通知 2025 年第 1 号关于档案法中由外交部管理的部分具体规定的实施细则

通知

详细规定 有关档案法中属于外交部管理范围的若干条款外交部管理范围内

根据 2024年6月21日第33/2024/QH15号《档案法》；

根据2018年11月15日第29/2018/QH14号《国家秘密保护法》；

第一条 废除全部规范性法律文件 二零二五年二月二十四日政府关于外交部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据办公厅主任的建议；

外交部部长发布关于详细规定档案法中属于外交部管理范围的若干条款的通知

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知详细规定档案法第十五条第五款、第二十四条第四款、第三十六条第五款和第五十九条第三款的内容，包括以下内容：

一、关于外交部管理范围内的档案。

二、外交部门档案的保管期限。

三、将档案从外交部档案馆带出在国内外使用。

四、外交部档案的收集、保管、使用和销毁原则。

第二条 适用对象

一、外交部管辖范围内的个人和单位：包括根据政府规定的外交部职能、任务、权限和组织结构的决定中的单位；由总理决定成立的外交部所属事业单位；党委办公室—群团组织；以及驻外越南社会主义共和国代表机构（以下简称代表机构）。

二、根据本法令规定的享受签证、临时居留证优惠及常住登记待遇的管理人员、高级管理人员、专家、高级技术人员的标准，按照二〇二五年八月七日第219/2025/NĐ-CP号政府令第三条的规定执行，具体如下：

