本通知对颁发文凭、证书副本及确认教育领域的其他文件进行指导，适用于教育机构和要求颁发副本的人。重点是规定了颁发副本的程序、步骤、执行人和申请人的责任，以及与学习成果相关的文件确认。
Scope of application
教育机构（如大学、学院、中等专业学校）和需要颁发文凭、证书副本或确认其他文件的人。
Key points
- 要求颁发文凭、证书副本的人必须出示必要的文件（如身份证）并缴纳规定的费用。
- 教育机构有权在原件或从原始记录中签发确认或颁发文凭、证书副本。
- 颁发副本的手续必须记录在颁发文凭、证书副本登记簿和确认副本文件登记簿中。
- 执行颁发副本手续的人有责任检查文件的合法性，并在发现伪造时拒绝颁发。
- 颁发副本和确认文件的费用按照财政部和司法部的规定确定。
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- 积极影响：帮助民众更容易获取教育信息，为颁发文凭、证书副本创造便利条件。
- 消极影响：如果手续不透明和高效地执行，可能会造成麻烦。
❓ Frequently asked questions
要求颁发文凭副本的人需要准备哪些文件？
申请人必须出示身份证或其他有效证件，并提交颁发文凭、证书副本的申请表。
处理颁发副本请求的时间期限是多少？
从原始记录颁发副本的处理时间不超过3个工作日。对于大量颁发副本请求或当天没有签署人的情况，则需预约，预约时间不超过3个工作日。
颁发文凭、证书副本的费用是如何规定的？
费用标准由财政部和司法部规定。
申请人能否通过邮政服务提出颁发副本的请求？
可以，申请人可以通过邮政服务向颁发原件的教育机构提交颁发文凭、证书副本的请求，并附上费用。
执行颁发副本手续的人是否有权拒绝颁发副本？
有，执行颁发副本手续的人有权在认为请求不合法或有伪造迹象时拒绝颁发副本。
Full text
通知
关于颁发文凭、证书和其他教育相关文件副本的指南，
及确认其他文件的规定
根据2000年12月8日第75/2000/NĐ-CP号政府法令关于公证和认证；
根据2001年3月5日第01/2001/CT-TTg号总理指示关于实施政府关于公证和认证法令的通知；
教育部根据第75/2000/NĐ-CP号法令第七十三条的规定，就颁发与学习和考试结果相关的文凭、证书及其他教育领域文件副本事宜作出如下指导：
一、颁发文凭、证书副本
1. 本通知中的文凭、证书副本是指教育部规定的印有完整内容（但有区别于原件的图案或标志，并印有“副本”字样）并经发证机关认证的印刷件。
2. 国民教育体系中根据本通知规定颁发的文凭、证书副本包括：
a) 小学毕业证书、初中毕业证书、高中毕业证书、职业高中毕业证书、职业教育培训证书、大专毕业证书、大学本科毕业证书、硕士证书、博士证书的副本。
b) 体育教育证书；国防教育证书；非正规教育证书；由综合技术中心或职业中学颁发的职业技能证书；外语证书、计算机证书以及其他现行规定由教育机构颁发的各类证书的副本。
3. 文凭、证书副本由学校、教育中心或其他教育管理机构（以下统称教育机构）在颁发原件的同时或从原始记录簿中颁发，其效力等同于经过公证或认证的副本。持有原件的人如有需要，有权向颁发原件的教育机构申请从原始记录簿中获取副本，或者向公证处或县级人民政府申请公证或认证，依据第75/2000/NĐ-CP号法令第二十一条和第二十二条的规定。
4. 对文凭、证书及文件从越南语翻译成外语或反之的公证工作，在公证处进行；对外语文凭、证书及文件副本的公证或认证工作，在公证处或县级人民政府进行，依据第75/2000/NĐ-CP号法令第二十一条和第二十二条的规定。
5. 颁发文凭、证书副本的原则：
a) 教育机构有权并负责颁发其有权颁发的文凭、证书副本（依据《教育法》的规定）。
b) 教育机构负责人有权签署何种文凭、证书原件，则有权并负责签署该文凭、证书副本，并对法律负责。
文凭、证书副本的内容必须准确无误地反映原件内容，不得有任何欺诈行为或错误。
文凭、证书副本应与原件同时颁发，或根据要求从原始记录簿中颁发。
颁发文凭、证书副本的情况必须记录在文凭、证书副本颁发登记簿中。
6. 颁发副本的程序和步骤。
