시행규칙 번호 56/2025/TT-BCA는 공안인민에서 일반적으로 형성되는 문서의 디지털 보관에 관한 사항을 규정함.

시행규칙

전자 문서 보관에 관한 규정

인민 경찰에서 일반적으로 형성되는 문서에 대해

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국가 비밀 보호법 제29/2018/QH14호 2018년 11월 15일

문서 보관법 제33/2024/QH15호 2024년 6월 21일

이하 경안부령 제2호 2025. 2. 18 제1차 정부령 제2/2025/NĐ-CP을 따름

직원에 관한 113/2025/NĐ-CP 2025년 03 탄g 6 정부가 문서 보관법 일부 조항에 대한 세부 규정을 발표한 날;

경찰부 장관의 제안에 따라

경찰부 장관은 인민 경찰에서 일반적으로 형성되는 전자 문서를 보관하는 데 관한 통지규칙을 발포한다.

장 1

총칙

조 1. 적용 범위와 적용 대상

1. 본 통지는 전자 문서의 보관, 구축, 관리, 운영, 전자 문서 보관 기관에 대한 데이터베이스를 설정하는 것에 관한 규정을 정한다.

2. 본 통지는 인민 경찰에서 일반적으로 형성되는 전자 문서를 보관하는 모든 경찰 단위 및 지방과 관련된 개인, 조직에 적용된다.

조 2. 용어 해석

본 통지에서 사용되는 용어는 다음과 같이 해석됨.

1. 문서 디지털화는 물리적 형태의 정보를 디지털 형식으로 변환하여 전자 장치에서 관리, 활용, 사용하는 과정이다. 변환된 정보는 바이트와 비트 형태로 조직되어 저장된다. 문서 디지털화는 정보나 데이터를 변경하지 않고, 단지 저장 형태를 물리적, 수기에서 디지털 형태로 변환하는 것이다.

2. 인민 경찰에서 일반적으로 형성되는 전자 문서 보관은 이러한 문서를 디지털 형식으로 보존하여 문서 보관 가치를 유지하고 활용하는 활동이다.

3. 전자 파일은 특정 문제, 사건, 대상 또는 공통 특징을 가진 관련 전자 문서들의 집합으로, 경찰부 장관, 경찰 단위 및 지방, 그리고 관련 부처의 업무 지시, 추적, 해결 과정에서 형성된다.

4. 전자 파일 작성은 정보기술을 활용하여 전자 문서들을 연계하여 전자 파일을 만드는 작업이다.

5. 경찰부 보관소 데이터베이스는 경찰부 보관소의 보관 문서 데이터들이 정렬, 관리, 조직되어 애플리케이션 프로그램을 통해 접근, 공유, 활용, 업데이트될 수 있도록 구성된 데이터 집합이다.

6. 전자 문서 보관 업무는 문서의 디지털화, 제출, 보존, 활용, 폐기 등을 포함한다.

7. 전자 문서 보관 시스템(이하 "시스템"이라 함)은 전자 문서 보관 창고의 소프트웨어 시스템으로, 보관 업무 수행, 문서 가치 활용, 보관 자료 관리를 위한 목적으로 설립된다.

8. 전자 문서 보관 창고는 문서 보존, 보관 업무 수행을 위한 물리적 기반, 기술 인프라를 말한다.

9. 전자 문서 보관 사본은 전자 문서의 전체 또는 일부 내용을 원문 그대로 출력하거나 추출한 것이다.

조 3. 관리 원칙

1. 인민 경찰에서의 전자 문서 보관 활동은 법령에 따라 일관되게 관리, 지도, 수행된다.

2. 인민 경찰 단위 및 지방의 업무를 지원하기 위해 전자 문서 보관 가치의 효과적인 활용을 보장한다.

3. 기관, 조직, 개인이 합법적으로 전자 문서 보관에 접근하고 활용할 수 있는 권리를 보장한다.

4. 전자 문서 보관은 보관소, 주 데이터를 기준으로 관리되며, 문서 보관의 과학성, 체계성, 역사 연속성을 보장한다.

