指示第06/2001/CT-BTS号关于加强渔业行业文书档案管理和业务指导工作

指示

关于加强文书档案管理工作

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近年来，党和国家高度重视文书档案工作。许多关于文书档案工作的法规文件作为组织和健全国家对文书档案管理的制度基础已发布。因此，文书档案工作逐渐步入正轨。文书工作严格按规定执行，确保为行政管理活动提供有效服务。各级国家档案机构和专业档案库已经形成，在收集、管理和有效利用档案价值方面发挥了重要作用。文书档案工作真正为经济发展和社会进步以及国家安全做出了重要贡献。

随着渔业行业的形成和发展，文书档案工作得到了关注并取得了一定成果。部办公厅及下属单位的文书工作和印章管理工作做得较好；档案工作也有了积极的变化。

然而，渔业行业的文书档案工作仍存在许多不足之处。文书档案工作尚未真正致力于高效管理、开发和使用档案信息。物质条件、设备和档案库房设施仍然缺乏，无法满足长期保管档案的要求。信息技术在文书档案工作中的应用进展缓慢。档案工作主要停留在保管阶段，尚未实现集中统一管理。档案整理和检索工具建设未能与档案收集同步进行。许多基层单位的专业人员短缺，导致文件发布格式和程序不符合规定；档案丢失、分散、损坏或在需要时无法找到等问题发生。

为了尽快解决上述问题，逐步整顿和加强部机关及行业基层单位的文书档案工作，同时增强档案信息开发利用能力，以服务于行业管理、科学研究和生产活动以及其他正当社会需求，渔业部部长要求各机关和单位做好以下工作：

一、部办公厅：

（一）制定统一的文书管理制度和业务流程指导方针，统一全行业机关和基层单位的账簿和文件记录系统。

（二）制定档案管理制度和指导下属单位严格执行国家关于立卷、管理和向部档案馆提交档案的规定；逐步实现文书档案工作的现代化；建立数据库以支持部的管理活动。

（三）定期检查并制定业务指导文件，每年与人事劳资司和水产中等学校合作制定培训计划，提高基层单位文书档案工作人员和管理人员的专业技能。

（四）指导机关和行业采用信息技术进行行政管理，并特别强调在文书档案工作中应用信息技术，以便组织管理、查找和使用档案。

（五）持续收集和整理机关在运行过程中形成的资料，组织使用并按国家规定计划移交至国家档案中心。

（六）宣传、普及并指导实施《国家档案条例》。

二、直属机关、单位负责人：

（一）安排配置本机关、单位的文书档案工作人员，确保每个机关、单位至少有一名经过基本业务培训的专职人员。

（二）整顿并指导制定新的文书档案管理制度；编制机关档案目录，以管理和定期提交档案；按照国家规定设置专门房间和库房保管档案。

（三）指导收集已解散机关和已完成处理但仍存放在各部门的档案，集中管理并按国家规定计划整理和销毁无用档案。

（四）为文书档案部门配备必要的工作条件和设备；与部办公厅合作制定数据库建设计划，将信息技术应用于行政管理活动中，管理、查找和使用档案。

（五）按年度报告文书档案工作情况、仓库状况、设备和人员情况给上级档案管理部门和专业档案管理部门。

三、部办公厅主任负责协助部长指导执行本指示，并统一管理全行业的文书档案工作。

四、各司长、局长、监察局局长；各总公司董事长、总经理；各直属单位负责人负责执行本指示。