通知第10/2014/TT-BNV号关于在历史档案阅览室使用文件的规定

通知

关于在历史档案阅览室使用文件的规定 在历史档案阅览室

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2014年6月16日第58/2014/NĐ-CP号政府法令关于内务部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据二零一三年一月三日政府第01/2013/号法令关于实施档案法若干条款的规定；

根据2014年6月16日第58/2014/NĐ-CP号政府法令关于内务部职能、任务、权限和组织结构；

内务部部长发布关于在历史档案阅览室使用文件的通知。

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知规定了服务和使用文件的程序、步骤、权限以及相关机构和个人的责任。

第二条 适用对象

本通知适用于国家档案总局（隶属于内务部）下的国家档案中心和中央直辖市的历史档案馆；在国内和国外使用历史档案阅览室文件的个人（以下简称读者）。

第三条 历史档案阅览室中个人在服务和使用文件方面的责任

一、历史档案负责人职责

（一）组织实施历史档案阅览室中的文件使用服务。

（二）制定符合档案特点、成分及工作性质的文件使用规定。

（三）确保文件使用的设备，并加强信息技术的应用以提高为读者服务的效率。

（四）在档案机构办公地点和档案机构官方网站上公布有关文件使用服务的程序和表格。

二、阅览室工作人员职责

（一）办理读者卡。

（二）执行为读者使用文件的服务程序。

（三）指导读者使用查找文件的工具。

（四）管理提供给读者使用的文件。

（五）管理登记表和读者使用文件的服务系统。

（六）建立读者在阅览室使用文件的管理档案。

三、读者职责

（一）遵守所有使用文件的程序和现行法律法规及档案机构的相关规定。

（二）不得拍照文件；不得擦除、书写、标记或涂画文件；不得折叠、撕毁或弄脏文件，在使用过程中不得扰乱文件顺序。

（三）保护文件安全，如因行为造成财产损失或损坏文件，须依法承担责任。

（四）按照现行法律规定支付使用文件的费用。

第二章

具体规定

第四条 文件审查的程序和步骤

一、申请使用文件的程序

（一）读者到历史档案馆使用文件时需出示身份证或护照；若为工作用途，则需出示单位介绍信或其他工作单位的书面请求。

（二）读者填写使用文件申请表。该申请表应按照附件I的格式进行。

二、使用文件的服务流程

（一）读者完成申请手续后，阅览室工作人员将其登记入册，登记册格式见附件II；工作人员指导读者查找文件并填写使用文件申请单。

（二）阅览室工作人员将读者的使用文件申请提交给历史档案负责人审批。

（三）读者的使用文件申请经批准后，阅览室工作人员将文件交给读者使用。读者检查文件并在文件交接登记簿上签字确认。

条 5. 审批使用文件的权限

1. 历史档案负责人批准在阅览室阅读文件和对在其管理权限内的文件进行认证。

2. 涉及个人的档案文件使用的审批权限，在某些特殊情况下，按照政府于2013年1月3日发布的第01/2013/NĐ-CP号法令中第16、17条的规定执行。

3. 使用个人捐赠或寄存到历史档案中的文件必须得到该个人或其合法代表的书面许可。

条 6. 阅读者卡

1. 在阅览室使用文件连续五天以上的读者必须办理读者卡。

2. 阅读者卡的有效期由历史档案负责人规定。

3. 阅读者卡的样式按照附录III的指导实施。

条 7. 提供文件的要求和期限

1. 在阅览室使用文件的申请表类型：请求阅读文件申请表、复制文件申请表和认证文件申请表。

a) 请求阅读文件申请表的样式按照附录IV实施，并在附录V的登记簿上登记。

b) 复制文件申请表的样式按照附录VI实施，并在附录VII的登记簿上登记。

c) 认证文件申请表的样式按照附录VIII实施，并在认证文件登记簿上登记。认证文件登记簿的样式按照附录IX的规定实施。

2. 批准并提供文件给读者的时间期限

a) 对于广泛使用的文件，从接收申请表之日起最迟为一个工作日内批准并提供。

b) 对于限制使用的文件、特别珍贵稀有的文件，从接收申请表之日起最迟为四个工作日内批准并提供。

3. 使用文件的单位、组织和个人可以授权他人领取文件副本。被授权人必须出示授权书和身份证或护照。

条 8. 在阅览室使用检索工具

1. 读者可以在阅览室工作人员指导下使用检索工具。

2. 读者不得复制检索工具中的信息内容。

条 9. 在阅览室使用文件

1. 每次来阅览文件时，读者必须出示读者卡（对于连续使用五天以上的读者）。

2. 每次阅览时提供的文件数量不得超过十个案卷（保管单位）。

3. 读者每次在阅览室使用文件的最大期限为两周。读者完成阅览后必须将文件归还阅览室才能再次领取。

4. 阅览室工作人员向读者交付案卷、文件时必须在交接登记簿上签字。交接登记簿的样式按照附录X实施。

5. 对于已经数字化的文件只提供电子版供读者使用，不使用原件或原稿。

6. 珍贵稀有的文件只能使用副本。

7. 不得用于以下情况下的未提供服务的文件：

a) 文件物理状况较差；

b) 文件正在处理业务如：整理、修复、消毒、去酸、数字化、装订、编辑以出版档案出版物、展览展示。

条 10. 复制文件

1. 文件可以通过以下形式复制：拍照、从原件数字化打印全部或部分内容。文件副本包括：未认证副本和根据读者要求认证的副本。

2. 需要获取文件副本的读者必须填写《复制文件申请表》。

3. 文件复制工作由历史档案馆执行。

条 11. 认证文件

1. 文件认证的形式包括：对文件全文进行认证，以及对文件部分内容进行认证。

2. 文件认证内容。

a) 阅览室工作人员确认档案的历史来源、存储地址等信息，包括：卷号、案卷号、目录号、档号、认证编号，并在《认证登记簿》中登记。这些信息体现在认证印章上，《认证印章样式》按照附录XI的规定制作。

b) 阅览室工作人员将所有信息填写到认证印章上，注明认证日期，经档案馆负责人签字确认并加盖档案馆公章。

c) 副本首页右上方空白处盖上副本印章。对于两页及以上的文件，在认证后需加盖骑缝章。档案馆保存一份认证副本以备必要时核对。

3. 认证印章应盖在副本文件的空白处或最后部分。

4. 档案认证工作必须真实、客观、准确。认证人应对法律负责。

5. 需要获取文件认证的读者必须填写《认证文件申请表》。

6. 文件认证档案至少保存20年，自认证之日起算。文件认证档案包括：

- 《认证文件申请表》；

- 存档副本、认证副本。

条 12. 为读者使用阅览室文件提供的管理工具和服务工具

1. 读者卡。

2. 使用文件登记表。

3. 阅读文件申请表。

4. 阅读文件申请登记簿。

5. 复制文件申请表。

6. 认证文件申请表。

7. 复制和认证文件申请登记簿。

8. 读者登记簿。

9. 阅览室与读者之间的文件交接登记簿。

10. 认证文件登记簿。

11. 认证印章样式。

12. 读者意见登记簿。

13. 读者档案。

本条第4、7、8、9、10、12、13款所列工具每年建立并登记，每年结束时将这些登记簿移交给档案馆的保管部门。

第三章

实施条款

条 13. 生效日期

本通知自二零一四年十一月十五日起生效。

第十四条 组织实施

各省、自治区、直辖市人民政府主席，各机关、组织和个人有关方面负责实施本通知。在实施过程中如遇问题，请向民政部反映以便研究、修改和完善。

在执行过程中如遇问题，请向内务部反映以便研究、修改和完善。/。