通知第01/2019/TT-BNV号关于电子文件交换、存储和处理程序以及在机关和组织工作中处理事务时电子文件管理系统的基本功能的规定。

第一章

总则

第一条 调整范围

1.本通知规定以下内容：

a)电子文件交换、存储和处理程序，包括：来文电子文件管理、去文电子文件管理、建立并提交电子档案到机关档案库；

b)电子文件管理系统的基本功能。

2.本通知不涉及国家秘密内容的文件管理，依照法律规定执行。

第二条 适用对象

1.本通知适用于根据2014年《企业法》规定的国家机关和国有企业（以下简称机关或组织）。

2.鼓励不属于第1款规定的机关、组织和个人采用本通知的规定。

条3. 术语解释

在本通知中，下列术语定义如下：

电子文件管理系统是指具有管理机关、组织在处理事务过程中产生的电子档案功能的文档管理和行政系统（以下简称系统）。

机关、组织的数字签名是由与该机关、组织获得的数字证书相对应的私钥生成的，按照电子交易法律的规定。

权限人的数字签名是由与权限人获得的数字证书相对应的私钥生成的，按照电子交易法律的规定。

文档和档案的管理是指在整个文档和档案生命周期中对其所有影响进行控制，包括：创建、移交、处理、保存、归档、使用、销毁文档和档案。

文档和档案的元数据是描述文档和档案的内容、格式、背景、结构、构成要素；文档和档案与其他文档和档案之间的关系；文档上的数字签名信息；文档的形成、使用历史及其他特性，以服务于文档和档案的管理、检索和归档。

档案和文件的迁移是指将档案和文件及其元数据从一个系统转移到另一个系统的过程，确保其真实性、完整性、可信性和可利用性。

系统治理是指监督、维持系统的运行，保障安全和对系统操作过程的控制。

数据更新是指根据系统要求输入新信息、补充、修改和完善信息字段。

从纸质文档转换而来的电子文档是指通过完整准确地数字化纸质文档内容和格式，并由实施数字化的机关、组织加盖数字签名所形成的电子文档。

第二章

c) 如果机关或组织的系统不符合本法令附件六和相关法律法规的要求，则机关文员应根据本法令第十八条第五款的规定制作正式纸质文件存档在机关文员处和工作档案中。

第四条 文件接收管理的原则和要求

1.所有机关、组织收到的文件必须登记入系统。

2.每个收到的文件在机关、组织的文件接收管理系统中的编号必须唯一。

3.确认文件接收地址正确。

4.确定机关、组织接收文件的功能、任务和处理权限。

5.及时处理文件，符合规定的期限。

第五条 接收电子文件

1.按照《通迅部2017年第41号通知》（2017年12月19日发布）关于国家机关使用电子文件数字签名的规定进行数字签名验证。

2.已接收文件的通知

收到文件的机关、组织有责任立即通过电子方式通知发送机关、组织已收到文件。

条 6. 登记、数字化来文

1. 登记电子来文

a) 对于发送方或接收方尚未完全满足通过国家公文交换平台发送和接收电子公文的连接和互操作要求的情况，文书机构应检查并更新系统中的第4、5、6、7、8、9、10、12、13、14、15、16项信息（见本通知附件四）；

b) 各信息字段的结构和格式应符合《关于公文管理和办公业务系统连接的标识编码和数据包格式技术规范》（工业和信息化部令第10号，2016年4月1日发布）以及《关于在国家行政管理系统中电子公文收发的通知》（国务院令第28号，2018年7月12日发布）的规定；

c) 到达编号和到达时间应在系统中保存。

2. 将纸质来文数字化

a) 文书机构应按照本条款c项规定将纸质来文及其数字签名进行数字化；对于随附纸质公文的材料，其数字化依据由机关或组织规定的必须数字化的公文目录及管理要求和实际操作情况；

b) 数字化材料的标准：

- 文件格式为可移植文档格式（.pdf），版本1.4及以上；

- 彩色图像；

- 最低分辨率为200dpi；

- 数字化比例为100%。

c) 机关或组织在处理系统内数字化公文时使用的数字签名形式：

- 位置：位于文档首页右上角；

- 图像：数字化公文机关或组织的印章，红色，大小与实际印章相同，格式为网络图形（.png）；

- 信息：机关或组织名称、签署日期（年、月、日；时、分、秒；越南标准ISO 8601）。

条 7. 在系统内呈送、移交来文

1. 文书机构负责将来文呈送至机关或组织负责人或被授权分配和指导处理公文的人（以下简称有权人）。

2. 有权人对来文提出分配意见和指导处理，并在系统中更新附件四第17、18、19项信息。对于涉及多个单位和个人的来文，有权人必须明确主要责任单位或个人、配合单位或个人、处理期限和内容指导意见。

