通知第06/2013/TT-BTP号关于管理、使用和利用司法记录数据库的指导意见

通知

关于管理、使用和利用司法记录数据库的指导

 

根据二零零九年六月十七日《司法记录法》；

根据二〇一一年十一月十一日颁布的《档案法》；

根据2006年6月29日《电信法》；

根据二〇一〇年十一月二十三日国务院令第111号《关于〈中华人民共和国个人背景记录法〉若干条款的实施细则和执行办法》；

根据二〇〇七年四月十日国务院令第64号关于在国家机关活动中应用信息技术的规定；

依据2008年8月22日政府颁布的第93/2008/NĐ-CP号法令，关于司法部职能、任务、权限和组织结构的规定；

司法部就管理、使用和利用司法记录数据库作出如下指导。

第一章

总则

第一条 调整范围和适用对象

一、本通知对管理、使用和利用司法记录数据库进行指导，明确全国司法记录中心、省司法厅及相关机构在管理、使用和利用司法记录数据库中的职责。

二、本通知适用于全国司法记录中心、省司法厅（以下简称“从事司法记录工作的人”）及相关机构在管理、使用和利用司法记录数据库中的人员。

贷款金额

在本通知中，下列用语具有如下含义：

一、“管理司法记录数据库”是指全国司法记录中心、省司法厅在建立、存储、保护司法记录数据库方面的任务和权限。

二、“使用和利用司法记录数据库”是指为查询、搜索、复制司法记录数据库中的信息以服务于《司法记录法》及其实施细则和执行指南所规定的用途而接触司法记录数据库的行为。

三、“专用软件”是指为接收、检查、分类信息、制作司法记录、更新司法记录信息、利用和使用司法记录数据库而开发的软件，并符合信息技术技术标准和规范。

第三条 管理、使用和利用司法记录数据库的原则

一、管理、使用和利用司法记录数据库必须遵守《司法记录法》、二〇一〇年十一月二十三日国务院令第111号关于《司法记录法》若干条款的实施细则和执行指南（以下简称“国务院令第111号”）以及本通知的规定。

二、管理、使用和利用司法记录数据库必须符合目的，确保准确性、完整性、一致性，保障信息安全和长期保存，尊重个人隐私，便利需要申请司法记录证明书的机关、组织和个人。

三、管理、使用和利用司法记录数据库的责任和权限必须根据从事司法记录工作的人员的任务和职责明确划分。

第四条 管理、使用和利用司法记录数据库的责任

一、全国司法记录中心主任负有以下责任：

（一）汇总并更新全国范围内管理、使用和利用司法记录数据库的情况和现状；

（二）在全国范围内管理、使用和利用司法记录数据库；

（三）监督各省司法厅执行有关管理、使用和利用司法记录数据库的法律法规情况；

（四）指导管理、使用和利用司法记录数据库；

（五）组织培训和提高从事司法记录工作人员的专业技能；

（六）分配全国司法记录中心接收、检查、分类信息、制作司法记录、更新司法记录信息、使用和利用司法记录数据库的权利；

（七）制定全国司法记录中心管理、使用和利用司法记录数据库的规定；制定省司法厅管理、使用和利用司法记录数据库的规定模板；

（八）按照法律规定组织实施统计和报告管理、使用和利用司法记录数据库的工作。

二、省司法厅厅长负有以下责任：

（一）汇总并更新省司法厅内管理、使用和利用司法记录数据库的情况和现状；

（二）在省级范围内管理、使用和利用司法记录数据库；

（三）组织省司法厅内的从事司法记录工作人员参加由司法部组织的培训和提高课程；

（四）分配省司法厅内接收、检查、分类信息、制作司法记录、更新司法记录信息、利用和使用司法记录数据库的权利；

（五）根据全国司法记录中心主任发布的规定模板，制定省司法厅管理、使用和利用司法记录数据库的规定；

（六）组织实施省司法厅内管理、使用和利用司法记录数据库的统计和报告工作。

三、直接负责管理、使用和利用司法记录数据库的从事司法记录工作人员负有以下责任：

（一）按照分配的任务和职责范围，执行接收、检查、分类信息、制作司法记录、更新司法记录信息的工作；

（二）审查和核对，确保更新到司法记录数据库中的信息准确无误；

（三）遵守有关管理、使用和利用司法记录数据库的法律法规和机构规定；

（四）如发现司法记录数据库中的信息丢失、损坏、更改或存在未经授权的目的和权限使用司法记录信息的行为，应立即向主管机关负责人报告，以便及时采取措施追查、弥补损失、确定个人责任并采取相应处理措施；

