通知2025年第5号关于电子档案管理业务的规定

通知

关于档案数字化业务的规定

根据《档案法》 二零二四年六月二十一日；

根据政府第25/2025/NĐ-CP号令，于二零二五年二月二十一日发布，关于内务部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据国家档案局局长的建议；

内务部部长发布关于档案数字化业务的通知。

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知详细规定了《档案法》第二十九条第二款、第三十四条第三款和第三十六条第七款的内容，包括：

一、档案数字化的格式、技术要求及流程。

二、将数字档案转换为纸质档案的格式和技术要求。

三、数字档案的接收、保管、使用和销毁。

第二条 适用对象

一、国家机关、公立事业单位、国有企业（以下统称机关、组织）。

二、实施第三十六条第三款规定的数字档案使用形式以及第五十三条第一款规定的档案服务活动的组织和个人。

三、家庭、宗族、社区根据具体情况决定是否适用本通知对私人档案的规定。

条3. 术语解释

在本通知中，下列用语的含义是：

一、提交信息包（Submission Information Package - SIP）是指在当前档案系统中准备用于提交到历史档案或在档案系统之间转移的档案和数据的电子包。

二、档案信息包（Archival Information Package - AIP）是指保存在当前档案系统或历史档案系统中的档案和数据的电子包。

三、分发信息包（Dissemination Information Package - DIP）是指由当前档案系统或历史档案系统提供的供用户使用的档案和数据的电子包。

四、信息对象是指档案库、档案建筑、档案收藏；档案案卷；文本、文件；照片（正片）、录音、录像（胶片）或录音录像（视频）。

五、原始档案是指被数字化或转换的档案。

六、过期数字档案是指已超过保存期限或在系统中重复的数字档案。

第四条 数字档案的数据结构

一、数字档案数据包括档案库数据、档案案卷数据和档案文件数据

（a）档案库数据包括：档案库、档案建筑、档案收藏的代码；档案库、档案建筑、档案收藏的名称；状态（关闭、开放）；形成单位的历史；文件时间；总文件数；分类方案或主要文件组；语言；备份制度；备注。

（b）档案案卷数据包括：案卷代码；案卷标题；保存期限；访问级别；语言；开始时间；结束时间；关键词；案卷中的总文件数；页数（对于数字化案卷）；物理状况（对于数字化案卷）；信息标识；可信度；原始纸质案卷代码（对于数字化案卷）；备份档案文件的制度；备份档案文件的状态；案卷文件（如果整个案卷被数字化为一个文件）；备注。

（c）档案文件数据包括：文件识别码；文件存储码；保存期限；文件类型名称；文件编号；文件标识；文件发布日期；发布文件的机关、组织或个人名称；内容摘要；语言；页数；页数（对于数字化文件）；信息标识；关键词；访问级别；可信度；签名（对于数字化文件）；物理状况（对于数字化文件）；处理程序（对于原始电子文件）；备份档案文件的制度；备份档案文件的状态；文件文件；备注。

（d）电影、照片档案数据（不包括本条第一款第（c）项的数据）包括：文件存储码；保存期限；分类（原声带、正片）；存储编号；信息标识；事件名称；电影、照片标题；作者；拍摄地点；拍摄时间；颜色；电影、照片尺寸；附带文件；访问级别；物理状况；备份档案文件的制度；备份档案文件的状态；文件文件；备注。

（e）录音、录像档案数据（不包括本条第一款第（c）项的数据）包括：文件存储码；保存期限；分类（音频、视频）；存储编号；信息标识；事件名称；音频、视频标题；作者；地点；时间；语言；时长；附带文件；访问级别；音频、视频质量；物理状况；备份档案文件的制度；备份档案文件的状态；文件文件；备注。

二、数字档案数据根据具体的数据结构封装成不同的包，以适应不同的档案业务。

第二章

数字化档案的流程和格式

技术要求

条 5. 制定数字化计划

1. 确定目的

数字化档案以满足使用需求和发挥档案价值；长期保存，最大限度地减少与原始档案的直接接触；建立原始档案的备份档案，并建设档案数据库。

2. 选择数字化档案

a) 根据第四十条第一款的规定，发挥价值的档案；用于管理活动、推动行政改革的档案。

b) 不属于本款a项规定情况的其他档案，由有权管理档案的机关负责人决定是否进行数字化。

c) 各机关、组织选择数字化档案时必须确保符合负责人的权限和责任，并考虑历史档案的保存。

3. 表现形式和技术

a) 从纸质档案、阳片、录音、录像（胶片）或视频等档案转换为数字档案的表现形式和技术，按照本通知的规定执行。

b) 从不属于本款a项规定的其他档案转换为数字档案的表现形式和技术，在现行档案中由机关、组织负责人决定；在历史档案中由国家档案管理部门负责人决定。

4. 准备数字化档案所需的条件

a) 实施数字化的地点。

b) 将档案从保管库运输到实施地点的设备。

c) 在数字化过程中保证档案安全的措施。

d) 支持数字化的设备和软件。

đ) 管理数字化档案的设备和软件。

e) 实施数字化的人员。

条 6. 在数字化过程中保障档案安全

1. 不影响被数字化的原始档案的形式、表现形式、技术和内容信息。

2. 不打乱档案库中档案和文件的排列顺序。

3. 数字化档案在档案管理系统中的排列顺序应与档案库中原始档案的排列顺序一致。

4. 不对粘连、破损、模糊或物理状况影响信息完整性和准确性的档案进行数字化；这些档案必须在数字化前进行业务处理。

5. 数字化档案应在系统中安全保存并随时准备供使用。

条 7. 在数字化过程中保障信息安全

1. 档案从档案库取出进行数字化并在数字化后归还档案库的过程是封闭的，必须由直接管理档案的机关、组织和个人批准后才能实施。

2. 数字化设备

a) 在数字化过程中使用的设备必须经过职能机构的安全和信息安全检查，并在运输出数字化区域之前必须清除所有数据。

b) 安装在信息技术设备上的数字化软件必须具备完整的安全层，强制访问双因素认证的管理账户，根据每个角色、功能和模块分配权限，并在实施数字化前进行检查。

c) 执行将数据备份到其他存储设备的措施，并确保数据保密制度以防数据丢失和信息安全风险。

d) 实施其他保障网络信息安全、保护和保密数字化数据的措施，按相关规定执行。

3. 数字化地点

a) 应满足以下要求：提供足够的桌子、椅子、照明和空调；优先安排在宽敞、面积足够、无洪水风险且不受天气如雨、风暴和高湿度影响的房间。

b) 必须安装监控系统，记录、存储并能够提取在数字化地点及其入口、出口和相关区域24小时发生的全部数据。

c) 确保数字化地点的消防设施运行良好，遵守消防安全规定。

4. 进入和离开数字化地点的人员必须遵守以下要求：

a) 确保档案安全、信息安全和档案保密，以及与数字化过程相关的数据保密。如果使用存储服务，实施数字化的机关、组织和个人必须书面承诺。

b) 使用防护服和手套以确保档案安全。

c) 进出数字化地点时出示身份证明。

d) 禁止在数字化地点吸烟、使用火源和易燃液体。

đ) 禁止携带食物、饮料和刺激性物质进入数字化地点。

e) 禁止携带移动设备、存储设备、录音录像设备和其它个人物品进入数字化地点。

g) 不得擅自将数字化档案、信息技术设备和存储设备带离数字化地点。

h) 当最后一个人离开数字化地点时，关闭所有电器，锁好并封存所有进出口。

5. 根据本通知和其他相关法律法规的规定，直接管理档案的机关、组织有责任制定实施档案数字化的内部规章制度。

条8. 数字化档案的格式、技术展示和数据结构

1. 通用要求

a) 数字化比例：100%；需要放大或缩小的情况，必须确保信息清晰准确，与原始档案的比例相对应。

b) 质量：清晰真实地反映原件，亮度足够以识别文档中的字符和内容。

c) 原始档案管理机构、组织或个人具有相应权限的数字签名在数字化档案文件中显示，包括：机构、组织或个人名称；签署时间（年、月、日；时、分、秒；越南标准ISO 8601的时区）；使用Times New Roman字体，常规体，直立样式，字号10，黑色；不显示机构、组织的印章图像。

d) 文件名至少包括：案卷代码和文件在案卷中的顺序号，用点分隔；如果在数字化过程中案卷不分文件，则文件名为案卷代码。

2. 具体要求

a) 从纸质档案数字化生成的档案：采用双层PDF/A格式；颜色：彩色图像，符合识别信息（文本、生物特征等）的要求；色彩深度最小为24位；分辨率最低为行政文件200dpi，地图、图纸文件300dpi；数字签名信息显示在数字化文件首页右上角。

b) 从照片（正片）或负片档案数字化生成的档案：格式为.JPEG、.PDF、.TIFF、.PNG；颜色：与原件一致；最低分辨率为200dpi。数字签名信息显示在数字化文件右上角。

c) 从录音和录像档案数字化生成的档案：格式为MPEG-4、.AVI、.WMA；未压缩.WAV；最低比特率为1500kbps；颜色：与原件一致。数字签名信息显示符合第三十六条第六款的规定。

d) 从录音档案数字化生成的档案：格式为.MP3、.wma；最低比特率为128kbps。数字签名信息显示符合第三十六条第六款的规定。

3. 数字化档案的数据结构按照本通知附件一规定的AIP_hoso数据结构或附件二规定的AIP_tailieu数据结构执行。

条9. 纸质档案数字化流程

1. 调查、总体评估并移交待数字化的档案

a) 调查统计档案，制定并提交待数字化档案主数据收集计划

实施数字化的机构、组织必须调查现状，确定需移出库房进行数字化的档案库位置和档案块；制定并实施数字化方案；建立服务利用方案，确保每个档案库移出的档案块数量充足及时；评估待数字化档案的主数据现状。

b) 从架上取下档案并转移至交接地点

在从架上取下档案并转移至交接地点时，必须保持档案排列秩序，不得损坏档案；交接档案的区域应有足够的空间进行清点。

c) 将档案移交给数字化部门

移交档案通过清点每个盒子、案卷和文件的数量，并检查档案的物理状态来完成。必要时拍摄案卷和文件的状态；移交档案应形成记录，作为接收已数字化档案的依据。数字化部门接收的盒子、案卷和文件数量将在移交已数字化档案给库房时进行核对。

d) 从保管库运输档案到数字化地点

运输档案从保管库到数字化地点必须使用保证档案安全、防火安全的工具，确保不扰乱档案的排列秩序。

2. 清洁档案

a) 使用适当的毛刷清洁档案盒表面，然后清点每个案卷和文件。

b) 清洁档案时，不得扰乱档案盒、案卷或文件的排列顺序，不得损坏档案。

3. 数据标准化和转换（如有）

a) 制定数据标准化和转换指南。

b) 根据指南执行数据标准化和转换，包括：文件格式标准化、主数据格式标准化、文件和主数据字符编码转换、主数据结构转换、打包数字化文件。

c) 根据测试报告结果进行错误修正。

d) 将原始档案的主数据移交给数字化部门。

4. 档案数字化

a) 分离、平整档案。

b) 对照目录和主数据（如有）检查档案。

c) 执行数字化

将档案放入扫描仪或其他合适的设备中，并设置数字化输出的技术参数：文件格式、分辨率、图像压缩模式、展示形式、展示技术、存储扫描图像的位置和命名规则；扫描后，检查扫描图像质量并与原始档案对比。如果数字化档案不符合要求，调整扫描仪或设备配置重新进行数字化。