a) 要求与原件同时颁发文凭、证书副本的人应在毕业前向有权颁发文凭、证书的教育机构登记。
b) 要求从原始记录簿中颁发文凭、证书副本的人可以直接提出申请或通过邮寄方式向已颁发原件的教育机构提出申请，并附上按规定缴纳的费用。
对于直接提出的申请，如果教育机构认为符合条件，可以立即颁发副本。对于大量申请或无法当天签署的情况，需预约，预约期限不超过三个工作日。
对于通过邮寄方式提出的申请，自收到申请和费用之日起，教育机构应在三个工作日内完成副本的颁发，前提是教育机构认为符合条件。
c) 对于本目b点规定的情况，申请文凭、证书副本时所需提交的材料为：
- 没有原件而直接申请副本的人须提供：
+ 填写完整的文凭、证书副本申请表，包括原件中的所有信息和所需的副本数量。
+ 出示身份证或有效证件（如成绩单、户口簿或所在单位介绍信）。
如果申请人持有原件并直接申请副本，则无需提交上述证件。
- 代表持有原件的人申请副本的人须提供：
+ 由持有人出具的授权书，其中包含原件中的所有信息；授权人的姓名、常住地址、身份证号码、所需副本数量、被授权人的姓名、身份证号码、授权内容以及授权人的承诺声明。授权书须有授权人、被授权人签名，并由授权人所在单位或常住地政府机关确认。
+ 提供被授权人的身份证。
- 通过邮寄方式申请副本的人须将材料寄给已颁发原件的教育机构。
+ 包括原件中所有信息、常住地址、身份证号码、所需副本数量的申请表，并由所在单位或当地政府机关确认。
+ 身份证复印件。
+ 按规定缴纳的费用和邮费。
7. 职责、权限：办理副本手续的人员和申请副本人员：
a) 办理副本手续的人员职责为：接收申请、文件，记录副本内容以备签署、盖章；登记颁发证书、证明书副本。
b) 办理副本手续的人员必须客观公正、诚实，并对其办理副本手续的行为向机关和法律负责，其权限包括：
- 只能办理本机关、单位有权办理的副本；拒绝办理超出本机关、单位权限范围的副本。
- 要求申请副本的人员出示按照本通知第六条第c项规定所需的必要文件；接收并检查这些文件；如符合要求则办理副本，如发现伪造迹象则需进行核实。
c) 申请副本的人员的责任和权利如下：
- 申请副本的人员必须出示按照本通知第六条第c项规定所需的全部必要文件，并对这些文件的合法性承担法律责任。
- 按照规定缴纳副本手续费和邮递费。
- 有权要求有权限颁发副本的教育机构执行其合法的副本申请：与颁发正本同时颁发副本或根据本通知的规定直接或通过邮政颁发从原件中复制的副本。
II. 其他教育领域文件的确认
1. 与教育领域的学习成果、考试成绩相关的其他文件包括：学籍档案、成绩单、完成课程证明、优秀学生考试结果、奥林匹克竞赛、文艺、体育等比赛结果（以下统称为文件），由有权机构颁发。
2. 已颁发正本文件的有权教育机构有权并有责任确认该文件的副本。确认副本文件的事项应记录在副本确认簿中。
3. 文件确认只能基于正本进行；用于确认的副本文件可以是复印件、打印件、打字件或计算机打印件，但必须包含与正本完全相同的内容。
4. 有权教育机构的主要负责人签署正本文件时，应负责签署确认或可按具体规定授权下一级负责人签署确认该文件，并加盖单位印章。
a) 对于教育部：部长可以授权部办公厅主任签署确认文件并加盖部印章。
b) 对于高等院校、中等专业学校：校长可以授权教务处处长签署确认文件并加盖学校印章。
c) 对于各市教育局、教育局办公室、普通中学、中心和其他教育机构：局长、副局长、教育局局长、副局长、校长、副校长、中心主任、副主任、教育机构主要负责人签署确认文件并加盖单位印章。
5. 确认文件的人员必须检查正本，如符合要求则予以确认；如果申请人已准备好待确认的副本文件，则必须核对、审查从正本复制的内容；如发现伪造迹象则需进行核实。
6. 确认文件时必须加盖“正本副本”字样，由有权签署确认文件的人签字并加盖单位印章，且在副本上复印正本上的签名和印章。副本的每一页都应在空白处加盖“副本”字样，并在右上方空白处加盖单位印章。盖章后，副本应存档一份在确认文件的单位。
7. 确认文件的其他规定应与颁发证书、证明书副本的规定一致。
III. 副本颁发和文件确认费用
申请颁发证书、证明书副本和确认文件的人员必须在申请颁发副本和确认文件时缴纳费用。
