通知第01/2020/TT-BTP号详细规定并指导实施政府2015年2月16日第23/2015/NĐ-CP号法令关于从原件复制副本、证明副本的真实性、证明签名和证明合同交易的一些条款的执行。

通知

关于细则和实施社会保险法中有关自愿社会保险若干条款的规定政府令第23/2015/NĐ-CP号，二零一五年二月十六日关于从原件复制副本、对从正本复制的副本进行公证、公证签名和公证合同交易

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根据2017年8月16日国务院令第96号《司法部职能、任务、权限和组织结构规定》；

根据政府令第23/2015/NĐ-CP号，二零一五年二月十六日关于从原件复制副本、对从正本复制的副本进行公证、公证签名和公证合同交易；

根据户政局局长的建议；

司法部部长发布此通知，详细规定并指导实施政府令第23/2015/NĐ-CP号，二零一五年二月十六日关于从原件复制副本、对从正本复制的副本进行公证、公证签名和公证合同交易。

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知详细规定并指导实施有关从正本复制副本的公证；公证签名；批准翻译合作人员名单；公证合同交易以及海岛县的公证权限。

第二条 解决公证请求

一、对于在下午三点以后接受的公证事项，如果公证机关无法当天完成并出具结果或者必须根据政府令第23/2015/NĐ-CP号，二零一五年二月十六日关于从原件复制副本、对从正本复制的副本进行公证、公证签名和公证合同交易的规定延长处理时间（以下称为政府令第23/2015/NĐ-CP），则受理申请的人员必须提供预约单，明确注明结果交付的时间（小时、日期）给申请人。

二、在受理和处理公证请求时，受理申请的人员和执行公证的人员不得增加额外程序，不得造成不便，也不得要求提交与政府令第23/2015/NĐ-CP和本通知规定不符的额外文件。

第三条 制定和使用公证声明样本

本通知附带制定并使用在单一窗口机制下，由接件和发件部门使用的公证签名、公证合同交易的声明样本；以及涉及两人或以上共同继承遗产或拒绝继承遗产的声明样本。

第四条 公证书编号方式

一、根据政府令第23/2015/NĐ-CP号第二十条第三款b项的规定，从正本复制副本的公证书编号是按照每种被公证文件分别编号；不按申请人顺序编号。

例如：A先生要求复制其本人姓名为“阮文A”的身份证、其配偶姓名为“阮氏B”的身份证及以“阮文A”为户主的家庭户口簿的副本。当编号时，“阮文A”的身份证副本单独编号，“阮氏B”的身份证副本单独编号，家庭户口簿副本也单独编号。因此，公证机关将分别为这三种文件分配三个不同的公证书编号。

二、文件上的签名公证和翻译人员签名公证的编号是按照需要公证签名的每种文件分别编号；不按申请人顺序编号。

例如1：陈文H先生要求对其个人简历表和领取退休金授权书上的签名进行公证，则应分别编号。一份用于个人简历表上的签名公证，另一份用于领取退休金授权书上的签名公证。例如2：黎氏B女士要求对其翻译的护照、会议邀请函和合同的签名进行公证（根据已向司法所登记的翻译人员签名样本）。每种翻译文件单独编号。在这种情况下，司法所将为这三项事务分别分配三个不同的公证书编号，不能将三项事务合并为一个公证书编号。

三、合同公证编号是按照每项事务分别编号；不按申请人顺序或合同份数编号。

例如：李文H先生和阮氏M女士要求对土地使用权转让合同和租赁店铺合同进行公证。在这种情况下，必须分别为土地使用权转让合同和租赁店铺合同各分配一个公证书编号。

条5. 办理签名证明和翻译人员签名证明时的文件保管

1. 根据第14条第2款第23/2015/NĐ-CP号法令的规定，在对文件、文本进行签名证明以及对翻译人员的签名进行证明后，实施证明的机关或组织有责任保存一份已证明的文件或文本原件或其复印件。

2. 实施证明的机关或组织有责任自行复制已证明的文件或文本以备存档。

条6. 关于某些由外国主管机关颁发的文件的领事认证要求

由外国主管机关颁发给个人的护照、身份证、居住证、居留证、驾驶执照、毕业证书、资格证书及其附带的成绩单，在从原件办理副本证明时无需进行领事认证。对于这些文件的翻译件上翻译人员签名的证明也无需进行领事认证。

条7. 不符合法律规定办理证明的文件、文本的法律效力

1. 不符合第23/2015/NĐ-CP号法令和本通知规定办理副本证明或签名证明的文件、文本没有法律效力。

2. 县级人民政府主席负责作出决定取消由司法科办理证明的文件、文本的法律效力。乡级人民政府主席负责作出决定取消由自己机关办理证明的文件、文本的法律效力。在作出取消证明文件、文本的决定后，县级人民政府主席和乡级人民政府主席有责任将有关无法律效力的已证明文件、文本的信息发布到省级人民政府门户网站上。

3. 外交代表机构、领事代表机构和其他被授权执行越南在国外的领事职能的机关负责人负责作出决定取消由自己机关办理证明的文件、文本的法律效力，并将有关无法律效力的已证明文件、文本的信息发布在其官方网站上。

