通知2010年第1号令关于根据国家标准TCVN ISO 9001:2008对行政机关质量管理体系进行咨询、评估和认证的活动的规定

通知

关于咨询、评估和认证质量管理系统的活动

 根据国家标准TCVN ISO 9001:2008

对行政机关的规定

___________________

根据2008年3月14日国务院第28号令《关于科学技术部职能配置、内设机构和人员编制规定》；

根据2006年6月20日国务院第144号令《关于在行政机关工作中应用符合国家标准TCVN ISO 9001:2000的质量管理系统的规定》以及2009年9月30日国务院第118号令《关于修改和补充第144号令若干条款的决定》；

科学技术部部长就根据国家标准TCVN ISO 9001:2008对行政机关进行质量管理系统的咨询、评估和认证活动作出如下规定：

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知规定了咨询、评估符合国家标准TCVN ISO 9001:2008（以下简称“质量管理系统”）的程序和步骤；颁发（新发、重发、扩大范围、缩小范围、调整）、暂停、撤销符合国家标准TCVN ISO 9001:2008（以下简称“证书”）的证书的程序和步骤；行政机关的任务和国家管理机关的任务。

第二条 适用对象

本通知适用于：

1. 咨询组织和咨询专家负责为行政机关建立质量管理系统提供咨询服务。

2. 认证组织和评估专家负责评估行政机关的质量管理系统。

3. 行政机关负责建立和实施质量管理系统。

a) 根据有审批权的部门下达的每年用于航道清淤和维护的国家财政资金预算，交通运输部制定详细的年度清淤和维护资金预算分配方案，提交财政部按规定审核。

条3. 术语解释

在本通知中，下列术语定义如下：

1. "新发"是指有权机关审查并首次颁发带有证书的决定，有效期为自颁发之日起三年。

2. "重发"是指有权机关审查并颁发新的带有证书的决定以替换已到期的决定和证书，有效期为自颁发之日起三年。

3. "扩大范围"是指有权机关审查并颁发带有证书的决定，扩大行政机关质量管理系统适用范围（包括已认证范围和新增范围），在已颁发的决定和证书有效期内进行。

4. "缩小范围"是指有权机关审查并颁发带有证书的决定，缩小行政机关质量管理系统适用范围，在已颁发的决定和证书有效期内进行，当：

a) 某些业务领域不再适用质量管理系统；

b) 某些业务领域因行政机关组织结构、职能变化而不再执行。

5. "调整"是指有权机关审查并颁发带有证书的决定，调整行政机关质量管理系统，在已颁发的决定和证书有效期内进行，当：

a) 行政机关名称发生变化；

b) 同时扩大和缩小质量管理系统适用范围；

c) 其他与已颁发的决定和证书内容变更有关的情况。

第二章

质量管理系统

咨询和评估活动

条4. 从事咨询/评估活动的条件

行政机关国家咨询/评估专家从事质量管理体系咨询/评估活动，必须满足以下条件：

1. 已获得大学学位。

2. 拥有由国家科学和技术部规定的相当于科员及以上级别的行政管理培训证书，或由该部门规定的专业课程培训证书。

在国家行政学院（胡志明市）正规行政专业毕业的咨询、评估专家可免除此条件。

3. 对于咨询专家，须持有ISO 9001质量管理体系构建培训证书；

4. 对于评估专家，须持有质量管理体系评估培训证书（审计员或首席审计员证书）；

5. 对于咨询专家，须具有至少三年的工作经验，并具备质量管理体系咨询经验（作为至少五个单位的质量管理体系咨询主要顾问并已获认证）；

6. 对于评估专家，须具有至少五年的工作经验，并具备质量管理体系评估经验（以评估团队负责人的身份对至少十个单位进行评估）；

7. 具备良好的职业道德，具备完全的行为能力。

满足上述条件的咨询/评估专家将被授予咨询专家/评估专家资格卡。独立咨询专家除外，咨询/评估专家只有在正式编制内（事业编制或无固定期限劳动合同员工）的咨询机构/认证机构工作时才予以考虑和颁发资格卡。

