通知第20/2025/TT-BQP号关于国防部管理范围内的档案工作规定

通知

关于国防部管理范围内的档案保管的规定

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根据 2024年6月21日第33/2024/QH15号《档案法》；

根据《制定规范性法律文件法》第64/2025/QH15号，二〇二五年二月十九日

根据2022年11月30日政府第01/2022/NĐ-CP号法令关于国防部的职能、任务、权限和组织结构的规定 和2025年2月28日政府第03/2025/NĐ-CP号法令对第01/2022/NĐ-CP号法令的部分条款进行修改补充；

部队办公室主任的建议

国防部部长发布关于国防部管理范围内档案保管的通知 关于档案保管的规定.

章 I

总则

条 1. 调整范围本通知规定了国防部管理范围内的档案保管；档案收集、保存、使用、将国防档案带出保管范围在国内和国外使用的原则以及销毁国防档案。

条 2. 适用对象

本通知适用于属于国防部的机关、单位和企业；根据法律规定成立的其他国防部组织（以下简称机关、单位）和个人与国防部档案保管有关的人员。国防档案

是指在国防部组织、管理和实施档案业务活动，以确保国家安全、保密和保护国家秘密，发挥档案价值，服务于建设和发展保卫越南祖国的任务，并保障按照法律规定的信息获取权。

条3. 术语解释

1. 档案管理信息系统 是支持档案收集、分类、统计、确定价值、保存、利用和开发档案信息资源并建立和管理档案数据库的信息系统。

2. 条 4. 档案体系 国防部

档案体系包括历史档案和现行档案。1. 历史档案由国防部机关（国防部档案中心）、政府密码管理局、总参谋部第二局、各军区、军种、边防部队和首都军区司令部及各集团军设立。 行业 2. 现行档案 由其余隶属于国防部的机关、单位设立，并且这些机关、单位具备按规定设立档案室的条件。

条 5. 设立档案室的条件

1. 机关、单位档案室：当满足以下条件时，机关、单位可以设立档案室：

a) 有上级主管部门批准成立、合并或调整编制的决定。 b) 具备文书和档案职能、任务和独立或兼职编制。

条 5. c) 具有法人资格，有自己的账户和印章。2. 个人档案室：在国防部长领导下形成的具有价值的文件；在直接隶属于国防部的机关、单位领导下的形成具有价值的文件；杰出的军队科学家、作家、诗人、记者、音乐家形成的具有价值的文件可设立个人档案室。