条3. 术语解释

在本通知中，下列术语定义如下：

一、外交部档案馆（以下简称档案馆）是外交部办公厅，负责协助部长执行外交部管理范围内的档案管理工作，并组织实施本通知和相关法律法规规定的档案业务活动。

二、将档案带出档案馆是指将保存在档案馆库房的档案带出档案馆在国内和国外使用的行为。

三、档案馆库房是保存、保管、组织使用和发挥档案价值并实施本通知和相关法律法规规定的档案业务活动的地方。

第二章

关于外交部管理范围内的 档案规定

第四条 收集档案入外交部档案馆

一、提交外交部档案馆的档案必须符合档案法及相关法律法规的要求，确保完整、安全、保密、连续性和系统性。

二、向外交部档案馆提交的来源包括：

（一）国内隶属于外交部管辖的单位。

（二）代表机构。

三、提交外交部档案馆的档案材料组成：

（一）对于国内单位：

单位在其运营过程中形成的全部具有保存价值的档案材料，不考虑形成时间、保管地点、记录技术和信息载体。

（二）对于代表机构：

（i）财务、建设投资、办公场所、会计档案提交给财务管理总局，按照相关法律法规的规定。财务管理总局具体指导提交这些档案。

（ii）领事档案提交给领事局，按照相关法律法规的规定。领事局具体指导提交这些档案。

（iii）涉及对外关系、国家安全、国防、边界领土、国家主权、民族宗教、人权的重要来往公文及其副本或合法复印件，直接提交给外交部档案馆。

（iv）党务工作档案按照党的主管机关规定执行，并提交给外交部党委办公室。

（v）密码电报的管理和收集按照机要专业规定执行。

（vi）年度工作报告、重要事件报告、重要会面记录提交给负责区域/代表机构的单位。

四、提交档案到外交部档案馆的时间按照档案法第十七条第二款和第三款的规定执行。

五、在本条第二款所列提交源有终止活动、解散或重组的情况下，档案收集工作如下进行：

（一）所有档案必须被收集、分类、确定价值，并按单位档案系列统计，确保档案系列不分散的原则。

（二）已完成工作的档案应提交给外交部档案馆。未完成工作的档案应移交给承担已终止活动、解散或重组单位任务的单位。

条5. 统计和保管档案资料

1. 外交部管辖的各单位每年定期统计案卷目录、档案资料，报送外交部档案：

a) 报告统计期从报告年度的1月1日至该年度的12月31日。

b) 报告期限为报告年度次年的2月15日前。

c) 实施统计报告必须遵守统计、档案管理和国家机密保护的法律规定。

2. 外交部档案每年定期实施外交部档案工作统计报告，于次年2月28日前报送人事干部局，以便在次年3月15日前汇总内务部报告。

3. 每年，外交部档案汇总第1款所述的案卷目录、档案资料，编制外交部永久档案（不包括含有国家机密的档案）目录，以报告内务部。

4. 外交部档案资料必须按照本条第1款和第3款以及《档案法》第20条第1款和第3款的规定安全保管。

5. 对于具有特别价值的档案资料和外交部可能损坏的永久档案，需按照《档案法》第22条关于备份存储的规定进行备份存储。

6. 外交部档案数据库必须确保信息安全，根据网络安全、数据、档案管理及国家机密保护等相关法律规定和外交部的相关规定保障信息保密。

条6. 使用和发挥档案资料的价值

1. 档案资料使用形式包括：为读者提供档案资料服务和复制档案资料。

2. 接触和使用外交部档案资料的机关、组织和个人的责任：

a) 遵守《档案法》第26条第2款的规定。

b) 根据有权批准的目的使用档案资料中的信息。

c) 不得将外交部档案资料用于损害国家利益、民族利益、党与国家的利益、对外关系、公共利益、外交部及其机构、组织和个人合法权利和利益的活动。

d) 保持和保护档案资料，不得损坏或丢失档案资料。

3. 含有国家机密的档案资料使用须依照国家机密保护法律规定和外交部关于保密工作的规定执行。

4. 外交部有条件接触的档案资料：

a) 是外交部的档案资料，其内容如果使用可能会对国家利益、民族利益、党、国家、国防、安全、国际关系以及外交部及其机构、组织和个人的合法权利和利益造成不利影响。

b) 办公室主任负责编制外交部有条件接触的档案资料目录，并建议部长批准外交部有条件接触的档案资料目录。

5. 办公室主任向部长建议决定个人、单位、国内和国外机构组织使用外交部档案资料和有条件接触的档案资料的审批权限。

6. 外交部档案资料必须有效利用，发挥档案资料的价值。外交部档案资料价值发挥的形式和内容按照《档案法》第41、42、43、44、45和46条的规定执行。

条7. 销毁无价值档案资料

1. 外交部纸质档案资料的销毁按照档案法第16条第1款、第2款和第3款b项的规定执行，并遵照公安部的指导。

2. 档案资料的电子销毁按照档案法第36条第4款的规定执行，并遵照公安部的指导以及本通知第17条的规定。

3. 外交部国家机密档案资料的销毁按照保护国家机密的法律规定和外交部关于保密工作的规定执行。

4. 部办公厅主任负责建议部长决定外交部无价值档案资料的销毁权限。

条8. 管理和实施档案工作的责任

1. 部办公厅主任负责建议部长管理外交部范围内的国家档案工作，包括：

a) 制定、发布并指导实施外交部范围内的档案工作规范性文件。

b) 组织宣传，提高对档案保护、保存和利用价值的认识。

c) 选择为外交部档案资料提供服务的组织和个人。

d) 监督检查档案制度和规定的执行情况，以及向外交部档案部门提交档案资料；汇总统计外交部档案情况并报告。

e) 建设专业档案库和备用档案库，并负责管理档案资料和档案数据库。

f) 对档案工作中的奖励和惩罚。

g) 与国内外机构、组织和个人在档案方面进行合作。

2. 干部人事司司长负责建议部长招聘、安排、调动、培训和提升从事外交部档案工作的公务员、职员和员工。

3. 密码与信息技术局局长与办公厅合作，建议部长建设技术基础设施，将技术应用于档案工作和档案数字化；建立和更新档案数据库，并根据规定制定数据连接和共享方案；根据档案法、保护国家机密法及相关法律规定，建设和运营外交部电子档案系统。

4. 行政财务司司长负责建议部长编制预算需求并合理分配国家财政资金，确保外交部档案工作符合制度、标准和国家及外交部的相关规定。

5. 外交部管辖单位的主要负责人负责在其单位内组织实施档案工作和管理现行档案资料；督促和检查单位内的公务员、职员和员工遵守法律规定和外交部关于档案工作的规定；对外交部部长负责其单位的档案工作。