条5. 从事咨询活动的组织条件

为行政机关国家提供质量管理体系咨询服务的组织，必须满足以下条件：

1. 是依法成立的企业、科研事业单位或其他在质量管理体系构建咨询领域运营的组织。

2. 在质量管理体系咨询领域拥有经验（已为至少十个单位提供质量管理体系咨询服务并已获认证）。

3. 拥有符合TCVN ISO 9001标准且仍在有效期内的质量管理体系认证证书，该证书由根据2009年4月8日科学技术部第08/2009/TT-BKHCN号通知（以下简称第08/2009/TT-BKHCN号通知）规定注册业务领域的认证机构颁发。

4. 必须始终拥有至少三名符合本通知第四条规定条件的正式编制内的咨询专家（事业编制或无固定期限劳动合同员工）。

条6. 独立咨询专家的活动条件

1. 独立咨询专家是指不属于任何咨询机构或认证机构，在满足本通知第四条规定条件下，可以为行政机关国家提供质量管理体系咨询服务的专家。

2. 符合本通知第四条规定条件的公务员如需申请成为独立咨询专家，必须得到所在单位领导的书面同意；如果是单位领导，则必须得到上级主管单位的书面同意。

需要登记为独立咨询专家的公务员必须得到所在单位领导的书面同意；如果是单位领导，则必须得到上级主管单位的书面同意。

以书面形式获得工作单位领导的同意；如果是单位领导，则需获得上级主管机关的书面同意。

第七条 认证机构的条件

认证机构对行政机关进行质量管理体系评估，必须满足以下条件：

一、是从事技术服务的企业或事业单位，或者是在越南设立的外国认证机构分支机构，并在质量管理体系认证领域开展业务，依照法律规定成立。

二、具有质量管理体系认证评估的经验（至少为20个单位提供过质量管理体系认证评估）。

三、已按照第08/2009/TT-BKHCN号通知的规定登记了业务范围。

四、持有由合法的越南认可机构或国际认可论坛（IAF）成员、太平洋认可合作组织（PAC）成员颁发的认可证书，证明其具备符合国家标准TCVN ISO/IEC 17021:2008或国际标准ISO/IEC 17021:2006的质量管理体系认证评估能力。

五、始终有至少三名正式编制的专业评估人员（事业编制或无固定期限劳动合同员工），符合本通知第四条规定的条件。

第八条 认可证书和合格专家资格卡的申请程序和手续

一、希望参与行政机关质量管理体系咨询/评估活动的组织应向国家标准化计量质量监督局提交一份申请文件。申请文件包括：

（a）按照本通知附件一规定格式填写的质量管理体系咨询/评估活动参与申请表；

（b）成立决定副本或营业执照/活动登记证书副本；

（c）按照第五条第三款规定的要求持有的质量管理体系证书副本（对于咨询机构）；

（d）按照第七条第三款、第四款规定要求持有的业务活动登记证书和认可证书副本（对于认证机构）；

（e）每位咨询/评估专家的名单（按照本通知附件二规定格式）以及以下相关证书和文件：

- 雇佣决定/劳动合同副本；

- 按照第四条第一款、第二款、第三款、第四款规定要求持有的学历和证书副本；

- 按照本通知附件三规定格式填写的个人简历、工作经历和质量管理体系咨询/评估活动经验摘要；

- 两张彩色照片（2x3厘米大小）；

（f）组织的质量管理体系咨询/评估活动报告（按照本通知附件四规定格式）。

在审查申请文件过程中，如有必要，将审查并核对证书副本与原件，或要求补充公证过的副本。

二、希望独立参与行政机关质量管理体系咨询活动的个人应向国家标准化计量质量监督局提交一份申请文件。申请文件包括：

（a）按照本通知附件一规定格式填写的质量管理体系咨询活动参与申请表；

（b）按照本通知附件三规定格式填写的个人简历、工作经历和质量管理体系咨询活动经验摘要，并附上按照第四条第一款、第二款、第三款规定要求持有的学历和证书副本及两张彩色照片（2x3厘米大小）。

