通知2013年第16号令对2011年第13号令作出修改和补充，该令由司法部于2011年6月27日发布，关于发布和指导使用个人品行记录表单和样本。

 

通知

对若干条款进行修改和补充的《关于发布和指导使用司法证明表单和记录簿的通知》（2011年6月27日部级通知第13/2011/TT-BTP号）

司法部部长于2011年6月27日发布的第13/2011/TT-BTP号通知，关于发布和指导使用司法证明表单和记录簿

（以下简称第13/2011/TT-BTP号通知）

__________________________

根据二零零九年六月十七日《司法记录法》；

根据二〇一〇年十一月二十三日国务院令第111号《关于〈中华人民共和国个人背景记录法〉若干条款的实施细则和执行办法》；

根据2013年3月13日政府颁布的第22/2013/NĐ-CP号法令，规定司法部的职能、任务、权限和组织结构；

司法部部长发布对2011年6月27日司法部部长发布的第13/2011/TT-BTP号通知若干条款进行修改和补充的通知。

条1. 对2011年6月27日司法部部长发布的第13/2011/TT-BTP号通知若干条款进行修改和补充（以下简称第13/2011/TT-BTP号通知）

1. 第三条修改如下：

第3条 发布司法证明表单和记录簿
1. 发布本通知附录2中的8种表单和4种记录簿（附录2）。
2. 8种表单和4种记录簿的尺寸统一采用A4纸张大小（210毫米x297毫米）。
3. 司法证明表单和记录簿系统可以在管理司法证明数据库的机构中以纸质或电子数据形式使用和存储。电子数据形式的司法证明表单和记录簿系统具有与纸质形式相同的使用价值。
4. 电子数据形式的司法证明表单和记录簿系统必须满足以下标准：
a) 电子司法证明表单和记录簿的内容、结构和信息类型必须符合本通知附带发布的表单和记录簿的内容和形式；

b) 电子数据形式的司法证明表单和记录簿系统必须确保在使用和存储司法证明数据库中的信息过程中方便导出和打印。

2. 将第二款、第三款第四条修改如下：

“2. 个人申请司法证明书的表格和机关、国家机构、政治组织、社会政治组织要求司法证明书的文本可在司法部官方网站（www.moj.gov.vn）上下载。机关、组织和个人可以访问司法部官方网站免费下载并使用上述表格，在申请司法证明书时使用。

个人、机关、组织在申请司法证明书时，由管理司法证明数据库的机构提供免费使用的两张申请司法证明书的表格和两份要求司法证明书的文本，按照本通知附带发布的格式。

3. 管理司法证明数据库的机构应使用本通知附带发布的8种表格和4种记录簿。”

3. 第5条修改和补充如下：

条5. 建立司法证明编号和判决书编号
1. 建立司法证明编号的原则：
a) 司法证明编号基于本通知附录1中公布的司法证明编号表，由管理司法证明数据库的机构发布；
b) 在司法证明数据库中，每个人只有一个唯一的司法证明编号；
c) 国家司法证明中心使用省级司法局建立的司法证明编号来存储和管理国家司法证明中心的司法证明数据库中的司法证明。
2. 建立司法证明编号的方法：
a) 司法证明编号包括：国家司法证明中心或省级司法局负责建立的司法证明代码、建立司法证明的年份、建立司法证明的顺序号；
b) 国家司法证明中心或省级司法局负责建立的司法证明代码在管理司法证明数据库的机构公布的司法证明编号表中规定；
c) 建立司法证明的顺序号为五位数字，从00001开始。每年（从1月1日至12月31日），顺序号将循环使用。一年后，顺序号将重新从00001开始。

例如：阮文A的司法证明编号为25HN2013/00001，其中：

- "25HN"是河内市司法局负责建立的司法证明代码；

- "2013"是为阮文A建立司法证明的年份；

- "00001"是为阮文A建立司法证明的顺序号。

3. 建立判决书编号：

判决书编号根据司法证明编号加上更新判决书的顺序号。

例如：阮文A的司法证明编号为25HN2013/00001，第一个更新到其司法证明中的判决书编号为25HN2013/00001/01，如果后续有更新，则第二个判决书编号为25HN2013/00001/02。