5. 법령에 따라 전자 문서의 안전, 보안, 무결성, 장기 보관, 예비 보관을 보장한다.

6. 국가 비밀을 포함하는 전자 문서 보관은 국가 비밀 보호법과 기밀 보호 규정에 따라 이루어진다.

조 4. 디지털 보관 문서의 가치

1. 디지털 보관 문서는 당, 정부, 경찰 부문의 역사적 시기별 활동을 증거로 한다.

2. 디지털 보관 문서는 역사적 가치, 법적 가치 및 실질적인 가치를 가지고 국가 안보 업무, 사회 질서 유지 및 범죄 예방에 연구와 학습을 위해 사용된다.

조 5. 금지되는 행위

1. 경찰부의 권한 기관이 관리하는 디지털 보관 문서를 불법적으로 이양하거나 제공, 매매, 점유 또는 잃어버리는 행위.

2. 의도적으로 디지털 보관 문서의 내용을 손상시키거나 변조하며, 그 완전성을 해치는 행위; 디지털 보관 문서 및 보관 문서 데이터베이스에 대한 불법적인 접근, 복제, 공유; 디지털 보관 문서 및 보관 문서 데이터를 불법적으로 삭제하는 행위.

3. 디지털 보관 문서를 이용하여 국가 이익, 민족 이익, 공공 이익, 조직 및 개인의 권리와 합법적인 이익, 공동체의 이익을 침해하는 행위.

4. 국가 비밀 목록에 포함된 디지털 보관 문서를 암호화되지 않은 통신망을 통해 보관하거나 전송하는 행위.

장 II

디지털 보관 문서에 관한 규정

조 6. 디지털 보관 업무

디지털 보관 업무는 경찰청장이 2025년 7월 1일자로 제정한 제55/2025/TT-BCA 고시에 따른 보관 업무 일반 규정을 준수해야 하며, 본 장에서 규정된 구체적인 규정을 따르도록 한다.

조 7. 디지털 보관 문서 생성

1. 디지털 보관 문서 생성은 다음 요구 사항을 충족해야 한다:

a) 문서를 생성한 단체 또는 개인 또는 문서의 출처를 확인할 수 있는 요소로 인증되어야 한다.

b) 문서가 완성되고 사용되기 전까지 안전하고 완전하게 보호되어야 한다.

c) 디지털화 과정에서 생성된 식별 표시가 있어야 하며, 이를 권한 있는 단체 또는 개인이 인증해야 한다.

d) 완전한 형태로 관리, 접근 및 사용될 수 있어야 한다.

2. 디지털화된 보관 문서 인증 권한은 다음과 같이 규정된다:

a) 문서를 생성한 단체 또는 개인.

b) 문서를 생성한 단체 또는 개인으로부터 문서를 받은 단체 또는 개인.

c) 관리 권한 내의 디지털화된 보관 문서를 인증하는 현재의 디지털 보관 기관.

3. 디지털 보관 문서의 데이터 구조는 2025년 5월 14일자로 제정된 경찰부 장관이 제정한 제05/2025/TT-BNV 고시에 따른 보관 업무 규정 제4조에 따라 이루어져야 한다.

4. 디지털화된 보관 문서의 형식, 기술적 표현 및 데이터 구조는 2025년 5월 14일자로 제정된 경찰부 장관이 제정한 제05/2025/TT-BNV 고시에 따른 보관 업무 규정 제8조에 따라 이루어져야 한다.

조 8. 보관 문서 데이터베이스 건설 및 관리 책임

1. 경찰부 사무실은 경찰부 보관 문서 데이터베이스를 건설하고 관리한다.

2. 지방 경찰은 관리 권한 내의 보관 문서 데이터베이스를 건설하고 관리한다.

