指示第1106号-CC关于实施政府第38号决议关于在处理公民和组织事务中简化一次行政程序的公证工作

指示中华人民共和国司法部部长

关于实施政府第38/CP号决议关于简化行政程序的事项

在处理公民和组织公证事务中的行政程序

一九九四年五月四日，政府发布了第38/CP号决议“关于简化行政程序以处理公民和组织事务”，其中公证领域也被视为需要审查行政程序和费用的重要领域之一。

根据一九九一年二月二十七日国务院（现为政府）发布的第45/HĐBT号法令《关于国家公证机构的组织与活动》，在各级政府的指导下，公证工作已取得初步重要成果，部分满足了公民和组织的公证需求。然而总体来看，公证工作仍有许多方面未能跟上经济和社会发展的需求。在一些地方，在处理公民和组织的公证请求时，让民众等待时间过长，拒绝公证的理由未充分解释，公证程序和收费标准未公开公示，某些情况下公证认证的真实性未能按法律规定保证，这些问题引起了公众的关注并要求解决。

为了在公证领域落实政府第38/CP号决议，继指示第984/PLHSHC号之后，司法部要求各省级司法局局长、直辖市公证处主任执行以下事项：

一、巩固和完善公证组织：

省级司法局局长应向省或直辖市政府报告，及时采取措施完善当地公证组织，确保迅速、及时、方便且合法地满足公民和组织的公证需求，具体如下：

- 对于公证业务量大且具备必要条件的省份或直辖市，特别是像首都河内、胡志明市、海防、广义-岘港等人口密集、地域广阔的地区，应立即推进设立新的公证处；

- 对于现有公证处人员不足，无法及时完成公证任务的情况，公证处主任应向省级司法局局长提出补充公证员的建议。补充程序按照司法部一九九一年四月二十日发布的第276-TT/CC号通知《关于国家公证机构的组织与管理》的规定进行；

对于没有主任或副主任的公证处，省级司法局局长需从现有的公证员中选择合适人选进行任命手续；

- 省级司法局局长有责任协助省或直辖市政府对公证处进行业务管理；

- 整顿县级人民委员会公证工作的组织，并对其被指派执行公证任务的专业人员进行指导；

- 省级司法局局长必须加强协助省或直辖市政府定期检查公证处和被指派执行公证任务的县级人民委员会的工作；

- 建议省或直辖市政府关注并创造条件，确保当地公证工作的良好服务设施。

二、改进工作作风：

- 所有的公证文书档案必须由处理该公证请求的公证处妥善保存和长期保管；

- 公证处或县级人民委员会接收公证申请材料的地方，必须公开办公时间和地点，合理安排座位，避免民众混乱站立；

- 对于已经具备完整文件和程序的公证请求，必须及时依法办理，不得以任何理由拖延；对于当天不能完成的公证请求，必须出具预约单，避免民众长时间排队等候；

- 对于因文件不全或其他原因而被拒绝公证的公民和组织，必须详细解释并说明拒绝的原因，避免他们多次往返浪费时间和精力；

- 公证工作人员及被指派执行公证任务的县级人民委员会成员在接触、接收材料和处理公证请求时，必须态度友好、礼貌、尊重民众；

- 公证员在执行任务时必须佩戴公证员证件。

三、关于公证费：

公证处及其下属单位接收公证申请材料的地方，必须公开公示根据财政部和司法部联合发布的第84-TT/LB号通知《规定公证收费制度》所规定的公证收费标准，以便当事人了解并遵守。各地不得随意设立违反上述联合通知规定的收费项目。

要求各同志司法厅厅长、国家公证处处长于一九九四年九月十五日前向部报告本指示的实施情况，并同时说明公证事务的办理程序和手续、不合理的公证费用收取标准，这些已成为其他机关单位活动的障碍，给人民带来不便，需要修改、补充或废止以符合实际情况。/。