条 8. 在系统内处理来文

1. 收到来文后，被指定为主要责任单位或个人有责任组织处理。

2. 被指派处理公文的个人有责任根据机关或组织的档案目录确定来文的编号和标志，并在系统中更新附件四第2.3项信息。

3. 来文管理流程详细规定在本通知附件一中。

第三章

发出文件的管理

条 9. 出文管理的原则和要求

1. 所有机关或组织的出文都必须登记到系统中。

2. 每份出文在机关或组织的出文管理系统中具有唯一编号。

3. 确认出文已正确发送到具有职能和权限解决该问题的机关、组织或个人的地址。

4. 确保出文在网络环境中完整安全地传输。

5. 电子公文的格式和展示技术应遵循《关于实施<法规制定程序法>若干条款和措施的实施细则》（政府令第34号，2016年5月14日发布）和《关于行政公文格式和展示技术指南的通知》（民政部部长令第1号，2011年1月19日发布），但不包括本通知第十二条和第十三条规定的有权人和机关或组织的数字签名因素。

条 10. 起草、审查内容、格式和技术排版文本

1. 被指派起草文本的个人：

a) 起草文本；将草案输入系统；预计紧急程度（如有）；征求建议；采纳并完善草案，提交单位领导审阅；

b) 将附录V的通知中的第4、9、10、12、15、17项信息更新到系统中。

2. 主持起草文本的单位领导审阅并提出意见，对草案内容负责，并将其转交给被指派检查格式和技术排版的人员。

3. 负责检查格式和技术排版的人员提出意见并对检查内容负责，将草案转交机关文秘以便呈送有权签署发布文本的人员。

4. 机关文秘接收草案，再次检查格式和技术排版；如发现错误则报告相关责任人审阅处理；在提交有权签署发布文本的人员之前，将草案转换为.pdf格式（版本1.4及以上）。通过系统的功能，将文本编号；文本日期；发布文本的机关或组织名称；文本页数；接收文本的机关或组织识别码填入附录V的通知中的第5、7、8、11、14.1项信息。

5. 起草、检查格式和技术排版的流程详细规定在本通知的附录II中。

条 11. 发布和发行文本

1. 发布电子文本

a) 按照本通知第12条的规定，有权签署发布的人员在电子文本上进行数字签名，然后转交机关文秘办理发行手续。

b) 机关文秘：使用系统功能，在草案文本中填写编号、日期；打印并加盖机关或组织印章，留存一份并在文秘处保存规定数量的纸质副本供指定对象使用；按照本通知第13条的规定进行机关或组织的数字签名，并发行电子文本。

c) 机关文秘将附录V的通知中的第6、13、14.2、16项信息更新到系统中。

2. 从纸质文本发行数字化文本

如果机关或组织发布纸质文本，机关文秘应按照本通知第6条第2款b项的规定进行纸质文本的数字化，按照本通知第6条第2款c项的规定进行机关或组织的数字签名，并发行数字化文本。

3. 接收纸质文本的对象

a) 不具备技术基础设施条件以接收电子文本的机关、组织和个人；

b) 根据法律规定必须使用纸质文本来完成其他交易的机关、组织和个人。

4. 在系统中存储电子文本。

5. 签署发布、登记和发行文本的流程详细规定在本通知的附录III中。

条 12. 有权签署发布文本的人的数字签名形式

1. 位置：在纸质文本上有权签署发布人的签字位置。

2. 形式：纸质文本上的有权签署人签名图像，蓝色，格式为(.png)。

条 13. 电子签名的形式

1. 位置：覆盖在有权签字人签名左方约三分之一处；

2. 图像：发文机关或组织的印章，红色，实际尺寸大小，格式为(.png)；

3. 信息：机关或组织名称、签署时间（年、月、日；时、分、秒；越南标准时间ISO 8601）。

条 14. 设备和数字证书的管理和使用

1. 机关、组织在公文工作中管理和使用存储密钥设备和数字证书的行为应按照《关于国家机关电子公文使用数字签名的通知》（通令第41/2017/TT-BTTTT号，2017年12月19日发布）的规定执行。

2. 存储密钥设备和数字证书必须以书面形式交给机关档案管理人员，并直接使用。

3. 档案人员负责：

a) 在未获得有权签字人的书面许可前，不得将机关、组织的存储密钥设备和数字证书交给他人；

b) 必须亲自对机关、组织发布的文件进行数字签名；

c) 只能在获得有权签字人的数字签名并由机关、组织直接数字化后的文件上进行机关、组织的数字签名。

第四章 实施细则

电子档案的建立与归档

条 15. 建立电子档案的要求

1. 确保档案建立和管理的一般要求；

2. 确保档案中文件的真实有效性；

3. 在系统内确保安全。

条 16. 建立电子档案

1. 根据档案目录，被指派处理事务的个人确定发出文件、收到文件及有关材料的编号和标识，如指导意见、建议、报告和其他相关事项；更新到本通知附录IV表2.3和附录V表2.3的信息系统。如果产生不在已发布档案目录中的新档案，被指派处理事务的个人需在得到批准后，在信息系统中补充更新档案目录。

