通知2020年第2号关于组织处理领事事务

通知

关于组织处理领事事务

根据《越南社会主义共和国驻外机构法》（第33/2009/QH12号法，2009年6月18日颁布）；

根据《修改和补充越南社会主义共和国驻外机构法若干条款法》（第19/2017/QH14号法，2017年11月21日颁布）；

依据2015年6月22日第80/2015/QH13号《立法制定规范性法律文件法》；

根据政府2017年3月14日颁布的第26/2017/NĐ-CP号法令《关于外交部职能、任务、权限和组织结构的规定》；

根据领事局局长的建议

外交部部长发布通知，指导领事事务的组织和处理工作。

第一章

||| 一般规定

第一条 调整范围和适用对象

1.本通知规定了在领事局、胡志明市外事局以及在国外执行外交代表机构、领事代表机构和其他被授权执行越南领事职能的其他机构（以下简称代表机构）的领事事务组织和处理工作。

2.本通知适用于外交部及其代表机构中从事领事工作的单位和个人。

第二条 领事空白证件和领事文件

1.领事空白证件是指根据法律规定，用于制作护照（外交护照、公务护照、普通护照）、照片保护膜及其他具有出入境效力的证件；签证（贴纸式、分离式）；免签函（贴纸式、分离式）；AB标签；出生证明正本、结婚证书正本以及其他法律规定形式的空白证件。

