通知第03/2007/TT-BKH号关于官方发展援助项目管理委员会职能、任务和组织结构的指导意见

通知

关于职能、任务和组织结构的指导

的官方开发援助项目管理委员会

根据2003年6月6日第61/2003/NĐ-CP号政府法令关于计划与投资部的职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据2006年11月9日第131/2006/NĐ-CP号政府法令关于项目管理委员会职能、任务和组织结构的指引，该法令规定了正式发展援助资金管理和使用的制度；

计划与投资部就官方开发援助项目管理委员会的职能、任务和组织结构作出如下指导：

第一章 总则

一、调整范围

本通知规定了官方开发援助技术援助项目和官方开发援助投资项目管理委员会（以下简称项目管理委员会）的职能、任务和组织结构；主管部门、项目负责人和国家官方开发援助管理部门对项目管理委员会的责任。

本通知不适用于以下情况：

a) 按照预算支持方式提供的官方开发援助款项（官方开发援助资金直接转入预算，并按照现行国家预算管理规定进行管理）；

b) 项目负责人采用聘请咨询机构管理实施投资项目的方式。

二、官方开发援助项目的实施管理模式

官方开发援助项目的实施管理模式包括：

a) 主管部门直接管理或指挥实施，或者将管理或指挥实施技术援助项目的任务委托给其管辖范围内的单位作为项目负责人直接管理或指挥实施；

b) 项目负责人直接管理或指挥实施投资项目；

c) 项目负责人聘请咨询机构管理实施投资项目（项目负责人按现行法律规定管理投资项目），并根据现行法律规定执行。

在直接管理或指挥实施a和b模式的项目时，主管部门和项目负责人必须依照本通知的规定成立项目管理委员会。以下称为成立项目管理委员会的决策机关。

对于总金额（包括配套资金）低于1亿元人民币（官方开发援助资金按越南国家银行在考虑成立项目管理委员会时的官方汇率折算为越南盾）的小规模、简单的技术援助项目，主管部门和项目负责人可以不成立项目管理委员会，而是使用自己的专业机构来管理或指挥实施项目。

对于总金额（包括配套资金）低于1亿元人民币（官方开发援助资金按越南国家银行在考虑成立项目管理委员会时的官方汇率折算为越南盾）的小规模、简单的投资项目，项目负责人可以不成立项目管理委员会，而是使用自己的专业机构来管理或指挥实施项目，或者聘请有专业知识和经验的人帮助管理或指挥实施项目。

二、项目管理委员会的组织原则、活动原则和管理范围

a) 项目管理委员会的组织和活动原则：

- 成立项目管理委员会是为了协助主管部门和项目负责人管理实施项目；

- 向项目管理委员会分配任务和授权必须在成立项目管理委员会的决定中明确规定，或在成立项目管理委员会的决策机关的具体授权文件中规定；

- 遵守越南法律和与资助国签订的国际条约的规定；

- 项目管理委员会及其负责人应对成立项目管理委员会的决策机关和有关行为负责，以履行所分配的任务；

- 应向成立项目管理委员会的决策机关、国家官方开发援助管理部门、司法机关、选举代表机构、政治和社会组织以及资助国报告属于其职权范围内的事项；

- 项目管理委员会的所有活动都必须公开，并接受现行规定的监督；

- 有效管理和使用项目资源，防止损失和浪费；

- 执行反腐败法律的规定，并采取预防腐败措施。

b) 项目管理委员会的管理范围：

当满足以下条件时，项目管理委员会可以同时管理多个项目：

- 必须具备足够的能力，并且组织形式应设有服务于所有项目的共同功能部门（招标、征地、计划、财务、组织、行政和人力资源管理等）；

- 必须由成立项目管理委员会的决策机关通过成立项目管理委员会的决定批准每个具体项目的管理，并遵守本通知的规定。

第二部分：项目管理委员会的职能和任务

项目管理委员会的职能是协助项目负责人管理实施项目，具体任务如下：

一、一般职能和任务

a) 制定计划的任务包括：制定总体实施计划和年度详细实施计划（拨款计划、支出计划、招标计划等），其中明确确定每项活动所需资源、进度、完成期限、质量目标和接受标准，以便跟踪和评估。项目总体实施计划应在项目启动前三个月由项目管理委员会准备，并需经成立项目管理委员会的决策机关批准。年度详细实施计划应在与资助方协商一致的基础上制定，并提交成立项目管理委员会的决策机关批准，确保按照具体ODA条约规定的进度实施项目。

b) 管理准备实施项目的任务：

- 对于技术援助项目：

管理准备实施技术援助项目和计划的工作包括研究技术援助项目或与官方发展援助有关的国际条约、项目的程序、手续以及实施项目的条件（预算制度；项目会计和审计制度；报告制度等）。