（五）及时向主管机关领导报告遇到的问题、困难和事故，并提出解决方案。

条 5. 负责实施信息技术在司法记录管理、使用和开发中的应用

一、全国司法记录中心主任负有以下责任：

a) 主持并与信息技术局组织推进信息技术在司法记录管理、使用和开发中的应用；

b) 监控情况并报告部长关于推进信息技术在司法记录管理、使用和开发中的应用的情况；

c) 管理司法记录数据库与国家司法记录中心、司法厅和其他相关数据库之间的电子数据信息连接、交换和共享。

2. 信息技术局局长负责以下职责：

a) 与国家司法记录中心合作，组织推进并报告部长关于实施信息技术在司法记录管理、使用和开发中的应用的情况；

b) 解决在国家司法记录中心与司法厅及其他相关数据库之间进行电子数据信息连接、交换和共享时出现的技术问题。

3. 司法厅厅长负责根据司法部的指导实施信息技术在司法记录管理、使用和开发中的应用。

条 6. 司法记录数据库与其他相关数据库之间的链接和信息共享

1. 国家司法记录中心负责研究并提出司法记录数据库与其他相关专业数据库（如法院、检察院、公安、户籍管理机构、民事执行机关）的信息链接和共享建议。司法记录数据库在国家司法记录中心、司法厅与居民数据库、户籍、户口、身份证管理机关之间的信息提供合作按照第5条、第16条《第111/2010/NĐ-CP号法令》和第24条《2012年5月10日最高人民法院、最高人民检察院、公安部、总政治部联合通知第04/2012/TTLT-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号》的规定进行。

2. 国家司法记录中心负责主持并与信息技术局合作研究技术解决方案，以实现司法记录数据库与其他相关数据库之间的电子数据信息交换、提供和共享，按照本条第1款规定执行。

第二章

司法记录数据库管理

节 1

 司法记录数据库建设

条 7. 司法记录信息

司法记录信息包括纸质形式的司法记录信息和电子形式的司法记录信息（即符合信息技术技术标准和规范的数字形式的司法记录信息，以下简称电子司法记录信息）。

条8. 接收司法记录信息

1. 当收到根据《司法记录法》及相关规定由相关机关提供的司法记录信息时，国家司法记录中心和司法局应按照第3条第2款《联合通知》（编号04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP）的规定接收司法记录信息。在接收相关机关提供的司法记录信息后，国家司法记录中心和司法局应按照《关于发布和使用司法记录表单和登记簿的通知》（编号13/2011/TT-BTP，2011年6月27日司法部长发布）所附的表格样式，将信息登记入司法记录信息接收登记簿。

2. 若机关、组织提供电子形式的司法记录信息，则有责任按照电子交易法律规定使用数字签名以验证所提供信息的准确性、完整性及权限。若机关、组织提供电子形式的司法记录信息但未使用数字签名，则必须提供发送人的信息，并确保信息的准确性、权限性和完整性。

条9. 司法局对犯罪记录信息进行检查、分类和提供

1. 对法院、省级人民检察院、县级公安局、民事执行机构提供的司法记录信息进行检查和分类：

a) 被判刑人员常住或无常住地但在直辖市或省会城市临时居住的地方司法局

b) 被判刑人员居住在其他直辖市或省会城市的情况，包括虽在地方临时居住但仍保留其他直辖市或省会城市的户籍情况，司法局已收到信息并负责将判决书、判决摘录和其他与执行判决有关的决定、证明文件转交给该人员常住地的司法局；

c) 被判刑人员没有居住地，包括无法确定其常住地或临时居住地的外国人，司法局已收到信息并负责将判决书、判决摘录或与执行判决有关的决定转交给国家司法记录中心；

d) 判决书、决定涉及多个常住或临时居住在不同直辖市或省会城市的被告，司法局已收到信息并负责办理判决书、判决摘录、决定的副本，并将其副本转交给被告常住或临时居住地的司法局。副本包括：正本复印件、摘录副本或按政府2004年第110号法令（2004年4月8日）关于文书工作的规定制作的摘录副本；

đ) 收到与2010年7月1日前被越南法院生效判决判处刑罚的人的执行情况相关的司法记录信息，如执行决定、消除犯罪记录决定、消除犯罪记录证明或其他相关信息，则有管辖权的司法局应根据《联合通知》（编号04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP）第4条第1款a项的规定，向有管辖权的法院请求提供该判决书。

2. 对其他司法局提供的司法记录信息进行检查和分类：收到其他司法局提供的被判刑人员常住或临时居住地的司法记录信息时，司法局应根据本通知第11条第1款的规定建立司法记录，或根据本通知第13条的规定更新补充司法记录信息。

3. 对国家司法记录中心提供的司法记录信息进行检查和分类：

a) 司法局收到与2010年7月1日前被越南法院生效判决判处刑罚的人的执行情况相关的司法记录信息，如服刑完毕证明、特赦证明或其他决定、证明，则司法局应根据《联合通知》（编号04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP）第4条第1款a项的规定，请求原审法院提供该判决书，以便建立司法记录；

b) 收到已有司法记录人员的补充司法记录信息时，司法局应根据本通知第13条的规定更新补充信息。

4. 向国家司法记录中心提供多份司法记录信息时，司法局应随附一份详细清单。清单需注明姓名、信息类型、文号、司法记录代码（如有）。

条10. 对国家司法档案中心的司法记录检查、分类和提供犯罪记录信息

1. 对由司法厅提供的司法记录进行检查和分类：

a) 如果司法记录不完整或有错误信息，如：司法记录代码、判决书编号、宣判日期或决定日期、判决法院或作出决定的法院、姓名、出生日期、居住地或其他相关信息，则国家司法档案中心要求提供信息的司法厅补充或更正；

b) 如果司法记录是基于刑事上诉判决建立但没有初审判决的信息，则国家司法档案中心要求司法厅补充并更新初审判决信息到已建立的司法记录中，并将更新后的司法记录信息提供给国家司法档案中心；

c) 对于由司法厅越权建立的司法记录，国家司法档案中心的任务如下：如果司法记录是对居住在其他省或中央直辖市的人的判决，则国家司法档案中心要求建立该司法记录的司法厅向该人居住地的司法厅发送被判决人的司法记录信息以建立司法记录。如果无法确定被判决人的常住地或暂住地，则国家司法档案中心要求司法厅将该人的司法记录信息发送给国家司法档案中心以建立司法记录。国家司法档案中心通过书面形式通知越权建立司法记录的司法厅，以便该司法厅进行注销该司法记录的代码。注销的司法记录代码可用于新建立的司法记录。