副本颁发和文件确认费用的标准、管理和使用办法按照财政部和司法部的规定执行。
IV. 组织实施
1. 根据本通知规定颁发的证书、证明书副本仅适用于自本通知生效之日起颁发的证书、证明书。对于在本通知生效前颁发的证书、证明书如有需要，当事人可以到公证处申请公证或到县级人民政府申请认证。
2. 教育机构中被指定管理颁发证书、证明书的部门负责管理该机构的证书、证明书副本颁发工作。
3. 有权颁发证书、证明书和其他国民教育系统文件的教育机构，依据政府第75/2000/NĐ-CP号法令、总理第01/2001/CT-TTg号指示和本通知的指导，应配备具有品质和能力的工作人员，确保必要的物质条件和设备，并制定计划，按照规定颁发证书、证明书副本（同时颁发正本和从原件中复制）以及确认其他文件。
4. 各教育机构每年开学初应主动向有权机构（或自行印刷）申报本单位所需证书、证明书副本的数量，以确保在毕业或结束课程时能够同时颁发正本和副本给学生，并满足从原件中定期颁发副本的需求。
5. 各教育机构应告知学生有关政府第75号法令、本通知的规定及颁发时间，以便他们在最后一年开学初主动申请同时颁发正本和副本，使单位有足够的时间准备正本和副本证书、证明书颁发给学生。
6. 副本颁发登记簿和档案的保存：
a) 存档的证书和证明副本登记簿，其中记录了颁发副本的情况、颁发证书和证明副本的登记簿以及确认文件副本的登记簿必须严格保管并长期保存。申请证书和证明副本的档案（即申请人提交的所有文件）必须长期保存。
b) 具有颁发正本和副本证书、证明权限的教育机构必须对申请副本的档案、证书和证明登记簿、颁发副本的登记簿以及确认文件副本的登记簿采取安全措施，防止火灾、潮湿、霉变等。
7. 12. 二〇一〇年二月八日总理第9/2010/QĐ-TTg号决定关于人民公安系统监察员职务标准； 负责颁发证书和证明副本及确认文件的教育机构负责人须对其单位在颁发副本和确认文件方面的合法性、组织和操作程序负责。
8. 承担颁发副本和确认文件任务的工作人员必须提高责任感，在工作中不得造成麻烦或骚扰，按规定收取费用。在执行颁发副本的任务时，如果因缺乏责任感或故意违反本通知和其他关于颁发证书和证明的规定，将根据违法行为的程度受到纪律处分、行政处罚或追究刑事责任。
9. 申请颁发副本和确认文件的人如果篡改文件或使用伪造文件申请，则根据其违法行为的程度 将受到纪律处分、行政处罚或追究刑事责任。
本通知自2002年7月1日起生效。此前与本通知相抵触的规定一律废止。
在执行过程中如遇问题，各教育局、学校及其他教育机构应及时向教育部提出建议，以便及时审查和修改。
使用指南
1. 文件副本确认登记簿是国家存档资料，用于记录有权确认机构所进行的确认事项，以供跟踪、查询、检查和统计已确认文件的数据。
2. 登记簿从第一页到最后一页都必须加盖骑缝章，保持清洁，不得模糊或破损。
3. 登记簿中的书写必须清晰，不得擦除，必须用同一优质黑色墨水书写。
4. 在登记前必须检查要录入的信息，以防错误。如有误写或技术性错误，必须划掉重新书写，不得覆盖原有文字；重新书写时必须在备注栏签署姓名，并在修改处盖章。
5. 必须完整填写登记簿中的所有栏目。
6. 使用时必须记录开簿日期，结束时必须记录关簿日期。
7. 登记簿必须严格保管，并按有权机构的规定保存。
使用指南
1. 颁发证书和证明副本的登记簿是国家存档资料，用于记录有权颁发证书和证明副本的机构所进行的颁发副本情况，以供跟踪、查询、检查和统计颁发副本的数据。
2. 登记簿从第一页到最后一页都必须加盖骑缝章，保持清洁，不得模糊或破损。
3. 登记簿中的书写必须清晰，不得擦除，必须用同一优质黑色墨水书写。
4. 在登记前必须检查要录入的信息，以防错误。如有误写或技术性错误，必须划掉重新书写，不得覆盖原有文字；重新书写时必须在备注栏签署姓名，并在修改处盖章。
5. 必须完整填写登记簿中的所有栏目。
6. 使用时必须记录开簿日期，结束时必须记录关簿日期。
7. 登记簿必须严格保管，并按有权机构的规定保存。
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