d) 对于没有主数据的情况，创建数字化档案的主数据。

f) 将主数据与数字化档案连接并检查主数据与数字化档案的连接情况。

e) 数字化完成后将原始档案归还库房：清点档案数量并检查档案状况；记录并存档。

g) 将原始档案运回保管库并上架。

5. 产品检验

a) 制定产品检验指南

指导检查产品资料应明确包括扫描错误和目录错误的内容，并对曾经或可能频繁出现的常见错误进行具体说明；指导文件应在实施检查前向所有执行检查任务的人员公布。

按照指引进行产品检查；编制检查报告；根据检查结果报告进行错误修正。

6. 根据本通知第八条第一款第c项和第二款第a项的规定，对数字化存储档案进行数字签名。

7. 对数字化存储档案及其主数据进行封装，并将其转入系统。

8. 验收和移交产品

a) 将产品复制到存储设备中

建立确保遵守信息安全、安全和保密规定的复制指南；明确将产品复制到存储设备中的要求；在使用前需对存储设备进行安全性和信息安全性检查；完成数字化过程后，多次或一次性向有权管理机构移交数字化数据产品，并记录每次交接的确认书。

b) 检查数字化存储档案的数量和质量以及其数据结构，确保主数据与数字化存储档案文件之间的准确连接。

c) 实施备份方案，将数字化存储档案和数据库转移到其他存储设备上，并确保数据保密制度以防止数据丢失的风险。

d) 验收和移交产品；建立并保存数据库档案。

根据交接档案和数据的记录、业务和技术标准以及产品的输出要求，进行验收和产品移交。

第十条 数字化影像档案流程

1. 准备影像进行数字化

a) 按顺序或主题选择和排列影像。

b) 使用专用设备、溶液和化学品清除灰尘，确保影像在数字化过程中不受影响。

2. 扫描或拍摄影像

a) 选择高分辨率的专业扫描仪或相机，以确保最佳图像质量。

b) 根据输出产品的要求正确设置扫描仪和相机。

3. 后期处理

a) 使用专业设备和软件处理影像。

b) 检查数字化影像的质量。

c) 进行技术处理，确保数字化存储档案的真实性和准确性与原始档案一致。

4. 根据本通知第八条第一款第c项和第二款第b项的规定，对数字化文件进行数字签名。

5. 按照本通知第九条第三款、第五款、第七款、第八款及第四款第d、đ、e、g项的规定执行相关工作步骤。

第十一条 数字化胶片档案流程

1. 准备胶片进行数字化

a) 查看胶片以发现损坏迹象、灰尘、霉变或裂纹等物理状况。

b) 修复轻微损坏，处理灰尘或进行深度处理，以确保被数字化的原始档案质量。

2. 扫描或拍摄胶片

a) 使用专业的胶片扫描仪或相机扫描或拍摄胶片，确保高质量的扫描效果，具有准确的分辨率和色彩。

b) 根据输出产品的要求正确设置扫描仪或相机。

3. 后期处理

a) 使用专用设备将胶片转换为数字格式的图像。

b) 检查数字格式图像的质量。

c) 进行技术处理，确保数字化存储档案的真实性和准确性与原始档案一致。

4. 根据本通知第八条第一款第c项和第二款第b项的规定，对数字化文件进行数字签名。

5. 按照本通知第九条第三款、第五款、第七款、第八款及第四款第d、đ、e、g项的规定执行相关工作步骤。

条 12. 录音或视频档案数字化流程

1. 准备录音或视频档案进行数字化

a) 检查并评估录音或视频设备的状态。

b) 使用专用设备、溶液和化学物质清除读取头或磁带轴上的灰尘和污垢。

2. 将录音或视频档案转换为数字格式

a) 使用高质量音频和图像转换设备，将模拟信号转换为数字信号。

b) 确保支持高质量音频和图像的设备保持原始音频和图像质量或比原始质量更清晰。

3. 后期处理

a) 使用专业工具消除噪音，平衡音频，并调整亮度和分辨率。

b) 将处理过的录音或视频文件存储在高质量格式中。

4. 根据本通知第八条第一款第c项和第二款第c项或第d项的规定对数字化文件进行数字签名。

5. 按照本通知第九条第三款、第五款、第七款、第八款及第四款第d、đ、e、g项的规定执行相关工作步骤。

第三章

数字档案转换为纸质档案的形式和技术要求

数字档案转换为纸质档案

条 13. 数字档案转换为纸质档案的要求

1. 确保转换后的档案形式、格式、技术展示和内容信息不被影响。

2. 确保转换后档案中的信息完整且准确，与原始档案中的信息一致。

3. 档案管理机构负责人规定适合使用目的和要求的打印纸张类型、打印制度和墨水。

4. 文本、图片、录音、胶片等数字档案转换为纸质档案的形式和技术要求按照本通知第十四条、第十五条和第十六条的规定执行。

5. 其他类型的数字档案转换为纸质档案的形式和技术要求由档案管理机构负责人根据本条第一款和第二款的规定确定。

条 14. 文本数字档案转换的形式和技术要求

1. 纸张尺寸：根据系统中调整后的数字档案的实际尺寸。

2. 打印比例：100%，放大或缩小时必须确保与原始档案的比例一致，并保证转换档案的信息清晰准确。

3. 转换档案格式的组成部分

a) 实施转换的日期和地点。

b) 实施转换的机关或组织名称。

c) 转换档案的识别标志：在转换档案上明确标注“档案转换”。

d) 原始档案在系统中的存储地址：在转换档案上显示原始档案的存储代码。

e) 负责人姓名、职务、签字及实施转换的机关、组织或个人的印章。

4. 格式要素的展示位置：位于转换档案最后一页的内容部分之后。

5. 从文本数字档案转换为纸质档案的展示模板规定在本通知附件六的第一节。

条 15. 归档材料从数字档案影像、胶片底片转换的格式和技巧

1. 纸张尺寸：按照原始影像档案的实际尺寸。

2. 打印比例：100%，放大或缩小时必须确保与原始档案的比例一致，并保证转换档案的信息清晰准确。

3. 转换后的归档材料格式组成部分，按照本通知第十四条第三款的规定，并在转换后材料的背面展示。

4. 从数字档案影像、胶片底片转换的归档材料的格式示例，规定在本通知附件六第一节。

条 16. 归档材料从数字音频档案转换的格式和技巧

1. 纸张尺寸：A4，字体大小13-14，Times New Roman字体，常规体，直立样式，黑色。

