Chỉ thị số 11/CT-UB Về việc chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Nhà nước

CHỈ THỊ

Của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai về việc chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Nhà nước

_________________________________

Thực hiện Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia và Nghị định 142/CP của Chính phủ trong những năm qua các cấp, các ngành đã khắc phục khó khăn, giữ gìn, bảo quản được công văn tài liệu của cơ quan đơn vị.

Tuy nhiên, trong công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan đơn vị mới chỉ ở mức độ hình thành hệ thống sổ sách quản lý công văn đi đến và giữ lưu công văn tài liệu của cơ quan. Việc thu thập công văn, sưu tầm, sắp xếp công văn tài liệu có hệ thống khoa học để bảo quản và tra cứu theo quy định của Chính phủ chưa làm được. Sở dĩ có những hạn chế đó là do những nguyên nhân:

Các cấp, các ngành, đoàn thể chưa quán triệt và nhận thức đầy đủ về mục đích, yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức. Đặc biệt là việc bố trí sắp xếp cán bộ làm công tác này.

Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước thường biến động, không ổn định và phần lớn chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ.

Cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan còn thiếu, không đồng bộ.

Công văn tài liệu trong các cơ quan phân tán tản mạn không có sự quản lý tập trung về kho để bảo quản. Việc soạn thảo, thẩm định, ban hành, quản lý và sử dụng công văn tài liệu không theo đứng quy định của Chính phủ. Đặc biệt là việc quản lý, ban hành các công văn tài liệu mang ký hiệu mật còn thiếu chặt chẽ. Hệ thống sổ sách theo dõi quản lý công văn tài liệu không đúng quy định, không đồng bộ và không có sự thống nhất chung. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan đon vị có lúc có nơi còn lỏng lẻo.

Trước những tình hình đó đòi hỏi phải có những biện pháp hữu hiệu, khắc phục những tồn tại đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp, đúng quy định của pháp luật.

Để làm được việc đó, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của các cấp, các ngành về công tác văn thư lưu trữ. Tạo sự ổn định và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn đối với đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ, làm tiền đề cho việc tiến hành tin học hóa công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước.

2. - Giao cho Ban tổ chức chính quyền tỉnh điều tra công tác tổ chức, bố trí sắp xếp cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ ở các cấp, các ngành. Xây dựng phương án tổ chức, bố trí sắp xếp, đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước. Xây dựng những quy định về mối quan hệ công tác chuyên môn giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh với Văn phòng Ủy ban nhân dân các huyện thị, trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn vào trang tuần tháng 6/1996.

- Việc tiếp nhận cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước phải được thực hiện và đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước. Các cấp, các ngành hàng năm phải có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại đối với đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ để đáp ứng với sự đổi mới công tác này. Việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phải bằng quyết định của thủ trưởng cơ quan đon vị và phải được xếp vào ngạch bậc viên chức để quy định rõ trách nhiệm của người làm công tác văn thư lưu trữ trước cơ quan, trước pháp luật. Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ không nên bố trí kiêm nhiệm nhiều việc.

3. Công văn tài liệu lưu trữ quốc gia là tài sản vô giá cần phải được bảo quản và sử dụng có hiệu quả và đảm bảo an toàn. Do đó việc soạn thảo, ban hành, quản lý và sử dụng công văn tài liệu phải theo đúng pháp luật và những quy định cụ thể của Chính phủ. Để đánh giá đúng hiện trạng có cơ sở chỉ đạo làm tốt công tác này. Yêu cầu Chủ tịch UBND các huyện thị, thủ trưởng các sở, ban ngành, đoàn thể tự kiểm tra đánh giá lại việc soạn thảo, ban hành, quản lý, sử dụng công văn tài liệu của cơ quan đơn vị mình. Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Các mặt đã làm được, chưa làm được, nguyên nhân.

4. Trong điều kiện hiện nay cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ còn nhiều khó khăn. Song, các cấp, các ngành phải có kế hoạch xây dựng, mua sắm các trang thiết bị tối thiểu cần thiết phục vụ cho công tác này như phòng để tài liệu, tủ, giá, cặp....để chống mối mọt, chống cháy, đảm bảo an toàn tài liệu.

5. Đảm bảo đầy đủ các chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ. Hàng năm có đánh giá, nhận xét khen thưởng kỷ luật nghiêm túc để cán bộ làm công tác này có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác.

Trên đây là chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh, yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện thị, các sở, ban ngành, đoàn thể tổ chức triển khai thực hiện và báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh.