决定第17/2005/QĐ-BGTVT号发布交通部文本文书制度

决定交通运输部部长

颁布交通运输部接收、处理和发布文件的规定

根据二〇〇三年四月四日国务院第34/2003/NĐ-CP号法令关于交通运输部职能、任务、权限和组织结构的规定；
 

根据二〇〇三年四月四日国务院第34号令《关于交通运输部职能配置、内设机构和人员编制规定》；

根据二〇〇四年四月八日国务院第110号令《关于文书工作的规定》；

按照办公厅主任的建议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定附带颁布交通运输部接收、处理和发布文件的规定。

条 2. 本决定自发布之日起十五日后生效。此前与此决定相抵触的规定一律废止。

条 3. 办公厅主任、监察长、各司司长、各局局长以及与本决定有关的其他机关、组织和个人负责人负责执行本决定。

规则

 

接收、处理和发布文件

的规定

（附属于2005年3月21日第17/2005/QĐ-BGTVT号决定）

交通运输部部长

第一章

总则

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本通知详细规定了《数字经济产业法》第四十条第五款关于实施生产电子设备项目的企业享受企业所得税优惠的条件。

本规定对交通运输部接收、处理和发布文件的原则、程序和手续作出规定。

接收、处理和发布的机密文件必须遵守由交通运输部部长发布的国家秘密保护规定，除非本规定中有具体规定。

交通运输部起草和发布规范性文件应按照2004年10月1日第18/2004/QĐ-BGTVT号决定附带颁布的《交通运输部规范性文件起草、审查、发布、检查和处理规定》执行。

本规定适用于交通运输部下属的机关、组织和个人（以下简称单位）以及其他与交通运输部接收、处理和发布文件有关的机关、组织和个人。

条 2. 术语解释

在本制度中，以下术语具有如下含义：

1."来文"是指所有由国内和国外机关、组织或个人通过公文渠道或直接送达交通运输部的文件和资料，包括申请书和信件。

2."发文"是指所有由交通运输部或其咨询机关发布的并发送给国内和国外机关、组织或个人的文件。

3."部文秘"是指交通运输部办公室档案室内的文秘部门。

4."机关文秘"是指被分配兼职文秘工作的各司、监察长办公室、部办公室（以下统称咨询机关）的工作人员。

5."单位文秘"是指被单位指派负责文秘工作或兼职文秘工作的人员。

6."文稿"是指在起草文件过程中形成的书面或打印版本。

7."正本"是指交通运输部发布的完整内容和格式的文件。正本可以制作成多个具有同等效力的副本。

8."原件"是指完整内容和格式，并有授权人亲笔签名的交通运输部发布的文件。

9."副本"是指完全准确复制文件内容并按规定的格式呈现的副本。副本必须从正本制作。

10."摘录副本"是指按规定的格式复制文件部分内容的副本。摘录副本必须从正本制作。

11."复写副本"是指完全准确复制文件内容，从副本制作并按规定的格式呈现的副本。

12."业务档案"是指在单位职能范围内形成的一系列相关文件和资料，涉及一个事件、一个问题、一个人或多个人，从事件开始到结束的整个过程。

第二章

文件的接收和处理

条 3. 文件接收原则

1.所有来文，包括由部领导、咨询机关领导和工作人员直接收到的文件，都必须集中到部文秘处办理接收登记手续。未在部文秘处办理接收登记手续的来文，各单位不负有处理责任。