2. 转换方式：使用软件将音频信息转换为文本或手动输入音频内容，确保内容准确无误，然后打印出来。

3. 档案管理机构负责人规定适合使用目的和要求的打印纸张类型、打印制度和墨水。

4. 转换后的归档材料格式组成部分及其位置，按照本通知第十四条第三款、第四款的规定。

5. 从数字音频档案转换的归档材料的格式示例，规定在本通知附件六第二节。

第四章 实施细则

数字档案的提交

条 17. 提交档案的结构

1. 提交档案的结构

如果机关、组织已经实施了数字档案的建立和管理，在处理事务过程中进行数字档案的提交。

a) 同一系统内提交时，提交档案的数据结构按照本通知附件一规定的AIP_hoso结构执行。

b) 不同系统间提交时，提交档案的数据结构按照本通知附件三规定的SIP_hoso结构执行。

2. 提交材料的结构

如果机关、组织未在处理事务过程中建立和管理数字档案，且系统具备智能搜索功能，能够连接分散的材料并按主题、事务过程或用户需求显示，则进行材料提交。

a) 同一系统内提交时，提交材料的数据结构按照本通知附件二规定的AIP_tailieu结构执行。

b) 不同系统间提交时，提交材料的数据结构按照本通知附件四规定的SIP_tailieu结构执行。

条 18. 数字档案的提交方式

1. 直接提交

在机关、组织提交使用的系统与接收方系统不同，尚未连接或已连接但没有数据传输期间的安全保障措施的情况下，进行直接提交。

2. 在线提交

在提交方和接收方使用同一系统或使用不同的系统但已达成连接协议并确保数据传输期间的安全性的情况下，进行在线提交。

条 19. 将数字档案提交到现行档案

1. 提交期限

a) 单位和个人应在事务结束之日起60天内，通过系统向现行档案提交数字档案。

b) 若单位和个人需要使用已到期应提交的档案以完成工作，则仍需按规定提交，并在提交档案到期后360天内获得持续使用权，无需经有权人审批。

2. 现行档案接收档案并执行：

a) 审核档案标题；档案保存期限；档案组成；档案描述信息字段。

b) 根据法律规定和机关关于档案提交的规定，调整档案描述信息字段，确保符合要求。

c) 对符合要求的档案确认“同意”，对不符合要求的档案确认“退回”，并说明原因及改进要求，以便提交方完善后再提交。

3. 现行档案确认时间不超过自单位、个人通过系统提交档案之日起60天。

4. 机关、组织负责人根据系统的职能和处理能力，具体规定数字档案提交到现行档案的要求。

条 20. 注册提交档案 数字档案 到历史档案 系统 1. 提交档案的机关、组织必须在注册提交前获得历史档案系统的访问账号。

2. 机关、组织应在档案到期提交前至少12个月，在历史档案系统上注册提交。

3. 系统中填写的信息

a) 请求代码，包括：年度登记顺序号，提交标识（如有）；提交机关、单位缩写标识；提交次数；提交年份。

b) 提交机关、组织、个人名称。

c) 提交机关、组织、个人代码。

d) 已提交或未提交纸质档案到档案的情况（系统提供“已提交”、“未提交”或其他相关信息的选择）。

đ) 提交数字档案的次数（系统自动更新并显示）。

e) 提交材料的内容摘要和时间范围。

g) 提交的档案总数。

h) 总页数（如有）。

i) 总容量。

k) 提交档案目录。

项 目 录 档 案 文 件 提 交

目录文件提交包括以下信息：序号、文件编号、文件标题、开始时间、结束时间、页数、访问级别、备注。

文件目录提交包括以下信息：序号、文件包代码、文件包标题（内容摘要和文件时间）、来源、文件包总数量、备注。

l) 预计提交时间。

m) 提交方式：提交机构或组织选择“直接”或“在线”。

n) 联系地址：提交机构或组织提供代表人的姓名、职务或职业名称、电话号码、电子邮件地址。

特别备注（如有）。

存档字体：根据提交机构或组织自动获取存档字体名称，或者由提交机构或组织申报存档字体名称。

分类方案：提交机构或组织选择已应用于提交文件组的分类方案。

4. 提交档案文件的申请

a) 提交档案文件的申请文本。

b) 文件目录，其中明确指定有条件访问的文件（如有）。

第二十一款 提交档案文件到历史档案系统的确认

1. 历史档案接收并处理提交机构或组织的提交申请和文件：

a) 在系统中审查文件目录。

b) 对文件目录提出书面意见（如有）。

c) 在系统中确认是否同意接收文件。

2. 同意接收文件

历史档案与提交机构或组织统一文件目录；要求、提交方式、时间和文件结构。

3. 拒绝接收文件

历史档案在以下情况下拒绝接收文件：

a) 不符合提交历史档案的文件组成。

b) 报告信息不清晰或不完整。

c) 预计提交的文件总量超过系统的处理能力。在这种情况下，历史档案将制定处理计划，并通知提交机构或组织。

d) 其他情况，历史档案详细记录拒绝理由。

4. 历史档案回复时间不超过自系统接收提交登记之日起七个工作日。

第二十二条 在系统中提交档案文件

1. 准备文件

a) 提交机构或组织准备提交文件，包括：文件目录（根据注册阶段的结果）；按照规定打包文件；形成单位的历史（对于第二次及以上提交的机构或组织，更新至提交阶段）；档案和文件组的历史；分类方案（更新至提交阶段）；确定文件价值的指导。

b) 如果文件同时包含电子文件和纸质文件，则纸质文件的提交程序应遵循内务部长关于《档案法》若干条款的具体规定。

2. 直接提交

a) 历史档案和提交机构或组织统一提交地点和存储设备，确保文件和数据的安全。

b) 提交机构或组织直接将存储设备和提交文件送到提交地点，并与历史档案合作检查存储设备。

c) 历史档案上传（上传）存储包和相关文件到系统。

d) 历史档案和提交机构或组织共同执行病毒检测、验证存储包的真实性；全面检查所有存储包，核对存储包中的文件总数与统一的文件目录；更新“齐全”、“不齐全，缺少文件数量”的信息。

e) 编制提交文件的收据，包括以下信息：请求代码（如有）；提交机构或组织代码；提交机构或组织名称；提交次数；按登记提交的文件总数；交接文件总数；总容量；设备数量及状态描述；交接时间；交方和收方；其他备注（如有）。

