法令第01/2013/NĐ-CP号关于《档案法》若干条款的具体实施细则

令

详细实施档案法的若干条款的规定

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根据2001年12月25日《政府组织法》；

根据二〇一一年十一月十一日颁布的《档案法》；

遵照内务部长的建议；

政府发布关于详细实施档案法若干条款的法令

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总则

第一条 调整范围

本法令规定了以下内容：电子档案管理；公安、国防、外交部门及其他部门向历史档案馆提交档案的时间期限；涉及个人的特殊情况使用档案及相关颁发和收回档案职业资格证书的权限和程序。

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在本规定中，下列用语的含义如下：

1. 电子文件是与某一问题、事件或特定对象或具有共同特征的一组相关电子文档，在机构、组织和个人执行职能任务过程中形成。

2. 建立电子文件是指利用信息技术将机构、组织和个人在执行职能任务过程中形成的电子文档连接成电子文件的过程。

3. 输入信息数据是指描述文档特性的信息，如内容、作者、时间、格式、质量、条件等其他特性，以方便收集、保存、检索、访问、管理和存储数据。

4. 专业业务文件是指在处理事务过程中形成的有关技术、业务的文件，用于支持机构、组织日常的专业业务活动。

5. 档案职业资格证书是由国家授权机关颁发给具备相应专业知识、经验和其他法律规定条件的人士，证明其有能力从事档案服务工作的证书。

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电子档案管理

第三条 确定电子档案的价值

1. 电子档案的价值根据与其他载有信息的档案相同的确定价值的原则、方法和标准来确定，并且必须满足以下要求：

a) 自首次创建完整数据消息时起，确保电子档案中包含的信息的真实性和完整性；

b) 电子档案中的信息可以完整地被访问和使用。

2. 符合本条第1款规定的条件的电子档案具有原件的价值。

第四条 在机构、组织活动中形成的电子档案

1. 在机构、组织活动中形成的电子档案必须按照档案业务和技术信息系统的操作规程进行归档、选择和保管。

2. 电子档案管理系统必须满足技术要求，使电子档案具有真实性、完整性、一致性、信息安全性和即时可访问性。

3. 民政部和通信部规定基本功能；电子文件交换、存储、处理流程；以及在电子文件管理系统中处理工作过程中的各机构、组织和个人的责任。

条5. 电子档案形成于将存储在其他介质上的档案数字化

1. 将存储在其他介质上的档案数字化形成的电子档案必须符合信息输入数据标准。机关、组织和个人不得在档案被数字化后销毁具有永久保存价值的档案。

2. 机关、组织有责任对数字化的档案使用数字签名。

3. 机关、组织的数字签名必须符合电子交易法律的要求。

条6. 信息输入数据标准

1. 信息输入数据必须统一，符合信息技术和档案业务的技术标准。

2. 内务部指导电子档案的信息输入数据标准。

条7. 收集电子档案

1. 当电子档案与纸质档案内容相同，则应收集两种类型的档案。

2. 在交接电子档案时，机关档案馆、历史档案馆必须检查档案的真实性、完整性和可访问性。档案必须确保内容、结构和形成背景，并受到保护以防止损坏、破坏、修改或丢失数据。