（c）按照第六条第二款规定要求的文件（如有）。

三、自收到完整且有效的申请文件之日起十五个工作日内，国家标准化计量质量监督局将审查申请文件，在必要时进行实地检查，并向符合条件的咨询机构、独立咨询专家、认证机构发放认可证书（按照本通知附件五规定格式），并向咨询/评估专家发放资格卡（按照本通知附件六规定格式）。认可证书和资格卡自签发之日起有效期三年。

二、希望独立参与行政机关质量管理体系咨询活动的个人应向国家标准化计量质量监督局提交一份申请文件。申请文件包括：

如不符合条件，组织和个人将以书面形式被告知原因。

若不符合条件，组织或个人将以书面形式被告知原因。

条 9. 条件、程序和手续重新颁发咨询/评估行政质量管理确认书和专家卡的规定

一、重新颁发确认书和专家卡的条件。

组织或专家已经获得确认书和专家卡，如果需要继续参与咨询/评估质量管理活动，必须满足以下条件：

（a）根据本通知第5条第3款的规定维持质量管理体系，并已为至少5个行政机关提供咨询服务（对于咨询组织）；

（b）根据本通知第7条第4款的规定维持认证能力，并已为至少10个行政机关进行认证（对于认证组织）；

（c）在确认书和专家卡有效期内，咨询专家必须为至少3个行政机关提供咨询服务（对于咨询专家和独立咨询专家）；

（d）在确认书和专家卡有效期内，评估专家必须在行政机关进行至少10次质量管理评估（对于评估专家）。

二、重新颁发确认书和专家卡的程序和手续。

（a）在确认书有效期结束前一个月，组织需准备重新颁发确认书和专家卡的申请文件，并提交给国家标准化计量质量监督局。重新颁发申请文件包括：

- 请求重新颁发确认书的书面文件；

- 组织在确认书有效期内的咨询/评估活动情况报告以及维持和提高咨询/评估能力的情况报告；

- 根据本通知第5条第3款的规定提供的质量管理体系证书副本（对于咨询组织）；

- 根据本通知第7条第4款的规定提供的认可证书副本（对于认证组织）；

- 按照本通知第8条第1款第d项规定提供的咨询/评估专家名单及其相关证书和资料；

- 已经获得的专家卡副本（对于已经获得卡片的专家）。

二、希望独立参与行政机关质量管理体系咨询活动的个人应向国家标准化计量质量监督局提交一份申请文件。申请文件包括：

（b）在确认书有效期结束前一个月，独立咨询专家需准备重新颁发确认书和专家卡的申请文件，并提交给国家标准化计量质量监督局。重新颁发申请文件包括：

- 请求重新颁发确认书的书面文件；

- 在确认书有效期内的咨询活动情况报告以及维持和提高咨询能力的情况报告；

- 根据本通知第4条第1、2、3款的规定提供的学历证书、资格证书副本及两张彩色照片（尺寸为2x3厘米）；

- 已经获得的咨询专家卡副本。

二、希望独立参与行政机关质量管理体系咨询活动的个人应向国家标准化计量质量监督局提交一份申请文件。申请文件包括：

（c）自收到完整且有效的申请文件之日起15个工作日内，国家标准化计量质量监督局将审查申请文件，在必要时进行实地检查，如果组织或专家符合条件，则重新颁发确认书和专家卡。确认书和专家卡的有效期为自颁发之日起三年。