2.在签收文件时，部文秘处必须核对发件人、收件人、封口（如有）、信封上的编号和标识是否与交接簿一致。

3.来文必须当天完成接收登记手续；如果文件在下午收到，则可以在下一个工作日上午办理，除非文件上注明紧急程度。

组织实施 文件接收和登记手续

在接收和登记文件时，部文秘处应履行以下手续：

1.拆开除本规定第六条第一、二、三项所列文件外的所有来文信封。

2.检查信封内的文件，核对信封内的资料与信封上的编号和标识是否一致，并负责填写报告单或退回文件单，经办公厅主任签字后通报发件方，在以下情况下使用：

a) 缺少资料的情况（使用本规定附件1规定的报告单模板）；

b) 来文缺少行政手续，如越级报送、未经授权签署和盖章、不符合格式、复印（传真除外）、破损或字迹模糊难以辨认的情况（使用本规定附件2规定的退回文件单模板）。

3.在摘要或文件顶部空白处加盖“来文”印章。将文件信息：编号、标识、发布日期、接收日期、发件机关、发件人姓名、摘要等录入交接簿，并根据快速传递和处理文件的标准进行分类。

4.将数据输入交通运输部文件管理系统。

第五条。 来文移交原则

1.移交文件必须确保准确性并保持文件内容保密。

2.立即将误投地址处理的文件退还综合科，不得直接从一个单位转交另一个单位。

条6. 来文移交手续

1. 对于封套上盖有“密”、“机密”、“绝密”字样的文件：部文员将其编号和封套外的标记记入登记簿后，将文件封套转交办公厅主任处理；如办公厅主任不在，则直接呈报部长。对于封套上有“仅封套上所列人员可拆封”标记的机密文件，部文员应将其编号和封套外的标记记入登记簿，并立即转交给封套上所列人员；如果该人员不在且为紧急文件，则转交办公厅主任处理。

2. 密电：部文员应将其编号和封套外的标记记入登记簿，然后转交给机要负责人或在机要负责人不在时转交办公厅主任拆封、登记并立即呈报部长。部长意见记录后，综合处将密电转交给负责处理的单位。处理完毕后，该单位必须办理手续归还机要部门。

3. 对于写明具体收件人姓名、部党组、党委、机关工会的文件：部文员应将其记入《文件交接登记簿》并按封套上的地址转交。

4. 对于盖有“特急”、“特急”、“紧急”印章的文件：部文员必须优先办理接收、登记手续，并立即转交办公厅主任处理；如办公厅主任不在，则直接呈报部长。

5. 对于盖有“特急”印章并在非工作时间送达部里的文件：保卫处值班人员应在封套上记录文件编号、发件单位名称，并立即报告办公厅主任处理；如办公厅主任不在，则直接呈报部长。

6. 对于除上述第1、2、3、4、5款规定以外的其他文件，在完成接收、登记手续后，部文员应将文件转交办公厅主任处理。

7. 办公厅主任应在《呈文登记表》（见本制度附录3、4）上签字，并立即将其提交给部领导以征求对属于部领导处理权限的文件的意见；如部长（副部长）出差超过两天，则由常务副部长（部长）代为处理。

8. 综合处负责更新部领导对文件的处理意见，并按照以下程序执行：

a) 将文件放入各参谋机构和其他已登记信箱的办公室的邮箱中。

b) 协同部文员将文件转交给没有办公室邮箱的单位；

c) 立即通过网络传输文件内容及部领导的批注给负责处理的单位；同时电话通知该单位确认已收到网络传输的文件。如无法通过网络传输，则采用紧急发送、传真、电话等适当方式。

d) 如一份文件需多个单位共同处理，综合处负责复印并将文件分发给各单位，其中原件带有部领导批注的文件应转交给主要负责单位。

e) 对于部长交由副部长处理的文件，综合处必须当天或最迟在下一个工作日内向副部长报告并征求处理意见，然后再执行第8款a、b、c、d项的规定。

9. 对于企业、交通局、运输局以及个人寄给交通运输部的信件，若内容涉及专业职能范围内的事务且无需部领导批准，办公厅主任应在《呈文登记表》（见本制度附录5）上签字并将文件转交相关单位处理。