- 对于投资项目：

投资项目管理准备工作按照现行的投资管理和建设工程项目规定执行，同时考虑到官方发展援助项目的一些特殊要求（移民、重新安置、土地征用；环境影响评估；社会影响评估），并以与资助方签订的官方发展援助国际协约为基础。

c) 执行招标和合同管理工作任务：

- 根据设立项目管理机构的机关的决定，根据招标法及相关资助方的规定，执行招标工作；

- 管理已由有权限的人与承包商签署合同中规定的义务的履行情况（进度、数量、质量、劳动安全和环境卫生等方面）。监督、评估承包商的活动及其成果。及时解决在合同执行过程中出现的问题；

- 组织验收产品；按法律规定办理结算；

d) 财务、资产管理和拨款任务：

按照法律规定和资助方的规定进行财务管理、资产管理，并办理拨款手续；

đ) 行政协调和责任报告任务：

- 组织项目管理机构办公室并管理其人员；

- 建立内部信息体系，收集、分类并保存所有与项目和项目管理机构相关的原始资料和信息，符合法律规定；

- 准备项目管理机构设立机关向直接受益者（适用于技术援助项目）和地方人民政府、人民代表机关、政治和社会组织及非政府组织（适用于投资项目）公开项目内容、组织形式、进度和预算；

- 在授权的任务和职责范围内，为执法机关、检查、审计、资助方、新闻媒体和个人提供准确和真实的信息，除非法律规定限制传播的信息；

- 作为项目管理机构设立机关的代理人，在民事交易中代表该机关，代理范围在项目管理机构组织和运作章程及授权文件中确定；

- 作为项目管理机构设立机关和其他参与项目实施机构与资助方联系的联络点，处理项目实施过程中的相关问题；

- 协调项目管理机构设立机关职能单位参与项目活动；

e) 监督、评估和报告项目实施情况的任务：

- 组织对项目管理机构活动的评估；

- 按现行规定组织对官方发展援助项目的实施情况进行跟踪和评估，其中：

+ 按规定编制项目实施情况报告；通过国家项目跟踪和评估系统分享信息；

+ 雇佣顾问进行初步、中期和最终评估，根据可行性研究报告或已批准的项目文件的内容；作为与资助方或有权管理机构合作评估项目的联络点；

- 定期和不定期地将项目实施情况报告提交给项目管理机构设立机关，以便该机关将其提交给省级人民政府、计划和投资部、财政部，以进行监督和支持项目实施过程；

g) 项目验收、移交和决算任务：

- 准备项目管理机构设立机关和项目业主验收已完成的项目并向接收单位移交，以便运营和使用；

- 在本通知第三章第三节第3.5款规定的期限内编制项目结束报告和项目决算报告；

2. 特殊任务

a) 根据每个项目的具体内容、规模和性质以及项目管理机构的能力，项目管理机构设立机关可以授权项目管理机构在其管理过程中决定或签署属于其权限的文件。这种授权可以在项目开始时立即实施，也可以分阶段进行，并应在项目管理机构组织和运作章程或具体授权文件中明确规定；

b) 如果与资助方签订的官方发展援助国际条约规定了项目管理机构的组织结构、任务和责任，则这些规定必须详细体现在项目管理机构组织和运作章程中；

3. 其他任务

项目管理机构在项目管理机构设立机关授权的范围内执行其他任务；

第三章 项目管理机构的组织结构和组织实施

1. 项目管理机构组织和人员的基本要求

a) 项目管理机构应具有适当的组织结构，有足够的具备相应能力和经验的人员，确保项目有效和可持续管理。在某些情况下，根据资助方的规定，项目管理机构的关键职位需要与资助方协商。

b) 各室、处的职能、任务、责任和权限；各室、处之间的业务关系必须在管理局组织和活动规定中明确具体规定。

c) 管理局内每个职位和工作位置都应有由管理局局长制定并公开发布的岗位说明书（TOR），其中明确规定专业能力要求、职责范围、权限、激励制度、报告制度和工作绩效评估制度。

d) 管理局的关键职位：管理局局长、副局长（如有）、总会计师或管理局会计，由成立管理局的机构任命和免职。对于投资项目，如果这些职位从项目业主主管单位的干部中选拔，则需得到该单位的一致同意。管理局其他职位由管理局局长选拔、任命和免职。

