决定第05/2002/QĐ-BNG号2002年7月30日由外交部部长发布关于组织处理领事事务的规定（摘录）

决定

外交部部长发布关于组织处理领事事务的规定（摘录）

_____________________

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 随本决定一并发布：

1. 关于在领事局、胡志明市外事厅和驻外外交机构、领事机构以及其他被授权执行越南国外交职能的机构（以下简称驻外机构）组织处理领事事务的规定。

2. 表格如下：

• 第01/NG-LS号表格“公民登记簿”

• 第02/NG-LS号表格“公民登记表”

• 第03/NG-LS号表格“外交护照、公务护照发放登记簿”

• 第04/NG-LS号表格“海外越南公民普通护照发放登记簿”

• 第05/NG-LS号表格“海外越南公民护照延期、修改、补充登记簿”（适用于所有三种类型的护照）

• 第06/NG-LS号表格“旅行证发放登记簿”

• 第07/NG-LS号表格“外国人及持外国护照的越南人签证发放登记簿”

• 第08/NG-LS号表格“外国人及持外国护照的越南人签证修改、补充登记簿”

• 第09/NG-LS号表格“越南国籍获得和恢复跟踪登记簿”

• 第10/NG-LS号表格“越南国籍丧失跟踪登记簿”

• 第11/NG-LS号表格“委托司法事务跟踪登记簿”

• 第12/NG-LS号表格“领事统计资料报告”

• 第13/NG-LS号表格“领事空白文件销毁记录”

• 第14/NG-LS号表格“尸体、骸骨入境许可证”

• 第15/NG-LS号表格“尸体、骸骨入境许可登记簿”

• 第16/NG-LS号表格“领事空白文件管理和使用情况报告”

条 2. 本决定自签发之日起三十日后生效，并取代外交部于1996年9月26日发布的第297/QĐ-NG号决定，该决定规定了处理领事事务的程序和手续。

关于组织处理领事事务的规定

（附属于外交部2002年7月30日发布的第05/2002/QĐ-BNG号决定）

部长

I. 领事文件签署事项：

1. 国内文件的签署与授权签署

1.1. 领事局局长和胡志明市外事厅厅长有权签署颁发、延期、修改、补充外交护照和公务护照；签署颁发、修改、补充享有外交豁免权或领事特权的外国人的签证；签署向驻外机构通报或指导领事工作的公文和电报；签署认证、公证和其他法律规定的领事文件。

1.2. 领事局局长可以授权各职能处室的处长或副处长签署上述第1.1目中的文件，但不包括签署颁发、延期、修改、补充外交护照以及向驻外机构负责人发出的公文和电报。

胡志明市外事厅厅长可以授权领事处的处长或副处长签署上述第1.1目中的文件，但不包括签署颁发、修改、补充外交护照。

2. 驻外机构文件、材料的签署与授权签署

2.1. 驻外机构负责人有权签署颁发、延期、修改、补充各种护照和旅行证；签署颁发、修改、补充各种签证；签署公证、认证文件和材料；签署户籍、国籍相关文件及其他与领事工作相关的公文。

2.2. 驻外机构负责人可以授权执行领事职能的外交人员或领事官员签署上述第2.1目中的文件，但不包括签署颁发、延期、修改、补充外交护照。在设有领事处的驻外机构中，负责人可以授权领事处处长签署上述第2.1目中的文件。

2.3. 授权签署的人必须符合《领事条例实施细则》（国务院令第189/HĐBT号，1992年6月4日）第二条第2、3、4款规定的标准。根据实际需要和领事工作的要求，驻外机构负责人决定授权签署领事文件的人数（从一人到三人）。

2.4. 授权和撤销授权的程序：

2.4.1. 授权和撤销授权签署领事文件必须以书面形式存档并通知领事局。授权通知书必须由驻外机构负责人（或其副手）签署，并明确列出被授权人的姓名、职务、授权必要性、授权范围，并附上被授权人九份（09份）签名样本。

