通知第11/2025/TT-BNG号关于公证和认证文件的表格及详细说明一些关于领事认证和领事合法化的规定

通知

关于公证件式样和若干规定的详细指导 关于领事认证、领事合法化

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根据2011年12月5日第111/2011/NĐ-CP号政府法令关于领事认证、领事合法化；

根据2025年7月4日第196/2025/NĐ-CP号政府法令对2011年12月5日第111/2011/NĐ-CP号政府法令关于领事认证、领事合法化的若干条款进行修改补充；

根据2025年第28号法令（2025年2月24日）《政府关于外交部职能、任务、权限和组织结构的规定》；

领事局局长的建议；

外交部长发布关于公证件式样和若干规定的详细指导的通知。

第一条 调整范围

本通知详细规定了2011年12月5日第111/2011/NĐ-CP号政府法令关于领事认证、领事合法化，经2025年7月4日第196/2025/NĐ-CP号政府法令修改补充后的第十八条第二款（g）项，并对根据该法令第十八条第二款（b）项规定的若干措施提供详细指导以组织执行。

第二条 国内实施领事认证、领事合法化权限的机关

领事局、胡志明市外事局以及根据法律规定被授权的机关是实施国内领事认证、领事合法化权限的机关。

第三条 可以进行领事认证的文件和资料

由具有相应权限的党、国家机关或被授权、委托提供公共服务的其他组织出具的文件和资料包括：

一 行政机关、被赋予行政管理职能的机关或组织或其有权限人员发布的行政文书、决定。

二 户籍、国籍证明文件，由有权机关按照户籍、国籍法律规定签发。

三 犯罪记录证明书、执行判决决定、人民法院判决书、决定、公证文书及其他诉讼文书。

四 经公证、认证机构依法公证、认证的文件和资料。

五 教育系统各级教育机构依法颁发的学习经历、研究成果证明文件、证书。

六 医疗机构或有权的卫生机关依法签发的健康检查证明、医疗证明、医学鉴定结论及其他医疗文件。

七 政府机关或有权的组织依法签发、认证的贸易文件和凭证。

八 其他由具有相应权限的党、国家机关或被授权、委托提供公共服务的其他组织签发、认证的文件和资料。

第四条 印章、签名和职务无法确定的文件和资料

本通知第二条第十二条第二款（a）项所指的文件和资料包括：

一 尚未正式介绍的印章、签名和职务的文件和资料。

二 无法通过与正式介绍的印章、签名和职务样本对比或调查结果来确定印章、签名和职务的文件和资料。

条5. 通过邮政服务提交领事认证、领事合法化申请的文件

根据第6条第2款的规定，通过邮政向外交部领事局或胡志明市外事局提交文件，可在越南邮政系统内的所有邮局进行，根据领事局与邮政服务提供商之间的服务协议执行。

条6. 提供印章样本、签名样本和职务名称

1. 根据第11条第4款的规定，提供机构、组织建立、公证、证明、认证文件的印章样本、签名样本、职务名称以及授权期限（如有）如下：

a) 机构、组织负责提供其印章样本、签名样本、职务名称及有关个人的签字期限；同时提供在需要核实情况下的接收和处理联系人。

b) 机构、组织应每年定期审查其印章样本、签名样本、职务名称，并在次年2月1日前通报审查结果。

c) 领事局和胡志明市外事局负责接收中央机构、地方机构以及外国驻越机构的印章样本、签名样本和职务名称。地方外事部门负责接收地方机构、中央机构设在地方的印章样本、签名样本和职务名称，并将其转交至外事部门；自收到介绍之日起五个工作日内将原件文本转交领事局和胡志明市外事局，并保留该文本的复印件。

2. 领事局和胡志明市外事局负责向外国驻越机构和国外越南代表机构介绍本单位的印章样本、签名样本和职务名称。具有领事认证、领事合法化权限的机构有责任向领事局介绍本单位的印章样本、签名样本和职务名称，以便向外国驻越机构和国外越南代表机构通报。

3. 国外越南代表机构负责向外交部或其他外国主管机关介绍代表机构的印章样本、签名样本和职务名称，并通报领事局。

4. 如印章样本、签名样本和职务名称发生变更，则相关机构应在变更后二十天内提供新的印章样本、签名样本和职务名称。

条7. 正式提供的印章样本、签名样本和职务名称的存档

具有领事认证、领事合法化权限的机构和地方外事部门负责永久、科学、系统地保管和存档正式提供的印章样本、签名样本和职务名称。

条8. 不需要附带翻译成越南语或英语的文件和材料

1. 根据第15条第1项第d点和第15a条第1项第b点的规定，不需要附带翻译成越南语或英语的文件和材料是指用俄语、法语、西班牙语、汉语、德语书写的文件和材料，建议在相应的俄罗斯、法国、西班牙、中国、德国代表机构进行领事认证。此规定也适用于其他语言书写的文件和材料，在其他国家的代表机构进行认证，如果该代表机构有能够理解该语言的工作人员。

2. 根据第14条第1项第d点、第15条第1项和第15a条第1项第b点的规定，不需要验证翻译的文件和材料；申请人必须对翻译内容的真实性负责，并按照本通知附件中规定的LS/HPH-2025/CK格式承担法律责任。

