通知第14/2012/TT-BNNPTNT号关于植物检疫业务档案的通知

通知

植物检疫业务档案指南

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根据2008年1月3日国务院令第01号2008年第01号《农业部和农村发展部职能、任务、权限和组织结构规定》以及2009年9月10日国务院令第75号关于修改2008年1月3日国务院令第01号的第三条的规定；

根据2001年8月8日由国家主席公布的第36/2001/PL-UBTVQH号《植物保护和检疫条例》；

根据2007年1月5日国务院令第02号《植物检疫规定》；

考虑到植物检疫局局长的建议；

农业和农村发展部部长发布《植物检疫业务档案指南》的通知。

第一条 调整范围

本通知发布并指导植物检疫业务档案格式、记录、使用样本文件、工作簿和检疫印章；植物检疫样本文件的签署和盖章权限以及与植物保护和检疫活动相关的机构、组织和个人的责任。

条 2 对象适用范围

本通知适用于与植物保护和检疫活动相关的机构、组织和个人。

条 3 文件样本、工作簿样本、印章样本和单位代码表 植物检疫

随本通知附有17种植物检疫业务文件样本（附件1）；9种植物检疫工作簿类型（附件2）；植物检疫业务印章样本（附件3）和单位及植物检疫站代码表（附件4）。

条 4 植物检疫业务文件样本、工作簿样本和业务印章规格

1 植物检疫业务文件样本规格（附件1）

a 文件样本1、2、3、4、5、6、7、8、9、12、13、14、15、16、17（附件1）统一使用A4纸张尺寸（210x297毫米）。

b 文件样本10、11（附件1）使用连续打印纸，碳素纸材质，纸张尺寸为219x305毫米（不包括边框部分）。这两个样本设计并印制带有彩色图案的白色纸张，以配合专用软件使用。发行联图案和背景颜色为浅绿色，存档联图案为黄色背景白色。

c 文件样本4、5、10、11、15、16（附件1）采用越南语和英语双语设计。

2 植物检疫工作簿样本规格（附件2）

a 工作簿采用硬封面，顶部有标题栏，内页为横线格纸。工作簿上标有名称、编制单位和时间。

b 工作簿尺寸为33厘米x26厘米。其中两种进出口货物跟踪工作簿尺寸为42厘米x32厘米，并在两面都布置内容。

c 进口植物检疫许可证发放工作簿按月从专用软件中汇总和导出以供存储。

3 植物检疫业务印章规格（附件3）

a 植物检疫业务印章形状为椭圆形，尺寸为5厘米x3厘米。中间是植物检疫标志，两端横向为五角星。印章周围用英文标注两行：

上行：“Socialist Republic of Vietnam”

下行：“Plant Quarantine Service”

b 印章采用自动连续油墨印章，使用蓝色墨水。印章表面材料：耐油橡胶。

条 5. 指导填写和使用植物检疫业务单证样本

1. 指导填写植物检疫业务单证样本见附录1

a) 机构名称：

- 主管机构名称：直接上级主管机构的名称；

- 植物检疫机构名称：发证的植物检疫机构的名称；

b) 植物检疫业务单证通过选择并标记适当方框或在每行开头填写所需申报、登记信息来完成。如无合适选项，则在“其他情况”或“其他结论”栏中填写符合实际情况的内容。

2. 指导使用植物检疫业务单证样本见附录1

a) 样本单证2由植物保护局发放。

b) 样本单证：1、3、4、9、14预先印制，供货物所有人、运输工具负责人申报使用。

c) 样本单证：5、6、12、13、16预先印制，供植物检疫人员在检查运输工具、取样、调查和消毒监督时使用。

d) 样本单证：7、8、15、17由植物检疫机构在计算机上制作。对于尚未配备计算机的检疫站，可以使用预印单证进行记录。

e) 样本单证：10、11使用植物保护局指定的专业软件制作，并打印在植物保护局提供的证书凭证上。对于尚未配备计算机的检疫站，可以使用打字机将必要内容打印在凭证上。第一联（黄色图案）保存在检疫机构，其余联（蓝色图案）交给货物所有人。原件盖“Original”印章，复印件盖“Copy”印章。证书数量根据植物检疫登记表（样本单证9）确定。

样本单证10、11编号如下：由单位或站点分配的顺序号（六位数字）/发证年份（最后两位数字）/单位代码（两位数字）和发证检疫站点代码（两位数字）连续排列。单位代码和检疫站点代码见本通知附录4。

