용 프로그램을 작성하고 중앙부 소속 단위에 이를 적용하도록 전달한다.

2. 각 단위 수장은 단위의 문서 보관 업무를 지원하기 위한 정보기술 응용 프로그램을 적용한다.

장 VII.

조직 및 실행

조 23. 단위들

각 단위 수장은 이 규칙을 해당 단위의 모든 공무원에게 공표하고 실행하며, 지속적으로 점검하고 경험이라는 교훈을 얻어 규칙을 준수하지 않은 행위를 즉시 수정하고, 이 규칙을 근거로 단위 내에서 실행할 규칙을 작성한다.

조 24. 중앙부

중앙부 문방장은 이 규칙의 공표, 지침 제공, 이행 추적 및 검사를 책임지고, 개선 제안을 수집하고 총리에게 완성된 규칙을 제안한다.

조 25. 포상 및 징계

이 규칙의 이행은 부의 포상 규칙에 따라 경쟁점수를 계산하고 포상을 결정하는 근거가 된다. 규칙을 따르지 않는 단위나 개인은 책임을 점검하고 명확히 하며, 위반 정도에 따라 법률 규정에 따라 처벌받는다.

조 26. 규칙의 보완 및 개정

이행 과정에서 문제가 발생하면 단위는 즉시 발견하고 부(중앙부를 통해)에 보고하여 적절한 보완 및 개정을 제안한다./.