2. 对由公安机关、中央军事法院提供的司法记录信息进行检查和分类：对于由监狱、拘留所、省级公安刑事执行与司法支持部门、中央军事法院提供的司法记录信息，国家司法档案中心根据被判决人居住的省或中央直辖市进行分类，并提供给各司法厅。

3. 对由最高人民检察院提供的司法记录信息进行检查和分类：对于由最高人民检察院提供的在国外犯罪的越南公民的司法记录信息，国家司法档案中心按照法律规定将其翻译成越南语并认证。对于在审判监督程序或再审程序中暂停执行监禁刑罚的决定，由最高人民检察院提供，国家司法档案中心根据被判决人居住的省或中央直辖市进行分类，并提供给各司法厅。

4. 在检查和分类收到的所有信息后，国家司法档案中心根据《司法记录法》第22条第2款和《司法部第13/2011/TT-BTP号通知》第11条的规定，向司法厅发送决定和证明书副本。如果提供多个司法记录信息，则国家司法档案中心附上提供的信息清单。清单应详细列出姓名、信息类型、文件编号、司法记录代码（如有）。

5. 对于由司法厅、公安机关、最高人民检察院提供的无法确定常住地或暂住地的被判决人的司法记录信息，国家司法档案中心根据本通知第11条的规定建立司法记录，或者根据本通知第13条的规定更新已建立的司法记录中的补充信息。

条 11. 建立司法记录

1. 对于自2010年7月1日起被法院判决的人建立司法记录，按照以下方式进行：

a) 司法局根据《司法记录法》第二十六条第一款、第三款、第四款、第五款的规定，在收到有关机关和组织提供的司法记录信息的基础上进行司法记录的建立；

b) 国家司法记录中心根据《司法记录法》第二十六条第二款、第三款、第四款、第五款的规定，在收到司法局和其他相关机关提供的信息基础上进行司法记录的建立。

2. 对于在2010年7月1日前被法院判决的人建立司法记录，按照以下方式进行：

a) 如果司法局收到越南法院在2010年7月1日前对被判刑人作出的刑事判决执行决定、服刑完毕证明书、特赦或大赦证明书、民事判决执行结果确认书或其他与被判刑人相关的司法记录信息，但尚未收到具有法律效力的判决书，则司法局依据收到的决定或证书建立司法记录，并明确记载信息来源。同时，司法局应根据联合通知第04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号第四条第一项a点的规定，请求审理案件的法院提供具有法律效力的判决书。根据法院提供的判决书，司法局补充更新已建立的司法记录中缺少的信息；

b) 如果国家司法记录中心收到越南法院在2010年7月1日前对被判刑人作出的司法记录信息，但无法确定其常住地或暂住地，则国家司法记录中心依据本款a项规定，基于收到的决定或证书建立司法记录；

c) 如果公安机关、法院或国防部有管辖权的机关通过查询、核实发现被颁发无犯罪记录证明的人“有前科”，但在司法记录数据库中没有该人的司法记录，则国家司法记录中心或颁发无犯罪记录证明的司法局应根据公安机关、法院的查询、核实结果建立司法记录。同时，国家司法记录中心或司法局应根据联合通知第04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号第四条第一项a点的规定，请求审理案件的法院提供判决书。根据法院提供的判决书，国家司法记录中心或司法局补充更新已建立的司法记录中缺少的信息。

3. 在收到二审判决的情况下，建立司法记录的方式如下：

a) 如果二审判决不接受上诉或抗诉并维持一审判决，则司法局以具有法律效力的一审判决为基础建立司法记录，并同时将二审判决内容更新到司法记录中；

b) 如果二审判决修改了一审判决，则司法局以二审判决为基础建立司法记录，并同时将一审判决内容更新到司法记录中；

c) 如果二审判决撤销一审判决并将案件发回重新调查或重新审判，则司法局暂不建立司法记录，待具有法律效力的新判决后再建立司法记录；

d) 如果二审判决撤销一审判决并终止案件审理，则司法局不建立司法记录；

e) 如果收到终止二审审理的决定，则司法局以具有法律效力的一审刑事判决为基础建立司法记录；

f) 对于一审判决中有上诉或抗诉的刑事案件，其判决编号在司法记录中使用二审判决的编号，附加标识ST。例如：如果二审刑事判决在司法记录中的判决编号为31HM2011/00001/01，则一审有上诉或抗诉的刑事判决编号为31HM2011/00001/01ST。

