联合通知2016年第2号关于在驻外外交机构和领事机构办理户籍登记及管理的通知

联合通知

关于在外交代表机构和驻外领事机构办理户籍登记和管理的指导

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根据《户籍法》第60/2014/QH13号，二零一四年十一月二十日；

根据《国籍法》第 24/2008/QH1号2号2008年11月13日；

根据《婚姻家庭法》第52/2014/QH13号，2014年6月19日

根据《驻外外交机构组织法》第 33/2009/QH12号，2009年6月18日

根据政府2015年第123/2015/NĐ-CP号法令关于户籍法若干条款的具体规定及实施办法；和政府2013年第58/2013/NĐ-CP号法令关于外交部职能、任务、权限和组织结构的规定；

外交部长和司法部长指导在外交代表机构和驻外领事机构办理户籍登记和管理如下：

根据2013年3月13日国务院令第22号关于司法部职能、任务、权限和组织结构的规定；

本联合通知详细规定了户籍法第三条、第五十三条关于为居住在国外的越南公民办理户籍登记；重新办理出生、结婚、死亡登记；颁发户籍摘录副本；为居住在国外的越南公民出具婚姻状况证明；以及根据户籍法和政府2015年第123/2015/NĐ-CP号法令关于户籍法若干条款的具体规定及实施办法（以下简称第123/2015/NĐ-CP号法令）的规定，在外交代表机构和驻外领事机构进行户籍国家管理。外交代表机构按照户籍法第三条规定办理户籍登记事项；重新办理出生、结婚、死亡登记；颁发户籍摘录副本；为居住在国外的越南公民出具婚姻状况证明。 对于越南设有两个或以上外交代表机构的国家，户籍登记权属于该人居住地区的外交代表机构。对于没有设立外交代表机构的国家，则由兼管该国的外交代表机构或最方便的外交代表机构办理。暂居国外的越南公民是指正在持有越南国籍并在国外工作、学习、劳动，并获得所在国允许其临时居留的证件的人。

第一章

总则

第一条 调整范围

在外交代表机构提交、接收户籍登记申请材料和结果的程序，应按照第123/2015/NĐ-CP号法令第三条、司法部2015年第15/2015/TT-BTP号通知第二条、第三条、第四条、第五条关于户籍法若干条款的具体规定及第123/2015/NĐ-CP号法令实施办法（以下简称第15/2015/TT-BTP号通知）的规定执行，以及以下指引：

条 2. 户籍登记的权限

1. 户籍登记申请材料可以直接提交或通过邮政寄送，但法律规定个人必须亲自到场办理结婚登记、重新结婚登记、认领父母子女关系的情况除外。

2. 当向外交代表机构提出户籍登记手续申请时，申请人须出示以下文件之一的原件：护照或可替代护照的有效证件、居民身份证、公民身份证或由有权机关签发并仍在有效期内的其他带照片和个人信息的证件（以下简称身份证明），以证明个人身份；证明在所在国居住的文件。外交代表机构将检查、拍照并确认与原件核对无误后存档。

