通知第01/1999/TT-NG号关于合法化文件、资料的规则

通知

    一、总则

一、本通知所指的认证文书、资料是指证明：

（a）外国文书、资料上的签名和印章，以便在越南使用（以下简称“领事认证”）；

（b）越南文书、资料上的签名和印章，以便在国外使用（以下统称“领事证明”）。

二、上述第一款所述的领事认证和领事证明不包括对文书、资料内容和形式的证明，除非：

（a）越南有权限机关被要求；以及

（b）如果是外国文书、资料，则其内容和形式已经由外国机关根据本通知第三章第二、三项证明；如果是越南文书、资料，则其内容和形式已经由越南机关根据本通知第三章第四、五项证明。

三、外国文书、资料在越南使用前必须进行领事认证，除非越南法律或越南加入的国际条约另有规定。

四、越南文书、资料用于国外时可以按照本通知的规定进行领事证明，如有需要。

五、领事认证和领事证明应在有权限的越南机关办公地点进行，除非申请人因正当理由或其他法律规定的情况不能到办公地点办理。

六、申请人可以亲自办理领事认证和领事证明，也可以委托他人代为办理。

七、申请人或受托人（以下统称为当事人）必须是具有完全行为能力的人，符合越南法律的规定。

八、有权进行领事认证和领事证明的越南官员（以下简称“越南有权限官员”）必须遵守本通知的规定，以及其他相关越南法律和越南加入的国际条约的规定，并对其个人行为负责。

九、领事认证使用的语言为越南语。领事证明使用的语言为外国正式使用的官方语言，或者为联合国的一种官方语言。

十、越南有权限机关在进行领事认证时，应将文书、资料上的签名和印章与已正式通报的外国有关人员和机关的签名和印章样本进行核对。

第二章 领事认证和领事证明的权限

一、越南有权限机关包括：

——外交部领事局（以下简称“领事局”）；

——胡志明市外事局（以下简称“外事局”）；

——驻外外交机构、领事机构或其他被授权执行领事职能的越南机构（以下统称“驻外机构”）。

二、领事局局长、外事局局长或驻外机构负责人有权签署领事认证和领事证明。

领事局局长、外事局局长可授权领事局认证科科长或外事局领事科科长签署领事认证和领事证明。

驻外机构负责人可授权执行领事职能的外交官或领事签署领事认证和领事证明。

第三章 提出领事认证和领事证明的文书、资料的要求

一、文书、资料必须清晰，不得涂改、修改。如文书、资料被涂改、修改，则涂改、修改处须按立文地法律的规定予以修正。

二、外国文书、资料在向领事局或外事局提出领事认证之前，必须由该国驻越外交机构、领事机构或其他被授权机构或兼管越南事务的机构证明。

三、外国文书、资料在向驻外机构提出领事认证之前，必须由下列机构证明：

——如果是本国文书、资料，则由所在国的外交部或其他有权限机关证明。对于联邦制国家，根据实际情况和地方法律，领事局将具体指导各驻外机构关于该国的有权限证明机关。

——如果是第三国文书、资料，则由第三国驻所在国或兼管所在国事务的外交机构、领事机构或其他被授权机构证明。

四、可以直接申请领事证明的文书、资料是由以下机构制定或证明的：

六、越南文书、资料只有在外事局或领事局证明后才能在驻外机构进行领事证明。

七、两页以上的文书、资料必须在各页之间加盖骑缝章。

第四章 领事认证和领事证明的程序

一、领事认证和领事证明的文件包括：

——按照本通知附件格式编号01/HPH的领事认证和领事证明申请表；

——正本或经公证的副本，以及翻译件（如有）；

——上述文件的一份复印件；

- 提供一份居民身份证、护照或其他具有同等效力的证件（以下简称“居民证件”）原件及复印件，以供核对。

2. 如有必要，外国语言的文件和材料需经领事认证或领事证明的，应翻译成越南语或其他越南官方人员能够理解的语言。该译文必须经过公证（此处的公证是指由地方公证机构或外交代表机构、领事机构或其他被外国授权的机构根据法律规定对翻译人的签名进行确认）。

