通知147/1998/TT-BTC指导国外越南代表机构的财务管理制度

通知

||| 第147/1998/TT-BTC号通知 ||| 关于指导驻外越南代表机构财政管理制度

||| 根据1996年3月20日《国家预算法》和1996年12月19日政府第87/CP号法令关于详细规定分级管理、编制、执行和决算国家预算的规定。
||| 根据1998年5月20日第十届国会第六次会议通过的《修改补充若干条款的国家预算法》（第06/1998/QH10号）和1998年7月18日政府第51/1998/NĐ-CP号法令对政府1996年12月19日第87/CP号法令关于详细规定分级管理、编制、执行和决算国家预算若干条款进行修改补充。
||| 根据1997年4月15日财政部第280-TC/QĐ-NSNN号决定关于颁布国家预算科目体系。
||| 根据1998年7月18日财政部第103/1998/TT-BTC号通知第一条第十项关于指导分级管理、编制、执行和决算国家预算的规定。
根据1993年3月2日国务院令第15号关于部委职责、权限和国家管理责任的规定；
根据1994年10月28日政府第178/CP号法令关于财政部的任务、权限和组织机构的规定；
||| 鉴于驻外越南代表机构活动的特点；
||| 财政部就驻外越南代表机构财政管理制度作如下指导：

第一章 总则

||| 各大使馆、总领事馆、越南通讯社、各办事处、新闻文化机构（以下简称代表机构），其运作经费由国家预算拨款，有责任严格遵守《国家预算法》及其相关指导文件关于编制、执行和决算国家预算的规定。

二、具体规定

||| 一、国家预算收支计划工作：

||| 每年根据所分配的政治任务、收入制度、支出标准定额、所在国物价变动情况、有关预算计划的检查结果、前年度预算执行情况，代表机构应按照财政部门规定的表格和格式（附录）编制下一年度的收支计划。该计划必须全面反映机构的各项收入和支出，并附上详细的说明报告，于每年7月30日前报送主管部门。主管部门审核汇总后，连同本单位的收支计划，按法律规定报送有关部门。

||| 二、执行国家预算收入计划：

||| 驻外越南代表机构产生的国家预算收入包括：签证费、公证费、房屋租金（国有房产、互助房、租赁房、客房）、银行利息、退税、出售报废资产所得、培训费用赔偿金等。

||| 对上述以外国货币或当地货币形式收取的款项，代表机构须按规定（财政部关于国家预算暂存款管理办法的通知第11-TC/TCĐN号，1992年4月20日）存入国家预算暂存款账户。每季度代表机构需向外交部报告，由外交部汇总后报财政部。

||| 三、执行国家预算支出计划：

||| 根据已批准的年度国家预算支出计划（由财政部拨款），主管部门按季度将预算支出计划分配给代表机构，并详细列出各项支出项目，报送财政部。财政部收到通知后一个月内提出意见。在取得财政部同意后，主管部门按季度将预算资金分配给代表机构使用，确保每月所有代表机构的总支出计划与财政部公布的季度预算支出计划相符。

||| 3.1. 支出依据：

||| - 根据与主管部门协商一致的年度代表机构支出计划（按季度划分）。

||| - 主管部门编制的代表机构年度国家预算支出计划（按科目划分）。

||| - 代表机构国家预算暂存款余额报告至拨款时点。

||| 3.2. 对驻外越南代表机构的资金拨付方式如下：

||| a. 从国家集中外汇基金拨付资金：

||| - 财政部开具人民币支付指令（金额按财政部规定的汇率换算成外币）。

||| - 根据财政部的支付指令和批准的预算，国家金库从国家集中外汇基金中拨付资金给主管部委所属的驻外越南代表机构。

||| b. 从驻外越南代表机构的国家预算暂存款中拨付资金：

||| - 财政部下达从驻外越南代表机构的国家预算暂存款中拨付外币资金的指令。

||| - 该笔支出的会计处理程序如下：

||| 根据从驻外越南代表机构国家预算暂存款中提取的外币金额，财政部开具人民币支付指令（按财政部规定的汇率换算成人民币），并记录为“境外签证费或其他收入”同时记录为“拨付驻外越南代表机构资金”给主管部门。