2.领事证件：指根据相关法律规定，由领事局、胡志明市外事局及代表机构颁发的与领事职能、任务、权限相关的证件。

第三条 各种名单、登记簿、记录和报告的格式

一、随本通知发布的各种名单、登记簿、记录和报告的格式如下：

a) 编号01/2020/NG-LS“外交护照、公务护照发放名单”，适用于领事局、胡志明市外事局及代表机构；

b) 编号02/2020/NG-LS“外交护照、公务护照延期、修改、补充名单”，适用于领事局、胡志明市外事局及代表机构；

c) 编号03/2020/NG-LS“签证申请公函发放名单”，适用于领事局、胡志明市外事局及代表机构；

d) 编号04/2020/NG-LS“向海外越南公民发放普通护照名单”，适用于代表机构；

đ) 编号05/2020/NG-LS“向海外越南公民发放普通护照修改、补充名单”，适用于代表机构；

e) 编号06/2020/NG-LS“发放旅行证名单”，适用于代表机构；

g) 编号07/2020/NG-LS“发放签证名单”，适用于领事局、胡志明市外事局及代表机构；

h) 编号08/2020/NG-LS“发放免签函名单”，适用于代表机构；

i) 编号09/2020/NG-LS“司法委托跟踪名单”，适用于领事局及代表机构；

k) 编号10a/2020/NG-LS“统计领事数据报告”，适用于胡志明市外事局；

l) 编号10b/2020/NG-LS“统计领事数据报告”，适用于代表机构；

m) 编号11/2020/NG-LS“损坏领事空白证件清册”，适用于领事局、胡志明市外事局及代表机构；

n) 编号12/2020/NG-LS“领事空白证件使用报告”，适用于领事局、胡志明市外事局及代表机构；

o) 编号13/2020/NG-LS“AB标签发放名单”，适用于代表机构。

2.本条第一款规定的名单、账簿、记录、报告可以在技术条件允许的情况下，从领事软件工具中生成或提取数据，在领事局、胡志明市外事局及代表机构中保存和查询。

条 4. 签署和授权签署国内领事文件的权限

1. 领事局局长有权签署以下类型的文件和文本：

a) 颁发、延期、修改和补充外交护照和公务护照；

b) 签署发给外国机构的照会；

c) 为外交部管理范围内的外国人签发签证和延长临时居留许可；

d) 在外交部签署领事认证、领事证明以及提交的文件和材料的证明；

đ) 签署向地方外事部门和外国机构通报或指导领事行政程序的文本；

e) 签发外国专机载运党、国家贵宾及其护送或先遣航班执行民用飞行任务的降落和起飞许可；

g) 对已在外国机构登记的家庭事件出具家庭档案摘录副本，以及其他法律规定的相关文件。

2. 领事局局长分配和授权签署各类文件和文本的规定如下：

a) 根据领事局局长的分配，副局长可以代领事局局长签署本条第1款所述的文件。

b) 领事局局长可以授权职能处室主任签署本条第1款所述的文件和文本，但不包括颁发、延期、修改和补充外交护照，以及发送给外国机构负责人或所有外国机构的文件。

c) 符合领事局局长的授权和职能处室主任的分配，副主任可以在职能处室主任的授权下签署属于其权限范围内的文件和文本。

3. 胡志明市外事局局长有权为从岘港市以南地区的人签署本条第1款所述的a和c点的文件；签署本条第1款所述的b和d点的文件。

4. 胡志明市外事局局长分配和授权签署各类文件和文本的规定如下：

a) 根据胡志明市外事局局长的分配，副局长可以代胡志明市外事局局长签署本条第3款所述的文件和文本。

b) 胡志明市外事局局长可以授权外事局领事处处长签署属于其权限范围内的文件和文本，但不包括颁发、延期、修改和补充外交护照。

c) 符合胡志明市外事局局长的授权和领事处处长的分配，领事处副处长可以在领事处处长的授权下签署属于其权限范围内的文件和文本。

5. 在签署前，根据本条第1、2、3和4款规定具有签署权限、被分配或授权签署各类文件和文本的人的签名样本需由领事局或胡志明市外事局介绍给驻外外交机构、在越南的外国领事机构及相关国内职能部门和驻外机构。

条 5. 审批和授权签署国外领事文件的权限

1. 代表机关负责人有权签署颁发、延期、修改和补充各类护照、旅行证件；签署致外国机构的照会；签署颁发各类签证；签署免签证明；签署公证、认证、领事认证和合法化文件；签署户籍、国籍相关文件及其他与领事工作相关的公文。

2. 代表机关负责人对本条第1款所述文件的授权签署规定如下：

a) 代表机关负责人可以授权外交人员或领事官员签署本条第1款所述文件；颁发、延期、修改和补充外交护照的授权签署按照本款第c点的规定执行。

b) 被授权人必须符合《越南社会主义共和国驻外代表机关法》第17条规定的标准，并且持有有效完成领事业务培训课程的证书，除非被豁免上述培训课程证书。根据实际情况和领事工作的实际需求，代表机关负责人决定被授权签署领事文件的人数，但最多不超过三人。对于领事工作量大的代表机关，代表机关应通过书面形式与领事局协商，报告外交部领导审议并决定被授权签署领事文件的人数，但需确保代表机关内签署领事文件的总人数不超过五人。

c) 代表机关负责人可以考虑授权外交人员或领事官员在本款第b点所述被授权人中执行颁发、延期、修改和补充外交护照的任务。根据本条规定被授权的外交人员或领事官员仅在代表机关负责人无法签署或缺席时才执行颁发、延期、修改和补充外交护照的任务。

3. 授权和终止授权程序按以下规定进行：

a) 代表机关负责人（或被授权的副职）以书面形式向领事局通报授权和终止授权签署领事文件的情况。授权通报内容包括被授权人的姓名、职务、新编制或替代编制、授权范围、授权期限、被替换或分配其他任务的人员的终止授权时间（如有），以及完成领事业务培训课程的信息和被授权人的九个签名样本。

b) 自收到授权通报之日起五个工作日内，领事局根据本条第2款的规定，以书面形式回复代表机关是否接受授权；如不接受，则说明理由。

c) 在领事局书面同意授权后，被授权人方可签署领事文件。

d) 领事局负责将被授权人的签名样本、授权范围及授权开始和终止情况通报给广州市外事办公室、出入境管理局（公安部）、边防部队指挥部（国防部）、户籍、国籍、公证局（司法部）和其他相关部门。

