通知2023年第7号关于在外国驻外外交和领事机构办理户籍登记和管理事项

通知

关于在国外的外交机构和领事机构办理户籍登记和管理事项的指导意见 在外国的越南外交代表机构、越南领事代表机构外国的越南代表机构 

根据2014年11月20日第60号法律（2014年第60号户籍法）

根据《越南国籍法》 第24/2008/QH12号，2008年11月13日颁布；《修改补充国籍法若干条款法》 家标准在种植业领域。”第56/2014/QH13号，2014年6月24日颁布； 越 南 根据《婚姻家庭法》第52/2014/QH13号，2014年6月19日颁布

根据第123/2015/NĐ-CP号政府法令，2015年11月15日颁布，关于详细规定和实施户籍法若干条款和措施;

根据《越南社会主义共和国驻外机构法》（2009年第33/2009/QH12号决议，2009年6月18日）；对《越南社会主义共和国驻外机构法》 （2017年第19/2017/QH14号决议，2017年11月21日） 进行修改和补充；

外交部长发布本通知，以指导在外国的越南外交代表机构和领事代表机构办理户籍登记和管理事项如下： 月 11 年 本通知详细解释户籍法第三条、第五十三条关于为居住在国外的越南公民办理户籍登记；重新办理出生、结婚、死亡登记；提供户籍档案副本；为居住在国外的越南公民出具婚姻状况证明；国家对户籍的管理；在外国的越南外交代表机构和领事代表机构（以下简称代表机构）管理电子户籍数据库和在线户籍登记，按照户籍法、第123/2015/NĐ-CP号政府法令（以下简称第123/2015/NĐ-CP号法令）和第87/2020/NĐ-CP号政府法令（以下简称第87/2020/NĐ-CP号法令）的规定。负责人 一、代表机构根据户籍法第三条规定办理户籍登记事项，重新办理出生、结婚、死亡登记；从户籍簿或电子户籍数据库中提供户籍档案副本；为居住在国外的越南公民出具符合越南法律、接受国法律和越南是缔约方的国际条约的婚姻状况证明。;

根据2020年7月28日第87号法令（2020年第87号法令）《关于电子户籍数据库和在线户籍登记的规定》

根据2020年4月9日第47号法令（2020年第47号法令）《关于国家机关数据管理、连接和共享的规定》

根据2022年10月14日第81号法令（2022年第81号法令）《关于外交部职能和任务的规定》

根据领事局局长的建议

在代表机构提交、接收申请材料和发放结果的程序，按照第123/2015/NĐ-CP号法令第三条、第87/2020/NĐ-CP号法令第十二条、第04/2020/TT-BTP号司法部通知第二、三、四、五条（以下简称第04/2020/TT-BTP号通知）以及以下指南进行：

第一章

总则

当要求在代表机构办理户籍登记手续时，申请人必须出示以下文件之一的原件：护照或其他可替代护照的证件、身份证、居民身份证、居住证或由有权机关签发并仍在有效期内的其他带有照片和个人信息的证件（以下简称身份证明），以证明其身份；如有的话，还需出示证明其在所在国居住的文件。代表机构检查、拍照并确认已与原件核对无误的复印件存档。如果通过邮政寄送申请材料，则需提交上述文件的有效公证副本。

条 2. 户籍登记的权限

如果申请人是越南公民且已获得居民身份证或带个人识别号码的居住证，则可以直接提交该证件原件（如果直接递交）或提交复印件（如果通过邮政或在线户籍登记系统递交），只要代表机构的技术基础设施允许与国家人口数据库连接。