3. 지방 경찰은 보관 문서 데이터베이스를 관리하는 책임이 있으며:

a) 정책과 규정의 실행, 감독, 데이터 검사 및 감독을 참모하고 조직하며 수행한다.

b) 데이터 관리, 설계 및 모델링, 데이터 통합 및 공유 관리, 데이터 품질 관리, 데이터 보안, 데이터베이스 주 데이터 관리를 수행한다.

c) 보관 문서 데이터베이스의 정상적인 운영을 유지하여 수집, 업데이트, 유지, 활용 및 사용을 지원한다.

d) 2025년 6월 3일자로 제정된 정부가 제정한 제113/2025/NĐ-CP nghị định에 따른 보관 법률 및 관련 법령의 세부 규정 제7조에서 규정된 활동을 수행한다.

e) 관리 권한 내의 보관 문서 데이터베이스의 운용, 활용, 사용 규칙을 작성한다.

조 9. 등록, 접수 및 보관 자료 제출

1. 시스템에 접수 및 보관 자료 제출을 등록함

단위 경찰과 지방 경찰은 시스템에 접근할 계정을 부여받은 경우(각 단위는 하나의 계정만 부여됨)를 사용하여 보관 자료 제출을 등록함.

2. 제출 문서 구조

a) 단위가 이미 시스템 내에서 보관 자료 제출 문서 작성 및 관리를 수행한 경우, 보관 자료 제출 문서를 제출함;

b) 같은 시스템 내에서 제출하는 경우, 제출 문서 데이터 구조는 통지 제05/2025/TT-BNV 조 17에서 규정된 AIP_hoso 구조에 따라 수행됨.

3. 제출 자료 구조

a) 단위가 아직 시스템 내에서 업무 처리 과정에서 보관 자료 제출 문서 작성 및 관리를 수행하지 않았고, 시스템이 사용자의 요구에 따라 개별 자료를 연결하고 주제별로 표시할 수 있는 검색 기능을 갖춘 경우, 보관 자료 제출 및 자료 제출을 수행함;

b) 같은 시스템 내에서 제출하는 경우, 제출 자료 데이터 구조는 통지 제05/2025/TT-BNV 조 17에서 규정된 AIP_tailieu 구조에 따라 수행됨.

4. 보관 자료 제출 및 역사 보관 자료 제출 시간

매년 12월 31일 이전까지, 단위 경찰과 지방 경찰은 그 전 년도에 종료된 보관 기간이 5년 이상인 모든 보관 자료 제출을 현재 보관 자료에 제출해야 함. 원칙 문서, 미해결 업무 보관 자료 제출, 참조용 문서는 현재 보관 자료에 제출되지 않음.

매년 12월 31일 이전까지, 현재 보관 자료는 영구 보존 가치가 있는 20년 이상 지난 보관 자료를 역사 보관 자료에 제출함. 각 부 소속 단위의 현재 보관 자료는 부 사무실이 관리하는 역사 보관 자료에 제출되며, 지방 경찰 및 지방 경찰의 현재 보관 자료는 해당 지방 경찰의 역사 보관 자료에 제출됨.

5. 단위 경찰과 지방 경찰의 경찰 책임자는 현재 보관 자료 저장소와 역사 보관 자료 저장소에 대한 보관 자료 제출 및 자료 제출 수령 절차를 법령 규정을 준수하고 단위 시스템 상황에 적합하도록 정의함.

조 10. 시스템 내 보관 자료 제출 확인

1. 현재 보관 자료와 역사 보관 자료는 제출 단위로부터 제출 요청 문서(제출 요청 문서 및 보관 자료 목록, 그 중 접근 가능한 보관 자료를 명확히 함)를 받고 다음 작업을 수행함:

a) 시스템 내 제출 보관 자료 목록을 검토함;

b) 제출 보관 자료 목록에 대해 서면 의견을 제시함(있을 경우);

c) 시스템 내 제출 보관 자료 수령 여부를 확인하거나 거절하며, 구체적인 이유를 제공함.

2. 수령 승인

현재 보관 자료와 역사 보관 자료는 제출 단위와 제출 보관 자료 목록에 대한 합의를 이루며, 제출 방법, 제출 시간 및 제출 보관 자료 데이터 구조를 요구함.