管理局从成立管理局的机构行政体系调入的人员须经该机构一致同意。管理局可以基于合同从外部招聘人员。管理局人员选拔依据岗位说明书（TOR）中规定的具体标准，包括专业知识水平、经验、个人品质，并遵守现行法律法规和已签署的ODA多边协议。

e) 对管理局局长的要求：

- 对于技术援助项目：

管理局局长（国家项目经理，如有）应具备足够的品德、专业能力、项目实施管理经验，了解政策和资助方程序，具有管理和协调项目活动的能力。外语方面，优先考虑熟悉与所负责项目相关的外语的人选。年龄方面，管理局局长至少应在足够工作年限内完成项目，根据项目文件规定的期限。管理局局长（国家项目经理，如有）可兼职。

成立管理局的机构应建立管理局局长的资格标准和岗位说明书（TOR），必要时征求资助方的意见。

成立管理局的机构应在其管理权限范围内选择符合标准和岗位说明书（TOR）要求的干部担任管理局局长。

成立管理局的机构应支持和创造条件使管理局局长有效组织实施项目。

- 对于投资项目：

管理局局长应具备品德、专业能力、领导能力和项目管理经验。外语方面，优先考虑熟悉与所负责项目相关的外语的人选。年龄方面，管理局局长至少应在足够工作年限内完成项目，根据项目文件规定的期限。

项目业主主动建立管理局局长的资格标准和岗位说明书（TOR），必要时征求资助方的意见。

此职位可以从项目业主或项目业主隶属的主管单位的干部中选拔，需要得到这些单位的一致同意或通过广泛的选拔考试。选拔应在成立管理局的决定之前完成。

二、管理局的组织结构

根据项目的性质、规模、特点、活动范围和项目实施管理方式，管理局局长准备并向成立管理局的机构提交管理局的组织结构。

管理局的组织结构通常包括以下部分：

a) 行政、组织和支持部门；

b) 功能部门包括计划、招标、财务、征地和其他必要的活动；

c) 技术部门包括设计监督、施工、环境或项目技术组成部分。

管理局组织结构中各部门的组织形式可以选择以下一种：室、处或功能小组。

对于管理多个项目的管理局，其组织结构应遵循本通知第3条第b款的规定。每个项目必须有一名专门负责的副经理（或项目经理），该职位有具体的岗位说明书（TOR），其选拔应如同管理局局长一样进行。

款| 组织实施

3.1. 管理局的成立

a) 法律依据：

管理局的成立应依据以下法律依据：

- 根据主管单位的职能、任务和权限；

- 根据投资决定或项目批准决定；

- 根据与资助方签订的ODA多边协议；

- 本通知的有关规定。

b) 管理局的成立：

主管单位、项目业主应在项目文件获得有权机关批准后10个工作日内发布成立管理局的决定。成立管理局的决定模板见附件I（适用于技术支持项目）和附件II（适用于投资项目）。

在增加新的项目管理任务的情况下，成立管理局的机构应为正在运营的管理局发布新的项目管理任务补充决定，遵守本通知的规定。

c) 发布管理局组织和活动规定：

成立管理局的机构应在管理局成立决定作出之日起15个工作日内发布管理局组织和活动规定。管理局组织和活动规定模板见附件III。

d) 决定成立项目管理办公室的机关负责在上述决定发布之日起十五个工作日内，将成立决定和项目管理办公室组织制度及活动规定发送至国家计划投资部、财政部、国家银行（符合2006年11月9日第131/2006/NĐ-CP号法令第四十二条关于国家银行任务的规定），为对项目管理办公室活动进行国家管理提供基础。