e) 在领事局同意授权后，代表机关负责向外国相关机构介绍被授权人签署领事文件的签名样本和授权范围。

f) 如果被授权人在签署领事文件过程中严重违规，代表机关负责人根据职权，或者根据领事局局长的建议，或者根据外交部领导的指示，收回或终止授权。

g) 领事局和代表机关负责永久保存本款第a点所述的授权和终止授权通报文件。

第二章

领事文件的审批发放流程和原则

第六条 领事文件的发放程序

1. 领事文件在领事局、广州市外事办公室和代表机关的审批发放流程包括受理申请、处理申请、交付结果和存档四个步骤，具体如下：

a) 受理申请步骤包括检查申请材料的有效性和完整性；出具申请材料收据并预约交付结果；出具预收费或收费凭证；指导补充材料以满足处理条件；拒绝不符合处理条件的申请；将符合条件的申请转交处理部门。

b) 处理申请步骤包括提出处理意见；审核处理意见；必要时进行核查；录入信息、撰写、打印和盖业务章；呈报签署；盖国徽章；将已处理的申请转交交付结果部门。

c) 交付结果步骤包括最后检查已处理的申请（处理信息、费用/手续费）；交付文件并要求接收方签字确认或退回收据；将申请转交档案管理部门。

d) 存档步骤包括分类、登记或从领事业务软件生成清单；按工作类型、手续和处理时间顺序存档已处理的申请。

e) 收取费用和手续费可以在受理申请或交付领事文件结果时进行，并应在受理窗口或交付结果窗口公开通知，或按照本通知第九条的规定执行。

2. 领事局局长、胡志明市外事局局长和代表机构负责人应根据本单位实际情况，按照本通知第七条规定实施领事证件办理程序。

第七条 处理原则

1. 每名工作人员负责领事证件办理流程中的一个或多个环节。在领事业务量少或者人员不足的情况下，一名工作人员可以处理多个环节，但必须确保不一人完成整个封闭流程；开具账单的人员不得同时收取款项；签字人员不得同时保管并盖上国徽印章；签字人员或保管并盖上国徽印章的人员不得同时管理空白领事公文纸。

2. 对于第六条本通知第一款第b点规定的受理申请流程中的建议解决方案、审核建议、检查、核实、呈批、签发等环节，必须由领事局、胡志明市外事局的公务员或代表机构的外交或领事官员执行。

条 8. 领事档案接收原则

1. 领事文件必须在机关办公地点接收，除非法律规定可以在办公地点之外接收。

2. 对于申请人可以通过授权人、被授权机构或邮政方式提交领事手续的情况，领事局、胡志明市外事局和代表机构应根据相关手续规定接收文件。

3. 领事局局长、胡志明市外事局局长和代表机构负责人应根据本单位具体情况，以书面形式规定通过授权或邮政方式接收和处理领事文件，并基于现行法律法规和领事局的指导进行。

第九条 公开手续规定

领事局、胡志明市外事局和代表机构有责任在其办公地点和官方网站上公开现行领事证件办理规定、费用及接待时间表。

第三章

管理空白领事公文纸，

文件保存和领事报告制度

第十条 空白领事公文纸管理制度

1. 空白领事公文纸应按机密文件进行管理和保护。领事局局长、胡志明市外事局局长和代表机构负责人应组织存储和使用空白领事公文纸，确保遵守关于领事证件管理、发放的规定、程序、安全和保密要求。

2. 不符合发放标准或因发放时技术故障损坏（统称为损坏的空白领事公文纸）的空白领事公文纸，在使用前需加盖“作废”印章，并按照本通知第十三条的规定处理。

3. 对于因代表机构技术故障而粘贴到护照上且无法撕下的损坏的粘贴式空白领事公文纸（签证贴纸、免签证贴纸、AB标签），执行机构应在损坏的空白领事公文纸上加盖“作废”印章，免费提供替代品。损坏的空白领事公文纸、替代品以及当事人的护照个人信息页复印件应按照本通知第十三条第二款的规定寄送至领事局。

条 11. 预算和发放国内使用的领事空白凭证

1. 国内机构使用的领事空白凭证包括外交护照、公务护照、签证（贴纸、独立）、照片保护膜和其他根据法律规定具有出入境效力的证件。

2. 使用国内领事空白凭证的机构包括领事局和胡志明市外事局。

3. 每年十一月，领事局和胡志明市外事局根据实际需求，参考往年使用数量，预测下一年度所需各类领事空白凭证的数量。领事局汇总预算，制定印刷和购买领事空白凭证的计划，确保及时供应以满足工作需要。