3. 수령 거부

현재 보관 자료와 역사 보관 자료는 다음 사항 중 하나라도 해당되는 경우 보관 자료 및 자료 수령을 거부함:

a) 제출 보관 자료 구성이 잘못됨;

b) 신고 정보가 명확하지 않거나 부족함;

c) 예상 제출 보관 자료 총 용량이 시스템 처리 능력을 초과함. 이 경우, 현재 보관 자료와 역사 보관 자료는 처리 방안을 마련하고 제출 계획을 제출 단위에 통보함.

조 11. 문서 및 자료의 접수와 처리업무

1. 현재 디지털 보관 및 역사적 디지털 보관을 위한 접수 및 보관 시스템에 포함되는 정보는 다음과 같습니다:

가) 시스템에서 등록된 수신 요청 코드(등록 시)

나) 수신 단위 코드

다) 수신 단위 이름

라) 문서 이름

마) SIP, AIP 패키지 총 수

바) 등록된 문서 및 자료 총 수

사) 승인된 문서 및 자료 총 수(누적)

아) 시스템에 입력된 문서 및 자료 총 수

자) 페이지 수 및 용량

카) 접수 시간

시스템은 자동으로 접수 상태를 수신 단위 계정과 관련 계정(있을 경우)에 업데이트합니다.

2. 현재 디지털 보관 및 역사적 디지털 보관 시스템에 접수된 문서 및 자료의 처리업무

가) 중복 검사

시스템은 문서 및 자료 정보를 스캔하여 중복성을 확인하고, 동일 접수에서 중복된 문서 및 자료는 수신하지 않습니다.

중복된 문서 및 자료가 수신될 경우, 시스템은 두 문서 및 자료의 목록 정보를 표시하며, 디지털 보관 담당 장교 또는 하사관은 각각의 문서 및 자료에 대해 수신 여부를 결정합니다.

패키지 데이터 및 문서 및 자료의 세부 특징 데이터, 첨부 파일 내용의 세부 정보를 검사하며, 각 문서 및 자료에 대한 결과는 성공 또는 실패로 표시되며, 이유를 명시합니다.

나) 내용 및 보존 기간 검사

디지털 보관 담당 장교 또는 하사관은 각 문서 및 자료를 검토하고, 제출된 문서 및 자료 목록과 대조하며, 문서 내 각 문서 및 자료를 검토합니다.

디지털 보관 담당 장교 또는 하사관은 검사 결과를 종합하고, 업무 처리 보고서를 작성하며, 다음 정보를 포함합니다: 제출된 문서 및 자료 총 수, 성공한 문서 및 자료 총 수, 실패한 문서 및 자료 총 수(이유 명시), 수신 단위에 대한 제안사항(있을 경우), 승인자에 대한 제안사항, 보고서를 승인 권한을 가진 사람에게 제출합니다.

3. 수신 완료

가) 공안 인민의 현재 디지털 보관 및 역사적 디지털 보관을 위한 문서 및 자료 수신 시, 다음 기록을 작성합니다: 현재 디지털 보관 및 역사적 디지털 보관을 위한 문서 및 자료 수신 기록, 승인되지 않은 문서 및 자료 반환 기록.

나) 모든 기록에 서명합니다.

관리 기관 및 단위에 보고합니다.

다) 문서 및 자료 수신 과정 기록을 작성합니다.

조 12. 디지털 보관 자료 사용

1. 디지털 보관 자료는 다음 방법으로 사용됩니다: 읽기, 복사본 제공, 디지털 보관 자료 및 데이터베이스에서 정보 제공.

2. 단위에서 디지털 보관 자료를 사용하기 위해 응용 프로그램 소프트웨어를 사용합니다.

3. 디지털 보관 자료는 사용자를 위한 전자 형식 또는 종이 형식의 복사본을 생성하여 제공합니다.