4. 如果收到判处死刑的判决但未收到法院提供的执行判决决定或死刑执行决定，则司法局应为被判刑人建立司法记录。

5. 如果收到二审判决或判处死刑的判决，但无法确定被判刑人的常住地或暂住地，则国家司法记录中心应根据本条第三款、第四款的规定建立司法记录。

第12条 不建立刑事记录的情形

国家刑事记录中心、司法局在下列情形下不建立刑事记录：

1. 收到停止执行有期徒刑判决的决定，且服刑人员死亡，收到犯人死亡的通知但尚未收到判决书或其他与该人员犯罪记录有关的决定或证明。

2. 收到具有法律效力的判决书，宣告被告人无罪或免除刑事责任。

3. 收到执行判决或死刑判决的决定，但尚未收到判决书或其他与该人员犯罪记录有关的决定或证明。

第13条 刑事记录信息更新

1. 司法局根据收到的刑事记录信息，在已建立的刑事记录中补充相关信息，具体如下：

a) 收到按照刑事记录法第16条、第20条、第21条、第22条第2款以及联合通知第04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号第13条、第15条第3款、第16条第4款、第17条规定的刑事记录信息和其他由国家刑事记录中心提供的刑事记录信息时，司法局应根据刑事记录法第27条、第28条、第29条、第30条第1款和第33条的规定，在已建立的刑事记录中补充相关信息；

b) 当判决书中包含被判处人的前科信息，而这些前科信息未在该人的刑事记录中体现时，司法局应将这些前科信息作为后续判决补充到该人的刑事记录中，并明确标注为某判决中的前科。同时，司法局应要求审理案件的法院提供相关判决书，依据联合通知第04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号第4条第1款a项的规定。基于法院提供的判决书，司法局应在被判处人的刑事记录中补充缺失的信息；

c) 当刑事记录是基于本通知第11条第3款规定的二审刑事判决建立时，司法局在收到一审刑事判决后，应补充二审刑事判决中缺失的信息到被判处人的刑事记录中；

d) 当收到再审或重审决定时，司法局应按以下方式更新刑事记录：对于再审或重审决定不接受抗诉并维持原有效力的判决或决定，司法局应按照联合通知第13/2011/TT-BTP号第6条第4款b项和第7条第1款c项的规定，在刑事记录中记录该决定的内容。对于再审或重审决定撤销了已有法律效力的判决或决定，且刑事记录仅基于被撤销的判决或决定建立，则该人的刑事记录应在刑事记录数据库中删除。同时，司法局应根据再审或重审决定，依据本通知第24条和第26条第2款、第3款的规定，决定销毁纸质刑事记录档案并删除电子刑事记录数据。如果刑事记录是基于多个判决或决定建立的，纸质刑事记录中被撤销的判决或决定信息应划掉并注明“根据再审决定删除”或“根据重审决定删除”，对于电子刑事记录则直接删除并注明“根据再审决定删除”或“根据重审决定删除”；

e) 当申请人请求出具刑事记录证明，且公安机关、法院的查询和核实结果显示该人“有前科”，而这些前科未在其刑事记录中体现时，负责出具刑事记录证明的司法局应按照本条第1款b项的规定，将这些信息补充到该人的刑事记录中；

f) 当司法局收到执行判决、停止二审、委托执行判决、停止执行判决的决定时，应在刑事记录中的“执行刑事判决决定”部分补充相关信息，按照联合通知第13/2011/TT-BTP号附表01/TT-LLTP的规定格式；

g) 当收到合并刑罚决定或监狱长、临时拘留所长关于犯人死亡的通知时，司法局应将这些内容补充到被判处人的刑事记录中。同时，司法局应根据法院提供的停止执行刑罚的决定，依据本通知第24条的规定，决定销毁该人的纸质刑事记录档案；

h) 当收到决定时

i) 当司法局收到民事执行判决的决定时，应在刑事记录中的“执行罚款、没收财产、诉讼费及其他民事义务”部分补充相关信息；

k) 司法局应在完成信息更新后的5个工作日内，向国家刑事记录中心提供补充的刑事记录信息。

条款2. 国家司法档案中心根据本条第1款的规定，在收到司法厅和相关机构提供的信息基础上，更新已建立的司法档案中的补充信息。- 在收到执行驱逐刑罚、在抗诉程序中作出的暂停执行监禁刑罚的决定的通知时，国家司法档案中心将该通知内容、暂停执行决定的内容更新到被判处刑罚人员的司法档案中。如果越南公民已经建立了司法档案，之后收到最高人民检察院提供的判决书或犯罪记录摘要，则国家司法档案中心将该判决书或犯罪记录摘要作为后续判决更新到该人的司法档案中。在收到关于从国外返回越南正在服刑人员的特赦、大赦、减免刑罚的决定的通知时，国家司法档案中心按照《司法档案法》第二十七条和第三十条第二款的规定，将特赦、大赦、减免刑罚的信息更新到被判处刑罚人员的司法档案中。

第十四条 处理禁止担任职务、设立和管理企业、合作社的信息

条款1. 司法厅根据《司法档案法》第三十七条第三款、联合通知第04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号文第十一条和第十四条的规定，接收并提供禁止担任职务、设立和管理企业、合作社的信息。如果被法院禁止担任职务、设立和管理企业、合作社的人是外国人且没有居住地在越南，则司法厅将该人的司法档案信息发送给国家司法档案中心。

