Chỉ thị số 25/CT-UB Về việc tiếp tục tăng cường quản lý, hoạt động về công tác lữu trữ

CHỈ THỊ

Về việc tiếp tục tăng cường quản lý, hoạt động về công tác lữu trữ

Sau khi có Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001 và Chỉ thị số 13/CT-UB ngày 23/5/2003 của Uỷ ban nhân dân thành phố "Về việc tăng cường công tác lưu trữ". Nhìn chung, trong toàn thành phố hoạt động về công tác lưu trữ bước đầu đã có chuyển biến. Các cấp, các ngành đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ, công tác quản lý nhà nước được quan tâm hơn, chỉ đạo thực hiện những nguyên tắc nội dung quy trình nghiệp vụ có tiến bộ, đầu tư cơ sở vật chất, kho lưu trữ và trang thiết bị chuyên dùng từng bước đã được giải quyết. Chất lượng hoạt động ở khu vực quận, huyện, thị xã có khá hơn, có một số địa phương làm khá tốt là: Huyện Cát Hải, quận Lê Chân, huyện An Dương và huyện Vĩnh Bảo.

Tuy nhiên, đối chiếu với những quy định của Nhà nước và qua hoạt động thực tiễn thì còn bộc lộ khá nhiều những vướng mắc tồn tại, khuyết điểm mà trước hết và chủ yếu là trách nhiệm công tác quản lý nhà nước, nghiệp vụ thực hành thu thập, chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ và việc đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ, hồ sơ tài liệu lưu trữ ở các cấp, các ngành (thuộc nguồn nộp lưu).

Để tiếp tục tổ chức thực hiện tốt hơn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Nghị định 111/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, đồng thời căn cứ vào thực trạng công tác lưu trữ của thành phố, nhanh chóng khắc phục những tồn tại, khuyết điểm. Uỷ ban nhân dân thành phố yêu cầu Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, thị xã và các Sở, Ban, Ngành cần triển khai ngay một số biện pháp để tăng cường và nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

1. Tiếp tục tuyên truyền, quán triệt sâu rộng hơn nữa trong cán bộ công chức về Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Nghị định số 111/NĐ-CP của Chính phủ, các quy định của Uỷ ban nhân dân thành phố về công tác lưu trữ để mọi tổ chức, mọi người nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc. Công tác quản lý, điều hành tổ chức thực hiện nhiệm vụ ở các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức luôn gắn liền với quản lý hoạt động về công tác văn bản hồ sơ tài liệu hiện hành cũng như khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Tăng cường hơn nữa quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ. Hàng năm, trong kế hoạch nhiệm vụ công tác có nội dung về lĩnh vực này và thông qua hoạt động công tác Văn phòng (hoặc Phòng Tổng hợp, hành chính) để xây dựng nội dung chương trình hoạt động cụ thể. Các cấp, các ngành cần ban hành các văn bản quản lý nhà nước, hướng dẫn nghiệp vụ để xác định rõ về trách nhiệm, thẩm quyền, quy trình thực hiện, danh mục nguồn nộp lưu, giá trị tài liệu lưu trữ. Thường xuyên bồi dưỡng tập huấn, kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm và khai thác sử dụng có hiệu quả hồ sơ tài liệu.

3. Củng cố và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ Văn thư - Lưu trữ, có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu để thực hành kể cả lưu trữ hiện hành (hàng năm) và lưu trữ lịch sử (sau 5 năm), về nghiệp vụ lưu trữ cần quan tâm hơn là công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu.

Các Sở, ban, ngành thành phố cần củng cố các chế độ, quy trình thực hiện lưu trữ hiện hành hàng năm và nộp hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý về Trung tâm lưu trữ thành phố (5 năm một lần) theo Quyết định nộp lưu của Uỷ ban nhân dân thành phố.

Sở Nội vụ rà soát lại đội ngũ cán bộ lưu trữ trong toàn thành phố, hướng dẫn, thống nhất với các quận, huyện, thị xã và các Sở, ban, ngành bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/2/2005 của Bộ Nội vụ.

4. Từng bước quan tâm đầu tư xây dựng kho lưu trữ (hoặc nơi lưu trữ riêng), các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị chuyên dùng. Bảo quản tốt hồ sơ tài liệu, chống mất mát, thất lạc, huỷ hoại, mối mọt, cháy nổ. Tài liệu được huỷ phải tuân thủ theo đúng quy định. Phát huy hiệu quả tra cứu, khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu (nhất là hồ sơ công việc). Mở rộng các hình thức lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin, tin học vào công tác lưu trữ.

Giao cho Sở Tài chính, hàng năm căn cứ vào các chế độ, quy định hiện hành bố trí kinh phí cho các hoạt động về công tác lưu trữ trong kế hoạch ngân sách, đồng thời hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện đảm bảo đúng mục đích, có hiệu quả.

5. Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính, một số Sở, ngành có liên quan và chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ thành phố hướng dẫn những nội dung, biện pháp cụ thể để triển khai thực hiện những nội dung và yêu cầu của chỉ thị, tạo ra sự chuyển biến cơ bản, đồng bộ và ổn định về hoạt động công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ trong năm 2006 và những năm tiếp theo.

Yêu cầu Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, thị xã, các Sở, ban, ngành thành phố, Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố, Trung tâm Lưu trữ thành phố và các ngành có liên quan nghiêm túc triển khai tổ chức thực hiện Chỉ thị này. Quá trình thực hiện sẽ được theo dõi, đánh giá rút kinh nghiệm và điều chỉnh bổ sung nhiệm vụ, biện pháp trong chương trình kế hoạch công tác hàng năm.