通知第11/2011/TT-BTP号关于公证员、组织和公证活动以及公证国家管理若干内容的实施指导意见

通知

关于公证员、组织和公证活动以及国家对公证管理的实施指导

关于公证员、组织和公证活动以及国家对公证管理的实施指导

___________________

依据2006年11月29日第82/2006/QH11号《公证法》；

根据2008年1月4日国务院发布的第02/2008/NĐ-CP号法令，对《公证法》若干条款的具体规定和实施指导；

依据2008年8月22日政府颁布的第93/2008/NĐ-CP号法令，关于司法部职能、任务、权限和组织结构的规定；

司法部就公证员、组织和公证活动以及国家对公证管理的实施指导如下：

第一章

公证员

第一条 公证员任命和免职申请材料

1. 根据《公证法》第十八条第一款第e项和第二款第d项的规定，公证员任命申请人的个人简历必须完整填写《TP-CC-01》表格（本通知附表）。

2. 根据《公证法》第十八条第一款第g项和第二款第e项的规定，由县级以上卫生行政部门颁发的健康证明书，其中应明确确认申请人具有学习和工作的身体条件。

3. 根据《公证法》第十八条第二款第c项的规定，免除公证职业培训或实习的证明文件，根据具体情况可以是以下文件之一：

a) 经认证的法院、检察院、侦查机关有权限任法官、检察官、侦查员的决定副本；经认证的法官证、检察官证、侦查员证副本。

b) 经认证的授予法学教授、副教授学位的决定副本；经认证的法学博士学位证书副本。

c) 经认证的高级审判员、高级检察员、高级研究员、高级讲师等在法律领域任职的决定副本。

d) 对于从事律师职业三年以上的人员，需提供经认证的律师执业证副本及省级律师协会主任出具的确认其律师执业时间的证明。

e) 其他证明文件，证明该人符合法律规定，可免除公证职业培训或实习。

如果申请人提交的是复印件，则必须携带原件以供核对。

4. 根据《公证法》第十八条第四款规定的公证员任命申请材料和根据《公证法》第二十条第四款规定的公证员免职申请材料：

a) 公证员任命申请材料和公证员免职申请材料各一份。

b) 对于完成公证职业实习的人员，由其注册地司法局直接向司法部受理窗口提交申请材料，或者通过邮政系统寄送至司法部，并在外包装上注明“公证员任命申请材料”。

c) 对于免除公证职业培训或实习的人员， 司法部长授权各省、直辖市司法局局长执行以下事项： 司法部长授权各省、直辖市级司法局局长执行以下事项： 申请人常住地的司法局 接收申请材料. 自收到申请材料之日起五个工作日内，司法局负责审核并检查，如符合法律规定的要求，则 直接向司法部受理窗口提交申请材料，或者通过邮政系统寄送至司法部，并在外包装上注明“公证员任命申请材料”。.

d) 申请人对其提供的所有文件的真实性及其在申请材料中所填信息的准确性负全责。必要时，司法部将核实所提供文件和信息的真实性和准确性。对于在申请材料中伪造或欺诈的行为，不予考虑任命为公证员，并根据情节轻重依法处理。

e) 公证员免职申请材料直接向司法部受理窗口提交，或者通过邮政系统寄送至司法部，并在外包装上注明“公证员免职申请材料”。

条 2. 公证员证书

1. 司法部部长向在公证机构执业的公证员发放公证员证书。公证员变更执业地点时，必须办理申请司法部重新发放公证员证书的手续。

2. 公证员证书是证明公证员执业资格的依据，按照本通知附表TP-CC-02格式制作。

3. 公证员在执业时必须携带公证员证书。

条 3. 发放公证员证书的程序

1. 公证员应直接向司法局受理窗口提交或通过邮政系统寄送至其执业公证机构注册地的司法局，申请发放公证员证书。申请材料为一份。

文件包括：

a) 按照附表TP-CC-03格式填写的申请发放公证员证书表格； 本通函所附;