2. 对于越南在该国有两个或两个以上机关代表的国家，则户籍登记权限属于所在领区的机关代表。

3. 对于没有机关代表的国家或地区，户籍登记由兼管国的机关代表或最方便的机关代表办理。

条3. 术语解释

在本通知中，下列术语定义如下：

1. 居住在国外的越南公民是指目前拥有越南国籍并长期或短期居住在国外的人。

2. 长期居住在国外的越南公民是指目前拥有越南国籍，并被当地国家允许享有长期居留制度的人。

3. 短期居住在国外的越南公民是指目前拥有越南国籍，在国外工作、学习、劳动或有期限居住的人。

4. 领事官员是指被指派执行户籍事务工作的外交人员或领事人员，在代表机构内工作。

条 4. 户籍登记申请材料的提交、接收及结果交付

代表机构应根据服务在线水平和使用统一的在线户籍登记管理系统的情况，接受和处理在线户籍登记请求。如果尚未接受和处理在线户籍登记请求，则应在官方网站上公告或书面通知申请人，并说明原因；公告可以通过电子邮件发送给申请人，前提是申请人有电子邮件地址。

1. 户籍登记申请材料可以通过直接提交、邮寄或通过在线户籍登记系统提交。

办理户籍登记结果交付时，如果申请人亲自领取，交付人有责任指导申请人检查户籍文件和户籍簿的内容。如果申请人认为内容正确并与户籍登记申请材料一致，则应在户籍簿上签名并写明姓名；如果通过邮政或在线公共服务系统领取电子版结果，则不需要在户籍簿上签字，除非本条第六款另有规定。

对于以下户籍事项，申请人必须亲自到代表机构在户籍簿上签字并领取结果：出生登记；结婚登记；监护登记；认领父母子女关系；更改、更正户籍、确定民族、补充户籍信息；死亡登记。

办理户籍登记请求时，代表机构应使用司法部发布的相应表格和户籍簿（对于直接户籍登记）或第01/2022/TT-BTP号司法部通知（以下简称第01/2022/TT-BTP号通知）、第03/2023/TT-BTP号司法部通知（以下简称第03/2023/TT-BTP号通知）（对于在线户籍登记）。

由第三方国家主管机关颁发用于在代表机构进行户籍登记的文件必须按照规定进行认证。

户籍登记申请材料中的外文文件必须翻译成越南语或英语，并对译本进行公证或按法律规定验证译者的签名。

出生登记

6. 对于以下户籍事项，申请人必须亲自到代表机构在户籍簿上签字并领取结果：出生登记；结婚；监护；认领父母子女关系；更改、更正户籍、重新确定民族、补充户籍信息；死亡登记。

对于其他户籍事项，申请人可以选择按照第87号法令第十二条第四款规定的方式领取结果。

如果希望通过邮政方式领取结果，申请人必须准备好贴有地址、邮票或邮资的信封。

条 5. 使用登记表格、户籍簿

在处理户籍登记申请时，代表机构使用由司法部发布的相应表格和户籍簿。对于直接户籍登记情况，使用通函第04/2020/TT-BTP号；对于在线户籍登记情况，使用司法部部长2022年1月4日发布、关于电子户籍数据库、在线户籍登记实施细则的通函第01/2022/TT-BTP号（以下简称通函第01/2022/TT-BTP号），以及2023年8月2日对通函第01/2022/TT-BTP号进行修改和补充的通函第03/2023/TT-BTP号。

第二章

户籍登记

节 1

出生登记

领事区代表机关应在儿童出生地或其父母居住地的领区内，为在国外出生且未在外国主管机关登记出生的儿童办理出生登记，符合下列情形之一的：

a) 父母均为越南公民；

b) 父母中有一方为越南公民，另一方无国籍；

c) 母亲为越南公民，父亲身份不明；

d) 父母中有一方为越南公民，另一方为外国公民，且父母有书面协议选择越南国籍作为子女出生时的国籍。

条 7. 出生登记程序

1. 提出生登记请求的人应提交以下文件：

a) 出生登记申请表（按格式填写）；

b) 出生证明或其他由外国主管机关出具并确认儿童出生及母子关系的文件。如上述文件缺失，则需提交见证人出具的出生证明文本；如无见证人，则需提交出生声明书。

c) 对于父母一方为越南公民，另一方为外国公民的情况，父母应提交选择越南国籍的书面协议。

如果父母不亲自提交申请，则该书面协议上的签名必须经过合法认证。

d) 如儿童的父母已登记结婚，则须出示婚姻关系证明文件，除非儿童的父母均为越南公民，持有个人识别号码，在越南主管机关登记结婚或记录婚姻登记，并且领事区代表机关已与电子户籍数据库连接。