条7. 文件处理原则

1. 根据文件内容和部领导的指示（如有），处理单位应根据其职责和任务，按照规定的程序和时限进行处理。

2. 如无法保证规定的时间，主要处理单位应报告部长或分管领域的副部长以获得指示。报告文件在获得指示后应复印并送办公厅备案。

条 8. 文件处理期限

1. “特急”、“紧急”、“特急”文件及需要立即处理的内容必须立即处理。

2. 对于有规定处理期限的文件，应按照部领导规定的期限处理；如部领导未提出意见，则按文件中规定的期限处理。

3. 对于复杂或重要事项，需要更多时间处理，部领导可以咨询专家或要求单位进一步澄清后再做决定，最后期限为10个工作日。对于需要集体讨论的事项，最后期限为15个工作日。

4. 对于需要征求其他部委、行业、地方意见的文件，主要处理单位必须密切跟踪并推动以确保按时收到回复，遵循政府发布的《政府工作规则》（2003年3月12日国务院令第23号）。

5. 对于项目、方案、计划，处理期限应按照既定进度或部领导的规定执行。

6. 对于由上级有权机关制定的有处理期限规定的规范性文件，处理期限应按照具有更高法律效力的文件执行。

7. 对于未规定处理期限的文件：

a) 自综合处签收之日起五个工作日内，主要处理单位必须处理完毕并建立档案报告部领导。

b) 若文本内容涉及交通运输部其他单位，主办单位必须组织征求相关单位的意见。被征求意见的单位须在收到征求意见文本之日起三个工作日内以书面形式回复。主办单位须在七个工作日内完成草案文本，并立卷报请领导审批。

8. 对于不属于交通运输部职权范围内的文本内容，主办单位应制作回文单（按照本规定附件2的格式），转交综合处呈办公厅主任签署后退回发文机关或组织。

第三章

制定文本

条9. 起草文本

1. 文本起草内容必须符合以下要求：

a) 符合党的路线、方针和国家政策，符合法律规定；

b) 符合解决事务的要求；

c) 反映部领导的指示精神；

d) 符合权限。

2. 文本格式和技术要求：

a) 行政文本：按内务部长和国务院秘书长联合发布的规定执行；

b) 专业文本：按交通运输部长发布的规定执行，该规定需与内务部长协商一致。

条10. 打印和复制

部档案室负责打印和复制由部领导或部参谋机构领导要求的文本。

2. 打印和复制文本时，必须满足以下要求：

a) 按照原草稿准确打印，符合文本格式和技术要求。如发现草稿中有错误或不清楚的地方，打字员必须向主办起草单位或审稿人询问；

b) 按规定的数量复制；

c) 完成打印和复制的时间应在要求时间内，但不得超过两天；

d) 保密文本内容。

条 11. 解决事务的文件

主办起草文本的单位必须建立解决事务的文件。

2. 解决事务的文件包括：

a) 解决事务的申请表（按照本规定附件6、7的格式）。申请表必须填写清晰整洁；

b) 两个文本草案及其附录（如有），其中一个草案必须有起草单位负责人的签名缩写，位于正文最后；

c) 收到的文本（如有）；

d) 相关机关和组织的意见书（如有）；

e) 其他相关文件（如有）；

3) 如果解决事务的文件包含外文文本，在提交时必须翻译成中文，包括附录。如果文本过长或附录过多且过长，则需要提供摘要翻译。国际合作司负责翻译部领导要求的文本。

条12. 签署和审核程序

1. 主办起草文本的单位将解决事务的文件提交给综合处。

2. 综合处处长负责根据本规定第11条检查解决事务的文件，并按以下程序进行：

a) 如果解决事务的文件合法，则将其记录在交接文本登记簿中并跟踪，然后将解决事务的文件交给部长秘书或副部长助理；

b) 如果解决事务的文件不合法，则退还给主办起草单位补充完善。

3. 部长秘书或副部长助理负责：

a) 根据规定模式检查文本草案的内容、形式、格式和技术要求。如果不符合要求，立即报告综合处处长，并直接要求主办单位补充完善文本草案，然后再提交给部领导；

b) 在文件齐全的情况下当天提交给部领导。

4. 对于特别重要和紧急的情况，主办起草单位可以直接提交给部领导签署文本，但必须对提交的文本负全部责任，并在当天或不超过下一个工作日将解决事务的文件提交给综合处，以便记录在交接文本登记簿中并办理相关手续。