条3. 术语解释

在本联合通知中，下列用语含义如下：

1. 居住在国外的越南公民是指目前拥有越南国籍并长期或短期居住在国外的人。

2. 长期居住在国外的越南公民是指目前拥有越南国籍，并被当地国家允许享有长期居留制度的人。

如果通过邮政寄送申请材料，则需提交上述文件的经合法认证的复印件。

4. 领事官员是指被指派执行户籍事务工作的外交人员或领事人员，在代表机构内工作。

条 4. 户籍登记申请材料的提交、接收及结果交付

用于在外交代表机构办理户籍登记的由所在国主管机关签发的文件无需办理领事认证。如果怀疑文件的真实性，外交代表机构可以要求文件由有权机关进行领事认证。

户籍登记申请材料中的外国语言文件必须按照规定翻译成越南语或英语。

如果希望通过邮政方式领取结果，申请人必须准备好贴有地址、邮票或邮资的信封。

在处理户籍登记申请时，外交代表机构使用司法部随同第15/2015/TT-BTP号通知发布的相应表格和户籍簿。

户籍登记手续

3.由所在国家主管机关出具的用于在代表机构办理户籍登记的文件无需领事认证。如对文件的真实性存疑，代表机构要求该文件须经主管机关领事认证。

由第三方国家主管机关颁发用于在代表机构进行户籍登记的文件必须按照规定进行认证。

户籍登记申请中的外文文件必须按照规定翻译成越南语或英语。

条 5. 使用登记表格、户籍簿

在处理户籍登记请求时，代表机构使用司法部根据第15/2015/TT-BTP号通知发布的相应表格和户籍簿。

第二章

户籍登记手续

条 6. 登记出生

1. 在儿童的父亲或母亲居住的领事区或者儿童出生的地方，由该地区的代表机关为在国外出生且未在外国主管机关登记出生的儿童进行出生登记，并符合以下情形之一：

a) 父母均为越南公民；

b) 母亲是越南公民，父亲是非国籍人或尚未确定父亲；

c) 父母中有一方是越南公民，另一方是外国人，并且父母在出生登记时提交了选择越南国籍的书面协议。

2. 提出生登记申请的人应提交以下文件：

a) 出生登记表（按照规定格式）；

b) 出生证明或其他由外国主管机关出具并确认儿童在国外出生及其母子关系的文件；

c) 对于父母一方为越南公民，另一方为外国公民的情况，父母应提交选择越南国籍的书面协议。

如果父母不亲自提交申请，则该书面协议上的签名必须经过合法认证。

d) 如果父母已登记结婚，则必须出示证明婚姻关系的文件；

3. 接收文件后，领事官员有责任检查所有文件，核对文件中的信息；如果发现出生信息完整且一致，领事官员应向代表机关负责人报告，经其审核后签署出生证；领事官员应在出生登记簿上记录出生内容，并与出生登记申请人共同签字；

4. 如果代表机关使用与司法部个人身份号码系统连接的户籍登记软件，则应将出生登记信息更新到系统中，并为出生登记人员分配个人身份号码；

5. 出生登记的内容根据《户籍法》第14条、第123/2015/NĐ-CP号法令第4条第1款、第15/2015/TT-BTP号通知第21条以及以下指导原则确定：

a) 如果无法确定儿童的父亲，则儿童的姓氏、民族、籍贯和国籍应根据母亲的姓氏、民族、籍贯和国籍确定；出生登记簿和出生证中关于父亲的部分留空；

b) 如果在出生登记时，父亲要求办理认领手续，则代表机关应同时处理认领和出生登记。联合认领和出生登记的程序和手续应按照本条第2款、第3款和本通知第9条的规定执行。代表机关应同时颁发认领公证书和出生证；

c) 如果儿童的父亲或母亲是外国人的姓名或中间名不以拉丁字母书写，则应根据其护照或替代护照的有效文件中的拉丁转写形式记录；

例如：Chen Yung Yu；Han Ji Young；……

d) 外国地名和国家名称应按照已越南化的名称书写（如：俄罗斯联邦、法兰西共和国、德意志联邦共和国、大不列颠及北爱尔兰联合王国、美利坚合众国、北京、上海等），如果没有越南化名称，则按拉丁转写形式书写（如：大阪；京都等）；

đ) 如果父母尚未确定某些出生信息（如民族、籍贯），则出生证和出生登记簿中相应的部分留空。

条 7. 登记结婚

1. 驻在一方当事人常住地的领事机构负责办理居住在国外的越南公民与另一越南公民或外国公民之间的结婚登记。

越南公民与外国公民登记结婚时，不得违反所在国的法律规定。

2. 双方当事人申请结婚登记时，必须提交以下文件：

a) 结婚登记申请表（按照规定格式）；男女双方可以共同填写一份申请表；

b) 当事人为越南公民的，根据不同情况须提交下列证明婚姻状况的文件：

- 对于在越南有常住时间且在出境前已达到越南《婚姻家庭法》规定的结婚年龄的越南公民，须提交由其常住地的乡、镇、街道人民委员会（以下简称乡级人民委员会）出具的婚姻状况证明书；

- 对于曾在多个国家居住过的越南公民，须提交由其曾居住地的领事机构出具的婚姻状况证明书。如无法在以前居住地获取婚姻状况证明，则该人须提交关于其在各居住地期间婚姻状况的书面声明，并对其内容承担法律责任。