对于依据2013年2月6日司法部部长发布的第6/2013/TT-BTP号通知第11条第3款规定建立的刑事上诉判决书和一审刑事判决书为基础的司法证明，判决书编号如下：

如果司法证明是依据第6/2013/TT-BTP号通知第11条第3款第a项规定的一审刑事判决书建立的，则上诉判决书的编号在司法证明中使用一审判决书的编号，并附加PT标识。

如果司法证明是依据第6/2013/TT-BTP号通知第11条第3款第b项规定的二审刑事判决书建立的，则一审判决书的编号在司法证明中使用二审判决书的编号，并附加ST标识。

五、增加第五a条，内容如下：

条5a. 处理居住过多个省、直辖市的人的司法证明信息
1. 当收到某人曾经居住过的省、直辖市司法局建立的司法证明时，国家司法证明中心的任务如下：
a) 对于纸质司法证明档案，国家司法证明中心将该人的所有纸质司法证明档案合并到其当前居住地省、直辖市司法局的纸质司法证明档案中；
b) 对于电子司法记录数据，国家司法记录中心在国家电子司法记录数据库中对个人的电子司法记录进行注释和链接；

对由该人居住地司法局制作的电子司法记录，注释为： "曾居住于……，已有司法记录，司法记录编号……"；对于由该人曾经居住地司法局制作的电子司法记录，注释为： "现居住于……，已有司法记录，司法记录编号……。".

例如：国家司法记录中心收到司法局提供的司法记录，编号为25HN2013/00001，但此人之前在居住于胡志明市时已有司法记录，编号为31HM2011/00012，国家司法记录中心将注释内容添加到由河内市司法局制作的司法记录中如下： "曾居住于胡志明市，已有司法记录，司法记录编号：31HM2011/00012"；并将其添加到由胡志明市司法局制作的司法记录中如下： "现居住于河内市，已有司法记录，司法记录编号：25HN2013/00001".
c) 国家司法记录中心向该人当前居住地司法局和曾经居住地司法局通报其在多个省、直辖市居住的情况。
2. 司法局收到 国家司法记录中心的通知后，在被判处刑罚人员的司法记录中注明其曾在多个省、直辖市居住的情况。”

5. 修改和补充第六条如下：

第六条 个人信息及犯罪记录通用信息更新
一、个人在司法记录中的信息包括：
a) 个人司法记录中的人身信息更新至相应部分；
b) 户籍变更、更正信息，死亡证明信息以及个人在多个省、直辖市居住的信息更新至个人信息部分的备注栏。
二、司法记录中的犯罪记录通用信息是关于判决的摘要信息，并按判决更新时间顺序排列。
a) 判决编号根据本通知第五条第三款的规定在通用犯罪记录信息部分更新；
b) 在收到法院撤销犯罪记录的决定、法院撤销犯罪记录的证明书或确认符合自动撤销犯罪记录条件的结果时，更新撤销犯罪记录的时间；
c) 监督复审/再审结果：

如果维持已生效的判决、决定，则记录“维持原判”；

如果撤销已生效的判决、决定，则记录“撤销原判”。

6. 第七条修改补充如下：

第七条 犯罪记录更新

一、犯罪记录的内容是第二部分“通用犯罪记录信息”的每个判决。每个更新的判决包含四个主要部分：

a) 判决内容；

b) 执行情况：更新与执行判决相关的决定、证明书、确认书、通知（统称为决定、证明书）的内容；

c) 监督复审/再审：更新两种类型的决定内容；

如果司法记录基于多个判决、决定建立，则根据通令第06/2013/TT-BTP号第十三条第一款d项规定处理因监督复审、再审决定而被撤销的判决、决定；

d) 撤销犯罪记录：更新撤销犯罪记录的决定、撤销犯罪记录的证明书和确认符合自动撤销犯罪记录条件的结果。

二、如果被判处刑罚的人有多项犯罪记录，则按收到司法记录信息的时间顺序更新这些犯罪记录。

三、在执行判决状态部分更新的司法记录信息包括以下内容：

a) 根据《司法记录法》第十五条、通令第04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP号第十三条、第十五条、第十六条、第十七条、第十八条规定的各机关提供的司法记录信息，更新至相应部分；

b) 收到有限期监禁、缓刑监禁、非监禁改造、死刑、终身监禁、驱逐出境的判决决定；撤销刑事上诉审判决定；委托执行刑事判决决定；暂停执行监禁判决决定时，司法记录数据库管理机构在执行判决状态部分的“刑事判决执行决定”栏目中更新相关信息；

