通知第12/2009/TT-BGTVT号关于交通运输部档案工作的实施细则

通知

详细规定交通运输部档案工作

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依据《国家档案条例》（第34号，2001年4月4日全国人民代表大会常务委员会发布）；
依据国务院于2004年4月8日发布的第111号令，关于实施《国家档案条例》若干规定的细则；
依据国务院于2004年4月8日发布的第110号令，关于文书工作的规定；
依据国务院于2008年4月22日发布的第51号令，关于交通运输部职能、任务、权限和组织结构的规定；
交通运输部部长现就交通运输部档案工作作出如下详细规定：

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知具体规定了向交通运输部档案（以下简称“部档案”）提交档案材料的来源，档案收集、管理、利用服务工作，档案移交期限以及历史档案的销毁程序。

第二条 适用对象

本通知适用于部机关各单位（各司、监察局、办公厅）、各总局、局、研究院、项目管理办公室、防洪抗灾和搜救指挥机构、直属单位及使用档案资料的组织和个人。

第三条 工作档案与档案

一、“工作档案”是指系统性地关联同一事件或问题的一系列文件、公文、记录，在单位职能范围内形成并从事件开始到结束期间形成的集合。

二、“档案”是指在部及其直属单位活动中形成的具有政治、经济、文化、国防安全意义的文件、公文、记录，并已处理完毕的系统性集合。

第四条 档案材料

档案材料必须是原始文件或原件，包括纸质、胶片、照片、电影胶片、录像带、光盘、录音带、光盘或其他信息载体；如无原件，则可由合法副本替代。

第二章

档案收集和管理

第五条 提交部档案的材料来源

提交部档案的材料来源包括：

一、办公厅材料：

（一）部长和副部长的材料；

（二）办公厅领导的材料；

（三）部领导会议的材料；

（四）年度交通行业会议档案，包括：会议通知、会议组织文件、会议计划、开幕词、会议报告、专题发言、上级领导讲话（如有）、会议决议、会议记录、会议结果通报、会议影像、录音或录像（如有）；

（五）部的原始文件，包括：通知、指示、决定、通报、报告、各种往来公文、电报、传真，附有上述各类文件目录的账簿或计算机磁盘；

（六）各室的材料：宣传室、会计室。

二、监察局材料。

三、计划投资司材料。

四、财务司材料。

五、基础设施建设司材料。

六、交通安全司材料。

七、法制司材料。

八、运输司材料。

九、科技司材料。

十、环境司材料。

十一、国际合作司材料。

十二、人事司材料。

十三、防洪抗灾和搜救指挥机构材料。

十四、其他材料，包括：

（一）直属单位具有使用价值的影像、照片、电影胶片、微缩胶片、录音带、录像带及其他信息载体；

（二）各项目管理办公室负责的A、B、C类未分级基础设施工程竣工档案。

条 6. 责任收集和管理档案资料

1. 交通运输部部长根据办公厅主任和直属单位的建议决定向部档案馆移交文书档案，向历史档案馆移交现行档案，并根据评估委员会的建议决定销毁无价值的档案。

2. 每年，办公厅档案室有责任：

a) 制定收集档案计划；

b) 协同部机关各单位和个人确定需要收集的档案；

c) 指导各单位和个人准备移交的档案并统计成“档案移交目录”；

d) 准备库房和设备以接收档案；

e) 组织接收档案并编制“档案交接单”。 “档案移交目录”和“档案交接单”应按照国家档案局统一规定的格式制作两份。移交档案的单位和个人应保留每种一份。

档案移交目录见附录1；档案交接单见附录2，由本通知发布。

3. 各单位负责按规定期限和规定将具有保存价值的档案准确无误地移交给部档案库。

条 7. 移交档案至部档案馆的时间

1. 各司、监察局、办公厅的档案在处理完毕后，工作人员必须按规定的程序立卷归档，自处理完毕之日起一年内须移交给部机关档案库。档案移交时间为每年三月，如未处理完毕则需通知办公厅并在下一年度提交移交清单。

2. 工作人员在退休、离职或调职前均须将所有档案移交给所在单位或接替人。

3. 部门发布的文件在办公厅保存三个月后须一次性移交给档案馆以便查阅和使用。

4. 如单位分立或合并，则其档案管理及移交工作由分立或合并前的单位负责人或新单位负责人负责移交给部档案馆。

5. 如机关、组织解散或企业破产，在终止活动之前，该机关、组织或企业的负责人须将其档案移交给上级档案保管机构。

6. 影像、电影胶片、录音、录像及其他材料：自工作结束之日起三个月内。

7. 特别是对于交通基础设施工程竣工验收文件（A组、B组和C组不分级），自工程竣工交付使用之日起三个月内执行移交存档制度。

条 8. 移交档案至历史档案馆的时间

1. 办公厅负责收集有价值的档案并向国家第二、第三档案馆移交。档案内容依据国家档案局于2004年6月1日发布的第319号指导文件；移交历史档案的时间依据政府于2004年4月8日发布的第111号法令关于《国家档案法》若干条款的具体实施规定。

2. 行政文件、科学研究文件、科技应用文件、基本建设文件：自档案移交部档案馆之日起十年内移交历史档案馆。

3. 特别是对于交通基础设施工程竣工验收文件（A组）：依据国家第三档案馆于2004年8月17日发布的第115号指导文件，自工程竣工交付使用之日起三个月内执行移交存档制度。