6. 公务员、职员、员工有责任建立工作文件，确定文件和资料的具体保管期限；按照本通知和其他相关规定的时限要求，向外交部档案部门提交文件和资料。

第三章

 外交部门档案资料保管期限

条 9. 档案和文件的保存期限

外交部档案和文件的保存期限按照本通知附件1的规定执行。

条 10. 适用档案和文件的保存期限

1. 档案和文件的保存期限用于确定外交部及其相关机构、组织与外交活动有关的档案和文件的保存期限。

2. 档案和文件的保存期限不得低于本通知附件1规定的保存期限。

3. 对于形成于外交部管辖单位和其他机构、未在本通知中规定的情况下的档案和文件，各单位、机构应根据本通知中的相应类别档案和文件以及相关专门法律的规定来确定保存期限。

第四章

将档案带出外交部档案部门在国内和国外使用

条 11. 决定将档案带出外交部档案部门在国内和国外使用的权限

1. 对于包含国家秘密的档案：

a) 外交部部长或被授权的副部长有权决定将包含国家秘密的档案带出外交部档案部门在国外使用。

b) 外交部部长或被授权的副部长；外交部办公厅主任或被授权的副主任有权决定将档案带出外交部档案部门在国内使用。

2. 对于不包含国家秘密的档案：

根据第11条第1款b项的规定，有权限的人决定将档案带出外交部档案部门在国内和国外使用。

3. 尚未提交给外交部档案部门的档案，由国内单位和驻外机构管理：

a) 对于包含国家秘密的档案和外交部有条件接触的档案目录，单位和驻外机构需与外交部办公厅书面交换意见，并报告外交部领导作出决定。

b) 对于不包含国家秘密的档案，单位负责人和驻外机构负责人根据其权限决定允许将档案带离单位或驻外机构使用。

条 12. 将档案带出外交部档案部门在国内和国外使用时的责任

1. 将包含国家秘密信息的载体带出外交部档案部门为国外工作服务，必须得到第11条规定a项的有权人批准并报告工作组组长。

2. 只有经过有权机关书面批准才能将档案带出外交部档案部门。只有按规定指定的任务和有权的人才能将档案带出外交部档案部门在国内和国外使用。

3. 在使用期间，如果发现档案泄露（对于包含国家秘密的档案）或丢失，必须立即向工作组组长、单位负责人和外交部档案部门报告以便采取措施处理和弥补损失。

4. 在使用过程中妥善保管档案，防止遗失、损坏、非法复制和泄露信息；按已获批准的目的使用档案。未经许可不得擅自转移档案或从档案中获取的信息给第三方。

5. 遵守法律规定和本通知关于将档案带出外交部档案部门的规定。遵守保护国家秘密的法律规定和其他相关规定。

6. 如发现档案使用过程中的异常情况或违规行为，应及时向外交部档案部门报告。

条13. 携带档案资料出部档案室在国内外使用的程序和手续

1. 携带档案资料出部档案室使用的请求：

a) 需要携带档案资料出部档案室的个人或单位应以书面形式向部档案室提交申请，包括以下内容：姓名、职务、工作单位；档案资料类型名称、摘要内容、密级；使用目的；工作时间和地点以及保密措施；使用期限。

b) 当有权人作出决定时，部档案室将以书面形式通知个人或单位。

c) 个人或单位在携带档案资料出部档案室时需遵守保密规定，完成并提交承诺书 （见附件二）。

2. 审批携带档案资料出部档案室使用：

a) 部档案室检查以下内容：密级程度；有条件接触档案资料的程度；使用档案资料的目的，以呈报有权人在本通知第11条中规定的决定。

b) 有权人审查并批准。

3. 借阅、归还档案资料：

a) 个人或单位借阅档案资料出部档案室需要携带身份证明和个人介绍信；完成借阅档案资料登记表 （见附件三） 并签署含有国家秘密档案资料的借阅、归还登记簿 （见附件五） 或不含有国家秘密档案资料的借阅、归还登记簿 （见附件六）.