||| 四、驻外越南代表机构的支出控制：

||| 批准的支出计划和拨付的资金是使用预算单位可支出的最大限额。代表机构负责人根据批准的支出计划和国家规定的制度及标准，结合各项支出的具体性质，决定具体的支出标准如下：

||| 4.1. 对于工资和津贴科目：

根据任命长期出差的决定，由有权机关核准的工资和兼任补贴。机构编制人员的家庭直系亲属（配偶、子女、父母、兄弟姐妹）不得兼任仓库管理员、出纳员、会计和物资采购工作。

4.2 对于聘用外国人员或越南人员的合同：

- 主管部的决定。

- 列入经批准的预算中。

4.3 对于住房租金和办公场所费用：

- 经主管部批准的出租方与代表机构负责人签订的合同。

- 列入经批准的预算中。

4.4 购买汽车：

- 有权机关出具的购车许可文件。

- 列入经批准的预算中。

代表机构负责人与卖方签订的购车合同。

特别是更换车辆时，须在财政部同意后由主管部决定。

4.5 购置其他资产：

所有其他资产（如机械设备、办公室管理设备、住宅等，包括计算机、复印机、电话机、录像机、收音机、冰箱、桌椅、沙发床等），均按批准计划购置，并按照财政部1997年5月22日第351号决定关于行政事业单位固定资产管理制度的规定进行使用和管理。

4.6 新建办公楼和住宅：

新购房屋或购买土地新建房屋，必须遵循基本建设规定，依据1996年7月16日第42号政府令关于投资建设和管理条例以及1996年11月2日第63号财政部通知关于国家财政资金基本建设项目管理和拨款的规定，并符合所在国法律法规。

4.7 办公楼和住宅修缮改造：

- 列入经批准的预算中。

- 经有权机关批准的修缮改造方案。

- 符合所在国法律法规。

4.8 电话和传真：

- 每个代表机构配备一台移动电话，由代表机构负责人负责管理和使用。特别是一些经常接待代表团并从事大量外事活动的代表机构最多可配备三台。

- 对于国际电话和传真：使用传真机和拨打国际电话需经代表机构负责人（或被授权人）审批内容。各部门和个人需向财务部门或办公室登记所需联系的电话号码和传真号码以备结算。

所有未经代表机构负责人（或被授权人）批准的国际传真和电话费用，使用者需自行支付。

4.9 使用汽车和燃油：

根据现有代表机构的汽车数量：

- 一辆专供代表机构负责人用于日常外交礼宾工作的汽车。

- 其余汽车供工作人员日常公务使用。

- 所有公务用车都必须投保汽车保险，因个人原因导致交通事故的，该个人需承担赔偿责任。

根据不同地区情况，由代表机构负责人制定使用汽车的原则：

+ 妥善保管车辆。

+ 为机构工作服务。

+ 每辆车每月的燃油定额。

+ 各车燃油发放问题：

对于代表机构负责人使用的汽车：根据代表机构负责人要求，用于日常外交礼宾工作。

对于其余汽车：任何希望使用汽车完成公务任务的个人或小组，必须提交经代表机构负责人批准的工作计划和内容。

根据代表机构负责人批准的工作计划，办公室部门负责安排车辆和燃油，以便个人、小组或部门完成其工作任务。

如果提交的燃油申请单未附有代表机构负责人批准的工作计划，则个人、小组或部门需自行支付费用。

4.10 差旅费：

各部门负责人需报告并经代表机构负责人同意，列入季度或年度预算计划中的出差任务。

个人差旅费报销原则：

+ 出国或回国出差，需有主管部领导的决定（通过电报或传真），同时发送给外交部和代表机构负责人。特殊情况不在年初预算内，代表机构负责人需向外交部或主管部（对于新闻、文化等部门）报告并获得意见。