3. 系统外在线提交

a) 提交机构或组织登录历史档案系统，更新提交文件到系统；

b) 执行技术连接系统的措施。

c) 将SIP包提交到系统，并输入每个SIP包的描述信息：请求代码；SIP包标识码；档案代码（如有）；SIP包中的文件总数（按文件目录顺序）；文件目录中的文件序号（从...到...）；提交时间（系统自动更新实际时间和多次上传SIP包的时间）。

d) 系统自动执行SIP包的病毒检测、验证真实性；全面检查所有SIP包，核对SIP包中的文件总数与统一的文件目录，更新具体信息“齐全”、“不齐全，缺少文件数量”，并将所有有效的SIP包置于“等待接收”状态。

4. 系统内在线提交

a) 提交机构或组织登录系统；输入或更新形成单位的历史和提交文件组的信息：形成单位的历史（对于第二次及以上提交的机构或组织，更新至提交阶段）；档案和文件组的历史；分类方案（更新至提交阶段）；确定文件价值的指导；选择文件并执行“提交到历史档案”的操作。

b) 系统自动检查文件总数与提交文件目录的一致性，并确认“齐全”、“不齐全，缺少文件数量”，并将所有提交的文件置于“等待接收”状态。

条 23. 接收归档历史档案系统的文件和资料

1. 归档历史接收文件和资料，并在系统中进行检查和确认信息：

a) 登记要求提交的代码。

b) 提交机构或组织的代码。

c) 提交机构或组织的名称。

d) 总数据包数量。

đ) 按照登记的总文件和资料数量。

e) 已经批准提交的总文件和资料数量（累计计算）。

g) 已经输入系统的总文件和资料数量。

h) 总容量。

i) 提交次数（顺序号）。

k) 接收时间。

2. 系统自动更新文件和资料接收状态到提交机构或组织账户及相关账户（如有）。

条 24. 对提交归档历史档案系统中的文件和资料进行业务处理

1. 检查文件和资料的重复性

a) 系统扫描文件和资料信息以检查重复性，对于重复提交的文件和资料不予接收。

b) 如果提交的文件和资料与系统中已有的文件和资料重复，系统将显示两个文件和资料目录的详细信息，业务人员将根据具体情况决定是否接收这些文件和资料。

2. 检查数据包信息和文件和资料描述细节；文件和资料附件内容详情；每个文件和资料的结果：合格，不合格（说明原因）。

3. 检查内容和保存期限

业务人员逐一审查文件和资料，并与提交的文件和资料目录进行核对；逐一审查文件和资料中的每份文本。

4. 业务人员汇总结果并完成业务处理报告，包括以下信息：建议提交的文件和资料总数；合格的文件和资料总数；不合格的文件和资料总数（说明原因）；对提交机构的建议（如有）；对审批人的建议；将报告呈送具有审批权限的人。

条 25. 审批提交的文件和资料并完成归档历史档案的接收工作

1. 审批提交的文件和资料

a) 归档历史发布包含业务处理结果报告、已批准的文件和资料目录、未通过的文件和资料名单的审批决定。

b) 将结果反馈给提交机构或组织。

2. 编制文件和资料接收记录，包括以下信息：登记要求代码（如有）；机构或组织代码；提交机构或组织名称；提交次数；按登记的文件和资料总数；按登记的文件和资料接收总数；已批准的文件和资料总数；退回的文件和资料总数；接收时间；接收人；其他备注（如有）。