4. 当需要发放领事空白凭证时，胡志明市外事局应向领事局提交书面文件，其中明确所需领事空白凭证的数量，并指定本单位或另一单位工作人员到领事局办理领取手续。被授权人员负责在领事局和财务管理处办理领取手续。

条 12. 预算和发放驻外机构领事空白凭证

1. 驻外机构使用的领事空白凭证种类由本通知第二条第一款规定。

2. 每年十一月，驻外机构根据实际需求，参考往年使用数量，预测下一年度所需各类领事空白凭证的数量，并以书面形式通知领事局。领事局汇总各驻外机构的预算，制定印刷和购买领事空白凭证的计划，确保及时供应给驻外机构。

3. 当需要发放领事空白凭证时，驻外机构应向领事局提交书面文件，其中明确所需各类领事空白凭证的数量，由持有外交护照的工作人员办理领取手续并转交驻外机构。驻外机构对授权负责。如需授权持有公务护照的工作人员办理领取手续并转交驻外机构，驻外机构应通过书面形式与领事局沟通，报告外交部领导审议决定。

条 13. 处理不合格或损坏的领事空白凭证

1. 对于领事局和胡志明市外事局在发放和使用过程中因技术故障导致的不合格或损坏的领事空白凭证处理如下：

a) 根据本通知第一条所述机构成立检查小组，成员包括单位领导代表、相关职能室代表和领事空白凭证管理人员。检查小组负责全面检查损坏的领事空白凭证，按照2020年NG-LS第11号格式编制领事空白凭证损坏清单。

b) 领事局汇总本单位产生的损坏领事空白凭证数量；接收并检查胡志明市外事局转来的损坏领事空白凭证，对照领事空白凭证损坏清单和同期使用报告，编制确认清单并按规定销毁损坏的领事空白凭证。

2. 对于驻外机构在发放和使用过程中因技术故障导致的不合格或损坏的领事空白凭证处理如下：

a) 驻外机构成立检查小组，成员包括驻外机构负责人或副负责人、领事室主任或领事事务负责人、领事空白凭证管理人员。检查小组负责全面检查损坏的领事空白凭证，按照2020年NG-LS第11号格式编制领事空白凭证损坏清单，密封并连同损坏清单寄送至领事局。

b) 领事局接收并检查驻外机构寄回的损坏领事空白凭证，对照领事空白凭证损坏清单和同期使用报告，编制确认清单并按规定销毁损坏的领事空白凭证。

3. 损坏的领事空白凭证处理每六个月或每个季度进行一次，仅处理在同期使用报告中记录的损坏领事空白凭证。

条 14. 领事档案的管理和保存

1. 领事局、胡志明市外事局和代表机构应当建立并保存以下两类档案：

a) 原则性档案：包括法律法规文本、相关国际条约、设立越南和外国领事机构的档案及相关文件（对于外国驻越领事机构）、公文、电报、指导、指挥领事工作的文件以及领事局的文件。直接从事领事工作的人员可以查阅、研究并应用这些文件中的规定来执行领事工作。

b) 领事证件档案：按每种业务、程序和处理时间顺序保存。

档案保存内容包括由当事人提交或经领事官员核对后退还原件的复印件、根据各程序规定颁发证件的依据文件以及其他与处理档案有关的文件；

对于换发护照的情况，档案必须注明旧护照号码或附上旧护照复印件。

2. 各类档案的保存期限如下：

a) 外交护照、公务护照的签发、延期、修改、补充以及颁发签证介绍信的档案按顺序编号并保存八年。

b) 普通护照的签发、修改、补充的档案保存十年。

c) 签发旅行证的档案保存三年。

d) 签发AB印章的档案保存两年。

đ) 向外国人签发签证的档案保存一年，签证电报保存五年。

e) 签发免签证证明及其电报的档案保存五年。

g) 永久保存恢复越南国籍决定、取消越南国籍决定及已取消国籍人员名单。对于未获准恢复或取消国籍的情况，代表机构永久保存司法部或领事局的通知文件以及代表机构告知申请人的通知文件和随附材料。对于尚未恢复或取消国籍的情况，代表机构继续保存这些案件的档案直至恢复或取消国籍为止。