条款2. 司法厅根据《司法档案法》第三十八条第一款、第111/2010/NĐ-CP号法令第十四条的规定，为被法院禁止担任职务、设立和管理企业、合作社的人建立司法档案。如果被法院禁止担任职务、设立和管理企业、合作社的人是外国人且没有居住地在越南，则国家司法档案中心根据法院作出的破产宣告决定为基础建立该人的司法档案。

条款3. 如果被法院禁止担任职务、设立和管理企业、合作社的人已经建立了司法档案，则司法厅根据《司法档案法》第三十八条第二款的规定，将禁止担任职务、设立和管理企业、合作社的信息补充到该人的司法档案中。

条款4. 如果根据法院作出的破产宣告决定，禁止设立和管理企业、合作社的时间期限届满，则该人在纸质司法档案中关于个人不得设立和管理企业、合作社的信息应划掉并注明“禁止期限已过”；对于电子司法档案数据，则应删除并注明“禁止期限已过”。

条 15. 创建电子司法记录数据

1. 电子司法记录数据是从包含司法记录信息的文本数字化而来，或者由各机关、组织按照电子司法记录数据的标准向国家司法记录中心和司法局提供的电子司法记录信息转换生成的数据。

2. 电子司法记录数据包括：使用专用软件创建的司法记录（以下简称电子司法记录）以及符合本条第3款规定的电子司法记录数据标准的信息。对于不符合电子司法记录数据标准的电子司法记录信息，国家司法记录中心和司法局有责任进行标准化并将其转换为电子司法记录数据格式。

3. 电子司法记录数据应满足以下标准：

a) 电子司法记录数据的内容、结构和信息类型必须与根据《司法记录法》、第13/2011/TT-BTP号通知、第04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号联合通知和其他详细规定和指导实施《司法记录法》的文件中的表格内容一致；

b) 电子司法记录数据必须统一，并符合信息技术标准和技术规范；

c) 电子司法记录数据必须确保可访问和导出，以便于与其他相关数据库链接、集成、交换和提供司法记录信息。

4. 电子司法记录数据在国家司法记录中心和司法局通过专用软件创建，并按个人化原则收集和排序。

条 16. 更新补充司法记录信息到电子司法记录中

1. 司法记录工作人员负责将补充的司法记录信息更新到已建立在司法记录数据库中的电子司法记录中。

2. 将补充的司法记录信息更新到电子司法记录中的操作须按照本通知第13条的规定执行。

3. 更新到电子司法记录中的补充司法记录信息必须符合本通知第15条第3款规定的电子司法记录数据标准。

4. 对已更新到电子司法记录数据中的数据进行修改，仅在获得司法记录数据库管理机关负责人或被授权人的批准后方可进行。

条 17. 制作纸质司法记录档案

1. “纸质司法记录档案”包括个人的司法记录、各机关、组织提供的包含司法记录信息的文件以及其他与拥有司法记录的个人相关的文件，如更改户籍决定、更正户籍决定、死亡证明、确认自动消除犯罪记录条件的结果等，这些文件按分类和排序的原则汇集并归档为个人档案。

2. 在完成司法记录制作后，司法记录工作人员有责任制作纸质司法记录档案并存入司法记录数据库，已制作的司法记录必须在记录司法记录制作机关名称的左上角加盖该机关的公章。如果司法记录有多页，则需加盖骑缝章。

3. 纸质司法记录档案中的文件按以下顺序排列：

a) 文件目录；

b) 司法记录；

c) 各机关、组织提供给国家司法记录中心和司法局的包含司法记录信息的文件；

d) 其他相关文件。

4. 第3款第b、c、d项规定的文件按收到文件的时间顺序排列，编号从第01页开始到最后一页。在更新补充信息过程中增加司法记录页数时，新页数应与之前的司法记录页数相同，并附加字母a、b、c等。页码必须清晰准确，用黑色软铅笔书写，距纸张右上边缘1厘米。

5. 纸质司法记录档案必须按档案存储编号进行编制。存储编号从01到n按纸质档案存入存储的时间顺序编号，不按年循环编号。

6. 文件目录按照本通知附表1（表01/TT-BTP）编制，包括以下信息：序号、文件名称、文件编号、页数、文件存储日期、文件存储人。

例如：司法记录档案包括3页的司法记录，页数分别为01、02、03，以及1页的执行刑罚判决决定，页数为04，之后司法记录增加了2页，则文件目录如下所示：

7. 按照本通知附表2（表02/TT-BTP）制作司法记录档案封面，包括以下信息：司法记录数据库管理机关名称；司法记录代码；档案存储编号；拥有司法记录的人姓名；出生日期；身份证号码或护照号码；常住地；暂住地。司法记录档案封面上的信息必须清晰地用黑色签字笔书写，不得缩写，拥有司法记录的人姓名用大写字母书写，其他项目用小写字母书写，出生日期项目用短横线分隔。

8. 纸质司法记录档案必须在完成司法记录制作后的10个工作日内编制并存入存储；如果国家司法记录中心收到司法局提供的司法记录，则应在收到司法记录之日起20个工作日内完成。