书面声明的内容必须明确说明时间、身份证明、居住地点和婚姻状况。

示例2：841231234567 例如： 我叫阮文A，护照号码……，现居住在……，声明在我居住在……期间，从……到……，以及居住在……期间，从……到……，未与任何人登记结婚。我愿意对上述声明内容承担越南法律下的责任。

- 对于同时具有外国国籍的越南公民，须提交由其国籍国授权机关出具的婚姻状况证明文件；

- 对于通常居住在国外但不具有外国国籍的越南公民，或者同时具有外国国籍但通常居住在第三国的越南公民，须提交由其常住国授权机关出具的婚姻状况证明文件；

c) 对于已在国外授权机关离婚或解除婚姻关系的越南公民，须提交有关将离婚或解除婚姻关系记录在户籍簿上的户籍摘录副本（离婚注记摘录）；

d) 外国一方当事人须提交证明其目前未婚的婚姻状况证明文件；

如果外国法律没有规定颁发婚姻状况证明文件，则可由外国授权机关出具证明其符合本国法律规定结婚条件的文件代替。

外国人的婚姻状况证明文件的有效期根据文件上注明的时间确定。如果外国人的婚姻状况证明文件未注明有效期，则该文件自签发之日起有效期为六个月；

đ) 对于临时居住在国外的越南公民与常住国外的越南公民结婚；常住国外的越南公民之间结婚；或越南公民与外国人结婚的情况，男女双方须额外提交由越南或外国授权卫生组织签发的不超过六个月的无精神疾病或其他影响行为能力疾病的健康证明。

3. 自收到完整有效的申请材料之日起十个工作日内，领事官员研究并审核申请材料，必要时进行核实。如果申请材料齐全有效，经审核和核实结果表明双方当事人符合法律规定结婚条件的，领事官员应向主管负责人报告，并由其签署两份结婚证书正本。

4. 自主管负责人签署结婚证书之日起三个工作日内，领事机构应组织向男女双方颁发结婚证书。

在申请结婚登记时，男女双方均需亲自到场。领事官员询问双方意见，如果双方自愿结婚，则将其婚姻登记在结婚登记簿上；指导双方在结婚证书上签字，并在结婚登记簿上签字。每方配偶均可获得一份结婚证书正本。根据要求可提供结婚证书副本（复印件）。

5. 如果一方或双方当事人因故不能到场领取结婚证书，须提出延长颁发结婚证书时间的书面请求。延长的时间不得超过六十天，自主管负责人签署结婚证书之日起算。

超过60天期限后，男女双方仍未前来领取结婚证书，领事官员应向代表机关负责人报告注销已签署的结婚证书。

如此后双方仍希望结婚，则需重新办理结婚登记手续。

条8. 监护登记、终止监护、变更监护

1. 在被监护人或被监护人为越南公民居住的领事区代表机构办理越南公民在境外相互之间的监护登记。

办理监护登记的代表机构负责办理终止监护登记。

2. 监护人和被监护人必须符合民法典规定的条件。

3. 监护登记、终止监护登记、变更监护登记按照户籍法第20条、第21条、第22条、第23条的规定进行。

条9. 认领父母亲子关系登记

1. 在被认领为父母亲子关系的人居住的领事区代表机构办理越南公民之间或者越南公民与同居于境外的外国公民之间的认领父母亲子关系登记。

越南公民在境外与外国人之间的认领父母亲子关系登记，仅在不违反当地法律规定的情况下方可实施。

2. 提出认领父母亲子关系登记的人应当提交以下文件：

a) 认领父母亲子关系登记申请表（按规定格式）。

b) 子女的出生证明副本或出生登记摘录副本（如有），如果子女已在有权机关进行了出生登记；

c) 国内或国外有权机构出具的医学证明、鉴定机构或其他有权机构出具的确认父子关系或母女关系的文件。

如无上述文件，则需提供信件、照片、磁带、光盘、其他物品等证明亲子关系的材料，并附有父母关于儿童是两人共同子女的书面声明，至少由两位亲属作为见证人签字。

自收到完整有效文件之日起七日内，领事官员审核文件，并将认领父母亲子关系事项在代表机构办公地点公告。如认为认领父母亲子关系正确且符合法律规定，没有争议，领事官员应向代表机构负责人报告。代表机构负责人签署认领父母亲子关系登记摘录正本并发放给各方。

