Chỉ thị số 02/CT-UB V/v triển khai thực hiện Nghị định số 31/CP của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước tại tỉnh Bến Tre

CHỈ THỊ

“V/v triển khai thực hiện Nghị định số 31/CP của Chính phủ

về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước tại tỉnh Bến Tre”

Sau khi có Nghị định 31/CP ngày 18.5.1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chức Nhà nước, và Thông tư 1411/TT-CC ngày 3.10.1996 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định, UBND tỉnh đã tổ chức hội nghị triển khai cho các Sở, Ban ngành và UBND, Phòng Tư pháp các huyện, thị. Hiện nay ở cấp huyện đã và đang triển khai cho các Ban ngành huyện và UBND xã, phường, thị trấn.

Nghị định số 31/CP đã qui định nhiều nội dung mới so với hoạt động công chứng qui định trong Nghị định số 45/HĐBT ngày 27.02.1991 (nay đã hết hiệu lực) nên việc triển khai thực hiện các qui định mới phải thống nhất, đồng bộ và có sự chuẩn bị chu đáo.

Để thực hiện tốt Nghị định số 31/CP nói trên, UBND tỉnh chỉ đạo cho Ngành Tư pháp, UBND các huyện thị và UBND xã, phường, thị trấn cần triển khai thực hiện những công việc sau đây:

1- Tính đến 31.1.1997 các huyện, thị trong tỉnh phải hoàn thành việc triển khai Nghị định số 31/CP và Thông tư của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định cho Chủ tịch và các Uỷ viên Uỷ ban, Trưởng ban Tư pháp xã, phường, thị trấn đảm bảo cho mỗi cán bộ được bố trí đảm nhiệm việc chứng nhận các sự kiện theo qui định của Nghị định số 31/CP đều phải được nghiên cứu nội dung 2 văn bản trên và có văn bản trong tay để phục vụ cho công tác đảm bảo đúng pháp luật.

Bắt đầu từ ngày 01.02.1997 UBND các huyện, thị và UBND xã, phường, thị trấn trong tỉnh phải tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng nhận các sự việc của cá nhân, tổ chức theo qui định của Nghị định số 31/CP. Khi chứng thực người có thẩm quyền chứng thực phải đảm bảo đúng trình tự, thủ tục pháp luật qui định và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những việc chứng thực do mình thực hiện.

Khi tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ yêu cầu chứng thực của cá nhân hay tổ chức, nếu xét thấy thuộc thẩm quyền của cấp trên hoặc yêu cầu công chứng trái pháp luật thì phải hướng dẫn đương sự đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, hoặc từ chối không được tùy tiện giữ lại để giải quyết. Kiên quyết chấm dứt tình trạng thực hiện việc công chứng không đúng thẩm quyền và thu lệ phí trái pháp luật.

2- Đối với hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thế chấp quyền sở hữu nhà vay vốn ngân hàng, phòng công chứng Nhà nước số 1 và số  2 của tỉnh tiếp nhận và chứng nhận theo thủ tục luật định. Phòng công chứng chỉ chứng nhận văn bản thế chấp khi đương sự xuất trình đầy đủ chứng minh nhân dân và giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp pháp.

3- UBND huyện, thị; UBND xã, phường, thị trấn bố trí thành viên đảm nhận việc chứng thực theo luật định cần phải thông báo công khai, sắp xếp chỗ nơi tiếp nhận và giải quyết việc chứng nhận cho cá nhân, tổ chức, phải để bảng tên và chức danh để đương sự tiện việc liên lạc. Việc thu lệ phí các hành vi chứng nhận thuộc thẩm quyền của UBND mỗi cấp theo mức thu như đối với các việc chứng nhận của phòng công chứng Nhà nước và phải niêm yết công khai mức thu lệ phí từng hành vi. Việc quản lý hóa đơn, chứng từ, thu nộp lệ phí phải theo đúng chế độ quản lý tài chính. Sở Tư pháp sao gởi mức thu lệ phí các hành vi công chứng thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, UBND cấp xã gởi kèm chỉ thị này để UBND huyện thông báo đến từng xã.  

Trong khi chờ Bộ Tư pháp xây dựng, ban hành và hướng dẫn sử dụng các mẫu văn bản công chứng và các mẫu sổ công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn UBND huyện, thị, UBND xã, phường, thị trấn thực hiện việc ghi chép sổ sách, lưu trữ đầy đủ từ ban đầu theo cách làm hiện tại của Phòng công chứng Nhà nước tỉnh.

4- Đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND cấp huyện và UBND cấp xã theo đúng pháp luật, kịp thời phát hiện những sai sót để hướng dẫn thực hiện công tác này cho tốt.

Về lĩnh vực hoạt động công chứng Nhà nước do còn mới mẻ và các văn bản pháp luật qui định cũng chưa đầy đủ, nên việc thực hiện gặp phải những khó khăn, vướng mắc. UBND tỉnh đề nghị UBND cấp huyện  và cấp xã cần báo cáo kịp thời về Sở Tư pháp và UBND tỉnh để có biện pháp hướng dẫn, tránh không được tùy tiện giải quyết để gây hậu quả về sau.

Nhận được chỉ thị này, Sở Tư pháp, UBND huyện, thị; và UBND xã, phường, thị trấn trong tỉnh tổ chức thực hiện thống nhất, chặt chẽ để tránh gây khó khăn phiền hà cho dân. Định kỳ 6 tháng, năm phải báo cáo đầy đủ tình hình và kết quả thực hiện về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh./.