条 6. 在档案工作中保护国家机密

国防部所有涉及国家机密的档案工作均应遵守法律规定和国防部分关于保护国家机密的规定。

章

档案管理

2.个人档案：在国防部领导、各直属机关和单位的领导指挥人员以及军队中有代表性的科学家、作家、诗人、记者、音乐家等活动中形成的具有价值的文件，应建立个人档案。

条 6.国家机密保护工作中的档案管理

国防部所有涉及国家机密的档案管理工作应按照法律规定和国防部关于国家机密保护的规定执行。

章II

档案管理

条 7. 管理档案的原则

档案管理原则按照2024年《档案法》第4条规定执行，具体如下：

1. 在各级党委和指挥机关的直接领导下进行，并在现行档案和历史档案中实行集中统一管理。

2. 遵守有关档案管理的法律法规规定。

3. 确保档案的连续性、系统性和完整性；保障国家机密安全。

4. 确保各级领导指挥工作的管理与运行；有效利用档案，快速准确地检索，符合规定。

5. 发挥档案价值的作用。

6. 依照规定确保信息和档案的有条件访问权。

条 8. 档案馆 行业 国防

1. 国防部门档案是指国防部所有形成的档案，不依赖于形成时间、保管地点、记录技术和载体。国防部门档案包括军队中的党组织档案和国防部机关及所属单位的档案。

2. 军队中的党组织档案包括在党组织机构、组织和群众团体以及军队中有代表性的历史人物活动中形成的全部档案。

3. 国防部机关和所属单位的档案

a) 国防部机关档案是在国防部各直属机关活动过程中形成的全部档案。

b) 国防部所属机关和单位的档案是在具备建立档案条件的机关和单位活动中形成的档案，以及与该机关和单位职能任务相关的其他机关和单位的档案。

4. 国防部个人档案

a) 反映个人身世、事业和活动的文件资料。

b) 手写稿、签名版印刷品、科学研究成果、创作作品、关于个人的通信和文章。

c) 录音录像带、电子文档。

d) 由个人收集的出版物和其他资料。

đ) 负责登记个人档案的档案库有责任确定个人档案的价值。

e) 个人档案持有人的权利和义务：登记、捐赠、寄存、买卖、使用和开发应遵守法律规定。

条 9. 档案管理权限

1. 国防部档案中心负责管理中央军委、国防部机关及其直属单位和国防部长个人的档案、预审档案、特别有价值的档案和数据库；现行档案。 2. 政府办公厅保密局、总参二部、各战区、军种、边防部队、北京卫戍区和各集团军管理其党委会、领导机关和指挥部、下属机关和单位的档案、预审档案、特别有价值的档案和数据库；代表性个人档案，但不包括本条第2款、第3款规定的机关和单位。

3. 直属国防部的企业和其他依法成立的组织管理其管辖范围内的机关和单位的档案。

4. 直接管理档案和数据库的机关和单位，在未达到向上级档案移交期限前，必须进行价值评估、接收、保存、统计、数字化、创建档案数据库、组织档案使用、发挥档案价值；按规定将档案和数据库移交给上级档案。

5. 当上级要求收集用于政治、军事、外交和其他任务的有价值档案时，本条第2款、第3款规定的机关和单位必须按国防部的规定移交。 业务档案

共同业务档案

第三章

档案业务

节 1

档案通用业务

条 10. 收缴档案资料

1. 收缴纸质档案资料

a) 机关、单位制定计划收集所属单位应交存的档案资料。

b) 指导所属单位准备应交存的档案资料，并按照规定编制档案目录。

c) 协同相关机关、单位和个人确定需要交存的档案资料类型。

d) 准备档案库和保管设备，以接收档案资料。

2. 数字档案资料的收缴按本章第二节的规定执行。

条 11. 档案资料保存期限

1. 当前档案保存期限

a) 现行保存 师团级及以下单位：五年，自档案资料提交档案之日起计算。

b) 现行保存 总参谋部直属局、总政治部各局、各总局；省、市军事指挥部，边防部队指挥部（统称地方军事机关）；军级及相当单位：十年，自档案资料提交档案之日起计算。

c) 现行保存 国防部直属机关、单位：十五年，自档案资料提交档案之日起计算。

d) 国防部直属企业负责人规定其管理范围内的机关、单位现行档案保存期限。

e) 标注密级的档案资料与无密级档案资料一同提交历史档案馆保存，且管理须遵守国家保密法律法规。

2. 若机关、单位需保留已到保存期限的档案资料用于工作，须经直接管理档案库的机关、单位负责人同意，并编制保留档案资料清单送交档案馆。机关、单位保留档案资料的时间不得超过两年，自档案资料到期之日起算。

条 12. 档案资料销毁权限

1. 决定销毁无价值或重复的现行档案资料的权限如下： 规定如下：

a) 向国防部档案馆直接提交档案资料的机关、单位负责人在收到国防部办公厅书面意见后，可决定销毁本单位无价值或重复的现行档案资料。

b) 在a点所述机关、单位内或被授权的人员，在收到参谋部门的意见后，可决定销毁本单位无价值或重复的现行档案资料，该参谋部门协助主管国防部长机关档案资料的负责人管理档案资料。

c) 向其他机关、单位直接提交档案资料的历史档案馆的机关、单位负责人在收到参谋部门的意见后，可决定销毁本单位无价值的现行档案资料，该参谋部门协助主管历史档案馆的负责人管理档案资料。