4. 사용자를 위한 복사본은 원본 디지털 보관 자료의 패키지 사용 형식(DIP)을 따라 생성되어 목적에 맞게 제공됩니다.

5. 사용자는 시스템 로그인 계정을 발급받은 후에만 디지털 보관 자료 사용 방법을 수행할 수 있습니다.

6. 조건부 접근 가능한 디지털 보관 자료

가) 조건부 접근 가능한 디지털 보관 자료에는 국가 비밀을 포함하는 자료와 법령 제113/2025/NĐ-CP에 규정된 자료가 포함됩니다.

나) 국가 비밀을 포함하지 않는 디지털 보관 자료에 대해서는 각 부서 및 지방 경찰이 관리 범위 내의 조건부 접근 가능한 자료 목록을 작성하고, 경찰청장의 의견을 취합하여, 경찰총장의 승인을 받아 목록을 확정합니다.

7. 디지털 보관 자료의 이용 권한 및 절차

가) 디지털 보관 자료 이용 승인 권한

경찰총장은 관리 범위 내의 외국 기관, 단체, 개인의 디지털 보관 자료 이용 승인 권한을 가지고 있습니다.

경찰 부서 및 지방의 책임자, 지방 경찰장은 경찰 부서 및 지방, 경찰력량 내 장교 및 하사관, 국내 기관, 단체, 개인의 디지털 보관 자료 이용 승인 권한을 가지고 있습니다.

경찰 부서 및 지방의 디지털 보관 자료 관리 단위의 지도자는 해당 부서 및 지방의 장교 및 하사관의 디지털 보관 자료 이용 승인 권한을 가지고 있습니다.

경찰총장 비서장, 지방 경찰청장은 관리 단위 및 지방이 관리하는 역사적 디지털 보관 자료의 이용을 규정합니다.

국가 비밀을 포함하는 디지털 보관 자료의 이용 승인 권한은 국가 비밀 보호 법률에 따라 이루어집니다.

나) 디지털 보관 자료의 이용 절차는 다음과 같이 진행됩니다:

단계 1: 시스템에서 디지털 보관 자료 정보를 조회합니다.

단계 2: 장교, 하사관, 경찰력량 외의 조직 및 개인(이하 "사용자"라 함)은 계정 등록을 위해 이름, 주민등록번호, 연락처 등의 정보를 제공합니다.

단계 3: 현재 디지털 보관 또는 역사적 디지털 보관은 요청을 수신하고, 요청을 검토하고, 각 문서 및 자료에 대해 승인 또는 거부 의견을 제공합니다. 사용자에게 요청 검토 결과를 통보하며, 승인된 문서 및 자료, 읽기 시간(시스템이 자동으로 표시), 승인되지 않은 문서 및 자료와 그 이유를 포함합니다. 디지털 보관 자료의 읽기 시간은 승인 날짜로부터 15일 이내입니다.

단계 4: 사용자는 읽어야 할 문서 및 자료를 선택하고, 디지털 보관 자료 읽기 요청을 제출합니다. 사용자는 문서 사용 목적을 입력하고, 특별한 경우 또는 우선 순위를 받는 경우 증거를 제공하며, 읽기 요청 정보를 검토하고, 시스템을 통해 읽기 요청을 제출합니다.

단계 5: 시스템은 사용자의 요청에 따른 결과를 제공합니다.

다) 디지털 보관 자료의 복사본 제공은 시행규칙 제05/2025/TT-BNV 조 38, 39, 40, 41, 42 및 43에 따라 이루어집니다.

조 13. 디지털 문서 가치 결정 위원회

1. 공안 단위 및 지방의 장은 현재 디지털 보관소와 역사적 디지털 보관소를 설립하기로 결정하고, 디지털 문서 가치 결정 위원회를 설립한다. 디지털 문서 가치 결정 위원회의 임무가 완료되면 자동으로 해산된다.