2.4.2. 根据第2.3点，领事局应在收到申请后五个工作日内回复是否接受授权注册；如果拒绝，必须说明理由。

2.4.3. 被授权人在领事局通知接受授权注册后才能签署领事文件。

2.4.4. 如果不同意授权注册或者被授权人严重违规，领事局局长要求驻外机构负责人撤回或终止授权。如果双方无法达成一致，领事局应向部领导报告并作出决定。

2.4.5. 领事局负责将被授权人的签名样本、授权范围以及撤销授权的情况通知胡志明市外事厅、出入境管理局（公安部）、边防部队司令部（国防部）及其他相关部门。

驻外机构负责在领事局通知接受授权注册后，向外国相关机构介绍被授权人的签名样本和授权范围。

2.4.6. 领事局和驻外机构有责任管理并保存上述授权和撤销授权的通知书。

II. 领事文件的发放程序：

1. 在领事局、胡志明市外事厅和驻外机构发放领事文件的程序如下：

a) 接收文件：

- 检查文件，如文件齐全且合法，则出具收据，并约定回复结果日期；

- 出具预收款收据或收费发票；

- 将文件转交处理部门。

b) 收取费用；

c) 处理文件：

- 提出解决建议；

- 审批建议；对于特殊情况的处理，审批人需在文件上签字并注明理由；

- 向相关机构发送电报（如有必要）；接收并存档国内机构的回复电报（针对驻外机构）；

- 打印或录入数据并打印；粘贴薄膜（针对护照）；

- 加盖业务印章；

- 签发；

- 加盖国徽印章，

- 登记存档并转交结果发放部门。

d) 发放结果：

- 最终检查已处理的文件；

- 发放文件并签字确认；

- 将所有文件存档至系统中。

e) 按照工作和处理时间顺序存档文件。

2. 处理原则：

a) 每名工作人员负责处理上述流程中的一个或多个任务。在领事事务不多或人员不足的情况下，一人可以执行多个任务，但必须确保：一个人不能单独完成整个封闭流程；开具发票的人不能同时收取款项；签署文件的人不能同时保管和加盖国徽印章；签署和保管印章的人不能同时管理空白证件（护照、签证、户籍、国籍等文件）。

b) 文件处理步骤（第二部分第1款c项）应由外交或领事官员执行，除打印、录入数据、打印、粘贴薄膜、加盖印章和登记存档可由其他人员执行。

3. 领事文件和证件必须由当事人直接提交给领事官员，不得在办公地点之外接受此类文件。在特殊情况下，如果当事人因正当理由无法亲自提交文件，则可以通过委托办理。在国外，代表机关负责人可根据具体情况以书面形式规定通过委托接受和处理领事文件。

4. 领事局、胡志明市外事局及国外越南代表机关有责任公开现行关于颁发领事证件的手续、费用和接待时间的规定。

第三章 领事空白证件管理和档案保存

领事工作档案管理

1. 领事空白证件管理：

a) 领事空白证件包括：各种护照、签证（贴纸、独立）、旅行证、保护膜、户籍文件。

b) 每年，代表机关根据实际需求和前一年使用数量，向领事局报告下一年所需各类领事空白证件的数量。领事局制定印刷和购买计划，确保及时供应代表机关。

c) 代表机关负责人向领事局发出公文，详细说明申请领事空白证件的数量以及授权本机关或其他持有外交护照人员到领事局领取空白证件的事项，并安排运输至代表机关。代表机关负责人对授权负责。

d) 领事空白证件须按机密文件管理，在代表机关仓库内保存。代表机关负责人指派专人管理空白证件，代表机关必须严格遵守入库、出库规定，防止盗窃、火灾、潮湿等安全问题。

e) 每季度和年终，代表机关需报告空白证件的管理与使用情况（格式编号16/NG-LS），截至每季度最后一天。季度报告最迟于下一季度首月10日前通过电报报送领事局。未按时提交报告的代表机关可能暂时停止供应空白证件。

f) 对于不符合标准、在发放或使用过程中损坏的技术性空白证件，每年代表机关成立清点小组，制作清点记录（格式编号13/NG-LS），进行销毁并通报领事局。

2. 管理和保存领事工作档案：

每个机构需要建立并保存以下两类档案：

a. 原则性档案：包括法律法规文本、相关国际条约、设立国内外领事机构的文件及相关文书、部和领事局的领事工作指导文件和公文。

领事工作可参考这些文件的规定进行研究和应用。

b. 证件发放档案：按照不同类别和处理时间顺序保存：

- 对于更换护照的情况，档案需详细记录旧护照号码、持有人姓名及签发日期。

- 护照发放档案保存期限为八年；护照延期档案保存期限为三年。

- 旅行证发放档案保存期限为三年。

- 外国人（包括持外国护照的越南人）签证发放档案保存期限为一年，签证发放电报单独保存期限为三年。

- 法律文件认证和证明档案保存期限为五年。

- 户籍和国籍公证及发放档案保存期限按法律规定执行。

2. 各类领事工作的登记簿按照统一格式建立并无限期保存。

3. 领事局局长、胡志明市外事局局长、代表机关负责人指派专人负责档案的保存和保管。

IV. 组织实施

1. 领事局、胡志明市外事局和各代表机构应当认真执行本规定。每年，各代表机构和胡志明市外事局应进行总结并就领事工作及在执行本规定过程中提出的建议（如有）向领事局提交报告。

2. 胡志明市外事局和各代表机构必须认真执行定期向部（领事局）报送领事报告的任务，以便领事局帮助部汇总国外领事工作的总体情况，统计护照、签证、户籍相关文件以及领事认证、合法化、公证的数量。每季度、上半年和每年，市局和各代表机构应在每个季度最后一天、上半年最后一天和每年最后一天（根据编号为12/NG-LS的表格）向领事局提交领事报告。该报告最迟应在每个季度的第一个月10日（季度报告）、7月份（上半年报告）和次年1月份（年度报告）前提交。

3. 违反本规定的机关和个人将根据情节轻重受到处理。

4. 领事局负责指导和监督本规定的执行。