4. 取消法律效力的决定和信息发布的实施应在发现文件、文本不符合法律规定办理证明后立即进行。

条8. 在单一窗口或联合单一窗口接收申请材料的责任

在按照单一窗口或联合单一窗口机制接收和处理签名证明、合同证明、交易证明的申请材料时，接收人（司法科公务员、乡级人民政府司法与户籍公务员）有责任仔细检查申请材料，确认申请人签名的真实性。接收人必须确保申请人清醒、能够理解和控制自己的行为；合同、交易各方具有民事行为能力，自愿签订合同、交易。

条9. 申请人责任

1. 当申请人要求将副本与原件核对证明时，必须出示原件进行核对，并对其使用的原件的真实性负责。原件的内容和形式必须符合国家机关发布的或确认的规定。

2. 对于已经按照第23/2015/NĐ-CP号法令和本通知规定进行了证明的合同、交易，在执行过程中如果发生争议、纠纷、申诉，则申请人必须承担全部责任。

第二章

副本与原件核对证明

条10. 副本与原件

需要证明的副本必须包含原件所有有信息页。例如：户口簿副本证明需拍摄封面及记录家庭成员信息的所有页面；护照副本证明需拍摄封面及记录信息的所有页面。

条11. 证明副本与原件的责任

1. 对于申请人提交证明副本的情况，证明人（对于证明人接收申请材料的情况）以及在单一窗口或联合窗口接收申请材料的人，有责任检查和核对副本与原件，并确保只有在核对无误后才进行证明。

2. 如果发现原件属于第23/2015/NĐ-CP号法令第二十二条规定的任何一种情况，则证明机构拒绝接受申请材料。如果申请人使用被涂改、添加、篡改内容、伪造文件或副本内容与原件不符的原件，则接收和处理申请材料的人应制作违规记录，保留申请材料并建议有权机关依法处理。

第三章

文件、文本上签名的证明

条12. 外文文件、文本上的签名证明

在证明外文文件、文本上的签名时，如果接收申请材料的人或证明人不理解文件、文本的内容，则应要求申请人附上翻译成中文的文件、文本。翻译成中文的版本无需公证或证明翻译人的签名，但申请人必须对其准确性负责。

条13. 文件、文本上签名证明的方式

1. 证明词应当立即写在被证明签名下方或紧接其后的文件、文本页面上。如果证明词写在签名所在页面之后的页面上，则必须在证明签名的文件、文本和证明词所在的页面之间加盖骑缝章。

2. 如果文件、文本上有多个签名，则必须证明所有已签名人在文件、文本上的签名。

条14. 按照第23/2015/NĐ-CP号法令第二十四条第四款规定授权书上的签名证明

1. 根据第23/2015/NĐ-CP号法令第二十四条第四款d项规定，授权事项如无报酬、被授权方无赔偿义务且不涉及财产所有权或不动产权利转让的情况下，可以采取授权书签名证明的形式实施。

2. 符合本条第一款规定，授权书签名证明适用于以下情形：

a) 授权代为提交、领取文件、证件，除非法律规定不得授权；

b) 授权代领养老金、邮件、补助金、补贴；

c) 授权委托看管房屋；

d) 家庭成员授权在政策性银行贷款。

3. 对于不属于本条第二款规定情形的授权，则不得要求对授权书上的签名进行证明；申请人必须按照合同、交易证明的规定办理相关手续。

条15. 个人简历申报表的签名认证

1. 根据第23/2015/NĐ-CP号法令第三节关于签名认证的规定，个人简历申报表上的签名认证适用上述规定。认证人不得在个人简历申报表上做任何批注，仅按照第23/2015/NĐ-CP号法令规定的格式记录认证声明。如果专业法律规定了在个人简历申报表上做批注，则应遵循该专业法律。

2. 要求认证的人对其个人简历申报表中的所有内容负责。对于没有填写内容的部分，在要求认证前必须划叉。

第四章 实施细则

签名认证翻译人员

条16. 翻译人员标准和通用语言

1. 根据第23/2015/NĐ-CP号法令第二十七条第二款的规定，翻译人员必须具备外语本科及以上学位或相关专业的本科及以上学位，并且该学位是用需要翻译的语言学习获得的。如果持有相关专业的本科及以上学位但该学位是用需要翻译的语言以外的语言学习获得的，则翻译人员需提供成绩单或其他证明其语言能力的文件。例如：先生阮文A在中国获得了国际法硕士学位，课程为中文授课，因此他有资格翻译中文。先生阮文B在日本获得了经济学学士学位，但课程为英文授课，因此他有资格翻译英文。

2. 通用语言是指在越南广泛使用的文件和文本中体现的语言，许多越南人都能将其翻译成中文或反之。例如：英语、法语、德语、俄语、汉语、韩语、日语、西班牙语。非通用语言是指在越南使用的文件和文本中很少出现的语言，很少有人能够将其翻译成中文或反之。例如：蒙古语、印度语等。