h) 国籍、户籍手续处理档案永久保存。上述档案如已数字化存储为电子形式，则可在五年内销毁。销毁已数字化存储为电子形式的档案应按照本通知第十五条的规定进行。处理国籍、户籍手续的电子档案永久保存，按照本条第三款的规定。

i) 户籍簿永久保存。

k) 领事认证、公证文件档案：领事认证、公证证书登记册、计算机管理软件、伪造或违规发放文件的档案、验证相关文件的档案保存十年；其他领事认证、公证证书档案保存三年。

l) 公证书档案至少保存二十年。

m) 验证档案：验证签名和翻译人签名的档案保存两年；验证登记册永久保存。

3. 领事局、胡志明市外事局、代表机构指派人员负责领事档案、各类领事业务登记册的保管和保护；永久保存属于领事证件发放软件的数据备份管理。

条 15. 销毁领事档案

当达到规定的保存期限时，领事局、胡志明市外事局和代表机构成立销毁小组，重新清点待销毁的档案数量，制作销毁记录，其中详细记录销毁档案的数量和类型。销毁档案应按照法律规定进行。

条 16. 各类登记簿

各类领事业务登记簿应按照统一模板建立并永久保存，但领事认证和领事合法化登记簿除外，其保存期限依照有关领事认证和领事合法化的法律规定执行。

条 17. 定期报告制度

1. 领事统计报告工作规定如下：

a) 每年两次，胡志明市外事局负责向领事局提交领事统计数据报告（格式编号10a/2020/NG-LS）和领事白皮书使用情况报告（格式编号12/2020/NG-LS），以汇总领事工作情况，统计已发放的文件数量以及外事局实施的领事工作。收费报告和费用报告（由财政部制定的格式），胡志明市外事局需向财务管理局提交，并抄送领事局以监督领事白皮书的使用情况。

b) 每月一次，代表机构负责向领事局和财务管理总局提交收费报告和费用报告（根据财政部规定的格式），以汇总国外领事工作情况，统计已发放的文件数量及领事费用。

c) 每年两次，代表机构负责向领事局提交领事统计数据报告（格式编号10b/2020/NG-LS），以汇总代表机构的领事工作情况，统计已发放的文件数量，实施的领事工作，存在的问题和建议（如有）。

d) 每季度和年终，代表机构向领事局提交领事白皮书使用情况报告（格式编号12/2020/NG-LS）。

2. 报告统计数据的时间节点与收费报告和费用报告的数据统计时间节点一致，具体为：从上一季度最后一天的26日到下一季度最后一天的25日（季度报告），从上年12月21日至下年6月25日（上半年报告），从上年12月21日至下年12月20日（年度报告）。

3. 第一条a、c、d点规定的报告应在下一季度开始前一个月的10日前提交给领事局（季度报告），7月10日（上半年报告），次年1月10日（年度报告）。如果上述报告截止日期恰逢法定节假日，则报告截止日期顺延至下一个工作日。

4. 对于有规定报告期限、时间点和表格的行政程序，除按本通知要求报告外，代表机构还应按照该程序的规定进行报告。

第四章

组织实施

条 18. 组织实施

1. 领事局局长、胡志明市外事局局长、代表机构负责人和外交部下属各单位的主要负责人负责组织实施本通知。

2. 在执行过程中如遇困难，代表机构和胡志明市外事局应及时向领事局反映，以便指导解决或上报外交部领导审议解决。

条 19. 生效日期

本通知自2020年4月1日起生效，取代外交部2002年7月30日发布的第05/2002/QĐ-NG号决定《关于组织处理领事事务的规定》和2003年3月19日发布的第07/2003/QĐ-BNG号决定《关于修改补充<关于组织处理领事事务的规定>若干条款》（附属于2002年7月30日发布的第05/2002/QĐ-NG号决定）。/