3.2. 项目管理办公室的公章和账户

a) 项目管理办公室根据法律规定登记使用专用公章，以服务于项目的实施。

b) 项目管理办公室可以在国库和商业银行开设账户，符合相关法律法规和与资助方签订的官方发展援助协定的规定。

3.3. 项目管理办公室的运营经费

项目管理办公室的运营经费从准备投资资金（在项目准备阶段）和配套资金（在项目执行阶段）中提取，这些资金在投资决定或项目批准决定中确定；或者可以全部或部分使用官方发展援助资金，依据与资助方签订的官方发展援助协定。

对于混合技术援助和投资项目：

- 对于由资助方提供的非偿还性技术援助作为独立项目以准备投资项目，项目管理办公室的运营经费根据经有权机关批准的技术援助项目文件或具体的技术援助项目协定确定。

- 对于作为投资项目组成部分的由资助方提供的技术援助（非偿还性或贷款），项目管理办公室的运营经费按照现行的投资项目规定确定。

项目管理费用标准按现行规定执行。

3.4. 项目管理办公室的资产

- 项目管理办公室根据法律规定和与资助方签订的官方发展援助协定配备资产，用于项目管理工作。

- 项目管理办公室的资产必须按规定用途使用，节约并高效。严禁出租、借用、赠送或用于个人目的。

- 项目管理办公室须向成立项目管理办公室的机关报告由咨询单位、承包商、供应商移交、赠予或留下的需由项目管理办公室管理的资产，依照法律规定。

- 在项目结束后或不再需要使用的资产，须按照现行规定处理。

3.5. 项目结束和解散项目管理办公室

官方发展援助项目的结束时间在官方发展援助协定或与资助方签订的协议中规定。

在项目结束后六个月内，技术援助项目管理办公室须完成项目结束报告和决算报告，并提交给主管机关（如果主管机关直接管理）或由项目负责人提交给主管机关（如果主管机关委托其他单位担任项目负责人）。

在项目结束后六个月内，投资项目管理办公室须完成项目结束报告和决算报告，并由项目负责人提交给作出项目投资决定的机关。

同时，项目管理办公室须按照现行规定处理其资产。

在项目结束报告和决算报告获得有权限机关批准且项目管理办公室资产处理完成后，成立项目管理办公室的机关将发布项目结束决定和解散项目管理办公室的决定。

如果无法在规定期限内完成上述工作，在项目管理办公室提交解释文件的基础上，成立项目管理办公室的机关可发布延长六个月期限的文件，以便项目管理办公室继续完成未完成的工作并确保维持运营所需的必要资金。

对于管理多个项目的项目管理办公室，成立项目管理办公室的机关将发布具体项目的结束决定，同时调整项目管理办公室的功能和职责，遵守本通知的规定。

如果主管机关或项目负责人在期间发生变化，则：

- 主管机关或项目负责人移交和接收项目，按照规定办理交接手续。

- 主管机关或项目负责人移交项目，发布解散项目管理办公室的决定。

- 主管机关或项目负责人接收项目，发布成立项目管理办公室的决定。

四、待遇制度

a) 对于兼任或外派的项目管理办公室主任及其他职位人员的待遇制度，根据现行规定考虑工作的性质、强度和实际工作时间，以确保鼓励有能力的干部长期专业地为项目服务。

b) 对于从外部招聘的项目管理办公室主任及其他职位人员的待遇制度，根据工作性质和能力、经验，基于合同协商确定，并与资助方达成一致（使用官方发展援助资金的情况）。

第四节 主管机关、项目负责人和官方发展援助管理机关对项目管理办公室的责任

一、主管机关

主管机关对官方发展援助项目的整个接受、管理和实施过程以及结果的使用承担法律责任。

a) 对于主管机关直接管理、实施的技术援助项目管理办公室：

- 发布成立和解散项目管理办公室的决定。

- 委任和免去项目管理办公室主任和其他关键人员的职务。

- 制定项目管理委员会的组织和运作规定。

- 按照本通知的内容以及项目管理委员会的组织和运作规定，定期检查和监督项目管理委员会在采购招标、合同谈判与签署、资金提取和支付、财务管理、资产管理以及项目和计划的财政义务和税收义务等领域的活动。项目管理委员会活动的审计和监督结果必须在主管机构内部公开，并与相关机构和资助方分享。