3. 越南有权机关负责检查当事人的身份文件以及申请领事认证或领事证明的文件和材料的内容。如有必要，越南有权机关可以要求当事人解释清楚或提供其他文件以证明使用这些文件和材料的目的。

4. 对于怀疑申请领事认证或领事证明的文件和材料的真实性的情况，越南有权机关有责任与相关职能机关合作进行核实。

5. 越南有权机关应在收到完整合法的申请材料之日起或收到职能机关核实结果之日起1至2个工作日内完成领事认证或领事证明工作。对于数量大或内容复杂的文件和材料，上述期限可适当延长，但不得超过10个工作日。

6. 越南有权机关通过在文件和材料上加盖预先刻制或打印的印章来完成领事认证或领事证明工作，印章内容如下（随本通知附发）：

- 样式编号02/HPH：不包含对文件和材料内容和形式的验证的领事认证；

- 样式编号03/HPH：不包含对文件和材料内容和形式的验证的领事证明；

- 样式编号04/HPH：包含对文件和材料内容和形式的验证的领事认证；

- 样式编号05/HPH：包含对文件和材料内容和形式的验证的领事证明。

如果文件和材料上没有足够的空间进行验证，则越南有权机关应另附一张单独的纸张，并将其与文件和材料一起固定并盖上骑缝章。

领事认证或领事证明的内容必须清晰，不得涂改或修改。如果出现涂改或修改，越南有权机关的工作人员必须进行更正并在更正部分签字并盖章。

7. 越南有权机关按照财政部的规定收取领事认证和领事证明的费用。

V. 不予领事认证或领事证明的情形

1. 越南有权机关不对在与越南缔结国际条约的国家中设立或使用的且条约规定免于领事认证的文件和材料进行领事认证或领事证明。

2. 越南有权机关在以下情况下不得进行领事认证或领事证明：

a- 文件和材料的内容违反了越南基本法律法规或可能损害越南国家利益。

b- 越南设立或确认的文件和材料不符合越南法律法规的规定。

c- 未明确文件和材料的用途。

    d- 与本人及其家庭成员相关的文件和材料，包括配偶、父母（包括配偶的父母、养父母）、兄弟姐妹（包括配偶的兄弟姐妹、养兄弟姐妹）、祖父母、外祖父母、子女（包括养子女、儿媳、女婿）、孙子女（包括儿子、女儿、养子女的子女）。

    e- 提出验证的签名或印章不是原始签名或印章。

    f- 领事认证或领事证明的申请材料不符合本通知规定的条件。

3. 当拒绝领事认证或领事证明时，越南有权机关必须向当事人说明理由。

VI. 建立档案和保存记录

1. 越南有权机关应建立并使用样式编号为06/HPH的领事认证和领事证明登记簿（随本通知附发）。领事认证和领事证明登记簿应永久保存。

2. 领事认证和领事证明的存档材料包括：

- 领事认证或领事证明的申请书；

- 申请领事认证或领事证明的文件和材料的复印件；

- 文件和材料的译文（如有）；

- 当事人的身份文件复印件；和

- 申请领事认证或领事证明的机关、组织的正式公文或请求文件（如有）。

存档材料应按类别和时间顺序编号排列，符合领事认证和领事证明登记簿中的记录。

3. 越南有权机关负责保存领事认证和领事证明的档案。保存期限按照法律规定执行。

VII. 处理申诉和举报

1. 各机关、组织和个人有权就拒绝领事认证或领事证明、不同意领事认证或领事证明的内容或发现越南有权机关或工作人员在领事认证或领事证明过程中存在违规行为而提出申诉或举报。

2. 上述第1点所述的申诉和举报应按照现行的越南法律法规关于申诉和举报的规定处理。

VIII. 最终规定

1.本通知自签署之日起十五日后生效，并取代外交部1993年7月31日第1413号通知《关于领事认证规则的规定》。

2.领事司司长、外事局局长和驻外机构负责人负责组织实施本通知。

                                                Nguyễn Mạnh Cầm

                                              (签字)