收到委托执行民事判决决定时，司法记录数据库管理机构在执行判决状态部分的“罚款、诉讼费和其他民事义务执行决定”栏目中更新相关信息；

收到执行判决过程中其他补充司法记录信息，如综合处罚决定；收回执行判决决定；犯人死亡通知等时，司法记录数据库管理机构在执行判决状态部分的“其他决定、证明书、确认书、通知”栏目中更新相关信息。

四、更新撤销犯罪记录栏目：

a) 收到撤销犯罪记录证明书、撤销犯罪记录决定时，司法记录数据库管理机构在相应栏目中更新证明书或决定内容，明确注明“自……年……月……日起已撤销犯罪记录”。

b) 对于确认自动消除犯罪记录的情况进行核实的，司法档案数据库管理机构应在“自动消除犯罪记录条件核实”栏目中更新核实结果内容如下：

如果被判处刑罚的人符合政府于2010年11月23日发布的第111/2010号法令（以下简称第111/2010号法令）第十八条第一款规定的情形，则记载为“已消除犯罪记录”。

如果被判处刑罚的人符合第111/2010号法令第十八条第二款规定的情形，则记载为“有犯罪记录”。

如果被判处刑罚的人符合第111/2010号法令第十八条第三款规定的情形，则暂不将自动消除犯罪记录的信息录入其司法档案，等待法院判决结果。

7. 补充第十条第四款如下：

“四、司法档案以纸质形式或电子数据形式提供给国家司法档案中心。

以电子数据形式提供的司法档案必须符合第八条第二款规定的提供形式和第六号通知第十五条第三款规定的电子司法档案数据标准。

以纸质形式提供的司法档案必须使用高质量纸张，内容清晰打印，并在司法档案上角上方加盖司法局印章。多页司法档案需加盖骑缝章。

司法局应在完成司法档案制作之日起十五日内向国家司法档案中心发送该司法档案。”

8. 修改、补充第十一条如下：

“第十一条 提供补充司法档案信息

一、根据刑事档案法第二十七条、第二十八条、第二十九条、第三十条第一款和第三十三条以及第六号通知第十三条的规定，司法档案更新补充信息后，司法局应根据更新后的司法档案内容向国家司法档案中心提交补充司法档案信息表，该表格按照本通知附件格式制作。

二、如果司法局同时制作并更新司法档案中的补充信息，则应将包含更新补充信息的司法档案副本提交给国家司法档案中心，无需按照本条第一款规定提交补充司法档案信息表。

三、收到有关机关根据刑事档案法第十八条和第十九条规定提供的决定书或证明书后，国家司法档案中心应根据刑事档案法第二十二条第二款规定，将这些决定书或证明书的副本发送给被判处刑罚人员居住地的司法局。

四、司法局局长或经授权具有相应权限的人负责签署补充司法档案信息表，并对信息表的内容承担责任。

五、补充司法档案信息表可以以纸质形式或电子数据形式提供。

以电子数据形式提供的补充司法档案信息表必须符合第八条第二款规定的提供形式和第六号通知第十五条第三款规定的电子司法档案数据标准。”