条18. 补充纸质司法记录档案资料

1. 在将更新的司法记录信息补充到已建立的电子司法记录数据中后，从事司法记录工作的人员有责任将包含补充司法记录信息的文件补充到纸质司法记录档案中。

2. 在向纸质司法记录档案中补充资料时，从事司法记录工作的人员应按照第17条第4款的规定对含有补充司法记录信息的文件进行编号，并根据第17条第6款的规定将其记录在文件目录中。向纸质司法记录档案中补充资料必须经过有权人的批准。在补充资料的过程中，从事司法记录工作的人员有责任保管档案，不得丢失、损坏或更改档案中的资料。

3. 当被判处刑罚的人已经执行完毕判决且该信息已被更新到电子司法记录中时，从事司法记录工作的人员有义务打印出所有关于执行判决状态的信息更新部分，并将其纳入该人的纸质司法记录档案中。

4. 如果需要补充或更正个人或判决信息，在电子司法记录中，从事司法记录工作的人员应打印出已修改的个人信息或判决信息，并附上包含补充或更正信息的文件，一并补充到该人的纸质司法记录档案中。补充信息必须经过有权人的确认和批准。

条19. 调整电子司法记录数据和纸质司法记录档案中的司法记录信息

1. 当电子司法记录数据与纸质司法记录档案内容不符时，国家司法记录中心和司法局必须进行检查核实以调整一致。由各机关、组织提供的包含司法记录信息的文件以及相关文件如变更、更正户籍决定、死亡证明、自然消除犯罪记录的结果等作为原始文件用于核对和调整信息。

2. 如果司法局对已提供给国家司法记录中心的司法记录进行调整，则在调整后必须书面通知国家司法记录中心。

3. 如果国家司法记录中心发现由司法局提供的司法记录信息存在错误，则必须书面通知司法局进行相应调整。

条20. 接收和处理变更、更正户籍及死亡证明信息

1. 变更、更正户籍及死亡证明信息应登记在专门接收簿中，并进行处理、分类、排序和存档，以便于核查、核对和验证司法记录中的人身信息。

2. 如果确定个人司法记录中的人身信息发生了变更或更正，则国家司法记录中心和司法局应将该人的司法记录信息更新为新的变更或更正后的户籍信息，并在注释栏中明确记载变更或更正户籍的信息。

3. 如果收到已有司法记录的人的死亡证明，国家司法记录中心和司法局应在该人的电子司法记录中进行注记，并根据本通知第24条的规定考虑决定销毁纸质司法记录档案。

节

 保存和保护纸质司法记录档案

条 21. 移交纸质司法记录档案

1. 纸质司法记录档案仅在按照本通则第17条的规定制作并正确记录后，方可纳入司法记录数据库存档。

2. 司法记录工作人员负责将纸质司法记录档案移交给被指派保管纸质司法记录档案的人员（以下简称档案保管人员）。如移交多个档案，则司法记录工作人员必须编制司法记录档案清单以供交接时核对。该清单应包括：序号、拥有司法记录者的姓名和司法记录编号。交接档案时，双方需签字确认。

3. 档案保管人员负有以下职责：

a) 接收档案，检查档案，并核对目录与纸质司法记录档案中的文件是否一致；

b) 登记纸质司法记录档案。登记簿应包含以下信息：司法记录编号、档案序号、拥有司法记录者的姓名、纸质司法记录档案存入司法记录数据库的日期。

4. 如司法记录工作人员同时兼任纸质司法记录档案保管工作，则须按本条第3款b项规定登记纸质司法记录档案，并需由直接主管签字确认。

条 22. 整理、核查、统计纸质司法记录档案

1. 纸质司法记录档案应按照本通则第17条第5款规定的档案序号顺序存放于专用柜架中。

2. 存储柜或架上应标明以下信息：

a) 司法记录数据库管理机构名称；

b) 从档案编号...到档案编号...

3. 每月定期或根据需要，档案保管人员应进行纸质司法记录档案数量的核查和统计；如发现纸质司法记录档案数量与纸质司法记录档案登记簿不符或发现档案丢失、损坏，应及时向上级领导报告以便采取措施处理。

条 23. 移交纸质司法记录档案以补充材料

1. 根据本通则第18条规定，如需向纸质司法记录档案补充材料，司法记录工作人员应要求档案保管人员移交档案以补充材料。如需补充多个档案，则司法记录工作人员应编制需补充材料的司法记录档案清单以供交接时核对。该清单应包括：档案序号、司法记录编号、拥有司法记录者的姓名。

2. 档案保管人员负责查找需补充材料的司法记录档案并移交给需求方。交接纸质司法记录档案时，双方需签字确认，并注明交接日期。

3. 补充完成后，司法记录工作人员应将已补充的档案移交给档案保管人员。移交已补充的档案时，双方需签字确认。

4. 在接收补充信息后的纸质司法记录档案时，档案保管人员应将其归位至存储库中的相应位置。

第24条 档案销毁

一、纸质档案在以下情形之一时应当销毁：

（一）符合第13条第一项g目和第20条第三项规定的有档案人员死亡；

（二）被判决的档案仅基于唯一一个已被法律规定消除的犯罪行为的判决书建立；

（三）被判决的档案仅基于已被撤销的判决或决定，根据第13条第一项d目的规定，由再审或提审决定撤销；

（四）被判处死刑的人的档案以及国家司法档案中心和司法局收到法院提供的执行死刑决定；

（五）档案仅基于法院宣布破产的决定建立，其中包含禁止个人成立、管理企业的内容，并且该禁令已到期，根据法院的破产决定；

二、纸质档案的销毁程序如下：

（一）国家司法档案中心和司法局负责编制需要销毁的纸质档案清单；

（二）国家司法档案中心主任和司法局局长决定成立评估纸质档案价值委员会（以下简称“评估委员会”）。委员会成员包括国家司法档案中心副主任/司法局副局长；部门领导；档案工作负责人和档案保管负责人；