条 13. 签发前检查文本

1. 主办起草文本的单位负责人必须检查文本内容的准确性并承担责任。

2. 办公厅主任必须检查文本的形式、格式、技术要求和签发程序并承担责任。

条14。 签署文本

1. 如果部长或副部长同意签署文本：

a) 部长签署两个文本草案，或者委托副部长代签，或者委托办公厅主任或参谋机构负责人代签以发布；

b) 副部长签署两个文本草案。

2. 如果部长或副部长不同意签署文本，则交还给主办起草单位完善文本。

3. 签署文本时不得使用铅笔；不得使用易褪色的红色或其他颜色的墨水。

条 15. 签署文本的权限

1. 部长签署所有属于交通运输部职能、任务和权限范围内的文本。

2. 副部长代替部长签署由部长分配负责的问题。

3. 部长可以授权办公厅主任或部参谋机构负责人签署某些类型的文本。代签的具体规定在单独的文件中规定。

4. 在特殊情况下，部长可以授权各专业管理局长代为签署某些部长必须签署的文本。代签授权必须通过书面形式并在一定期限内进行。受托人不得再委托他人签署。

5. 所有代签、代签授权和代签部长的文本都必须提交给部长报告，并在文本接收地址上注明。

6. 副部长不得授权签署文本。

条16。 发行文本，发送文本

1. 总合处立即将已签署的文本和全部处理事务的档案转交交通部文秘处，以便办理发布手续并将其发送至接收地址。

2. 各参谋机关之间交换工作的文本不加盖国徽印章；各机关文秘部门有责任将本单位的文本交接登记，并直接送达接收方，同时向交通部文秘处提交一份副本以更新交通部的文书管理系统。

3. 交通部文秘处最后检查文本的形式、格式和技术展示；记录编号、日期，并根据规定复印并在文本上盖章，同时根据审批人批准的《处理事务呈批单》上的密级和紧急程度加盖相应的印章。

4. 交通部文秘处仅对部长签署并附带处理事务档案的文本以及本规则第十五条第三款和第四款规定的由总合处直接转交的文本进行盖章和发布；如果由主办单位文秘部门或起草人员直接转交，则需得到办公厅主任或总合处处长的同意。

5. 交通部文秘处负责在文本签署当天或最迟在下一个工作日内将部内文本发送到接收地址；对于需要立即发送的紧急文本，必须立即发送；涉及保密级别的文本应按照保密制度发送。特殊情况，如接收机构或组织需要直接从交通部文秘处领取文本，须提供介绍信或请求函，并获得文本签署人或办公厅主任的同意，并在交通部文秘处的交接登记簿上签字确认。