2. 接收申请材料后，领事官员应全面检查申请材料，核对材料中的信息；如发现出生登记信息完整且有效，领事官员应在出生登记簿上记录出生内容，并将出生登记表呈交领事区负责人签署出生证明。出生登记申请结果的处理按照本通知第四条第六款的规定执行。

3. 如领事区代表机关使用统一的电子户籍登记和管理系统软件，则应在录入、更新出生登记信息到系统并为被登记出生的人获取个人识别号码之前，完成出生登记簿上的记录、发放出生证明并按相关规定向申请人提供结果。

4. 出生登记的内容根据《户籍法》第十四条、《国务院令第123号》第四条第一款、《司法部通知第04号2020》第六条、第二十九条、第三十一条的规定以及以下指导确定：

a) 如无法确定儿童的父亲，则儿童的姓氏、民族、籍贯等信息应根据母亲的相应信息确定；出生登记簿和出生证明中关于父亲的部分留空；

b) 如在出生登记时，父亲要求进行认领手续，则领事区代表机关应同时处理认领和出生登记事宜。联合认领和出生登记的申请材料、程序和手续按照本条第二款、第三款和本通知第十三条、第十四条的规定执行。领事区代表机关同时颁发认领公证书和出生证明给申请人；

c) 如父母无法确定某些出生信息（如民族、原籍），则出生证明和出生登记簿中相应的部分留空。

d) 如子女系婚前妻子所生，夫妻在出生登记时承认是共同子女，则直接在子女的出生证明上记录父亲的信息，无需另行办理认领手续。

节

登记结婚

条 8. 登记结婚的权限

在一方或双方越南公民居住地的领事区代表机构负责办理在外国居住的越南公民之间的结婚登记，或者与外国人结婚的登记。

条 9. 结婚登记所需文件

男女双方申请结婚登记时必须提交以下文件：

1. 结婚登记申请表（按照规定格式）；男女双方可以共同填写一份申请表；

2. 对于越南公民，根据具体情况须提交以下证明婚姻状况的文件：

a) 越南公民在出境前已在越南常住，且达到《婚姻家庭法》规定的结婚年龄的，须提交由该公民常住地的乡、镇、街道人民委员会（以下简称乡级人民委员会）出具的婚姻状况证明。如公民信息已更新至国家人口基础数据库，且领事区代表机关使用统一的电子户籍登记和管理系统软件，则可在线查询司法部和公安部提供的指引以确定行政事务申请人的婚姻状况，无需公民提交婚姻状况证明。

b) 越南公民曾在多个国家居住的，须额外提交由其曾居住地领事区代表机关出具的婚姻状况证明。如无法在以前居住地获得婚姻状况证明，则该公民须提交其在各居住地期间婚姻状况的声明书，并对其内容承担法律责任。

声明内容必须明确说明时间、身份证明、居住地点和婚姻状况。

例如：我叫阮文A，护照号码……，现居住于……，声明在……期间从……日至……日，在……期间从……日至……日，未与任何人登记结婚。我愿意对我的声明内容承担越南法律下的责任。

c) 对于同时拥有外国国籍的越南公民，须提交由其国籍国主管机关出具的证明婚姻状况的文件。

d) 常住国外但不同时具有外国国籍的越南公民，或同时具有外国国籍但常住第三国的越南公民，须提交由其常住国主管机关出具的婚姻状况证明文件；

ə) 已在国外主管机关离婚或取消婚姻登记的越南公民，须提交有关离婚或取消婚姻登记的户籍摘录副本（离婚注释摘录）。

3. 对于外籍人士，须提交证明其目前无配偶的婚姻状况证明文件。

如外国法律未规定出具婚姻状况证明文件，则可用外国主管机关出具的证明该人符合本国法律规定结婚条件的文件代替。

外国人婚姻状况证明文件的有效期根据文件上注明的时间确定。如外国人的婚姻状况证明文件未注明有效期，则该文件自签发之日起六个月内有效。

4. 若越南公民在境外临时居住并与在境外常住的越南公民或外国人结婚；或在境外常住的越南公民之间或与外国人结婚，则男女双方须额外提交由越南或外国具有相应权限的医疗机构出具的、不超过6个月的证明，确认未患有精神疾病或其他影响认知和行为控制能力的疾病。