在办理认领父母亲子关系登记时，各方均须到场。领事官员应在认领父母亲子关系登记簿上记录，并由各方签字确认。代表机构应补充父亲或母亲的信息到儿童出生证正本（如有）。

如需核实，处理期限可延长不超过15天。

4. 如果该子女已由具有相应权限的越南机关进行了出生登记，则在完成认领父母亲子关系登记后，代表机构应将认领父母亲子关系登记通知及摘录副本（复印件）发送给已为该子女进行出生登记的户籍登记机关，以便在其出生登记簿上做注。

条10. 户籍变更、更正、补充登记、重新确定民族成分

1. 原登记机关负责办理户籍变更、更正、补充以及重新确定民族的登记。

在已将越南公民的户籍事项记录在其正本户籍簿中的领事区代表机构也具有处理户籍变更、更正、补充登记、重新确定民族成分请求的权限。

2. 户籍变更范围、户籍变更、更正、补充登记、重新确定民族成分的程序依照户籍法第26条、第28条、第29条和第47条的规定执行。

3. 若户籍簿已移交给外交部保管，则在完成户籍变更、更正、补充登记、重新确定民族成分后，代表机构应将户籍变更/更正/补充登记/重新确定民族成分的摘录副本（复印件）连同通知一并发送给外交部，以便继续在外交部保管的户籍簿中进行记录。

条 11. 注销登记

1. 死者最后居住地的领事机构负责为在外国死亡的越南公民办理注销登记。如无法确定死者最后居住地，则由死者死亡地或发现尸体地的领事机构办理注销登记。

2. 办理注销登记的人需提交注销登记申请表（按规定的格式）和死亡证明书或其他可替代死亡证明书的文件，该文件由外国主管机关签发。

3. 收到完整材料后，如果注销登记正确无误，领事官员应在户籍簿上记录，并与申请人共同签署户籍簿。领事机构负责人应签署注销证明并交给申请人。

如需核实，处理期限不得超过三个工作日。

条 12. 根据越南主管机关的判决、决定在户籍簿中记录户籍变更事项

1. 已登记越南公民户籍事件的领事机构根据户籍法第三条第二款的规定，在收到外交部转交的判决摘录或越南主管机关的决定副本的通知基础上，在户籍簿中记录户籍变更事项及其依据。

2. 领事官员在收到外交部的通知后，将变更内容及依据记录在相应的户籍簿中。

3. 如果户籍簿已移交至外交部存档，则外交部也应根据规定在已存档的户籍簿中记录户籍变更事项及其依据。

条 13. 再次登记出生、结婚、死亡

1. 在2016年1月1日前已登记出生、死亡、结婚但户籍簿和原始户籍文件全部丢失的领事机构，应根据要求再次进行出生、死亡、结婚登记。

只有在受理申请时申请人仍生存的情况下，才能进行出生、结婚的再次登记。

2. 领事官员在收到再次登记的要求后，立即检查领事机构保存的户籍簿和户籍档案。

如需核实，在收到有效文件后的两个工作日内，领事机构应向外交部发送请求核实的文件。自收到核实请求文件之日起五个工作日内，外交部应将核实结果发送给领事机构。

如领事机构或外交部保存有户籍簿，则领事机构应指导申请人按照规定程序申请户籍摘录副本。

3. 再次登记出生的手续应按照第123号法令第26条和司法部第15号通知第9条、第10条的规定执行。

再登记结婚和死亡的手续按第123/2015/NĐ-CP号法令第二十七条和第二十八条的规定执行。

条 14. 在户籍簿中记录出生登记

负责父母居住地或婴儿出生地领事区的领事机构应根据户籍法第四十九条规定，在户籍簿中记录已在外国主管机关登记的越南公民婴儿的出生登记事项。

条15. 登记结婚事项于户籍簿

1. 公民越南人在国外由有权机关处理的结婚事项登记于户籍簿（以下简称结婚注记）按照第123/2015/NĐ-CP号法令第三十四条的规定执行。

二、负责越南公民居住地所在领区的机关代表应进行结婚注记。

三、结婚注记的文件包括：

a) 结婚注记申请表（按规定的格式）

（二）由外国主管机关颁发的结婚证明书复印件。

（三）如果越南公民已在外国主管机关离婚或取消婚姻，则必须提交离婚注记摘录。

四、从收到完整文件之日起五个工作日内完成结婚注记，需要核查的情况不超过十个工日。

5. 若发现结婚事项登记要求符合第123/2015/NĐ-CP号法令第三十四条规定的条件，领事官员应在户籍簿上进行登记。主管机关负责人向申请人提供结婚注记摘录原件。