条9. 对仅有印章或仅有签名和职务的文件和材料进行领事证明和领事合法化

1. 被授权执行领事证明和领事合法化的机关仅在以下情况下对文件和材料上的印章或签名和职务进行领事证明：

a) 文件和材料上仅有印章或仅有签名和职务。

b) 文件和材料上仅有原始印章或仅有原始签名。

2. 外交部领事局或胡志明市外事局为根据第12条第2项规定需提交的文件和材料出具已向外交部提交的证明。

条10. 领事证明和领事合法化使用的表格

1. 本通知附件规定了以下表格：

a) 领事证明和领事合法化申请表（格式LS/HPH-2025/TK）和电子互动表格（格式LS/HPH-2025/TKĐT）；

b) 领事证明和领事合法化标签（格式LS/HPH-2025/CN）；

c) 电子领事证明和领事合法化标签（格式LS/HPH-2025/CNĐT）；

d) 提交文件和材料证明标签（格式LS/HPH-2025/XT）；

đ) 翻译人承诺书（格式LS/HPH-2025/CK）；

e) 印章、签名和职务样本介绍文本（格式LS/HPH-2025/GT）；

g) 领事证明和领事合法化登记簿（格式LS/HPH-2025/SĐK）。

2. 第1款规定的标签是专门用于领事合法化和领事证明工作的专业文件。外交部印制并发行领事证明和领事合法化标签以及提交文件和材料证明标签，供国内使用。各代表机构可以直接使用本通知附带的标签，或者在国外印刷以符合规定格式使用。

3. 领事证明和领事合法化申请表、印章、签名和职务样本介绍文本、领事证明和领事合法化登记簿可以在外交部官方网站https://mofa.gov.vn下载使用。

条 11. 过渡规定

1. 在本通知生效前已经接受但尚未处理完毕的文件将继续按照2012年3月20日由外交部部长发布的关于实施政府2011年12月5日第111/2011/NĐ-CP号法令有关领事证明和领事合法化规定的通知第1/2012/TT-BNG号通知的规定处理。

2. 2012年3月20日由外交部部长发布的关于实施政府2011年12月5日第111/2011/NĐ-CP号法令有关领事证明和领事合法化规定的通知第1/2012/TT-BNG号通知附带的领事证明和领事合法化登记簿格式将使用至2025年12月31日。

3. 按照第十条第一款第b、c、d项规定的标签发放工作及电子互动表格的实施从2026年1月1日起开始。

条 12. 生效日期

1. 本通知自2025年8月3日起生效，并取代2012年3月20日由外交部部长发布的关于实施政府2011年12月5日第111/2011/NĐ-CP号法令有关领事证明和领事合法化规定的通知第1/2012/TT-BNG号通知。

2.在执行过程中，如遇问题，请相关机关、组织和个人及时向外交部报告以便指导。/。

 

附录

领事证明和领事合法化工作中使用的表格

(附随于2025年7月31日第11/2025/TT-BNG号通知)

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格式LS/HPH-2025/TK

 

申请领事认证 合法化

Application for consular authentication

 

 

 

我声明上述陈述属实，并完全承担因本档案真实性问题而产生的法律责任。

我在此声明，据我所知和所信，以上提供的信息是真实和正确的。我对本档案的真实性负全责。

 

格式LS/HPH-2025/TKĐT

 

电子互动表格内容

领事认证/合法化申请

 

一、关于提交档案的信息 人员 (1) 姓、中间名、名；

(2) 身份证号码/护照号/替代护照证件号；

(3) 个人证件：使用的证件类型（身份证/护照/替代证件）；附带复印件；

(4) 联系地址；

(5) 电话号码；

(6) 电子邮件；

二、关于文件、材料的信息

(7) 需要认证/合法化的文件：文件名称；文件类型；总份数；文件编号；发证人姓名；发证机关、副本证明；签名人、职务、签字日期；文件、材料的电子版；

(8) 附带档案（在要求对非英文或越南文文件进行合法化的情况下，需附带翻译成越南语或英语的版本）：

(9) 如文件不符合法律规定，无法获得领事认证或合法化，我申请证明该文件已在外交部提交：

(10) 上述文件将在下列国家使用：

• （简要描述产品出口或国际订单；符合国际标准；参加国际展会；拥有外国合作伙伴或国际市场扩展战略等）：……
• 没有

(11) 使用目的（选择值）：

* 申请人保证所提供的信息真实，并对其内容负责。

* 电子互动表格记录了提供信息的时间（小时、分钟、秒、日、月、年）；申请人之前已登录系统并按照规定进行了电子验证。

电子版将在完成领事认证或合法化手续后自动发送到申请人的电子邮件地址/数字设备/电话/电子数据管理库。

模式LS/HPH-2025/CN

 

注释：印章底部有以下说明：(i) 该印章不证明文件或材料的内容和形式；(ii) 印章的使用范围，“此证书仅限于在越南使用”（如果是合法化领事证书），或者“此证书仅限于在国外使用”（如果是领事认证证书）；(iii) 二维码用于验证和检查真伪。

                                                        

                                                                                                                      

                                                                                                            

模式LS/HPH-2025/CNĐT

 

 

模式LS/HPH-2025/XT

 

                                                                                                                      

 

模式LS/HPH-2025/CNĐT

 

 

模式LS/HPH-2025/CK

 

 

模式LS/HPH-2025/CNĐT

 

今天，日期……月……年……，地点……。

 

 

翻译人承诺书

 

我是……，住址……，身份证号码……，由……颁发，日期……。

我承诺：

- 已准确翻译附带文本从……语言至中文。译文共……页，……页。

- 译文内容与原文一致，未作任何修改，不违反法律法规，不违背社会道德。

翻译人

 

 

 

 

清楚注明管理机关的名称和地点。 模式LS/HPH-2025/GT

 

 

（主管机关名称）

 

 

- 外交部领事局；

 

 

 

1. 机关名称：……

印章样本：

1. 印章样本

 

 

1. 如需更多信息，请联系联络人：地址（姓名）- 电话：……
2. 敬请贵机关知悉以便配合工作。/

 

存档：……

 

职务：