b) 经公证的任命公证员的决定书复印件；

c) 一张两厘米乘三厘米的近期正面免冠照片。

2. 自收到符合本条第1款规定的完整申请材料之日起五个工作日内，司法局应将申请材料和申请人名单连同书面文件一并报送司法部；拒绝申请时，应书面告知理由。

3. 自收到符合本条第2款规定的完整申请材料之日起十个工作日内，司法部部长应审查并作出是否发放公证员证书的决定；拒绝申请时，应书面告知理由。

条 4. 收回公证员证书

1. 司法部部长在公证员被免职或其他法律规定的情形下决定收回其公证员证书。

2. 收回公证员证书的决定应送达被收回证书的公证员、其工作的公证机构、该公证机构注册地的司法局，并在司法部官方网站上公告。

自收到收回公证员证书的决定之日起五个工作日内，公证机构注册地的司法局应收回被收回证书的公证员的证书，并以书面形式报告司法部。被收回证书的公证员有责任将其证书交还给公证机构注册地的司法局。收回公证员证书的过程应由公证机构注册地的司法局记录成笔录。

3. 被收回证书的公证员自收回证书的决定生效之日起不得再从事公证业务。

条 5. 再次发放公证员证书

1. 已获得公证员证书的公证员如果 更改执业地点或者 丢失证书或证书损坏，则可以再次申请发放证书。

2. 公证员应直接向司法局受理窗口提交或通过邮政系统寄送至其执业公证机构注册地的司法局，申请再次发放公证员证书。申请材料为一份。 公证机构注册地的司法局。 3. 再次申请和审核发放公证员证书的程序应按照本通知第三条第二款和第三款的规定执行。再次发放的公证员证书保留原证书编号，但更新发证日期。

文件包括：

a) 按照附表TP-CC-04格式填写的申请再次发放公证员证书表格； 本通函所附;

b) 一张两厘米乘三厘米的近期正面免冠照片；

c) 原公证员证书（在更改执业地点或证书损坏的情况下）。 更改执业地点； （卡片损坏）。

3. 根据本通知第3条第2款、第3款的规定，公证书员重新申请和审查发还手续。发还的公证书员证保留原发证号，但注明新的发证日期。 但是，根据《公证法》第三十九条第二款的规定，由公证执业机构负责审查具体个案以决定是否进行外出公证。在进行外出公证时，公证员必须在公证书上明确记载外出公证的原因和地点。

条 6. 公证职业责任保险

1. 公证处有义务通过与保险公司签订的保险合同为本组织的公证员购买职业责任保险。

2. 公证处在获得营业登记证书之日起最迟六十日内必须购买保险。

3. 公证处应与保险公司协商购买保险所需的手续，包括保费、保额、保险事件、保险期限及其他相关事项。

4. 对公证员的职业责任保险必须在公证处运营期间持续进行。自购买保险或变更、续签保险合同之日起十个工作日内，公证处有责任向其登记地司法局通报并提交保险合同副本、变更或续签保险合同的副本。

第二章

组织与公证活动

条 7. 公证处类型

不鼓励由一名公证员设立的公证处形式。

省级人民政府（以下简称省级人民政府） 考虑并制定政策鼓励设立由两名或以上公证员设立的公证处，并将由一名公证员设立的公证处转换为由两名或以上公证员设立的公证处。 条 8. 公证处名称 1. 公证处名称须遵守《公证法》第二十六条第三款的规定，不得使用可能引起混淆的编号；不得使用其他地区的地名或他人的姓名，也不得使用已注册的公证机构名称。

2. 如需更改名称，公证处须向其登记地司法局提交书面申请。司法局应在七个工作日内审查并重新颁发公证处营业登记证书。

条 9. 公证执业机构标识

公证执业机构的标识须遵循有关标识设置的法律规定。公证执业机构的标识按照本通知附表TP-CC-05制作。 条 10. 设立公证处和公证处营业登记的申请材料

1. 根据《公证法》第二十七条第二款，设立公证处的申请材料为一份。该申请材料可直接提交至司法局的受理窗口，或通过邮政系统寄送至司法局，信封上注明“设立公证处申请材料”。

2. 根据《公证法》第二十七条第三款，公证处营业登记的申请材料为一份。该申请材料可直接提交至司法局的受理窗口，或通过邮政系统寄送至司法局，信封上注明“设立公证处申请材料”。 公证地点.  

