通知 08.a/2010/TT-BTP 关于发布和指导户籍登记簿册、表格的记录、保存和使用

通知

关于发布和指导登记簿、档案的记录、保存

使用户籍表格

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根据2012年2月2日政府第06/2012/法令-政令关于修改和补充有关户籍、婚姻家庭和公证的若干法令的规定；

根据2002年7月10日国务院第68号令《关于婚姻家庭法若干条款实施细则》以及2006年7月21日国务院第69号令《关于修改和补充第68号令若干条款的通知》；

依据2008年8月22日政府颁布的第93/2008/NĐ-CP号法令，关于司法部职能、任务、权限和组织结构的规定；

为了确保全国范围内及驻外机构统一管理使用户籍登记簿、表格，司法部发布并指导如下，

第一条 调整范围

本通知发布各种户籍登记簿、表格；规定使用对象；印制、发行权限；记录方法；封存和保存户籍登记簿。

条2. 户籍登记簿、表格的使用对象

1. 要求处理户籍事务的中国公民和外国公民；

2. 各省、自治区直辖市司法厅（局）（以下简称“司法厅”）：

3. 县、区、市、镇人民政府（以下简称“县级政府”）；

4. 乡、镇、街道办事处（以下简称“乡级政府”）；

5. 驻外使领馆；

6. 外交部。

条3. 发布户籍登记簿、表格

发布5种户籍登记簿和51种户籍表格，详见本通知附表一。

5种户籍登记簿和51种户籍表格的尺寸统一为A4纸张大小（210x297毫米）。

条4. 户籍登记簿、表格的印制、发行权限

1. 司法部负责印制、发行5种户籍登记簿和5种正本表格，包括：

a) 5种通用的户籍登记簿，用于根据2005年12月27日国务院第158号令《关于户籍登记和管理的规定》、2002年7月10日国务院第68号令《关于婚姻家庭法若干条款实施细则》以及2006年7月21日国务院第69号令《关于修改和补充第68号令若干条款的通知》的规定进行户籍事件登记，详见本通知附表一目A。

b) 5种彩色带图案的正本表格：

- 3种正本表格（出生证明、结婚证书、死亡证明），用于根据国务院第158号令的规定进行户籍事件登记，详见本通知附表一目B。

- 2种正本表格（结婚证书；承认收养关系的决定），用于根据国务院第68号令和第69号令的规定进行婚姻登记；涉外收养登记，详见本通知附表一目C。

2. 在司法部官方网站上发布46种黑白无图案的户籍表格（包括剩余的正本表格、所有副本表格、申请表格和其他表格），包括：

a) 40种户籍表格，用于根据国务院第158号令的规定进行户籍事件登记，详见本通知附表二目A。

b) 6种户籍表格，用于根据国务院第68号令和第69号令的规定进行户籍事件登记，详见本通知附表二目B。

户籍登记机关和要求进行户籍登记的人可以登录司法部官方网站（www.moj.gov.vn）免费下载和打印46种表格。对于尚未具备互联网条件的地方，由司法厅自行组织印制和分发这些户籍表格，以满足地方对户籍表格的需求。

条 5. 户籍登记簿册记载原则

1. 在进行户籍登记时，司法行政人员、司法办公室工作人员、司法局户籍人员或领事官员（以下统称实施人员）必须亲自填写户籍登记簿册；内容必须准确；字迹清晰、完整，不得缩写、涂改；使用同一优质黑色墨水书写。对于已经应用信息技术进行户籍登记的地方，户籍登记表的内容可以通过计算机打印。

2. 户籍登记簿必须连续按页顺序填写，不得留空，从第一页到最后一页均需加盖骑缝章。

3. 年度登记号必须从01号连续至当年结束；如未到年末而更换新簿，则应继续使用前簿的最后一个编号，不得重新从01号开始。对于用于下一年度的新簿，下一年度首次登记将从01号开始，不得继续使用上一年度的最后一个编号。

4. 户籍登记表中的编号是每人在户籍登记簿首页登记事项的编号加上登记年份（例如：2009年开设出生登记簿，2009年使用了两本出生登记簿。2009年登记的第325号新生儿阮海英，第二本簿，则其出生证上的编号和册数记录如下：