（三）国家司法档案中心主任和司法局局长根据评估委员会的意见决定销毁纸质档案；

（四）纸质档案的销毁必须记录在案。

三、纸质档案的销毁必须形成档案并保存在国家司法档案中心和销毁纸质档案的司法局内，保存期限为自销毁之日起20年。销毁纸质档案的档案应包括：

（一）成立评估委员会的决定；

（二）需要销毁的纸质档案清单；

（三）评估委员会的意见；

（四）销毁纸质档案的决定；

（五）纸质档案销毁记录。

四、已销毁的纸质档案的档案编号不得用于新建立的档案。

五、纸质档案销毁后，司法局有义务将销毁情况及销毁的纸质档案清单通报给国家司法档案中心。

第25条 纸质档案保护责任

国家司法档案中心和司法局负责按照第111/2010/NĐ-CP号法令第23条第一、二款的规定组织实施纸质档案保护措施，具体如下：

一、档案库房设置应满足以下要求：

（一）档案库房位置应避免潮湿或直接暴露于阳光下；

（二）档案库房应确保安全，防止人为或自然损害；

（三）库房环境应保持清洁通风。库房温度应维持在20°C（±2°C），湿度应维持在50%（±5%），库房照度应在50-80lux之间，库房空气流通速度约为每秒5米；

（四）档案库房面积应与实际存储的纸质档案数量相适应。

二、配置设备以支持纸质档案的存储，具体如下：

（一）专用档案柜或架的设计应适合档案管理部门的实际条件，并便于纸质档案的存储、使用和利用；

（二）档案袋应采用本通知附带的档案袋封面样式；

（三）防火、灭火设备应符合国家现行标准。

三、采取技术措施以保护存放在档案库房中的纸质档案，具体如下：

（一）使用通风、吸湿剂或除湿机来防潮；

（二）定期清洁档案材料。发现霉菌、虫害时，应隔离受影响的材料，并喷洒、涂抹防霉剂到档案袋上。每两年对库房进行一次消毒，以防止虫害进入库房。

四、当纸质档案因虫害或其他原因损坏时，应按照档案法规进行修复和复制。

节 3

电子司法档案的存储和保护

条 26. 电子司法记录的数据存储和删除

1. 电子司法记录数据仅在获得有权机关关于信息准确性和完整性的批准后，方可存入司法记录数据库，依照《司法记录法》及相关实施细则和执行指南的规定。

2. 在本通知第24条第1款b、c、d、đ项规定的情况下，电子司法记录数据将从司法记录数据库中删除。已删除的电子司法记录数据的司法记录编号不得用于新建立的司法记录。

3. 删除电子司法记录数据必须得到管理司法记录数据库机构负责人或其授权人的批准。

4. 删除电子司法记录数据后，司法局有义务向国家司法记录中心发送关于删除电子司法记录数据的通知文本。

条 27. 保护电子司法记录数据的要求

1. 电子司法记录数据必须防止外部因素非法入侵以及病毒、恶意代码和有害软件的攻击。

2. 电子司法记录数据必须受到保护，确保不被更改、复制、泄露或采取其他威胁信息安全的行为。

3. 为司法记录数据库的管理和使用服务的设备和网络系统必须保证安全并保持畅通运行。

4. 对司法记录数据库的所有操作必须留痕，并准备好接受必要时的检查和监督。

条 28. 电子司法记录数据的访问控制和备份

1. 国家司法记录中心和司法局的司法记录数据库必须设置访问控制功能，警告并阻止未经授权的人员访问电子司法记录数据。

2. 国家司法记录中心和司法局负责在其权限范围内进行司法记录数据库管理，创建账户并根据每个功能在软件中的适用性分配访问权限，符合从事司法记录工作的人员的任务和权限；实施验证措施并在访问司法记录数据库时留痕。

3. 电子司法记录数据必须进行备份以保护和恢复电子司法记录数据，遵循以下原则：

a) 确保备份的电子司法记录数据的完整性和完整性；

b) 按照备份时间、备份方法和系统恢复测试时间分类；

c) 备份的电子司法记录数据必须单独存储并定期检查，以确保随时可用；

d) 组织和个人未经管理司法记录数据库机构负责人或其授权人书面同意，不得利用或使用备份的电子司法记录数据；如发现存在风险或可能发生风险的情况，应立即报告给管理司法记录数据库机构负责人或其授权人，以便采取措施处理和解决；