条 10. 登记结婚的程序

1. 自收到完整且有效的申请材料之日起10个工作日内，领事官员应研究并审查相关材料，必要时进行核实。若材料齐全有效，并经审查核实确认双方符合法律规定结婚条件的，领事官员应向主管代表机关负责人报告，并签署两份婚姻登记证书正本。

2. 自代表机关负责人签署结婚证书之日起3个工作日内，代表机关应组织将结婚证书交付给男女双方。

在办理结婚登记时，男女双方必须亲自到场。领事官员询问双方意见，如双方自愿结婚，则将结婚事项记录在结婚登记簿上；同时要求双方在结婚登记簿上签字；指导双方在婚姻登记证书上签字。主管代表机关负责人向每方颁发一份婚姻登记证书正本。根据要求可提供婚姻登记证书副本。

3. 若一方或双方因故无法亲自领取婚姻登记证书，需书面申请延长发放时间。延长发放时间不得超过自婚姻登记证书签发之日起60天。

超过60天期限后，男女双方仍未前来领取结婚证书，领事官员应向代表机关负责人报告注销已签署的结婚证书。

如此后双方仍希望结婚，则需重新办理结婚登记手续。

节 3

登记监护

条 11. 监护登记、变更、终止的权限

领事区内的代表机关负责处理居住在该地区的监护人或被监护人为越南公民之间的监护登记事宜。

已登记监护的代表机关负责处理监护变更和终止的登记事宜。

条 12. 监护登记、终止、变更的手续

监护登记、终止、变更的手续按照户籍法第二十条、二十一条、二十二条、二十三条的规定执行。

第四节

登记认领父子母女关系

条 13. 认领父、母、子登记的权限

领事区内的代表机关负责处理居住在国外的越南公民之间的父子母女关系登记，以及越南公民与居住在国外的外国公民之间的父子母女关系登记。

条 14. 认领父、母、子登记的手续

1. 提出认领父、母、子登记的一方应当提交以下文件：

a) 认领父、母、子登记申请表（格式）。

b) 子女的出生证明副本或出生登记摘录副本（如有），如果子女已在有权机关进行了出生登记；

c) 国内或国外有权机构出具的医学证明、鉴定机构或其他有权机构出具的确认父子关系或母女关系的文件。

如无上述文件，则认领父、母、子的各方应出具关于父子或母子关系的书面声明，并由至少两名见证人证实该关系。

2. 自收到完整且有效的申请材料之日起7日内，领事官员应审查相关材料，并在代表机关办公地点公告认领父子母女关系事宜。如认为认领父子母女关系符合法律规定，无争议，领事官员应向主管代表机关负责人报告，并签署认领父子母女关系登记证书正本，根据要求可提供认领父子母女关系登记证书副本。

在办理认领父子母女关系登记时，各方必须到场。领事官员应在认领父子母女关系登记簿上记录相关信息，并要求各方在该登记簿上签字。代表机关补充儿童出生登记簿上的父亲或母亲信息（如有）。

如需核实，处理期限可延长不超过15天。

3. 若被认领的孩子是已在越南有权机构登记出生的越南公民，则在完成认领父子母女关系登记后，代表机关应将认领父子母女关系登记证书副本及相关通知发送给已为孩子登记出生的户籍登记机关，以便其在出生登记簿上做相应备注。

节5

登记变更、更正、补充户籍及重新确定民族成分 再次确定民族成分

第十五条 登记变更、更正、补充户籍，重新确定民族的权限

1. 原登记机关负责办理户籍变更、更正、补充以及重新确定民族的登记。

2. 已在外国有权机构解决越南公民户籍事项的代表机关，在该机关已登记户籍的情况下，也有权处理变更、更正、补充户籍及重新确定民族成分的要求。

第十六条 变更、更正、补充户籍和重新确定民族的登记程序

1. 户籍变更范围、变更、更正、补充户籍及重新确定民族成分的登记程序，按照《户籍法》第二十六条、第二十八条、第二十九条和第四十七条的规定执行，以及根据《司法部令第04/2020/TT-BTP号通知》第十六条第二款、第十七条、第十八条、第十九条和第二十条第二款的规定。