- 编号：325/2009。

- 册数：02/2009。

例2：2009年开设出生登记簿，2009年登记了125个案例，该簿继续用于2010年。2010年登记的第10号新生儿阮海华，则其出生证上的编号和册数记录如下：

- 编号：10/2010。

- 册数：01/2009。

5. 户籍登记簿各栏目的填写必须按照户籍登记簿使用说明和本通知的规定进行。

条 6. 出生证明填写方式

1. 出生人的姓名必须用大写字母并加标点符号书写。

2. 出生人的出生日期必须按照公历确定，并同时以数字和汉字形式书写。

3. 常住地/暂住地栏目填写如下：

a) 对于居住在国内的公民，应填写常住地；如无常住地，则填写暂住地。

b) 对于居住在国外的公民，应填写国外的常住地或暂住地。

根据本款规定填写常住地/暂住地的方式同样适用于在户籍登记簿和其他户籍证件中填写常住地/暂住地。

4. 出生地点：

a) 对于在医院出生的儿童，应填写医院名称及儿童出生的行政地名（例如：北京市妇产医院）。对于在医疗机构出生的儿童，应填写医疗机构名称及儿童出生的行政地名（例如：北流市北流镇卫生院）。

b) 对于不在医院和医疗机构出生的儿童，应填写三级行政地名（乡、县、省），即儿童出生地（例如：北流市北流镇，玉林市，广西壮族自治区）。

c) 对于在国外出生的儿童，应填写出生城市的名称和国家名称（例如：伦敦，英国；柏林，德国）。

5. 登记机关和登记日期栏目应填写登记机关名称和登记日期。根据具体情况，登记机关和登记日期的填写方式如下：

a) 对于正常期限内或超期登记出生的情况，应填写初次登记机关名称和初次登记日期。

b) 对于重新登记出生的情况，应填写重新登记机关名称和重新登记日期。

c) 对于将已在外国主管机关登记的出生事项录入登记簿的情况，应填写外国主管机关名称和在外国登记的日期。

d) 对于补发出生证明正本的情况，应填写原登记机关名称和原登记日期；如有行政地名变更，原登记机关名称应按补发时新的行政地名填写。

e) 登记机关名称应填写如下：

- 对于由乡级人民政府负责登记出生的情况，应填写三级行政地名（乡、县、省）；

- 对于县级人民政府负责补发出生证明正本的情况，应填写二级行政地名（县、省）；

- 对于由司法局负责登记出生或补发出生证明正本的情况，应填写司法局名称（例如：北京市司法局）；

- 对于由驻外机构负责登记出生或补发出生证明正本的情况，应填写驻外机构名称（例如：中华人民共和国驻德意志联邦共和国大使馆）。

根据本款e项规定填写登记机关名称的方式同样适用于在户籍登记簿和其他户籍证件中填写登记机关名称。

6. 备注栏应填写如下：

a) 明确填写具体事项类型，如：正常期限内登记、超期登记、重新登记、补发出生证明正本或将已在外国主管机关登记的出生事项录入登记簿。

b) 对于将已在外国主管机关登记的出生事项录入登记簿的情况，应填写录入机关名称和录入日期。

c) 对于补发出生证明正本的情况，应填写补发机关名称和补发日期；如有行政地名变更，补发机关名称应按新的行政地名填写。

第7条 婚姻登记证书的记载方式

1．丈夫和妻子的姓名必须用大写字母并加注音标书写。

2．登记地点和日期应按照登记机关名称及登记日期填写。根据具体情况，登记地点应如下记载：

a）对于重新登记婚姻的情况，应记载重新登记机关名称及重新登记日期。

b）对于将已在外国主管机关登记的婚姻记录在册的情况，应记载该外国主管机关名称及外国登记日期。

3．备注栏应如下记载：

a）明确记载具体事项类型，如：重新登记婚姻；将已在外国主管机关登记的婚姻记录在册或实际婚姻登记（1987年1月3日之前建立夫妻关系的情况）。

b）对于将已在外国主管机关登记的婚姻记录在册的情况，应记载记录机关名称及记录日期。

c）对于实际婚姻登记的情况，应明确记载婚姻生效日期，依据户籍法律规定。

第8条 死亡证明书的记载方式

1．死者姓名必须用大写字母并加注音标书写；

2．死亡地点应详细记载死亡地点（医院、卫生站、私人住宅等）；乡/镇、县/区、省/市。

3．关于死亡报告书或其他替代死亡报告书的记载部分，应明确记载类型（死亡报告书或替代死亡报告书的名称）、编号、日期、签发机关名称。

4．登记地点和日期应按照登记机关名称及登记日期填写。根据具体情况，登记地点和日期应如下记载：

a）对于按规定期限内或超期登记死亡的情况，应记载首次登记机关名称及登记日期。

b）对于重新登记死亡的情况，应记载重新登记机关名称及重新登记日期。

5．备注栏应明确记载具体事项类型，如：按规定期限内登记、超期登记、重新登记。

第9条 认定父母子女关系决定、变更更正户籍决定、确定民族身份决定、确定性别决定的记载方式

1．在“关于……”的决定中，应具体记载每种登记事项（例如：认定父亲收养子女的决定；或者允许更改姓氏的决定）。

2．当从变更更正户籍登记簿（以前的变更更正户籍登记簿）或已注明变更更正户籍、确定民族身份、确定性别的出生登记簿中复制变更更正户籍决定时，应在副本决定中的“复制/摘录自……”后明确记载簿册名称。根据使用的簿册类型，删除“复制”或“摘录”字样（例如： 复制/摘录自出生登记簿）。