đ) 电子司法记录数据的备份应定期进行，至少在工作日结束时进行一次。

第三章

司法记录数据库的使用和开发

节 1

目的、对象、方式、权限使用和开发司法记录数据库

第二十九条 司法记录数据库的使用和开发目的

使用和开发司法记录数据库旨在实现以下目的：

1. 为个人或机构要求发放司法记录证明书提供服务。

2. 根据《司法记录法》的规定，向有关机关和组织提供司法记录信息。

3. 为司法记录统计和报告工作提供服务。

第三十条 司法记录数据库的使用和开发对象

管理司法记录数据库的机关以及从事司法记录工作的人员有权根据其职责范围和任务分配使用和开发司法记录数据库。

第三十一 条 司法记录数据库的使用和开发方式

1. 国家司法记录中心和司法局通过专用软件使用和开发电子司法记录数据。

2. 国家司法记录中心和司法局通过检索和查询存储的档案来使用和开发纸质司法记录档案。

第三十二条 国家司法记录中心和司法局在使用和开发司法记录数据库中的权限

1. 国家司法记录中心有权在其自身及其各地方司法局内使用和开发司法记录数据库。若需复制地方司法局数据库内的电子司法记录数据，国家司法记录中心必须通知该司法局。国家司法记录中心有权要求地方司法局查询并提供纸质司法记录档案的信息。

2. 地方司法局有权在其自身及其其他地方司法局内使用和开发司法记录数据库，并有权要求国家司法记录中心和其他地方司法局提供司法记录数据库内的信息以支持司法记录管理活动。

3. 提供信息的要求可以通过计算机网络或邮政服务发送。

节

纸质司法记录档案的使用和开发

第三十三条 纸质司法记录档案的使用和开发要求

1. 使用和开发纸质司法记录档案必须符合规定的用途、范围和权限。

2. 在使用和开发纸质司法记录档案时，从事司法记录工作的人员必须有书面请求。

3. 使用和开发纸质司法记录档案必须经过管理司法记录数据库机关的负责人或被授权人的批准。

4. 使用和开发纸质司法记录档案必须记录在纸质司法记录档案交接登记簿中。

第三十四条 从事司法记录工作人员在使用和开发纸质司法记录档案中的责任

1. 保护和保管档案，防止损坏、丢失或泄露档案内容的秘密，在使用和开发纸质司法记录档案过程中。

2. 未经管理司法记录数据库机关的负责人或被授权人批准，不得擅自复印、更改或提取存档资料。

条 35. 使用和利用纸质司法记录的程序和手续

1. 需要使用和利用纸质司法记录的情况下，负责司法记录工作的人员应提交书面申请。使用和利用纸质司法记录的书面申请必须经单位负责人或被授权人批准。

2. 负责档案工作的人员在收到已获批准的书面申请后，进行纸质司法记录的查找，并将记录移交给申请人。

3. 在交接纸质司法记录以供使用和利用时，移交方和接收方应在交接单上签字确认，并注明交接日期。

4. 负责司法记录工作的人员有责任在完成任务后归还纸质司法记录。归还记录的时间不得超过五个工作日，自接收记录之日起算，特殊情况需经单位负责人或被授权人特别许可除外。

5. 负责档案工作的人员有义务检查归还的司法记录。如发现记录中有修改、涂改、变更或丢失的情况，档案工作人员应制作笔录并报告单位领导处理。归还记录后的签字确认应按照本条第3款的规定执行。

节 3

使用和利用电子司法记录数据

条 36. 使用和利用电子司法记录数据的要求

1. 使用和利用电子司法记录数据必须符合规定的用途、范围和权限。

2. 根据个人、机构或组织的要求提供电子司法记录数据信息，仅在获得司法记录数据库管理机关负责人或被授权人的批准后方可实施。

使用和利用电子司法记录数据必须在专用软件中留痕，以便于审查、核对、统计和报告。

条 37. 司法记录工作人员在使用和利用电子司法记录数据中的职责

1. 司法记录工作人员只能在其分配的任务和权限范围内使用和利用电子司法记录数据，依据访问司法记录数据库的权限。

2. 司法记录工作人员应对所分配的账户保密；正确使用账户；一旦发现错误或故障，应立即向系统管理部门报告，及时阻止和处理。

3. 如发现数据有误、信息缺失或丢失，司法记录工作人员应及时向单位领导或被授权人报告，采取措施及时修正和补充司法记录数据库中的信息。

4. 如涉及管理、使用和利用电子司法记录数据的司法记录工作人员离职或更换工作，则必须承诺保密信息，并移交数据库访问账户。该承诺和账户移交应形成书面文件。系统管理部门应在司法记录数据库管理机关负责人或被授权人的许可下，采取措施处理已移交的账户。

条 38. 程序和手续使用及利用电子司法记录数据

1. 在收到有权机关批准的信息查询请求后，从事司法记录工作的人员使用账户访问、查询、搜索电子司法记录数据。

2. 查询电子司法记录数据的结果以书面形式体现，并由执行查询、搜索的人员确认。通过计算机网络提供信息、查询结果的情况下，查询结果必须有数字签名验证。

3. 使用和利用电子司法记录数据的行为通过专用软件记录，以便在必要时进行检查和监督活动。

第四章 实施细则

条 款 实 施

第三十九条 生效日期

1. 本通知自2013年4月1日起生效。

2. 在执行过程中，如遇问题，相关机构、单位和个人应及时向司法部反映，以便研究修改和完善，使之更加符合实际。/。