9. 第十三条修改补充如下：

“第十三条 记录补充司法档案信息表的情况，涉及更新与执行刑罚相关的决定和证明书

一、补充司法档案信息表应详细记录更新到司法档案中的决定和证明书信息，包括：信息类型（即更新到司法档案中的决定或证明书名称）、文号、发文日期、发文机关及内容。

示例：

二、补充司法档案信息表中的内容更新具体如下：

a) 更新有限期徒刑、缓刑、无期徒刑、管制、死刑或驱逐出境等刑罚决定时，应明确记录主要刑罚、附加刑（如有）及执行主要刑罚的时间点。

更新停止审理上诉案件决定时，应明确记录停止审理上诉案件的日期和生效的一审刑事判决。

更新委托执行刑事案件决定时，应明确记录受托执行机关、委托执行的刑罚及委托执行日期。

更新停止执行有期徒刑决定时，应明确记录停止执行的刑罚及停止执行有期徒刑的日期；

b) 更新免除有限期徒刑、免除管制、免除禁止居住令或免除监视居住决定时，应明确记录免除执行的刑罚、免除日期及决定生效日期；

c) 更新暂停执行有期徒刑或暂时停止执行有期徒刑决定时，应明确记录暂停或暂时停止的时间、决定生效日期及监督管理机关；

d) 更新减少有期徒刑或减少管制刑期决定时，应明确记录减少执行的刑罚、减少的期限及决定生效日期；

đ）更新缩短缓刑考验期决定的，应注明缩短的时间和该决定生效的日期月年；

e）更新已执行完毕的有期徒刑、拘役、缓刑考验期证明的，应注明执行完毕的刑罚种类、居住地、继续执行的附加刑以及执行完毕的日期月年；

更新驱逐出境判决结果通知书的，应注明判决结果和执行驱逐出境的日期月年；

g）更新接收移交决定或执行接收移交决定的决定、引渡执行通知的，应注明决定或通知的内容及决定生效的日期月年；

h）更新已执行完毕的剥夺居留权、管制、剥夺部分公民权利、禁止担任职务、从事特定职业的证明的，应注明执行完毕的刑罚种类及执行完毕的日期月年；

i）更新减刑决定的，应注明减刑内容及决定生效的日期月年；

k）更新执行罚金、没收财产、诉讼费用和其他民事义务的决定的，应注明需执行的款项及决定生效的日期月年；

更新委托执行民事判决的决定的，应注明受托执行机关、委托执行的判决内容及委托执行的日期月年；

l）更新减免或中止执行国家财政收入义务的决定、中止执行民事判决的决定的，应注明减免或中止执行的判决内容及决定生效的日期月年；

m）更新民事判决执行结果确认书的，应注明确认内容（全部或部分）、尚未履行的民事义务（如有）；

n）更新刑事判决中罚金、没收财产、诉讼费用及其他民事义务执行完毕确认书的，应注明确认内容及执行完毕的日期月年；

o）更新特赦证明的，应注明特赦日期、特赦后的居住地及继续执行的附加刑（如有）；

更新大赦证明的，应注明证明编号、出具日期、发证机关、大赦决定编号、大赦日期、大赦后的居住地；

p）更新其他决定或证明的，应注明该决定或证明的内容及文件生效的日期月年；

q）更新再审决定、重审决定、无犯罪记录证明、无犯罪记录决定的，应注明文件编号、出具日期、作出决定或颁发证明的法院、决定或证明内容及文件生效的日期月年；

r）更新自然获得无犯罪记录条件核实结果的，应注明核实日期、核实地点及核实结果。

10. 增加第13a条如下：

第13a条. 补充、更正信息的情形

1. 根据《个人背景调查法》第二十四条第三款的规定或根据国家个人背景调查中心的要求，司法局有责任通过书面形式向国家个人背景调查中心补充、更正个人背景调查信息。

司法局关于补充、更正信息的书面材料包括以下内容：个人背景调查编号；被调查人的姓名、出生日期；补充、更正的信息内容。

如果补充、更正的信息包括个人背景调查编号、被调查人的姓名、所有已更新到个人背景调查中的判决、决定、证明，则司法局应附上已补充、更正相关信息的个人背景调查副本。

如果仅补充、更正个人身份信息或其他判决、决定、证明中的部分内容，则司法局只需提交包含补充、更正内容的书面材料。

如果补充、更正多人的信息，司法局应附上已补充、更正相关信息的个人背景调查名单。

3. 在需要补充、更正已提交给司法局的信息时，国家个人背景调查中心应通过书面形式通知补充、更正个人背景调查信息，并附上相关文件。