- 及时处理项目管理委员会运作过程中出现的问题，按照权限范围。

- 监督并督促项目管理委员会按现行规定完成报告制度。

- 监督并督促项目管理委员会确保项目和计划按进度和质量要求执行。

- 确保及时并充分提供项目管理委员会运作所需的经费和其他物质条件（办公室、办公设备、通信设备等）。

- 定期评估项目管理委员会的工作。

- 加强项目管理委员会的体制能力和人员能力。

b) 对于由主管机构指定为直接管理和实施技术援助项目的项目管理委员会：

- 对涉及其权限范围内决策的法律责任负责。

- 明确规定各职能单位在审核、作出决定和批准项目相关事项过程中的程序、期限和协调机制，以避免延误影响项目进度。

- 通过项目负责人，根据本通知内容和项目负责人制定的项目管理委员会组织和运作规定，以及现行采购招标、合同谈判与签署、资金提取和支付、财务管理、资产管理以及项目和计划的财政义务和税收义务等领域规定，定期检查和监督项目管理委员会的活动。项目管理委员会活动的审计和监督结果必须在主管机构内部公开，并与相关机构和资助方分享。

c) 对于投资项目的项目管理委员会：

- 对涉及其权限范围内决策的法律责任负责。

- 明确规定各职能单位在审核、作出决定和批准项目相关事项过程中的程序、期限和协调机制，以避免延误影响项目进度。

- 通过项目负责人，根据本通知内容和项目负责人制定的项目管理委员会组织和运作规定，以及现行采购招标、合同谈判与签署、资金提取和支付、财务管理、资产管理以及项目和计划的财政义务和税收义务等领域规定，定期检查和监督项目管理委员会的活动。项目管理委员会活动的审计和监督结果必须在主管机构内部公开，并与相关机构和资助方分享。

2. 项目负责人

a) 根据现行规定履行项目负责人的职责、责任和权利。

b) 对于项目管理委员会，项目负责人有以下职责：

- 发布成立和解散项目管理办公室的决定。

- 聘任和解聘项目管理委员会主任及其他关键人员。

- 制定项目管理委员会的组织和运作规定。

- 根据本通知内容和项目负责人制定的项目管理委员会组织和运作规定，在采购招标、合同谈判与签署、资金提取和支付、财务管理、资产管理以及项目和计划的财政义务和税收义务等领域，定期检查和监督项目管理委员会的活动。项目管理委员会活动的审计和监督结果必须在项目负责人内部公开，并与相关机构和资助方分享。

- 及时处理项目管理委员会运作过程中出现的问题，按照权限范围。

- 监督并督促项目管理委员会按现行规定完成报告制度，包括向主管机构提交项目管理委员会准备的项目和计划进展情况报告。

- 监督并督促项目管理委员会确保项目和计划按进度和质量要求执行。

- 根据已签署的具体ODA国际协议承诺，及时并充分提供项目管理委员会运作所需的经费和其他物质条件（办公室、办公设备、通信设备等）。

- 定期评估项目管理委员会的工作。

- 加强项目管理委员会的体制能力和人员能力。

3. 国家ODA管理机构

a) 根据现行规定履行职能、职责和权力。

b) 定期或不定期检查和监督由设立项目管理委员会的机构发布的项目管理委员会组织和运作规定以及本通知的规定的执行情况。

c) 支持加强项目管理委员会的专业能力。

五、组织实施

1. 本通知自发布之日起十五日后生效。

2. 在本通知生效后成立的项目管理委员会须遵守本通知的规定。

3. 对于目前仍在运营的项目管理委员会。

a) 对于在2007年结束的ODA项目，根据已签署的协定或这些项目延长最多18个月（从2007年底开始计算），这些项目的项目管理委员会将继续存在，但需巩固和调整以具备完成剩余任务的能力。

b) 对于不在本通知第五部分第三条a点规定范围内的项目，如果项目管理委员会已被指定为主管，则主管机构必须按照现行法律规定处理，确保项目管理委员会不担任主管，并符合本通知的规定。

c) 对于其他情况，项目管理委员会主任必须审查和完善项目管理委员会的组织和运作规定，如有必要，咨询资助方意见，提交设立项目管理委员会的机构进行修改或签署新的符合本通知规定的规定。

4. 在执行本通知的过程中，如遇问题，主管机构、项目负责人、项目管理委员会及相关机构和单位应及时反映给国家发展和改革委员会。/。