2. 若户籍簿已移交给领事局保管，则在完成变更、更正、补充户籍及重新确定民族成分登记后，代表机关应向领事局发出通知，并附带变更、更正、补充户籍及重新确定民族成分登记证书副本，以便领事局在其保管的户籍簿中继续记录。

节6

登记死亡

第十七条 死亡登记的权限

领事区内代表机关负责处理在境外死亡的越南公民的死亡登记。若无法确定死者最后居住地，则由死者死亡所在地或发现尸体所在地的领事区代表机关负责处理死亡登记。

第十八条 死亡登记程序

1. 提交死亡登记的人需提供死亡登记表（按模板填写）和由外国主管机关签发的死亡通知书或其他可替代死亡通知书的文件。

2. 收到完整材料后，若认为死亡登记正确，领事官员应将其记录在死亡登记簿上。主管代表机关负责人应签署死亡登记证书并交付给申请人。结果交付按本通知第四条第六款规定执行。若需要核实，则处理期限不得超过三个工作日。

节 7

将基于法院判决或有权机关决定的户籍变更事项记录在户籍簿中 根据有权机关决定的户籍变更事项记录在户籍簿中

第十九条 根据有权机关的判决、决定记录户籍变更事项的权限

1. 对于已登记越南公民户籍事项的代表机关，应根据《户籍法》第三条第二款的规定，在收到领事局转交的判决书摘录或有权机关决定副本的基础上，将户籍变更事项记录在户籍簿中。

2. 若户籍簿已移交给领事局保管一册，则领事局也应在此户籍簿上记录相应的户籍变更事项及其依据。

第二十条 根据有权机关的判决、决定记录户籍变更事项的程序

1. 收到领事局转来的附有判决书摘录或有权机关决定副本的通知后，领事官员应立即将其内容和变更依据记录在相应的户籍簿中。

2. 若代表机关尚未收到领事局转交的判决书摘录或有权机关决定副本，但提出户籍变更信息的人提供了合法有效的判决书或有权机关决定副本，且已生效，则代表机关也应根据本条第一款的规定将户籍变更事项记录在户籍簿中，并在户籍簿正本背面注明变更内容。

节 8

再次登记出生、结婚、死亡

第二十一條 登记再出生、结婚、死亡的权限

对于在2016年1月1日前已登记出生、死亡、结婚，但户籍簿和户籍簿正本均丢失的代表机关，应再次进行出生、死亡、结婚登记。再次登记出生、结婚仅在受理申请时申请人仍生存的情况下方可进行。

第二十二条 再登记出生、结婚、死亡的程序

一、收到再登记请求后，领事官员应立即检查户籍簿和保存在机关代表处的户籍档案。

对于以前在外交机构登记户籍但已无户籍簿的情况，自收到完整有效文件之日起两个工作日内，外交机构有责任向领事局发出请求核查户籍簿保存情况的书面文件。自收到核查请求文件之日起五个工作日内，领事局将核查结果发送给外交机构。