2. 디지털 문서 가치 결정 위원회의 임무

가) 공안 단위 및 지방의 지도자에게 디지털 문서의 보존 기간을 결정하고 상위 보관소에 제출할 문서를 선택하는 데 도움을 주며, 디지털 보존 문서 목록의 가치가 소진된 문서를 검토하고 평가하며, 시스템 내에서 가치가 소진된 디지털 보존 문서를 검사한다. 필요하다면 가치가 소진된 디지털 문서의 보존 기간을 연장할 수 있다.

나) 가치가 소진된 디지털 보존 문서 목록을 검토하고 권한 있는 당국에 소각을 결정하도록 제안한다.

3. 디지털 문서 가치 결정 위원회의 구성원

가) 공안 단위 및 지방의 디지털 문서를 직접 보관하는 단위의 지도자는 위원회 의장이다. 지방 공안청의 경우, 공안청의 문서 보관 업무를 담당하는 지도자가 의장이다.

나) 공안 단위 및 지방의 문서 보관 업무를 담당하는 지도자는 위원회 위원이다. 지방 공안청의 경우, 문서 보관 업무를 담당하는 장교 또는 하사관이 위원이다.

다) 문서 보관 업무를 담당하는 장교 또는 하사관은 위원회 비서다. 지방 공안청의 경우, 공안 인민의 일반적인 문서를 형성하는 업무를 겸임하는 장교 또는 하사관이 문서 보관 업무를 직접 담당하면 다른 장교 또는 하사관이 비서가 된다.

조 14. 가치 소진된 디지털 문서 폐기

1. 가치 소진된 디지털 문서 폐기 결정 권한: 공안 단위 및 지방의 현재 디지털 보관소와 역사적 디지털 보관소를 설립하거나 위임받은 부처 장은 관리 범위 내의 국가 비밀을 포함하지 않는 가치 소진된 디지털 문서 폐기를 결정할 수 있는 권한이 있다. 지방 공안청의 경우, 공안 청장 또는 위임받은 부청장이 관리 범위 내의 국가 비밀을 포함하지 않는 가치 소진된 디지털 문서 폐기를 결정할 수 있다. 국가 비밀을 포함하는 디지털 문서의 폐기는 국가 비밀 보호 법률의 규정에 따라 이루어진다.

2. 가치 소진된 디지털 문서 폐기 서류는 다음과 같다:

가) 가치 소진된 디지털 문서 목록;

나) 디지털 문서 가치 결정 위원회 설립 결정;

다) 디지털 문서 가치 결정 위원회 회의록;

라) 가치 소진된 디지털 문서 폐기 결정;

마) 가치 소진된 디지털 문서 폐기 회의록;

바) 관련 기타 서류;

3. 권한 있는 당국의 가치 소진된 디지털 문서 폐기 결정에 따라 현재 디지털 보관소와 역사적 디지털 보관소는 시스템 내에서 가치 소진된 디지털 문서 폐기 작업을 수행한다.

4. 시스템은 가치 소진된 디지털 문서 폐기 과정 전체를 기록한다: 폐기 과정의 이력과 데이터를 기록한다.

5. 가치 소진된 디지털 문서 폐기 작업의 일관성과 동일성을 보장하기 위해 디지털 보관 창고와 다른 시스템 간에 작업을 수행한다.

장 III

공안 인민의 디지털 보관 창고

조 15. 경찰기관 일반적 형성 문서 디지털 보관 창고

1. 경찰기관 일반적 형성 문서 디지털 보관 창고는 현행 문서 보관 창고와 역사적 문서 보관 창고로 구성된다.

a) 경찰부 산하 단위 및 지방경찰청, 읍면경찰소는 현행 문서 보관 창고의 기능을 수행한다(경찰부 사무실은 행정과에 이를 위임하며, 경찰부 산하 단위는 총괄참모과 또는 동등한 부서가 이를 수행하며, 지방경찰청은 참모과를 위임하고, 읍면경찰소는 직원이 겸임하여 이를 수행한다. 읍면경찰소는 경찰부 참모과와 보안 연결된 컴퓨터 네트워크를 통해 문서 보관 업무를 수행한다).

b) 경찰부 사무실 및 지방경찰청은 역사적 문서 보관 창고의 기능을 수행한다(경찰부 사무실은 행정과를 위임하며, 지방경찰청은 참모과를 위임한다).

