通知103/2005/TT-BTC关于会计软件的标准和条件的指引

通知

关于会计软件的标准和条件的指导意见

根据二零零三年六月十七日《会计法》；

根据二零零四年五月三十一日政府第128/2004/NĐ-CP号法令关于《会计法》若干条款的具体规定和实施指导，适用于国家会计领域；

根据2004年5月31日国务院第129号令《关于实施会计法若干条款的实施细则》；

为了使会计单位能够选择合适的会计软件，并为生产会计软件的单位提供参考，在制定会计软件时，财政部就会计软件的标准和条件提出以下指导意见。

第一章 总则

1. 本通知适用于使用计算机和会计软件进行会计工作的会计单位。在使用计算机和会计软件进行会计工作时，会计单位必须应用本通知中规定的会计软件标准和条件来选择适合其会计软件应用条件的会计软件。

2. 在使用会计软件时，除了确保会计工作符合现行会计法律法规的规定外，会计单位还必须遵守本通知中规定的关于会计软件标准和条件的具体规定。

3. 提供会计软件的单位必须根据现行会计规定并参考本通知中规定的会计软件标准和条件来设计和生产适合会计单位需求的会计软件。

4. 本通知中的术语解释如下：

会计软件 是指用于自动处理计算机上的会计信息的一套程序，从原始凭证输入、凭证分类、按照会计制度流程处理凭证信息到生成会计账簿和财务报表、管理会计报告。

软件标准 是指强制性或指导性的质量和技术性能要求，作为会计单位选择合适会计软件的基础，并为生产会计软件的单位提供参考。

应用条件 是指实施会计软件所需的基本设施、控制制度、组织结构和人员等要求。

第二部分 具体规定

1. 会计软件的标准应用于会计单位

1.1. 会计软件必须支持用户遵守国家关于会计的规定；使用会计软件时不得改变现行会计法律法规规定的会计本质、原则和方法。

会计单位使用的会计软件必须满足现行会计法律法规的要求，具体如下：

a) 对于会计凭证： 使用会计软件生成和打印的会计凭证必须符合《会计法》第十七条的规定以及现行会计制度对每种凭证的具体规定。会计单位可以根据管理需要在计算机生成的凭证上添加其他内容，但必须符合强制性规定的凭证格式。电子会计凭证用于会计软件记账时必须遵守会计凭证的规定和电子凭证的特殊规定。

b) 对于会计科目和会计方法： 会计软件中使用的会计科目体系和会计方法必须符合现行会计制度的规定，适应单位的性质和管理要求。会计科目的编码和会计对象的编码必须保持一致性和系统性，便于行业和单位的信息汇总和分析。

c) 对于会计账簿： 会计软件生成的账簿在打印时必须满足以下要求：确保账簿完整；确保账簿之间的关系；确保可以核对账簿数据；必须包含现行会计制度规定的账簿主要内容；账簿反映的数据必须来自已访问的凭证数据；确保账簿间余额转移的准确性。会计单位可以根据管理需要在账簿中增加其他指标。

d) 对于财务报表： 会计软件生成的财务报表在打印时必须符合现行会计制度规定的格式、内容和计算方法，适用于不同领域。报表指标的编码必须保持一致性和系统性，便于单位及其下属单位和其他相关单位的会计数据汇总。

e) 会计中的数字和文字： 会计软件界面上的数字和文字必须符合《会计法》的规定。如果会计单位需要在账簿上使用外语，则可以设计双语或单独的外语版本，但必须与中文版本一致。每个屏幕界面必须易于理解、访问和搜索。

f) 打印和存储会计资料： 从会计软件打印出的会计资料必须具备完整的法定要素；确保计算机保存的会计数据与打印出来的账簿和财务报表数据一致。会计资料在计算机上的保存期限应遵循现行会计资料保存期限的规定。在保存过程中，会计单位必须保证技术条件以确保能够读取保存的资料。

