QUY CHẾ

Số hóa thông tin và chia sẻ thông tin số

trong các cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Hà Nam

(Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2008/QĐ-UBND ngày 31/10/2008

của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về việc thực hiện số hóa thông tin và chia sẻ thông tin số trong các cơ quan quản lý nhà nước của tỉnh Hà Nam từ cấp huyện trở lên (sau đây gọi tắt là cơ quan).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số, có nghĩa là thông qua một quy trình thực hiện để chuyển đổi các loại hình thông tin chưa ở dạng số sang dạng thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.

2. Thiết bị số là thiết bị điện tử, máy tính, viễn thông, truyền dẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và thiết bị tích hợp khác được sử dụng để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Trách nhiệm tạo lập thông tin số

1. Cán bộ, công chức trong cơ quan có trách nhiệm sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản và các phần mềm ứng dụng khác để tạo lập thông tin số (kết quả cụ thể là các tập tin) phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành; hạn chế sử dụng văn bản giấy.

2. Văn thư có trách nhiệm :

a) Lưu tập tin văn bản nguyên gốc từ phần mềm soạn thảo vào máy chủ trước khi đóng dấu văn bản đi.

b) Lưu tập tin văn bản nguyên gốc nhận được hoặc quét văn bản đến lưu vào máy chủ trước khi trình xử lý.

3. Các đơn vị trong cơ quan có trách nhiệm: Lưu trữ các tập tin được tạo lập từ các phần mềm chuyên ngành do đơn vị phụ trách.

Điều 4. Trách nhiệm số hoá thông tin chưa ở dạng số

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo số hoá các thông tin chưa ở dạng số của cơ quan:

1. Văn bản đi, đến:

a) Giao cho văn thư có trách nhiệm số hoá văn bản đi, đến.

b) Số hoá theo trình tự thời gian, ưu tiên từ mới đến cũ.

c) Số hoá ở mức đơn giản là có thể đọc được thông tin (như một tập tin ảnh); số hoá ở mức cao hơn là có thể xử lý được trên các phần mềm ứng dụng.

2. Các thông tin khác:

a) Giao cho các đơn vị phụ trách số hoá thông tin của đơn vị đó.

b) Tiến hành số hoá sớm nhất trong điều kiện cho phép.

Điều 5. Trách nhiệm sao lưu thông tin số

1. Văn bản đi, đến trên máy chủ: Hằng tuần, quản trị mạng có trách nhiệm sao lưu và quản lý chặt chẽ thông tin này.

2. Thông tin khác do các đơn vị phụ trách: Phải được định kỳ sao lưu để đảm bảo an toàn.

Điều 6. Trách nhiệm chia sẻ thông tin số

1. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm:

Công khai các thông tin về chỉ đạo, điều hành; các văn bản đi, đến và hồ sơ công việc để mọi cán bộ, công chức trong cơ quan có thể chia sẻ và sử dụng được các thông tin này.

Chỉ đạo cung cấp đầy đủ các thông tin lên Website của cơ quan và Website của tỉnh đảm bảo theo quy định của Luật Công nghệ thông tin.

2. Việc cung cấp, trao đổi, chia sẻ thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 7. Cách thức chia sẻ thông tin số

1. Sử dụng các phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành và các phần mềm chuyên ngành.

2. Đưa thông tin lên Website của cơ quan, ngành và Website tỉnh Hà Nam.

3. Tạo thư mục dùng chung trên máy chủ cho từng cá nhân, từng đơn vị để có thể chia sẻ thông tin cho các cán bộ, công chức trong cơ quan sử dụng.

4. Sử dụng hệ thống thư điện tử.

5. Một số hình thức khác thông qua thiết bị số.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan số hoá và chia sẻ thông tin số.

2. Quản lý Website của tỉnh, phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành và Thư điện tử của tỉnh để hỗ trợ các cơ quan thực hiện chia sẻ thông tin số.

3. Đảm bảo hạ tầng mạng dùng chung cho các cơ quan quản lý nhà nước để truyền đưa thông tin số.

Điều 9. Trách nhiệm của các cơ quan

1. Phải số hoá và chia sẻ thông tin số nhằm công khai thông tin về quản lý, điều hành.

2. Có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.

3. Ban hành quy chế của cơ quan về số hoá và chia sẻ thông tin số phù hợp với những quy định của Quy chế này.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm tổ chức thực hiện và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện Quy chế này.

Điều 11. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan đôn đốc, giám sát, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh những trường hợp vi phạm Quy chế để kịp thời xử lý theo quy định.

Điều 12. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan phản ánh bằng văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.