2. 被指派建立档案的个人负责更新本通知附录VI表1.3、2、3、4、5、6、7的信息系统。

3. 档案代码包括：

a) 制定档案目录的机关、组织的识别码

机关、组织的识别码规定在《关于国家机关电子公文使用数字签名的通知》（通令第10/2016/TT-BTTTT号，2016年4月1日发布）中，该通知发布了关于结构识别码和数据包格式的国家标准，以便连接各种管理系统。机关、组织的识别码在系统中默认设置。

b) 档案形成年份

c) 档案编号和标识

档案形成年份、编号和标识根据档案目录确定，档案代码各部分用点分隔。

示例1：000.06.16.G09.2010.01.TH是2010年国家行政档案局信息技术中心综合组的档案01。

其中：000.06.16.G09是国家行政档案局信息技术中心的识别码；2010是档案形成年份；01.TH是档案编号和标识。

4. 当工作完成后，被指派处理事务的个人负责审查档案中的所有文件，完成并结束档案，并更新本通知附录VI表8、11的信息系统。

5. 更新机关、组织建立档案的识别码、档案形成年份、档案总文件数、档案总页数到本通知附录VI表1.1、1.2、9、10的信息系统，通过系统的功能实现。

条17. 提交和管理机关档案电子文件

1. 机关档案中电子文件的提交、管理和过期无价值文件的销毁，按照政府于2013年1月3日发布的第01/2013/NĐ-CP号法令关于《档案法》若干条款的具体实施规定中的第二章的规定执行。

2. 根据机关文件目录被分配处理任务的个人，有责任将电子文件和其他格式的文件提交至机关档案。

3. 机关档案负责检查并接收文件，将文件纳入系统中的“电子档案”管理制度。

第五章

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条18. 系统建设原则

1. 确保机关、组织的电子公文和档案管理符合规定。

2. 确保网络信息安全符合现行法律规定。

3. 确保个人访问系统的权限。

4. 确保系统内文件和数据的真实性、可靠性。

条19. 系统设计的一般要求

1. 满足公文、档案和元数据管理的所有流程和技术要求。

2. 具备与其它系统集成、互联和信息共享的能力。

3. 具备文档和档案系统化、统计访问次数的功能。

4. 确保易于访问和使用。

5. 确保文件和资料的真实、可靠、完整性和可访问性。

6. 确保按保管期限保存档案。

7. 符合越南电子政务框架结构的要求。

8. 允许根据工业和信息化部2017年12月19日发布的第41/2017/TT-BTTTT号通知关于国家机关电子文件数字签名使用的相关规定进行数字签名和验证。

9. 如果当前使用的公文和行政管理系统未能完全满足电子档案管理业务需求，各机关和组织应根据本通知的规定升级和补充功能。

条20. 系统功能要求

1. 对于创建和跟踪公文

a) 允许附加文件；

b) 允许生成发文编号；

c) 允许为文件夹和文件编号生成代码；

d) 显示文件紧急程度；

e) 在有权人签署后自动为发出文件生成编号、日期，并按时间顺序为收到文件生成编号、日期；

f) 允许接收方自动通知发送方已收到文件；

g) 自动更新本通知附件IV的信息字段1、2.1、2.2、3、11、13、14，附件V的信息字段1、2.1、2.2、3、5、7、11、14.1，以及附件VI的信息字段1.1、1.2、9、10；

h) 当出现重复的发文编号时通知机关文书；

i) 允许统计、跟踪和督促处理收到的文件；

j) 允许有权人分发文件、跟踪和督促单位和个人按时处理文件；

k) 允许有权人访问、编辑和返回文件草案或资料；

l) 允许通知新文件的到达；

m) 允许机关和组织发送文件以了解接收机关或组织的接收情况。

2. 对于连接和互连

a) 确保与历史档案管理电子文件系统之间的连接和互连；

b) 具备在确保信息安全的情况下在移动设备上运行的能力；

c) 具备与其他正在使用的专用系统连接、互连和集成的能力。

3. 对于信息安全

a) 对每个文件和档案设置访问权限；

b) 在未得到有权人的确认前，对系统中每个文件和档案的访问权限更改进行警告。

4. 对于文件和档案的保管和存储

a) 存储文件及其处理过程的信息，包括：有权人的指导意见和分发文件；由指定起草人员编制的文件草案；相关个人和单位的意见；领导的指导意见；主要起草单位领导对内容的批准和承担责任；有权人对文件形式和展示技术的批准和承担责任；文件的历史访问记录；其他影响文件的因素；