2. 경찰기관 내 디지털 보관 창고는 경찰기관 각 단위 및 지방의 본사(조건이 충족될 경우) 또는 경찰부 장관이 결정한 경찰 부문 데이터 센터에 설치된다.

3. 경찰기관 내 디지털 보관 창고의 문서 관리 시스템은 시행령 제113호 2025년 제113/2025/NĐ-CP호 제16조, 제17조, 제18조, 제19조, 제20조, 제21조, 제22조에 따라 운영된다.

조 16. 경찰기관 내 디지털 보관 창고의 요구사항

1. 경찰기관 내 디지털 보관 창고의 요구사항은 시행령 제113호 2025년 제113/2025/NĐ-CP호 제13조에 따라 적용된다.

2. 경찰기관 내 각 디지털 보관 창고 간 정보 및 데이터의 연결, 통합, 연계, 공유를 보장한다. 시스템은 경찰부 통합 데이터 트렁크(LGSP)를 통해 디지털 보관 데이터의 연결, 공유 및 활용을 지원해야 한다.

3. 경찰기관 내 디지털 보관 창고의 규모는 시행령 제113호 2025년 제113/2025/NĐ-CP호 제14조에 따라 설정된다.

조 17. 주요 데이터의 확인

1. 경찰부 보관 파일 데이터베이스의 주요 데이터는 현재 및 역사적 디지털 보관 문서의 주요 데이터와 일치해야 한다.

2. 보관 파일의 주요 데이터는: 파일 코드, 파일 제목, 보존 기간, 접근 수준(사용 방식), 언어, 시작 시간, 종료 시간, 키워드, 파일 내 문서 수, 페이지 수(있을 경우), 물리적 상태(있을 경우), 정보 표시기(있을 경우), 신뢰도 수준, 원본 종이 파일 코드(있을 경우), 예비 복제본 생성 방식, 예비 복제본 생성 상태, 주석으로 구성된다.

3. 보관 문서의 주요 데이터는: 문서 식별 코드, 문서 보관 코드, 보존 기간, 문서 유형 이름, 문서 번호, 문서 표시기, 날짜, 발행 기관, 조직 또는 개인 이름, 내용 요약, 언어, 페이지 수, 페이지 수(있을 경우), 정보 표시기, 키워드, 접근 수준(사용 방식), 신뢰도 수준, 서명(있을 경우), 물리적 상태(있을 경우), 처리 과정(있을 경우), 예비 복제본 생성 방식, 예비 복제본 생성 상태, 주석으로 구성된다.

4. 보관 필름/사진의 주요 데이터는: 문서 보관 코드, 보존 기간, 분류(음영/사진), 특수 저장 번호, 정보 표시기(있을 경우), 사건 이름, 필름/사진 제목, 작가, 촬영 위치, 촬영 시간, 색상, 필름/사진 크기, 관련 문서(있을 경우), 접근 수준(사용 방식), 물리적 상태(있을 경우), 예비 복제본 생성 방식, 예비 복제본 생성 상태, 주석으로 구성된다.

5. 보관 녹음/영상의 주요 데이터는: 문서 보관 코드, 보존 기간, 분류(음성/동영상), 특수 저장 번호, 정보 표시기(있을 경우), 사건 이름, 음성/영상 제목, 작가, 위치, 시간, 언어, 길이, 관련 문서(있을 경우), 접근 수준(사용 방식), 품질, 물리적 상태(있을 경우), 예비 복제본 생성 방식, 예비 복제본 생성 상태, 주석으로 구성된다.

조 18. 디지털 저장고 및 디지털 저장고 관리에 대한 데이터

1. 디지털 저장고 내의 데이터 구성 요소와 데이터 관리는 정부령 제113호 2025년 제113/2025/NĐ-CP호 시행령 제23조 규정에 따라 이루어진다.