4. 影像、电影胶片、录音、录像及其他材料：自档案移交部档案馆之日起两年内移交历史档案馆。

条 9. 档案保管

1. 档案必须安全保存在档案库中。档案库应具备足够的保管设备和条件，确保档案的安全，如：书架、柜子、防灾防火设备；防潮、防霉、防虫蛀、防鼠咬。

2. 特别珍贵的档案应当按照特殊制度进行保管。

3. 各类档案库的标准和保管制度依照国家档案机构的规定执行。

条 10. 文件销毁

1. 文件过期无价值的销毁工作必须按照国家档案机构规定的程序进行，并确保文件中的所有信息被彻底销毁。

2. 部办公厅主任向部长报告关于部档案库中无价值文件的销毁事宜，单位办公厅主任向单位负责人报告关于单位无价值文件的销毁事宜。文件过期无价值的销毁工作需形成文件。无价值文件销毁文件包括：

a) 请求销毁无价值文件的请示；

b) 成立确定文件价值委员会的决定；

c) 无价值文件清单；

d) 无价值文件说明；

e) 保留文件目录；

f) 确定需要销毁文件价值委员会会议记录；

g) 销毁文件会议记录及国家文书和档案局对文件销毁的审核文件；

h) 负责人批准销毁无价值文件的决定；

i) 关于销毁无价值文件的文件必须至少保存二十年，自文件销毁之日起算。对于会计文件，确定文件价值委员会必须根据每种会计文件类型进行清点、评估和分类，编制“会计文件销毁清单”和“超过20年保存的会计文件清单”，依据财政部2000年第218号决定（2000年12月29日）的规定。

文件销毁记录见附件3；无价值文件销毁清单见附件4，随本通知发布。

3. 交通部文件价值确定委员会成员包括：

a) 委员会主席：部办公厅主任；

b) 委员会委员：各单位领导代表；

c) 委员会秘书：档案室领导代表，交通部办公厅。

4. 对于部属单位，文件价值确定委员会成员包括：

a) 委员会主席：单位负责人；

b) 委员会委员：单位办公厅主任，各单位代表；

c) 委员会秘书：负责档案工作的单位人员。

5. 委员会的工作方式如下：

a) 每位委员会成员审查第二条第2款c、d项规定的文件；对于无价值文件清单，需要实地检查文件；

b) 委员会集体讨论并多数表决；

c) 审批会议记录并提交给机关或组织负责人决定。

第三章

利用和使用档案资料

条 11. 组织提供档案资料开发利用服务

部办公厅的责任包括：

1. 组织提供查阅、利用档案资料的有效手段和条件；

2. 组织公布、介绍档案资料，编制统计目录以支持开发利用工作；

3. 制定设备配置计划以支持开发利用，并组织实施。

条 12. 开发利用档案资料

1. 部机关的干部、职员在查阅档案资料时，须经单位管理负责人同意，可在现场阅读、复印原件或借出用于工作的档案资料，包括：档案资料、决定、公文、指示、通报、公告、计划、方案、提案、报告、会议纪要、请示、电报及法律法规等文件。

2. 除第1款所述对象外，机关、组织和个人因公务目的查阅使用档案资料，需提交所在机关、组织的申请书或介绍信；因个人目的需提交所在机关、组织或居住地政府确认的使用档案资料申请书，并出示身份证、护照或其他有效证件；研究专题需提交研究提纲。

3. 部办公厅主任批准查阅使用档案资料并签署档案资料复印件，档案室直接负责提供查阅使用服务。

4. 查阅“秘密”级别的档案资料须经部长同意。

5. 干部、职员携带档案资料离开机关必须向单位领导报告。绝对禁止将机关档案资料带回家作为私人资料或用于与国家利益、组织和个人合法权益相悖的目的。

6. 部机关干部携带部档案室档案资料出国工作须经交通运输部部长同意。

条 13. 确保信息资料安全

1. 部办公厅负责与信息技术中心合作监督和管理网站上的数据库、文本管理和档案管理程序；

2. 只能将部的法规性文件上传至政府网络，在局域网内提供供部干部、职员处理事务所需的数据库；不得在网上公开“保密”级别信息的数据库。

第四章 实施细则

组织实施

条14. 办公厅的责任

1. 部办公厅主任协助部长组织实施档案资料管理工作，指导组织收集、归档、使用和开发档案资料；宣传、指导并监督本通知规定的执行情况，并每年定期向部长汇报。

2. 部办公厅档案室是专门从事档案业务的专业部门，负责协助办公厅主任制定业务指导文件，指导实施档案工作的制度规定；编制年度档案活动经费计划呈报部领导审批。档案室的职能任务由交通运输部部长于2008年11月25日发布的第3566号决定规定。

条15. 部属参谋机构的责任

1. 在本机构内执行本通知。

2. 档案工作人员负责收集、管理、保障安全并提供档案资料的利用和使用。

3. 机构内的干部、职员在利用档案时，应按照本通知执行。

条16. 部交通运输其他直属单位的责任

1. 总局局长、局长、院长、各项目管理总局总经理以及部属各单位负责人对部长负责，履行国家档案管理工作任务。

2. 根据国家规定、本通知及实际情况，各单位负责人负责在其内部制定并执行本通知，并与部办公厅档案室紧密合作，定期进行业务交流。

条17. 生效

本通知自签署之日起四十五日后生效。部办公厅主任、部监察局局长、各司司长、各总局局长、各局局长、有关机关、组织和个人负责人负责执行本通知。

在执行过程中如遇问题，请各单位向部办公厅反映，以便汇总并向部长报告，提出补充或修改本通知的意见。/。