例如：000003/12/0502：2012年由第五区域植物检疫分局内排检疫站颁发的第000003号证书。

如需附带植物物品清单，应在证书背面及清单上加盖植物检疫业务专用章。

条 6. 指导填写和使用植物检疫业务记录簿及业务专用章

1. 植物检疫人员应确保记录簿中的相关信息完整准确，书写清晰、笔迹饱满、不涂改、使用同一墨水。如有错误需要修改，必须经单位领导确认。

业务记录簿应连续按页序填写，不得留空。

植物检疫业务记录应经常及时更新。当天的工作结果须在次日11点前录入记录簿。

植物检疫机构可采用信息技术在计算机上建立业务记录簿，定期更新数据并打印存档，同时确保数据管理安全。

2. 植物检疫业务专用章用于样本单证10和11（附录1）中的“机构印章”栏目。

3. 模板单证、业务记录簿和植物检疫业务专用章的管理和存储按照现行规定执行。

条 7. 审批动植物检疫单证的签署和盖章权限

1. 样本2（附录1）由植物保护局领导签署并加盖植物保护局印章。

2. 样本10和11（附录1）由区域植物检疫站领导或区域植物检疫站所属检疫站领导签署，并加盖植物检疫业务专用章。

植物保护局授权省级植物保护站执行进出口植物检疫工作，对样本10、11（附录1）进行签署和加盖植物检疫业务专用章。受委托的省级植物保护站需对其行为承担法律责任并向植物保护局负责。

3. 样本3、7、8、15、17（附录1）由区域植物检疫站领导、区域植物检疫站所属检疫站、受委托的省级植物保护站签署，并加盖各自单位的印章。

4. 样本5、6、9、12、13、16（附录1）由植物检疫员签署，并加盖植物检疫站（区域植物检疫站、检疫站、省级植物保护站）的悬挂印章。

条 8. 各有关机关、组织和个人的责任

1. 植物保护局

a) 执行、指导、培训和检查按照法律规定建立植物检疫档案的工作。

b) 负责印制和向区域植物检疫站提供样本10、11（附录1）的空白表格。

c) 统一设置全国使用的植物检疫业务专用章。

2. 区域植物检疫站

a) 直接执行在其权限范围内进行的植物检疫手续和建立植物检疫档案；指导和督促受其管辖的省级植物保护站在其权限范围内执行植物检疫手续和建立植物检疫档案，确保符合法律规定。

b) 对受其管辖的省级植物保护站进行植物检疫专业知识和技术培训。

c) 向受委托的省级植物保护站提供样本10和11（附录1）的空白表格，并监督已发放的空白表格的数量和种类使用情况。

d) 印刷除附录1中的样本2、10、11以外的其他植物检疫业务样本，并根据植物检疫业务需求发放各种表格。

3. 省级植物保护站

a) 直接执行在其权限范围内的植物检疫工作和建立植物检疫业务档案，依据本通知及相关规定。

b) 受植物保护局委托执行进出口植物检疫工作的省级植物保护站必须完成以下任务：

- 向植物保护局登记该站领导及有权签署样本10、11（附录1）人员的签名样本。如信息发生变化，须立即通知植物保护局。

- 每季度，省级植物保护站必须报告已使用的证书数量、剩余空白表格数量，并在申请新的空白表格时将损坏的表格连同黄色副本一起提交给负责的区域植物检疫站。

c) 印刷除附录1中的样本2、10、11以外的其他植物检疫业务样本，并根据植物检疫业务需求发放各种表格。

5. 物品所有者责任

a) 按照样本表格向植物检疫机构申报；

b) 为植物检疫员履行职责提供便利条件；

c) 遵守已发放的植物检疫业务单证的规定。

条 9. 生效

本通知自2012年7月6日起生效，取代农业与农村发展部于2004年4月20日发布的第16/2004/QĐ-BNN-BVTV号决定关于物品检查程序和建立植物检疫档案的规定。

废除农业与农村发展部于2011年4月6日发布的第18/2011/TT-BNNPTNT号通知的附录3 根据政府于2010年12月15日通过的第57/NQ-CP号决议修改、补充和废除部分涉及植物保护和植物检疫行政程序的规定 并废除农业与农村发展部于2007年11月1日发布的第88/2007/TT-BNN号通知的附录1、2、3，该通知旨在指导国内植物检疫工作的实施。

在执行过程中，如遇困难或问题，请各单位向农业与农村发展部（植物保护局）报告，以便审查、修改和补充。/