b) 个人或组织单位有责任在使用后按已登记的时间完整归还档案资料。如需延长使用时间，必须提交书面申请并获得有权人的同意。

c) 部档案室检查档案资料状况并办理归还库房的手续；完成归还档案资料登记表 （见附件四） 并签署含有国家秘密档案资料的借阅、归还登记簿 （见附件五） 或不含有国家秘密档案资料的借阅、归还登记簿 （见附件六）.

d) 对于存储在数据库并在计算机上管理（采取政府机要局安全措施）的含有国家秘密的档案资料，在使用或携带时必须打印成纸质，并按照纸质档案资料的程序和手续执行。

4. 运输、交接、保管档案资料：

含有国家秘密的档案资料从存放地取出，必须使用确保安全的交通工具和设备，按照保护国家秘密的相关法律规定进行存放、运输。

第五章

 收缴、保管、使用、销毁外交部数字档案

条14. 收缴外交部数字档案

1. 收缴外交部数字档案的工作按照内务部关于数字档案业务操作的指导进行。

2. 在线收缴：

外交部档案室接收数字档案可以通过在线方式实现，前提是外交部档案室与受其管辖的单位使用同一系统或者不同系统但有连接解决方案，确保数据传输过程中的信息安全。

3. 现场收缴：

外交部档案室接收数字档案可以通过现场方式实现，前提是外交部档案室与受其管辖的单位使用不同的系统且没有连接解决方案，无法保证数据传输过程中的信息安全。

4. 单位在注册提交前获得访问系统的账户，最迟应在档案到期提交前一个月通过提供的账户在系统中完成注册提交。

5. 外交部档案室与提交单位合作审核提交档案目录、提交时间和数据结构。

6. 对于含有国家秘密的外交部数字档案，其保存、收缴必须严格按照保护国家秘密的法律法规及相关法律法规执行。

条 15. 外交部电子档案的保管

1. 外交部电子档案的保管按照内务部关于电子档案业务管理的指导进行。

2. 外交部电子档案必须安全保管，确保长期真实性、内容完整性、可访问性、管理和检索能力，并适应技术变化进行适当转换，符合信息安全和网络安全法律法规的要求。

3. 电子档案应定期检查和备份，以确保安全、完整性和数据库的可访问性及更新；分类存储方便但不得改变档案内容。

4. 保存电子档案的介质须按照法律规定在适当的存储环境中保管。

条 16. 外交部电子档案的使用

1. 外交部电子档案的使用按照内务部关于电子档案业务管理的指导进行。

2. 电子档案可通过以下形式使用：阅读、提供副本、从电子档案和外交部电子档案数据库中提取信息。

3. 电子档案可以生成数字或纸质格式的副本供用户使用。

4. 用户只有在登录系统后才能使用电子档案。账户信息包括：姓名、公务员/职员/员工代码或公民身份号码、电子邮件或联系电话、优先权限（如有）、其他备注（如有）。

条 17. 外交部电子档案的销毁

1. 销毁电子档案按照内务部关于电子档案业务管理的指导进行。

2. 当电子档案达到保存期限或存在重复时，应予以销毁。

3. 各单位审查文件和档案，提出已无价值需销毁的电子档案清单，并在系统中建立需销毁的电子档案目录。

4. 档案管理部门审核并评估已无价值需销毁的电子档案清单，报请外交部部长批准。

5. 根据销毁决定，档案管理部门执行系统中已无价值档案的销毁操作。

6. 在销毁达到保存期限的电子档案时，确保该档案不与其他保存期限更长的电子档案在系统中相关联。

第六章

组织实施

条18. 执行责任

1. 外交部各机构负责人、代表机构、受外交部管辖的个人和单位以及与外交部门档案工作相关的组织和个人负责执行本通知。

2. 部办公厅主任负责指导、监督执行本通知，并与相关部门合作，为主管部长起草相关规章制度，确保本通知的实施。

3. 在执行过程中如遇困难，各单位、组织和个人应及时向办公厅反映，以便根据权限指导解决或建议上级主管部门解决。

条 19. 生效日期

本通知自2025年7月1日起生效。

如本通知引用的法律规范文件被修改、补充或替代，则按修改、补充或替代后的文件规定执行。/。