如果不符合条件，组织或专家将以书面形式被告知原因。

（d）在确认书有效期内，咨询组织或认证组织如有需求为其他专家申请额外卡片，需准备申请文件并提交给国家标准化计量质量监督局。申请文件包括：

- 请求颁发卡片的公文；

- 按照本通知第8条第1款第d项规定提供的拟申请卡片的专家名单及其相关证书和资料。

自收到完整且有效的申请文件之日起15个工作日内，国家标准化计量质量监督局将审核并为符合条件的专家颁发卡片，卡片的有效期与相应咨询或认证组织的确认书一致。

条10. 组织和专家获得确认书、咨询/评估专家证的权利和义务

1. 咨询组织和独立咨询专家的权利和义务：

a) 在被要求时，有权为行政机关建设质量管理体系提供咨询服务；

b) 根据财政部的共同规定，收取咨询服务费用；

c) 咨询组织只能派遣根据本通知第8条、第9条的规定获得咨询专家证的专业人员为行政机关建设质量管理体系提供咨询服务；

d) 咨询专家在为行政机关建设质量管理体系提供咨询服务时必须佩戴专家证；

đ) 根据国家标准化管理委员会的共同规定，在以下基础上全面履行为行政机关建设质量管理体系的咨询服务活动：

- 2007年1月10日国务院总理令第30号发布的《2007-2010年行政许可简化方案》（以下简称“30号方案”）的结果；

- 科学技术部公布的适用于地方行政机关的各类质量管理框架体系模型，以及各部委、直属机构、政府机构公布适用于地方行业垂直系统的各类质量管理框架体系模型（以下简称“质量管理框架体系模型”）；

e) 咨询服务过程必须按照双方协商并批准的时间进度计划进行；

每次咨询服务结束后，咨询专家必须与双方确认后制作工作记录，记录每次咨询服务期间完成的工作内容。

如果行政机关没有正当理由不按咨询服务计划执行，咨询组织或独立咨询专家应将书面报告提交给各部委、直属机构、政府机构的主要单位或地方科学技术局，并提交国家标准化管理委员会配合处理。

g) 不得签署评估认证合同或以任何形式影响由自己咨询的行政机关的质量管理体系认证组织；

h) 遵守获得确认书的咨询组织的规定；在确认书有效期内保持和提高咨询能力；

i) 在为行政机关建设质量管理体系提供咨询服务时，接受各部委、直属机构、政府机构的主要单位或地方标准化计量质量监督局的检查和监督；

k) 在确认书有效期内，每年11月定期向国家标准化管理委员会报告咨询活动（按照本通知附件七的规定格式），并在有要求时提交临时报告。

2. 认证组织和评估专家的权利和义务：

a) 在被要求时，有权对行政机关进行质量管理体系的评估认证，并进行认证后的监督评估；

b) 根据财政部的共同规定，收取评估认证费用和监督评估费用；

c) 只能派遣根据本通知第8条、第9条的规定获得评估专家证的专业人员对行政机关进行质量管理体系评估；在整个评估过程中确保独立性和客观性，并对行政机关质量管理体系评估结果负责；

d) 评估专家在对行政机关进行质量管理体系评估时必须佩戴专家证；

đ) 根据国家标准化管理委员会的规定，在以下基础上全面履行对行政机关质量管理体系的评估活动：

- 30号方案的结果；

- 质量管理框架体系模型；

e) 必须按照双方协商并批准的时间进度计划在行政机关进行评估；

如果行政机关没有正当理由不按评估计划执行，认证组织应将书面报告提交给各部委、直属机构、政府机构的主要单位或地方科学技术局，并提交国家标准化管理委员会配合处理。

g) 完成评估后，编制评估结果报告（按照本通知附件八的规定格式），以便行政机关完善申请认证证书的文件。

认证组织向行政机关提交申请认证证书的公文，其中明确指出已符合标准的业务领域，并附上上述评估结果报告提交国家标准化管理委员会。

h) 在评估认证或监督评估后，或发现行政机关未遵守本通知的规定时，建议国家标准化管理委员会颁发（新发、重新颁发、调整、扩大或缩小适用范围）、暂停或撤销行政机关的认证证书的有效性；

i) 认证组织和评估专家不得签署咨询合同或为行政机关建设质量管理体系提供咨询服务；

k) 每年定期进行已获得认证证书的质量管理体系的监督评估，两次评估之间的时间不得超过12个月；

l) 在确认书有效期内，每年11月定期向国家标准化管理委员会报告评估活动情况（按照本通知附件七的规定格式），并在有要求时提交临时报告；

m) 受主管部门即各部、各相当于部的机构、政府直属机构或地方计量标准质量检查局在对各部、各相当于部的机构、政府直属机构或该地方的行政机关进行质量管理活动时的监督检查。