2. 디지털 저장고의 유지 보수는 정부령 제113호 2025년 제113/2025/NĐ-CP호 시행령 제24조 규정에 따라 이루어진다.

3. 정기 점검 및 보고

a) 디지털 저장고 관리 단위는 주기적으로 6개월마다 서버실 관리 및 사용 규정 준수 여부를 점검하고 보고서를 작성하여 관리 파일에 기록한다.

b) 점검 및 보고 내용은 정부령 제113호 2025년 제113/2025/NĐ-CP호 시행령 제25조 제2항 규정에 따라 이루어진다.

조 19. 인민경찰 내 디지털 문서 복구 및 재생 처리

1. 시스템에서 중단, 오류 또는 문제 발생 시(이하 "사고"로 약칭) 해당 경찰 단위 및 지방은 사고 원인을 파악하여 해결 방안을 찾는다.

2. 사고 처리 및 디지털 문서 복구는 정부령 제5호 2025년 제05/2025/TT-BNV호 시행규칙 제31조 및 경찰부의 네트워크 사고 대응 및 정보보호 사고 대응 규정에 따라 이루어진다.

장 IV

시행규정

조 20. 효력 발생

본 통지의 효력은 2025년 7월 1일부터 시작된다.

조 21. 이행 규정

1. 본 통지에서 인용된 법규가 수정되거나 대체될 경우, 해당 수정된 법규나 대체된 법규를 적용한다.

2. 조직 개편 및 부서 기능, 임무, 권한이 본 통지에 의해 정해진 경우, 해당 부서는 그 기능, 임무, 권한을 이관받아 계속 수행한다.

조 22. 인민경찰 내 일반적인 문서 디지털화 활동을 위한 조건 보장

1. 인민경찰 내 일반적인 문서 디지털화 활동을 위한 예산은 연간 국가예산안에 반영되고 법률에 따른 관리 및 사용이 이루어진다.

2. 각 경찰 단위 및 지방은 이미 투자된 장비와 소프트웨어를 활용하거나 새로운 디지털화 장비와 소프트웨어를 제안하여 인민경찰 내 일반적인 문서 디지털화를 지원한다.

조 23. 책임 수행

1. 경찰부 사무국은 다음과 같은 책임을 가진다:

a. 경찰부 일반적인 문서 디지털화 저장고 구축 및 관리;

b. 경찰부 직능 부서들과 협력하여 인민경찰 내 일반적인 문서 디지털화를 담당하는 간부 및 하급 간부에게 업무 교육 및 훈련을 실시;

c. 경찰부 장관과 관련 부서들과 협력하여 본 통지를 이행하는 것을 모니터링, 지도, 점검, 촉진하기 위해 주도한다.

2. 정보통신국은 인민경찰 내 일반적인 문서 디지털화를 위한 공용 소프트웨어를 구축하며, 관련 부서들과 협력하여 각 경찰 단위 및 지방이 디지털화 저장고 설계, 구축, 설치를 적법하게 진행하도록 지도한다.

3. 통신국 및 비밀통신국은 각 경찰 단위 및 지방이 적법하게 네트워크 연결, 보안 장비, 디지털 서명을 제공하고 설치할 수 있도록 주도하고 관련 부서들과 협력한다.

4. 기술업무국은 각 경찰 단위 및 지방의 디지털화 저장고 장비의 안전성 및 보안성을 검사하여 적법하게 유지하도록 주도하고 관련 부서들과 협력한다.

5. 각 경찰 단위 및 지방은 부여된 기능과 임무에 따라 인민경찰 내 일반적인 문서 디지털화 관련 임무를 수행하고 본 통지를 확산, 철저히 이해하고 실행한다.

통지 이행 과정에서 어려움이나 문제점이 발생하면 각 경찰 단위 및 지방은 경찰부(경찰부 사무국을 통해)에 보고하여 지도 및 해결을 받는다./.