如果户籍簿保存在机关代表处或外交部领事局，则机关代表应指导申请人按照规定办理户籍摘录副本申请手续。

二、再登记出生的手续按第123/2015/NĐ-CP号法令第二十六条的规定执行，并按司法部第04/2020/TT-BTP号通知第九条和第十条的规定办理。

再登记结婚和死亡的手续按第123/2015/NĐ-CP号法令第二十七条和第二十八条的规定执行。

第九节

记录越南公民在国外已解决的户籍事项

在国外具有管辖权的机关登记的越南公民的户籍事项

外 国

第二十三条 记录出生事项入户籍簿

外交机构负责在出生儿童父母居住的领区或出生地记录出生儿童为在国外出生并已在国外具有管辖权的机关登记的越南公民的出生事项，依据户籍法第四十九条的规定执行。

第二十五條 记录结婚事项入户籍簿

一、越南公民在国外具有管辖权的机关登记的婚姻事项（以下简称“婚姻注记”）的记录条件，按照第123号法令（2015年版）第三十四条的规定执行。

二、负责越南公民居住地所在领区的机关代表应进行结婚注记。

三、结婚注记的文件包括：

（一）结婚注记申报表（按格式填写）；

（二）由外国主管机关颁发的结婚证明书复印件。

（三）如果越南公民已在外国主管机关离婚或取消婚姻，则必须提交离婚注记摘录。

四、从收到完整文件之日起五个工作日内完成结婚注记，需要核查的情况不超过十个工日。

五、如发现要求记录的婚姻事项符合第123号法令（2015年版）第三十四条规定的条件，领事官员应将其记录在户籍簿中。外交机构负责人签署，并向申请人发放婚姻注记的正本摘录。

六、如果婚姻事项属于第123号法令（2015年版）第三十六条第一款规定的情形之一，外交机构负责人拒绝记录婚姻事项，并以书面形式通知申请人，说明具体原因。

第二十六条 记录在国外具有管辖权的机关解决的离婚和撤销婚姻事项

一、越南公民在国外具有管辖权的机关解决的离婚和撤销婚姻事项（以下简称“离婚注记”），应在符合第123号法令（2015年版）第三十七条第一款规定的条件下，在外交机构进行记录。

2. 在越南公民居住地领事区的代表机构负责将国外处理的离婚或婚姻撤销事项（以下简称离婚注记）登记入户籍簿。

3. 离婚注记的档案包括：

- 离婚注记申请表（按模板填写）；

- 离婚判决书、离婚决定书、生效的离婚协议书或其他由国外具有管辖权的机关颁发的确认离婚的文件（以下简称“离婚文件”）的副本。

四、自收到符合本条第三款规定的完整有效文件之日起五个工作日内，领事官员应审核文件。如离婚注记未违反第123号法令（2015年版）第三十七条第一款规定或不属于根据该法令第三十七条第三款规定在司法部网站上公布的事项，则领事官员应将其记录在户籍簿中。外交机构负责人签署，并向申请人发放离婚注记的正本摘录。

如需核实，处理期限不超过十个工作日。

若离婚注记申请不符合相关规定，代表机构拒绝办理，并通知申请人。

5. 更新离婚注记信息

a) 如果以前的婚姻是在国内户籍登记机关登记的，则在记录离婚注记后，外交机构应附带离婚注记的摘录副本（复印件）通知领事局，以便通知先前登记结婚的机关继续记录在户籍簿中。

b) 如果以前的婚姻是在其他外交机构登记的，则在记录离婚注记后，外交机构应附带离婚注记的摘录副本（复印件）通知先前登记结婚的外交机构，以便其继续记录在户籍簿中。

第二十七条 将监护；认领父母子女；确认父母子女关系；收养；死亡和变更其他户籍事项的越南公民在国外有管辖权机关处理的情况登记入户籍簿。

一、驻该地区领事区的代表机构负责将越南公民在国外有管辖权机关处理的监护；认领父母子女；确认父母子女关系；收养；死亡和其他变更户籍事项登记入户籍簿（以下简称登记其他户籍事项）。

2. 其他户籍注记的档案包括：

a. 申请表（按模板填写）；

b. 经国外有管辖权机关处理的户籍事项证明文件副本。

三、收到规定的所有文件后，领事官员将登记入户籍簿。代表机构负责人签署并出具其他户籍事项的户籍摘录。

对于收养登记事项，完成登记后，代表机构发放已由国外有管辖权机关处理的收养登记正式摘录。

需要核实的情况下，登记其他户籍事项的要求处理期限不超过三个工作日。

节十

发放户籍摘录副本

第28条 户籍摘录副本的签发权限

1. 保管户籍簿的代表机构根据个人或有权限机关的要求发放户籍摘录副本。

2. 如果个人已在该代表机构登记户籍后返回越南居住，则由领事局负责发放户籍摘录副本。

第29条 户籍摘录副本的签发程序

2. 领事局发放户籍摘录副本的程序与本条第1款的规定相同。

如果领事局尚未收到代表机构转交的户籍簿，则在收到申请后，领事局应要求代表机构提供信息。代表机构应在收到核实请求之日起三个工作日内答复领事局。领事局应在收到代表机构答复之日起两个工作日内向申请人发放户籍摘录副本。