1. 公证活动必须在其办公场所内进行。

在办公场所外进行公证仅限于《公证法》第三十九条第二款规定的情形，并由公证执业机构负责具体审核以决定是否在外办公。在外办公时，公证员须在公证书中明确记录原因及地点。

公证执业机构不得在其办公场所之外开设分支机构、代表处或其他交易场所。

条 11. 公证执业机构解散或终止业务时的公证档案移交程序

1. 根据《公证法》第五十四条第四款，在司法局指定接收公证档案的公证执业机构的情况下，指定时间最迟不得超过公证处解散或终止业务后的三十日。 2. 司法局组织被解散的公证处或终止业务的公证处与接收公证档案的公证执业机构之间的公证档案移交工作。公证档案的交接须形成书面记录，由双方签字盖章，并经司法局确认盖章。 公证执业机构不得设立分支机构、代表处或其他交易场所，除非是在其主要办公地点之外。

2. ||| 当公证执业机构解散或停止运营时，公证档案移交程序

条12. 1. 根据《公证法》第五十四条第四款的规定，如果司法局需要指定公证执业机构接收被解散的公证处或已停止运营的公证办公室的公证档案，则指定期限最迟为该公证处解散或公证办公室停止运营之日起三十日内。

2. 司法局组织被解散的公证处或已停止运营的公证办公室与接收公证档案的公证执业机构之间的公证档案移交工作。公证档案的交接必须形成书面记录，并由各方签字盖章，同时需经司法局确认并盖章。

这里

条 13. 提供公证书副本

1. 根据公证法第五十五条第一款的规定，个人和组织可以向保管公证书原件的公证执业机构申请提供公证书副本。

2. 申请提供公证书副本的个人必须出示居民身份证或护照。申请提供公证书副本的组织必须出示证明其为该组织合法代表人的证件。

3. 公证执业机构应基于自己保管的原件提供公证书副本。公证书副本每页空白右上角处须加盖“副本”印章，副本末尾须注明副本出具日期，并由公证室主任或公证处主任签字并加盖公证执业机构印章；若公证书副本超过两页，则需加盖骑缝章。

4. 提供公证书副本应在收到申请当日完成。

条14。 收取公证费、劳务费及其他费用

1. 公证执业机构必须按照现行法律规定准确收取公证费。

2. 在收取公证费、劳务费和其他费用时，公证执业机构必须开具完整的发票和收据；记账簿中记录公证费、劳务费和其他费用的收入，并按法律规定保管和存档财务账簿和会计档案；依法履行纳税义务。

3. 对于起草合同、交易、打字、复印等与公证相关的劳务费，由公证执业机构确定并在其办公场所公开公示，不得收取高于公示标准的费用。

当申请人要求公证时，因核实、鉴定或在公证执业机构外进行公证而产生的费用，由申请人和公证执业机构协商确定。

公证执业机构有责任向申请人解释公证费、劳务费和其他相关费用的收取原则。

条 15. 确保劳动者权益的责任

公证执业机构有责任根据劳动法规定保障劳动者的权益；建立使用劳动力登记簿；按照法律规定为劳动者办理社会保险、医疗保险和其他保险。

条 16. 建立工作记录簿

1. 公证执业机构 应建立以下记录簿 折页机（折纸机）、联线印后加工生产线 ： 和其他相关法律规定。:

a) 公证合同、交易记录簿：用于记录在公证执业机构已完成的公证事项，以供跟踪、查询、检查和统计公证数据（参见本通知附表TP-CC-07）；

b) 劳动力使用情况记录簿：用于记录公证执业机构内的劳动力使用情况（参见本通知附表TP-CC-08）。

这两种记录簿必须注明开立日期和关闭日期，并从第一页到最后一页加盖骑缝章，且必须严格保管并存放在公证执业机构的办公地点。

2. 除上述记录簿外，公证执业机构还应根据相关法律规定建立文书管理、档案管理、会计和财务记录簿以及其他类型的记录簿。

3. 记录簿的记录、保管和保存 实习人员有权要求更换指导公证员 应遵循档案管理、统计、公证法 和其他相关法律法规的规定。 及其他相关法律法规的规定。

第三章

国家对公证的管理

条17. 司法局的责任

司法局协助省人民政府按照公证法和2008年1月4日第02/2008/NĐ-CP号政府法令《关于公证法若干条款的实施细则和指导》的规定实施公证管理，在其职能、任务和权限范围内负有责任。 在其职能、任务和权限范围内负有责任： 的规定执行：