+ 国内出差，需有代表机构负责人派遣出差的决定。

无主管部或代表机构负责人决定的出国或国内出差，个人不得报销差旅费。

4.11 办公用品：

每季度各工作组或部门需制定办公用品使用计划，提交财务或办公室部门采购并分配给各工作组或部门，符合实际拨款金额。

4.12 集体食堂设备：

在有条件组织集体食堂的地方，代表机构负责人可以使用经费购买必要的厨房设备。绝对禁止使用国家拨款为家庭（包括两到三个家庭共用的厨房）购买厨房设备和物资。

4.13 接待客人、宴请和礼品：

- 接待客人：代表机构各工作组或部门只能提供矿泉水（或茶水、咖啡）招待客人，不得提供香烟、酒类。

- 宴请：

对于国庆节、建军节等节日，每年由负责人根据越南有关主管机关的指导进行招待。招待活动应本着节约精神进行。

对于日常工作的其他招待活动，各工作组或部门必须制定计划报负责人审批。

礼品：各工作组在业务往来中需要向合作伙伴赠送礼品时，必须报告负责人审查决定。

上述招待费和礼品费用的支付仅在各工作组或部门的计划经负责人批准后方可执行。

14. 加班补助：

- 个人、工作组或部门如需加班，经负责人批准，加班费按每小时1美元计算。每月每人最高支付20小时，每年不超过200小时。

- 对于负责人动员全体员工加班的情况，根据具体任务类型，由负责人决定哪些任务支付加班费，哪些任务作为公益工作不支付加班费。

15. 药品费用：

在未实施长期出差人员医疗保险的情况下，所有因病需要就医或购药的情况，均须由负责人决定。

16. 固定资产处置：

固定资产处置须经由负责人成立的处置委员会通过，并按照国家现行固定资产处置制度执行。

五、支付各项费用的程序：

- 各部门或个人填写费用申请单。

- 会计人员审核符合规定的凭证，报负责人审批并记录如下：

+ 支出内容（必须严格按照预算项目和已批准的预算执行）。

+ 金额用数字和汉字表示。

+ 支付方式：现金或转账支票。

+ 记入相应的预算科目。

+ 如在国内购买物资或用品，则必须有财政部开具的发票。

六、个人使用费用：

如私人电话费（国内外）、住宿费、水电费等自费对象的费用，代表机构负责按现行规定收取。

七、减少国家财政支出：

在管理、分配、检查决算过程中，主管部门和财政部有权对违反制度、不符合目的、无合法凭证的支出，以及个人错误支出或命令错误支出的资金进行追回。代表机构负责人应及时督促相关人员按主管部门和财政部的决定归还错误支出资金。

八、年度预算项目的调整：

前一季度未使用的预算可结转至下一季度，但到当年12月31日为止预算失效。预算已分配给某项目的资金只能用于该项目的支出，不得用于其他项目的支出。如需调整项目间预算，不得超过总预算额度，并须经有权机关批准，具体为：

- 外国驻外机构负责人可在不改变总支出和各项目明细的情况下作出决定。

- 主管部门可在不改变已批准的代表机构总预算的情况下作出决定，并向财政部报告。

- 财政部可在改变总预算和项目明细的情况下作出决定，具体为财政部发布的年度预算。

九、按照现行国家预算科目详细记录收支情况及报表格式：

- 外国驻外机构必须按照行政事业单位会计制度（财政部1996年11月2日第999号决定）和财政部1998年第103号通知第七部分的规定进行会计核算和决算。决算报告的内容必须与已批准的预算一致，并附上截至12月31日的账户余额表，由代表机构负责人签字后提交给主管部门财务部门。代表机构应在年终后45天内将决算报告提交给主管部门。

- 主管部门负责审查和汇总编制年度决算报告（包括各代表机构的决算报告），并于次年4月30日前提交财政部。财政部负责审查一级主管部门的年度决算报告，在审查过程中，财政部有权复核代表机构的决算报告，如有必要。

1. 财政部牵头，会同司法部、政府办公厅及相关部委：

本通知自1999年1月1日起生效。主管部门应指导外国驻外机构执行。

在执行过程中，如遇困难，请外国驻外机构及时报告主管部门和财政部解决。