第十一条 注销确认书和专家咨询/评估卡的有效性

一、如果组织或专家未能满足要求，或者违反本通知和其他相关规定的事实得到证实，国家标准化计量质量监督局将审查并发布注销确认书和专家卡的通知。

被注销确认书和专家卡的组织或专家须自收到注销通知之日起一年后方可重新申请确认书和专家咨询/评估卡。

二、如果专家不再在其注册的组织中工作或停止提供咨询/评估服务，咨询/认证机构有责任收回专家咨询/评估卡，并书面通知国家标准化计量质量监督局以注销已发放的专家卡。

第三章

确认书的颁发、暂停和注销程序

确认书的

第十二条 确认书的颁发程序

一、行政机关在获得认证机构对其符合国家标准TCVN ISO 9001:2008的质量管理体系的书面认可和确认后的1个月内，应准备申请确认书的文件并提交给国家标准化计量质量监督局。超过上述期限，认证机构的评价结果将失效。

二、申请文件包括：

（a）申请确认书的公文（注明机关名称、地址、电话、传真及申请确认书的质量管理体系的应用领域）；

（b）质量管理体系建立和实施过程的简要报告（按照本通知附件九的规定格式）；

（c）认证机构的认证评价结果报告（按照本通知第十条第二款第g项的规定）。

三、自收到完整且合规的文件之日起15个工作日内，国家标准化计量质量监督局审核文件，如行政机关符合规定要求，则签发附带确认书的决定（按照本通知附件十的规定格式）。确认书自签发之日起有效期为三年。

如不符合要求，国家标准化计量质量监督局将以书面形式通知行政机关及相关认证机构。

第十三条 确认书的重新颁发、调整、扩大和缩小范围的程序

一、重新颁发确认书：

（a）在确认书有效期届满前一个月，行政机关应进行再认证，准备文件并提交给国家标准化计量质量监督局申请重新颁发确认书。文件包括：

- 申请重新颁发确认书的公文；

- 已颁发的决定和确认书的复印件；

- 对质量管理体系在确认书有效期内适用性的自我评估；

- 认证机构的再认证评价结果报告（按照本通知第十条第二款第g项的规定）。

（b）自收到完整且合规的文件之日起15个工作日内，国家标准化计量质量监督局审核文件和认证机构的报告，如行政机关符合规定要求，则重新签发附带确认书的决定，确认书自签发之日起有效期为三年。

如不符合要求，国家标准化计量质量监督局将以书面形式通知行政机关及相关认证机构。

二、调整、扩大和缩小确认书范围：

（a）在确认书有效期内，当质量管理体系的应用范围发生变化时，在获得认证机构对其扩大、缩小或调整应用范围的书面认可和确认后的1个月内，行政机关应准备一份文件并提交给国家标准化计量质量监督局申请调整、扩大或缩小确认书的范围。文件包括：

- 申请调整、扩大或缩小确认书范围的公文；

- 认证机构的评价结果报告（按照本通知第十条第二款第g项的规定）。

（b）自收到完整且合规的文件之日起15个工作日内，国家标准化计量质量监督局审核文件和认证机构的报告，如行政机关符合规定要求，则签发附带调整、扩大或缩小质量管理体系应用范围的确认书，确认书的有效期与原确认书一致。

如不符合要求，国家标准化计量质量监督局将以书面形式通知行政机关及相关认证机构。

条 14. 暂停、撤销证书效力

1. 当行政机关出现以下情形之一时，证书暂停效力：

a) 未按照规定时间进行认证后的定期监督评估；

b) 未在定期监督评估报告中规定的期限内完成不符合项的整改；

c) 未遵守本通知的规定。

2. 当行政机关出现以下情形之一时，证书被撤销效力：

a) 定期监督评估报告和认证机构对机关质量管理体系结论表明该体系未得到维持、改进，未能满足TCVN ISO 9001标准要求；

b) 自证书暂停效力决定之日起60日内，机关未采取整改措施；

c) 有证据证明机关的质量管理体系运行无效。

3. 根据上述违规程度，国家标准化管理委员会将具体审查并作出暂停或撤销证书效力的决定，并通知行政机关主管单位配合处理。

第四章 实施细则

行政机关和管理部门的任务

条 15. 行政机关的任务

1. 根据项目30方案或质量管理框架模型，建立并实施适用于所有与组织和个人行政手续解决相关的活动的质量管理体系，鼓励内部和其他活动的应用。

2. 根据本通知附件XI规定的建立和实施、维护和改进质量管理体系的程序步骤，行政机关决定是否聘请咨询指导建立质量管理体系。如需聘请咨询，行政机关必须选择已获得确认书且具有符合机关活动类型的咨询机构和顾问专家。