3. 将文件和资料移入档案库

a) 非系统接收情况：归档历史执行将SIP包转换为AIP包的操作。

b) 系统内接收情况：归档历史将AIP包移入档案库以进行后续业务处理步骤。

4. 退回未批准的文件和资料

a) 对于直接提交方式：归档历史将未批准的文件和资料清单移入存储设备，以便移交至提交机构或组织。

b) 对于在线提交方式：系统允许从提交机构或组织的账户下载未批准的文件和资料清单。

c) 对于系统内提交方式：系统将未批准的文件和资料退回提交机构或组织的账户。

5. 完成接收

a) 归档历史和提交机构或组织共同编制以下记录：

文件和资料归档历史交接记录；未批准文件和资料归档历史退回记录。

b) 共同签署所有记录。

c) 向国家管理部门报告。

d) 编制文件和资料接收过程记录。

6. 归档历史处理业务并在自系统完整接收文件和资料之日起60天内发布提交文件和资料的审批决定。

第五章

数字化档案保管

条26. 数字档案保管原则

1. 数字档案必须安全、真实、保密地保存在存储介质上，并与档案数据库一起转换为适当的技术。

2. 数字档案和档案数据库应进行检查和备份，以确保安全、完整性、可访问性，并使用技术手段方便分类和存储，但不得更改档案内容。

3. 存储数字档案和档案数据库的设备及存储介质应按照数字档案库的规定进行管理和安全保管。

4. 确保数字档案和档案数据库的访问、管理、检索、更新和共享能力。

条27. 数字档案保管要求

1. 数字档案和档案数据库应至少备份两份，每份存储在独立的存储介质上，备份工作应确保完整、准确、及时和安全。

2. 确保数字档案和档案数据库的检查、备份和恢复过程的一致性。

3. 数字档案和档案数据库应同时进行检查、备份和恢复。

4. 数字档案和档案数据库的检查、备份和恢复程序、手续和方法应同步实施。

5. 技术基础设施和数字档案保管软件应按照 数字档案库的规定执行。

条28结构化档案和数字档案保管结构

结构化档案和数字档案保管数据结构应按照本通知附件I和附件II规定的AIP_hoso或AIP_tailieu结构执行。

条29. 检查数字档案

1. 各机关、组织每年应制定计划，检查其管辖范围内的数字档案和档案数据库。

2. 各机关、组织应在定期三年内确保对其管辖范围内的所有数字档案进行全面检查。

3. 检查内容

a) 检查数字档案主数据信息的访问、使用和更新能力。

b) 检查数字档案和档案数据库的保管和信息安全保障情况。

c) 检查数字档案主数据信息与相关档案文件（如有）的一致性。

4. 检查数字档案应按以下方式进行：

a) 确定并分类待检查的数字档案来源（选择档案系列以确定点和档案系列中的数据库样本）。

b) 启动用于检查的系统设备和软件。

c) 将检查系统连接到存储介质。

d) 检查数字档案和档案数据库。

戌) 统计检查档案目录包括检查文件名、错误文件存储地址。

e) 按照本通知附件VII第1节的规定记录检查记录。

己) 实施修复方案（补充错误字段信息，从备用源补充数据，重新数字化错误档案并补充到系统中）。

辛) 建立检查过程的档案。

条 30. 数据存储文件的备份

1. 备份的时间和方式

a) 数字存储文件和存储文件数据库必须每天进行增量备份，每月定期进行完全备份。

b) 数字存储文件和存储文件数据库每三年进行一次完全备份；主要档案和存储文件数据被备份。

2. 备份系统需要每季度定期检查，并向管理部门报告以预测情况，及时处理事故并采取措施修复损坏。

3. 定期备份数字存储文件和存储文件数据库如下进行

a) 确定备份的数据源。

b) 准备并检查备份介质。

c) 对软件源代码和存储文件数据库进行备份到存储介质中。

d) 在完成备份后检查备份结果。如果备份结果不符合要求，则提出补救措施建议并向负责人报告。如果备份符合要求，则将包含备份存储文件数据库的存储介质转移到保管地点。

e) 按照机构或组织的规定保管包含备份存储文件数据库的存储介质。

f) 记录日志并按照本通知附件七第2节和第3节的规定制作备份记录。

g) 建立备份过程的档案。

4. 存储介质转换

数字存储文件必须在存储介质寿命期限至少提前一年或根据存储介质制造商的建议进行存储介质转换。

条 31. 事故处理和恢复数字存储文件

1. 当发生计算机事故时，机构或组织需要确定事故是由硬件故障还是软件故障引起的，以便找到解决方法。

2. 隔离数字存储文件与导致数据损坏的来源，修复硬件故障，阻止网络入侵攻击，关闭确保系统正常运行的软件进程。

3. 对操作系统进行软件错误检查，对数字存储文件管理系统数据库进行检查，以确定恢复措施。

4. 确定需要恢复的数字存储文件来源后，负责处理任务的人使用事故发生前最近的备份文件进行恢复。

a) 如果数字存储文件和存储文件数据库发生事故，负责处理任务的人通过使用事故发生前最近的备份文件功能，利用数据库管理系统中的Backup/Restore功能或应用程序中的数据恢复功能来恢复数据。

b) 如果数据库管理系统发生事故，则保存存储文件数据并重新安装数据库管理系统，使用数据库管理系统的Attach Database功能恢复之前保存的数据，或者使用事故发生前最近的备份文件进行数据恢复。

c) 如果应用程序发生事故，则使用事故发生前最近的备份应用程序进行恢复。

5. 当系统恢复正常运行时，负责处理事故的人检查数据，确保恢复后的数据完整准确，与事故发生前一致。

6. 根据本通知附件七第4节的规定制作事故处理和恢复存储文件数据库的记录。

7. 建立关于事故处理和恢复存储文件数据库的档案。

第六章

使用数字存储文件

节 1

关于使用数字存储文件的一般规定

条 32. 使用数字档案的要求

1. 数字档案的使用形式在电子门户网站或数字档案管理系统上进行，包括现行档案和历史档案。

2. 数字档案可以以数字格式或纸质格式制作副本提供给用户。

3. 数字档案供用户使用的副本从原始数字档案复制而来，按照使用数据包格式（DIP）提供给用户，以满足其使用目的。

4. 用户使用数字档案需经由管理系统的机构或组织为其开设登录账户后方可实施。

5. 对于已有主数据但尚未数字化的纸质档案或其他存储介质上的档案，注册、接收、审查阅读请求和提供副本的程序应在系统中完成。

条 33. 在现行档案中使用数字档案

1. 现行档案中的数字档案用于满足机关、组织的活动需求以及公民的信息需求，依据档案法和信息获取法的规定。

2. 机关、组织负责人规定现行档案中数字档案的使用，以服务于机关、组织内部活动。

3. 在现行档案中为满足公民需求而使用数字档案的形式，依照本通知第六章第二节、第三节和第四节的规定执行。

条 34. 在历史档案中使用数字档案

1. 历史档案中使用数字档案的形式的程序，依照内务部长关于《档案法》若干条款的具体规定的法令执行。

2. 在历史档案中使用数字档案的形式，依照本通知第六章第二节、第三节和第四节的规定执行。

节

阅读数字档案

条 35. 查询信息和登记阅读数字档案的请求

1. 在系统中查询数字档案的方法。

a) 按关键词。

b) 按档案库。

c) 按案卷。

d) 按档案。

đ) 按专题（如有）。

2. 注册账户

a) 用户申报开户信息包括：姓名，个人识别号（法定身份证件号码），电子邮件或联系电话，工作单位（如有），优先待遇（如有），其他备注（如有）。

b) 用户开户时间不超过一个工作日。

3. 用户选择需要阅读的案卷和档案，并提交阅读数字档案的请求。

4. 系统显示用户的阅读请求概览，要求用户提供使用档案的目的。

5. 用户输入使用档案的目的，在特殊情况下或享有优先权时提供证明，审查阅读请求信息并在系统中提交。

条 36. 接收并审查阅读数字档案的请求

1. 现行档案、历史档案

a) 接收请求，审查请求并对不属于有条件访问的每份案卷和档案提出同意或拒绝的意见。

b) 审查阅读档案的请求。

c) 向用户通报审查结果，包括以下信息：已批准的案卷和档案；阅读时间（自批准之日起不超过十五天）；未批准或未通过的案卷和档案及其原因；按案卷（AIP_hoso）、独立档案（AIP_tailieu）或录音、录像、视频按分钟计算的阅读费用。

d) 对有条件访问的每份案卷和档案直接提出意见，并将意见呈交有审批权限的机关、组织或个人。现行档案呈交机关、组织负责人或系统中授权的审批人。历史档案呈交国家档案管理部门通过系统或公文行政方式审批。