1. 协助省人民政府：

a) 制定有关公证组织和活动的地方性文件；

b) 实施措施，发展地方公证执业机构以满足土地使用权合同、房屋所有权和其他与土地相连的财产公证的要求；

c) 根据已获国家授权机关批准的发展规划成立公证执业机构；

d) 建立有关在地方范围内已公证的合同和房地产交易的数据基础，实施公证执业机构与自然资源和环境局的土地登记处、未设土地登记处的自然资源和环境办公室以及相关机构之间的信息共享措施；

đ) 制定在地方范围内使用已公证的合同和房地产交易数据基础的规章制度。

2. 执行以下具体任务和权限：

a) 指导并解决地方公证执业机构在公证组织和活动中的困难和障碍；定期组织地方公证执业机构之间的公证业务专题讨论会；

b) 每年对地方范围内的公证员进行公证业务培训；

c) 颁发、变更内容、收回公证处的活动登记证书；

d) 接收、审查和检查申请颁发或重新颁发公证员证的文件；

đ) 定期汇总并向司法部和省人民政府报告公证组织和活动情况，并按每半年和每年统计相关数据；

f) 法律规定的其他职责和权限；

条18. 报告制度

1. 公证执业机构应每半年和每年定期向当地司法局报告其组织和公证活动情况，按照本通知附件TP-CC-06表格填写。

除定期报告外，公证执业机构还应在当地司法局或有权机关要求时报告其组织和公证活动情况。

2. 司法局应每半年和每年定期向省人民政府报告地方公证组织和活动情况。

除定期报告外，司法局还应在司法部或省人民政府要求时报告地方公证组织和活动情况。

3. 省人民政府应每半年和每年定期向司法部报告地方公证组织和活动情况。

4. 地方公证组织和活动报告主要包括以下内容：

a) 地方公证组织和活动情况；

b) 组织和公证活动中遇到的有利条件、困难和障碍；

c) 对当地组织和公证活动的国家管理工作进行评估；提出建议、意见和提高国家管理效率的措施。

半年报从上一年10月1日至下一年3月31日，应在每年4月15日前提交；年报从上一年10月1日至当年9月30日，应在次年10月15日前提交。

条 19. 检查制度

1. 司法部、省人民政府根据职权实施对公证执业机构的组织和活动进行检查。

2. 每年一次定期，司法厅负责协助省人民政府对地方所有公证执业机构的组织和活动进行检查。必要时，司法厅主持并协调相关局、委员会协助省人民政府决定成立联合检查组对地方公证执业机构的组织和活动进行检查。检查的时间和内容必须在检查前至少七个工作日内以书面形式通知公证执业机构。

司法厅可以根据司法部或省人民政府的要求，在发现公证执业机构或公证员有违反公证组织和活动法律规定的行为时，进行突击检查。

条 20. 过渡规定

1. 对于在本公证法生效日前已获得公证员证书的公证员，自本通知生效之日起六十日内，公证员必须按照本通知第三条的规定办理新的公证员证书申请手续。

2. 对于在本通知生效日前已有名称和标志的公证执业机构，如果其名称和标志不符合本通知第八条和第九条的规定，自本通知生效之日起六十日内，公证执业机构必须更改名称和标志。

条 21. 附表

本通知附带以下表格（附件1）：

1. 用于任命公证员的简历表（TP-CC-01表）。

2. 公证员证书（TP-CC-02表）。

3. 申请公证员证书的申请表（TP-CC-03表）。

4. 重新申请公证员证书的申请表（TP-CC-04表）。

5. 公证执业机构的标志（TP-CC-05表）。

6. 关于公证执业机构的组织和活动报告（TP-CC-06表）。

7. 公证合同和交易登记簿（TP-CC-07表）。

8. 劳动力使用跟踪记录簿（TP-CC-08表）。

条 22. 生效

1. 本通知自2011年8月15日起生效。

2. 在执行过程中，如遇困难或问题，请及时向司法部反映以便研究和指导解决。/。