3. 收集电子档案到机关档案馆按照以下程序进行：

a) 机关档案馆向提交档案的单位通报档案移交目录；

b) 机关档案馆与提交档案的单位就要求、工具、结构和格式传输达成一致；

c) 提交档案的单位和个人连同描述数据一并提交；

d) 机关档案馆检查以确保接收的档案符合目录；形式和已达成一致的结构；准确链接描述数据与档案；进行病毒检测；

e) 机关档案馆将档案转入机关档案管理电子档案系统，并采取备份措施；

f) 建立关于向机关档案馆提交电子档案的记录。

4. 收集电子档案到历史档案馆按照以下程序进行：

a) 历史档案馆与机关档案馆就档案移交目录、要求、工具、结构和格式传输达成一致；

b) 机关档案馆提交档案和附带的描述数据；

c) 历史档案馆检查以确保接收的档案符合目录；形式和已达成一致的结构；准确链接描述数据与档案；进行病毒检测；

d) 历史档案馆将档案转入历史档案管理电子档案系统，并采取备份措施；

e) 建立关于向历史档案馆提交电子档案的记录。

5. 机关、组织和个人只能在成功提交档案并经机关档案馆或历史档案馆检查确认后销毁电子档案、档案。

6. 在机关档案馆与历史档案馆之间提交和收集电子档案过程中的技术标准必须按照法律规定的数据交换标准执行。

条 8. 电子档案的保管

1. 电子档案必须安全保管，并按照适当技术进行转换。

2. 档案机构、历史档案馆应定期检查、备份，以确保电子档案的安全性、完整性及可访问性，并采取技术措施使分类和存储更加便利，但不得改变档案内容。

3. 保存电子档案的介质必须在适当的存储环境中保管。

4. 内务部详细规定了保管电子档案的要求。

条 9. 使用电子档案

1. 对电子档案的阅读、复制、证明等权限与对其他载体档案的处理相同。

2. 各机关、组织有责任在其官方网站上发布使用电子档案的服务流程、手续和费用信息。

3. 鼓励在线提供使用电子档案的服务。

4. 列入限制使用的电子档案存储介质不得连接或使用于广域网。

条 10. 确保电子档案的安全和保密

1. 各机关、组织有责任定期检查并确保电子档案管理系统安全。

2. 各机关、组织应采取符合法律规定的技术和管理措施，确保电子档案的安全和保密。

条 11. 废除无价值的电子档案

1. 无价值的电子档案应按照法定权限和程序废除，如同其他无价值的档案。

2. 废除电子档案时，必须销毁已批准列入无价值档案目录的所有文件，并确保被销毁的信息无法恢复。

条 12. 严格禁止的行为

1. 非法访问、修改、伪造、复制、泄露、发送、删除电子档案。

2. 制作或传播扰乱、更改、破坏操作系统或旨在破坏电子档案管理系统的软件或其他行为。

条 13. 管理电子档案的责任

1. 内务部负责：

a) 根据法定权限制定信息技术应用战略、计划、项目，确保统一管理电子档案；

b) 制定并提交有权机关发布或根据法定权限发布关于电子档案存储的规定、要求、原则、标准和方法。

2. 机关、组织负责人负责指导执行电子档案管理的法律规定。

3. 档案人员负责向机关、组织负责人提出建议，确保遵守电子档案管理的法律规定。

4. 机关、组织的信息技术专门部门负责向机关、组织负责人提出信息技术应用建议，以管理电子档案，并实施技术措施以维持其电子档案管理系统的运行。

5. 直接负责跟踪和处理工作的人员负责在工作过程中遵守创建、管理和建立电子档案的规定，并将电子档案、文件提交给机关档案。

6. 历史档案馆负责按照档案管理法律规定处理电子档案业务。

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提交公安、国防、外交及其他行业档案至历史档案馆的时间期限

||| 公安、国防、外交及其他行业的档案提交至历史档案馆的时间期限

条14. 档案保管期限规定公安、国防、外交部门档案

1. 公安、国防、外交部门具有永久保存价值的档案，应在相关工作结束后30年内移交给历史档案馆，但未解密或日常业务必需的档案除外。

2. 公安部、国防部、外交部负责在内务部同意后规定本部门档案的保管期限；统一组织选择已到移交期限的具有永久保存价值的档案，并按规定移交给有权的历史档案馆。

条15. 其他专业部门档案保管期限规定

1. 各行业领域具有永久保存价值的专业档案，应在相关工作结束后30年内移交给历史档案馆，但日常业务必需的档案除外。

2. 行业主管部门负责在内务部同意后规定专业档案的保管期限；组织选择已到移交期限的具有永久保存价值的档案，并按规定移交给有权的历史档案馆。

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某些特殊情况使用涉及个人的档案

条16. 涉及个人档案使用的特殊情况

根据本决定第16条规定的存放在历史档案馆中的涉及个人的档案，在个人去世后40年内不得广泛使用：

1. 使用涉及个人的档案影响国家和民族利益的情况。

2. 在未得到个人或其合法代表同意的情况下，使用捐赠或寄存于历史档案馆的个人档案。

条17. 使用涉及个人档案的许可权限

本决定第16条规定的档案在获得以下有权机关批准后方可限制使用：

1. 中央历史档案馆保管的档案由内务部部长决定。

2. 省级历史档案馆保管的档案由省人民政府主席决定。

3. 寄存于历史档案馆的个人档案还需得到个人或其合法代表的同意。

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许可、再许可、撤销

条18. 档案职业资格证书的颁发、重新颁发、撤销权限

1. 档案职业资格证书自颁发之日起有效期为五年，并在全国范围内有效。

2. 内务厅长负责颁发、重新颁发、撤销档案职业资格证书。

3. 内务部统一管理并发行档案职业资格证书的空白证书。

条19. 档案业务检查

1. 提出申请档案职业资格证书的个人必须通过内务部规定的档案业务检查。

2. 内务部具体规定档案业务检查的权限、内容以及档案业务检查结果证明书。

条 20. 申请档案职业资格证书的材料

1. 申请档案职业资格证书的申请书。

2. 档案业务技能考核结果证明书。

3. 工作单位出具的工作时间不少于五年的工作经历证明。确认人应对证明内容的真实性负责。

4. 经公证的相关专业毕业证书复印件，具体如下：

a) 对于档案保管、修复、消毒、去酸、防霉服务，需具有档案或化学、生物相关专业的毕业证书；

b) 对于档案整理服务，需具有文秘、档案相关专业的大学学历；如为其他专业，则需提供由有权机关颁发的文秘、档案培训证书；

c) 对于档案数字化服务，需具有档案或信息技术相关专业的毕业证书；如为档案专业，则需提供由有权机关颁发的信息技术培训证书；如为信息技术专业，则需提供由有权机关颁发的文秘、档案培训证书；