1.2. 会计软件必须具有升级能力，能够根据会计制度和财政政策的变化进行适当的修改和补充，而不影响现有的数据库。

a) 具备保证初始数据申报的能力，包括补充新的会计凭证、修改表格格式和内容、记录已使用凭证中某些项目的更改。可以删除不使用的会计凭证而不影响系统。

b) 可以增加新账户或对已使用账户的内容和核算方法进行修改。可以删除不使用的账户而不影响系统。

c) 可以增加新的会计账簿模板或修改已使用账簿的格式、内容和记录方式，但必须确保与其它账簿系统的连贯性。可以删除不使用的账簿而不影响系统。

d) 可以增加或修改已使用财务报表的格式、内容、编制和展示方式。可以删除不使用的财务报表而不影响系统。

1.3. 会计软件必须自动处理并确保会计数据的准确性

a) 自动处理和保存数据，遵循现行会计程序及财务报表指标计算方法的原则。

b) 确保会计数据的一致性和无重复性。

具备自动预测、发现和阻止在数据输入和会计信息处理过程中出现错误的能力。

1.4. 会计软件必须确保信息安全和数据安全

a) 能够根据功能为每个用户分配权限，包括：会计主管（或负责会计）和会计人员。每个职位的任务和权限明确划分，确保未经授权的人无法访问其他人的工作。

b) 能够跟踪用户的活动，如：访问会计信息的时间、系统中的操作、受影响的对象等。

能够记录在系统中正式访问后对会计数据进行修改的痕迹，符合规定的修改方法；确保只有有权的人才能修正已经正式进入系统的业务错误。

在发生简单的技术故障时能够恢复会计数据和信息。

2. 会计软件的条件

a) 会计软件在投入使用前必须命名，并清楚说明其来源、技术性能、达到本通知和现行会计规定标准的程度。

b) 投入使用的会计软件必须附有详细的使用指南，帮助使用者安全运行并处理简单的故障。

由外部组织或个人提供的会计软件必须在双方商定的期限内提供保修服务，至少要完成一个财政年度的会计工作。

3. 会计软件应用的条件

3.1. 确保技术条件

a) 会计单位应根据自身的生产、经营活动和管理要求，选择合适的会计软件。所选软件必须符合组织活动和管理要求的标准。

b) 会计单位应配备符合管理要求和技术水平的计算机设备，以及会计人员的计算机技术水平。

c) 会计单位可以在正式应用会计软件之前进行试运行，但试运行期间必须同时手工记账（对于尚未使用会计软件的单位）或与正在使用的会计软件同步运行（对于已经使用会计软件的单位）。试运行结束后，如果会计软件满足标准和单位的会计要求，则可以正式实施。

d) 会计单位必须建立计算机会计软件使用制度，包括：管理服务器（如有）；管理数据；检查和控制从外部向系统输入信息；定期备份数据；对数据输入和处理机器进行权限分配；确定会计机构中每个人的职能。

会计单位必须按照技术要求配置和使用安全存储设备，确保系统的正常运行。

3.2. 确保人员和会计机构的条件

a) 会计单位必须选择或培训具有足够专业知识、会计技能和计算机使用能力的会计人员，以满足使用计算机会计软件的要求。

b) 会计单位必须制定计划并组织实施各阶段的工作：将凭证录入计算机；检查数据输入；按软件要求执行操作；分析账簿和财务报表的数据；网络管理和会计信息管理。

c) 会计单位必须明确规定计算机数据的安全责任；系统中每个用户的职能；发布数据管理制度；规定每个员工的职能和权限；规定禁止传输的信息目录。

3.3. 确保会计工作的统一性

对于有下属会计单位的企业（公司、总公司、母公司等），必须编制合并财务报表或综合财务报表，指导下属会计单位使用便于信息和数据连接的会计软件。

4. 应用会计软件的标准和条件

a) 记账单位必须选择符合本通知第二部分第一节第1.1项规定的会计软件标准的会计软件。

b) 对于尚未具备本通知第二部分第三节规定条件以应用会计软件的记账单位，可以选择未完全符合本通知第二部分第一节第1.2、1.3和1.4项规定的会计软件标准的会计软件。

c) 对于已经具备本通知第二部分第三节规定条件，并且有网络连接、广泛信息汇总、快速、每日更新等要求的记账单位，应选择符合本通知指导标准并具有更高标准的会计软件。

三、组织实施

1. 本通知自发布之日起十五日后生效。

2. 国家鼓励记账单位采用会计软件，但该会计软件必须符合本通知规定的标准和条件，以提高记账工作的效率。

3. 正在使用会计软件的记账单位，如果发现所使用的会计软件不符合本通知规定的标准和条件，必须制定计划升级和完善现有会计软件，使其符合本通知规定的标准和条件。

4. 使用会计软件进行记账工作的各单位负责人和会计主管（或负责会计工作的人）有责任组织和实施按照本通知规定的标准和条件选择会计软件。

在执行过程中，如遇问题，请各单位及时向财政部反映，以便研究解决。/