b) 将具有相同文件编号的文件和资料链接在一起形成文件夹；

c) 在机关档案通报文件提交清单后的30天内自动通知即将到期的文件；

d) 确保向机关档案提交文件；

e) 确保将文件移交给历史档案管理电子文件系统；

f) 允许一个文件或资料关联多个文件夹而无需复制；

g) 确保文件和档案的完整性、可靠性和不可更改性；

h) 确保按保管期限访问和使用文件和档案；

i) 确保在技术变化时迁移文件、资料和元数据并改变文件格式；

j) 具备定期和突发备份及恢复数据的能力。

5. 对于无价值的文件

a) 在文件保管期限到期前30天自动通知；

b) 允许重新评估保管期限到期的通知文件的价值，确定新的保管期限或销毁无价值文件；

c) 在执行销毁无价值文件命令时：系统要求输入销毁理由；通知那些与尚未到期的文件夹关联的预计要销毁的文件（如果有），允许保留与尚未到期的文件夹相关的文件；再次确认销毁命令；在确认后销毁文件；

d) 存储文件销毁过程的元数据。

đ）通知有关其他格式文件的信息，这些文件属于被销毁的档案。

6. 对于统计、搜索和使用文本及档案

a）允许统计档案、文本和文件的数量；每个档案、文本和文件的访问次数；

b）根据管理人员的要求，允许统计系统访问次数；

c）授予并控制电子存储档案及其数据描述的访问权限；

d）允许根据文本和档案的所有输入字段信息以及文本和文件的内容进行搜索；

đ）允许在搜索结果中选择显示文本和档案的信息字段；

e）允许保存和重复使用搜索请求；

g）允许显示搜索结果排序；

h）允许将搜索结果导出为常见的文本文件格式：(.doc)，(.docx)，(.pdf)；

i）允许下载或打印文本、文件和数据描述；

k）允许在从系统打印出来的文本、文件和数据描述中标记；

l）记录文本、文件的访问和使用历史；

7. 对于管理数据描述

a）按照保管期限保存与特定文本或档案相关的所有数据描述要素；

b）当用户有权限时，显示文本或档案的全部数据描述；

c）允许补充输入文本或档案的数据描述；

d）保存文本、档案和系统的安全控制过程中的数据描述；

đ）保存并固定文本或档案与其所有相关数据描述要素之间的链接；

第二十一條 系统管理要求

1. 系统允许被分配管理系统任务的人执行以下职责：

a）根据不同信息级别创建文档和档案组；

b）根据机构或组织的规定向用户分配权限；

c）根据机构或组织的规定访问档案及其数据描述；

d）当机构或组织规定发生变化时更改档案和文本的访问权限；

đ）当个人职务变动时更改个人账户的访问权限；

e）在系统故障情况下恢复信息和数据描述，并报告恢复结果；

g）应有权人的要求锁定或冻结集合（文本、档案、文档组），以防止移动、删除或修改；

2. 提供系统冲突警告。

3. 建立连接通信。

第二十二条 系统输出信息

本通知附件七规定的系统输出信息表包括：

1. 文本到达登记簿。

2. 处理文本情况报告。

3. 文本发送登记簿。

4. 发送文本情况报告。

5. 档案内文本目录。

6. 档案目录。

第六章

实施条款

第23条 效力实施

本通知自2019年3月10日起生效。

条 24. 组织实施

1. 部长、相当于部长的机关首长、政府直属机关首长、省或直辖市人民政府主席及相关机关、组织负责实施本通知。

2. 在执行过程中如遇困难，请各机关、组织和个人向民政部反映，以便研究、修订和完善。

附录一

文本到达管理流程图
（附随本通知第01/2019/TT-BNV号2019年1月24日民政部部长的通知）

 

附录二

文本起草、形式和技术检查流程图
（附随本通知第01/2019/TT-BNV号2019年1月24日民政部部长的通知）

 

9. 带图像记录功能的速度测量设备。

文本签发、登记、发布流程图
（附随本通知第01/2019/TT-BNV号2019年1月24日民政部部长的通知）

 

附录IV

文本管理输入信息*
（附随本通知第01/2019/TT-BNV号2019年1月24日民政部部长的通知）

 

附件五

OrganId
（附随本通知第01/2019/TT-BNV号2019年1月24日民政部部长的通知）

 

附件六

档案标题
（附随本通知第01/2019/TT-BNV号2019年1月24日民政部部长的通知）

 

执行单位

到达日期
（附随本通知第01/2019/TT-BNV号2019年1月24日民政部部长的通知）

到达编号

总文本数：

已处理文本数：

未处理文本数：

文本类型、编号、符号、日期、月份、年份和作者

收件单位/人员

签署人

发行数量

5. 档案内文本目录

未处理文本数：

文件时间

6. 文件目录