条17. 非司法办公室合作翻译人员的签名认证

1. 对于不具备外语本科学历且未达到第23/2015/NĐ-CP号法令第二十七条第二款规定条件的非通用语言翻译人员，在申请签名认证时，必须提交一份关于熟练掌握该语言并对其翻译内容负责的承诺书。

2. 司法办公室只对非司法办公室合作翻译人员自行翻译的文件和文本进行签名认证。如果翻译他人文件和文本，包括家庭成员、朋友或同事，或者根据与个人或组织达成的协议收取报酬的翻译工作，则必须由司法办公室的合作翻译人员完成。

条18. 翻译合作人员名单的批准

1. 对于申请成为非通用语言翻译合作人员但不符合第23/2015/NĐ-CP号法令第二十七条第二款规定的人员，可以提交其他替代文件（如有）和关于熟练掌握非通用语言的承诺书。

2. 司法办公室建立翻译合作人员名单，并向司法局提出批准申请，附上每位人员的姓名、出生日期、出生地、身份证或居民身份证或护照号码、居住地以及证明语言水平的文件或关于熟练掌握非通用语言的承诺书。

3. 司法局收到司法办公室的申请后，应在五个工作日内审查翻译合作人员名单。如果申请人符合第23/2015/NĐ-CP号法令第二十七条规定的条件，则司法局将作出批准翻译合作人员名单的决定；如果申请人不符合条件，则司法局将拒绝批准并书面通知司法办公室。

4. 每年，司法办公室有责任重新审查翻译合作人员名单。如果合作人员不再符合条件或在过去一年以上未在该司法办公室从事翻译工作且无正当理由，则司法办公室应向司法局提出书面申请，要求将该人员从翻译合作人员名单中删除。

条19. 再登记样本签名

翻译合作人在与司法办公室签订合同时，必须按照第29条第23/2015/NĐ-CP号法令的规定登记样本签名。如需更改签名，则合作人须提交再登记样本签名的书面申请，并在该申请书上签署三（3）个样本签名。签署三个样本签名须在司法室主任面前进行。

第五章

合同、交易认证

条20. 在单一窗口机制下，在接收和发放结果部门对合同、交易进行认证

1. 当申请人直接向单一窗口机制下的接收和发放结果部门提交合同、交易认证申请时，各方必须当面签署合同、交易。如果合同、交易缔结方是已在认证机构注册了样本签名的信贷组织或企业的代表，则可以预先在合同、交易上签字。接收人员有责任将合同、交易中的签名与样本签名进行核对。若发现合同、交易中的签名与样本签名不符，则要求其当面签署。接收人员应对各方已当面签署负责。

2. 接收人员有责任检查文件和材料。如符合第36条第2款和第3款第23/2015/NĐ-CP号法令的规定，则应在合同、交易的每一页上签署，以便有权认证合同、交易的人员按规定进行认证。

条21. 认证合同、交易机构的责任

1. 认证机构有责任宣传普及，使申请人充分认识到合同、交易内容及其认证的法律后果。

2. 如认证机构发现合同、交易对象为非法财产或正涉及争议，或者已被其他合同、交易所涉及，则认证机构应制作违规记录，保留相关文件并提请有权机关依法处理。

条22. 合同、交易认证中的翻译人员和见证人

1. 如果申请人不熟悉越南语，则必须有翻译人员。翻译人员必须是具有完全民事行为能力的人，通晓越南语及申请人使用的语言。翻译人员由申请人聘请或由认证机构指定。翻译费用由申请人支付。

2. 见证人按第36条第3款第23/2015/NĐ-CP号法令规定由申请人安排。如申请人无法安排，则可请求认证机构指定见证人。见证人须出示有效身份证明供认证人员核查，并在合同、交易的每一页上签署。

条23. 证明修改、补充、撤销合同和交易的程序

1. 当根据第23/2015/NĐ-CP号法令第38条的规定要求修改、补充、撤销合同和交易时，申请人必须出示有效的身份证明供证明人检查，并提交一份包括以下文件的申请材料：

a) 已经被证明的合同或交易；

b) 修改、补充、撤销已经证明的合同或交易的合同草案或交易草案。

2. 如果修改、补充、撤销合同或交易的内容涉及需要登记所有权或使用权的财产，则申请人必须提交证明所有权或使用权的文件副本或法律规定可以替代的文件，并出示原件进行核对；除非立遗嘱人在面临生命威胁的情况下。

3. 修改、补充、撤销合同或交易的证明程序应按照第23/2015/NĐ-CP号法令第36条第2、3、4和5款以及本条第1、2款的规定执行。

第六章

实施条款

条24. 在海岛县的证明权限

对于没有乡级人民政府的海岛县，司法所应根据第23/2015/NĐ-CP号法令第5条第1款和第5条第2款的规定实施证明。

第二十五条 生效日期

1. 本通知自2020年4月20日起生效。

2. 本通知取代2015年12月29日由司法部长发布的第20/2015/TT-BTP号通知，该通知详细规定并指导执行2015年2月16日政府第23/2015/NĐ-CP号法令关于从原始簿册复制副本、证明从原件复制副本、证明签名和证明合同及交易的部分条款。