如果补充、更正多人的信息，国家个人背景调查中心应附上补充、更正信息的名单。

11. 将第十四条第一款b项修改为：

"b) 对于已被定罪但不符合消除犯罪记录条件的人，在个人背景调查表的相关栏中注明“有犯罪记录”，并详细填写判决内容。

如果个人背景调查表持有人有犯罪记录且该犯罪记录是通过二审程序审理的，则应在个人背景调查表1中更新该犯罪记录，具体如下：

在“判决号、日期、法院名称”一栏中更新的信息应依据刑事二审判决书的信息。

如果刑事二审判决未接受上诉或抗诉并维持原判，则在个人背景调查表中更新一审判决中的罪名、主刑和附加刑信息。

对于刑事上诉判决修改一审判决中的罪名、主刑和附加刑内容的，应将根据二审判决修改后的罪名、主刑和附加刑内容更新到《个人品行记录表》中。

如果刑事上诉判决仅修改一审判决中的罪名、主刑或附加刑之一，则国家个人品行记录中心和司法局应将根据二审判决修改的内容以及一审判决中未修改的内容更新到《个人品行记录表》中。

12. 第二条第二款第b项、第c项修改为：

"b) 对于已被定罪的人，仅在《个人品行记录表》的相关栏和项目中记录犯罪记录，并详细记录已消除的犯罪记录、消除时间及尚未消除的犯罪记录。

如果某犯罪记录不包含附加刑、民事义务和诉讼费用等内容，则应在相应栏目中划“//”。

T如果被定罪的人有多项犯罪记录，则应按照被定罪的时间顺序记录其犯罪记录信息。

如果被定罪的人通过二审程序受审，则该犯罪记录应更新到《个人品行记录表》编号2中，具体如下：

在“判决书号……年……月……日……法院……”栏目中，应根据刑事二审判决的信息进行更新。

如果刑事二审判决驳回上诉和抗诉并维持一审判决，则应将一审判决的内容更新到《个人品行记录表》中，并同时在备注栏中注明“维持一审判决书号……年……月……日……法院……”。

如果刑事二审判决修改了一审判决中的罪名、适用刑法条款、主刑、附加刑、民事义务和诉讼费用等内容，则应将根据二审判决修改后的内容更新到《个人品行记录表》中，并同时在备注栏中注明“修改一审判决书号……年……月……日……法院……”。

如果刑事二审判决仅修改了一审判决中的罪名、适用刑法条款、主刑、附加刑、民事义务和诉讼费用之一，则应将根据二审判决修改后的内容以及一审判决中未修改的内容更新到《个人品行记录表》中，并同时在备注栏中注明哪些内容是根据二审判决修改的。

c) “执行情况”的内容应根据申请《个人品行记录表》时该人的品行记录中更新的内容填写。

例如：在申请《个人品行记录表》时，如果阮文A的品行记录中更新到了“暂缓执行监禁刑决定”这一栏，则阮文A的《个人品行记录表》编号2中“执行情况”一栏应记载为：“根据……法院……年……月……日……号暂缓执行监禁刑决定暂缓执行监禁刑。”

如果被定罪的人已经消除犯罪记录，则“执行情况”一栏应明确记载为“已执行完毕判决”。

13. 第十五条修改为：

"第十五条 《个人品行记录表》的签署权限

国家个人品行记录中心主任、省级司法局局长或被授权人有权签署《个人品行记录表》，并对《个人品行记录表》的内容负责。"

14. 第十六条修改为：

"第十六条 品行记录簿的使用和保护
1. 品行记录簿中的信息必须持续更新，不得留空。每年12月31日前，品行记录簿的编号必须连续，从01开始。
2. 品行记录簿电子版的更新、存储和保护应按以下方式进行：
a) 品行记录簿电子版的编号应符合本条第一款的规定；
b) 管理品行记录数据库的机构有责任按照第111/2010/NĐ-CP号法令第二十三条和06/2013/TT-BTP号通知第二章第三节的规定，采取措施对品行记录簿电子版进行存储和保护。
3. 品行记录簿纸质版的记录、存储和保护应按以下方式进行：
a) 品行记录簿应连续书写每页，不得留空。如果一年内未结束但已写到簿子的最后一页，则应使用新的簿子，从上一本簿子的编号继续；如果一年结束时簿子仍未用完，则可继续用于下一年，从01号开始。每年使用的簿子的第一个编号应清楚标明为01/年份使用簿子；