d) 对于档案研究、咨询、应用科学技术和转移技术服务，需具有档案相关专业的大学学历；如为其他专业，则需提供由有权机关颁发的文秘、档案培训证书。

5. 经户籍所在地乡（镇）人民政府、街道办事处确认的个人简历。

6. 两张2x3厘米近期照片（拍摄日期不超过六个月）。

条 21. 档案职业资格证书的办理程序

1. 申请档案职业资格证书的人应向其常住户口所在地的民政部门提交一份完整的申请材料。

2. 民政部门有责任按照规定审查申请材料并发放受理通知书。

3. 自收到申请材料之日起十五个工作日内，民政部门负责人对符合条件的申请人颁发档案职业资格证书。

4. 收取和使用档案职业资格证书费用按照财政部的规定执行。

条 22. 补发档案职业资格证书

1. 在以下情况下可以补发档案职业资格证书：

a) 职业资格证书有效期届满；

b) 增加职业范围；

c) 职业资格证书损坏或遗失。

2. 补发档案职业资格证书所需材料：

a) 向原发证机关提交补发档案职业资格证书的申请书；

b) 原档案职业资格证书（除证书遗失的情况外）；

c) 经公证的相关学历证书、培训证书及工作经历证明（对于增加职业范围的情况）。

3. 补发档案职业资格证书的时间与新申请相同。民政部门有责任审核并补发给符合条件的对象，并收回原证书（除证书遗失的情况外）。

4. 补发或增加职业范围的档案职业资格证书的内容和期限如下：

a) 对于损坏或遗失的情况，按原证书内容和期限记录；

b) 对于增加职业范围的情况，补充记录新的职业范围；

c) 对于有效期届满的情况，按新申请的情况记录。

条23. 收回档案职业资格证书

1. 除第三十七条第3款规定的收回档案职业资格证书的情形外，有下列情形之一的，应当收回档案职业资格证书：

a) 不按照档案职业资格证书记载的内容从事档案职业活动；

b) 擅自涂改、伪造档案职业资格证书；

c) 出借、出租或者允许他人使用档案职业资格证书；

d) 在申请档案职业资格证书时提供虚假信息；

e) 违反与档案职业活动相关的法律法规。

2. 省级人民政府民政部门负责颁发档案职业资格证书的机构有权收回档案职业资格证书。发现违反第三十七条第3款规定或本条第1款规定的情况时，发现地的省级人民政府民政部门应通知颁发档案职业资格证书的省级人民政府民政部门依法处理。

条24. 持有档案职业资格证书者的权利和义务

1. 根据法律规定，在全国范围内从事档案职业活动。

2. 按照所持有的档案职业资格证书范围从事档案职业活动。

3. 不得擅自涂改、伪造；不得出借、出租档案职业资格证书给他人。

4. 当有权机关要求时，出示档案职业资格证书并配合监督检查。

条25. 档案职业资格证书管理责任

1. 国务院民政部负责指导和监督档案职业资格证书的颁发和管理工作；在全国范围内统计和汇总档案职业资格证书的颁发情况。

2. 民政部门负责：

a) 对其管辖区域内的档案职业活动进行检查和审计；

b) 根据规定对违反者收回档案职业资格证书；依法处理或建议有权机关处理档案服务职业活动中的违法行为；

c) 每月在其官方网站上公布档案职业资格证书的颁发、重新颁发和收回情况；

d) 处理关于档案职业资格证书的颁发、使用和管理的投诉和举报；

e) 存档原始文件；在地方登记簿或数据库中记录档案职业资格证书的颁发、重新颁发和收回情况；

f) 定期或根据需要向国务院民政部报告档案职业资格证书的颁发、重新颁发和收回情况，以协助其管理档案事务。

条26. 处理违法行为

从事档案职业活动的个人违反档案法律法规的，将依法处理。

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实施条款

条27. 生效日期

本法令自2013年3月1日起生效。

条 28. 组织实施

国务院民政部部长负责解释和组织实施本法令。

第二十九条 执行责任

各部部长、相当于部长级别的各机构负责人、省（直辖市）人民政府主席以及与本法令有关的其他机关、组织和个人负责执行本法令。/。