第10条 婚姻状况证明的记载方式

1．婚姻状况栏应如下记载：

a）对于乡级人民政府为居住在国内的越南公民出具婚姻状况证明的情况，应明确记载其居住地和当前婚姻状况（例如：阮文A先生，现居住于……，目前尚未与任何人登记结婚）；对于已婚但已离婚或配偶去世的人，应明确记载这些情况（例如：阮文A先生，现居住于……，曾与他人登记结婚，但已根据……人民法院……年……月……日作出的离婚判决书离婚，目前尚未与任何人登记结婚）。在这种情况下，“在……期间从……年……月……日至……年……月……日”的记载内容为空白。

b）对于乡级人民政府为准备出境前在越南居住期间出具婚姻状况证明的越南公民的情况，应明确记载其在地方的居住时间和在此期间的婚姻状况（例如：在河内市海防区东仁坊从2008年4月12日至2009年5月25日未与任何人登记结婚）。

c）对于驻外越南代表机构为在境外居住期间出具婚姻状况证明的越南公民的情况，应根据其在所在国的居住时间进行记载（例如：阮文A先生，现暂居于……德意志联邦共和国，在德意志联邦共和国暂居期间从……至……未与任何人登记结婚，由德意志联邦共和国越南大使馆出具证明）；对于已婚但已离婚或配偶去世的人，也应明确记载这些情况。（例如：阮文A先生，现暂居于……德意志联邦共和国，在德意志联邦共和国暂居期间从……至……曾与他人登记结婚，但已根据……作出的离婚判决/决定书……年……月……日……）。

2．如果使用婚姻状况证明办理结婚登记手续，则应明确记载与谁结婚，何处结婚。

条11. 更正登记错误

1. 在登记过程中，如果因记录错误导致户籍簿册出现错误，则应由登记人员直接划去错误部分，不得在原有文字上修改或擦除重写。户籍簿册的备注栏应详细记载更正内容；更正人的姓名、签名及更正日期和月份、年份。登记人员应在更正部分盖章。如因记录错误导致户籍文件出现问题，则应销毁该文件并重新制作新的户籍文件。

2. 严禁擅自擦除、修改、补充已登记内容，以改变户籍簿册或户籍文件的内容。

条12. 户籍簿册封存

1. 每年的户籍登记从每年1月1日开始至12月31日结束。年度结束后，必须统计当年登记的所有户籍事件数量。对于继续使用的户籍簿册，在使用完毕后也必须统计当年登记的所有户籍事件数量。

2. 在完成根据本条第1款指导进行的已登记户籍事件数量汇总后，登记人员必须在空白页上记录当年已登记的户籍事件总数；登记机关代表确认并盖章。

条13. 户籍簿册保管

1. 户籍簿册必须长期保存和管理，以供国家管理活动使用。

2. 每类户籍事项必须登记两本（双登记），一本保存在户籍登记所在地的乡级人民政府；另一本移交给县级人民政府保存。

对于属于司法厅或县级人民政府权限的户籍事项，只需登记一本，并保存在司法厅或县级人民政府。

对于发放婚姻状况证明的户籍簿册，只需建立一本并保存在乡级人民政府。

3. 乡级人民政府、县级人民政府和司法厅负责按照法律规定对户籍簿册进行保存、管理和使用；采取防洪涝、防火、防潮、防虫等安全措施。

条14. 海外越南代表机构的户籍簿册封存与保管

每类户籍事项必须登记两本（双登记）。一本保存在登记户籍的海外越南代表机构；另一本移交给外交部（领事局）保存。对于发放婚姻状况证明的户籍簿册，只需建立一本并保存在海外越南代表机构。

根据本通令第12条关于封存户籍簿册的规定以及第13条第3款关于保管和保护户籍簿册的规定，适用于海外越南代表机构。

条15. 户籍簿册和表格的有效期

1. 关于户籍簿册

当户籍登记机关（包括国内户籍登记机关或海外越南代表机构）使用完旧版户籍簿册后，应购买并使用随本通令发布的新版户籍簿册；若未用完旧版户籍簿册，则继续使用直至用完。在旧版户籍簿册中填写时，必须按照随本通令发布的新版户籍表格内容填写；旧版户籍簿册中有而新版表格中没有的内容，留空；新版表格中有而旧版户籍簿册中没有的内容，在户籍簿册中注明。

2. 关于户籍表格

随本通令发布的户籍表格自2010年7月1日起在全国范围内和海外越南代表机构统一使用。

条 16. 生效

本通令自2010年5月10日起生效，并取代之前与本通令相冲突的有关发布和使用各类户籍簿册和表格的规定。/。