2. 决定销毁无价值的历史档案资料的权限如下：

a) 国防部部长决定销毁国防部历史档案馆中的无价值档案资料。

b) 机关、单位负责人决定在其管理范围内销毁无价值的历史档案资料。

3. 决定销毁无价值的数字档案资料的权限与纸质档案资料相同，销毁时必须确保无法恢复。

条13. 审批使用档案资料的权限

1. 部长、机关或单位负责人决定在其管理范围内的档案资料的使用，或者可以授权直接管理档案库的机关负责人决定档案资料的使用。

2. 对于有条件接触的档案资料

a) 国防部部长批准国防部分管档案馆（包括国防档案中心保管的档案）和国防部门内各单位的有条件接触的档案资料。

b) 管理范围内有历史档案的部长、机关或单位负责人报告国防部部长批准其管理范围内的有条件接触的档案资料。

条14. 审批将档案资料带出档案库的权限

1. 允许将档案资料带出档案库在境内使用

a) 国防部部长决定允许将国防档案中心保管的档案资料（包括尚未提交到国防档案中心的机关、单位现行档案）带出档案库在境内使用。

b) 管理范围内有历史档案的部长、机关或单位负责人决定将管理范围内的档案资料（包括尚未提交到历史档案库的机关、单位现行档案）带出档案库在境内使用。

2. 允许将档案资料带出档案库在境外使用

a) 国防部部长决定允许国防部门内各单位的档案资料带出档案库为境外工作服务。

国防部下属机关、单位当人员携带档案资料出境工作时，必须向国防部部长申请许可，并提供军队保卫局的审核意见。

3. 携带档案资料外出用于境内、境外工作的，须经有权审批人批准，并注明姓名、军衔、职务、工作单位；文件清单；使用目的；使用时间和地点；保护措施。获得许可后，应向直接管理档案库的人员登记，并在完成工作后完整归还。

4. 携带档案资料外出的人负责管理，不得转交他人；使用过程中必须确保绝对安全。如发现档案资料泄露、丢失或损坏，携带者应及时向直接管理机关、单位的负责人或工作组组长报告，以便采取措施处理并消除后果。

5. 涉及国家机密的档案资料带出档案库，按照法律规定和国防部关于保护国家机密的规定执行。

节

档案资料电子化业务

条15. 收缴档案资料电子化的文件

1. 收缴档案资料电子化的文件入现行档案

部长、机关或单位负责人规定收缴档案资料电子化的文件入现行档案的程序，确保符合法律法规要求，并适应国防系统通用文档管理和档案资料电子化管理系统之间的实际情况。

2. 收缴档案资料电子化的文件入历史档案

a) 直接收缴

在历史档案和提交单位使用不同系统且未建立连接以确保数据传输过程中的信息安全的情况下实施直接收缴。

提交单位将已封装的档案资料按规定存入存储设备，并办理移交手续至历史档案。

b) 在线收缴

在历史档案和提交单位使用相同或不同系统但建立了连接并确保数据传输过程中的信息安全的情况下实施在线收缴。

提交单位按规定将已封装的档案资料通过军事数据网络连接或通过与国防部档案管理系统之间接口连接的方式提交给国防部档案管理系统。

条 16. 登记提交档案文件、资料进入历史档案库系统 在档案数字管理系统的档案历史库中登记提交档案文件、资料

1. 提交单位在提交档案文件、资料进入历史档案库前必须获得档案数字管理系统访问账户。

2. 提交单位应在档案数字管理系统中使用已提供的账户进行提交登记，最迟应在文件到期提交前12个月内完成。

3. 提交申请包括：

a) 提交档案文件、资料的书面申请。

b) 档案文件、资料目录，其中明确有条件访问的档案文件、资料（如有）。

条 17. 确认提交档案文件、资料 在档案数字管理系统的档案历史库中登记提交档案文件、资料

1. 历史档案库在接受提交单位的提交申请时应执行以下操作：

a) 审查档案数字管理系统中的提交档案文件、资料目录。

b) 对提交档案文件、资料目录提出书面意见。

c) 在档案数字管理系统中确认同意或不同意接收档案文件、资料。

2. 同意接收档案和资料

历史档案库与提交单位统一档案文件、资料目录；要求、方式、提交时间及档案文件、资料结构。

3. 拒绝接收档案文件、资料

历史档案库拒绝接收档案文件、资料的情况如下：

a) 提交的档案文件、资料不符合档案数字管理系统接收标准。

b) 报告信息不清晰、不完整。

c) 预计接收的档案文件、资料总容量超过系统处理能力；历史档案库有处理方案并告知提交单位拒绝接收的原因和计划。 条 18. 提交档案文件、资料进入档案数字管理系统

1. 提交单位准备的提交材料包括：档案文件、资料目录（从登记提交阶段开始计算）；单位形成档案的历史记录（根据提交文件阶段更新，对于第二次及以上提交的单位）；档案、文件组的历史记录；分类方案（根据提交文件阶段更新）；确定文件价值的指导。 2. 直接提交

a) 历史档案库与提交单位协商确定提交档案文件、资料的地点。

b) 在直接提交过程中，提交单位将数据包存储设备和提交文件转交给提交地点，并与历史档案库合作检查数据包存储设备的安全性和网络安全性，在将其纳入档案数字管理系统之前。