节十一

发放婚姻状况证明书

第30条 婚姻状况证明的签发权限

在领事区居住的越南公民的代表机构负责为越南公民签发婚姻状况证明，用于结婚或其他目的。

第31条 婚姻状况证明的签发程序

签发婚姻状况证明应按照第123/2015/NĐ-CP号法令第21、22、23条和第04/2020/TT-BTP号通知第12条以及以下规定执行：

1. 请求签发婚姻状况证明的人必须提交以下文件：

a) 婚姻状况证明申请表（按模板填写）；

b) 如果申请人已有配偶但已离婚，则必须提交经法律生效的离婚文件副本；如果配偶一方已去世，则必须提交死亡证明或证明其死亡的文件副本。

如符合本通知第26条第1款的规定，则须提交离婚记录摘录复印件。

c) 如请求签发婚姻状况证明用于在国外的有权机关登记结婚，则须额外提交：

- 由申请人常住地的乡级人民委员会出具的婚姻状况证明书，如果越南公民在出境前已达到《越南婚姻家庭法》规定的结婚年龄；如果越南公民在出境前已登记结婚，但在国外已离婚或配偶已去世，则按照本条第一款b项的规定执行。

- 由越南公民以前居住地区的领事代表机构出具的婚姻状况证明书，如果越南公民曾在多个地方居住。如果无法从前居住地获得婚姻状况证明，则必须提交关于在这些地方居住期间婚姻状况的书面声明，并对声明内容承担法律责任。

d) 如果申请人是已获得个人识别号码的越南公民，其信息已更新到国家人口数据库，并且领事代表机构已使用统一的电子户籍登记和管理系统，则领事代表机构根据司法部和公安部的指导在线获取信息，申请人无需提交本条第一款b项和c项规定的文件。

2. 如请求签发婚姻状况证明用于结婚，则申请人须符合《越南婚姻家庭法》规定的结婚条件。

三、自收到完整有效申请之日起三个工作日内，领事官员依据户籍簿和代表机构存档的档案，核查申请人的婚姻状况，如符合法律规定条件并要求发放婚姻状况证明书，则将其信息录入婚姻状况证明书发放系统，报告代表机构负责人签字，向申请人发放一份婚姻状况证明书。

如请求签发婚姻状况证明用于其他非结婚目的，则签发数量按申请人请求的数量发放。

4. 婚姻状况证明的内容录入应遵循第04/2020/TT-BTP号通知第33条的指导。

如申请人在国外有权机关办理结婚时要求发放婚姻状况证明书，领事代表机构应确认申请人至发证时的婚姻状况。

如申请人在越南或其他目的下要求发放婚姻状况证明书，根据申请人的档案情况和要求，领事代表机构应发放至发证时或一定期限内的婚姻状况证明书。

五、如申请人因结婚需要重新申请婚姻状况证明书而无法归还之前已发放的证明书，则申请人必须说明无法归还的原因。自收到申请之日起三个工作日内，代表机构应向司法部领事局发送函件以与原计划登记结婚的地方进行核实。如无法核实或未收到核实结果，则代表机构允许申请人按照司法部令第4号2020年第04号通知第四条和第五条的规定作出婚姻状况声明。

第三章

户籍簿、户籍文件管理、报告和统计

户籍簿、户籍文件的记录方式、管理及使用，按照第123/2015/NĐ-CP号法令第二章第二节和第87/2020/NĐ-CP号法令第十五条以及司法部2020年第04号通知第二十九条至第三十七条的规定执行。