6. 若结婚事项属于第123/2015/NĐ-CP号法令第三十六条第一款规定的情形，主管机关负责人拒绝在户籍簿上登记结婚事项，并以书面形式通知申请人，其中详细说明理由。

条16. 登记离婚、撤销在国外已处理的婚姻事项

1. 公民越南人在国外由有权机关处理的离婚或撤销婚姻事项若符合第123/2015/NĐ-CP号法令第三十七条第一款的规定，则可在代表机构登记。

2. 在越南公民居住地领事区的代表机构负责将国外处理的离婚或婚姻撤销事项（以下简称离婚注记）登记入户籍簿。

若公民越南人为了办理新的结婚登记而进行离婚注记，则接受结婚登记申请的代表机构应进行离婚注记。

3. 离婚注记的档案包括：

- 离婚注记申请表（按规定的格式）

- 法院判决书、离婚或撤销婚姻的决定书、经公证的离婚协议书或其他由国外有权机关颁发并具有法律效力的离婚证明文件（以下简称离婚文件）的副本；

4. 自收到完整有效文件之日起五个工作日内，领事官员审核文件。若离婚注记不违反越南《婚姻家庭法》的规定且离婚文件不在国外有权机关颁发的需在越南执行的判决书、决定书或不予承认的判决书、决定书名单中，则领事官员应在户籍簿上进行登记。主管机关负责人向申请人提供离婚注记摘录原件。

如需核实，处理期限不超过十个工作日。

若离婚注记不符合规定条件，代表机构将拒绝进行注记并向申请人通报。

5. 更新离婚注记信息

a) 若先前的婚姻是在国内户籍登记机关登记的，则在完成离婚注记后，代表机构应附带离婚注记摘录（副本）通知外交部，以便通知先前登记结婚的机关继续在户籍簿上进行注记。

b) 若先前的婚姻是在其他代表机构登记的，则在完成离婚注记后，代表机构应附带离婚注记摘录（副本）通知先前登记结婚的代表机构，在其户籍簿上继续进行注记。

条17. 登记监护；认领父母子女关系；确认父母子女关系；收养；死亡和变更其他户籍事项

1. 领事区内的代表机构负责登记公民越南人在国外由有权机关处理的监护；认领父母子女关系；确认父母子女关系；收养；死亡和其他户籍变更事项（以下简称其他户籍事项注记）。

2. 其他户籍注记的档案包括：

a. 申请表（按规定的格式）

b. 经国外有管辖权机关处理的户籍事项证明文件副本。

3. 在收到所有按规定提交的文件后，领事官员应在户籍簿上进行登记。主管机关负责人向申请人提供已在国外有权机关登记的户籍事项摘录。

如需核实，处理其他户籍注记请求的期限不超过三个工作日。

条18. 颁发户籍摘录副本

1. 保管户籍簿的代表机构根据个人或有权限机关的要求发放户籍摘录副本。

个人已在驻外机构登记户籍，现居住在越南的，由外交部颁发户籍摘录副本。

2. 自收到户籍簿颁发户籍摘录副本申请之日起，驻外机构负责人应立即向申请人颁发户籍摘录副本；如在下午15时后收到申请，则应在下一个工作日内完成。

3. 外交部颁发户籍摘录副本的规定与本条第2款相同。

如外交部尚未收到驻外机构移交的户籍簿，则在接收申请材料后，外交部应要求驻外机构提供相关信息。驻外机构应在收到核实请求后的三个工作日内答复外交部。外交部应在收到驻外机构回复结果后的三个工作日内向申请人颁发户籍摘录副本。