例如：2013年的第一个编号为01/2013。

b) 簿子封面外应注明该簿子在当年的编号，清楚标明开簿日期和封簿日期。

例如1：2013年只开了一本簿子，则封面应注明：

- 编号：01/2013；

- 开簿日期：2013年1月1日；

- 封簿日期：2013年12月31日。

例如2：2013年开簿但未用完，则继续用于2014年，至2014年3月1日用完，则封面应注明：

- 编号：01/2013，01/2014；

-开簿日期：2013年1月1日；

- 封簿日期：2014年3月1日。

c) 品行记录簿各页之间应加盖骑缝章。使用完品行记录簿后，应进行封簿。封簿时，应在最后一页注明总页数和登记案件总数。品行记录数据库管理机构负责人签字确认，并加盖管理机构印章；
d) 簿子封面应使用硬质优质纸张。品行记录簿应妥善保存，长期使用，以支持品行记录管理工作；
e) 管理品行记录数据库的机构有责任采取措施防止虫害、霉变、酸化和其他损害品行记录簿的因素。

4. 关于变更、更正户籍和死亡证明的信息，按照第20条第1款的规定，记录在单独的接收簿中，包括以下内容：序号、接收日期、提供机关、文号、姓名、信息类型和接收人。

第二条 制定司法档案管理机构的司法档案编码表、表格目录和样本以及随附本通知的司法档案表格和样本登记册如下：

1. 制定司法档案管理机构的司法档案编码表，取代通令第13/2011/TT-BTP号所附的司法档案管理机构编码表。

2. 制定司法档案表格和样本目录，取代通令第13/2011/TT-BTP号所附的司法档案表格和样本目录。

3. 制定8个表格和4个样本登记册，取代通令第13/2011/TT-BTP号所附的8个表格和5个样本登记册，具体如下：

a) 司法档案：表单编号01/2013/TT-LLTP取代表单编号01/TT-LLTP；

b) 补充司法档案信息申请表：表单编号02/2013/TT-LLTP取代表单编号02/TT-LLTP；

c) 申请司法证明书申请表：表单编号03/2013/TT-LLTP取代表单编号03/TT-LLTP；

d) 委托申请司法证明书或未成年人的父母申请司法证明书的情况下的申请表：表单编号04/2013/TT-LLTP取代表单编号04/TT-LLTP；

đ) 向国家机关、政治组织和社会政治组织申请司法证明书的文书：表单编号05a/2013/TT-LLTP取代表单编号05a/TT-LLTP；

e) 向诉讼机关申请司法证明书的文书：表单编号05b/2013/TT-LLTP取代表单编号05b/TT-LLTP；

g) 司法证明书1：表单编号06/2013/TT-LLTP取代表单编号06/TT-LLTP；

h) 司法证明书2：表单编号07/2013/TT-LLTP取代表单编号07/TT-LLTP；

i) 接收司法档案信息登记册：样本登记册编号08/2013/TT-LLTP取代样本登记册编号08/TT-LLTP；

k) 提供司法档案信息登记册：样本登记册编号09/2013/TT-LLTP取代样本登记册编号09/TT-LLTP；

l) 司法证明书发放登记册：样本登记册编号10/2013/TT-LLTP取代样本登记册编号10/TT-LLTP（司法证明书1发放登记册）和样本登记册编号11/TT-LLTP（司法证明书2发放登记册）；

m) 司法档案文件保管登记册：样本登记册编号11/2013/TT-LLTP取代样本登记册编号12/TT-LLTP。

条 3. 生效

一、本通知自2014年1月10日起生效。

二、在执行本通知过程中，如遇困难或问题，请及时以书面形式向司法部反映，以便研究并指导解决。/