c) 历史档案库与提交单位共同完成数据包与文件的检查、审查，并制作提交记录。

3. 在线提交

a) 提交单位通过文档管理和办公系统或从文档管理和办公系统转移到档案数字管理系统进行提交，并得到当前档案库或历史档案库的确认。

b) 系统自动检查并同步提交单位和当前档案库或历史档案库的数据。

条 19. 接收和处理提交的档案文件、资料

进入档案数字管理系统

1. 历史档案库接收提交的档案文件、资料并在档案数字管理系统中确认信息。 2. 档案数字管理系统自动更新提交档案文件、资料的状态到提交单位和其他相关账户（如有）。 3. 历史档案库业务处理 条 4. 档案体系

a) 检查档案文件、资料的重复性

档案数字管理系统扫描档案文件、资料信息以检查重复性，并对同一提交批次中的重复档案文件、资料不予接受。

如果接收的档案文件、资料与系统中已有的档案文件、资料重复，系统显示两个档案文件、资料目录的详细信息，业务人员将根据具体情况决定是否接受档案文件、资料。

b) 检查数据包信息和文件完整性，

文件、资料描述数据细节；文件、资料附件内容细节；每份文件、资料的结果：合格，不合格（说明原因）。

c) 检查、审查、报告处理提交的档案文件、资料：业务人员逐一检查提交档案文件、资料中的每份文件，然后汇总结果并报告业务处理情况，包括以下内容：建议接收的档案文件、资料总数；合格的档案文件、资料总数；不合格的档案文件、资料总数（说明原因）；对提交单位的建议（如有）；对审批人的建议；向有权审批人报告。

b)检查数据包信息和文件完整性， 文件元数据详细信息；所附文件内容的详细信息；每份文件的结果：合格，不合格（说明原因）。

c)检查、审查并报告提交的文件处理情况：业务人员逐一检查提交文件中的每份文件，然后汇总结果并报告业务处理情况，包括以下内容：建议提交的文件总数；达到要求的文件总数；未达要求的文件总数（说明原因）；对接收机构的建议（如有）；对审批人的建议；将报告呈送有权审批人。