条 32. 户籍簿和户籍证件的管理、使用

本通知附表包括代表机构的统计表格和外交部向司法部报送的综合统计表格。

条 33. 户籍登记档案的保存

户籍登记档案必须与户籍簿中的登记编号相对应，按顺序排列并保存在法定档案保管机构。

条 34. 户籍登记数据报告和统计

1. 代表机关负责向领事局提交户籍登记情况报告和户籍统计数据，由领事局汇总后报送司法部。

2. 每年最迟于3月1日，代表机关负责将上一年度的户籍登记情况报告和户籍统计数据提交给领事局，由领事局汇总后报送司法部。

各代表机关的综合报告和户籍统计数据应在每年3月15日前由外交部报送司法部。

三、随本通知发布代表机构的统计表格和外交部向司法部报送的综合统计表格。

第四章 实施细则

电子户籍数据库、电子户籍登记

在代表机构的在线户籍登记

条 35. 基本原则

一、具备条件后，代表机构使用统一的电子户籍登记和管理系统进行户籍登记、更新、数字化标准化和管理户籍数据，利用和使用电子户籍数据库。

二、代表机构利用电子户籍数据库进行户籍登记、发放户籍摘录副本、发放婚姻状况证明书、统计户籍登记数据，并根据法律规定执行其他户籍管理活动。

条 36. 更新电子户籍数据库中的个人户籍信息

1. 各类个人户籍事项在登记入户籍簿后，必须及时、完整、准确地更新到电子户籍数据库中。更新的信息包括个人的户籍信息以及因结婚、变更、更正户籍、补充户籍信息、重新确定民族、认领父母子女关系、监护、收养、死亡登记等变动情况导致的父母或配偶的户籍信息；将根据国家机关有权决定的判决书或决定书更改户籍事项记录在户籍簿中；将越南公民在国外有管辖权机关处理的户籍事项记录在户籍簿中。

2. 代表机关对其管辖范围内更新到电子户籍数据库中的信息的准确性、完整性负责。

条 37. 网上户籍登记申请的提交、接收和结果交付

1. 在驻外机构提交、接收和处理在线户籍登记申请应按照《关于第87/2020/ND-CP号法令第十二条第一、二、三款》和《关于第01/2022/TT-BTP号通知第六条第一、二、三、四款》规定的程序和手续进行。有关领事认证和翻译由外国主管机关签发的文件的要求应按照本通知第四条第四款的规定执行。

2. 网上户籍登记结果的交付，按照第87/2020/NĐ-CP号法令第12条第4、5款和第01/2022/TT-BTP号通知第6条第5款的规定执行。

条 38. 出具电子户籍数据库中的户籍摘录副本

驻外机构从电子户籍数据库中出具户籍摘录副本应按照《第87/2020/NĐ-CP号法令第十三条第一款和第三款》和《第01/2022/TT-BTP号通知第七条》的规定执行。

条 39. 户籍簿册的数字化

1. 需要数字化的户籍信息是指在驻外机构正式实施并启用通用电子户籍登记管理系统之前已在户籍簿中登记的户籍信息。

2. 驻外机构对数字化的户籍数据的真实性与完整性负责，并应按照司法部的技术规范进行数据数字化工作，在完成数据数字化后向领事局通报结果，并在正式将数据更新到电子户籍数据库前完成此步骤。

3. 数字化户籍数据时必须遵守保护隐私、个人秘密、家庭秘密及相关法律法规的规定。驻外机构应对数字化后的信息安全保密负责。

第五章

组织实施

条 40. 过渡条款

驻外机构在本通知生效日前受理但尚未处理完毕的户籍登记申请，应继续按照《外交部和司法部2016年6月30日联合通知第02/2016/TTLT-BNG-BTP号关于驻外外交机构和领事机构的户籍登记和管理规定》办理。

条 41. 生效

1. 本通知自2024年2月15日起生效。

2. 废除《外交部和司法部2016年6月30日联合通知第02/2016/TTLT-BNG-BTP号关于驻外外交机构和领事机构的户籍登记和管理规定》中的相关规定。

3. 在执行过程中，如遇困难或新情况，机关代表应及时向外交部反映以便及时指导。