3. 选择已获得确认书且具有符合机关活动类型的认证机构和评审专家。

4. 在整个咨询和评审过程中，行政机关应定期检查咨询机构、认证机构、咨询/评审专家的资格确认书的有效性，通过国家标准化管理委员会网站（网址：www.tcvn.gov.vn）进行查询。

5. 按照批准的内容和进度执行咨询计划和评审计划。如果独立咨询机构、咨询专家或认证机构未按计划执行且无正当理由，或者未遵守本通知的规定，行政机关应书面报告相关部委、直属机构或地方科技局以及国家标准化管理委员会配合处理。

6. 负责维护、改进和完善质量管理体系，并在应用过程中与认证机构合作进行定期监督评估。

7. 如证书被暂停效力，在规定期限内，行政机关应采取整改措施，并由认证机构确认已完成整改，书面报告国家标准化管理委员会以申请恢复证书效力。

如证书被撤销效力，在撤销效力决定之日起六个月内，行政机关应采取整改措施，按照本通知第12条的规定进行重新认证并申请新证书。

条 16. 管理机关的任务

1. 主管部、相当于部的机关、政府机关、科学技术局和地方标准化计量产品质量监督局的任务：

按照2009年9月30日总理第118/2009/QĐ-TTg号决定关于修改补充若干条款的通知，对2006年6月20日总理第144/2006/QĐ-TTg号决定关于在国家行政机关活动中实施ISO 9001:2000标准质量管理体系的规定进行修改补充。

2. 国家标准化计量产品质量监督总局的任务

国家标准化计量产品质量监督总局是本通知的牵头执行机构，负责：

a) 根据本通知的规定，管理和指导行政管理机关的质量管理体系咨询、评估活动的登记，颁发、暂停或撤销证书。

b) 在总局网站（网址：www.tcvn.gov.vn）上公布已获得或被撤销证书的咨询组织、独立咨询专家、认证组织名单；已获得或被撤销咨询/评估专家卡的专家名单；已获得、暂停或撤销证书的行政管理机关名单。

c) 规定咨询、评估认证、监督评估、再认证质量管理体系过程中的具体实施内容。

d) 对检查活动进行一般指导；根据本通知的规定，对咨询组织、独立咨询专家、认证组织的咨询活动、质量管理体系评估活动以及行政管理机关的质量管理体系建立和实施活动进行检查和审计。

根据本通知和其他现行相关规定的性质和程度，组织和个人将受到处理。

每年12月定期向科学技术部报告本通知的执行情况。

第五章

组织实施

条17. 生效

本通知自发布之日起45日后生效，并取代2006年9月12日科技部部长第17/2006/QĐ-BKHCN号决定关于“行政管理机关ISO 9001:2000标准质量管理体系咨询、评估、认证活动规定”的通知。

条 18. 过渡条款

到2010年6月30日，已经根据2006年9月12日科技部部长第17/2006/QĐ-BKHCN号决定获得符合条件开展活动确认书的咨询组织、独立咨询专家、认证组织必须按照本通知第八条的规定重新提交申请材料，以获得确认书和咨询/评估专家卡。

超过上述期限，根据第17/2006/QĐ-BKHCN号决定发放的符合条件开展活动确认书将失效。

条 19. 从TCVN ISO 9001:2000标准转换为国家标准TCVN ISO 9001:2008

1. 已根据TCVN ISO 9001:2000标准获得证书且仍在有效期内的行政管理机关无需进行转换。

2. 自2010年6月1日起，所有已根据TCVN ISO 9001:2000标准获得证书的行政管理机关，只能根据国家标准TCVN ISO 9001:2008扩大、缩小或调整证书范围。

条 20. 组织实施

1. 国家标准化计量产品质量监督总局负责组织实施本通知。

2. 有关组织和个人负责根据本通知的内容执行。

3. 在执行过程中如遇问题或困难，组织和个人应及时通过书面形式或电子邮件（地址：[email protected]）向科学技术部反映，以便研究解决。/。