đ) 接收审批结果。

e) 按每次审批的结果向用户反馈。

2. 有权审批的机关、组织和个人

a) 接收请求。

b) 对有条件访问的每份案卷和档案直接提出意见，或对整个请求提出总体审批意见。

3. 用户

a) 接收审批结果。

b) 支付费用。

4. 系统确认用户支付的费用。

条37. 系统供用户阅读版本

1. 从原始存档文件复制而来。

2. 无法验证原始存档文件的数字认证因素。

3. 机构、组织或历史档案名称显示在页面下边缘中央；嵌入影像记录文件中；录音记录文件前或后附注。

4. 不允许用户下载文件。

5. 系统自动在用户阅读期限届满后五天内删除文件。

节 3

数字存档文件副本的制作

条38. 登记申请

1. 用户选择所需副本的文件并提交存档文件副本制作请求。

2. 系统显示关于副本制作的总体信息，包括使用目的、接收形式（数字格式或纸质格式）、副本类型（无认证或有认证）。

3. 用户可以通过系统账户、电子邮件接收数字格式副本，或者到机构、组织、历史档案或具体地址领取纸质格式副本。

条39. 接收和审核申请

1. 现行档案、历史档案

a) 接收申请，审核申请，并对不属于有条件访问情况的每份文件提出同意或拒绝的意见。

b) 审核申请。

c) 向用户通报审核结果，包括：已批准的文件；未批准或未被批准的文件及其原因；复印费用（系统自动计算）。复印费用按文本页数、录音或影像或视频分钟数计算。

d) 对于有条件访问的每份文件直接提出意见，并将申请提交有权机关、组织或个人根据本通知第36条第1点d项的规定进行审核。

đ) 接收审批结果。

e) 按每次审批的结果向用户反馈。

2. 有权审批的机关、组织和个人

a) 接收请求。

b) 对于有条件访问的每份文件直接提出意见，或对整个申请提出综合审核意见。

3. 用户

a) 接收审批结果。

b) 支付费用。

4. 系统确认用户支付的费用。

条40. 无认证的数字存档文件副本

1. 从原始存档文件复制而来，确保与原始存档文件格式一致。

2. 无法验证原始存档文件的数字认证因素。

3. 机构、组织或历史档案名称显示在页面下边缘中央；嵌入影像记录文件中；录音记录文件前或后附注。

4. 在文件首页右上角显示“副本”字样，使用Times New Roman字体，常规体，直立式，字号为10，黑色。此规定不适用于从录音、影像或视频文件复制的副本。

5. 允许用户在获得审核后的十五天内从分配的系统账户下载文件，或通过电子邮件发送给用户。

6. 系统自动在用户下载期限届满后五天内删除文件。

条41. 有认证的数字存档文件副本

1. 有认证的数字存档文件副本的形式和展示技术与无认证的数字存档文件副本相同，如本通知第40条第3款和第4款的规定，并附有机构、组织或历史档案的电子签名。

2. 有认证的数字存档文件文本或影像副本上的机构、组织或历史档案电子签名以“副本”字样显示，如本通知第40条第4款的规定。

3. 有认证的录音或视频副本上的机构、组织或历史档案电子签名符合《档案法》第36条第6款的规定。

条 42. 数字档案副本并经DIP数据包验证

1. 从数字档案原件复制，并确保对原始档案的验证要素。

2. 在符合.pdf/a格式的历史档案验证文本文件中分配，包括以下信息：

a) 档案验证码。

b) 历史档案名称。

c) 收件人信息：姓名、公民身份代码或根据法律规定的身份证明号码。

d) 原始文件档案号。

đ) 原始文件编号和标识（如有）。

e) 文件类型名称。

g) 文件内容摘要或标题。

h) 使用目的。

i) 发放日期。

k) 使用期限。

l) 复制份数。

3. 按照本通知附件五规定的DIP数据包结构进行封装。

条 43. 数字档案纸质副本

1. 从数字档案打印出来。

2. 格式和技术展示按照内务部长关于档案法若干条款的具体规定执行。

第四节

 从数字档案和档案数据库提供信息

和档案数据库

条 44. 提供数字档案和档案数据库信息的形式

1. 从档案数据库提供档案目录

a) 档案目录是从档案数据库中根据用户在系统中的具体主题要求提取并按一定逻辑顺序排列形成的。

b) 存档记录和档案目录中统计的信息最多不超过四个字段。

c) 如果系统具有多语言功能，则档案目录将根据用户需求以不同语言显示。

2. 从数字档案中提取信息

a) 从数字档案中提取的信息以特定主题的内容统计资料形式呈现；每个内容直接从数字档案中提取；有存储地址指引并保持与原始档案的链接。

b) 从数字档案中提取的信息由负责系统的机构或组织在提供给用户时进行验证。

c) 如果系统具有多语言功能，则从数字档案中提取的信息将根据用户需求以不同语言显示。

3. 从数字档案和档案数据库综合信息

a) 从数字档案中提取的综合信息以特定主题的综合报告形式呈现；从系统中提取；由系统自动汇总和编辑；报告中的每段内容都有存储地址指引并保持与原始档案的链接；由管理系统机构验证。