条 20. 保管、使用电子档案

1. 保管、使用电子档案的原则 保管、使用电子档案的原则

a) 保管电子档案的原则

电子档案必须经过验证，确保保密性，并保证存储介质上的信息安全，同时根据技术要求进行转换。

电子档案应定期每周、每月检查并备份，以确保其安全、完整性和可访问性，并采用技术手段方便分类和存储，但不得更改档案内容。

存储电子档案的介质必须在适当的存储环境中保存。

确保电子档案数据库的访问、管理和检索更新能力。

b) 使用电子档案的原则 第

通过以下形式使用电子档案：阅读、提供副本、从电子档案和档案数据库中提取信息。

通过文书管理和操作系统或电子档案管理系统，在当前和历史档案库中使用电子档案。

电子档案可以通过数字格式或纸质格式为用户提供副本。

2. 保管、使用电子档案的要求

a) 保管电子档案的要求

电子档案必须符合档案数据结构标准；至少备份两份，每份存储在独立的介质上，备份必须完整、准确、及时且安全。

电子档案与档案数据库一起进行检查、备份和恢复。

检查、备份和恢复电子档案的过程、程序和方法按照政府关于档案管理法规的通知中的规定执行。

b) 使用电子档案的要求

电子档案用于满足机关单位活动需求和个人信息需求，依据档案法和信息公开法的规定。

使用电子档案的程序和手续与纸质档案相同，并通过电子档案管理系统功能进行开发和使用。

提供电子档案副本和信息与纸质档案相同，并通过电子档案管理系统功能实现。

条 21. 作废无价值的电子档案

1. 无价值电子档案目录

a) 无价值档案目录包括重复和过期的档案文件，这些文件存在于电子档案管理系统中。

b) 发现重复文件时，系统自动将这些文件列入无价值档案目录，并将其状态更改为“待销毁”，并向相关人员显示通知。

每年定期，系统自动将过期的档案文件列入无价值档案目录，将其状态更改为“待销毁”，并向相关人员显示通知。

d) 无价值档案目录

无价值档案目录每年定期从系统导出，以便进行销毁程序。

无价值档案目录中的文件信息包括：序号、文件编号、文件标题、保存期限、文件总数、总页数、销毁原因、备注。

无价值档案目录中的文档信息包括：序号、文档编号、类型名称和摘要、保存期限、总页数、销毁原因、备注。

e) 如果无价值档案目录中的文件有纸质或其他存储介质的文件，机关单位必须在目录中注明。

2. 在电子档案管理系统中销毁无价值档案

a) 机关单位审查电子档案管理系统中的无价值档案目录。

b) 根据销毁决定，机关单位在电子档案管理系统中执行销毁无价值档案的操作。

电子档案管理系统记录整个销毁过程。

第四章 实施细则

国防部档案管理

条 22. 档案管理责任 档案管理责任

1. 国防部办公厅

a) 是协助国防部长统一管理国防部档案工作的机构；负责组织和实施属于其管理范围内的档案管理工作。

b) 提出信息技术应用、数字化转型建议，提出档案数据库建设方案并进行更新。

c) 提出专业档案库、备用档案库、电子档案库建设建议，并负责档案和档案数据库的管理。

d) 制定向国防部档案中心提交档案文件的机关单位名单。

2. 第86军区司令部、总参谋部机要局与国防部办公厅合作，向国防部长提出建设技术基础设施、应用信息技术、数字化转型和档案数字化的建议，建立和管理国防部电子档案系统，遵守国家和国防部有关档案管理和国家秘密保护的法律规定。

3. 国防部财务局向国防部长提出汇总预算需求和合理安排国家财政资金，确保全军档案工作按规定制度、标准和国家及国防部的规定进行。

4. 国防部各级机关单位负责人

a) 组织制定并发布指导档案工作的规章制度，遵循国家和国防部的规定。

b) 制定应纳入历史档案管理范围的机构和单位的名录。

c) 组织宣传，提高对档案保护和利用价值的认识。

d) 检查所辖单位执行档案制度的情况；督促档案移交工作；处理有关档案的申诉、控告并依法处理违法行为。

5. 各级档案库管理者的职责

a) 指导档案的立卷方法及档案收集方法。

b) 选择并统计转入档案库的档案。

c) 组织收集各机构和单位的档案。

d) 组织档案整理、统计和保管工作。

鉴定、统计和检查档案。

e) 为机关、单位和个人提供档案利用服务。

协同信息技术部门向主管机关提出关于电子档案管理的信息技术应用建议，并采取措施维护系统运行。

6. 直接负责处理事务的人员，在按规定建立纸质档案的同时，还须履行关于创建、管理电子档案的规定，并按法律规定的要求和期限提交电子档案。

第二十三条 培训、培训和业务进修

1. 国防部办公厅 主持并与教育培训机构组织全军档案工作人员的专业培训；协同组织业务培训和进修。

2. 国防部直属各单位与国防部办公厅合作，组织本单位档案工作人员及相关人员的培训、进修和业务培训。 

第二十四条 档案业务检查

1. 检查制度

a) 定期检查：上级业务部门每年或每半年组织一次对下级机关档案工作的检查和指导。定期检查需提前计划并明确检查内容。

b) 不定期检查：上级业务部门在发现下级机关有违反档案制度迹象时或根据有权机关要求进行检查。

2. 国防部办公厅 主持并与相关机构合作，组织对国防系统内各单位档案业务执行情况的检查和指导。

3. 国防部直属各单位（或授权直接管理档案的负责人）组织对下属单位档案业务执行情况的检查和指导。

条25. 统计报告

1. 档案统计

a) 各机关和单位的档案资料必须在账簿、数据库和管理文件中进行统计。

b) 拥有档案的机关和单位应按照法律规定定期进行档案统计和报告。统计数据从上一年12月15日至报告年份12月14日止。

2. 档案报告

a) 每年，国防部办公厅（国防部档案中心）编制除国家机密档案外永久保存于国防部档案中心的档案目录，并按规定报内务部。

b) 每年12月31日前，国防部直属各单位将档案工作报告报送国防部（通过国防部办公厅汇总）。

c) 地方军事机关、师团及其相当单位汇总本单位及下属单位的数据，向上级档案机关报告。

条 26. 档案工作经费

各机关、单位负责人根据国防部规定的机械设备和装备标准定额，国家关于档案工作的定额规定，以及每年国防经常性预算和其他资金来源，安排确保本机关、单位档案业务工作的经费。

第五章

实施条款

条27. 生效日期

1. 本通知自2025年7月1日起生效；取代2021年3月15日由国防部长发布的第30/2021/TT-BQP号通知中关于国防部档案工作的规定，并废除与本通知规定相冲突的其他文件。

2. 如本通知引用的文件被修改、补充或替换，则按新文件执行。

条 28. 执行责任

1. 国防部办公厅主任、各机关、单位负责人及相关个人负责执行本通知。

2. 国防部办公厅监督、督促落实本通知；根据国家的规定和指导，发布具体操作程序和手续的通知，以统一全军档案业务工作；每年汇总全军各机关、单位档案工作情况，向国防部首长报告。