6. 发出的文本可以通过传真或网络快速传递给接收方。

7. 在某些情况下，接收文本的机构、组织或个人需要原件时，必须与主要起草单位协商合理数量的原件，并将其纳入处理事务档案中。

8. 对于会议、研讨会等邀请函，从发出到会议召开的时间不超过七个连续工作日的情况下，交通部文秘处必须通过传真发送，并同时使用“特急”方式发送。

条17. 文书存档

1. 交通部文秘处保存带有主要起草单位负责人签名缩写的原件和正式的《处理事务呈批单》。

2. 主办单位在交通部文秘处领取：

a) 处理事务档案；

b) 两份正式文本，其中一份原件放入处理事务档案中，按交通运输部部长的规定归档，另一份供起草人员跟踪执行过程；

c) 一份《处理事务呈批单》复印件。

第四章 实施细则

印章管理和使用，文书复制，

工作档案管理

条18. 印章管理

1. 办公厅负责按照法律规定和本规则的规定管理、使用和保管各种印章。

2. 交通部的印章必须存放在部机关办公地点，并由一名文秘人员保管和使用。该文秘人员应履行以下职责：

a) 严格保管印章，未经办公厅主任或更高一级主管书面许可不得将印章交给他人；

b) 必须亲自在交通部的文件和材料上盖章；

c) 只能在已经由有权签署人的本规则第十五条规定的文本和材料上盖章；

d) 不得在没有内容的文件和材料上盖章，也不得在签署前盖章；

e) 如发现印章丢失，必须立即报告办公厅领导。

3. 盖章必须清晰、整齐、正确方向，并使用规定的印油。

4. 当印章盖在签名上时，印章应覆盖签名左侧约三分之一部分。

5. 附件的盖章由签署人决定；每个附件首页和机构名称部分均需盖章。

6. 多页文本的骑缝章由签署人决定。

7. 为会议、研讨会准备的草稿文本首页盖章由起草单位负责人提出（见本规则附录8），并经办公厅主任同意。

条19. 文书复制件

1. 复制件的形式应遵循内务部长和国务院秘书长的规定。

2. 复制的原则和程序。

a) 部长签署发布的文本：需通过办公厅文秘-档案处审核并由办公厅主任签署复制。

b) 单位负责人签署发布的文本：该单位负责人负责签署复制。

c) 非交通部机关或组织发来的文本：由办公厅主任签署复制。

条20. 建立工作档案

1. 工作档案包括以下文件和资料：

a) 档案封面，注明档案标题（见本规则附录8）；

b) 档案内的文件和资料目录；

c) 文件和资料按时间顺序排列，并反映档案中的事件关系；

d) 来自上级领导或单位负责人的指示性文件；

e) 相关机构、组织和个人的意见文件；

f) 请求意见或回复来文的去文原件；

g) 其他相关文件（如有）。

2. 单位负责人应对交通运输部部长负责，组织、检查和督促单位工作人员建立工作档案，履行其职责范围内的任务。

3. 当工作结束时，工作人员应建立工作档案，按照本条第一款的规定整理文件和资料，并在主要起草单位保存一年，之后应移交给部档案室。

4. 办公厅负责接收和处理各单位的工作档案，指导各单位建立工作档案业务。

条 21. 文书管理

1. 部交通运输部的干部、公务员和职员负责管理和保管文件、档案和资料。

2. 不得向没有知情责任的机关、组织和个人提供已经处理和正在处理的信息、档案和资料，以及部长领导批注的文件。

第五章

组织实施

条22. 部办公厅的责任

1. 宣传、指导并监督本规定的执行，并每半年或每年向部长报告一次。

2. 督促各单位处理文件和按照部领导的指示办理工作；对未按期限处理的情况向部领导报告；每周、每月及特殊情况下的报告各单位处理文件的结果。

条 23. 部参谋机关的责任

1. 在本机关内实施本规定。

2. 及时准确地将本机关处理文件的过程结果更新到部交通运输部的文件管理系统中。机关负责人应对更新内容的真实性负责。

条24。 部交通运输部其他直属单位的责任

1. 根据国家的通用规定、本规定和实际情况，直属单位的负责人应制定并在内部实施有关接收、处理和发布文件的规定。

2. 当接到部交通运输部领导指派的任务时，应执行本规定第二十三条第二款的规定。

3. 总部设在首都的单位、分支机构或代表处如需直接在部交通运输部领取文件，须向部办公厅提交登记申请。

条 25. 建立文件交接簿

1. 所有单位必须建立文件交接簿。所有文件、资料、呈报解决工作的档案和工作任务档案的交接都必须在文件交接簿上签字确认。

2. 部文秘和综合办公室只与单位文秘或被单位直接指定起草文件的专业人员或由该单位负责人授权的人进行文件、资料、呈报解决工作的档案和工作任务档案的交接。/。