b) 从档案数据库中提取的综合信息以智能统计数据报告形式呈现，针对档案情况、档案管理状况及档案使用对象；根据用户需求从系统中提取。

c) 如果系统具有多语言功能，则从数字档案和档案数据库中提取的综合信息将根据用户需求以不同语言显示。

4. 根据系统的处理能力，系统管理负责人决定每次请求时每种形式（本条第1、2、3款）提供的存档记录和档案数量。

5. 提供数字档案和数字档案数据库信息的权限按照使用档案的许可权限执行。

条 45. 登记请求

1. 用户访问系统，创建账户并选择本通函第44条规定的格式。

2. 用户在系统上创建并提交请求。

3. 系统要求用户申报使用目的。

4. 用户申报并通过其在系统中的账户、电子邮件或历史存储中的纸质副本或具体地址确认接收结果的方式。

条 46. 接收和审查请求

1. 现行档案、历史档案

a) 接收请求。

b) 审核申请。

c) 对于经审查的案件，通知审查结果及提供信息费用；对于未审查的案件，通知不审查的原因。

d) 如果用户的请求涉及有条件访问的文件、现行存储或历史存储中的信息，则必须根据本通函第36条第1款第d项的规定，将请求提交有权审查的机关、组织或个人进行审查。

đ) 向用户提供结果。

2. 审查机关、组织或个人

a) 接收请求。

b) 审核申请。

c) 提交审查结果。

3. 用户

a) 接收审批结果。

b) 支付费用。

4. 系统确认用户支付的费用。

5. 接收和审查请求的时间不超过自系统接收请求之日起六个工作日。

条 47. 处理业务并向用户交付结果

1. 结果按照本通函第44条规定的格式从系统中提取。

2. 检查结果，编辑结果。

3. 批准结果。

4. 向用户提供结果。

第七章

注销存储价值到期的文件

条 48. 存储价值到期的文件目录

1. 存储价值到期的文件目录是系统中重复文件和超过保存期限的文件的基本信息集合。

2. 如果系统发现重复文件，系统会自动将这些文件添加到存储价值到期的文件目录中，将其状态更改为“待注销”，并向负责处理的人员显示通知。

3. 每年定期，系统会自动通知超过保存期限的文件，并将其添加到存储价值到期的文件目录中，在系统中将其状态更改为“待注销”，并向负责处理的人员显示通知。

4. 存储价值到期的文件目录

a) 存储价值到期的文件目录按年度定期从系统中导出以办理注销手续。

b) 存储价值到期的文件目录中的信息包括：序号、文件编号、标题、保存期限、文件总数、总页数、注销原因、备注。

c) 存储价值到期的文件目录中的信息包括：序号、文件编号、类型名称和内容摘要、保存期限、总页数、注销原因、备注。

5. 如果存储价值到期的文件目录中导出的系统文件有纸质文件或其他载体上的文件，机关或组织必须在目录中注明。

条 49. 在现行存储中注销存储价值到期的系统文件

1. 现行存储检查系统中的存储价值到期的文件目录，成立注销存储价值到期的文件委员会。

2. 注销存储价值到期的文件委员会在系统中工作

a) 根据成立注销存储价值到期的文件委员会的决定，指定人员在系统中为委员会成员创建账户并分配查看目录和文件的权限。

b) 委员会成员查看目录，执行系统中存储价值到期的文件的检查工作。

c) 委员会的工作结果汇总并提交给机关或组织的负责人作为作出决定的基础。

3. 注销存储价值到期的文件委员会及其审查存储价值到期的文件的时间按照内务部长关于《档案法》若干条款的具体规定执行。

4. 将文件存入历史存储的机关或组织向国家档案管理机构提出审查存储价值到期的文件的要求，通过系统或正式文件进行。

5. 将文件存入历史存储的机关或组织建立账户并授予代表审查机构访问系统的权限，执行系统中的审查意见输入操作并从系统中导出审查结果。

6. 将文件存入历史存储的机关或组织的负责人在收到国家档案管理机构的审查意见后决定在系统中注销存储价值到期的文件。

7. 注销系统中的存储价值到期的文件

a) 根据有权人作出的注销存储价值到期的文件的决定，现行存储执行系统中存储价值到期的文件的注销操作。

b) 系统记录整个注销存储价值到期的文件的过程。

8. 不属于将文件存入历史存储的机关或组织的负责人决定注销该机关或组织在系统中的存储价值到期的文件。

条50. 撤销系统中历史档案存储的无价值电子文件

1. 历史档案存储审查系统中的无价值电子文件目录，向国家档案管理机关提交系统内或行政文书进行审核。

2. 被指派进行审核的公务员可以访问系统，执行在系统内输入审核意见的操作，并从系统中导出审核结果，然后按照程序报告有权决定撤销无价值电子文件的人员。

3. 撤销系统中的无价值文件

a) 根据有权决定人员关于撤销无价值电子文件的决定，历史档案存储执行系统中撤销无价值电子文件的操作。

b) 系统记录整个撤销无价值文件的过程。

第八章

组织实施

条51. 实施条款

1. 本通知自2025年7月1日起生效。

2. 废除内务部2019年1月24日发布的第02/2019/TT-BNV号通知，该通知规定了输入数据信息的标准和保管电子档案的要求。

3. 对于根据第02/2019/TT-BNV号通知形成的具有结构化数据的系统中的档案文件，在转换为本通知规定的结构化数据之前将继续保存。

4. 如果系统已经按照第02/2019/TT-BNV号通知的规定建立了满足档案管理要求的设施，相关机构和组织应升级以符合本通知的要求，确保提供在线全程使用档案文献的服务。

5. 对于本通知未规定的数字档案业务，相关机构、组织和个人应按照《档案法》和其他相关法律法规的一般规定以及主管部门的业务指导进行操作。

条52. 执行责任

1. 各部部长、相当于部长级别的各机关首长、政府直属机关首长、省或直辖市人民委员会主席及相关机关、组织和个人负责执行本通知。

2. 在执行过程中如遇困难，请向内务部反映，以便获得指导和解决。/