条19. 颁发婚姻状况证明书

1. 驻外领事区的代表机构负责为居住在其辖区内的越南公民颁发婚姻状况证明书，用于结婚或其他目的。

2. 申请婚姻状况证明书的人必须提交以下文件：

a) 婚姻状况证明书申请表（按规定的格式）；

b) 如申请人已有配偶且已离婚，须提交经法律认可的离婚文件副本；如配偶已去世，须提交死亡证明或证明其死亡的其他文件副本。

如符合本通知第17条第1款规定的情况，则须提交离婚记录摘录副本。

c) 如请求签发婚姻状况证明用于在国外的有权机关登记结婚，则须额外提交：

- 如越南公民在出境前已达法定婚龄，并根据《越南婚姻家庭法》的规定，在出境前已登记结婚，但之后在国外离婚或配偶已去世，则按照本条第2款第b项的规定办理。如在出境前已登记结婚，但在国外离婚或配偶已去世，则按照本条第2款第b项的规定办理。

- 如越南公民曾在多个地方居住过，由其曾居住过的领事区代表机构颁发婚姻状况证明书。如无法从以前居住地获取婚姻状况证明书，则须提交关于在该居住期间婚姻状况的书面声明，并对声明内容承担法律责任。

3. 如申请婚姻状况证明书用于结婚，则申请人必须满足《越南婚姻家庭法》规定的结婚条件。

4. 自收到完整有效的申请材料之日起三个工作日内，领事官员根据户籍簿和驻外机构保存的档案，核查申请人的婚姻状况，如符合条件并要求颁发符合法律规定婚姻状况证明书，则将信息录入婚姻状况证明书发放登记簿，并向申请人颁发一份婚姻状况证明书。

如申请婚姻状况证明书用于其他非结婚目的，则根据申请人的要求颁发相应数量的婚姻状况证明书。

5. 婚姻状况证明书的内容填写应遵循通字第15/2015/TT-BTP号通知第25条的规定。

如申请婚姻状况证明书用于在国外有管辖权的机关登记结婚，则驻外机构应确认申请人在颁发证明书时的婚姻状况。

如申请婚姻状况证明书用于在越南登记结婚或其他用途，则根据申请人的要求和档案情况，驻外机构应在颁发证明书时或一定期限内确认申请人的婚姻状况。

第三章

户籍簿、户籍文件、报告和统计的管理

条 20. 户籍簿和户籍证件的管理与使用

户籍簿和户籍证件的记录方式；户籍簿的管理与使用按照第II章第二节第123/2015/NĐ-CP号法令和第15/2015/TT-BTP号通知的规定以及以下指导进行：

- 户籍簿每年12月31日封存。如果户籍簿仍有大量空白页，封存后，代表机构继续在下一年度使用该户籍簿。下一年度的顺序编号重新从头开始。

- 封存户籍簿后，代表机构有责任将经认证的副本发送给外交部。

条 21. 户籍登记档案的保存

户籍登记档案必须与户籍簿中的登记编号相对应，按顺序排列并保存在法定档案保管机构。

条 22. 户籍登记数据的报告与统计

1. 代表机构负责向外交部提交户籍登记情况报告及户籍统计数据，以便汇总报送司法部。

2. 每年最迟于3月1日，代表机构负责向外交部提交上一年度的户籍登记情况报告及户籍统计数据，以便汇总报送司法部。

外交部负责在3月15日前将各代表机构的汇总报告和户籍统计数据报送司法部。

3. 随本通知附带代表机构使用的统计表格和外交部报送司法部的汇总统计表格。

第四章 实施细则

组织实施

第23条 效力实施

1. 本联合通知自2016年8月15日起生效。

2. 本联合通知替代以下法律法规：

a) 司法部和外交部2008年12月31日发布的第11/2008/TTLT-BTP-BNG号联合通知，关于实施2005年12月27日第158/2005/NĐ-CP号政府法令有关在国外外交机构和领事机构进行户籍登记和管理的规定；

b) 司法部和外交部2012年6月19日发布的第06/2012/TTLT-BTP-BNG号联合通知，对2008年12月31日司法部和外交部发布的第11/2008/TTLT-BTP-BNG号联合通知的部分规定进行了修改和补充，关于实施2005年12月27日第158/2005/NĐ-CP号政府法令有关在国外外交机构和领事机构进行户籍登记和管理的规定。

2. 在执行过程中，如遇困难或出现新情况，代表机构应及时反映给外交部，由外交部与司法部及时指导处理。/